Jedox befl ügelt CRM-System mit professionellem Reporting

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1 Jedox befl ügelt CRM-System mit professionellem Reporting ABC-Analyse für die Siemens Personaldienstleistungen GmbH Mit Jedox sparen wir Stunden wertvoller Arbeitszeit und können unsere Firmenphilosophie Mensch, Zeit, Arbeit so auch im Reporting aufgreifen. Thomas Schmid, Head of Process Management, Siemens Personaldienstleistungen GmbH Kunde Siemens Personaldienstleistungen GmbH Branche Dienstleistungen Fachabteilung Abteilungsübergreifend Lösung Webbasierte Reporting-Lösung zur monatlichen Umsatz- und Ergebnisrechnung Systemumgebung MS Excel, SAP, Sage CRM Mensch Zeit Arbeit Die Siemens Personaldienstleistungen GmbH (SPDL) ist ein zu 100% dem Siemens-Konzern zugeordnetes Unternehmen für Personalüberlassungen. Der in Österreich operierende Personaldienstleister betreut über 1500 Mitarbeiter in den Branchen IT, Technik, Montage, Logistik, Produktion sowie kaufmännische Tätigkeiten. SPDL-Mitarbeiter besetzen dabei Stellen und Positionen unterschiedlichster Ausprägung: von der ungelernten Kraft in der Fertigung über den Facharbeiter bis hin zum Projektleiter. Das 1998 gegründete Tochterunternehmen des weltweit führenden Technologieunternehmens Siemens unterstützt zudem konzernfremde Kunden, wie etwa Continental Automotive und Liebherr Transportation Systems, mit professionellen Zeitarbeitsdienstleistungen. Im SPDL-Backoffi ce administriert ein kompetentes Team die Personalbereitstellung innerhalb des Siemens-Konzerns als auch im freien Markt. Die Siemens Personaldienstleistungen GmbH ist ISO- und AKÜ-zertifi - ziert und als Careers Best Recruiter ausgezeichnet. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 1

2 Neues CRM-System für die Personaleinsatzplanung Herausforderung Implementierung eines neuen CRM-Systems Komplexe Anforderungen des Recruiting-Prozesses CRM-eigene Reporting-Engine nicht ausreichend Mühsame Konsolidierung und Validierung umfangreicher Kundendatensätze in Excel ABC-Analyse mit Vierfelder-Matrix muss manuell in Excel generiert werden Bewerbungen pro Jahr, tausende Mitarbeiter, Kunden europaweit und ein weltmarktführender Mutterkonzern: Die Siemens Personaldienstleistungen GmbH setzt auf HR-Spezialisten mit umfassendem Recruiting Know-how, um aus Zeitarbeit nachhaltige Zeitarbeitslösungen zu machen. Um die Mitarbeiterströme zu steuern, sammelt und analysiert die interne Verwaltung der SPDL große Mengen an Personaldaten und erstellt auf deren Basis tagesaktuelle Personaleinsatzpläne. Neben einer für den österreichischen Raum üblichen HR-Applikation zur Personalverwaltung setzte die SPDL auf eine CRM-Individuallösung für die Personaleinsatzplanung. Unsere bisherige CRM-Lösung stellte sich mit steigenden Anforderungen als zu starr heraus und erforderte umfangreiche Programmierarbeit für kleinste Systemanpassungen ein unhaltbarer Zustand für ein agil operierendes Unternehmen, erklärt Thomas Schmid, Head of Process Management bei der SPDL. Mit Hilfe des CRM- und Jedox-Experten Sellmore entwickelten die Personaldienstleister eine fl exible xrm-plattform auf Sage-Basis. Als Schnittmenge zwischen klassischem Customer Relationship Management und den komplexen Anforderungen des Recruiting-Prozesses unterstützt das xrm ein integriertes Personalmanagement und die Abwicklung zwischen der Personalwirtschaft und der eigentlichen Auftragsvergabe der SPDL. Hauptaufgabe des CRMs ist dabei die Personaldisposition, sprich den kurzfristigen Ausgleich zwischen Soll- und Ist-Personal. CRM bekommt spontane BI-Unterstützung: Jedox veredelt das Excel-Reporting Zwar verfügte das neue Sage-System über eine eigene Reporting-Engine, jedoch deckte diese die Ansprüche des Berichtswesens nicht vollständig ab. Nicht das Controlling, sondern der SPDL-Vertriebsleiter zeigte dem xrm mit einer sehr konkreten Anforderung schnell die Grenzen auf, wie Thomas Schmid beschreibt: Die monatliche Kunden ABC-Analyse musste mühsam in Excel erstellt werden und kostete unseren Vertriebsleiter Stunden seiner Arbeitszeit. Als Implementierer Sellmore sagte mit Jedox BI genügt ein Klick, haben wir auf deren Erfahrungswerte vertraut. Und Sellmore hat Recht behalten. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 2

3 Lösung Webbasierte Reporting-Lösung zur monatlichen Umsatz- und Ergebnisrechnung Automatisierte Anbindung von CRM- und SAP-Daten über ETL-Jobs Klare Datenvisualisierung durch Bubble Charts Abteilungsübergreifender Zugriff für 60 SPDL-User Zudem überzeugte der smarte Self-Service-Fokus von Jedox die Entscheider der SPDL, der die Hemmschwelle zur Implementierung einer weiteren Applikation senkte: Das Preisprofi l von Jedox versprach einen hohen Return on Investment und einen sicheren Einstieg. Man könnte sagen, dass sich das Investment bereits innerhalb weniger Wochen amortisiert hat. Von Excel zu Business Intelligence in wenigen Tagen Ganz ohne Pfl ichtenheft gestaltete sich dann auch die Implementierung der neuen Jedox-Lösung bei den Siemens Personaldienstleistern. SPDL-Projektleiter Thomas Schmid konnte seine Erfahrungen in Data Warehousing und BI einfl ießen lassen und so eine ressourcensparende Umsetzung mit minimalem Consulting-Aufwand unterstützen. Vor allem die Excel-ähnliche Anwenderoberfl äche auch im Web sowie die Nutzung der bekannten Nomenklatur sprich Befehlen, Dialogen und Shortcuts machte es dem Prozessmanagement der SPDL sehr einfach, sich direkt in der Jedox-Plattform zurecht zu fi nden. Andere BI-Lösungen scheinen auf den ersten Blick intuitiv benutzbar, entpuppen sich jedoch bei den kleinsten Anpassungen als Black Box. Mit Jedox sind wir stets im Driver Seat und können selbstständig agieren, beschreibt Schmid die Vorteile der Self-Service-Lösung Vertriebsleiter spart Stunden bei der ABC-Analyse Innerhalb kürzester Zeit hat die Siemens Personaldienstleistungen GmbH eine Jedox-Lösung zum monatlichen Umsatz- und Ergebnisreporting erstellt, welche mittlerweile von allen Mitarbeitern im Unternehmen genutzt wird. In der ABC-Analyse, ähnlich einer Portfolio-Analyse, werden die SPDL-Kunden nach Umsatzgröße und Bruttoergebnis eingeteilt und mit Hilfe einer Vierfelder-Matrix ausgewertet. Dafür werden nicht nur Daten aus dem Sage CRM überführt, etwa welcher SPDL-Mitarbeiter an welche Firma verliehen wurde. Sondern auch aus einem vorgelagerten SAP-System werden die Umsatzzahlen sowie Kosten pro Mitarbeiter in die multidimensionale Jedox Datenbank transferiert. Die SAP-Daten bilden dabei die Basis für ein operatives und tagesaktuelles Reporting im CRM. Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 3

4 Vorteile Erhebliche Zeiteinsparungen in der Berichterstellung Einfache Integration in MS Office- Umgebung Vom Jedox-Report zur PPT-Grafi k mit einem Klick Automatisierte Datenextraktion und -aufbereitung aus Sage CRM und SAP Hohe Flexibilität in der Generierung neuer Berichte Beide Informationsströme werden dann über einen doppelten, automatisierten Ladeprozess (ETL) im Jedox Server verknüpft und die Auswertungen für das Monatsreporting gestartet. Jedox erlaubt es, einen eingefrorenen, vom Finanzcontrolling abgenommenen Monatsstand zu fi xieren und auf diese Weise stets sichere Daten anzubieten. Thomas Schmid erklärt: Früher wurde eine Auswertung aus dem CRM in eine Excel-Tabelle exportiert, die schon am nächsten Tag nicht mehr valide Auskünfte gab. Mit Jedox laden wir einmal monatlich die vom Controlling abgenommenen Daten nach Jedox und haben immer einen sicheren Datenüberblick. Bubble-Charts nach Prof. Hichert für schnelle Dateneinblicke Zur übersichtlichen Visualisierung der Daten nutzt die SPDL eine Bubble Chart nach den SUCCESS-Maßgaben von Prof. Hichert, bei der jedem Kunden ein Punkt im Quadranten zugewiesen wird. Das fertige Matrix-Diagramm kann dabei auf Knopfdruck aus Jedox Web per Offi ce-integration exportiert und in eine Präsentation eingefügt werden. Der Export in die Offi ce-welt funktioniert mit Jedox reibungslos, was vor allem die Management-Ebene erfreut. War der Bericht eigentlich nur für den Vertriebsleiter gedacht, wurde er schnell auch weiteren Vertriebskollegen und dem SPDL-Controlling bereitgestellt. Der ABC-Report ist so aussagekräftig, dass Siemens schnell zusätzliche Viewer-Lizenzen bestellte und mittlerweile 60 User im Backend darauf zugreifen können. Als Administrator kann Thomas Schmid etwaige Anpassungen ohne externe Hilfe oder Schulungen durchführen. Wichtiger noch: Auch die SPDL-Endanwender in den Controlling-fernen Abteilungen konnten ohne lange Einweisung direkt mit Jedox arbeiten, denn die Bedienbarkeit ist voll gegeben. Von einem Bericht zum umfänglichen Reporting: Skalierbar und Mobile-fähig Was mit einer Auswertung begann, soll schon wenige Monate nach Go Live auf eine Applikation für das unternehmensweite Monats-Reporting der Siemens Personaldienstleistungen GmbH ausgeweitet werden. Thomas Schmid denkt voraus: Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 4

5 Warum Jedox? Überzeugendes Preisprofi l und hoher Return on Investment Leistungsstarke Mobility-Funktionalität Erlaubt selbstständige Administrierung der Reports Self-Service Implementierung in nur wenigen Tagen Hohe Skalierbarkeit der Lösung auf weitere Abteilungen und Berichte Nachdem ich gesehen habe, wie die bislang sehr mühsame ABC-Analyse mit Jedox mit nur einem Klick erstellt wurde, konnte ich mir direkt mehr vorstellen und habe zusätzliche Lizenzen für die Abteilungen angefordert. Der Appetit kommt ja sprichwörtlich beim Essen. Darüber hinaus sollen zukünftig noch weitere Datenquellen an die Jedox-Datenbank angebunden werden. Dazu gehören etwa Sharepoint-Listen sowie eine direkte Anbindung des Siemens SAP-Systems über die native SAP-Konnektivität von Jedox. Als Innovationstreiber hat Siemens großes Interesse daran, mittelfristig auch vom Smartphone oder Tablet auf des Jedox-Reporting zuzugreifen. Vor allem das SPDL-Management sieht in den mobilen Planungsmöglichkeiten von Jedox dank Rückschreibefähigkeit neue Anwendungsmöglichkeit für eine integrierte Jedox Mobile-Lösung. Partner sellmore Gesellschaft für Vertriebsentwicklung mbh sellmore ist Implementierungspartner für CRM Systeme. Auf Basis der Produkte Sage CRM, Infor CRM und CAS gensisworld werden individuelle Lösungen für Vertrieb, Marketing und Support erstellt. In Verbindung mit Jedox können die Daten sehr gut ausgewertet und zur besseren Entscheidungsfi ndung benutzt werden. mail: web: Contact: Jedox AG web: mail: blog: jedox.com blog.jedox.com Jedox is a trademark of Jedox AG. All other product names are trademarks of the respective companies by Jedox 5

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