RECRUITING an der Universität Wien

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1 RECRUITING an der Universität Wien Bericht zur Implementierungsphase Oktober 2009 bis Oktober 2010 Erstellt von Gerda Mraczansky, Tina Koschuh-Untersmayr Personalentwicklung der Universität Wien 15. November 2010

2 Inhaltsverzeichnis Einleitung... 3 Serviceangebot des Recruitingteams... 4 Begleitete Auswahlverfahren... 5 Kontaktaufnahme durch ausschreibende Einrichtungen... 5 Erfolgreiche Aufnahmeverfahren... 5 Liste der Aufnahmeverfahren... 5 Dienstleistungseinrichtungen... 6 Fakultäten und Zentren... 7 Pilotphase: April 2009 September Implementierungsphase: September 2009 Oktober Beratungs- und Begleitungsleistung Rückmeldungen der Führungskräfte Personalentwicklung Seite 2 von 26

3 Einleitung Der Erfolg eines Unternehmens wird durch Menschen bestimmt. Leistungsfähige und motivierte MitarbeiterInnen sind das Kapital jeder Organisation. Die Rekrutierung neuer MitarbeiterInnen ist ein wesentlicher Bestandteil einer strategieorientierten Personalentwicklung. Das BewerberInnenmanagement im Recruitingprozess stellt eine der wichtigsten Aufgaben der Personal- und/oder Fachabteilung dar und ist mit hohem Arbeitsvolumen, zeitlichem Aufwand (und nicht kontrollierbaren Kosten) verbunden. Es ist die Visitenkarte jeder Organisation (im privaten wie im öffentlichen Bereich) im Kampf um gute Fach-, Führungs- und Nachwuchskräfte. Professionelles Recruiting ist daher ein zentraler Erfolgs- und Imagefaktor in Organisationen. Diese aus dem Bericht 2009 stammende Einleitung steht auch diesem Bericht voran, da die bisherigen Erfahrungen mit professionellem Recruiting an der Universität Wien diese Einstellung und Zielformulierung durchwegs bestätigen. Zusammenfassend möchten wir festhalten, dass der Recruitingservice nicht nur eine große Zeitersparnis für leitende wissenschaftliche Angestellte ist, sondern vor allem auch zur Professionalisierung der Entscheidungsfindung bei Stellenbesetzungen beiträgt. Nachdem unser Personal unsere wertvollste Ressource ist, setzt der Recruitingservice an einem, für die Zukunft der Universität entscheidenden Punkt an, und er trägt - auch nach außen - zu einem professionellen Auftreten der Universität Wien bei. Univ.-Prof. Mag. Dr. Michael Wagner und Univ.-Prof. Dr. Matthias Horn (Mail vom 10. November 2010, s. Anhang) Im Zuge der Zielvereinbarungen 2009 zwischen Rektorat und der DLE Personalwesen und Frauenförderung wurde das im Oktober 2008 von der Personalentwicklung erstellte Konzept zur Einführung des Recruiting an der Universität Wien genehmigt. Bis zur Zielvereinbarung 2010 wurde eine ausführliche Website mit verschiedenen Formularen, Richtlinien und Leitfäden für die Aufnahmeverfahren von der Personalentwicklung entwickelt und online gestellt. Das Rektorat begrüßte die informative und hilfreiche Website und die bereit gestellten Dokumente. Von Seiten des Rektorats wurde noch einmal betont, dass es wichtig sei, Personalentscheidungen im Administrativbereich zu unterstützen und dass Recruiting ein wesentliches Element dafür darstellt. Der vorliegende Bericht widmet sich den Erfahrungen im Recruiting während der Implementierungsphase von September 2009 bis Oktober 2010 und wird durch Rückmeldung von verschiedenen Führungskräften aus den Dienstleistungseinrichtungen wie aus den Fakultäten/Zentren ergänzt. Personalentwicklung Seite 3 von 26

4 Serviceangebot des Recruitingteams Das Recruitingteam der Personalentwicklung bietet allen Dienstleistungseinrichtungen und Fakultäten/Zentren eine Vielzahl von Beratungs- und Begleitungsleistungen zum Recruiting an: 1. Beratung bei der Erstellung von Stellenbeschreibungen (Aufgaben- und Tätigkeitsprofil) 2. Beratung bei der Erstellung von Anforderungsprofilen (Kompetenzprofil) 3. Beratung bei der Erstellung von Ausschreibungstexten 4. Beratung bei der Veröffentlichung von Inseraten in Print- und Online-Medien (in Kooperation mit der DLE Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement) 5. Screening aller eingelangten Bewerbungen, schriftliche Beurteilung gemäß der Stellenbeschreibung und des Kompetenzprofils 6. Empfehlungen für eine erste Vorauswahl, Präsentation und Diskussion der schriftlichen Vorauswahl 7. Planung der Vorstellungsgespräche (Festlegen der TeilnehmerInnen, Rollenverteilung im Vorstellungsgespräch, Dauer, Termine, zusätzliche Aufgabenstellungen) 8. Durchführung bzw. Begleitung der ersten Vorstellungsrunde 9. Begleitung der Nachbesprechung der BewerberInnen und Auswahl für die zweite Vorstellungsrunde 10. Durchführung bzw. Begleitung der zweiten Vorstellungsrunde 11. Begleitung der Nachbesprechung der BewerberInnen 12. Begleitung der Entscheidung 13. Kurzbericht zur Entscheidung Personalentwicklung Seite 4 von 26

5 Begleitete Auswahlverfahren Aufgrund einer 5-monatigen Vakanz einer Vollzeitstelle (Krankenstand mit anschließender Karenzierung) in der Personalentwicklung konnte das Recruiting-Team nicht in dem geplanten Ausmaß für das Recruiting werben. Die vom Frühjahr 2010 bis zum Oktober 2010 beschränkten Personalressourcen (Ressourcen waren auch noch zusätzlich durch den Kollektivvertrag gebunden) ermöglichten keine universitätsinterne aktive Akquisition bzw. Ansprache von Führungskräften. Kontaktaufnahme durch ausschreibende Einrichtungen Das Recruiting-Angebot wurde mehrfach in den Besprechungen der DekanatsdirektorInnen und ZentrumsbüroleiterInnen zum Thema gemacht. Darüber hinaus stand es auf der Tagesordnung der regelmäßigen Treffen der DLE-LeiterInnen. Die Beweggründe oder Anlässe von Führungskräften, Recruiting in Anspruch zu nehmen, sind unterschiedlich: Teil eines definierten Prozedere (Fakultät für Psychologie) Verpflichtung durch die Leiterin der DLE Personalwesen und Frauenförderung im Rahmen von Personalgesprächen mit ausschreibenden Einrichtungen Sehr hohe BewerberInnenanzahl Kontaktaufnahme im Zuge der Erstellung der Ausschreibung Empfehlungen von KollegInnen Das Angebot zur Unterstützung bei der Personalauswahl, welches bei der Erstellung und des Versands der BewerberInnenliste an die ausschreibende Stelle gerichtet wird, zeigt wenig Resonanz. Erfolgreiche Aufnahmeverfahren Insgesamt wurden bislang 46 Auswahlverfahren vom Recruitingteam aktiv begleitet, - 12 Stellen während der Pilotphase, 34 Verfahren während der Implementierungsphase. Zum Zeitpunkt der Berichtserstellung laufen noch 4 Auswahlverfahren. Bei zwei Ausschreibungen konnten keine geeigneten Personen gefunden werden: Im ZID scheiterte die Auswahl an der geringen Anzahl an Bewerbungen (nur 2 Personen), in der DLE Studien- und Lehrwesen an unterschiedlichen und letztlich universitätsintern ungeklärten Gehaltsvorstellungen. Beide Stellen wurden neu ausgeschrieben, eine Stelle in der Zwischenzeit besetzt (ZID), für die zweite Stelle läuft gerade das Auswahlverfahren (SLW). Eine neu bestellte Mitarbeiterin (interne Besetzung) hat gekündigt (Leiterin SSC Psychologie), bei einer Mitarbeiterin wurde während der Probezeit das Arbeitszeit aufgelöst (Dekanat für Sozialwissenschaften). Liste der Aufnahmeverfahren Die nachfolgenden Tabellen listen die Anzahl der von der Personalentwicklung begleiteten Gespräche im Vergleich mit der Anzahl an Ausschreibungen für das allgemeine Universitätspersonal während der Implementierungsphase auf (Dienstleistungseinrichtungen - Tabelle 1, Fakultäten/Zentren - Tabelle 2). Eine ausführliche Übersicht mit Angaben über die Art der Stelle und die BewerberInnenanzahl aller begleiteten Auswahlverfahren zeigen die Tabellen 3 (Pilotphase) und 4 (Implementierungsphase). Nicht berücksichtigt wurden die Ausschreibungen, bei denen entweder externe Personalberatungen zur Begleitung herangezogen wurden (Leitung RRM, ZID) oder bei denen Frau Mag. Rottensteiner, DLE-Leiterin Personalwesen und Frauenförderung die Auswahl begleitet hat (FakultätsmanagerIn an den Fakultäten für Wirtschaftswissenschaften sowie Sozialwissenschaften, stv. DLE-LeiterIn Bibliotheks- und Archivwesen). Personalentwicklung Seite 5 von 26

6 Dienstleistungseinrichtungen Anzahl der Ausschreibungen im Zeitraum vom September 2009 bis Oktober 2010 Einrichtung Anzahl Begleitung Anzahl Ausschreibungen Bibliotheks- und Archivwesen 32 Finanzwesen und Controlling 5 Forschungsservice und Internationale Beziehungen 6 Forschungsservice und Internationale Beziehungen DoktorandInnenzentrum 3 Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement 1 1 Personalwesen und Frauenförderung 2 3 Raum- und Ressourcenmanagement 1 Studien- und Lehrwesen 4 4 Studien- und Lehrwesen Genderforschung 1 1 Studien- und Lehrwesen Postgraduate Center 4 Studien- und Lehrwesen Center for Teaching and Learning 1 Zentraler Informatikdienst 5 13 Qualitätssicherung 1 Büro Senat 1 Tabelle 1 In den Dienstleistungseinrichtungen wurden im Zuge der Implementierungsphase insgesamt 13 Auswahlverfahren begleitet. Im Rahmen der DLE Studien- und Lehrwesen (mit Ausnahme der dieser Organisationseinheit zugeordneten A- Projekte CTL und PGC) hat sich die Begleitung durch die Personalentwicklung etabliert. Gleiches gilt für den Bereich Öffentlichkeitsarbeit in der DLE Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement. Von einer Begleitung der DLE Bibliotheks- und Archivwesen hat die Personalentwicklung nach der Pilotphase Abstand genommen. Die DLE-Leitung arbeitet seit mehreren Jahren mit einem streng strukturierten Auswahlprozess. Im Zuge der Personalentwicklungsgespräche mit den neuen DLE-Leitern des Raum- und Ressourcenmanagement sowie im Zentralen Informatikdienst (zweite Novemberhälfte 2010) wird das Serviceangebot noch einmal präsentiert und den Führungskräften nahe gebracht. Auffallend ist, dass einerseits weder die DLE Finanzwesen und Controlling bzw. Forschungsservice und Internationale Beziehungen noch die LeiterInnen der A-Projekte Postgraduate Center, Center for Teaching and Learning und DoktorandInnenzentrum auf die Dienstleistung der Personalentwicklung trotz einer relativ hohen Anzahl an Ausschreibungen zurück greifen. Personalentwicklung Seite 6 von 26

7 Fakultäten und Zentren Anzahl der Ausschreibungen AUP im Zeitraum vom September 2009 bis Oktober 2010 Einrichtung Anzahl Begleitung Anzahl Ausschreibungen Katholisch-Theologische Fakultät 2 Evangelisch-Theologische Fakultät 2 Rechtswissenschaftliche Fakultät 11 Wirtschaftswissenschaftliche Fakultät 8 Fakultät für Informatik 2 8 Historisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät 10 Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät 3 19 Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft 8 Fakultät für Psychologie 9 12 Fakultät für Sozialwissenschaften 4 10 Fakultät für Chemie 2 11 Fakultät für Mathematik 5 Fakultät für Physik 9 Fakultät für Geowissenschaften, Geographie und Astronomie 4 Fakultät für Lebenswissenschaften 1 26 Zentrum für Translationswissenschaften 2 Zentrum für Sportwissenschaften und Universitätssport 5 Tabelle 2 Sehr hohen Anklang findet das begleitete Recruiting in den Fakultäten für Psychologie bzw. für Sozialwissenschaften. Von insgesamt 21 begleiteten Auswahlverfahren fallen 13 auf diese beiden Organisationseinrichtungen. Als Best Practice kann unbestritten die Fakultät für Psychologie herangezogen werden. In den fakultätsinternen Richtlinien zur Auswahl von MitarbeiterInnen ist die Begleitung der Personalentwicklung bei Stellen für das allgemeine Universitätspersonal ein fixer Bestandteil. Das Service wurde auch schon für wissenschaftliche Ausschreibungen in Anspruch genommen. Mit einer hohen Selbstverständlichkeit greift insbesondere die Fakultätsleitung der Sozialwissenschaften auf das Beratungsangebot zurück. Es ist davon auszugehen, dass auch die neue Fakultätsmanagerin die Unterstützungsleistung im gleichen Ausmaß in Anspruch nehmen sowie das Angebot stärker in die Fakultät hineintragen wird. Die sehr erfolgreich durchgeführten Auswahlverfahren in anderen Fakultäten lassen darauf hoffen, dass durch entsprechende Empfehlungen immer mehr Einrichtungen auf das Serviceangebot zurück greifen. Personalentwicklung Seite 7 von 26

8 Pilotphase: April 2009 September 2009 KZ Organisationseinheit Subeinheit Stelle Anzahl der Bewerbungen Auswahlverfahren in der Pilotphase Rolle der PE: Beobachtung 127 Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät Romanistik Staff Lehrer/in Bibliotheks- und Archivwesen Team RAD Angestellte Bibliotheks- und Archivwesen Retrokonversionsprojekt Katalogisierung Bibliotheks- und Archivwesen Lehrling Bibliotheks- und Archivwesen FB Romanistik Angestellte k.a. 382 Bibliotheks- und Archivwesen FB Mathematik Angestellte Finanzwesen und Controlling Controlling Controller/in 27 Auswahlverfahren in der Pilotphase Rolle der PE: Begleitung 275 Studien- und Lehrwesen Student Point Behindertenbeauftragte/r Fakultät für Psychologie Klinische, Biologische und Differentielle Psychologie Organisationsassistent/in Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Öffentlichkeitsarbeit Webmanager/in Raum- und Ressourcenmanagement Gebäude, Sicherheit, Technik Leiter/in Fakultät für Psychologie Psychologische Grundlagenforschung Organisationsassistent/in Studien- und Lehrwesen Student Point Übersetzer/in Fakultät für Sozialwissenschaften Dekanat Angestellte/r Rechtswissenschaftliche Fakultät Institut für Zivilrecht Sekretär/in Fakultät für Psychologie Klinische, Biologische und Differentielle Psychologie Assistent/in in Ausbildung Fakultät für Psychologie Klinische, Biologische und Differentielle Psychologie Assistent/in in Ausbildung Studien- und Lehrwesen Student Point Berater/in Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät SSS für SPL 14 Administrative Mitarbeiter/in 37 Tabelle 3 Personalentwicklung Seite 8 von 26

9 Implementierungsphase: September 2009 Oktober 2010 Tabelle 4 KZ Organisationseinheit Subeinheit Stelle Anzahl der Bewerbungen 532 Zentraler Informatikdienst Universitätsverwaltung Softwareentwickler/in Zentraler Informatikdienst Universitätsverwaltung Systemanalytiker/in Zentraler Informatikdienst Universitätsverwaltung Softwareentwickler/in Fakultät für Sozialwissenschaften Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften Sekretär/in Zentraler Informatikdienst Universitätsverwaltung Softwareentwickler/in Zentraler Informatikdienst Universitätsverwaltung Angestellten Fakultät für Psychologie SSC Psychologie Leiter/in Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät Musikwissenschaft Sekretär/in Fakultät für Informatik SSC Informatik Angestellten Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement Öffentlichkeitsarbeit Pressereferent/in Fakultät für Psychologie Klinische Psychologie Sekretär/in Studien- und Lehrwesen Student Point Berater/in Studien- und Lehrwesen Projektmitarbeiter/in Fakultät für Informatik Distributed and Multimedia Systems Organisationsassistent/in Fakultät für Sozialwissenschaften Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften Referent/in Fakultät für Sozialwissenschaften Fakultät für Sozialwissenschaften Referent/in Studien- und Lehrwesen Genderforschung Büroleiter/in Fakultät für Lebenswissenschaften Mikrobielle Ökologie Organisationsassistent/in Fakultät für Chemie Dekanat der Fakultät für Chemie Organisationsassistent/in Fakultät für Sozialwissenschaften Dekanat der Fakultät für Sozialwissenschaften Administrativen Mitarbeiter/in Personalwesen und Frauenförderung Personaladministration Angestellten Studien- und Lehrwesen Studienzulassung Leiter/in der Studienzulassung Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät Musikwissenschaft Organisationsassistent/in Fakultät für Psychologie SSC Psychologie Projektmitarbeiter/in Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät SSC Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät Angestellten Fakultät für Chemie Organische Chemie Chemielaborant/in Fakultät für Psychologie Dekanat der Fakultät für Psychologie Softwareentwickler/in Fakultät für Psychologie Wirtschaftspsychologie Institutsreferent/in Personalwesen und Frauenförderung Personalentwicklung Referent/in Fakultät für Psychologie SSC Psychologie Referent/in Fakultät für Psychologie SSC Psychologie Referent/in Studien- und Lehrwesen Projektkoordinator/in Fakultät für Psychologie SSC Psychologie Leiter/in Fakultät für Psychologie SSC Psychologie Referent/in 47 Personalentwicklung Seite 9 von 26

10 Beratungs- und Begleitungsleistung 1. Vorgespräch mit ausschreibender Einrichtung Vorgespräche finden meist vor Ort statt, außer die ausschreibende Einrichtung ist der Personalentwicklung bereits bekannt. Ziel ist, Details zu den Besetzungsvorstellungen und relevante Zusatzkriterien zu erfahren, die Beschreibung der Aufgaben zu konkretisieren, zu erfahren, welche Historie und welche Zukunft mit der zu besetzenden Stelle verbunden ist, aber auch persönliche Eindrücke von den zuständigen Führungskräften bzw. künftigen ArbeitskollegInnen zu gewinnen. 2. Sorgfältige Sichtung der Bewerbungsunterlagen: Die Sichtung der Bewerbungen erfolgt insbesondere bei hohen Bewerbungszahlen - meistens im 4-Augen- Prinzip, um höhere Objektivität aber auch um eine Vertretungsregelung im Falle eines kurzfristigen Personalausfalls zu gewährleisten. Die Unterlagen werden in der Regel in 3 Gruppen geteilt (sehr interessante Bewerbungen erste Wahl; mögliche KandidatInnen, falls bei der ersten Auswahlrunde kein/e geeignete/r BewerberInnen vorhanden; wenig bis uninteressante Bewerbungen). 3. Kurzbeurteilung der besten KandidatInnen (bis zu 6 BewerberInnen) und Vorschlag an die ausschreibende Einrichtung, Abgleich mit Vorschlägen der ausschreibenden Einrichtung und Festlegen der ersten Vorstellungsrunde: Der Abgleich der jeweils vom Recruiting-Team bzw. von der ausschreibenden Einrichtung ausgewählten BewerberInnen stellt einen wichtigen Teil des Prozesses dar und dient zumeist zur nochmaligen Schärfung des Anforderungsprofils, da jeweils eine Begründung mit der Auswahl der/des einen KandidatIn oder der Nicht- Auswahl der anderen KandidatIn einhergeht. Die gegenseitigen Anregungen und Überlegungen fokussieren einerseits die wichtigsten Auswahlkriterien, andererseits erweitern sie aber auch den Beobachtungs- und Beurteilungshorizont. 4. Zusammensetzung der universitätsinternen GesprächspartnerInnen für die Bewerbungsgespräche, Festlegen eines Prozederes und Terminkoordination für den Prozess Die Auswahl, wer bei den Vorstellungsgesprächen anwesend sein soll, wird unter Reflexion deren Rolle (z.b. EntscheidungsträgerInnen) bzw. deren inhaltlicher Beiträge (z.b. ArbeitskollegInnen mit ähnlichen Aufgabenstellungen) getroffen. 5. Telefonische und schriftliche Einladung der BewerberInnen Bei Stellen mit höheren Anforderungsprofilen, bei Personen in aufrechten Dienstverhältnissen bzw. bei Personen, bei denen aufgrund ihres Lebenslaufs davon auszugehen ist, dass sie höhere Gehaltsvorstellungen haben, wird ein telefonisches Kurzinterview geführt, um Gehaltsvorstellungen mit den Rahmenbedingungen des Kollektivvertrags abzuklären. 6. Erstellen und Besprechen eines Vorschlags zum Gesprächsablauf (Standard): Begrüßung, Einleitung, Vorstellen der Gesprächsrunde und des Gesprächsablaufs Personalentwicklung Vorstellung des/der BewerberIn Moderation durch Personalentwicklung Vorstellen der Einrichtung und des Arbeitsplatz ein oder zwei VertreterInnen der ausschreibenden Einrichtung Klärung offener Fragen Klärung der Rahmenbedingungen (Arbeitszeiten, Kollektivvertrag, Gehalt, möglicher Dienstantritt) und weitere Vorgangsweise, Verabschiedung Personalentwicklung Bei einigen Auswahlverfahren wurden zusätzliche (praktische) Auswahlkriterien angeregt und umgesetzt (z.b. Erstellen eines Konzeptes, Erstellen eines Infofolders) bzw. musste auf besondere Gegebenheiten Rücksicht genommen werden (z.b. englischsprachige Vorstellungsgespräche, Interview per Skype). Personalentwicklung Seite 10 von 26

11 7. Durchführung der Gespräche (Standard): 15 min Vorbesprechung mit den GesprächspartnerInnen 35 min Gespräch, 10 min gemeinsame Nachbesprechung des/der jeweiligen BewerberIn Nachbesprechung zu allen BewerberInnen und Entscheidung über Aufnahme oder engere KandidatInnenauswahl für eine zweite Runde 8. Begleitung der Entscheidung Die Rolle der Recruiterin besteht in der Moderation und Leitung der Diskussion bis hin zur Entscheidung. Persönliche Eindrücke der Begleiterin werden nur auf ausdrückliche Nachfrage in die Diskussion eingebracht. In dieser entscheidenden Phase des Recruitings ist es wichtig, alle Aspekte der Beteiligten auf den Tisch zu bringen und in einer ersten Runde Beobachtungen zu sammeln. Es muss aber auch zugleich Raum für subjektive Wahrnehmungen gegeben werden. Fast alle Entscheidungsprozesse liefen in großer Offenheit und in einem sehr partizipativen Prozess ab. Die Stimme jedes/jeder Einzelnen hatte Gewicht. In den wenigen Fällen, wo es schwierig war, eine Entscheidung zwischen zwei KandidatInnen zu treffen, lag es an der Personalentwicklung, relevante Impulse zu geben bzw. Argumente so zu gewichten, dass der Prozess zu einem positiven Ende geführt werden konnte. 9. Abschließen des Auswahlverfahrens Den ausschreibenden Einrichtungen wird angeboten, einen Textvorschlag für die Auswahlentscheidung (zur Vorlage an den Arbeitskreis für Gleichbehandlungsfragen) zu erstellen, welcher sowohl den Recruitingprozess als auch die Begründung für die Personalauswahl beinhaltet. Die meisten Führungskräfte greifen auf dieses Angebot zurück. Das Recruitingteam steht auch den künftigen MitarbeiterInnen als Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Aufnahme zur Verfügung. Darüber hinaus werden an alle anderen BewerberInnen so rasch wie möglich unterschiedliche Absageschreiben (abhängig davon, wie weit diese BewerberInnen im Auswahlverfahren vorgerückt sind) verschickt. Personalentwicklung Seite 11 von 26

12 Rückmeldungen der Führungskräfte War der Zwischenbericht zum Recruiting im Oktober 2009 noch von den Eindrücken, welche das Recruitingteam im Zuge der Auswahlverfahren gewonnen hatte, maßgeblich geprägt, wurde dieser Bericht mit den Erfahrungen der ausschreibenden Einrichtungen ergänzt. In der u.a. Auflistung sind die Namen aller Führungskräfte aufgelistet, die im Zuge der Berichtserstellung um ein Feedback gebeten wurden. Die vollständigen schriftlichen Feedbacks sind im Anhang nachzulesen. Einrichtung Name Feedback Fakultät für Chemie Dekan O. Univ.-Prof. DDr. Bernhard Keppler (in cc Elisabeth Frieler, Dekanatsdirektorin) Vizedekan Univ.-Prof. Mag. Dr. Walther Schmid Vorstand Institut für Organische Chemie Univ.-Ass. Privatdoz. Dipl.-Chem. Dr. Lothar Brecker stv. Vorstand Institut für Organische Chemie Fakultät für Informatik Dekan Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Dr. Wolfgang Klas (in cc Heinz Achtsnit, Dekanatsdirektor) Ass.-Prof. Mag. Dr. Martin Polaschek, SPL Institut für Knowledge and Business Engineering Univ.-Prof. Dr. Uwe Zdun Institut für Distributed and Multimedia Systems V.-Prof. Dr. Kurt Tutschku Institut für Distributed and Multimedia Systems Fakultät für Univ.-Prof. Mag. Dr. Michael Wagner Lebenswissenschaften Leiter Department für Mikrobielle Ökologie Univ.-Prof. Dr. Matthias Horn stv. Leiter Department für Mikrobielle Ökologie Fakultät für Dekan Univ.-Prof. Dr. Rudolf Richter Sozialwissenschaften (in cc Monika Hobek-Zimmermann, Leiterin SSC) Univ.-Prof. Dr. Sigrid Schmitz Institut für Kultur- und Sozialanthropologie wissenschaftliche Leiterin Referat für Genderforschung Univ.-Prof. Mag. Dr. Hanna Mayer Vorständin Institut für Pflegewissenschaft Fakultät für Psychologie Dekan Ao. Univ.-Prof. Dr. Germain Weber (in cc Christian Böck, Dekanatsdirektor) Vizedekan Univ.-Prof. Dr. Erich Kirchler stv. Vorstand Institut für Wirtschaftspsychologie, Bildungspsychologie, Evaluation Ass.-Prof. Dr. Brigitte Lueger-Schuster, SPL Institut für Klinische, Biologische & Differentielle Psychologie Prof. Dipl.-Psych. Dr. Arnd Florack Institut für Wirtschaftspsychologie, Bildungspsychologie und Evaluation Philologisch-Kulturwissenschaftliche Fakultät Vorständin Institut für Musikwissenschaft Univ.-Prof. Mag. Dr. Regine Allgayer-Kaufmann Zentraler Informatikdienst Mag. Christian Marzluf Abteilungsleiter PC-Systeme & Fakultätsunterstützung Dipl.-Ing. (FH) Hartmut Eich Referatsleiter UNIVIS Softwareentwicklung Dipl.-Ing. (FH) Mag. Markus Koller Referatsleiter UNIVIS-Qualitätssicherung Studien- und Lehrwesen Dr. Andrea Henzl, DLE-Leiterin k.a. Mag. Brigitte Faißt, stv. DLE-Leiterin Das Mail an die Führungskräfte mit der Bitte um Rückmeldung war sehr allgemein formuliert und beinhaltete nur den Hinweis, dass sämtliche Rückmeldungen einerseits in diesen Bericht einfließen und andererseits für die Weiterentwicklung des Recruitingangebots wichtig sind. Personalentwicklung Seite 12 von 26

13 Bereits im Bericht zum Recruiting 2009 wurde zu den vier wichtigsten Elementen der Personalauswahl Stellung bezogen. Diese Themenblöcke finden sich auch in den eingelangten Rückmeldungen wieder. (In Klammer werden jeweils die Namen der Führungskräfte, die sich zum jeweiligen Thema geäußert haben, angeführt. Die exakten Aussagen sind im Anhang nachzulesen.) Auch die beiden gefundenen MitarbeiterInnen haben unser Auftreten als professionell wahrgenommen. (Eich) Ich habe keinerlei Verbesserungsvorschläge. (Florack) Wir waren von der Professionalität dieser Unterstützung schlichtweg begeistert. (Horn/Wagner) Die Unterstützung war sehr hilfreich und trägt zur Professionalisierung der Stellenbesetzungen bei. (Kirchler) dass die von der Fakultät für Informatik im Jahr 2010 mehrmals in Anspruch genommene Serviceleistung Recruiting bzw. Begleitung beim Auswahlverfahren zur höchsten Zufriedenheit erfolgt ist. (Klas) Für mich ist diese Serviceleistung von höchster Qualität und unverzichtbar. (Lueger-Schuster) Das Service des Job Centers sowie das Recruitingangebot haben den Ausschreibungs- und Besatzungsprozess wesentlich effizienter gestaltet. (Richter) Unterstützung durch die Personalentwicklung während des Auswahlverfahrens erhalten. Dies war für uns in mehrfacher Hinsicht außerordentlich hilfreich. (Schmid/Brecker) Von dem Leistungspaket war ich sehr begeistert und bin mit der Umsetzung bei der Auswahl der Bewerber sehr zufrieden. (Tutschku/Zdun) Insgesamt möchten wir die Recruiting Serviceleistung der Personalentwicklung nicht missen und freuen uns bereits auf die nächsten erfolgreichen Kooperationen. (Weber) Sämtliche Feedbacks waren in jeder Hinsicht positiv. Das Recruiting-Angebot wurde von allen Führungskräften als äußerst hilfreich beschrieben. Die hohe Zufriedenheit der betreuten Einrichtungen zeigt sich nicht nur darin, dass das Begleitungsangebot eine hohe Entlastung der ausschreibenden Stellen darstellt, sondern auch darin, dass die Personalbesetzungen sich als richtig erwiesen haben, das Angebot gerne weiter empfohlen und natürlich auch in Zukunft weiterhin in Anspruch genommen wird (Polaschek, Marzluf, Allgayer-Kaufmann, Tutschku/Zdun, Mayer, Horn/Wagner, Eich, Klas, Schmitz, Weber, Richter, Frieler). Ablauf des Auswahlverfahrens Der deutlich reduzierte Bearbeitungsaufwand in den ausschreibenden Einrichtungen wird nahezu durchgehend positiv hervorhoben. Durch die Übernahme der formalen Abwicklung der gesamten BewerberInnenkommunikation werden weder Führungskräfte noch deren MitarbeiterInnen mit diesen administrativen Agenden, die in der Außenwirkung einen hohen Stellenwert haben, zusätzlich belastet (Schmid/Brecker, Lueger-Schuster, Weber, Horn/Wagner, Mayer, Eich, Schmitz, Richter, Frieler). Die Betreuung durch das Recruitingteam gewährleistet auch einen schnellen, reibungslosen und effizienten Auswahlprozess. Die Terminkoordination durch das Recruitingteam stellt für die ausschreibenden Einrichtungen eine wesentliche Entlastung dar (Florack, Schmid/Brecker, Allgayer-Kaufmann, Tutschku/Zdun, Weber, Horn/Wagner, Faißt, Richter, Frieler). Personalentwicklung Seite 13 von 26

14 Vorarbeiten zu Bewerbungsgesprächen Von einigen Einrichtungen wurde schon bei der Erstellung von Anforderungs- und Kompetenzprofile auf die Expertise der Personalentwicklung zurückgegriffen. Der Formulierung von Ausschreibungstexten für das Job Center gingen meist intensivere Gespräche voran und führten z.b. zur Erstellung von Musterausschreibungstexte bzw. auch zur Veröffentlichung von freien Stellen in anderen Medien. Dies wird auch als wichtiger Beitrag zur professionellen Innen- und Außendarstellung gesehen (Mayer, Horn/Wagner, Weber, Lueger-Schuster, Faißt). Die Vorauswahl von BewerberInnen erfolgt immer in Absprache mit der ausschreibenden Einrichtung, wobei nachvollziehbare Darstellungen der Auswahlkriterien der Personalentwicklung einen hohen Stellenwert haben. Die Sichtung der BewerberInnen durch die zuständigen Führungskräfte wird dadurch nicht ersetzt, sondern durch einen externen Blick ergänzt und objektiviert (Weber, Mayer, Schmid/Brecker, Eich, Faißt, Schmitz, Richter, Frieler). Vorstellungsgespräche Die Begleitung und Moderation bei den Bewerbungsgesprächen wurde als professionell und entlastend beschrieben. Effiziente Gesprächsführung und vorbildliches Zeitmanagement wurden besonders betont. Die Herstellung eines angenehmen Gesprächsklima ermöglicht es den Führungskräften, sich auf die inhaltliche Durchführung zu konzentrieren und BewerberInnen in einem guten Umfeld kennenzulernen (Polaschek, Allgayer- Kaufmann, Lueger-Schuster, Weber, Horn/Wagner, Eich, Faißt, Schmitz, Richter, Frieler). Positiv erwähnt wurde auch, dass die Recruterinnen die Beantwortung von vertragsrelevanten (insbesondere bezogen auf den Kollektivvertrag) übernehmen (Schmid/Brecker, Eich, Schmitz, Frieler). Personalentscheidung Besonders erfreulich ist das insbesondere von wissenschaftlichen Führungskräften wahrgenommene Rollenverständnis des Recruitingteams, dass die Unabhängigkeit der Entscheidung durch die Fakultät bzw. durch das Institut niemals in Frage gestellt wurde (Schmid/Brecker, Allgayer-Kaufmann). Die professionelle Haltung der Recruiterinnen als Beraterinnen und Begleiterinnen kommt hier noch einmal deutlich zum Vorschein. Die Personalentwicklerinnen unterstützen durch Hinweise und fachkundige Beratung die Entscheidungsfindung. Sowohl das Hintergrundwissen als auch der Blick von auf Arbeitsumgebung, Soft Skills und auf die Frage, wie gut BewerberInnen in das bestehende Team passen, werden als unterstützend erlebt. Im Austausch mit den externen Profis konnten persönliche Eindrücke noch einmal reflektiert werden. (Schmid/Brecker, Allgayer-Kaufmann, Lueger- Schuster, Horn/Wagner, Mayer, Weber, Eich, Faißt) Personalentwicklung Seite 14 von 26

15 Anhang Feedbacks im Original Personalentwicklung Seite 15 von 26

16 Original-Nachricht Betreff: AW: Feedback - Recruitingangebot Datum: Thu, 4 Nov :20: Von: Koller Markus An: Mraczansky Gerda Liebe Frau Mraczansky, als Feedback kann ich nur sagen, dass ich mit dem gesamten Ablauf des Auswahlverfahrens und der Unterstützung durch Frau Koschuh-Untersmayr sehr zufrieden war. Leider war der Kollektivvertag ein Hindernis(Gehalt) für die Bewerber und auch für die Auswahl der möglichen Kandidaten. Vielleicht können Sie dies ja auch im Bericht erwähnen. Mit freundlichen Grüßen Markus Koller Markus Koller Zentraler Informatikdienst der Universität Wien Vienna University Computer Center A-1010 Wien, Universitätsstraße 11/2/5-7 T +43 (01) M +43 (0664) F +43 (01) Original-Nachricht Betreff: Re: Feedback - Recruitingangebot Datum: Thu, 4 Nov :22: Von: Florack Arnd An: Mraczansky Gerda Sehr geehrte Frau Mraczansky, die Unterstützung beim Auswahlverfahren war tadellos, schnell und sehr hilfreich. Ich habe hier keinerlei Verbesserungsvorschläge. Einzig bei der Erstellung der Verträge kam es zu Verzögerungen. Aber dies hat ja mit der Auswahl nichts zu tun. Beste Grüße Arnd Florack Personalentwicklung Seite 16 von 26

17 Original-Nachricht Betreff: Re: Feedback - Recruitingangebot Datum: Thu, 04 Nov :09: Von: Studienprogrammleitung 5 - Polaschek An: Gerda Mraczansky Liebe Frau Mag. Mraczansky, wir haben das Service bisher einmal in Anspruch genommen, und zwar bei der Besetzung einer halben Stelle im SSC Informatik. Wir haben damals das gesamte "Paket" in Anspruch genommen und die Erfahrungen sind in jeder Hinsicht positiv. Nach der Vorauswahl von zwei wirklich guten Kandidatinnen von ursprünglich ca 20 Bewerbungen und den Terminvereinbarungen hat Frau Mag. Koschuh-Untersmayr bei den Bewerbungsgesprächen für ein angenehmes Gesprächsklima, einen professionellen Auftritt und einen effizienten Gesprächsverlauf gesorgt. Sie hat uns auch bei der Auswahl beraten und die letztlich gewählte Bewerberin hat sich bald als erfreuliche Verstärkung unseres SSC-Teams bewährt. Ich würde dieses Service bei Bedarf gerne wieder in Anspruch nehmen und kann es uneingeschränkt weiterempfehlen. lg -- martin Polaschek Studienprogrammleitung Informatik und Wirtschaftsinformatik Universität Wien Dr.-Karl-Lueger-Ring 1, 1010 Wien Fax: Web: Original-Nachricht Betreff: AW: Feedback - Recruitingangebot Datum: Thu, 4 Nov :28: Von: Kirchler Erich An: Mraczansky Gerda Sehr geehrte Frau Mraczansky, bei der Ausschreibung und Besetzung der zwei prä-doc Stellen an der Wirtschaftspsychologie 2010 haben wir Unterstützung bei folgenden Besetzungsschritten erhalten: 1. Planung der Vorstellungsgespräche (Festlegen der Teilnehmer/innen, Rollenverteilung im Vorstellungsgespräch, Dauer, Termine, zusätzliche Aufgabenstellungen) 2. Begleitung der Vorstellungsrunde 3. Begleitung der Nachbesprechung der Bewerber/innen 4. Begleitung der Entscheidung Die Unterstützung war sehr hilfreich und trägt zur Professionalisierung der Stellenbesetzungen bei. Personalentwicklung Seite 17 von 26

18 Mit bestem Dank und freundlichen Grüßen Erich Kirchler Prof Dr Erich Kirchler Faculty of Psychology, University of Vienna Universitaetsstrasse 7, A-1010 Vienna, Austria T F THE ECONOMIC PSYCHOLOGY OF TAX BEHAVIOUR Ursprüngliche Nachricht Betreff: Re: Feedback - Recruitingangebot Von: "Christian Marzluf" Datum: Do, , 21:55 An: "Mraczansky Gerda" Liebe Gerda Mraczansky, auch wenn ich nicht für die internen Personalagenden am ZID zuständig bin, so kann ich Ihnen doch mitteilen, dass ich in dem einen, meine Abteilung betreffenden Falle der Inanspruchnahme des Services "Unterstützung im Recruiting bzw. die Begleitung bei Auswahlverfahren", sehr zufrieden - sowohl mit der Art und Weise der Abwicklung als auch mit dem Ergebnis - war und noch immer bin. Zum gesamten "Leistungspaket" kann ich keine tieferliegende Beurteilung abgeben, da mir aufgrund der Beschaffenheit der zu bestellenden Stelle, Ihre Abteilung dankenswerterweise die gesamten Prozesse abgenommen und mir am Ende einfach nur den "geeigneten Kandidaten" vorgeschlagen hat, der sich dann auch als ausgezeichnete Besetzung erwiesen hat. Bei dieser Gelegenheit kann ich mich damit gleich bei Ihnen und Bettina Koschuh-Untersmayr, wenn auch deutlich verspätet, bedanken! Ganz liebe Grüße Christian Marzluf Personalentwicklung Seite 18 von 26

19 Betrifft: begleitende Unterstützung bei Auswahlverfahren für Postenbesetzung durch die Personalentwicklung Am Institut für Organische Chemie haben wir im Jahr 2010 bei der Wiederbesetzung der Stelle eines Chemielaboraten/in Unterstützung durch die Personalentwicklung während des Auswahlverfahrens erhalten. Dies war für uns in mehrfacher Hinsicht außerordentlich hilfreich. Die erste Kontaktaufnahme geschah telefonisch durch die Personalentwicklung, wobei das weitere Vorgehen inhaltlich und terminlich in gegenseitigem Einverständnis abgesprochen wurde. Auch alle weiteren Terminabsprachen zwischen Institut und Personalabteilung konnten unter Vermeidung von Terminkollisionen binnen sehr kurzer Zeit verbindlich getätigt werden. Es wurden die eingegangenen Bewerbungen unabhängig vom Institut sowie von der Personalentwicklung gesichtet und jeweils ein Vorschlag von fünf Kandidaten für die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch gemacht. Diese Vorschläge deckten sich bei drei von fünf vorgeschlagenen Kandidaten. Im Rahmen eines persönlichen Gesprächs wurden sechs Kandidaten für ein Vorstellungsgespräch ausgewählt. Die Auswahlkriterien des Vorschlags der Personalentwicklung wurden uns dabei deutlich und nachvollziehbar dargelegt. Ebenso wurde die Vorgehensweise während der Vorstellungsgespräche abgesprochen und die Vertreter der Universität bei den Gesprächen diskutiert und festgelegt. Im Rahmen dieses Gesprächs haben wir einige hilfreiche Informationen zur effizienten Durchführung der Vorstellungsgespräche erhalten. Im Rahmen der ersten Vorstellungsrunde wurden den Kandidaten die dienst- und arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen vom Vertreter der Personalentwicklung erschöpfend dargelegt. Die Darstellung der fachbezogenen Informationen sowie die Befragung der Kandidaten wurden durch die Vertreter von Institut und Fakultät durchgeführt. Die Gespräche wurden in sehr guter Weise vom Vertreter der Personalentwicklung geleitet, wobei das Zeitmanagement vorbildlich war. Die anschließende Auswahl von zwei Kandidaten für die zweite Vorstellungsrunde wurde im Konsens aller an den Gesprächen beteiligten Vertreter von Personalentwicklung, Institut und Fakultät getroffen. Bei der zweiten Vorstellungsrunde wurde unter Anwesenheit des Dekans, des Institutsvorstands, der Dekanatsdirektorin sowie einer Vertreterin der Personalentwicklung (Fr. Mag. Mraczansky) von den vorausgewählten zwei Personen nach intensiven Einzelgesprächen der für die zu besetzende Position bestgeeignete Kandidat ausgewählt, wobei die Entscheidung im Konsens getroffen wurde. Die Vertreterin der Personalentwicklung war anschließend bei der Formulierung der Begründung der Entscheidung federführend mitwirkend. Sämtlicher Kontakt mit den Kandidaten (Informationen, Terminabsprachen, Absagen, Zusage) wurde zu unserer vollsten Zufriedenheit von der Personalentwicklung durchgeführt. Somit sind die Vertreter des Instituts damit nicht belastet worden. Bei allen Entscheidungen haben wir fachkundige und gut erläuterte Hilfe von der Personalentwicklung erhalten. Die Entscheidungen wurden dann ausnahmslos vom Institut (ggf. mit Rücksprache mit der Fakultät) getroffen. Zusammenfassend ist zu sagen, dass sich die begleitende Unterstützung durch die Personalentwicklung in diesem Bestellungsverfahren durchaus bewährt hat, zumal auch die Unabhängigkeit der Entscheidung durch die Fakultät bzw. Institut niemals in Frage gestellt wurde. Personalentwicklung Seite 19 von 26

20 Die Institutsleitung ist insbesondere Fr. Mag. Mraczansky für die kompetente Unterstützung und fachkundige Beratung dankbar. Univ.Prof. Mag. Dr. Walther Schmid (Institutsvorstand; Institut für Organische Chemie) PD. Dr. Lothar Brecker (stv. Institutsvorstand; Institut für Organische Chemie) Original-Nachricht Betreff: Re: Feedback - Recruitingangebot Datum: Tue, 9 Nov :35: Von: Kurt Tutschku An: Gerda Mraczansky CC: Uwe Zdun Liebe Frau Mraczansky, da ich am stärksten in das Auswahlverfahren eingebunden war möchte ich hier antworten. Ich denke die Probleme mit dem Online-Bewerbungssystem "JobCenter" sind bekannt. Von dem "Leistungspaket" war ich jedoch sehr begeistert und bin der Umsetzung bei der Auswahl der Bewerber aeusserst zufrieden. Die Zusammenarbeit mit Frau Tina Koschuh-Untersmayr hat sich wirklich sehr angenehm, erfolgreich und aeusserst reibungslos erwiesen. Bei Frau Koschuh- Untersmayr möchte ich mich persönlich bedanken. Ich empfehle das "Leistungspaket" gerne an Kollegen weiter und würde es uneingeschränkt wieder in Anspruch nehmen. Mit freundlichen Gruessen Kurt Tutschku Original-Nachricht Betreff: AW: Feedback - Recruitingangebot Datum: Tue, 9 Nov :45: Von: Lueger-Schuster Brigitte An: Mraczansky Gerda Sehr geehrte Frau Mraczansky, Gerne gebe ich Ihnen Feedback zu den von der Personalentwicklung angebotenen Serviceleistungen im Recruiting bzw. bei der Begleitung des Auswahlverfahrens für neue MitarbeiterInnen. Ich beziehe mein Feedback insbesondere auf die Aufnahme neuer MitarbeiterInnen für das SSC für Psychologie. Folgende Positionen wurden durch die Maßnahmen unterstützt: Leitung des SSC Bestellung erfolgt per , Dauer des Vertragsverhältnisses bis Ende August 2010 Nachfolge Mag. Malleck Nachfolge Mag. Stahr Nachfolge Mag. Hübner Personalentwicklung Seite 20 von 26

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