Einführung neuer Systeme im laufenden Arbeitsprozess

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1 Einführung neuer Systeme im laufenden Arbeitsprozess Bei der Integration von neuen ERP-Systemen wie SAP/R3 oder neuen Applikationen sowie Software-Updates ist für den IT-Verantwortlichen die Aufgabenstellung klar definiert: kurzfristige Umsetzung bei schnellem ROI für diese Anschaffung. Die neu eingeführten Anwendungen sollen dabei möglichst sofort im täglichen Arbeitsprozess erfolgreich eingesetzt werden. Eine ERP-Lösung in einem Unternehmen einzuführen ist nicht gleichzeitig Garant dafür, dass diese sofort effizient von den Mitarbeitern genutzt werden kann. Schon in der Projektvorphase sollte die Frage nach einer geeigneten Qualifizierungsmaßnahme im Gesamtkonzept geklärt werden. Sie stellt einen wesentlichen Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen dar. Häufig ist festzustellen, dass eine Vermittlung der Grundlagen zu den neu eingeführten Anwendungen mit zumeist mangelhaften Trainingsunterlagen bzw. Dokumentationen erfolgt. Aus diesem Grund setzen mehr und mehr Unternehmen auf spezielle, softwarebasierende Entwicklungsplattformen. Diese unterstützen die schnelle und einfache Erstellung von Dokumentationen und Trainingseinheiten. Damit ist die Basis für eine prozessorientierte Weiterbildung direkt am Arbeitsplatz gewährleistet. Einführung von SAP/R3 mit entsprechendem Trainingsprogramm Die Demag Cranes & Components GmbH mit Sitz in Wetter an der Ruhr ist mit ihrem weltweit verfügbaren und umfassenden Produkt- und Leistungsprogramm für Betriebe aller Größenord- Seite 1 von 5

2 nungen, Spezialist für die Bereiche Materialfluss, Logistik- und Antriebsaufgaben. Unter der Projektbezeichnung DV plante das Unternehmen den Austausch des vorhandenen alten CICS-basierten Systems durch SAP R/3. Im Rahmen der Einführung von SAP R/3 für die Bereiche Fertigung und Konstruktion in Verbindung mit der eigenentwickelten Applikation PECS hat sich das Unternehmen für die softwarebasierte Schulungs- und Entwicklungsplattform OnDemand Personal Navigator von Global Knowledge entschieden. Dabei stand in erster Linie die Schulung von 133 Konstrukteuren und ca. 150 Stücklisteninformations-Usern im Vordergrund. Die Umsetzung dieses Projektes bei der Demag Cranes & Components GmbH erfolgte durch den Global Knowledge-Partner ISIKON GmbH. Der Einsatzbereich der ISIKON umfasste dabei die Planung und Durchführung der Software-Installation, die Erstellung der Inhalte, deren Qualitätssicherung sowie die Einweisung der Autoren im Umgang mit On- Demand als training-on-the-job -Werkzeug. Anforderungen klar definiert und erfüllt Zusammen mit der Demag erfolgte die Erarbeitung integrierter Schulungskonzepte und die Durchführung der End-User-Trainings. Dabei wurden die Anforderungen für die Lösung klar umrissen: Durch den Einsatz des integrierten OnDemand DHTML-Players ist eine Installation auf den einzelnen Client-Rechnern für den späteren Einsatz am Arbeitsplatz nicht mehr nötig. Darüber hinaus werden die vorhandenen Netzwerkressourcen nicht übermäßig belastet, da die Dateigrößen des OnDemand Content sehr gering sind. Die Lösung zeichnet sich zudem durch ihre schnelle und unkomplizierte Integrierbarkeit aus: Es werden keine Programmierkenntnisse für die Erstellung der Inhalte benötigt und zur Bedienung wird lediglich ein gängiger Internetbrowser verwendet. Seite 2 von 5

3 Mit der Fähigkeit, Anwendungs- und Prozesstraining zu verbinden, ist es möglich den Usern zusätzlich Dokumente oder Links anzubieten, die wichtiges Hintergrund - Know-how zur Dokumentation der entsprechenden Business-Prozesse beinhalten. Der OnDemand Personal Navigator steht in den Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Schwedisch und Portugiesisch zur Verfügung. Sein Einsatz bei Releasewechsel und Software-Rollouts ist nahezu unbegrenzt. Die Plattform unterstützt unter anderem auch Siebel Systems-, PeopleSoft- sowie Microsoft-Anwendungen. Damit wurde gleichzeitig auch zukünftigen Anforderungen Rechnung getragen. Im ersten Schritt der Planung wurde ein Pilotprojekt für den Fertigungsbereich aufgesetzt, so dass eine solide Grundlage für die weitere Entscheidungsfindung bzw. Vorgehensweise entstehen konnte. Mit der erfolgreichen Durchführung dieses Piloten konnte sich der On- Demand Personal Navigator zwischenzeitlich als Unternehmensstandard bei der Demag Cranes & Components GmbH etablieren. In Folge wird OnDemand nun auch im zweiten Schwerpunktbereich, nämlich in der Konstruktion, eingesetzt. Einführung des neuen ERP-Systems im täglichen Arbeitsprozess zeitnah, reibungslos und kosteneffizient möglich geworden Wir sind sehr zufrieden mit den bereits nach kurzer Zeit erreichten Trainingserfolgen durch den Einsatz des OnDemand Personal Navigator, erklärt Demag. Auf Basis dieser schnell zu erlernenden und einfach zu bedienenden Technologie ist die Einführung des neuen ERP-Systems im täglichen Arbeitsprozess zeitnah, reibungslos und kosteneffizient möglich geworden, so Demag weiter. Seite 3 von 5

4 Der OnDemand Personal Navigator basiert auf einer schnell zu erlernenden und unkompliziert zu bedienenden Technologie. Mit ihm erstellte Inhalte sind sofort nach einem einzigen Aufzeichnungsvorgang in mehreren Formaten verfügbar. Diese zeitgleiche Erstellung von Dokumentationen sowie Lernmaterialien für Trainings wie Computer- oder Web Based Trainings und des elektronischen Support-Systems verkürzt entscheidend die Phase von Produkteinführung bis zur produktiven Nutzung des Systems. Die für die Prozessabwicklung wichtigen Informationen bleiben unternehmensweit verfügbar Eine integrierte Objekt- und Kontexterkennung löst zudem das Problem der unternehmensweiten Schulungsprozesse durch Absicherung der Trainingsinvestition (ROI) mittels konstanter Wissenserhaltung und konstantem Wissensmanagement. So wird gewährleistet, dass die Anwender nach dem Einführungstraining das Erlernte jederzeit aufbessern und vertiefen können. Die für die Prozessabwicklung wichtigen Informationen bleiben so unternehmensweit verfügbar. Seite 4 von 5

5 Für die Einführung und das Training am Arbeitsplatz bietet die Plattform drei alternative Methoden: Dem Anwender werden in einer simulierten Umgebung alle notwendigen Schritte demonstriert. Dabei werden alle Aktivitäten wie beispielsweise Mausbewegungen oder Dateneingaben automatisch durchgeführt. Auch ein interaktives Training ist möglich. Die neuen Funktionen können in diesem Fall beliebig oft ausprobiert werden. Die Operationen innerhalb der Applikation werden hier vom Anwender ausgeführt. Learning by Doing ist die dritte Möglichkeit. Auf Basis einer Checkliste wird man Schritt für Schritt durch die Funktionen des Echt-Systems geführt. Bei Bedarf kann der Anwender jederzeit wieder in einen Simulationsmodus wechseln. Fazit Der Erfolg einer neu eingeführten Applikation und deren Rentabilität wird maßgeblich von der Akzeptanz der Benutzer sowie der schnellen und wirksamen Umsetzung im täglichen Arbeitsprozess bestimmt. Auf Basis einer softwarebasierten Entwicklungsplattform wie On- Demand Personal Navigator können Mehrfacharbeiten im Projekt vermieden und damit Kosten minimiert werden. Darüber hinaus kann der Know-how-Transfer schnell und effizient mit dem Ziel eines langfristig gesicherten Lernerfolgs forciert werden. Dem produktiven Einsatz einer neuen Anwendung steht somit nichts mehr im Wege. Ihr Ansprechpartner: Michael Dirksmann, ISIKON GmbH Tel.: (0251) Fax: (0251) mdirksmann@isikon.de Seite 5 von 5