Eine TEI-Studie (Total Economic Impact ) von Forrester für Adobe Total Economic Impact -Studie zu Adobe Acrobat X

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1 Eine TEI-Studie (Total Economic Impact ) von Forrester für Adobe Total Economic Impact -Studie zu Adobe Acrobat X Project Director: Sadaf Roshan Bellord Januar 2012

2 INHALTSVERZEICHNIS Kurzdarstellung... 2 Kosteneinsparungen durch höhere Produktivität von IT und Endnutzern... 2 Faktoren mit Auswirkungen auf die Nutzen und Kosten... 5 Wichtige Hinweise... 5 TEI-Bezugsrahmen und -Methodik... 6 Analyse... 7 Wichtige Aspekte der Befragungen... 7 Kosten... 9 Nutzen Flexibilität Risiko Finanzübersicht Adobe Acrobat X: Überblick Anhang A: Beschreibung des Musterunternehmens Anhang B: Total Economic Impact Überblick Anhang C: Glossar Anhang D: Ergänzende Materialien Anhang E: Endnoten , Forrester Research, Inc. Alle Rechte vorbehalten. Jede nicht autorisierte Vervielfältigung ist streng untersagt. Die Informationen basieren auf den besten verfügbaren Quellen. Die hier geäußerten Auffassungen geben die Beurteilung zu dem betreffenden Zeitpunkt wieder und können sich ändern. Forrester, Technographics, Forrester Wave, RoleView, TechRadar und Total Economic Impact sind Marken von Forrester Research, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber. Weitere Informationen finden Sie unter Zu Forrester Consulting Forrester Consulting bietet unabhängige und objektive Beratungsdienstleistungen auf der Basis von Forschungen und unterstützt Führungskräfte bei der erfolgreichen Leitung ihrer Organisationen. Die Beratungsdienste von Forrester reichen von kurzen Strategiesitzungen bis hin zu spezifischen Projekten und basieren auf der direkten Kommunikation mit unseren Forschungsanalysten, die ihr Fachwissen auf die speziellen Herausforderungen Ihres Unternehmens anwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Seite 1

3 Kurzdarstellung IT-Unternehmen sehen sich mit schrumpfenden Budgets und einer steigenden Nachfrage nach besseren Kooperationswerkzeugen durch die Endnutzer konfrontiert. Da die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens auf seinen Mitarbeitern und deren kollektivem Fachwissen um die Fertigung besserer Produkte und die Schaffung effektiver Lösungen basiert, sind Werkzeuge erforderlich, um diese Ressourcen effizienter zu nutzen. IT-Führungskräfte sind ständig bestrebt, die IT-Abteilung nicht als Kostenverursacher, sondern als Business Enabler darzustellen. Um dieses Gleichgewicht nicht zu gefährden, suchen die IT-Führungskräfte nach Lösungen, die es der IT-Abteilung ermöglichen, mit weniger Aufwand mehr zu erreichen, ohne dabei auf Flexibilität und Innovationsfähigkeit verzichten zu müssen. Im Januar 2011 beauftragte Adobe Forrester Consulting damit, den wirtschaftlichen Gesamteffekt und die mögliche Kapitalrendite (ROI) zu untersuchen, die Unternehmen durch ein Upgrade und die Erweiterung aller vorhandenen Lizenzen für Adobe Acrobat Standard und Pro auf Lizenzen für Adobe Acrobat X Standard oder Pro erreichen könnten. Die vorliegende Studie soll dem Leser einen Bezugsrahmen bieten, um den möglichen finanziellen Effekt einer Investition in Adobe Acrobat X für sein Unternehmen besser kalkulieren zu können. Auf Basis von Gesprächen mit sieben Bestandskunden konnten wir eine Reihe von Nutzen für die IT-Abteilung und den Endnutzer erkennen. In dieser Studie werden diejenigen Nutzen beschrieben, für die uns genügend Daten für eine Quantifizierung vorlagen. Hierzu gehören Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen, gesteigerte Produktivität der Endnutzer durch eine effizientere Bereitstellung von Patches, Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen sowie Kosteneinsparungen durch das Konvertieren von PDF-Dateien in Microsoft Word- oder Excel-Dateien. Auf Basis der umfassenden Befragungen haben wir eine Finanzanalyse für ein Musterunternehmen mit Nutzern von Adobe Acrobat X erstellt (siehe Anhang A für eine Beschreibung des Musterunternehmens). Die risikobereinigte Kapitalrendite unseres Musterunternehmens beträgt 112 % und die Amortisationsdauer etwa 11,8 Monate (siehe Tabelle 1). Kosteneinsparungen durch höhere Produktivität von IT und Endnutzern Sieben Bestandskunden, die mit Adobe Acrobat X Standard und Pro arbeiten, wurden von Forrester umfassend befragt. Die befragten Kunden verwendeten vor dem Umstieg auf Adobe Acrobat X verschiedene Adobe Acrobat- Produkte (hauptsächlich die Versionen 7, 8 und 9). Die Befragten bezeichneten vor allem die Verwaltung verschiedener Versionen von Acrobat durch die IT-Abteilung als schwierig und gaben an, dass das häufige Aufspielen von Patches die Produktivität der Endnutzer beeinträchtigt. Diese Unternehmen führten daraufhin Untersuchungen durch und entschlossen sich schließlich für den Kauf von Adobe Acrobat X im Rahmen ihrer Unternehmensvereinbarungen. Diese Kunden verwendeten zusätzlich zu Adobe Acrobat diverse andere PDF-Plattformen. Die Einigung auf Adobe Acrobat X als Standardlösung wurde jedoch durch folgende Faktoren ermöglicht: Die Qualität der Portable Document Form- (PDF-) Dateien war im Vergleich zu anderen Plattformen zur PDF- Erstellung höher. Besonders Kunden aus den Bereichen Maschinenbau und Architektur gaben an, dass Qualität und Genauigkeit der mit Acrobat X erstellten PDF-Dateien allen Alternativlösungen überlegen seien. Die Programmaktualisierung wird durch kumulative Patches optimiert. Diese Möglichkeit verringert den Aufwand und die Ausgaben, die nötig sind, um Systeme immer auf dem aktuellsten Stand zu halten. Seite 2

4 Die Konvertierung von Microsoft Word- und Excel-Dokumenten in das PDF-Format. Die automatische Bereitstellung von Acrobat X über das Netzwerk durch Unterstützung von Microsoft System Center Configuration Manager (SCCM), Apple Remote Desktop und Apple-Installer-Paketen. Für das Musterunternehmen gelten die risikobereinigte Kapitalrendite, die Kosten und die Nutzen aus Tabelle 1. Tabelle 1 Kapitalrendite des Musterunternehmens für drei Jahre (risikobereinigt) 1 Kapitalrendite Amortisationsdauer Gesamtnutzen (Barwert) Gesamtkosten (Barwert) Nettobarwert 145 % 10 Monate Nutzen. Die befragten Unternehmen konnten folgende Nutzen feststellen: o o o o Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen. Dieser Nutzen steht für die IT-Einsparungen im Zusammenhang mit dem Re-Imaging von Desktop-PCs und Laptops. Gesteigerte Produktivität der Endnutzer. Dieser Nutzen steht für die Steigerung der Produktivität der Endnutzer durch die Verringerung der Anzahl und Häufigkeit von Produktaktualisierungen. Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen. Dieser Nutzen steht für die Zeitersparnis für die IT-Abteilung durch mehr Effizienz beim Testen und bei der Bereitstellung von Patches. Kosteneinsparungen durch das Konvertieren von PDF-Dateien in Microsoft Word- oder Excel-Dateien. Dieser Nutzen steht für die Möglichkeit, PDFs in Microsoft Word- und Excel-Dokumente zu konvertieren. Kosten. Für die befragten Unternehmen ergaben sich folgende Kosten: o o o Gebühren für Softwarelizenzen. Diese Kosten stehen für die gesamten Lizenzierungskosten für das Upgrade vorhandener Lizenzen auf Adobe Acrobat X. Jährliche Kosten für den Software-Support. Hierbei handelt es sich um die jährlich für den Platin-Support anfallenden Kosten für Lizenz-Upgrades. Kosten für die Implementierung. Diese Kosten stehen für die von der ersten Untersuchung bis hin zur Bereitstellung anfallender Ausgaben. Seite 3

5 Tabelle 2 Laufende Kosten des Musterunternehmens für drei Jahre (risikobereinigt) Kategorien Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Kosten Nutzen Abbildung 1 Analyse des Musterunternehmens für drei Jahre (risikobereinigt) Risikobereinigte Amortisierungs - Dauer von 10 Monaten Kosten Costs Nutzen Benefits Anfang Jahr1 Jahr2 Jahr3 Initial Ye1 1 Year 2 Year 3 Seite 4

6 Faktoren mit Auswirkungen auf die Nutzen und Kosten Tabelle 1 zeigt die risikobereinigten Finanzergebnisse für das Musterunternehmen. Die risikobereinigten Werte berücksichtigen jegliche potenziellen Unsicherheiten bzw. Varianzen, die bei einer Kosten-Nutzen-Schätzung bestehen. Auf diese Weise sind vorsichtigere Finanzkalkulationen möglich. Folgende Faktoren könnten sich auf die Finanzergebnisse eines Unternehmens auswirken: Analysen, Erkenntnisse und Bereitstellung könnten abhängig vom Grad der Integration und der Bereitstellung zusammen mit anderen Anwendungen variieren oder Veränderungen der Benutzeroberfläche könnten sich auf die Umstellung erfahrener Adobe-Nutzer auf Adobe Acrobat X auswirken. Dies kann dazu führen, dass sich die Einführung verzögert, was sich wiederum auf die Zeit bis zur Nutzenrealisierung auswirkt. Wichtige Hinweise Der Leser sollte Folgendes beachten: Die Studie wurde von Adobe in Auftrag gegeben und von der Forrester Consulting Group erstellt. Forrester stellt keine Hypothesen in Bezug auf mögliche Kapitalrenditen auf, die von anderen Unternehmen erzielt werden können. Forrester empfiehlt dem Leser dringend, innerhalb des in dem Bericht gelieferten Rahmens anhand eigener Kalkulationen zu entscheiden, ob eine Investition in Adobe Acrobat X für ihn sinnvoll ist. Adobe hat die Studie durchgesehen und Forrester entsprechendes Feedback gegeben. Forrester behält aber die redaktionelle Kontrolle über die Studie und ihre Ergebnisse und akzeptiert keine Änderungen an der Studie, die im Widerspruch zu den Ergebnissen von Forrester stehen oder den Sinngehalt der Studie verfälschen. Die Kunden für die Befragungen wurden von Adobe benannt. Seite 5

7 TEI-Bezugsrahmen und -Methodik Einleitung Aus den Informationen, die im Rahmen einer Reihe von detaillierten Befragungen gewonnen werden konnten, hat Forrester für diejenigen Unternehmen, die eine Implementierung von Adobe Acrobat X in Betracht ziehen, einen TEI-Bezugsrahmen (Total Economic Impact ) erstellt. Dieser Bezugsrahmen soll dabei helfen, die Kosten, den Nutzen, die Flexibilität und die Risikofaktoren zu ermitteln, die sich auf die Entscheidungsfindung auswirken. Verfahrensweise und Methodik Forrester ging zur Bewertung der Effekte, die die Implementierung von Adobe Acrobat X für ein Unternehmen haben kann, in mehreren Schritten vor (siehe Abbildung 2). Wir haben: Marketing- und Vertriebsmitarbeiter von Adobe sowie Analysten von Forrester gebeten, Daten zu Acrobat X und den Markt für Kollaborationsplattformen zu sammeln. Mit sieben Unternehmen aus den USA, Europa, Japan und dem asiatisch-pazifischen Raum gesprochen, die derzeit mit Adobe Acrobat X arbeiten, um Daten zu Kosten, Nutzen und Risiken zu erhalten. Anhand von Merkmalen der befragten Unternehmen ein Musterunternehmen entworfen (siehe Anhang A). Mit Hilfe der TEI-Methodik anhand der Befragungen ein repräsentatives Finanzmodell erstellt. Das Finanzmodell wird mit den Daten zu den Kosten und dem Nutzen aus den Befragungen ausgefüllt, die auf das Musterunternehmen angewendet wurden. Abbildung 2 TEI-Verfahrensweise Durchführung einer Unternehmensbewertung Durchführung von Kundenbefragungen Entwerfen eines Musterunternehmens Erstellung eines Finanzmodells mittels eines TEI-Bezugsrahmens Schreiben der Fallstudie Forrester verwendete bei der Modellierung der Software Adobe Acrobat X vier grundlegende TEI-Elemente: 1. Kosten. 3. Flexibilität. 2. Nutzen für das gesamte Unternehmen. 4. Risiko. In Anbetracht der zunehmenden Erfahrenheit von Unternehmen mit Analysen zur Kapitalrendite im Hinblick auf IT-Investitionen dient die TEI-Methodik von Forrester dem Zweck, ein vollständiges Bild des wirtschaftlichen Gesamteffekts von Kaufentscheidungen zu zeichnen. Weitere Informationen zur TEI-Methodik können Sie Anhang B entnehmen. Seite 6

8 Analyse Wichtige Aspekte der Befragungen Für diese Studie wurden insgesamt sieben Kundenbefragungen durchgeführt, an denen Vertreter der folgenden Unternehmen teilnahmen: 1. Ein beratendes Ingenieurbüro in Europa, das Lösungen für Kapazitäts-, Sicherheits- und Integrationsfragen in den Bereichen Mobilität, Infrastruktur, Raumplanung und Transportsysteme liefert. Die Gesamtanzahl der erworbenen Acrobat-Lizenzen beträgt etwa Stück. Von diesen Lizenzen entfallen 90 % auf Adobe Acrobat X Standard und 10 % auf Adobe Acrobat X Pro. 2. Eine große Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungsfirma mit Sitz in den USA, die Fachkräfte beschäftigt und in 90 Städten aktiv ist. Die Mitarbeiter der Firma haben täglich Kontakt mit Klienten, um deren steuer- und wirtschaftsprüfungsbezogenen Fragen zu beantworten. Das Unternehmen hat für etwa Nutzer Upgrades auf Adobe Acrobat X erworben, 200 davon für Adobe Acrobat X Pro und die übrigen für Adobe Acrobat X Standard. Die vollständige Bereitstellung der Lizenzen wird für Ende des Jahres angestrebt. 3. Ein großes Unternehmen für Versicherungs- und Finanzdienstleistungen mit Sitz in den USA. Insgesamt Remote-Mitarbeiter verwenden Adobe Acrobat X. Von diesen Lizenzen entfallen 90 % auf Adobe Acrobat X Standard und 10 % auf Adobe Acrobat X Pro. 4. Eine große Rechtsanwaltskanzlei mit Sitz in den USA und 17 Zweigstellen in Nordamerika, Europa, im Nahen Osten und in Asien. Das Unternehmen hat Lizenzen für Adobe Acrobat 9 Pro auf Adobe Acrobat X Pro erweitert. 5. Ein großer IT-Lösungsanbieter mit Sitz in Tokio. Das Unternehmen hat etwa Lizenzen für Adobe Acrobat X Standard und 400 Lizenzen für Adobe Acrobat X Pro. 6. Ein großes Planungs-, Ingenieurs- und Bauleitungsunternehmen mit Sitz in Australien. Das gesamte Entwurfs- und Konstruktionsteam sowie die für Angebote, das Marketing und die Pressearbeit zuständigen Gruppen mit Sitz in Sydney und Brisbane verwenden Adobe Acrobat X Standard. 7. Ein großer Hersteller von Chemikalien, Düngemitteln, Kunststoffen und Metallen. Das Unternehmen beliefert auch andere Unternehmen, die aus den Materialien Produkte herstellen, ohne die ein Leben heute nicht mehr denkbar wäre. Das Unternehmen hat seine Lizenzen auf Adobe Acrobat X erweitert, nutzt derzeit jedoch nur etwa 5 % aller Lizenzen. Die Befragungen dieser sieben Kunden lieferten folgende Ergebnisse: Einige der befragten Kunden nutzen noch nicht alle ihre erworbenen Lizenzen. Das Upgrade auf Adobe Acrobat X wurde mit der Bereitstellung weiterer Programme wie beispielsweise Microsoft Office 2010 verknüpft. Die Unternehmen verwalteten in ihren Umgebungen mehrere Versionen von Adobe Acrobat (7, 8 und 9). Der Support für die Versionen 7 und 8 wurde von Adobe bereits eingestellt. Kunden mit diesen Versionen gingen davon aus, dass eine Standardisierung auf Adobe Acrobat X wegen der Programmaktualisierung durch kumulative Patches mehr IT-Effizienz mit sich bringen würde. Seite 7

9 Alle befragten Kunden gaben an, dass die Adobe Acrobat-Produkte um ein Mehrfaches teurer sind als vergleichbare Produkte anderer Hersteller. Allerdings machen sie die Investition in ihre PDF-Plattform nicht nur an den Kosten der Lösung fest. Diese Kunden sind davon überzeugt, dass die Produkte von Adobe allen anderen Plattformen zur PDF-Erstellung bei Qualität, Präzision, Sicherheit und Funktionalität überlegen sind. Einige der Kunden gaben an, dass sie aus Gründen der Kostenkontrolle statt Acrobat X Pro lieber Acrobat X Standard verwenden. Diese Unternehmen haben einige Lizenzen für Adobe Acrobat X Pro erworben, die von den Mitarbeitern mit Genehmigung der Unternehmensführung verwendet werden können. Für einige Kunden war die Möglichkeit, PDF- Dokumente in Word- bzw. Excel-Dokumente konvertieren zu können, ein wichtiges Verkaufsargument für die Standardisierung auf Acrobat X. Diese Kunden verwendeten zuvor andere Anwendungen, um sicherzustellen, dass in das und aus dem PDF-Format konvertierte Dokumente ihre vorgesehene Formatierung beibehalten. Ein Kunde sagte: Die Konvertierung von PDF in Word in Acrobat 9 war mangelhaft und sie änderte die Formatierung der Datei. Die Endnutzer waren gezwungen, die Datei mehrfach neu zu formatieren. Laut den Befragten waren die Formatierungsprobleme nicht nur ein Ärgernis für die Endnutzer, sondern sie verschlangen durch das Beheben von Formatierungsfehlern außerdem viele Arbeitsstunden. Diese Verbesserung wird den Konvertierungsaufwand um 50 % verringern. Die Dauer der Implementierung könnte für einige Unternehmen variieren. Manche der Befragten merkten an, dass die ursprüngliche Version des Produkts Fehler enthielt, die von Adobe später behoben wurden. Aus diesem Grund kam es bei der Ersteinführung zu Verzögerungen bei der Bereitstellung. Die Time-to-Benefit könnte abhängig von der Akzeptanz und der Einführungsplanung variieren. Die Befragten gaben an, dass Nutzer, die mit Adobe Acrobat 6 bis 9 vertraut waren, etwas Zeit benötigten, um sich mit der neuen Benutzeroberfläche von Adobe Acrobat X vertraut zu machen. Es war daher erforderlich, die Nutzer zu schulen, um Verzögerungen bei der Einführung oder mangelnde Akzeptanz durch die Nutzer zu vermeiden. Musterunternehmen Anhand der umfassenden Befragungen der sieben Adobe-Kunden erstellte Forrester einen TEI-Bezugsrahmen, entwarf ein Musterunternehmen und erstellte eine entsprechende Rentabilitätsanalyse, die die Bereiche mit finanziellen Effekten aufzeigt. Das anhand dieser Ergebnisse entworfene Musterunternehmen beschäftigt Adobe Acrobat-Nutzer, wobei die 400 erweiterten und die 600 erworbenen Lizenzen zu 90 % auf Adobe Acrobat X Standard und zu 10 % auf Adobe Acrobat X Pro verteilt sind. Annahmen zum Bezugsrahmen Tabelle 3 enthält die Modellannahmen, die Forrester für diese Analyse verwendet hat. Seite 8

10 Tabelle 3 Modellannahmen Ref. Metrik Berechnung Wert A1 Wochenstunden 40 A2 Wochen pro Jahr 52 A3 Stunden pro Jahr (Mo.-Fr., 9-17 Uhr) A4 Durchschnittliches Gehalt eines Endnutzers inklusive aller Nebenkosten A5 Stundensatz eines Endnutzers inklusive aller Nebenkosten (A4/A3) 66 A6 Durchschnittliches Gehalt eines Projektleiters inklusive aller Nebenkosten A7 Stundensatz eines Projektleiters inklusive aller Nebenkosten (A6/A3) 74 A8 Durchschnittliches Gehalt eines Verpackers inklusive aller Nebenkosten A9 Stundensatz eines Verpackers inklusive aller Nebenkosten (A8/A3) 58 A10 Durchschnittliches Gehalt eines Desktop Engineers inklusive aller Nebenkosten A11 Stundensatz eines Desktop Engineers inklusive aller Nebenkosten (A10/A3) 42 Der Diskontierungsfaktor, der bei der Berechnung des Barwerts und des Nettobarwerts angewendet wurde, beträgt 10 % und der für die finanziellen Modelle zugrunde gelegte Zeithorizont drei Jahre. Unternehmen verwenden je nach ihrer aktuellen Umgebung in der Regel Diskontierungsfaktoren zwischen 8 und 16 %. Dem Leser wird dringend empfohlen, sich mit der Finanzabteilung seines Unternehmens zu beraten, um den für sein Unternehmen am besten geeigneten Diskontierungsfaktor zu bestimmen. Kosten Dieser Abschnitt behandelt die Kosten, die für die Planung, die Tests und die Implementierung von Adobe Acrobat X über einen Zeitraum von drei Jahren anfallen. Die Kostenschätzungen basieren auf detaillierten Befragungen von Unternehmen, um die Lizenz- und Supportkosten berechnen zu können. Wir haben die Listenpreise gemäß Adobe Enterprise Agreement verwendet. Von Kunden ausgehandelte Rabatte wurden nicht berücksichtigt. Das folgende Seite 9

11 Kostenmodell kann als Bezugsrahmen für Unternehmen verwendet werden, die ein Upgrade auf Adobe Acrobat X von einer früheren Version planen. Kosten für Softwarelizenzen und jährlichen Support Diese Kategorie steht für die Lizenzgebühren und die jährlichen Support-Kosten für Adobe Acrobat X. Für das Musterunternehmen gehen wir von 600 gekauften und 400 erweiterten Lizenzen aus, um für alle Nutzer den Zugriff auf Adobe Acrobat X sicherzustellen. Die Lizenzen sind zu 90 % auf Adobe Acrobat X Standard und zu 10 % auf Adobe Acrobat X Pro verteilt. Von Kosten für den Kauf und die Erweiterung gelten für Adobe Acrobat X Standard und Pro. Anhand des Listenpreises gemäß Adobe Enterprise Agreement kalkulieren wir in Tabelle 4 die gesamten Lizenzkosten. Tabelle 4 Gebühren für Softwarelizenzen Ref. Metrik Berechnung Anfang B1 Gesamtanzahl der Mitarbeiter B2 Anzahl neu erworbener Lizenzen in Prozent 60 % B3 Anzahl erweiterter Lizenzen in Prozent 40 % B4 Lizenzen für Adobe Acrobat X Standard in Prozent 90 % B5 Lizenzen für Adobe Acrobat X Pro in Prozent 10 % B6 Lizenzkosten für neu erworbene Lizenzen für Adobe Acrobat X Standard 210 B7 Lizenzkosten für erweiterte Lizenzen für Adobe Acrobat X Standard 99 B8 Lizenzkosten für neu erworbene Lizenzen für Adobe Acrobat X Pro 315 B9 Lizenzkosten für erweiterte Lizenzen für Adobe Acrobat X Pro 135 Bt Gebühren für Softwarelizenzen B1*(B2*[B4*B6+B5*B8] +B3*[B4*B7+B5*B9]) Die befragten Kunden hatten sich beim Kauf von Adobe Acrobat X für den jährlichen Platin-Support entschieden. Die Kosten für den Platin-Support belaufen sich auf 42 für Adobe Acrobat X und auf 63 für Adobe Acrobat X Pro. Für das Musterunternehmen ergeben sich dadurch Kosten von jährlich. Tabelle 5 verdeutlicht die Berechnung für den jährlichen Platin-Support. Der Kostenanteil für Lizenzen und Wartung beträgt 92 % der Gesamtinvestition. Seite 10

12 Tabelle 5 Jährliche Kosten für den Software-Support Ref. Metrik Berechnung Je Periode C1 Gesamtanzahl der Lizenzen für Adobe Acrobat X Standard 900 C2 Gesamtanzahl der Lizenzen für Adobe Acrobat X Pro 100 C3 C4 Jährliche Wartungs- und Support-Kosten pro Lizenz für Adobe Acrobat X Standard bei Platin-Support Jährliche Wartungs- und Support-Kosten pro Lizenz für Adobe Acrobat X Pro bei Platin-Support Ct Jährliche Gebühren für Softwarewartung und -Support C1*C3+C2*C Kosten für die Implementierung Die letzte Kostenkomponente entfällt auf die internen Implementierungsbemühungen und stellt 8 % der Gesamtinvestition dar. Die befragten Kunden haben die Implementierung in vier Phasen unterteilt: Untersuchung und Vorbereitung, Verpackung und Test, Pilotprogramm und Einführung. Auf Basis der Befragungen haben wir in den Tabellen 6 bis 9 die interne Ressourcenbereitstellung für die einzelnen Phasen kalkuliert und in Tabelle 10 die Gesamtkosten für die Implementierung zusammengefasst. Auf Basis der Befragungen haben wir die Ressourcenbereitstellung für die einzelnen Phasen kalkuliert. Während der Untersuchungs- und Vorbereitungsphase haben die befragten Unternehmen einen Projektleiter, einen Verpacker und einen Endnutzer damit beauftragt, den Nutzen dieser Implementierung zu untersuchen und einen Plan zur Einführung und Bereitstellung auszuarbeiten. Für das Musterunternehmen kalkulieren wir für Phase 1 einen Zeitaufwand von 68 Stunden für den Projektleiter, von 28 Stunden für den Verpacker und von 24 Stunden für den Endnutzer. In Tabelle 6 sehen Sie die Berechnung. Seite 11

13 Tabelle 6 Phase 1: Untersuchung und Vorbereitung Ref. Metrik Berechnung Wert D1 Durchschnittlicher Stundensatz des Projektleiters inklusive aller Nebenkosten 74 D2 Aufgewendete Stunden für Phase 1 68 D3 Durchschnittlicher Stundensatz des Verpackers inklusive aller Nebenkosten 58 D4 Aufgewendete Stunden für Phase 1 28 D5 Durchschnittlicher Stundensatz des Endnutzers inklusive aller Nebenkosten 66 D6 Aufgewendete Stunden für Phase 1 24 Dt Phase 1: Untersuchung und Vorbereitung (D1*D2)+(D3*D4)+(D5*D6) Im Verlauf der Befragungen haben wir festgestellt, dass Unternehmen mit Lizenzen für Adobe Acrobat ihre Lizenzen üblicherweise im Rahmen der Einführung anderer Anwendungen erweitert haben. In Phase 2 konzentrierte sich das Bereitstellungsteam auf die Verpackung und auf Tests, um sicherzustellen, dass die aktualisierte Software problemlos mit anderen Anwendungen funktioniert. Der Projektleiter investierte 28 Stunden in diese Phase und der Verpacker 120 Stunden. Tabelle 7 veranschaulicht die Berechnung. Tabelle 7 Phase 2: Verpackung und Tests Ref. Metrik Berechnung Wert E1 Durchschnittlicher Stundensatz des Projektleiters inklusive aller Nebenkosten 74 E2 Aufgewendete Stunden für Phase 2 28 E3 Durchschnittlicher Stundensatz des Verpackers inklusive aller Nebenkosten 58 E4 Aufgewendete Stunden für Phase Et Phase 2: Verpackung und Tests (E1*E2)+(E3*E4) Seite 12

14 Phase 3 ist eine Pilotphase. Dieser Abschnitt misst primär die zur Verfügung gestellten IT-Ressourcen, um durch das Pilotprogramm verursachte Probleme zu verfolgen. Die befragten Unternehmen setzten in der Pilotphase üblicherweise zwischen 30 und 50 Nutzer ein, um festzustellen, ob die Anwendung ihren Zweck erfüllt, ohne die Nutzer bei der Arbeit zu unterbrechen. Während dieser Phase investierte der Projektleiter 12 Stunden, der Verpacker 24 Stunden und der Endnutzer 16 Stunden. Tabelle 8 veranschaulicht diese Berechnung. Tabelle 8 Phase 3: Pilotphase Ref. Metrik Berechnung Wert F1 Durchschnittlicher Stundensatz des Projektleiters inklusive aller Nebenkosten 74 F2 Aufgewendete Stunden für Phase 3 12 F3 Durchschnittlicher Stundensatz eines Desktop Engineers inklusive aller Nebenkosten 42 F4 Aufgewendete Stunden für Phase 3 24 F5 Durchschnittlicher Stundensatz des Endnutzers inklusive aller Nebenkosten 66 F6 Aufgewendete Stunden für Phase 3 16 Ft Phase 3: Pilotphase (F1*F2)+(F3*F4)+(F5*F6) Seite 13

15 Bei der Einführung handelt es sich um die letzte Phase der Implementierung. Während dieser Phase investierte der Projektleiter 28 Stunden und der Desktop Engineer 52 Stunden, um die Implementierung abzuschließen. Tabelle 9 zeigt die Berechnung. Tabelle 9 Phase 4: Einführung Ref. Metrik Berechnung Wert G1 Durchschnittlicher Stundensatz des Projektleiters inklusive aller Nebenkosten 74 G2 Aufgewendete Stunden für Phase 4 28 G3 Durchschnittlicher Stundensatz eines Desktop Engineers inklusive aller Nebenkosten 42 G4 Aufgewendete Stunden für Phase 4 52 Gt Phase 4: Einführung (G1*G2)+(G3*G4) In Tabelle 10 sind die dem Musterunternehmen entstehenden Implementierungskosten für Adobe Acrobat X zusammengefasst. Tabelle 10 Gesamtkosten für die Implementierung Ref. Metrik Berechnung Anfang Dt Phase 1: Untersuchung und Vorbereitung Et Phase 2: Verpackung und Tests Ft Phase 3: Pilotphase Gt Phase 4: Einführung Ht Kosten für die Implementierung Dt+Et+Ft+Gt Seite 14

16 Gesamtkosten In Tabelle 11 sind die dem Musterunternehmen entstehenden Gesamtkosten für die Erweiterung auf Adobe Acrobat X zusammengefasst. Tabelle 11 Gesamtkosten nicht risikobereinigt Kosten Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt PV Gebühren für Softwarelizenzen Jährliche Kosten für den Software-Support Kosten für die Implementierung Gesamtkosten Abbildung 3 Gesamtkosten nicht risikobereinigt Implementation Kosten für die costs Implementierung -8% 8 % Jährliche Annual Gebühren software für Softwarewartung maintenance and und support - Support fees 36 % -36% Software Gebühren license für fees Softwarelizenzen -56% 56 % Seite 15

17 Nutzen Der Nutzen, für den uns genügend Daten für eine finanzielle Quantifizierung vorlagen: Kosteneinsparungen beim Hardware-Re-Imaging. Steigerung der Produktivität von IT und Endnutzern durch Optimierung der Abläufe beim Testen und Durchführen von Patches. Steigerung der Produktivität der Endnutzer durch Optimierung der Konvertierung von PDFs in Microsoft Word- und Excel-Dokumente. Dieser Nutzen steht für Einsparungen bei den Betriebskosten, die sich in einem risikobereinigten 3-Jahres-Modell auf einen Gesamtnutzen (Barwert) von belaufen. Einige der befragten Unternehmen haben die Lösungen noch nicht vollständig bereitgestellt und konnten die folgenden Nutzen noch nicht verfolgen: Die Minimierung von Sicherheitsrisiken durch die Verwendung von Sandbox-Technologie. 2 Eine Steigerung der organisatorischen Produktivität durch die Optimierung bestehender Systeme und Prozesse. o o o Unterstützung von Windows 7, Microsoft Office 2010 und den aktuellsten Browsern. Out-of-the-box-Integration von Microsoft SharePoint. Sicherung der Konsistenz von IT-Prozessen durch gelenkte Aktionen zur Automatisierung von Routineund Mehrschrittaufgaben. 3 Um die möglichen Effekte für ihre Unternehmen in vollem Umfang verstehen zu können, müssen die Leser jeden Nutzen berücksichtigen, ob er nun in dieser Studie quantifiziert wurde oder nicht. Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen Laut Adobe ist einer der größten Nutzen von Adobe Acrobat X die IT-Effizienz. Wir haben diese Aussagen anhand von sieben Adobe Acrobat X-Kunden überprüft, die für diese Studie befragt wurden. Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen waren einer der Nutzen, die sich durch die Automatisierung der Bereitstellung von Adobe Acrobat X mit Hilfe von Microsoft SCCM ergeben haben. Die Kunden nutzten diese Funktion, um die Aktualisierung ihrer Hardware zu optimieren. Für das Musterunternehmen gehen wir von einem dreijährigen Aktualisierungsprogramm für die Hardware aus, wobei 40 % der Mitarbeiter im ersten Jahr neue Hardware erhalten, 30 % im zweiten Jahr und 30 % im dritten Jahr. Auf Grundlage der Gespräche schätzen wir, dass das Musterunternehmen nach der Bereitstellung von Adobe Acrobat X beim Hardware-Re-Imaging etwa drei Stunden pro Computer einspart. In Tabelle 12 wird dieser Nutzen für einen Stundensatz von 42 inklusive aller Nebenkosen berechnet. Dieser Anteil macht etwa 14 % des gesamten Nutzens aus. Seite 16

18 Tabelle 12 Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen Ref. Metrik Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 I1 I2 I3 Anzahl der Computer für das Re-Imaging Anzahl der für das Re-Imaging gesparten Stunden Durchschnittlicher Stundensatz eines Desktop Engineers inklusive aller Nebenkosten I4 Prozent abgeschlossen 40 % 30 % 30 % It Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen I1*I2*I3*I Gesteigerte Produktivität der Endnutzer Gemäß den Befragten war ein weiterer Grund für die Erweiterung auf Adobe Acrobat X die Möglichkeit, durch eine weniger häufige Bereitstellung von Patches die Produktivität der Endnutzer zu steigern. Alle Befragten gaben an, dass Adobe mindestens viermal pro Jahr mehrere Patches veröffentlichen würde. Das bedeutete für diese Unternehmen, dass sie auf Grund mangelnder Standardisierung verschiedene Patchsets für Adobe Acrobat 8 und 9 testen mussten. Manchmal ignorieren die Endnutzer die von der IT veröffentlichten Patches, da eine Aktualisierung mehrere Neustarts des Computers erforderlich machen würde. Aus diesem Grund waren viele Systeme nicht auf dem aktuellsten Stand und dadurch unter Umständen anfällig für Sicherheitsprobleme. Im Rahmen der Entscheidung über ein Upgrade entschieden sich auch diese Unternehmen für eine Standardisierung auf Adobe Acrobat X. Durch die Möglichkeit zur Durchführung kumulativer Patches konnten sie die Arbeitsunterbrechungen für ihre Mitarbeiter verringern. Für das Musterunternehmen haben wir die Anzahl der pro Jahr zu testenden und bereitzustellenden Patches für die Versionen 8 und 9 kalkuliert (der Support für Kunden mit Version 7 wurde eingestellt). Für die Mitarbeiter des Unternehmens haben wir in Tabelle 13 die Gesamtanzahl der Neustarts vor der Erweiterung auf Adobe Acrobat X berechnet. Auf diese Kategorie entfallen 24 % des gesamten Nutzens. Seite 17

19 Tabelle 13 Gesamtanzahl der Neustarts vor Adobe Acrobat X Ref. Metrik Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 J1 Anzahl der Patches für Adobe Acrobat J2 Anzahl der Benutzer von Version J3 Anzahl der Patches für Adobe Acrobat J4 Anzahl der Benutzer von Version Jt Gesamtanzahl der Neustarts vor Adobe Acrobat X (J1*J2)+(J3*J4) Die von Forrester befragten Adobe-Kunden haben kalkuliert, dass sie alle Patches weiterhin zweimal pro Jahr bereitstellen werden. Für das Musterunternehmen berechnen wir die Anzahl der Neustarts vor und nach der Bereitstellung in den Zeilen Jt und K2. Wir nehmen an, dass pro System für die Installation, das Herunterfahren und den Neustart 15 Minuten benötigt werden. Um bei einer konservativen Kalkulation zu bleiben, gehen wir davon aus, dass 50 % des Nutzens genutzt werden. Tabelle 14 zeigt die Berechnung für einen Stundensatz von 66 inklusive aller Nebenkosten. Tabelle 14 Gesteigerte Produktivität der Endnutzer Ref. Metrik Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 K1 Anzahl der Neustarts durch Patches vor Adobe Acrobat X (J1*J2)+(J3*J4) K2 Anzahl der Neustarts durch Patches nach dem Wechsel zu Adobe Acrobat X Zwei Updates für jeden der Nutzer K3 Durchschnittliche Anzahl an Stunden 0,25 K4 Durchschnittlicher Stundensatz des Endnutzers inklusive aller Nebenkosten (A4/A3) 66 K5 Nutzung des Nutzens in Prozent 50 % Kt Gesteigerte Produktivität der Endnutzer (K1-K2)*K3*K4*K Seite 18

20 Zeitliche Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen Ein weiterer Nutzen ist die Produktivitätssteigerung der IT bei den Tests und der Veröffentlichung der Patches. Laut Aussage der Befragten veröffentlichte Adobe für frühere Versionen von Adobe Acrobat mindestens jedes Quartal Patches. Zur Pflege mehrerer Versionen musste die IT-Abteilung jede Veröffentlichung testen und geeignete Pakete schnüren. Das Beheben eines Fehlers beim Packen hätte viele Arbeitsstunden kosten können. In diesem Abschnitt ermitteln wir nur die zeitlichen Einsparungen für die IT-Belegschaft. In Tabelle 15 haben wir die Anzahl der jährlich veröffentlichten Patches für die Versionen 8 und 9 angegeben. Ausgehend von durchschnittlich 80 Stunden Testzeit pro Patch kalkulieren wir die Zeit, die insgesamt für das Packen und Testen von Patches für Adobe Acrobat 8 und 9 benötigt wird. Tabelle 15 Insgesamt für das Packen und Testen von Patches für Adobe Acrobat 8 und 9 aufgewendete Zeit Ref. Metrik Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 L1 Anzahl der Patches für Adobe Acrobat L2 Anzahl der Patches für Adobe Acrobat L3 Durchschnittliche Anzahl an Stunden für den Test jedes veröffentlichten Patches 80 Lt Insgesamt für das Packen und Testen von Patches für Adobe Acrobat 8 und 9 aufgewendete Zeit (L1+L2)*L In Tabelle 16 kalkulieren wir die insgesamten Kosteneinsparungen bei der Patch-Bereitstellung durch die IT. Die befragten Unternehmen planen, die veröffentlichten Patches zweimal pro Jahr zu testen. Durch die Möglichkeit zur Durchführung kumulativer Patches sind bei den Tests der aktuellsten Patch-Veröffentlichung alle vorherigen Patches enthalten. Dadurch sparen sie nicht nur Zeit beim Testen, sondern auch beim Erstellen der Patch-Pakete. Die Patch-Pakete verringern das Fehlerrisiko. In der vorherigen Umgebung haben einige Unternehmen die Veröffentlichungen selbständig zu Paketen zusammengefasst, um den Aufwand für die Endnutzer zu verringern. Für das Musterunternehmen kalkulieren wir, dass zwei Arbeiter bei einem Stundensatz von 58 inklusive aller Nebenkosten im ersten Jahr Stunden aufgewendet haben, im zweiten Jahr Stunden und im dritten Jahr Stunden, um die Adobe Acrobat Versionen 8 und 9 zu testen. Nach der Bereitstellung musste das Musterunternehmen dank der Möglichkeit zur Durchführung kumulativer Patches nur noch zweimal pro Jahr 80 Stunden in das Testen und Bereitstellen von Patches investieren. Dieser Anteil macht 53 % des gesamten Nutzens aus. Seite 19

21 Tabelle 16 Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen Ref. Metrik Berechnung Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 M1 Anzahl Mitarbeiter 2 M2 M3 M4 Stundensatz eines Verpackers inklusive aller Nebenkosten Insgesamt für das Packen und Testen von Patches für Adobe Acrobat 8 und 9 aufgewendete Zeit Verwendung kumulativer Patches für ein neues Patchset, das jährlich getestet werden musste (A8/A3) 58 (L1+L2)*L M5 Durchschnittliche Testdauer für jeden Patch 80 Mt Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen M1*M2* (M3-M4*M5) Konvertierung von PDFs in Excel- und Word-Dokumente Laut Aussage mehrerer der befragten Kunden waren einer der Hauptgründe für die Erweiterung auf Adobe Acrobat X die Verbesserungen bei der Konvertierung von PDF-Dateien in Excel- und Word-Dokumente. Bei den früheren Versionen von Adobe Acrobat mussten diese Unternehmen andere Anwendungen verwenden, um PDF-Dateien ohne aufwendige Neuformatierung der Dokumente korrekt in Excel- und Word-Dokumente konvertieren zu können. Nach der Evaluierung von Adobe Acrobat X waren sich diese Unternehmen einig, dass Adobe große Fortschritte dabei gemacht hatte, das ursprünglich beabsichtigte Format der Excel- und Word-Dokumente beizubehalten. Unsere Befragten waren der Meinung, dass die optimierte Konvertierungsfunktion nicht nur den Konvertierungsaufwand um 50 % verringert habe, sondern auch den Kauf mehrerer Anwendungen überflüssig mache. Früher mussten die Endnutzer beim Erhalt einer Datei ein anderes Programm öffnen, die Datei konvertieren und dann speichern, um sie verwenden zu können. Wir haben einen Bezugsrahmen erstellt, um den Produktivitätszuwachs für das Musterunternehmen zu kalkulieren. Wir gehen von 250 Endnutzern bei einem Stundensatz von 66 inklusive aller Nebenkosten aus. Weiterhin nehmen wir an, dass diese Nutzer pro Monat 15 Minuten sparen. Um bei einer konservativen Kalkulation zu bleiben, gehen wir davon aus, dass nur 50 % des Nutzens genutzt werden. Tabelle 17 zeigt die Berechnung. Diese Kategorie macht 9 % des gesamten Nutzens aus. Seite 20

22 Tabelle 17 Konvertierung von PDFs in Excel- und Word-Dokumente Ref. Metrik Berechnung Je Periode N1 Anzahl Mitarbeiter 250 N2 N3 Durchschnittlicher Stundensatz inklusive aller Nebenkosten Durchschnittliche Anzahl der pro Monat gesparten Stunden 66 0,25 N4 Anzahl der Monate pro Jahr 12 N5 Nutzung des Nutzens in Prozent 50 % Nt Konvertierung von PDFs in Excelund Word-Dokumente N1*N2*N3*N4*N Gesamtnutzen In Tabelle 18 ist der Gesamtnutzen durch die Bereitstellung von Adobe Acrobat X zusammengefasst. Tabelle 18 Gesamtnutzen nicht risikobereinigt Nutzen Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt PV Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen Gesteigerte Produktivität der Endnutzer Einsparungen beim Patch- Management in IT-Umgebungen Konvertierung von PDFs in Excelund Word-Dokumente Gesamtnutzen Seite 21

23 Abbildung 4 Gesamtnutzen nicht risikobereinigt Konvertierung von PDFs in Excel- und Word-Dokumente 9 % Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen 14 % Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen 53 % Gesteigerte Produktivität der Endnutzer 24 % Flexibilität Es gibt weitere Komponenten von Adobe Acrobat X, die von den Kunden derzeit noch nicht verwendet werden. Um die möglichen Nutzen für ein Unternehmen durch die Bereitstellung weiterer Komponenten der Suite kalkulieren zu können, sollte der Leser die Angaben in Tabelle 19 lesen. Flexibilität im Sinne der TEI-Methodik bedeutet eine Investition in zusätzliche Kapazitäten oder Fähigkeiten, die bei zukünftigen Zusatzinvestitionen in einen Geschäftsnutzen umgemünzt werden könnten. Dies gibt einem Unternehmen das Recht bzw. die Möglichkeit künftiger Initiativen. Das Unternehmen ist jedoch zu nichts verpflichtet. Es gibt zahlreiche Szenarien, bei denen sich ein Kunde für die Implementierung von Adobe Acrobat X entscheidet und erst später weitere Anwendungs- und Geschäftsmöglichkeiten erkennt. Flexibilität würde auch bei der Bewertung im Rahmen eines konkreten Projekts quantifiziert werden (ausführlichere Beschreibung in Anhang B). Seite 22

24 Tabelle 19 Bezugsrahmen für Nutzen durch mehr Flexibilität Metrik Ressourcenwert (Nutzen) Optionale Kosten Ablauf Flexibilität Berechnung Vermiedene IT- oder Geschäftskosten, generierter Umsatz, gespartes Kapital Kosten für Planung, Abonnements und jährliche Wartungen sind Beispiele für zusätzliche Kosten, über die Unternehmen nachdenken können. Zeit bis zum Ablaufen in Jahren Black-Scholes-Optionspreisbewertungsmodell Risiko Forrester definiert im Zusammenhang mit dieser Analyse zwei Risikotypen: das Implementierungsrisiko und das Auswirkungsrisiko. Das Implementierungsrisiko steht für das Risiko, dass eine vorgeschlagene Investition in Adobe Acrobat X von den ursprünglichen oder erwarteten Anforderungen abweichen und zu höheren Kosten als erwartet führen könnte. Das Auswirkungsrisiko bezieht sich auf das Risiko, dass die geschäftlichen oder technologischen Bedürfnisse des Unternehmens durch die Investition in Adobe Acrobat X nicht erfüllt werden könnten, was zu einem geringeren Gesamtnutzen für das Unternehmen führt. Je größer die Unsicherheit it, desto breiter ist die Streuung bei den Ergebnissen von Kosten-Nutzen-Kalkulationen. Die quantitative Erfassung des Investitions- und des Auswirkungsrisikos durch eine direkte Anpassung der Finanzkalkulationen führt zu aussagekräftigeren und exakteren Kalkulationen und exakteren Prognosen für die Kapitalrendite. Im Allgemeinen beeinflussen Risiken die Kosten und den Nutzen. Sie führen zu einer Anhebung der ursprünglichen Kostenkalkulationen und zu einer Senkung der ursprünglichen Nutzenkalkulationen. Die risikobereinigten Zahlen sind als realistische Erwartungen zu verstehen, denn sie stellen die erwarteten Werte unter Berücksichtigung des Risikos dar. Für diese Analyse wurde das folgende Implementierungsrisiko erkannt, das sich auf die Kosten auswirkt: Die Dauer der Implementierung könnte für einige Unternehmen variieren. Manche der Befragten merkten an, dass die ursprüngliche Version des Produkts Fehler enthielt, die von Adobe später behoben wurden. Dies führte zu einer Verzögerung bei der Ersteinführung. Für diese Analyse wurde das folgende Auswirkungsrisiko erkannt, das sich auf den Nutzen auswirkt: Die Time-to-Benefit könnte abhängig von der Akzeptanz und der Einführungsplanung variieren. Einige der befragten Unternehmen gaben an, dass Nutzer, die mit Adobe Acrobat 6 bis 9 vertraut waren, etwas Zeit benötigten, um sich mit der neuen Benutzeroberfläche von Adobe Acrobat X vertraut zu machen. Aus diesem Grund mussten die Unternehmen während der Pilotphase einige Rückschläge hinnehmen und einige Unternehmen mussten sogar Schulungen anberaumen. Wir haben für die Implementierungskosten ein hohes Risiko angesetzt, da diese Kosten variieren können. Seite 23

25 Tabelle 20 zeigt die in den Kosten-Nutzen-Kalkulationen zur Anpassung des Risikos und der Unsicherheit verwendeten Werte. Das TEI-Modell wendet zur Berechnung risikobereinigter Werte die Methode der Dreiecksverteilung an. Zum Erstellen der Verteilung müssen zunächst die niedrigen, die wahrscheinlichsten und die hohen Werte, die in der gegenwärtigen Umgebung auftreten könnten, angesetzt werden. Der risikobereinigte Wert ist der Mittelwert der Verteilung dieser Punkte. Dem Leser wird dringend empfohlen, je nach seinem Vertrauen in die Kosten-Nutzen-Kalkulationen eigene Risikofaktoren anzuwenden. Tabelle 20 Risikobereinigungen für Kosten und Nutzen Kosten Gering Sehr wahrscheinlich Hoch Mittel Gebühren für Softwarelizenzen 98 % 100 % 105 % 101 % Jährliche Kosten für den Software-Support 98 % 100 % 105 % 101 % Kosten für die Implementierung 100 % 100 % 125 % 108 % Nutzen Gering Sehr wahrscheinlich Hoch Mittel Kosteneinsparungen beim Re-Imaging von Systemen 90 % 100 % 105 % 98 % Gesteigerte Produktivität der Endnutzer 90 % 100 % 105 % 98 % Einsparungen beim Patch-Management in IT-Umgebungen Konvertierung von PDFs in Excel- und Word- Dokumente 90 % 100 % 105 % 98 % 90 % 100 % 105 % 98 % Seite 24

26 Finanzübersicht Die in den Abschnitten für Kosten und Nutzen berechneten Finanzergebnisse können zur Ermittlung der Kapitalrendite, des Nettobarwerts und der Amortisationsdauer für die Investition des Unternehmens in Adobe Acrobat X verwendet werden. Diese Daten finden Sie in Tabelle 21. Tabelle 21 Cashflow nicht risikobereinigt Kategorien Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt PV Kosten Nutzen Nettonutzen Kapitalrendite 153 % Amortisationsdauer 9,6 Monate Tabelle 22 zeigt die risikobereinigten Werte für die Kapitalrendite, den Nettobarwert und die Amortisationsdauer. Diese Werte werden durch Anwenden der risikobereinigten Werte aus dem Bereich Risiko in Tabelle 20 auf die Zahlen für Kosten und Nutzen in den Tabellen 11 und 18 ermittelt. Tabelle 22 Cashflow risikobereinigt Kategorien Anfang Jahr 1 Jahr 2 Jahr 3 Gesamt PV Kosten Nutzen Nettonutzen Kapitalrendite 145 % Amortisationsdauer 10 Monate Seite 25

27 Adobe Acrobat X: Überblick Laut Aussage von Adobe ermöglicht die Software Adobe X den Mitarbeitern eines Unternehmens eine effizientere Kommunikation und Zusammenarbeit. Des Weiteren behält die IT durch die Software volle Kontrolle über die Einhaltung von Sicherheitsvorgaben und Vorschriften. Außerdem kann Acrobat X sehr viel einfacher bereitgestellt und verwaltet werden. Der Grund hierfür sind die erweiterte Anwendungssicherheit, die verbesserten Aktualisierungsprozesse und der bessere Support der Bereitstellung von Automatisierungswerkzeugen. Adobe Acrobat X bietet sechs grundlegende Nutzen für die IT und die Endnutzer. Adobe Acrobat X bietet Folgendes: 1. Eine Optimierung bestehender Systeme und Prozesse zur Steigerung der organisatorischen Produktivität. Die Out-of-the-Box-Integration von Microsoft Office und SharePoint bietet zeitsparende Werkzeuge und ist benutzerfreundlich. Beispielsweise können die Nutzer problemlos PDF-Dateien ohne Beeinträchtigung von Layout, Formatierung und Tabellen in Word, Excel und PowerPoint exportieren und PDF-Dateien direkt in SharePoint-Umgebungen einbinden. 2. Zusätzlicher Schutz für Systeme und Daten. Adobe Acrobat X ist die einzige PDF-Software, die zum Schutz von Systemen und Daten mit der Sandbox-Technologie arbeitet. Acrobat verwendet mehrere Sicherheitsebenen inklusive granularer JavaScript-Ausführungskontrolle und engerer Integration der Betriebssystemarchitekturen von Microsoft Windows und Apple Mac OS X. Die Funktionen zum Schutz von Dokumenten in Acrobat schützen Unternehmensdaten, wenn PDF-Dateien außerhalb der Firewall genutzt werden. 3. Einfache Bereitstellung und Verwaltung von Acrobat im gesamten Unternehmen. Die Unterstützung von Microsoft SCCM/SCUP und Apple Remote Desktop optimiert die Bereitstellung von Acrobat im Unternehmen. Die Durchführung von Aktualisierungen wird durch ankündbare, vierteljährliche kumulative Patches vereinfacht. Kostenlose Adobe-Tools wie der Customization Wizard und der Administrator s Information Manager (AIM) beschleunigen die Konfiguration von Installationsprogramm und Anwendung. 4. Schnelle und problemlose Datenerfassung durch die Erstellung ausfüllbarer PDF-Formulare. Konvertieren Sie auf Papier oder in elektronischer Form vorliegende Formulare problemlos in ausfüllbare PDF-Formulare, verfolgen Sie den Status der verteilten Formulare und sammeln Sie Daten zentral ein. 5. Optimierung von PDF-Aufgaben. Bereiten Sie PDF-Dokumente schneller vor, indem Sie mit dem neuen Action Wizard der Acrobat X-Software gelenkte Aktionen erstellen. Eine Aktion leitete den Nutzer durch vordefinierte Schritte, die auf einzelne oder Batches von PDF-Dateien angewendet werden können. Aktionen können für die verschiedensten Aufgaben verwendet werden, von der Formatierung von Firmendokumenten bis hin zur Sicherung von Dateien zur öffentlichen Verteilung. Der unternehmensweite Einsatz von Aktionen kann die Produktivität steigern und für Konsistenz sorgen. 6. Beschleunigen der Prüfung und Genehmigung von Dokumenten. Beschleunigen Sie die Prüfung und Genehmigung von Dokumenten für Teams an verschiedenen Standorten. Acrobat X vereinfacht die Prüfung freigegebener Dokumente, indem die Software die Verfolgung von Antworten ermöglicht und es Teilnehmern gestattet, Kommentare in einer PDF in Echtzeit sehen und ergänzen zu können. Ermöglichen Sie das einfache elektronische Signieren und Genehmigen von PDF-Dokumenten mit Acrobat-Stempeln, Tintensignaturen oder digitalen Signaturen. Seite 26

28 Anhang A: Beschreibung des Musterunternehmens Für diese TEI-Studie hat Forrester ein Musterunternehmen entworfen, um die quantifizierbaren Kosten und den Nutzen einer Erweiterung auf Adobe Acrobat X aufzuzeigen. Das Musterunternehmen soll ein Unternehmen mit Mitarbeitern darstellen, die Adobe Acrobat X zur Zusammenarbeit sowie als Instrument zur Dokumentarchivierung nutzen. Diese Informationen wurden aus Befragungen von sieben Bestandskunden von Adobe ermittelt. Forrester erstellte einen TEI-Bezugsrahmen, entwarf ein Musterunternehmen und erstellte eine entsprechende Rentabilitätsanalyse, die die Bereiche mit finanziellen Effekten aufzeigt. Aus diesen Ergebnissen entwarf Forrester ein Musterunternehmen. Es repräsentiert ein Unternehmen mit Adobe Acrobat-Nutzern, wobei die 400 erweiterten Lizenzen und die 600 erworbenen Lizenzen zu 90 % auf Adobe Acrobat X Standard und zu 10 % auf Adobe Acrobat X Pro verteilt sind. Im Musterunternehmen wurde eine Kombination aus Adobe Acrobat 8 und 9 verwendet. Mit der Erweiterung einer früheren Version auf Adobe Acrobat X verfolgt das Musterunternehmen folgende Ziele: Verringerung der Belastung der IT-Abteilung bei der Bereitstellung und Pflege der PDF-Plattform. Unterstützung für die Zusammenarbeit der Mitarbeiter und Hilfe für die Archivierung von Dokumenten. Bei der vorliegenden Analyse geht Forrester von Folgendem aus: Das Unternehmen führt eine Standardisierung auf Adobe Acrobat X, um für mehr IT-Effizienz zu sorgen. Das Unternehmen achtet darauf, ob Adobe Acrobat X Pro oder Adobe Acrobat X Standard bereitgestellt werden soll. Anhang B: Total Economic Impact Überblick Total Economic Impact ist eine von Forrester Research entwickelte Methodik, die die Entscheidungsprozesse eines Unternehmens in technologischen Fragen verbessert und Anbieter bei der Kommunikation des Wertbeitrags ihrer Produkte gegenüber Kunden unterstützt. Die TEI-Methodik hilft Unternehmen, den materiellen Wert von IT-Initiativen gegenüber der Geschäftsführung und anderen wichtigen Akteuren zu demonstrieren, zu begründen und zu veranschaulichen. Die TEI-Methodik umfasst vier Komponenten, anhand deren der Wert der Investition beurteilt wird: Nutzen, Kosten, Risiken und Flexibilität. Nutzen Der Nutzen ist der Wert, den das angebotene Produkt oder Projekt der Anwenderorganisation IT-Abteilung und/oder Geschäftseinheiten bringt. Häufig konzentrieren sich die Begründungen für ein Produkt oder Projekt allein auf die Kosten und Kostensenkung im IT-Bereich und lassen wenig Raum für die Analyse der Auswirkungen der Technologie auf das Gesamtunternehmen. Die TEI-Methodik und das daraus resultierende finanzielle Modell legen gleiches Gewicht auf die Ermittlung des Nutzens und die Messung der Kosten. Dies ermöglicht eine umfassende Überprüfung der Auswirkungen der Technologie auf das Gesamtunternehmen. Die Berechnung des voraussichtlichen Nutzens setzt einen offenen Dialog mit dem Anwenderunternehmen voraus, um den konkreten Wert erkennen zu können, den die Investition bringt. Außerdem verlangt Forrester, dass nach Abschluss des Projekts eine klare Verbindung zwischen Messung und Begründung des voraussichtlichen Nutzens hergestellt wird. Dadurch wird sichergestellt, dass sich der kalkulierte Nutzen eindeutig auf die Ergebniswerte zurückführen lässt. Seite 27