Was ist unter SAM zu verstehen? Marc Roggli, SAM Consultant Zürich WTC

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1 Was ist unter SAM zu verstehen? Marc Roggli, SAM Consultant Zürich WTC

2 Was ist Software Asset Management? Das letzte grosse Abenteuer? BESTELLUNGEN TRANSFER PROZESSSTECKBRIEFE AUSLÖSER GOVERNANCE MODEL PROCESS OWNER AKTIVITÄTEN LIFE CYCLE RICHTLINIEN ITIL KEY PERFORMANCE INDICATORS BUDGETPLANUNG SOFTWAREANFRAGEN ISO FLOW CHART AUFGABEN ROLLEN TRAINING DOKUMENTATION CHANGE MANAGEMENT ROLLOUT SKILLS SOFTWARE PORTFOLIO SWIM LANE LIZENZMANAGER BPMN ENTSCHEIDUNGEN SCHNITTSTELLEN VERRECHNUNG EPK IMAC VERANTWORTLICHKEITEN 2

3 Was ist Software Asset Management? Simpel erklärt; Werkzeuge Prozesse und Richtlinien Rollen und Verantwortlichkeiten 3

4 Was ist Software Asset Management? Definition Software Asset Management (SAM) stellt die Infrastruktur und die Prozesse zur Verfügung, die notwendig sind, um den Lebenszyklus von Software Assets zu steuern und zu verwalten. 4

5 Was ist Software Asset Management nicht? Abgrenzung Software Asset Management (SAM) ist nicht Ein Tool, das einfach installiert werden kann Ein Vorhaben, das alle IT-Probleme löst Ein Problem anderer Abteilungen Ein Nebenjob Zu teuer Vernachlässigbar 5

6 Herausforderung Lizenzen und Software Software vs. Lizenz vs. Installation vs. Lizenzerfordernis (CAL) Second Use? Instanzen? 6

7 Herausforderung Von der Lizenz zum Lizenzpotenzial (exemplarisch) Windows Server NT 4.0 Standard (FPP) Windows Server NT 4.0 Standard Windows Server Standard Upgrade Advantage (Vertragsende: ) Windows Server Standard Software Assurance (Vertragsende: ) Windows Server Standard Software Assurance (Vertragsende: ) Windows Server Enterprise Software Assurance Step Up (Vertragsende: ) Windows Server Enterprise Software Assurance (Vertragsende: ) Windows Server Standard 2003 Downgraderecht Windows Server Standard 2003 R2 Downgraderecht Virtualisierungsrecht (1+1) Windows Server Standard 2008 R2 Downgraderecht Virtualisierungsrecht (1+1) Windows Server Enterprise 2008 R2 Downgraderecht Virtualisierungsrecht (1+4) Downeditionsrecht bis zu 4 Lizenzen Windows Server Standard 2012 Downgraderecht Downeditionsrecht (auch auf Enterprise) Virtualisierungsrechte 7

8 Herausforderung Lizenzberechtigung Dokumente mit Lizenzbestimmungen am Beispiel Microsoft Volumenlizenzverträge spezielle Verträge (z.b. für Service Provider) Zusatzvereinbarungen Nutzungsrechte Product Use Rights Product List Microsoft Software License Terms Volume Licensing Briefs 8

9 Komponenten von SAM Interaktion von Rollen und Systemen (exemplarisch) ERP Einkauf Benutzer Lizenzmanager Geschäftsführung CMBD SAM DB IT Inventory Finance 9

10 Wann funktioniert SAM nicht? Dokumentation ist nicht verfügbar fehlende Prozesse ganzheitliche Strategien und Visionen fehlen unklare Verantwortlichkeiten Schnittstellen zu anderen Prozessen unklar mangelndes Training der Rollen Fehlende Kommunikation und Transparenz 10

11 Herausforderung ohne SAM Ist-Zustand Quelle: Microsoft Leitfaden für Software Asset Management 11

12 Ergebnis mit SAM Soll-Zustand Quelle: Microsoft Leitfaden für Software Asset Management 12

13 SAM Prozesse Welchen Mehrwert bringen SAM Prozesse? Standardisierung von Abläufen Routine fördert Effizienz und Messbarkeit Reproduzierbarkeit Rollen Aufgaben und Verantwortlichkeiten sind bekannt Eskalationswege Compliance Einhaltung vertraglicher und gesetzlicher Verpflichtungen Rechtssicherheit Revisionssichere Dokumentation Qualitätsmanagement Nachvollziehbarkeit 13

14 SAM Tool Welchen Mehrwert kann ein SAM Tool bieten? Prozessunterstützung Automatisierung von Aktivitäten / Arbeitsschritten Entlastung und Zeitgewinn durch Reduzierung manueller Aufwände Compliance Softwareverwendung in Übereinstimmung mit Lizenzbestimmungen Toolgestützte Berechnung Fachwissen über Produkte, Lizenzierung Inventarisierung der benötigten Rohdaten, Softwareerkennung Bilanzierung unter Berücksichtigung der Lizenzbestimmungen Revisionssichere Dokumentation Inventarisierung, Verträge, Lizenzen, manuell gepflegte Informationen Compliance Status 14

15 SAM Reifegrad ISO :2012 Entwicklungsmodell Tier 4 Full ISO/IEC SAM Conformance Strategisches SAM (als Teil der Strategie und Planung) Erweiterte Service Management Lebenszyklusprozesse Best-in-Class SAM Prozesse Tier 3 Operational Integration Implementierung der Lebenszyklusprozesse Integration in Schnittstellenprozesse Tier 2 Practical Management Erreichung von Quick Wins Schaffung einer essentiellen Kontrollumgebung Tier 1 Trustworthy Data Etablierung von SAM Basisdaten Sicherstellung der License Compliance 15

16 SAM Reifegrad Microsoft SAM Optimization Model Einstufung der Kernkompetenzen Tier 1: SAM Basis Wenig Kontrolle über den Einsatz von IT-Ressourcen Es fehlen Richtlinien, Verfahren und Tools Tier 3: SAM Rationalisiert Verwaltung der IT-Ressourcen erfolgt nach Konzepten, Verfahren und Tools. An Geschäftszielen ausgerichtet und basierend auf verlässlichen Daten Tier 2: SAM Standardisiert SAM-Prozesse sowie Tools und Datenbanken sind vorhanden Die Daten sind jedoch nicht abschliessend und werden für Entscheidungsprozesse nicht berücksichtigt Tier 4: SAM Dynamisch Anpassungen an geänderte Geschäftsbedürfnisse nahezu in Echtzeit SAM dient als strategische Ressource dem Erreichen der Geschäftsziele 16

17 SAM Reifegrad Microsoft SAM Optimization Model 10 Kernkompetenzen BASIC STANDARDIZED RATIONALIZED DYNAMIC SAM throughout Organization Project Manager assigned but SAM roles & responsibilities not defined Direct SAM responsibility is identified throughout organization Each functional group actively manages SAM SAM responsibilities defined in job descriptions across organization SAM Improvement Plan No SAM development or communication plan SAM plan is defined and approved SAM Improvement is demonstrated SAM goals part of executive scorecard; reviewed regularly Hardware & Software Inventory No centralized inventory or < 68% assets in central inventory > 68% - 95% of assets in inventory > 95% - 98% of assets in Inventory > 99% of assets in inventory Accuracy of Inventory Manual inventory; no discovery tools Inventory sources reconciled annually Inventory sources reconciled quarterly Dynamic discovery tools provide near realtime deployment details License Entitlement Records Procurement manages contracts; not accessed by IT managers Complete entitlement records exist across organization Entitlement records reconciled with vendor records SAM entitlement system interfaces with vendor entitlement to track usage Periodic Evaluation IT operations managed on ad-hoc basis Annual sign-off on SAM reports Quarterly sign-off on SAM reports System reconciliations and ITAM report available on demand SAM Operations Management & Interfaces SAM not considered part of M&A risk plan and company integration Operations manages separate asset inventories Operations manages associated asset inventory All business units follow the same strategy, process & technology for SAM Acquisition Process Assets purchased on a per project basis; without a review of current availability Software purchasers use approved vendors Software purchases based on deployment/entitlement reconciliation All purchases are made using a pre-defined asset catalog; based on metered usage Deployment Process Assets deployed by end-users in distributed locations; no centralized IT Only approved software is deployed Software deployment reports are accessible to stakeholders Software is dynamically available to users on demand Retirement Process Software is retired with hardware and is not harvested or reassigned Unused software is harvested (where the license allows) and tracked within a centrally controlled inventory Centrally controlled inventory of harvested licenses is maintained & available for reuse. Deployment & license records are updated Automated process w/ centralized control & tracking of all installed software, harvest options, internal reassignment and disposal 17

18 Zusammenfassung Zielsetzung SAM Transparenz verwendete Software vorhandene Lizenzen und Nutzungsrechte Compliance Softwareverwendung in Übereinstimmung mit Lizenzbestimmungen Bedarfsgerechte Lizenzbeschaffung Vermeidung unnötiger Beschaffungen und Kapitalbindung Weiternutzung nicht mehr benötigter Lizenzen (z.b. mit Hilfe von Pooling) Nutzung von Optimierungspotenzialen Vertrags-, Lizenz- und Softwareportfolio 18

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