Stellungnahme der Verwaltung zur. Prüfung der Jahresrechnung des. für die Stadt Quedlinburg des

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1 Stellungnahme der Verwaltung zur Prüfung der Jahresrechnung des Rechnungsprüfungsamtes für die Stadt Quedlinburg des Haushaltsjahres 2009 Quedlinburg, den Bericht besteht aus 5 Seiten. Dr. Brecht Bürgermeister 1

2 Zusammengefasstes Prüfergebnis PB/PH Nr.: Inhalt Bereiche Seite PH 001 Die Differenz ist zu erklären FB2 16 In Auswertung der Abstimmung der Bereichsmeldungen mit den Sachbuchangaben wird für PH 002 die Zukunft empfohlen alle gesamte Veränderungen von Verwaltung 17 Ansprüchen im Kassenprogramm zu buchen und danach ihre Meldungen zu erarbeiten. PB 003 Die Ablösungsfinanzierung aus dem Kassenkreditrahmen FB 1 35 wird beanstandet. Das Saldieren der Einnahmen und Ausgaben auf der Einnahmeseite des Verwahrkontos 0020/000.OVW -Bestand PB 004 Festgeld- und dem damit verbundenen unkorrekten Ausweis der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben des Verwahrbuches wird beanstandet. FB 1FB 1 36 PH 005 PB 006 PB 007 Im Rahmen des Haushaltsvollzugs sind rechtsverbindliche Erklärungen bzw. Vereinbarungen gegenüber den Zahlungsempfängern in geeigneter Form zur Sicherung der städtischen Interessen vor Beginn der Maßnahme abzugeben. Der Ausweis des falschen Betrages wird beanstandet. Der Ausweis des falschen Betrages wird beanstandet Der Verstoß gegen das Haushaltsprinzip Brutto- Prinzip und den Bestimmungen der 26 (1) GemKVO, 7 (2) und 41 GemHVO i.v.m. 28 GemKVO wird beanstandet. gesamte Verwaltung 43 FB1 49 FB 1 50 PB - Prüfbeanstandung PH - Prüfhinweis 2

3 Vorbemerkung Aufgrund der Zusammenstellung der Prüfungsbemerkungen aus dem Bericht des Rechnungsprüfungsamtes (Endnoten) zur Prüfung der Jahresrechnung wurden von der Verwaltung Stellungnahmen erarbeitet, welche in diesem Bericht zusammengefasst wurden und nach 108 Abs. 2 GO LSA hiermit vorgelegt werden. Eine Bewertung und Kommentierung erfolgt vom Rechnungsprüfungsamt an dieser Stelle nicht. Die Sachverhalte, zu denen im Bericht Hinweise oder Empfehlungen gegeben wurden, sollten bei der zukünftigen Bearbeitung Beachtung finden. zu PH 001 Die Differenz ist zu klären (S. 16). Insgesamt wurden für diese 10 Schuldner 43 Bußgeldverfahren gestundet. Es ergibt sich somit eine durchschnittliche Bußgeldhöhe von 44,54. Eine Differenz ist nicht vorhanden und somit auch nicht zu erklären. zu PH 002 In Auswertung der Abstimmung der Bereichsmeldungen mit den Sachbuchangaben wird für die Zukunft empfohlen, alle Veränderungen von Ansprüchen im Kassenprogramm zu buchen und danach ihre Meldungen zu erarbeiten (S. 17). Der vom Rechnungsprüfungsamt im Schlussbericht gegebene Hinweis und die Empfehlung wird in allen Fachbereichen und Stabsstellen ausgewertet und in der zukünftigen Arbeit Beachtung finden. zu PB 003 Die Ablösefinanzierung aus dem Kassenkreditrahmen wird beanstandet (S. 35). Bei der Ablösung des Kommunaldarlehens handelte es sich um eine Zwischenfinanzierung, bis zur endgültigen Entscheidung der Stadt Quedlinburg, dass Teilentschuldungsprogramm STARK II des Landes Sachsen-Anhalt in Anspruch zu nehmen. Das Darlehen wird am dem Kreditmarkt wieder zugeführt. zu PB 004 Das Saldieren der Einnahmen und Ausgaben auf der Einnahmeseite des Verwahrkontos 0020/0000.OVW Bestand Festgeld und dem damit verbundenen unkorrekten Ausweis der Ist-Einnahmen und Ist-Ausgaben des Verwahrbuches wird beanstandet (S 36). Auf dem Verwahrkonto 0020/0VW wird der Festgeldbestand der Stadt Quedlinburg einzeln nach dem jeweils festgelegten Termingeld nachgewiesen. Für das Termingeld Hausverkäufe wurde zum ein Teilbetrag gekündigt und es erfolgte ein Sollabgang im Bestand. Ansonsten erfolgten Sollzugänge im Bestand für die weiterhin angelegten Zinseinnahmen. Auf dem Verwahrkonto 0020/0VW (Bestand Festgeld) wird lediglich außerhalb des Haushaltes der Stadt Quedlinburg buchmäßig der Bestand der einzelnen angelegten Festgelder nachgewiesen. 3

4 Es ist möglich, zu jedem Zeitpunkt Auskunft zu erteilen, wie hoch der jeweilige Bestand ist und welche Buchungsvorgänge auf dem jeweiligen Festgeldkonto im laufenden Haushaltsjahr erfolgten. Dies war in vorhergehenden Jahren nicht möglich, es musste anhand der Bankbelege oder einer Vielzahl von nicht zusammenhängenden Buchungen eine zeitaufwändige Auswertung erfolgen, alternativ dazu wurde von dem Bankbuchhalter mit zusätzlichem Arbeitsaufwand ein zusätzlicher interner manueller Nachweis geführt. Dieser zusätzliche Aufwand sollte hinsichtlich der Finanz- und Personalsituation der Stadt Quedlinburg vermieden werden. zu PH 005 Im Rahmen des Haushaltsvollzugs sind rechtverbindliche Erklärungen bzw. Vereinbarungen gegenüber den Zahlungsempfängern in geeigneter Form zur Sicherung der städtischen Interessen vor Beginn der Maßnahme abzugeben. Der Ausweis des falschen Betrages wird beanstandet (S. 43). Der vom Rechnungsprüfungsamt im Schlussbericht gegebene Hinweis und die Empfehlung wird in allen Fachbereichen und Stabsstellen ausgewertet und in der zukünftigen Arbeit Beachtung finden. zu PB Der Ausweis des falschen Betrages wird beanstandet (S. 62). Der Bestand auf dem Konto Kuthe-Erbe beträgt per ,57. Zu dem im Rechenschaftsbericht ausgewiesenen Bestand in Höhe von ,67 sind Guthabenzisen in Höhe von 402,90 für den Zeitraum hinzu zu addieren. zu PB 007 Der Verstoß gegen das Haushaltsprinzip Brutto-Prinzip und den Bestimmungen der 26 (1) GemKVO, 7 (2) und 41 GemHVO i.v.m. 28 wird beanstandet (S. 59). Der Bestand des Kuthe-Erbes wird nach wie vor auf dem Verwahrkonto 0020/0VW (Bestand Festgeld) nachgewiesen, da das Geld fest angelegt ist. Da im Jahr 2009 keine Kündigung des Termingeldes und damit keine Zuführung in den Haushalt erfolgten, kann auch keine Buchung auf dem Verwahrkonto 0057/0VW (Kuthe) vorhanden sein. Buchungsweg bei Kündigung des Termingeldes: Buchung Konto 0020/0VW (Bestand Festgeld) Buchung Konto 0057/0VW (Kuthe) Buchung Konto 0057/4VW (Kuthe) Ausgabebuchung (über Bank) Einnahmebuchung von Bestand Festgeld an Kuthe (über Umbuchung) Ausgabebuchung von Kuthe in den Haushalt (über Umbuchung) Da das Geld aus dem Kuthe-Erbe tatsächlich bei einem Kreditinstitut auf einem separaten Konto als Termingeld (jeweils 3 Monate) angelegt ist, handelt es sich um ein Festgeld und wird auf dem Verwahrkonto Festgeld nachgewiesen. Dies erfolgt bereits seit dem Jahr 2001 (vorher erfolgte kein buchmäßiger Nachweis des angelegten Festgeldes). Eine Beanstandung gab es erstmals bei der Prüfung des Haushaltsjahres

5 Auf dem Verwahrkonto 0020/0VW (Bestand Festgeld) wird lediglich außerhalb des Haushaltes der Stadt Quedlinburg buchmäßig der Bestand der einzelnen angelegten Festgelder nachgewiesen. Im Jahr 2009 gab es nur Einnahmebuchungen für das Kuthe-Festgeld. Gegen die Bestimmungen der GemKVO und GemHVO wurde nicht verstoßen. Es ist möglich, zu jedem Zeitpunkt Auskunft zu erteilen, wie hoch der Bestand des Kuthe- Erbes ist und welche Buchungsvorgänge auf dem Festgeldkonto im laufenden Haushaltsjahr erfolgten. Dies war in vorhergehenden Jahren nicht möglich, es musste anhand der Bankbelege oder einer Vielzahl von nicht zusammenhängenden Buchungen eine zeitaufwändige Auswertung erfolgen, alternativ dazu wurde von dem Bankbuchhalter mit zusätzlichem Arbeitsaufwand ein zusätzlicher interner manueller Nachweis geführt. Dieser zusätzliche Aufwand sollte hinsichtlich der Finanz- und Personalsituation der Stadt Quedlinburg vermieden werden. 5