Moderne Personalgewinnung mit Onlineverfahren

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1 Moderne Personalgewinnung mit Onlineverfahren dbb-arbeitstagung Personalentwicklung und Fortbildungskonzepte Forum , Hotel Aquino Berlin-Mitte, 11:00 bis 12:30 Uhr

2 Ihr Referent 20 Jahre Berufserfahrung im öffentlichen Dienst davon fünf Jahre als Berater tätig (Beurlaubung / Abordnung) Einsätze auf allen drei Verwaltungsebenen - Bund, Länder und Kommunen Joachim Eckert Berlin Abteilung Zentraler Service Landesweite, ressortweite u. hausinterne Querschnittsaufgaben Projektleiter E-Recruiting und Beschäftigtenportal joachim.eckert@seninnsport.berlin.de Tel Kompetenzprofil Projektmanagement Change-Management, Public Merger Strategische Organisationsentwicklung Strategische IT-Planung und IT-Steuerung (E-Government) Personalmanagement Kommunikationsarbeit (extern / intern) Geschäftsprozessanalyse und -management 2

3 Teilnehmerinnen und Teilnehmer Kommunen? Landesverwaltung? Bundesverwaltung? Mittelbare Verwaltung? Personal- / Organisationsmanagement? 3

4 Moderne Personalgewinnung mit Onlineverfahren Agenda Überblick zur Organisation und Personalstruktur des Landes Berlin / Auswirkungen des demografischen Wandels Politischer Handlungsauftrag / fachliche Problemlagen / Projektziele Zielgruppen / Arbeitgeberattraktivität / Employer Branding E-Recruiting / Erfolgsfaktoren / Berliner Projektansatz und Vorgehensstrategie Karriereportal / Social Media Online-Bewerbung (Übergangslösung / Schnelleinstieg) E-Recruiting für Fortgeschrittene / Weitere Prozessoptimierung und IT-gestützte Eignungsdiagnostik Lessons Learned / Fazit Fragen und Antworten / Diskussion 4

5 Der Stadtstaat Berlin Einheitsgemeinde = Stadt und Land zugleich Ca. 3,52 Mio. Einwohner Zweistufiger Verwaltungsaufbau - Hauptverwaltung: 9 Senatsverwaltungen + nachgeordnete Einrichtungen - 12 Bezirke Rd. 60 Behörden im Bereich der unmittelbaren Landesverwaltung mit ca Beschäftigten ( VZÄ, Ziel VZÄ) Pankow Tempelhof-Schöneberg Mitte Charlottenburg-Wilmersdorf Neukölln Steglitz-Zehlendorf Friedrichshain-Kreuzberg Lichtenberg Marzahn-Hellersdorf Reinickendorf Treptow-Köpenick Spandau

6 Demografischer Wandel in der Berliner Verwaltung 16,71 Prozent Altersfluktuation bis Beschäftigte VZÄ Ziel: Durchschnittsalter 49,3 Jahre 59,6 % Frauen 40,4 % Männer 57,2 % Beamte/innen 42,8 % Angestellte Teilzeitquote 20,1 % Quelle: SenFin Personalstatistikstelle ca Neueinstellungen innerhalb von 5 Jahren bei anhaltendem Konsolidierungsziel 6

7 Politischer Handlungsauftrag Richtlinien der Regierungspolitik für die 17. Wahlperiode: Berlin muss über eine leistungsfähige und den zu bewältigenden Aufgaben gewachsene Verwaltung verfügen. Die Erhaltung der angemessenen Arbeitsfähigkeit der Berliner Verwaltung setzt sowohl entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung der Effizienz und zur Personalentwicklung als auch - angesichts des demografischen Wandels - die Einstellung zahlreicher Nachwuchskräfte voraus. Ebenso ist eine systematische landesweite Führungskräfte- und Führungskräftenachwuchsentwicklung erforderlich. Das Land Berlin als Arbeitgeber will attraktiver werden, um ausreichend Nachwuchskräfte zu gewinnen. ( ) Projektauftrag für die Einführung eines elektronischen Bewerbungs- und Einstellungsmanagements (E-Recruiting) im Rahmen des Programms ServiceStadt Berlin 7

8 Warum E-Recruiting? Problemkreis Problempunkte Lösungsansätze / Ziele Heterogener IT-Einsatz Online-Bewerbungen nur vereinzelt möglich (z. B. Polizeivollzug) heterogene oder fehlende IT-Unterstützung - z. B. bei der Eignungsprüfung selbstgestrickte IT-Verfahren und Behelfslösungen (z. B. Excel) Zentrale Bereitstellung und dezentrale Nutzung von professionellen und wirtschaftlichen IT-Verfahren Übernahme von erfolgreichen Praxisbeispielen ( Blaupause, Good Practice) Schwächen in der Prozessqualität Hoher Bearbeitungsaufwand wegen unzureichender IT-Unterstützung Anhaltend hohe Fallzahlen bei knappen Personalressourcen Mehrfachbewerbungen Bewerberanforderungen werden uneinheitlich definiert Modellierung einheitlicher Geschäftsprozesse und Anforderungen Medienbruchfreiheit, Vermeidung von Erfassungsarbeiten, Automation Ausbau von Shared Services; Konzentration auf das Kerngeschäft Demographischer Wandel Konkurrenz der Arbeitgeber: War for Talents Professionalisierung: Die besten Talente in der eigenen Organisation oder am Markt finden Kein einheitliches Erscheinungsbild unübersichtliche Zugangskanäle Anpassung an das Bewerberverhalten Modernisierung des Bewerbungsverfahrens Imagesteigerung als Arbeitgeberin: Aufbau eines Employer Branding 8

9 Zentrale Ziele und Ergebniserwartungen im Überblick ZIEL ERGEBNIS Stärkere Zielgruppenorientierung ( Employer Branding ) Aufbau eines modernen Bewerberportals Optimierung der Prozesse und der IT-Unterstützung Modellierung einheitlicher Prozessstandards zentrale IT-Unterstützung Optimierung Eignungsdiagnostik IT-gestützte Testverfahren Aufbau von zentralen Unterstützungsangeboten (SSC) 9

10 E-Recruiting in Berlin - bisherige Projekterfolge 2012 Übergangslösung eingeführt 2013 Karriereportal live geschaltet 2013 Eignungstests optimiert 2014 EU-weite Vergabe abgeschlossen November Go-Live Welle 1 ü ü ü ü? 10

11 War for Talents - Kampf um die Besten Das Buhlen um High Potentials "In order to keep the pipeline full of talented people, almost all of the companies are starting to take nontraditional approaches to recruiting." (Ed Michael, McKinsey 1998) Talente oder sogenannte High Potentials sind im Informationszeitalter die wichtigste und gleichzeitig knappste Ressource zu Sicherstellung des Unternehmenserfolges bzw. der Leistungsfähigkeit des öffentlichen Dienstes. 11

12 Die Zielgruppe: Generation Y Why? 12

13 Generation Y im Vergleich Baby Boomer Generation X Generation Y geburtenstarken Jahrgänge nach dem zweiten Weltkrieg geboren zwischen 1946 und 1964 kaum eindeutige Studienergebnisse zu Lebensgefühl, Werten und Idealen erfolgreich und liberal haben Arbeit in den Mittelpunkt ihres Lebens gerückt und u.a. den Begriff Workaholic geprägt. möchten entschleunigen (haben den Gipfel ihrer Karriere bereits erreicht) geboren zwischen 1965 und 1978 sind gut ausgebildet ambitioniert, individualistisch und ehrgeizig berufliches Vorankommen wichtigstes Ziel bei der Job-Suche Arbeit eher als Mittel zum Zweck, um Leben finanzieren zu können geboren zwischen 1979 und 1999 Stellt die Sinnfrage Why Hat sehr viele Möglichkeiten Arbeit soll vor allem Sinn machen und Abwechslung bieten legt Wert auf Selbstverwirklichung, ist aber auch ein geübter Teamplayer nicht nur offline, sondern auch in der virtuellen Welt exzellent vernetzt Internet und der Umgang damit gehören zum Lebensalltag engagieren sich auch häufig über den Job hinaus Arbeit und Privatleben werden nicht mehr streng geteilt; aus dem Konzept der Work-Life-Balance wird die Work-Life-Blend : hohe Flexibilität Quelle: Robert Half Studie

14 Catch Me If You Can Was hat das Land Berlin als Arbeitgeber der Generation Y zu bieten? 14

15 Öffentlicher Dienst ist beliebtester Arbeitgeber bei Studierenden 15

16 Jobsicherheit wichtigstes Kriterium bei der Wahl des Arbeitgebers 16

17 Attraktivität hat viele Facetten / öd punktet mit Sicherheit und Arbeitszeitflexibilität Arbeitgeber ü Job- Sicherheit ü ü ü 17

18 Aktuelle Bewerbungs- und Einstellungszahlen 18

19 Themenschwerpunkte und Effekte des Employer-Branding (E-) Recruiting ist nur ein Teilaspekt im Rahmen des Employer Branding Positive Effekte von Employer Branding (vgl. Deutsche Employer Branding Akademie, 2006) 19

20 Zwischenfazit Beschäftigte werden in den kommenden zehn Jahren in den Ruhestand gehen - der Einstellungsbedarf ist sehr hoch Zielgruppe bei den Nachwuchskräfte ist die Generation Y Für Studierende ist der öd sehr attraktiv, hier sind keine Rekrutierungsprobleme zu erwarten Problemzone ist die mittlere Funktionsebene; gute Azubis zu gewinnen wird immer schwieriger 20

21 Was ist E-Recruiting? Die Personalbeschaffung (engl. Recruitment, Recruiting) ist Teil der Personalwirtschaft. Sie befasst sich mit der Deckung eines zuvor definierten Personalbedarfs. Ihre grundsätzliche Aufgabe besteht darin, das Unternehmen bedarfsgerecht und kostengünstig mit potenziellen Arbeitskräften zu versorgen. Quelle: ( ) E-Recruiting = IT-unterstützte Geschäftsprozesse im Bereich der Personalbeschaffung 4 Hauptprozesse: Bedarfsplanung Ausschreibung / Online-Bewerbung Auswahlverfahren / Eignungsdiagnostik Auswahlentscheidung / Einstellung 21

22 Erfolgsfaktoren im E-Recruiting 22

23 Projektansatz im Land Berlin elektronische Personalbeschaffung E-Recruiting ( E-Rec ) intern extern Intranet Zentrales Karriereportal (Stellenbörse) Internet IT-Komponenten Bewerbungs- und Einstellungsmanagement (Vorgangsbearbeitungssystem) IT-PE (Personalentwicklung) IT-gestützte Testverfahren (Eignungsdiagnostik) 23

24 E-Rec im Gesamtkontext des IT-gestützten Personalmanagements Big Picture IT-PM Familie ReLIV (= SAP ERP HCM) IPV (= SAP ERP HCM) KING (Kindergeldverfahren) BABSY (Beihilfeverfahren) Versorgungsauskunftsportal P-Administration P-Abrechnung P-Zeitwirtschaft PAB.HR Versorgungsadministration E-Personalakte Reisekostenmanagement 1. Stufe: Bewerberakte Legende: Bewerbermanagement Organisationsmanagement IT-PE 2. Stufe: Ausbildungs- + Personalakte 3. Stufe: Personalakte E-Recruiting (einschl. Eignungsprüfung) gestrichelter Rahmen = Komponente in Planung E-Recruiting Employee Self Services (ESS) 24

25 Vorgehensstrategie im Projekt 2-stufiges Vorgehen: Stufe 1 Übergangslösung für Key Player Stufe 2 Dauerlösung für alle ff. Zentrales Bewerberportal Online-Bewerbung Online-Bewerbung Workflow-Unterstützung (z. B. Terminmanagement, Genehmigungs- und Beteiligungsverfahren) Pilotierung 2-stufige Eignungsdiagnostik (BA Nkn und SenInnSport) 2-stufige Eignungsdiagnostik (Online-Vortest / schriftlicher Haupttest) 25

26 Zentrales Karriereportal Sachstand: Info-Veranstaltung für dezentrale Webredaktionen hat am mit guter Resonanz stattgefunden Umsetzung des Konzepts (Stufe1) ab Mai 2013 Realisierung mit Imperia 9.0 (neuer Styleguide) Ziel Produktivbetrieb: ü Weiterentwicklung 2014 ff. 26

27 Stufenplan 2-stufiges Vorgehen: Stufe 1 Verlinkung Stufe 2 Integration ff Oktober Go Live ð Zentraler Einstieg ð Breite und Tiefe ð Integration von Inhalten ð Ausbau der Online-Services / Anbindung Social Media ðzentraler Einstieg ð Breite vor Tiefe ðverlinkung ðbasisdienste 27

28 Die Polizei Berlin als Vorreiter in den Sozialen Medien 28

29 Der Schnelleinstieg - Interamt als Übergangslösung 4 Hauptprozesse: ED in Kooperation mit dgp Online-Vortest / schriftlicher Haupttest Bedarfsplanung Ausschreibung Auswahlverfahren / Eignungsdiagnostik Auswahlentscheidung / Einstellung Ausschreibung online veröffentlichen / Bewerbungsformular aktivieren Online- Bewerbung Übernahme der Bewerberdaten in Excel-Datei Quick Win >>> Dauerhafte Lösung ermöglicht vollständig medienbruchfreie Workflows!!! 29

30 Einführung von Interamt - vom Go bis Go-Live 5 Monate 2012 April Mai Juni Juli Aug. Sep. Okt. Nov. Dez. Präsentation Go / No-Go Teilnehmer? Präsentation (H)PR Go-Live Festlegung Nutzerkreis Beteiligung Beschäftigtenvertretungen Vertragsabschluss mit Interamt Nominierung der Schulungsteilnehmer Schulung Admin Redakteure Systemeinrichtung 30

31 Übergangslösung Interamt - Wer macht mit? Mitwirkung der Bezirke, Senatsverwaltungen und sonstigen Einrichtungen BA Charlottenburg-Wilmersdorf BA Friedrichshain-Kreuzberg (+) BA Lichtenberg (+) BA Marzahn-Hellersdorf (+) BA Mitte (-) BA Neukölln (+) BA Pankow (+) BA Reinickendorf (+) BA Spandau (+) BA Steglitz-Zehlendorf (+) BA Tempelhof-Schöneberg BA Treptow-Köpenick (+) SenInnSport (+) SenFin (+) SenJustV / KG (+) ITDZ Berlin (+) 31

32 Funktionsüberblick 32

33 Online-Bewerbung mit Interamt - Beispiel 33

34

35 Optimierter Prozess Azubi-Einstellung 2014 Stufe 1 - Ausschreibung, Bewerberübersicht Stufe 2 - EP Gesamtübersicht Auswahl Test Test Ausschreibung und Online-Bewerbung Datenbank Filter 1 dezentral koordiniert zentral koordiniert Stufe 3 - Bewerbergespräche und Auswahl 2014 extern organisiert Auswahl entscheidung Auswahl Bewerbungsgespräch Bewerbergespräche Einstellungsangebot Online- Vortest Auswahl Haupttest Haupttest Filter 2 Filter 3 dezentral koordiniert Filter 2 35

36 Warum Eignungsdiagnostik? ð Vorauswahl durch Schulnoten ist äußerst fehlerbehaftet ist ð Es werden sowohl Personen mit guten Schulnoten eingeladen, die den Test nicht bestehen, als auch Personen mit schlechten Noten nicht eingeladen, die den Test eigentlich bestehen würden. Ursachen: Gleiche Leistungen werden je nach Bundesland, Schule, Lehrer, Klassenleistung etc. unterschiedlich bewertet Fairness von Schulnoten kritisch zu betrachten: Mädchen werden - unabhängig ihrer kognitiven Fähigkeiten - durchschnittlich besser benotet werden als Jungen. Schulnoten erfassen auch Sozialverhalten und Teilnahme am Unterricht, die sich nicht zur Vorselektion eignen 36

37 Bessere Fokussierung Verbesserte Vorauswahl durch Online-Vortest ð ð Weniger ungeeignete Personen werden zum schriftlichen Test eingeladen Geeignete Personen werden seltener fälschlicherweise nicht berücksichtigt 37

38 Für jede Zielgruppe passende Tests 38

39 Beispiele 39

40 Rexx ER7 - Demo-Portal 40

41 Rollout-Planung - 3 Wellen bis 2016 Aktualisiert - Stand Juli Welle SenInnSport (Schwerpunkt Nachwuchskräfte) SenFin (Schwerpunkt Nachwuchskräfte) SenWTF Polizei (ohne Vollzug) 10 (11) / 12 Bezirken (Schwerpunkt Nachwuchskräfte) 2. Welle SenJust / Justizvollzug (Rekrutierung von NK) SenJust / KG (Online-Verfahren für Rechtsreferendariat; allgem. Aus- und Fortbildungsbereich) Vervollständigung Welle 1 (Rollout auf gesamte Behörde) SenBJW??? 3. Welle Restliche Verwaltungsbereiche (auch Nutzung im Bereich der mittelbaren Landesverwaltung möglich!!!) 41

42 Aktueller Zeitplan für Systemeinführung Welle Beteiligung BVs 42

43 Lessons Learned è Alle reden von E-Government. Online-Bewerbungen sind aber noch nicht überall möglich. è Hohe Affinität bei Bewerbern/innen und auf Verwaltungsseite. è Aber: Tagesgeschäft lässt kaum Zeit, um über Optimierung der Prozesse nachzudenken. è Fachbereiche sollten von einem (externen) Projektmanager unterstützt werden. è Think big, start small. Oder: Nicht reden, handeln! è Interamt bietet einen niedrigschwelligen Einstieg - Starter Kit ; System ist intuitiv zugänglich; Herausforderungen liegen in der Prozesssimulation und -organisation. è Beteiligungsverfahren (Beschäftigtenvertretung / Datenschutz) sind aufwendig. è Wirtschaftlichkeit einer kleinen Lösung ist definitiv gegeben. Bis zu 50% Zeitersparnis. è Aufbau von SSC-Strukturen ist sinnvoll (z. B. Competence Center Personalgewinnung ). 43

44 Gesamtfazit / Thesen zur Diskussion (1/2) è Generation Y ist die Zielgruppe bei der Rekrutierung von Nachwuchskräften. Für sie sind Online-Verfahren selbstverständlich. è Der öd ist für Studierende ein sehr attraktiver Arbeitgeber. Davon profitiert auch die Berliner Verwaltung. Im gd und hd wird es auf absehbare Zeit voraussichtlich keine Rekrutierungsprobleme geben. è Problemzone ist die mittlere Funktionsebene. Hier fehlen bereits gute Bewerber. In der allgemeinen Verwaltung sind in diesem Bereich die Berufsperspektiven unsicher und unattraktiv. Wäre die Wiedereinführung der Verbeamtung in diesem Bereich eine Lösung? è Das Land Berlin hat sich im Bereich E-Recruiting mittlerweile gut aufgestellt. Erste Optimierungseffekte konnten bereits erzielt werden. è Die IT-gestützte Eignungsdiagnostik hat sich bewährt und sollte auf die Nachwuchskräftegewinnung im Bereich gd und hd ausgeweitet werden. 44

45 Gesamtfazit / Thesen zur Diskussion (2/2) è Einführung neuer IT-Verfahren ist E-Government nach innen und außen. Die Möglichkeiten werden aber nicht voll ausgeschöpft (Übergang E-Bewerberakte zur E-Personalakte; IT-gestützte Personalentwicklung). Die Nutzung der Sozialen Medien steht noch sehr am Anfang. è Behördenübergreifende Kooperation ist erwünscht und erfolgreich. è Trotz (technischer) Kooperation stehen die Landesbehörden im Wettbewerb um Nachwuchskräfte è Es besteht die Gefahr der Kannibalisierung. è Der Aufbau von SSC-Strukturen ist sinnvoll ( CC Personalgewinnung ). è Das Land hat bisher keine Arbeitgebermarke entwickelt.dies ist angesichts der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung schwierig, aber absolut notwendig. 45

46 Ein Bild sagt mehr als tausend Worte 46

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48 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!