MyrepairDB. Die Datenbanklösung für Reparatur und Rechungslegung

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1 Die Datenbanklösung für Reparatur und Rechungslegung

2 Vorwort Eine Reparatur erfordert viele unterschiedliche Arbeitsschritte, die mitunter sehr zeitaufwändig sind. Die Kundschaft muss fallweise im System erfasst, ein Reparaturauftrag angelegt, die nötigen Reparaturen durchgeführt, dabei die benötigten Materialen und die aufgewendete Arbeitszeit vermerkt, zuletzt als erledigt gekennzeichnet und in Rechnung gestellt werden. Sollte diese Rechnung dann auch gleich bezahlt werden, ist noch ein weiterer Schritt, die Buchung des im Kassabuch, notwendig. Speziell in Kleinbetrieben werden im schlechtesten Fall für all diese Arbeitsschritte unterschiedliche Anwendungen verwendet. Der Arbeitsprozess wird damit erheblich verkompliziert bzw. unübersichtlich gemacht, da eine Komplettlösung oft zu teuer ist. Doch das muss nicht sein. Mit bieten wir Ihnen eine Lösung, die es Ihnen ermöglicht diese Arbeitsabläufe, vom Reparaturauftrag bis zur Rechnungslegung, in einheitlichen Eingabemasken, schnell und übersichtlich zu erledigen. Auf den folgenden Seiten sollen nur einige der wichtigsten Funktionen der Datenbank erläutert werden, da eine exakte Erklärung aller Funktionen den Rahmen eines Folders überfordern würde. Sollten Sie tiefergreifende Fragen haben, freuen wir uns auf Ihren Anruf unter der Telefonnummer 0664 / oder Ihre an Markus Meyerhofer Seite 2

3 Kontaktverwaltung Die Kontaktverwaltung steht im Mittelpunkt der Applikation. Hier werden Kunden-, Lieferanten- und andere wichtige Kontaktinformationen wie, Adressen, Telefonnummern, Adressen und weitere Zusatzinformationen hinterlegt. Neben der Funktionalität, alle relevanten Daten zu erfassen, können hier für einen ausgewählten Personenkreis, auf Knopfdruck auch: Berichte gedruckt, s versendet, Serienbriefe und Etiketten erstellt und Daten an Microsoft Excel weitergegeben werden. Seite 3

4 Memos Finden Sie auf Ihrem Arbeitsplatz auch regelmäßig Notizzettel mit kurzen Anmerkungen, die für die einzelnen Arbeitsschritte nötig sind? Unsere Lösung bietet die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von Memos, bei den einzelnen Kontakten, Reparaturen, Rechnungen, Kostenvoranschlägen, Kassabuchungen und Artikeln zu hinterlegen. Nach Datum sortiert, können hier Notizen mit bis zu 255 Zeichen abgelegt werden. Sollten einmal umfangreichere Texte nötig sein, ist es möglich, diese in einem Detailfenster zu erfassen. Sie können über Zeichen enthalten, formatiert und an Microsoft Word weitergegeben werden. Seite 4

5 Materialverwaltung Die Materialverwaltung umfasst zunächst die Definition der verwendbaren Artikel für die Erledigung der Reparaturen und der Verkäufe. Eine weitere wichtige Aufgabe stellt die Buchung von Wareneingängen dar. Sie ermöglicht jederzeit einen Überblick über den aktuellen Lagerstand der einzelnen Waren. Durch die Hinterlegung des Mindestbestandes bei jedem Artikel, gibt sie auch Auskunft darüber, welche Waren nachbestellt werden müssen. Warenabgänge erfolgen in der Regel durch die Verwendung eines Artikels in einer Reparatur oder beim Verkauf. Sie müssen also nicht extra ausgebucht werden. Korrekturen der Lagerbestände sind aber trotzdem jederzeit möglich, um zum Beispiel defekte Artikel auszubuchen. Hiermit können auch bei der Inventur die korrekten Warenbestände errechnet werden. Seite 5

6 Reparaturverwaltung Das Herzstück dieser Datenbank, die Reparaturverwaltung, ist in zwei Formulare unterteilt. Zunächst werden alle wichtigen Informationen zur Reparatur im ersten Formular eingegeben. Hierzu zählen unter anderem: die Angabe des Kunden und allgemeine Daten zum Gerät wie Type und Seriennummer, der gegenwärtige Zustand sowie die Fehlerbeschreibung zum defekten Gerät. Im zweiten Formular, das sich mit den offenen Reparaturen beschäftigt, werden dann alle aufgewendeten Arbeitszeiten und verwendeten Materialien erfasst, die für die Reparatur notwendig waren. Ist eine Reparatur abgeschlossen, können diese Daten einfach per Mausklick an das Rechnungsformular übergeben werden. Seite 6

7 Kostenvoranschlag Immer wieder kommt es vor, dass eine Kunde einen Kostenvoranschlag wünscht, bevor sie sich für den Kauf oder die Durchführung einer Reparatur entscheidet. Auch bei dieser Aufgabe können Sie sich von der Datenbank unterstützen lassen. Soll ein Kostenvoranschlag für eine Reparatur erstellt werden, können die Daten aus der Reparaturverwaltung zur Erstellung eines Angebots übernommen werden. Angebote über Verkäufe, werden zunächst hier erfasst und, bei Zusage der Kunde, einfach an das Rechnungsformular übergeben. Seite 7

8 Rechnungslegung Das Erstellen eines Lieferscheins, einer Rechnung oder einer Gutschrift ist mit wenigen Handgriffen erledigt. Sie geben zunächst den Namen der Kundschaft und danach die benötigten Artikel an. Mit einem Barcode-Lesegerät können Sie sich zudem beim zweiten Schritt außerdem noch Tipparbeit und somit wertvolle Zeit ersparen. Neben der reinen Datenerfassung, leistet dieser wichtige Bereich aber noch: die automatische Kassabuchung bei Barverkäufen, einen Überblick über offene Posten der Kunden, das Erstellen von Sammelrechnungen und das automatisierte Erstellen von Mahnungen. Seite 8

9 Kassabuch Das Kassabuch dient der raschen Erfassung Ihrer Kassabelege und ersetzt manuelle Aufzeichnungen, die aufwendig zu führen und daher zeitraubend sind. Auf Knopfdruck, können Sie jederzeit den Bargeldbestand mit dem Sollbestand vergleichen und somit optimal den Überblick über Ihren Kassastand behalten. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit Auswertungen über bestimmte Zeiträume aber auch andere Kriterien zu erstellen und Zahlungsbestätigung zu drucken. Seite 9

10 Funktionsübersicht Kontaktverwaltung: Erstellen von Serienbriefen und Etiketten Versenden von Serien- s Drucken von Berichten mit Kontaktdaten Übergabe von Daten an Microsoft Excel Hinterlegen von Kriterien für Aussendungen Bereinigen von Duplikaten Memos: Hinterlegen von Notizen in den verschiedenen Bereichen Formatieren der erfassten Notizen Weitergabe der Notizen an Microsoft Word Materialverwaltung: Kalkulation der Verkaufspreise Berichte mit und ohne aktuellem Lagerstand drucken Übergabe der Daten an Microsoft Excel Verwendung eines Barcode-Lesegerätes Reparaturverwaltung: Drucken von Reparatur- und Abholscheinen Übergabe von Daten an Microsoft Excel Automatisierte Erstellung von Rechnungen und Angeboten Verwendung eines Barcode-Lesegerätes Kostenvoranschlag: Übernahme von Reparaturdaten Datenbereitstellung zur Rechnungserstellung Drucken von Kostenvoranschlägen Übergaben der Daten an Microsoft Excel Verwendung eines Barcode-Lesegerätes Rechnungslegung: Erstellung von Lieferscheinen, Rechnungen und Gutschriften Automatisierte Kassabuchung bei Barverkäufen Offene Posten anzeigen Sammelrechnungen erstellen Mahnungen drucken Kassabuch: Überblick über alle Ein- und Ausgänge der Kassa Berichte drucken Druck von Zahlungsbestätigungen Übergabe der Daten an Microsoft Excel Allgemeines: Erstellen diverser Auswertungen Änderungen bei den Daten protokollieren Definieren von Benutzereinstellungen und Berechtigungen Und vieles mehr... Seite 10

11 Notizen Seite 11

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