Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ab

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1 Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ab Stand: Oktober 2015 Die Grundsätze für Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten sind in der Bundesabgabenordnung ( 131 und 132 BAO) geregelt und gelten für die Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die Belegerteilungsverpflichtung (neu ab ) und für die Erfassung sonstiger Geschäftsvorfälle. Dabei sind die Kriterien der Ordnungsmäßigkeit zu beachten. Diese Grundsätze gelten auch für vorund nachgelagerte Systeme wie z.b. Buchführung, Lagerbewirtschaftung, Bestellwesen, Fakturierung und gelten ebenso für Kalkulationsgrundlagen, Personalaufzeichnungen, Preisverzeichnisse und andere Internaufzeichnungen. Bücher und Aufzeichnungen, die den Vorschriften der 131 und 131b BAO entsprechen (gilt ab auch für elektronische Registrierkassen), haben die Vermutung der Ordnungsmäßigkeit für sich und sind, wenn nicht ein begründeter Verdacht besteht die sachliche Richtigkeit in Zweifel zu ziehen, der Abgabenerhebung zu Grunde zu legen. ( 163 (1) BAO) Das Steuerreformgesetz 2015 (Steuerreform 2015/2016) erweitert ab die Aufzeichnungspflichten wie folgt: 1. Einzelaufzeichnungspflicht ( 131 (1) 2 BAO) Bilanzierer (verpflichtende und freiwillige) müssen alle Bareingänge und Barausgänge (auch: Einlagen und Entnahmen) in den Büchern oder in den den Büchern zu Grunde liegenden Grundaufzeichnungen täglich einzeln festhalten. Einnahmen- Ausgabenrechner und Überschussrechner sind verpflichtet ihre Einnahmen und Ausgaben aufzuzeichnen und müssen alle Bargeschäfte täglich einzeln festhalten. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

2 2. Belegerteilungspflicht ( 132a BAO) Unternehmer (Land- und Fortwirte, freiberuflich Tätige, Gewerbetreibende, Vermieter, Sonstige Unternehmer) haben dem Barzahlenden über jede empfangene Barzahlung einen Beleg für Lieferungen und sonstige Leistungen auszustellen. Als Beleg gilt auch ein entsprechender elektronischer Beleg, welcher unmittelbar nach erfolgter Zahlung dem Zugriff durch den Barzahlenden verfügbar ist. Erfolgt die Gegenleistung (Zahlung) mit Bankomat- oder Kreditkarten oder anderen vergleichbaren elektronischen Zahlungsformen, gilt diese als Barzahlung. Als Barzahlung gilt auch die Hingabe von Barschecks sowie Ausgabe und Annahme von Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Jeder händische Beleg hat folgende Mindestangaben zu enthalten: 1. eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmers (möglich sind auch eindeutige Symbole), 2. fortlaufende Nummer (Zahlenreihen möglich) die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalles einmalig vergeben wird, 3. Tag der Belegausstellung, 4. Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (möglich sind auch eindeutige Symbole), (die geforderten Angaben können auch in anderen beim Unternehmer vorhandenen Unterlagen (z.b. Ausgangsrechnungen) enthalten sein, wenn auf diese Unterlagen im Beleg zeitgleich mit der Erstellung dieses Beleges hingewiesen wird) 5. Betrag der Barzahlung (auch rechnerisch ermittelbar). Der Leistungsempfänger (Dritte) hat den Beleg entgegenzunehmen und diesen bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen. Eine Verletzung der Entgegennahme- und Mitnahmepflicht ist nicht strafbar. Die Nichtausfolgung eines Beleges durch den Unternehmer stellt eine Finanzordnungswidrigkeit dar und ist mit einem Strafrahmen von bis zu EUR 5.000,00 bedroht. Vom Beleg ist im selben Arbeitsgang eine Durchschrift (Zweitschrift) anzufertigen und aufzubewahren (Aufbewahrungsfrist: Tag der Belegausstellung bis 7 Jahre ab Ende des ersten Kalenderjahres nach dem Tag der Belegausstellung). Als Zweitschrift Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

3 gilt auch die Speicherung auf Datenträgern, wenn die Geschäftsvorfälle spätestens gleichzeitig mit der Belegerstellung erfasst werden. Bei Verwendung elektronischer Registrierkassen, Kassensysteme oder anderer elektronischer Aufzeichnungssysteme ( 131b BAO) hat der Beleg zusätzliche Angaben zu enthalten (dienen der Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalles und der Identifizierung des belegausstellenden Unternehmens): 6. Kassenidentifikationsnummer 7. Datum und Uhrzeit der Belegausstellung 8. Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt 9. Inhalt des maschinenlesbaren Codes (QR-Code). 3. Registrierkassenpflicht ( 131b BAO) Betriebe (Land- und fortwirtschaftliche Betriebe, freiberuflich tätige Betriebe, Gewerbebetriebe) haben zur Losungsermittlung alle Bareinnahmen mit elektronischen Registrierkassen, Kassensystemen oder sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystemen einzeln zu erfassen. Dabei muss eine Überprüfung der vollständigen, richtigen und lückenlosen Erfassung aller Geschäftsvorfälle durch eine entsprechende Protokollierung der Datenerfassung möglich sein. Die Verpflichtung zur Verwendung einer elektronischen Registrierkasse besteht ab einem Jahresumsatz von EUR ,00 je Betrieb, sofern der Barumsatz dieses Betriebes im Jahr EUR 7.500,00 überschreitet. Barumsätze sind Umsätze bei denen die Gegenleistung durch Barzahlung erfolgt. Als Barzahlung gilt auch die Zahlung mit Bankomat- oder Kreditkarten, die Hingabe von Barschecks, sowie die Ausgabe und Annahme von Gutscheinen, Bons, Geschenkmünzen und dergleichen. Nicht darunter fallen Zahlungen, die per Erlagschein oder e-banking getätigt werden. Die Registrierkassenpflicht entsteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes, in dem die angeführten Umsatzgrenzen erstmals überschritten wurden und endet mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres in dem die angeführten Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten werden und auf Grund besonderer Umstände absehbar ist, dass diese Grenzen auch künftig nicht überschritten werden. Die Nichtverwendung einer Registrierkasse führt zum Verlust der gesetzlichen Ordnungsmäßigkeitsvermutung. In begründeten Fällen kann die sachliche Richtigkeit Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

4 der Aufzeichnungen in Zweifel gezogen und die Besteuerungsgrundlage geschätzt werden. Wird der Einzelaufzeichnungspflicht durch eine lückenlose Erfassung und Dokumentation aller Barumsätze entsprochen, ist eine Schätzung unzulässig, wenn lediglich keine Registrierkasse geführt wird. Die Nichtverwendung einer Registrierkasse stellt jedoch eine Finanzordnungswidrigkeit dar, die mit einem Strafrahmen von bis zu EUR 5.000,00 bedroht ist. Der Strafrahmen für die vorsätzliche Manipulation von Registrierkassen beträgt bis zu EUR , Manipulationsschutz und Sicherheitseinrichtung Signaturerstellungseinheit ( 131b (2) BAO) Elektronische Aufzeichnungssysteme sind ab (beginnend mit ) durch technische Sicherheitseinrichtungen (Signaturerstellungseinheit) gegen Manipulation zu schützen. Dabei ist die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen durch eine kryptografische Signatur jedes Barumsatzes mittels einer dem Steuerpflichtigen zugeordneten Signaturerstellungseinheit zu gewährleisten und deren Nachprüfbarkeit durch Erfassung dieser Signatur auf den einzelnen Belegen sicherzustellen. Geschlossenes Gesamtsystem ( 131b (4) BAO) Das für die Erhebung der Umsatzsteuer zuständige Finanzamt hat auf Antrag die Manipulationssicherheit eines geschlossenen Gesamtsystems (mehr als 30 Registrierkassen) zu bestätigen, wenn eine solche Sicherheit auch ohne Verwendung einer Signaturerstellungseinheit besteht. 5. Anforderungen an Registrierkassen lt. Entwurf der Registrierkassensicherheitsverordnung (RKS-V 2015) a. Allgemeine Anforderungen Jede Registrierkasse muss über ein Datenerfassungsprotokoll und einen Drucker zur Erstellung (oder eine Vorrichtung zur elektronischen Übermittlung) von Zahlungsbelegen verfügen. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

5 Jede Registrierkasse muss einer eindeutigen Kassenidentifikationsnummer im Unternehmen zugeordnet werden. Jede Registrierkasse muss über eine geeignete Schnittstelle (z.b. USB- Anschluss) zu einer Signaturerstellungseinheit verfügen. b. Datenerfassungsprotokoll (ab ) Jede Registrierkasse hat ab ein Datenerfassungsprotokoll zu führen, in dem jeder einzelne Barumsatz mit Mindestbeleginhalten zu erfassen und abzuspeichern ist. Trainings- und Stornobuchungen sind wie Barumsätze zu erfassen und abzuspeichern. Die Daten des Datenerfassungsprotokolls sind zumindest vierteljährlich auf einem externen Medium (Stick, Festplatte, etc.) unveränderbar abzuspeichern und zu sichern. Die Sicherung ist aufzubewahren. Das Datenerfassungsprotokoll einer Registrierkasse muss jederzeit auf einen externen Datenträger übernommen werden können. c. Signaturerstellungseinheit Unternehmer haben die erforderliche Anzahl von Signaturerstellungseinheiten (für jedes elektronische Aufzeichnungssystem) bei zugelassenen Zertifizierungsdienstanbietern zu erwerben. Der Zertifizierungsdienstanbieter vergibt für jede Signaturerstellungseinheit ein Signaturzertifikat mit vorgegebenen Inhalten. d. Registrierung der Signaturerstellungseinheit Der Unternehmer hat über FinanzOnline den Erwerb seiner Signaturerstellungseinheit zu melden. Weiters sind über FinanzOnline die Anzahl der Registrierkassen, allfällige Eingabestationen und ein frei wählbarer Benutzerschlüssel zur Entschlüsselung der QR-Daten bekannt zu geben. Anträge und Meldepflichten des Unternehmers über FinanzOnline können auch durch den steuerlichen Vertreter erfolgen. Nach Überprüfung der Signaturerstellungseinheit werden bestimmte Daten (keine Umsatzdaten) der Datenbank über Sicherheitseinrichtungen beim BMF gemeldet. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

6 e. Inbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Bei Inbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ist in jede Registrierkasse innerhalb einer Woche der über FinanzOnline vergebene Initialwert einzugeben. Mit Eingabe des Initialwertes ist das Datenerfassungsprotokoll einzurichten, der Initialwert als Startbeleg im Datenerfassungsprotokoll abzulegen und auszudrucken. Der Startbeleg ist aufzubewahren. Die gesetzeskonforme Inbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit gilt als Vermutung für die Ordnungsmäßigkeit der Losungsermittlung von Barumsätzen der jeweiligen Registrierkasse. f. Signaturerstellung Der Signaturwert des Barumsatzes muss durch den am Beleg aufgebrachten maschinenlesbaren Code verifizierbar sein. Zur Gewährleistung des Manipulationsschutzes müssen Registrierkassen über Schnittstellen zu Signaturerstellungseinheiten verfügen, die kryptografische Signaturen anfordern, übernehmen und den Beleg signieren. Die rückgemeldete Signatur ist am Beleg als maschinenlesbarer Code (QR-Code) abzudrucken und im Datenerfassungsprotokoll dauerhaft zu speichern. g. Belegerstellung Der elektronische Beleg hat neben den händischen Belegdaten zusätzlich folgende Daten zu enthalten: Kassenidentifikationsnummer, Datum und Uhrzeit der Belegausstellung, Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt, Inhalt des maschinenlesbaren Code (QR-Code). h. Summenspeicher Die in der Registrierkasse erfassten Barumsätze sind laufend aufzusummieren (Umsatzzähler). Zu jedem Monatsende sind die Zwischenstände des Umsatzzählers zu ermitteln (Monatszähler) und als Barumsatz mit dem Betrag Null und kryptografischer Signatur (Monatsbeleg) im Datenerfassungsprotokoll zu speichern, auszudrucken und aufzubewahren. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

7 Mit Ablauf des Kalenderjahres ist der Monatsbeleg, der den Zähler zum Jahresende enthält auszudrucken, zu speichern und aufzubewahren (Jahresbeleg). i. Außerbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit Der Unternehmer hat über FinanzOnline jeden nicht nur vorübergehenden Ausfall und jede planmäßige Außerbetriebnahme der Sicherheitseinrichtung in der Registrierkasse und der Registrierkasse selbst ohne unnötigen Aufschub zu melden (Mindestinhalte der Meldungen; gilt auch für: Diebstahl, Verlust, Funktionsverlust, Außerbetriebnahme von Signaturerstellungseinheit oder der Registrierkasse, etc.). Ein vorübergehender Ausfall der Sicherheitseinrichtung ist bei Stromausfall, planmäßigen Wartungsarbeiten und anderen Ereignissen, die zu einer Funktionsunfähigkeit der Sicherheitseinrichtung von nicht länger als 48 Stunden führt, nicht zu melden. Bei jedem Ausfall der Signaturerstellungseinheit hat der Unternehmer die Belegdaten mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen an Stelle des Signaturwertes zu ergänzen. Nach Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit ist über alle Belege, die während des Ausfalles mit dem Hinweis Sicherheitseinrichtung ausgefallen zu versehen waren, ein signierter Sammelbeleg zu erstellen und im Datenerfassungsprotokoll zu speichern. Bei Ausfall einer Registrierkasse sind die Barumsätze auf anderen Registrierkassen zu erfassen. Sollte dies nicht möglich sein, sind die Barumsätze ersatzweise händisch zu erfassen und Zweitschriften der Belege aufzubewahren. Nach der Fehlerbehebung sind die Einzelumsätze anhand der Zweitschriften nach zu erfassen. Ist eine Wiederinbetriebnahme der Signaturerstellungseinheit oder Registrierkasse nicht mehr möglich, hat der Unternehmer eine neue Signaturerstellungseinheit zu beschaffen, diese zu registrieren und eine neuerliche Inbetriebnahme durchzuführen. Im Fall einer planmäßigen Außerbetriebnahme hat der Unternehmer einen Schlussbeleg zu erstellen, auszudrucken und aufzubewahren. j. Datenbank über Sicherheitseinrichtungen Das BMF führt Datenbanken über die einzelnen Unternehmen zugeordneten Signaturerstellungseinheiten. Die Datenbanken beinhalten bestimmte Mindestinhalte (fixe und variable Daten) jedoch keine Umsatzdaten. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

8 k. Kontrolle und Prüfung der Datensicherheit Der Unternehmer hat auf Verlangen der Organe (Finanzpolizei, u.a.) einen Nullbeleg zu erfassen und diesen von der Registrierkasse ausgefertigten Beleg zu Kontrollzwecken zu übergeben. Auf Verlagen der Organe hat der Unternehmer das Datenerfassungsprotokoll für einen vorgegebenen Zeitraum auf einen externen Datenträger zu exportieren und zu übergeben. 6. Ausnahmen von der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ( 131 (4) BAO) Der BMfF kann durch VO Erleichterungen bei der Führung von Büchern und Aufzeichnungen, der Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme, und der Belegerteilungsverpflichtung festlegen, wenn die Erfüllung der Verpflichtung unzumutbar wäre und die Ordnungsmäßigkeit nicht gefährdet erscheint. (BarUV 2015) Solche Erleichterungen sind nur zulässig für: a. Barumsätze im Freien Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten, wenn diese nicht in fest umschlossenen Räumlichkeiten oder in Verbindung mit fest umschlossenen Räumlichkeiten erfolgen, sind bis zu einem Jahresumsatz von EUR ,00 je Betrieb oder wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb von der Registrierkassen- und Belegerteilungsverpflichtung ausgenommen. In diesem Fall kann ab die Tageslosung vereinfacht durch Kassensturz ermittelt werden. Vereinfachte Losungsermittlung durch Kassasturz (Barumsatzverordnung 2015) Bei Vorliegen der Berechtigung zur vereinfachten Losungsermittlung können die gesamten Bareingänge eines Tages durch Rückrechnung aus dem ausgezählten End- und Anfangsbestand (keine Einzelerfassung der Bareingänge) ermittelt werden (Kassasturz). Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

9 Die Ermittlung des Kassenanfangs- und Kassenendbestandes sowie der Tageslosung durch Rückrechnung muss nachvollziehbar und entsprechend dokumentiert werden. Sie hat spätestens zu Beginn des nächstfolgenden Arbeitstages und für jede Kasse gesondert zu erfolgen. Ist die vereinfachte Losungsermittlung zulässig, entfällt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht ( 131b und 132a BAO). Wegfall der vereinfachten Losungsermittlung Die vereinfachte Losungsermittlung entfällt mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraumes in dem die Umsatzgrenze von EUR ,00 erstmalig überschritten wurde. Wiederbeginn der vereinfachten Losungsermittlung Wird die Umsatzgrenze von EUR ,00 in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände absehbar, dass diese Grenze auch künftig nicht überschritten wird, entfällt mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres die Verpflichtung zur Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht. b. begünstigte Körperschaften Unentbehrliche Hilfsbetriebe ( 45 (2) BAO) Unentbehrliche Hilfsbetriebe können die vereinfachte Losungsermittlung (ohne Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht) grundsätzlich in Anspruch nehmen. Entbehrliche Hilfsbetriebe ( 45 (1) BAO) Entbehrliche Hilfsbetriebe können die vereinfachte Losungsermittlung (ohne Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht) nur unter folgenden Bedingungen in Anspruch nehmen (vergleiche kleines Vereinsfest): - für Umsätze im Rahmen geselliger Veranstaltungen unter 48 Stunden im Jahr, - Organisation und Verpflegung der Veranstaltung erfolgen durch Mitglieder oder nahe Angehörige der begünstigten Körperschaft, - das Honorar für Musik- oder Künstlergruppen überschreitet nicht den Wert von EUR 1.000,00 je Stunde. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

10 c. Automaten Werden Waren- und Dienstleistungsautomaten nach dem in Betrieb genommen, ist die vereinfachte Losungsermittlung bis zu einem Einzelumsatz von EUR 20,00 je Automat unter folgenden Voraussetzungen möglich: - mengenmäßige Erfassung und Aufzeichnung der Waren und Dienstleistungen je Automat zumindest im Abstand von 6 (?) Wochen (Zählwerke, etc.) - wertmäßige Erfassung und Aufzeichnung der Waren und Dienstleistungen je Automat zumindest einmal monatlich (Zählwerke, etc.). Für bis zum in Betrieb genommene Waren- und Dienstleistungsautomaten gelten die neuen Bestimmungen zur Losungsermittlung ab d. OnlineShops Werden Vereinbarungen über Online-Plattformen abgeschlossen und erfolgt die Zahlung nicht durch Bargeld, entfällt für derartige Betriebe die Registrierkassenpflicht; die Belegerteilungsverpflichtung bleibt aufrecht. 7. Sonstige Erleichterungen der Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Leistungen außerhalb der Betriebsstätte (Barumsatzverordnung 2015) Mobile Berufe Unternehmer, die zur Führung von Registrierkassen verpflichtet sind und ihre Lieferungen und Leistungen außerhalb einer Betriebsstätte erbringen (Mobile Berufe: Tierärzte, Masseure, Friseure, etc.) müssen ihre Umsätze nicht sofort, sondern nach Rückkehr in die Betriebstätte ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse erfassen. Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11

11 Voraussetzung ist, dass die Unternehmer dem Leistungsempfänger bei Barzahlung einen händischen Beleg mit den erforderlichen Mindestinhalten ausfolgen, eine Durchschrift anfertigen und diese aufbewahren. Mag. Dr. Walter Ganster Steuerberater Wirtschaftstreuhänder 9100 Völkermarkt, Hauptplatz 22 Völkermarkt, Mag. Dr. Walter Ganster, 9100 Völkermarkt, Steuerinfo, ganster /11