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1 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... II 1. Einführung Kreativitätstechniken im Prozess der Ideenfindung Brainstorming Brainwriting (Methode 6-3-5) Bewertung der Kreativitätstechniken Beobachtungstechniken Befragungsmethoden Interviews Fragebogen Spontane Interaktionen Fazit... 6 II

2 1. Einführung Bezogen auf die Aufgabenstellung ist vor allem erforderlich, dass wir uns ausgehend von den Folien 4 10 aus den Foliensatz 03_-_Requirements_Engineering.pdf- genau überlegen müssen, welche und wie viele Stakeholder (Anspruchsgruppen) existieren. Da es sich in unserem Case um die qualitative Verbesserung eines existierenden Systems handelt, müssen zunächst die bisher bestehenden Anforderungen bestimmt werden. Klar ist auch, dass in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen unterschieden werden muss und diese zusätzlich verschiedene Wertigkeiten (Granularität) und Prioritäten haben können. Hier sei kurz angemerkt, dass das Klassifizieren und Priorisieren der Anforderungen nicht Thema der Übungseinheit ist, aber aus Gründen der Vollständigkeit erwähnt wird! Die im Folgenden zu betrachtenden Ermittlungstechniken (Kreativitätstechniken, Beobachtungstechniken, Befragungstechniken und -methoden) müssen insbesondere auf ihre Anwendbarkeit auf die verschiedenen Anspruchsgruppen untersucht werden. Hier sollte auf jeden Fall eine Prüfung hinsichtlich des von unserer Seite her zu tätigenden Personal- und Zeitaufwandes erfolgen, da unsere Auftraggeberin eine öffentliche Bildungseinrichtung ist. Dies bedeutet für uns, dass wir, um möglichst effektiv zu arbeiten, für beide Seiten effizient arbeiten müssen! Folglich sind die Ermittlungstechniken so zu wählen, dass das Risiko, falsche Anforderungen zu erstellen, minimiert wird! Welche sind nun unsere Anspruchsgruppen? Wir haben in unserem Team den Case wie folgt definiert: Qualitative Verbesserung des bestehenden Klausuranmeldesystems unter Berücksichtigung der verschiedenen Gruppen (Studierende, Lehrstühle, Hochschulprüfungsamt (HPA)) unter weitestgehender Vermeidung von Medienbrüchen und Doppeleingaben. Entsprechend soll hier auch eine enge Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum und den Juristen der Universität gepflegt werden. Daraus ergeben sich auf den ersten Blick fünf Stakeholder: Studierende, Lehrstühle, Hochschulprüfungsamt, Rechenzentrum, Juristen. Den Begriff Management unterlassen wir an dieser Stelle bewusst. 1

3 Bei unserer ersten Grobunterteilung in funktionale und nicht-funktionale Anforderungen unterteilen wir die Stakeholder wie folgt: Studierende, Lehrstühle und HPA als diejenigen mit funktionalen Anforderungen, Rechenzentrum und Juristen als diejenigen mit nicht-funktionalen Anforderungen. Selbstverständlich impliziert das bestehende Klausuranmeldesystem grundsätzlich gegebene Anforderungen, die in der später zu erfolgenden Anforderungsanalyse integriert werden müssen. Im Folgenden werden die nun zuvor genannten Ermittlungstechniken hinsichtlich ihrer Nützlichkeit (Effizienz und Effektivität) auf das Case der Klausuranmeldung hin untersucht. 2. Kreativitätstechniken im Prozess der Ideenfindung Bei der Suche nach Innovationen stehen häufig Kreativitätstechniken im Vordergrund. Sie haben die Aufgabe den Prozess der Ideenfindung zu unterstützen und zu kanalisieren. Die bedeutendsten Instrumente dieser Kategorie sind zum einen das Brainstorming und zum anderen das Brainwriting (Methode 6-3-5). Im folgenden Abschnitt werden zunächst die Grundstrukturen dieser beiden Instrumente erläutert um dann im darauf folgenden Abschnitt auf die Vor- und Nachteile dieser Instrumente insbesondere im Hinblick auf das System "Klausuranmeldung" einzugehen Brainstorming Erfunden wurde das Instrument des Brainstormings von dem Amerikaner Alex Faickney Osborn. Die folgende Abbildung zeigt zunächst den idealtypischen Verlauf des Brainstorming-Prozesses: Vorbereitungsphase Suchphase Selektionsphase t Das Wesen der Methode besteht darin, dass eine ad-hoc Gruppe in ca. 30 Minuten eine möglichst große Anzahl von kreativen Lösungsansätzen zu einem vorher definierten 2

4 Problem zu finden. Hierzu wird zunächst der Prozess, wie auch in der obigen Abbildung zu sehen ist, in drei aufeinander folgende Phasen unterteilt: In der Vorbereitungsphase werden neben der exakten Problemdarlegung, die Teilnehmer der Gruppe bestimmt. Die Anzahl sollte zwischen 5 und 12 Personen liegen. Neben den eigentlichen Teilnehmern wird zusätzlich ein Moderator bestimmt, der das Brainstorming steuert und die entwickelten Ideen protokolliert. Die sich hieran anschließende Suchphase entspricht dem eigentlichen Prozess der Ideenfindung. Hierzu sollten alle Personen spontane Lösungsvorschläge in den Raum stellen, die dann von anderen Personen aufgegriffen und gedanklich weiter entwickelt werden können. Nach spätestens 30 Minuten ist das Brainstorming beendet und es kommt zu einer Zusammenfassung der protokollierten Ergebnisse durch den Moderator. In der letzten Phase, der sogenannten Selektionsphase, werden dann die Ideen auf ihre Umsetzbarkeit im Unternehmen und ihren ökonomischen Nutzen hin überprüft und entsprechend umgesetzt. Damit diese Methoden den gewünschten Erfolg erreichen kann, müssen von allen Gruppenmitgliedern folgende vier Grundregeln innerhalb der Suchphase beachtet werden: 1. Keine Kritik oder Bewertung der Ideen 2. Quantität geht vor Qualität 3. Freies Denken erwünscht auch über übliche Denkschablone hinweg 4. Aufgreifen von zuvor genannten Ideen erlaubt und gewünscht 2.2. Brainwriting (Methode 6-3-5) Das Brainwriting wurde von Professor Bernd Rohrbach im Jahr 1968 entwickelt und zählt wie auch das Brainstorming zu den Kreativitätstechniken. Zu Beginn werden zunächst 6 Teilnehmer ausgewählt. Jeder dieser Teilnehmer erhält anschließend ein Blatt, welches in 3 Spalten und 6 Zeilen aufgeteilt wurde. Nun hat jeder die Aufgabe, drei zu dem ursprünglichen Problem entsprechende Lösungsvorschläge in die Kästchen der ersten Zeile zu schreiben. Nach ca. fünf Minuten werden die Blätter im Uhrzeigersinn an die nächste Person weitergegeben, die dann den zuvor aufgeschriebenen Lösungsvorschlag aufgreifen und weiterentwickeln soll. Durch diese Technik entstehend letztlich 6 x 3 x 6 = 108 Ideen, die dann in der sich anschließenden Selektionsphase bewertet werden. 3

5 2.3. Bewertung der Kreativitätstechniken Beide Techniken bieten eine sehr kostengünstige und einfache Möglichkeit in nur kurzer Zeit ein breites Spektrum von möglichen Lösungsansätzen zu gewinnen. Für das System der Klausuranmeldung sind aber weder das Brainstorming noch das Brainwriting interessant, da beide Instrumente von einer Art "Sackgasse" ausgehen, die man durch deren Einsatz zu überwinden versucht. Bei unserem Projekt sind zumindest die grundsätzlichen Strukturen bekannt und benötigen folglich keine kreative Ideenfindung. 3. Beobachtungstechniken Bei der Beobachtungstechnik werden die Anwender beim Umgang mit dem Programm unter analytische Beobachtung gestellt. Ziel hierbei ist es, Schwierigkeiten, Probleme und Fehler, die die Anwender bei der Nutzung der Software haben können, zu erkennen um entsprechende Verbesserungen implementieren zu können. Zudem lernen die Analytiker (Beobachter) die Arbeitsschritte der Software besser kennen und können für den Kunden wichtige Bereiche vereinfachen und verschiedene Arbeitsschritte besser verbinden. Die Vorteile liegen klar auf der Hand, da sich die Beobachter ein eigenes Bild der Probleme machen können, die Anwender mit der Software haben und so genau sehen, wo die Schwierigkeiten bei der Anwendung liegen, ohne die oft missverständlichen Gespräche mit den Anwendern führen zu müssen. So können dann direkt die spezifischen Anwenderprobleme, durch Anpassung der Software gelöst werden. Allerdings hat die Beobachtungstechnik auch einige -nicht unbedenkliche- Nachteile. Zum einen ist diese Methode sehr zeit- und arbeitsintensiv und zum anderen könnten sich die beobachteten Anwender durch ihre ``Überwachung eingeengt fühlen und von ihrem eigentlichen Arbeitsverhalten abweichen. Abschließend kommt noch hinzu, dass sich Mitarbeiter ungern beobachten und analysieren lassen, wodurch diese Methode im Rahmen einer Projektplanung nur bedingt einsetzbar wäre. Die Beobachtungstechnik ist auf Grund ihres hohen Zeitaufwandes nur für große und komplexe Projekte geeignet, da bei kleineren Projekten das Kosten-Nutzenverhältnis nicht angemessen ist. 4

6 4. Befragungsmethoden Eine weitere Technik um Anforderungen zu ermitteln sind Befragungen. Diese können in unterschiedlichster Form geschehen. Zum einen in Form eines Interviews, das gezielt durchgeführt werden kann und somit viele detaillierte Informationen liefert. Zum anderen existiert die Möglichkeit bei einer größeren Gruppe Fragebögen auszuteilen, um schnell und kostengünstig an Informationen zu gelangen. Neben diesen beiden genannten Techniken gibt es zusätzlich noch die spontane Interaktion, in der auf möglichst intuitive Antworten des Befragten abgezielt wird. Im Folgenden werden nun die beschriebenen Methoden näher verdeutlicht Interviews Interviews bringen, wie bereits erwähnt, viele und insbesondere detaillierte Informationen. Diese sind jedoch nur dann ökonomisch durchzuführen, wenn es sich um eine kleine Anzahl von Befragten handelt. Um die erfragten Informationen nicht zu verfälschen, ist während des Interviews eine entspannte Situation vorteilhaft, da sonst schnell das Gefühl eines Verhörs aufkommen kann. Notizen während des Interviews sind unerlässlich, damit im direkten Anschluss ein Gesprächsprotokoll erstellt werden kann. Dies hat zudem den Vorteil, dass die Informationen dann noch präsent sind. Die Zusammenfassung des Interviews sollte nach der Ausarbeitung dem Interviewten zur Kontrolle zugeschickt werden um mögliche Verständnisprobleme zu vermeiden. Diese Gesprächsnotizen können entweder handschriftlich oder digital mit einem Diktiergerät angefertigt werden. Die Tonaufzeichnung birgt jedoch die Gefahr, dass das, was eventuell während des Gesprächs inhaltlich nicht verstanden wurde, auch später bei der Ausarbeitung nicht verstanden wird. Gesprächsnotizen haben zudem den Vorteil, dass während des Notierens weitere Überlegungen erfolgen und noch präzisere Fragen gestellt werden können. Das Hinterfragen von unklaren Aussagen ist somit der größte Vorteil von Interviews um Bedürfnisse bzw. Anforderungen an das spätere System herausarbeiten zu können Fragebogen Fragebögen jedoch haben diesen Vorteil nicht. Ziel hierbei ist es bei einer großen Gruppe schnell und kostengünstig an Informationen gelangen. Diese lohnen sich aber 5

7 nur bei einer großen bis sehr großen Gruppe, da hier der Zeitaufwand mit Interviews viel zu groß wäre. Tendenziell werden hierbei nur wenig detaillierte Informationen gewonnen, da die Fragen eher allgemein gefasst werden um eine große Anzahl der Stakeholder ansprechen zu können. Deswegen sind diese Fragebögen auf quantitative Ergebnisse und Meinungsbilder begrenzt und keinesfalls so detailliert, wie bei einem Interview Spontane Interaktionen Dies ist ebenfalls der Fall bei spontanen Interaktionen, allerdings werden hier nicht detaillierte Informationen erwartet, sondern eher intuitive Antworten der Befragten. Diese sind sehr stark situationsbedingt und deswegen ist eher fraglich, ob die Aussagekraft der Antworten den reellen Anforderungen entspricht. 5. Fazit Nach Abwägen der Vor- und Nachteile der verschiedenen Ermittlungstechniken werden wir uns für Instrumente innerhalb der Befragungsmethoden entscheiden. Das bedeutet in unserem Case, dass wir sowohl Fragebögen als auch Interviews nutzen werden. Wie in der Einleitung bereits erläutert, gehen wir von fünf Anspruchsgruppen aus, deren Anforderungen zu ermitteln sind. Zur Befragung und Analyse der Studenten werden wir nur die Fragebögen benutzen. Somit wird es uns möglich sein, eine große Vielfalt an Meinungsbildern zu generieren und zusätzlich die Kosten, trotz dieser großen Gruppe, gering zu halten. Inwieweit hier der AStA mit einbezogen werden kann, was unserer Zeit- und Personalplanung sehr entgegenkommen würde, muss im Detail noch geklärt werden. Bei den anderen vier Gruppen hingegen sollte gezielt mit Interviews gearbeitet werden, da hier durch systematisches Nachfragen Unklarheiten ad hoc bereits während des Gesprächs beseitigt werden können. Die Anzahl der Lehrstühle, die interviewt werden sollten, liegt zwischen zwei und maximal vier. Folgerichtig wird dies unter Einbeziehung von unterschiedlichen Fachrichtungen geschehen. Eventuell setzen wir bei den Lehrstühlen und dem HPA zusätzlich Paper-Prototypen ein, da hier die funktionalen Anforderungen an Komplexität zunehmen. 6

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