Versand Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung

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1 PW1106/ Stand: 01/2011 Versand Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung PW1106_Elster_ERIC_LSA_LSB.pdf Mit Version wird die technische Komponente zur Übermittlung der Lohnsteueranmeldung (LSA) und der Lohnsteuerbescheinigung (LSB) bekannt unter dem Arbeitsnamen Coala (auf Basis der JAVA Runtime) abgelöst. Der Nachfolger mit dem Arbeitsnamen ERIC wird verwendet. 1 Senden nur mit Zertifikat Im Menü der Personalwirtschaft <Extras: Optionen: Netzwerk> finden Sie die Auswahlliste <Art der Authentifizierung>. Hier stehen 3 Varianten zur Auswahl (siehe Bild 1): A - benutzerbezogene Authentifizierung B - systemweite Authentifizierung C - nicht konfiguriert (Elsterversand nicht möglich) Vor dem Versand ist zwingend Variante A oder B einzurichten. Wir empfehlen, Variante A zu nutzen. Falls Sie jetzt noch kein Zertifikat oder eine Alternative (z.b. Stick oder Karte) haben, können Sie dies neu beantragen unter: hier unter <Öffentlicher Bereich> -> <Registrierung> -> ELSTER- Basis (das Zertifikat ist kostenlos). Wählen Sie unter <Authentifizierungstyp> den Eintrag Elster- Basis (Softwarezertifikat - empfohlene Variante). Kopieren Sie nun das Zertifikat (*.pfx) in einen lokalen Pfad (z.b. C:\Zertifikat) oder bei gemeinsamer Nutzung in einen Netzwerkpfad, der allen Nutzern des Programms gleichzeitig zur Verfügung steht. Alle Nutzer des Moduls Lohn der Personalwirtschaft müssen Zugriff auf diese Datei haben. Wählen Sie nun im unter <Pfad des Zertifikats:> das Zertifikat (*_2048.pfx) aus. Zu 1) Einstellungen zu ELSTER 2 Prüfen der Gültigkeit eines Zertifikates Nach Erhalt des Zertifikates (*.pfx) muss dieses noch auf der Website freigeschaltet werden. Ob dies schon erledigt ist, können Sie prüfen unter: Wählen Sie auf der Website links unter <Login> Software Zertifikat aus und dann auf die Schalfläche <Login> darunter klicken. Hinweis: Neukunden (bzw. auf neuem PC) ab Version sollte vorab die Java Runtime installiert werden. Diese finden Sie unter: Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, klicken Sie ganz rechts auf <Durchsuchen > und wählen Ihr lokales Zertifikat und geben die PIN ein. Klicken Sie rechts unter <Durchsuchen > dann auf Login. Nach erfolgreicher Anmeldung können Sie unter <Informationen: <Gültigkeit> den Status Ihres Zertifikates nachlesen. Die Zertifikate sind nur eine begrenzte Zeit gültig. Nach Ablauf der Frist können Sie Ihr Zertifikat auf diesem Weg auch verlängern. Zu 2) Zertifikat prüfen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. 1/6

2 3 Aktualisierung und Neu holen der ERIC Komponenten erzwingen Auf unserem Elster Update Server steht ständig die aktuellste Version der Komponenten zur Verfügung. Welche Version der Komponente aktuell auf Ihrem Rechner ist, können Sie an folgender Datei kontrollieren: Windows XP (32 Bit Deutsch): C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Sage KHK Shared\Elster.dll Windows 7 (64 Bit Deutsch): C:\Program Files (x86)\common Files\ Sage KHK Shared\Elster.dll Im Windows-Explorer mit rechter Maustaste -> Eigenschaften auf die Elster.dll ermitteln Sie die Versionsnummer, diese muss mindestens Version oder höher sein. Der Sage Elster Server: Name: IP-Adresse: muss von dem Rechner aus für http Download zur Verfügung stehen. Dies können Sie überprüfen, indem Sie den Namen des Servers im Internetexplorer eingegeben. Öffnen sie jetzt in der Personalwirtschaft die Maske zum Versand über <Lohnberechnung: Monatsauswertungen: Lohnsteueranmeldung: Datenübertragung an Finanzamt> In der Personalwirtschaft genau diese Maske so offen belassen. Parallel dazu öffnen Sie bitte einen Windows-Explorer und wechseln in den Ordner: Windows XP (32 Bit Deutsch): C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Sage KHK Shared\Elster Windows 7 (64 Bit Deutsch): C:\Program Files (x86)\common Files\ Sage KHK Shared\Elster Stellen sie sicher, dass Sie alle Dateien und Ordner auch sehen können. Dazu bitte im Windows-Explorer über <Extras: Ordneroptionen: Ansicht> folgende Optionen unter <Erweiterte Einstellungen> prüfen: - Geschützte Systemdateien ausblenden Haken entfernen - Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden Haken entfernen - Versteckte Dateien und Ordner -> Alle Dateien und Ordner anzeigen (siehe Bild) aktivieren Dann bitte gleich <Für alle übernehmen> anklicken. Hinweis: unter Windows 7 können Sie die Menüleiste im Windows - Explorer einschalten über <Organisieren: Layout: Menüleiste>. Im Standard ist diese ausgeblendet. Löschen Sie nun ALLE Ordner und Dateien im geöffneten Ordner Elster (C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Sage KHK Shared\Elster), aber nicht den Ordner selbst! Hinweis: bei der folgenden Aktion kann mehrfach der Windows Installer automatisch hoch kommen bitte hier immer schnell abbrechen (ca. 3x auf abbrechen drücken). Bitte jetzt die in der Personalwirtschaft den Button <Versionsprüfung> (siehe 3. Bild von oben auf dieser Seite) Jetzt werden alle Dateien vom Server neu auf den Arbeitsplatz kopiert. Nach erfolgreicher Aktualisierung wird die Meldung angezeigt Versionsprüfung erfolgreich. Versuchen Sie bitte jetzt noch einmal, eine Testsendung um die technische Funktionalität sicherzustellen. Zu 3) Dateien aktualisieren ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. 2/6

3 4 ERIC Protokolle finden und auswerten Die ERIC - Komponenten erstellen im individuellen Benutzerverzeichnis eine Umfangreiche Protokollierung. Im ersten Schritt stellen Sie bitte sicher das Sie ALLE Dateien und Ordner sehen (Siehe Punkt 3). Daher müssen Sie den kompletten Pfad direkt in die <Adresse> des Windows Explorers kopieren: %temp%\sagetmp\elster.dll Die Beiden Dateien *.log können Sie mit einem Texteditor direkt lesen und kontrollieren. (z.b. mit Notepad oder auch Word). Kopieren Sie dazu diese Dateien am besten in einen Ordner auf den Sie direkten Zugriff haben. Ein Administrator kann Ihnen (siehe 2. Bild) nun weiterhelfen und aus der Meldung Proxy Authentification Required ableiten, das der Benutzername und Passwort für den Proxy nicht korrekt sind. Hinweis: Der Pfad ist nur solange verfügbar, wie der User am System angemeldet ist. Ein späteres suchen der Protokolle wird nicht erfolgreich sein. Insbesondere bei Terminalservern und Published Applications ist dies ein Problem. Hier muss der Administrator dann in den Benutzerordner schauen: Windows 2003 Server: C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Lokale Einstellungen\Temp\17\ SageTmp\Elster.dll wobei die 17 eine Session ID darstellt! Suchen Sie als Administrator also in JEDEM Unterordner oder starten Sie im Benutzerkontext eine RDP Sitzung mit Desktop. Sage benötigt diese Log Dateien zur weiteren Fehlersuche. Bitte bei einer Anfrage an die Hotline zum Thema mit anhängen! Zu 4) ERIC Protokolle 5 Tracelog erstellen mit dem TraceLogManager Für die ERIC-Komponente Elster.dll steht ein Monitoring Tool zur Verfügung. Dieses zeichnet deutlich mehr auf als in einer Fehlermeldung angezeigt wird. Dies finden Sie im Startmenü unter: Sage TraceLogManager 1.0 -> TraceLogManager Wenn dieser Eintrag nicht vorhanden ist finden Sie die Installation auf unserer DVD unter: [DVD_LW]:\Tools\TraceLogManager\Sage TraceLogManager.msi Bitte schließen Sie vor dem Start die komplette Personalwirtschaft. Dann TraceLogManager starten. Jetzt versuchen Sie erneut die LSA bzw. LSB zu versenden. Lesen Sie zusammen mit Ihrem Administrator das Protokoll insbesondere die mit einem roten Kreuz gekennzeichneten Zeilen. Aus dem Beispiel kann ein Administrator ablesen das er in seiner Firewall einen Server frei geben muss (Sage - Elster Server). Speichern Sie nun bitte die Log-Datei unter dem Namen <ElsterEricTraceLogPW.TLM> (Endung ist immer *.tlm) über das Diskettensymbol. Eine TLM Datei können Sie auch mit dem TraceLogManager wieder öffnen. Sage benötigt diese Log Datei zur erweiterten Fehlersuche. Bitte bei einer Anfrage an die Hotline zum Thema mit anhängen! Zu 5) TraceLogManager 6 ERIC System Check Die Finanzverwaltung liefert auch ein eigenes Tool zur Systemprüfung für ERIC. Stellen Sie sicher, dass Sie vor dem Check alle anderen Programme schließen. Bitte stellen Sie sicher das Sie im Ordner Elster alle Dateien und Ordner sehen (siehe Punkt 2) Das Programm <ericsystemcheck.exe> finden Sie unter Gemeinsame Dateien\Elster: Windows XP (32-Bit allgemein) %CommonProgramFiles%\Sage KHK Shared\Elster Windows 7 (64-Bit allgemein): %ProgramFiles(x86)% \Common Files\Sage KHK Shared\Elster ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. 3/6

4 Kopieren Sie die angegebenen Pfade in das Feld <Adresse> Ihres Windows-Explorers. Dieses Programm erzeugt eine Logdatei im gleichen Ordner der ericsystemcheck.exe mit dem Namen <eric.log>. Diese Datei bitte umbenennen nach <EricSystemCheck.log>. Bitte diese Datei auch mit einem Texteditor (z.b. Notepad) öffnen. Ziemlich am Ende des Textes sollte sich eine Zeile finden mit der Meldung ob Fehler gefunden wurden oder ob alles OK ist am System (siehe 3. Bild). Sage benötigt diese Log Datei zur erweiterten Fehlersuche. Bitte bei einer Anfrage an die Hotline zum Thema mit anhängen! Zu 6) ERIC Systemcheck 7 Fehler 252: Im XML-String konnte der Text <DatenTeil> nicht gefunden werden (Proxyprobleme) Der Fehler wird durch fehlerhafte Netzwerkeinstellungen verursacht. Bitte holen Sie sich einen Administrator Ihrer Firma, der sich mit Proxy / Firewall Einstellungen auskennt. Die Elster-Server können nicht erreicht werden und der Proxy liefert eine XML-Fehlermeldung zurück. Diese versucht ERIC dann als Serverantwort der Elster Server auszuwerten, was logischerweise nicht funktioniert. Im Menü <Extras: Optionen: Netzwerk> finden Sie die Optionssammlung <Übertragungseinstellungen> (siehe 2. Bild). Wählen Sie bitte <Einstellung> benutzerbezogen. Unter der Auswahl Proxy haben Sie 3 Varianten - A keinen Proxy verwenden - B Proxy ohne Authentifizierung - C Proxy mit Authentifizierung Welche Variante Sie im Einsatz haben muss Ihr Administrator oder IT Dienstleister korrekt beantworten (Standard ist A). Wenn Sie einen Proxy nutzen muss der Administrator auch die Einstellungen aller anderen Felder eintragen bzw. vorgeben: <IP-Adresse Proxy Server> <Port <Benutzername> <Passwort> Sollten Sie hier nicht weiter kommen Starten Sie eine Log-Datei Analyse mit Ihrem Administrator in der Reihenfolge: - ericsend.log (siehe Punkt 4) - ElsterEricTraceLogPW.TLM (siehe Punkt 5) - EricSystemCheck.log (siehe Punkt 6) Bisher haben wir meist schon in der Datei ericsend.log eindeutige Hinweise auf das Problem gefunden. (siehe Beispiel ISA Server im Bild 3). Zu 7) Fehler Einrichten einer Firewall für Elster (ERIC) Wenn Sie im Unternehmen nur eine Firewall, und keinen Proxy verwenden, muss dies Im Menü <Extras: Optionen: Netzwerk> finden Sie die Optionssammlung <Übertragungseinstellungen> alles auf Standard gestellt sein. Bitte wenden Sie sich an Ihren Administrator / IT Firmen- Firewalls können Sie nicht selbst konfigurieren! In der Firewall sind dann für beide Richtungen (rein/raus) die von Elster verwendeten Server und der Sage-Elster Server freizuschalten. ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. 4/6

5 Sage Elster Server: Name: IP-Adresse: Server der Oberfinanzdirektion (OFD) ELSTER 2 - Server: Die Server befinden sich hinter der Firewall der OFD und können somit nicht per Ping erreicht werden. Zur Überprüfung der Adressen können Sie diese im Internet Explorer eingeben. Wenn Sie den Server erreichen sollten Sie eine Fehlermeldung folgender Art erhalten (siehe Bild 3). Hinweis: Für alle Server sollte die Freigabe von Port 80 (http) ausreichend sein. Wir empfehlen aber zusätzlich gleich Port 443 (https) mit freizuschalten. Dies wird in einer der kommenden Versionen voraussichtlich Pflicht. Zu 8) Einrichten Firewall für Elster 9 Prüfen der Verfügbarkeit der Elster Server Es kommt leider immer noch sehr häufig vor, dass die Server der Oberfinanzdirektion (OFD) stark überlastet sind bzw. auch ganze Tage im Modus Wartung. Hinweise zur Verfügbarkeit der Server werden unter: regelmäßig veröffentlicht. Sollten Hier Probleme bekannt sein versuchen Sie es bitte zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal. Prüfen Sie dazu auch vorher noch einmal die Verfügbarkeit! Alle für die Personalwirtschaft relevanten Server sind in der Spalte ELSTER 2 aufgeführt. Mit einem grünen Haken müssen gekennzeichnet sein: - Anmeldungssteuern (für LSA) - Anmeldungssteuern authentifiziert (für LSA) - Lohnsteuerbescheinigungen (für LSB) - Lohnsteuerbescheinigungen authentifiziert (für LSB) - Protokollabholung Lohnsteuerbescheinigung (für LSB) Zusätzlich ist Spalte ElsterOnline zu beachten falls Sie ein Zertifikat prüfen/beantragen/verlängern wollen: - Login / Registrierung Schritt 2 Zu 9) Verfügbarkeit der OFD Server ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. 5/6

6 10 Fehler 1005: Fehler beim Verbinden zum Signatur Zertifikat/Stick/Karte - Ungültiger PSE Pfad. Wenn der Fehler 1005 mit der Meldung (siehe Bild): Fehler beim Verbinden zum Signatur Zertifikat/Stick/Karte Kennzahl: 0 Meldung: esigner: Ungültiger PSE Pfad. SteuerNr.: 0 Nummer:1005 Dazu wird vorausgesetzt, sie verwenden wie empfohlen ein ELSTER Basis Softwarezertifikat (Dateiname meist: IhreFirma_2048.pfx). Mit PSE ist hier das Software Zertifikat gemeint. Der Benutzer hat in diesem Fall keinen Zugriff auf das Zertifikat. Dies kann folgende Ursachen haben: - Pfad zum Zertifikat stimmt nicht (z.b. Leerzeichen zu viel?) - Ablage (Fileserver) ist nicht verbunden/erreichbar - Benutzer hat kein Zugriffsrecht auf die Datei (insbesondere bei Systemweiter Nutzung prüfen!) Im Menü der Personalwirtschaft <Extras: Optionen: Netzwerk> finden Sie den <Pfad des Zertifikats> (siehe Bild). Hier klicken Sie bitte jetzt auf die drei Punkte und wählen das Zertifikat über darüber aus. Falls Sie dies in Kombination mit der Art <systemweite Authentifizierung> einstellen, prüfen Sie bitte ob JEDER Benutzer innerhalb seiner Anmeldung für die Personalwirtschaft Zugriff auf diesen Pfad hat, und ob dieser auch identisch gemappt / verbunden ist (z.b. im Netz mit dem gleichen Laufwerksbuchstaben) oder benutzen Sie vollständige Netzwerkpfade z.b.: \\Fileserver\Freigabename\IhreFirma_2048.pfx. Zu 10) Fehler PSE 11 Meldung eines Elster Problems an die Hotline Wenn Sie nun beim Elster Versand gar nicht weiter kommen und auch in allen Prüfläufen der Personalwirtschaft kein Fehler kommt, versuchen Sie als erstes: - aktuelles Onlineupdate einspielen (siehe Punkt 3) - prüfen Sie Ihr Zertifikat (siehe Punkte 1, 2 und 10) - ERIC Komponenten vom Server neu holen (Punkt 3) - Verfügbarkeit der OFD-Server prüfen (siehe Punkt 9) - Netzwerkeinstellungen prüfen (siehe Punkte 7 und 8) Wenn diese Aktionen keinen Erfolg zeigen - wenden Sie sich bitte per Mail an unsere Hotline. Für eine schnellere Bearbeitung (Reduzierung der Rückfragen) senden Sie bitte als Anhang folgendes mit (Dateien werden zur Analyse zwingend benötigt): - FehlermeldungElster.jpg (Screenshot) - ElsterTemp.xml (siehe Punkt 4 identischer Ordner) - eric.log (siehe Punkt 4) - ericsend.log (siehe Punkt 4) - tm.ini (siehe Punkt 4 identischer Ordner) - ElsterEricTraceLogPW.TLM (siehe Punkt 5) - EricSystemCheck.log (siehe Punkt 6) Insgesamt 7 Dateien als Anhang. In die Mail bitte zusätzlich den kompletten Text der Fehlermeldung (Details) anfügen. Dazu bitte ebenso die Kontaktdaten zum Benutzer und zum Administrator (Proxy / Firewall). Wenn möglich eine genaue Beschreibung des Benutzers was er gerade im Programm Senden wollte (LSA/LSB/Protokoll?) mit Angabe Mandantennummer und Arbeitnehmer. Zu 11) Liste der Dateien ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. 6/6