1 Vitos GmbH. 1.1 Zielsetzung des Projekts. 1.2 Umsetzung

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1 1 Vitos GmbH 1.1 Zielsetzung des Projekts Zum hat die LWV-Gesundheitsmanagement GmbH als neu strukturierte Unternehmensholding des Landswohlfahrtsverbandes Hessen ihre Tätigkeit aufgenommen. Innerhalb ihrer Strukturen vereinigt sie etwa Mitarbeiter und mehr als 30 fachlich eigenständige Kliniken, die mit mehr als 40 Standorten in Hessen und Rheinland-Pfalz vertreten sind. Seit 2008 begleiten wir den Konzern im Rahmen seiner strategischen Gesamtausrichtung und dabei insbesondere der Personalentwicklung. Vor dem Hintergrund der erfolgreich etablierten Holding-Strukturen galt es, eine übergeordnete Strategie zu definieren, die auf Ebene der einzelnen Einrichtungen ihre umfassende und nachhaltige Verankerung findet und die anstehenden Herausforderungen des Unternehmens angemessen berücksichtigt. Ausgangspunkt für die Zusammenarbeit bildete eine zweitägige Klausurtagung unter Beteiligung von ca. 80 Leitungskräften der LWV- Gesundheitsmanagement GmbH, die durch uns vorbereitet und moderiert wurde. Im Vorfeld der Klausurtagung bereiteten Arbeitsgruppen als strategisch besonders relevant erkannte Themenkomplexe ( strategische Stoßrichtungen ) auf und präsentierten ihre Vorschläge als Impulsvortrag im Plenum. Im Rahmen von lebhaft geführten Podiumsdiskussionen traten dann Befürworter und Gegner der präsentierten Vorschläge gegeneinander an und gaben den Ergebnissen der Arbeitsgruppen Feinschliff. Teilweise wurde dieser durch die Arbeitsgruppen im Nachgang zu den Podiumsdiskussionen abschließend diskutiert und direkt konzeptionell verarbeitet. In der anschließenden Führungskräftekonferenz, ebenfalls moderiert durch ZeQ, wurden die Bildung einer starken Dachmarke und somit die Umbenennung in VITOS beschlossen. Ziel war es, das Profil des Unternehmens anhand eines neuen Markenauftritts und einer eindeutigen Markenstrategie zu schärfen, um damit einen entscheidenden Beitrag zur Mitarbeiterbindung, Kundenzufriedenheit und Abgrenzung vom Wettbewerb zu leisten. Als ein zentraler Bestandteil zur Umsetzung der Unternehmensstrategie wurde die Entwicklung der Mitarbeiter identifiziert. 1.2 Umsetzung Maßgeblich für das oben genannte Ziel war zunächst eine tiefe Durchdringung und konsequente Umsetzung der Führungsgrundsätze sowie die umfassende Qualifizierung der Führungskräfte. In einem ersten Schritt wurden die bestehenden Führungsgrundsätze einer kritischen Prüfung unterzogen und im Nachgang durch eine Projektgruppe erweitert und modifiziert. Sie bilden die Basis für ein konzernweit einheitliches Führungsverständnis. Darüber hinaus wurde die Durchführung eines weitreichenden Programms zur Führungskräfteschulung beschlossen, das alle Führungskräfte mit Schlüsselfähigkeiten zur Wahrnehmung ihrer 1

2 Führungsaufgabe ausstatten sollte. Das Programm richtete sich an ca. 650 Führungskräfte des Konzerns aus den ersten vier Ebenen. Als erstes Modul im Rahmen der strategischen Personalentwicklung fanden Einführungsveranstaltungen zur Vermittlung der Vitos-Werte, der Führungsgrundsätze und der Unternehmensstrategie statt. Diese erfolgten in mehreren Workshops mit je ca. 60 Teilnehmern. Dabei sollten die Zusammenhänge zwischen den Themenfeldern so dargestellt und gemeinsam diskutiert werden, dass bei allen Führungskräften ein gemeinsames Verständnis existiert, welches in der Folge allen Mitarbeitern transparent wird. Jeder der drei Themenblöcke wurde mit einer Einführung durch Vertreter der Geschäftsführung vorgestellt. Anschließend fanden moderierte Diskussionen statt, die möglichst viele Teilnehmer aktiv beteiligten. Das zweite Modul bildeten 2-tägige Führungskräftetrainings, innerhalb derer die Bereiche Führung (u.a. Führungsstile, -aufgaben und instrumente), Strategieentwicklung (u.a. Methoden, Kennzahlen und strategisches Rahmenwerk), Kommunikation (u.a. Modelle und Instrumente zur Gesprächsführung) und Konfliktmanagement (u.a. Hintergründe, Arten, Bearbeitungsstrategien) behandelt wurden. Ziel hier war es, die vorgestellten Inhalte möglichst praxisnah zu vermitteln, um einen Transfer auf die Praxis sicherzustellen. Die Aufbereitung der Inhalte erfolgte anhand einer Lernschleife, die eine Vorbereitungs-, Durchführungs- und Nachbereitungsphase umfasst: 1. Vorbereitung: + Bedürfnisse und Erwartungen der Teilnehmer erheben + Schulungen vorbereiten (mit Bezug auf die jeweils zu schulende Führungsebene) + Trainerleitfäden und Unterlagen erstellen 2. Durchführung: + Schulen und Lernen + Lernziele und Maßnahmen vereinbaren Praxistransfer + Schulungen bewerten/ evaluieren 3. Nachbereitung + Return-on-training ermitteln + Schulungen nachbereiten Der modulare Aufbau bietet die Möglichkeit, das Programm jederzeit um weitere Themen zu ergänzen. Den derzeit dritten Baustein in der strategischen Personalentwicklung bildet eine konzernweite Mitarbeiterbefragung, deren Ergebnisse wiederum in die Führungskräftetrainings einflossen, um somit gezielt auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter reagieren zu können. 2

3 Mitarbeiterbefragung Nach der Neustrukturierung des Vitos Konzerns 2008 wurde der Fokus der internen und strategischen Weiterentwicklung auf die Mitarbeiter gelegt. Als eine der wichtigsten Säulen eines Unternehmens tragen Mitarbeiter wesentlich zur Außendarstellung und Innenwirkung bei. Mit der Mitarbeiterbefragung setzte sich der Konzern das Ziel, in Zeiten des Umbruchs die Mitarbeiterzufriedenheit sowie mögliche Verbesserungspotenziale zu erheben, um auch gezielt dem Wettbewerb begegnen zu können. Hierfür sollten die Mitarbeiter aller Betriebsstätten und Berufsgruppen befragt werden, um deren Zufriedenheit und die Attraktivität des Vitos Konzerns in der ersten konzernweiten Befragung zu ermitteln. Damit bestand die besondere Herausforderung einer Konzeption der Befragung in der Verschiedenheit der Gesellschaften und Betriebsstätten. Ziel war darüber hinaus die Nutzung der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung für die geplanten Führungskräfteschulungen. Dies wurde umgesetzt, indem der Fragebogen mit den Führungskräftetrainern abgestimmt und der Fragekatalog um führungsspezifische Fragen erweitert wurde. Die Zuordnung der Mitarbeiter wurde zudem so detailliert erhoben, dass die Ergebnisse auch eine Führungskräftebewertung ermöglichen. Die Ergebnisse sollen dazu dienen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern und die Attraktivität der Vitos GmbH als (potenziellem) Arbeitgeber weiter zu stärken. Weiterhin wurden die Ergebnisse den Trainern der Führungskräfteschulungen vorgestellt, sodass auch hier gezielt auf Verbesserungspotenziale eingegangen werden konnte. Bei der Mitarbeiterbefragung standen folgende Schwerpunkte im Vordergrund: + Einbindung der Mitarbeiter in den Verbesserungsprozess + Vergleich der Ergebnisse konzernintern und mit Benchmark-Daten + Ergebnispräsentation, Handlungsrelevanzanalyse und Maßnahmenableitung Um den standardisierten Vorgang der Mitarbeiterbefragung an die Gegebenheiten und Anforderungen des Vitos Konzerns anzupassen, fanden im Vorfeld der Befragung Besprechungen mit Verantwortlichen der einzelnen Einrichtungen statt. Inhalte der Planungsphase stellten die Anpassung der Fragen im Fragebogen, die Kategorisierung der Mitarbeiter in Abteilungen und Berufsgruppen sowie die Abstimmung des Befragungsablaufs dar. In Informationsveranstaltungen wurden die Mitarbeiter aller Einrichtungen umfassend auf die Befragung und deren Ablauf vorbereitet. Dies war eine wichtige Voraussetzung, will man alle Mitarbeiter für die Befragung begeistern und sie zur Teilnahme animieren. Die Fragebogen wurden mit der Gehaltsabrechnung an die Mitarbeiter verschickt. Innerhalb von drei Wochen waren 48% der Bogen ausgefüllt an ZeQ geschickt. Diese Rücklaufzahl ist bei einer Zahl von 8563 Mitarbeitern sehr beachtlich. Die vorläufigen Ergebnisse an die Geschäftsführung wurden durch die detaillierten Berichte abgelöst, die neben einer vollständigen Darstellung der Ergebnisse in grafischer wie auch textlicher Form einen Vergleich innerhalb der Kliniken sowie mit einem externen Benchmark 3

4 beinhalten. Des Weiteren erhielten die Gesellschaften Berichte für alle Betriebsstätten (insgesamt ca. 48), in denen auch die Mitarbeiterkommentare anonymisiert und in zusammengefasster Form aufgeführt waren, um ein vollständiges Bild der Befragung und der Mitarbeiterzufriedenheit aufzuzeigen. Schließlich erhielten alle Abteilungen mit gültigem Rücklauf (> 5 Personen) einen eigenen Bericht, der die Grundlage der Diskussion auf Abteilungsebene bildete. Insgesamt erhielten 350 Abteilungen ihre separaten Ergebnisse. Die Ergebnisse der Befragung sowie Verbesserungsvorschläge wurden nicht nur in einem Bericht dokumentiert, sondern auch in Abschlusspräsentationen der Geschäftsführung, allen Führungskräften sowie den einzelnen Mitarbeitern in den jeweiligen Einrichtungen dargestellt. In der Präsentation für die Führungskräfte wurde das weitere Vorgehen für die Diskussion mit den Mitarbeitern erläutert und die Ergebnisse vorgestellt. Außerdem erhielten die Führungskräfte einen Vorschlag zum Umgang mit den Ergebnissen", d. h. eine Hilfestellung, wie diese selbst die Ergebnisse interpretieren können und mit ihrem Team ins Gespräch kommen. In allen Gesellschaften gab es Teambesprechungen zu den Ergebnissen. Diese wurden durch die Führungskräfte durchgeführt und teilweise durch die Qualitätsmanagementbeauftragten moderiert. In fast allen Gesellschaften erfolgten dann Rückmeldungen über Maßnahmenvorschläge aus diesen Teamgesprächen, die zentral gesammelt wurden. In den Sitzungen mit der Geschäftsführung wurden die Verbesserungspotenziale und geeignete Maßnahmen diskutiert und das weitere Vorgehen festgelegt. Dieses sieht vor, dass die Geschäfts- und Betriebsstättenleitungen die Rückmeldungen der Mitarbeiter erörtern, mit den eigenen Maßnahmenvorschlägen vergleichen und schließlich Entscheidungen über zentrale Maßnahmen treffen, die sie dann wiederum an den Konzern zurückmelden. Aus der Auswertung der Mitarbeiterbefragung konnten wertvolle Ergebnisse und Verbesserungsvorschläge ermittelt werden, welche nun im Nachgang bewertet und durch verschiedene Projektgruppen innerhalb des Vitos Konzerns umgesetzt werden. Durch Folgebefragungen kann künftig ermittelt werden, inwieweit Verbesserungsvorschläge umgesetzt wurden und Maßnahmen Wirkung gezeigt haben, um eine positive Arbeitsatmosphäre zu erhalten und es durch eine hohe Zufriedenheit der Mitarbeiter gelingt, diese an den Konzern zu binden. Die Mitarbeiterbefragung der Einrichtungen des Vitos Konzerns führte zu einem verbesserten Vertrauensverhältnis und einer höheren Loyalität zwischen Konzernführung und Mitarbeitern. Der Vergleich der Befragungsergebnisse innerhalb des Konzerns und mit den Benchmarkdaten von ZeQ konnte Spitzenpositionen aber auch Handlungsfelder aufdecken. Dies bietet die Chance zur zielgerichteten Verbesserung und des gegenseitigen Lernens. So können Konzepte und Umsetzungsideen der Einrichtungen, die in einer Kategorie gut abgeschnitten haben, auf Einrichtungen mit einem schlechteren Ergebnis übertragen werden. Ergebnisse Nachdem die Einführungsworkshops bereits erfolgreich stattgefunden haben, wurden seit April dieses Jahres die ca. 75 Führungskräftetrainings abgehalten. Hierzu wurde ein 4

5 Trainerpool gebildet, der sich sowohl aus ZeQ- als auch aus externen Trainern zusammensetzt. Parallel dazu wurden die Ergebnispräsentationen der Mitarbeiterbefragung Ende März abgeschlossen, so dass die Möglichkeit bestand, kritische Aspekte gezielt im Rahmen der Schulungen aufzugreifen und den Führungskräften gegebenenfalls weiteres Know-how zu deren Bewältigung mit auf den Weg zu geben. Ansprechpartner Jochen Schütz, Leiter des Geschäftsbereiches Personal, Organisation und Recht (Tel / ) 5

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