1. Projektstrukturplan KVR-IV (Stand: )

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1 Anlage 2 zum Projektauftrag vom Projektstrukturplan KVR-IV (Stand: ) Die Vorgangs-Nr. gibt an, welche Vorgänge parallel bearbeitet werden können. Legende: PL= Projektleitung PG= Projektgruppe LG= Lenkungsgruppe MA= Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter KLR= Kosten- und Leistungsrechnung NKRw=Neues Kommunales Rechnungswesen PHB= Projekthandbuch PV= Personalvertretung GSt= Gleichstellungsstelle Vorg. Vorgangsname Anfang / Ende / Dauer Was ist zu tun? Bemerkungen Wer? Nr. 1 Beginn der Projektarbeit s. Reforminfo 3 Referatsleitung,HA/Abt.Leitung,RPR,GL/L,P3 mit Vorgespräch Vorgespräch fand mit HA I u. IV statt 2 Bestellung der PL Vorgesehene Schulungen: durch die Referatsleitung >Teamentwicklung >Projektmanagement >Präsentation/Moderation >Coaching nach Bedarf 2 Infoveranstaltung für alle MA PL Inhalte, Vortragende, klären Ziel: Werbung für Projektarbeit, Information über Vorgehensweise und Organisation des Umsetzungsprozesses und Aufruf zur Meldung von Interessenten

2 2 Bildung der PG und LG Offizielle Bestellung der PG; MA-Info über Zusammensetzung PG/LG 3 Grundlagenschulung zum NSM 4 Einführungsworkshop (EWS) 5 Erstellen des individuellen PSP und des Projektauftrages (incl. der Projektziele) s. PHB: Projektmanagement Einladungen über P 5.2 Grundsätzlich für alle Teilnehmer des EWS; incl. Info zur Rolle der Gleichstellung und zur Personalvertretung Dauer: 2,5 Tage in Grassau/ Chiemgau Projektauftrag mit PSP ist vorzulegen: LG am KooGr. am KVA am Vollversammlung am Teilnehmer benennen; Organisation durch P 5.2 Inhalte mit Moderation/ Prozessbetreuung abstimmen (Vorgespräch) >Anpassen des Standard- PSP an die bereichsspezifischen Besonderheiten > Bestandsaufnahme zu reformrelevanten Aktivitäten >Abstimmung des Projektauftrags über die örtliche LG mit KooGr. >Vorlage zur Entscheidung im Stadtrat, da bisher keine fachlichen Ziele formuliert wurden Inhalt: >Erfahrungsaustausch mit den anderen Umsetzungsbereichen >Erfassung bisheriger reformrelev. Aktivitäten >Festlegung bereichsspezifischer Projekte Erarbeitung der Grobstruktur zum Projektauftrag und PSP > zur Projektarbeit und zusammenarbeit >MA- Info >s. Reforminfo 3, 5 und 6 >Projektauftrag ist inhaltliche Basis für die Umsetzung; der PSP regelt die geplante zeitliche Abfolge und die erreichten Zwischenziele (Meilensteine) durch den Umsetzungsbereich PL PL PG, insbes. PL und LG

3 5 Formulieren der fachlichen Ziele soweit noch nicht vorhanden 6 Erstellen eines Schulungskonzeptes: 6 Erstellen eines Informations- und Kommunikationskonzeptes: 7 a Produkte Erarbeiten einer Produktübersicht (=Produktegrobstruktur) >Seminar: Zielevereinbarungen für LG und PG >Beratung durch D-C/S Vorstellung des Konzeptes erfolgte in LG- Sitzung am ; bis April 2002 die Hälfte aller MA der HA IV; Schulungstermine: ,24.01.,31.01., ,14.02.,21.02., ,07.03.,14.03., , und Grundkonzept wurde in LG-Sitzung am besprochen Kontinuierliche Fortschreibung Anfang: früh. Juni 02 Die Schulungen zum NSM sind sowohl für PG und LG, als auch für Führungskräfte sowie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiterinnen der HA IV zu planen; Teilnehmermeldungen an PL, dieser die ersten 12 Termine an POR, Fr. Hanack am Organisation durch P50 Maßnahmen und Medien planen, wie regelmäßig über den Reformstand informiert werden soll; Verantwortlichkeiten festlegen Schulungen planen Vorlage über die LG in der Koordinierungsgruppe, anschl. Präsentation der Ergebnisse im Umsetzungsbereich Fachliche Ziele sind Bestandteil des Projektauftrages >das Schulungskonzept gilt für die gesamte und ist je nach Projektstand zu aktualisieren; Schulungen sind bedarfsgerecht zu planen (rechtzeitig für die richtigen MA; Infoveranstaltungen zur Gleichstellung und Rolle der Personalvertretung berücksichtigen >s. Reforminfo 7 >Beratung durch P 5.2 Beratung durch D-C/S, Fr. Dr. Schnell s. PHB: Produkte und Phasenmodell zur Produktebildung PG und LG (mit Moderation POR und D-CS) Grundkonzept: Hr. Hilbich Fortschreibung: Hr. Käufl / Fr.Gassner Hr. Krämer / Fr. Gassner / Hr. Gstädtner Hr. Krämer / Hr. Wallner

4 b Beschreibung der Produkte (erst nach 10a: Vorlage des Produktplans (=Produktegrobstruktur + Produktebeschreibung) über LG in der KG; Entscheidung des Stadtrats s. PHB: Produkte und Phasenmodell zur Produktebildung (erst nach 10a: von der LG zu bestimmende Produktbeauftragte aus dem Kreis der Vorgesetzten in kleinen Arbeitszirkeln) c Qualitätsstandards definieren (Produktbezogenes Qualitätsmanagement) Schulungen planen, Bestandsaufnahme, Kennzahlen festlegen auf der Basis des Produktplans werden Qualitätsstandards und kennzahlen erarbeitet und bewertet PG d KLR / produktorientierter Haushalt 7 Erarbeiten eines Konzeptes zur Bürger-/ Kundenorientierung /Qualitätsmanagement: Anfang: früh. Juni 02 Abstimmung der Produkte mit dem POR-P6 und der Stadtkämmerei Schulungen vor Beginn planen Festlegung und Durchführung einer Bürgerbefragung ; Konzept zur Verbesserung der Öffentlichkeitsarbeit Beratung durch D-C/S, Fr. Dr. Schnell Hr. Salm / Hr. Böck 7 Einnahmen Anfang: früh. Juni 02 Bestandsaufnahme Vertretbare Erhöhungen definieren Neue Einnahmenquellen erschliessen Hr. Gstädtner / Hr. Krämer

5 8 Personalentwicklung für den Umsetzungsbereich Entwicklung eines PE- Konzeptes im Umsetzungsbereich Anfang: ab Herbst 2002 Erstellen eines bedarfsorientierten und zeitgerechten Konzeptes (Mitarbeiterbefragung durchführen MA aufrufen Kritik bzw. Verbesserungsvorschläge zu äußern) Vorgesehene Seminare von P 5.1: PE- Instrumente Hr. Käufl / Hr. Hornburger Konzept zur Mitarbeiterbeteiligung und Mitarbeitermotivation erstellen) 8 Ablauf-/ Aufbauorganisation Anfang: ab Herbst 2002 Kritische Bereiche definieren, Umstrukturierungen mit einbeziehen Fr. Grussler / Fr. Kreitmeier 9 Dezentrale Ressourcenverantwortung Entscheidung, ob Referats- oder Projektlösung beabsichtigt ist Referatsleitung a Vergabe- und Beschaffungswesen Klärung des dienststellenspezifischen Bedarfes s. Grundsatzbeschluß b Personal- und Organisationskompetenzen Formulierung der Delegationswünsche Abstimmungsgespräche mit POR Erstellen einer Beschlussvorlage mit P 2 c Bauunterhalt Erstellen eines spezifischen Konzeptes s. Beschluss Erläuterung s. PHB s. Grundsatzbeschluß

6 d Finanzen Erstellen eines spezifischen Konzeptes 10 Standortbestimmung Dauer: 2 Tage Inhalte festlegen; Organisation über P 5.2 s. Grundsatzbeschluß Zur Bewertung der bisherigen Projektarbeit; s. Reforminfo x vorgesehen; ca. 1 Jahr nach EWS sinnvoll 11 Controlling und Berichtswesen 12 Neues Komm. Rechnungswesen Grundlagenschulungen; Erstellen eines spezifischen Controlling- Konzeptes und Aufbau eines produktorientierten Berichtswesens Definieren von geeigneten Kennzahlen Grundlagenschulungen Plan wird noch vorgelegt s. PHB Controlling und Beschluss produktorientierts Berichtswesen Beratung durch D-C/S s. neue Beschlussvorlage des POR-P 6 GL/11 GL 13 Erstellen des Abschlussberichtes 14 Ende der Projektarbeit / Beginn der Umsetzung (ohne SAP-Einsatz) Voraussichtlich Ende 2003 >Abschlußveranstaltung für PG und LG >Abstimmung des Berichtes über LG mit Koordinierungsgruppe >Vorlage zur Entscheidung im Stadtrat Fertigen eines vorläufigen Abschlußberichts (LG, KooGr., Stadtrat) >Bewertung der Projektarbeit; weitere Vorgehensweise für offene Punkte festlegen >Umsetzung in der Linie beschreiben die Instrumente zum NSM sollen bis dahin eingeführt sein PG

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