Mitteilung zur Kenntnisnahme

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1 17. Wahlperiode Drucksache 17/ Mitteilung zur Kenntnisnahme Lizenzmanagement Drucksache 17/0400 ( II.A.14.6) Schlussbericht

2 Abgeordnetenhaus von Berlin 17. Wahlperiode Seite 2 Drucksache 17/1970

3 Senatsverwaltung für Inneres und Sport ZS C (0) An das Abgeordnetenhaus von Berlin über Senatskanzlei - G Sen - M i t t e i l u n g - zur Kenntnisnahme - über Lizenzmanagement - Drucksachen Nr. 17/0400 ( II.A.14.6) - Schlussbericht Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport legt nachstehende Mitteilung dem Abgeordnetenhaus zur Besprechung vor: Das Abgeordnetenhaus hat in seiner 40. Sitzung am Folgendes beschlossen: Der Senat wird aufgefordert, das zentrale Lizenzmanagement auszubauen. Dem Abgeordnetenhaus ist dazu jährlich zum 30. November zu berichten. Hierzu wird berichtet: Der Senat hat in seinem Bericht an das Abgeordnetenhaus Berlin (Drucksache 16/3412) aufgezeigt, bei welchen Aufgaben der Berliner Verwaltung ein zentrales Lizenzmanagement bereits angewendet wird, bei welchen Aufgaben es wirtschaftlich sein könnte und wo der Aufbau eines zentralen Lizenzmanagement sich nicht lohnt. Auf den rd IT-gestützten Büroarbeitsplätzen der Berliner Verwaltung (Stand Okt. 2014) werden verschiedene Softwareprodukte wie Betriebssysteme, Bürokommunikationsprogramme oder Spezialprogramme eingesetzt. Die Lizenzen dieser Programme werden gemäß der dezentralen Verantwortung für die Planung und den Betrieb der IT-gestützten Arbeitsplätze dezentral verwaltet. Der zentrale IT-Dienstleister ITDZ Berlin bietet der Berliner Verwaltung mit seinem IT-Infrastrukturservice ( ITIS ) ein Dienstleistungsangebot rund um den PC- Arbeitsplatz an. Mit dem Service wird ein kompletter IT-Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt, bei dem Betrieb, Administration und Service aus einer Hand angeboten werden. Für das sogenannte Basispaket von ITIS übernimmt das ITDZ Berlin nicht nur alle notwendigen Beschaffungen und deren Betrieb sondern auch das Management aller notwendiger Lizenzen für das Betriebssystem, die Bürokommunikationsprogramme sowie weiterer notwendiger Programme. ITIS hat derzeit bei den Endgeräten der Berliner Verwaltung einen Anteil von 14,7 % (2013). Für das landesweite IT-Querschnittsverfahren der Integrierten Personalverwaltung (IPV) wurden zum die Verträge der SAP-Lizenzen einzelner Dienststellen

4 des Landes Berlin beim ITDZ gebündelt. Alleiniger Vertragshalter der SAP- Lizenzverträge für das Land Berlin ist seitdem das ITDZ. Damit konnten hohe Rabattierungen für Lizenznachkäufe erzielt werden. Weiterhin wird vom ITDZ Berlin für die in der Berliner Verwaltung weit verbreiteten Softwareprodukte der Firma Oracle ein zentrales Lizenzmanagement angeboten. Hierzu hat das ITDZ Berlin mit Oracle einen Sammellizenzvertrag abgeschlossen. Ziel des Sammellizenzvertrages ist einerseits der Berliner Verwaltung günstigere Konditionen anzubieten und andererseits alle im Land genutzten Oracle Lizenzen zu bündeln und zentral zu verwalten. Auch beim behördenübergreifenden Verfahrensbetrieb erfolgt weitestgehend ein zentrales Management der notwendigen Softwareprogramme durch den Verfahrensverantwortlichen. Gemäß den IT-Organisationsgrundsätzen des Landes Berlin werden für den ordnungsgemäßen Betrieb von IT-gestützten Fachverfahren Verfahrensverantwortliche eingesetzt, die für die Planung und den Betrieb des jeweiligen IT- Fachverfahrens verantwortlich sind. Zu ihren Aufgaben gehören auch die Beschaffung und das Management der für das Fachverfahren notwendigen Lizenzen. Die bisherigen Prüfungen haben ergeben, dass der Aufbau eines zentralen Lizenzmanagements für in den Behörden bereits vorhandene und eingesetzte Betriebssystems- und Bürokommunikationssoftware nicht sinnvoll ist und daraus vom ITDZ Berlin kein interessantes Angebot für die Berliner Verwaltung aufgebaut werden kann. Zwar haben die Prüfungen aufgezeigt, dass die organisatorischen Abläufe bei der Beschaffung und Überwachung von Lizenzen in den einzelnen Behörden noch optimiert werden könnten und durchaus wirtschaftliche Potentiale vorliegen, aber die dezentralen Rahmenbedingungen den Aufbau eines professionellen Lizenzmanagement und die behördenübergreifende Hebung der entsprechenden Potentiale nicht erlauben. Andererseits sind die wirtschaftlichen Potentiale nicht so groß, dass der Aufwand für eine zentrale Erfassung und Pflege der vielfältigen Lizenzregelungen und ihrer aktuell zu haltenden Nutzungen sich lohnen würde und daraus ein zentrales und attraktives Dienstleistungsangebot angeboten werden könnte. In dem oben genannten Bericht wurde dargelegt, dass die Senatsverwaltung für Inneres und Sport und das ITDZ Berlin es für möglich halten, ein sukzessives zentrales Lizenzmanagement mit dem Kauf von Lizenzen aufzubauen. Hierbei würde den Kunden beim Kauf von PC auch das Management der Lizenzen für Betriebssysteme sowie Bürokommunikations- und Virenschutzprogramme angeboten. Dabei hat sich gezeigt, dass ein zentrales Lizenzmanagement der Betriebssysteme und Bürokommunikationsprogramme nicht die notwendigen wirtschaftlichen Vorteile erbringt, die den zentralen Aufwand rechtfertigen. Jedoch zeigen sich Vorteile bei der Nutzung von Virenschutzprogrammen. Demzufolge ist inzwischen ein Sammellizenzvertrag zwischen dem ITDZ-Berlin und dem Virenschutzhersteller McAfee abgeschlossen worden, da mehr als die Hälfte der Arbeitsplätze im Land Berlin dieses Produkt verwenden. Im Hinblick auf die weitere Zentralisierung des Lizenzmanagements der Berliner Verwaltung hält die Senatsverwaltung für Inneres und Sport die Arbeiten an der Standardisierung des IT-Arbeitsplatzes für bedeutsam. Die Ausstattung und Bereitstellung der IT-Arbeitsplätze ist aufgrund der dezentralen Zuständigkeit noch sehr unterschiedlich. Die vergleichende Betrachtung mit anderen Bundesländern zeigt, dass bis zu 90 % der IT-Arbeitsplätze standardisiert werden könnten und in der Bereitstellung eines einheitlichen IT-Arbeitsplatzes für die Berliner Verwaltung ein erhebliches Modernisierungs- und Effizienzpotenzial liegt.

5 Der standardisierte IT-Arbeitsplatz soll nicht nur die gleiche Hardware umfassen, sondern auch mit einem identischen Satz von Basisanwendungen, wie beispielsweise Bürokommunikationsprogrammen ausgestattet sein, und mit den gleichen IT- Support-Prozessen unterstützt werden. Es ist beabsichtigt, hierbei auch das Management von Softwarelizenzen zu integrieren. Die Senatsverwaltung für Inneres und Sport wurde vom Senat beauftragt, die technischen, organisatorischen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu klären und ein Konzept für einen standardisierten IT-Arbeitsplatz für Berlin zu erarbeiten. Mit der Realisierung eines standardisierten IT-Arbeitsplatzes in der Berliner Verwaltung ist das Management aller genutzten Lizenzen verbunden. Da die Aufgabe eines zentralen Lizenzmanagements damit in den Aufgaben zur Bereitstellung eines IT- Arbeitsplatzes aufgeht, bittet die Senatsverwaltung für Inneres und Sport das Parlament von einer jährlichen Berichtspflicht zum Berliner Lizenzmanagement der Berliner Verwaltung abzusehen. Berlin, den Frank Henkel Senator für Inneres und Sport

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