Impressum 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer Neuer Schafweg 12, D Kapellen

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2 Impressum 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer Neuer Schafweg 12, D Kapellen

3 Inhaltsverzeichnis 1 Der Excel-Bildschirm Neue Tabellengrösse Das Register Datei Neue Arbeitsmappe erstellen Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen Tabellenvorlagen Das Register Start Einfügen und Einfügeoptionen Zahlen schnell formatieren Währung formatieren Bedingte Formatierung mehrere Bedingungen Regeln verwalten Löschen Das Register Einfügen PivotTable und PivotTable-Tools Aufgabenbereich Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen Tabelle Diagramme und Diagrammtools Diagrammtyp ändern Diagrammlayouts Diagrammformatvorlagen Sparklines Sparklines erstellen Sparklines löschen Kopf- und Fußzeile Das Register Formeln Die Gruppe Funktionsbibliothek Der Namens-Manager Das Register Daten Filtern Das Register Ansicht Seitenlayout Anzeigen FH Zentralschweiz Seite 3

4 1 Der Excel-Bildschirm Moderne Programme bieten Ihnen auf dem Bildschirm eine große Fülle an Informationen an. In dem unten stehenden Bild ist daher nur ein Teil des Excel-Bildschirms benannt. Symbolleiste Schnellzugriff Menüband mit den Befehls-Schaltflächen Registerkarten Titelleiste Fenster-Schaltflächen Menü Datei vertikale Bildlaufleiste Zellcursor Modusanzeige Statusleiste Der Excel-Bildschirm horizontale Bildlaufleiste Ansichts- Schaltflächen Zoom 1.1 Neue Tabellengrösse Die Tabellenblätter sind bereits in der Vorgänger-Version 2007 erheblich vergrößert worden. Eine Tabelle ist nun in Spalten (A bis XFD) und in Zeilen (1 bis ) unterteilt. FH Zentralschweiz Seite 4

5 2 Das Register Datei 2.1 Neue Arbeitsmappe erstellen Wenn Sie eine neue, leere Arbeitsmappe öffnen möchten, geht es am schnellsten mit der Tastenkombination (Ctrl)+(N). Ein anderer Weg führt Sie über das Datei-Menü: Klicken Sie in der Registerkarte Datei links im Navigationsbereich auf den Befehl Neu, um die nachfolgende Seite zu öffnen: Eine neue Arbeitsmappe erstellen Klicken Sie doppelt auf das Symbol Leere Arbeitsmappe, oder markieren Sie es nur mit einem Einfachklick, und dann klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche [Erstellen]. 2.2 Eine Arbeitsmappe mit Makros öffnen In den Office-Programmen besteht die Möglichkeit, Routinearbeiten mit ständig wiederkehrenden Befehlsabläufen aufzuzeichnen und später bei Bedarf aufzurufen. Durch den Einsatz von Makros können Sie Teile Ihrer Arbeit automatisieren und somit beschleunigen. Ein Makro ist im Prinzip nichts anderes als eine Aufzeichnung von Befehlsabfolgen wie Tastatureingaben oder Mausbewegungen. Die verschiedenen Arbeitsschritte werden von dem so genannten Makrorekorder aufgezeichnet. Sie können ein Makro nur ablaufen lassen, wenn die Datei geöffnet ist, in der das Makro gespeichert wurde. In Excel 2010 erhält eine Arbeitsmappe mit Makros beim Speichern die Dateinamen-Erweiterung *.xlsm. Falls Sie eine Arbeitsmappe *.xlsm öffnen möchten, die nicht von einem vertrauenswürdigen Herausgeber stammt, sind die Makros in der Standardeinstellung aus Sicherheitsgründen (Virengefahr) deaktiviert. In der Infoleiste werden Sie darauf hingewiesen: Infoleiste Hinweis auf gesperrte Makros FH Zentralschweiz Seite 5

6 Klicken Sie in der Infoleiste auf die Schaltfläche [Inhalt_aktivieren]. Es erscheint die nebenstehende Sicherheitswarnung. Klicken Sie auf [_Ja_]. Falls Sie den Inhalt nicht aktivieren, erhalten Sie bei dem Versuch ein Makro zu starten, eine Meldung: Makros aktivieren? Meldung 2.3 Tabellenvorlagen In Excel besteht die Möglichkeit, Tabellenvorlagen einzusetzen. Eine Vorlage ist eine Art Formular, das als Grundlage für die Erstellung neuer Arbeitsmappen verwendet werden kann. In Vorlagen werden zum Beispiel Gestaltungsgrundlagen, Formate, Zahlen oder Texte gespeichert. Diese können Sie in späteren, darauf basierenden Arbeitsmappen immer wieder einsetzen. Das erspart sehr viel Arbeit und Zeit. Neben den auf Ihrem Computer installierten Vorlagen, bietet Microsoft kostenlos über das Internet laufend neue Vorlagen an. Wählen Sie in dem vorher abgebildeten Fenster eine Kategorie, z.b. Kalender, und eventuell noch eine Unterkategorie, z.b. wie hier Kalender Wenn Sie im mittleren Rahmen auf eine der Vorlagen klicken, sehen Sie rechts im Fenster die Vorlagenvorschau. Falls Sie diese Vorlage verwenden möchten, laden Sie sie rechts über die Schaltfläche [Download] bzw. [Erstellen]. Eine Tabellenvorlage auswählen und auf Download klicken FH Zentralschweiz Seite 6

7 3 Das Register Start 3.1 Einfügen und Einfügeoptionen Die Windows-Zwischenablage wird von allen Dokumenten benutzt. Damit haben Sie die Möglichkeit, Text und Grafiken zwischen verschiedenen Dateien und zwischen verschiedenen Programmen auszutauschen. Das Symbol Einfügen auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zwischenablage ist zweigeteilt. Wenn Sie im Symbol unten auf das Dreieck klicken, öffnet sich ein Menü, aus dem Sie einen Befehl auswählen. In dem Untermenü können ein oder mehrere verschiedene Symbole und weitere Befehle platziert sein. Die Symbole bieten zusätzlich eine Vorausschau: Wenn Sie mit der Maus nur auf ein Symbol zeigen, ohne zu klicken, wird an der Einfügestelle (=aktuelle Position des Zellcursors) der Inhalt der Zwischenablage bereits angezeigt. Sie entscheiden, welche Einfügeoption Sie mit einem Mausklick bevorzugen. Da je nach Art und Formatierung der Zahlen, des Textes oder anderer Objekte eine ganze Reihe verschiedener Schaltflächen hier angeboten werden, nachfolgend die häufigsten Einfügeoptionen: Einfügen: Der gesamte Zellinhalt der Quelle wird zusammen mit der Formatierung eingefügt, entspricht dem Anklicken auf den oberen Teil des Symbols. Formeln: Der Zellinhalt der Quelle wird ohne Formatierung eingefügt. Die Formatierung am Ziel bleibt erhalten. Werte: Das Ergebnis einer Formel wird ohne Formatierung eingefügt. Keine Rahmenlinien: wie der Befehl Einfügen, aber ohne Linien. Transponieren: Inhalte in Spalten werden zusammen mit der Formatierung zeilenförmig eingefügt und umgekehrt. Verknüpfung einfügen: der Inhalt wird ohne Formatierung als Verknüpfung eingefügt, z.b. =$A$2. Inhalte einfügen: Ein Klick auf diesen Befehl am unteren Rand des Auswahlmenüs öffnet ein Dialogfeld, aus dem Sie sich auch die verschiedenen Einfügeoption auswählen können. Allerdings steht hier keine Vorschau zur Verfügung. FH Zentralschweiz Seite 7

8 3.2 Zahlen schnell formatieren In der Befehlsgruppe Zahl können Sie das Aussehen von Zahlen schnellformatieren. Die Formatierung hat nur Einfluss auf die Bildschirmdarstellung und den Ausdruck, nicht auf den eigentlichen Zellinhalt. 3.3 Währung formatieren Markieren Sie den zu formatierenden Bereich und klicken Sie in der Gruppe Zahl im Symbol Buchhaltungszahlenformat auf das kleine Dreieck, und wählen Sie Fr. Deutsch (Schweiz). Gruppe Zahl auf der Registerkarte Start Währungsformat auswählen Oder klicken Sie im Listenfeld Zahlenformat in der Gruppe Zahl auf das kleine Dreieck, und wählen Sie Währung aus. Oder öffnen Sie über den Befehl Mehr im Listenfeld das Dialogfeld Zellen formatieren. Dort stellen Sie ein: - Registerseite Zahlen - Kategorie: Währung - Dezimalstellen: 2 - Symbol: Fr. Falls in den Zellen statt einer Zahl diese Zeichen ##### erscheinen, vergrößern Sie die Spaltenbreite. Listenfeld Zahlenformat Tipp: In der Kategorie Sonderformat des Dialogfelds Zellen formatieren bietet Excel 2010 drei Sonderformate an: Postleitzahl, Sozialversicherungsnummer und ISBN-Format. Stellen Sie dazu unter Gebietsschema Deutsch (Deutschland) ein. FH Zentralschweiz Seite 8

9 3.4 Bedingte Formatierung Trends oder Werte können Sie schnell und professionell mit den neuen Möglichkeiten der Datenillustration darstellen: 1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich. 2. Klicken Sie in der Registerkarte Start, Gruppe Formatvorlagen, Schaltfläche Bedingte Formatierung. 3. Wählen Sie dann Datenbalken, Farbskalen oder Symbolsätze. Bereits beim Zeigen auf ein Format im Katalog sehen Sie das Ergebnis (Livevorschau) mehrere Bedingungen Neu können Sie in Excel auf den gleichen Bereich mehr als nur zwei bedingte Formatierungen angewenden. 1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich. 2. Klicken Sie auf eine Regel in Regeln zum Hervorheben von Zellen oder Obere/untere Regel und stellen sie den gewünschten Wert und die Farbe ein. 3. Wiederholen Sie Schritt 2 mit anderen Regeln. Stellen Sie jeweils den gewünschten Wert und eine andere Farbe ein Regeln verwalten Klicken Sie im Register Start auf Bedingte Formatierung Regeln verwalten, um eingestellte Regeln zu ändern, löschen oder neue Regeln hinzuzufügen. FH Zentralschweiz Seite 9

10 3.5 Löschen Löschen Sie schnell alle Inhalte, Kommentare, Formate oder Hyperlinks eines markierten Bereichs. 1. Markieren Sie den entsprechenden Bereich. 2. Klicken Sie in der Gruppe Bearbeiten auf Löschen. 3. Wählen Sie aus, was Sie löschen wollen. FH Zentralschweiz Seite 10

11 4 Das Register Einfügen 4.1 PivotTable und PivotTable-Tools Pivot-Tabellen sind interaktive Tabellen, die in der Lage sind, auf schnelle Art und Weise umfangreiche Datenmengen zusammenzufassen. Mit Pivot-Tabellen besteht die Möglichkeit, Daten unter verschiedenen Gesichtspunkten auszuwerten und zu betrachten. Dadurch haben Sie ein Werkzeug zu einer komfortablen Analysemöglichkeit und vielseitigen Auswertung. Damit Sie mit einer Pivot-Tabelle arbeiten können, benötigen Sie zunächst eine Datenliste. 1. Klicken Sie im Register Einfügen in der Befehlsgruppe Tabellen auf den oberen Teil der Schaltfläche PivotTable. Wenn Sie dagegen auf den unteren Teil dieser Schaltfläche klicken, öffnen Sie ein Untermenü, aus dem Sie den rechts stehenden Befehl wählen. 2. Bestimmen Sie in dem nachfolgenden Dialogfeld, woher sich Excel die Daten für die Pivot-Tabelle holen soll. Bei einer externen Datenquelle bietet das Programm eine ganze Reihe von Verbindungsmöglichkeiten an. Registerkarte Einfügen, Gruppe Tabellen 3. Überprüfen Sie den Vorschlag von Excel für den Daten-Tabellenbereich. 4. Legen Sie fest, wo der PivotTable-Bericht abgelegt werden soll.. 5. Klicken Sie auf die Schaltfläche [_OK_]. FH Zentralschweiz Seite 11

12 4.1.1 Aufgabenbereich Auf der rechten Seite ist ein Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste geöffnet. Die Trennlinie zwischen dem Aufgabenund dem Arbeitsbereich können Sie mit der Maus verschieben. Das Abschnitt-Symbol unterhalb der Titelleiste öffnet das nachfolgende Untermenü. Hierin werden aber nur die einzelnen Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anders angeordnet: Die Abschnitte innerhalb des Aufgabenbereichs anordnen Aufgabenbereich mit der PivotTable-Feldliste Das Kontextwerkzeug PivotTable-Tools Den Pivot-Tabellen-Bericht erstellen 1. Der Zellcursor steht im Bereich für den Pivot-Tabellen-Bericht. Damit wird in der Titelleiste das Kontextregister PivotTable-Tools] angezeigt. 2. Sollte der Aufgabenbereich nicht geöffnet sein, klicken Sie auf der Registerkarten Optionen (PivotTable-Tools) in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Feldliste. 3. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste ein Feld nach unten in den Bereich Zeilenbeschriftungen. 4. Genauso ziehen Sie ein Feld in den Bereich Spaltenbeschriftungen 5. und ein Feld mit Werten in den Bereich Werte. Tipp: Um die Berechnungsfunktion der Werte zu ändern, klicken Sie im der Gruppe Berechnungen des Registers Optionen der PivotTable-Tools auf Werte zusammenfassen nach oder auf das kleine Dreieck neben dem Werte-Feld und auf Wertfeldeinstellungen. Aufgabenbereich FH Zentralschweiz Seite 12

13 4.2 Tabelle Die Funktion Tabelle erstellt aus einem markierten Bereich eine sogenannte Liste. Diese wird durch Zuweisung einer Tabellenformatvorlage automatisch angenehm visualisiert und mit Filter versehen. Zudem bekommt die Tabelle einen Namen. Die Liste kann durch Ziehen am Anfasser rechts unten einfach verlängert werden. Wie in einer Word-Tabelle können Sie mit der Tabulator-Taste eine neue Zeile erzeugen. Das Einfügen der Funktion Autosumme (Register Formeln) direkt unter der Liste erzeugt ein editierbares Teilergebnis. Um die Liste in einen normalen Tabellenbereich zurück zu verwandeln, klicken Sie im Register Tabellentools in der Gruppe Tools auf In Bereich konvertieren. FH Zentralschweiz Seite 13

14 4.3 Diagramme und Diagrammtools Der Bereich Diagramme wurde mit umfangreichen Katalogen vorgefertigter Formate und neuen 3D-Optionen verbessert. Mit den neuen Diagrammtools ist es nicht mehr notwendig, einen Assistenten für diese Aufgabe zu verwenden. Bei markiertem Diagramm werden Ihnen auf der Registerkarte Entwurf (Diagrammtools) eine ganze Fülle der verschiedensten Möglichkeiten angeboten, um das Aussehen des Diagramms zu ändern Diagrammtyp ändern Um den Diagrammtyp zu ändern, klicken Sie auf das Symbol und wählen einen anderen Typ aus: Diagrammtyp ändern Diagrammlayouts Blättern Sie mit den Pfeilen rechts direkt in der Gruppe Diagrammlayouts. Mit einem Klick auf das untere Pfeilsymbol in der Blätterleiste öffnen Sie den ganzen Katalog Diagrammformatvorlagen Und wenn Sie jetzt auch noch die Farben der Säulen und/oder des Hintergrunds ändern möchten, blättern Sie in der Gruppe Diagrammformatvorlagen. Der große Vorteil dieser Vorlagen liegt u.a. darin, dass die Farben harmonisch aufeinander abgestimmt sind. Gruppe Diagrammformatvorlagen in der Blätterleiste den gan- Auch hier öffnen Sie mit einem Klick auf das untere Pfeilsymbol zen Katalog. FH Zentralschweiz Seite 14

15 4.4 Sparklines Sparklines sind sehr kleine Diagramme, die Daten grafisch in einer einzelnen Zelle darstellen und Ihnen so einen schnellen Überblick über die Entwicklung und Verteilung der Daten verschaffen. Mit ihrer Hilfe können Muster und Trends für eine Wertereihe aufgezeigt oder z.b. Minimalund Maximalwerte hervorgehoben werden Sparklines erstellen Sie haben eine Datenreihe zu den Gewinnen ihrer Filialen im Zeitraum eines Jahres erstellt. Mit Hilfe der Sparklines lässt sich daneben die Gewinnentwicklung jeder Filiale Platz sparend in einem Diagramm darstellen: 1. Klicken Sie auf die Zelle, in der die Sparkline angezeigt werden soll. 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Sparklines auf die Schaltfläche Spalte, um eine Säulensparkline zu erstellen. 3. Tragen Sie im nachfolgenden Dialogfeld den Datenbereich den ein, oder markieren Sie ihn mit der Maus. Der Positionsbereich ist bereits vorgegeben und entspricht der aktuellen Zelle. Gruppe Sparklines Datenbereich auswählen 4. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche [_OK_]. Gewinnentwicklung als Sparkline Ist eine Sparkline markiert, wird zusätzlich das Register Sparklinetools angezeigt. In der Registerkarte Entwurf kann z.b. eine andere Farbe bestimmt, der Typ geändert oder Datenpunkte betont werden, um die Aussagekraft der Sparkline zu erhöhen. FH Zentralschweiz Seite 15

16 4.4.2 Sparklines löschen Um eine oder mehrere einzelne Sparklines zu löschen, markieren Sie die zu löschenden Sparklines, und klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf (Sparklinetools) in der Gruppe Gruppieren auf den linken Teil der Schaltfläche Löschen. Haben Sie hingegen die einzelnen Sparklines über die Schaltfläche Gruppieren (Registerkarte Entwurf (Sparklinetools), Gruppe Gruppieren) zu einer Gruppe zusammengefasst, und sollen alle Sparklines der Gruppierung gelöscht werden, markieren Sie sie durch Klick in eine der Zellen, und klicken Sie auf den Pfeil im rechten Teil der Schaltfläche Löschen. Im sich öffnenden Menü wählen Sie dann den Befehl Ausgewählte Sparklinegruppe löschen. Ausgewählte Sparklinegruppe löschen 4.5 Kopf- und Fußzeile In Kopf- und Fußzeilen stehen Texte, die auf jeder Seite am Anfang (Kopfzeile) bzw. am Ende (Fußzeile) wiederholt werden. Mit den neuen Kopf- und Fußzeilentools stellt Ihnen Excel einen vereinfachten Weg zum Hinzufügen oder Bearbeiten der Kopf- und Fußzeilen in Ihren Arbeitsblättern zur Verfügung. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Befehlsgruppe Text auf die Schaltfläche Kopf- und Fußzeile. Es wird in die so genannten Seitenlayoutansicht gewechselt, und der Schreibcursor blinkt in einem Kopfzeilenfeld. Für die linksbündige, zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung sind drei Bereiche eingerichtet. Hier geben Sie beliebige Texte ein. Auf der Registerkarte Entwurf (Kopf- und Fußzeilentools) sind Schaltflächen platziert, über die Sie beispielsweise die Seitenzahl (Nummer der Seite), das Datum, die Uhrzeit und den Dateinamen den Texten beifügen können: Der Schreibcursor blinkt im zentrierten Kopfzeilenfeld Die Schaltflächen Kopfzeile und Fußzeile auf der Registerkarte Entwurf (Kopf- und Fußzeilentools) bieten Ihnen eine Liste vorgefertigter Kopf- bzw. Fußzeilen an. FH Zentralschweiz Seite 16

17 5 Das Register Formeln 5.1 Die Gruppe Funktionsbibliothek Den Funktions-Assistenten können Sie wie gewohnt über das Symbol Funktion einfügen in der Bearbeitungsleiste oberhalb des Arbeitsblattes oder mit der Tastenkombination (ª_)+(F3) aufrufen. In dieser Gruppe sind noch weitere Funktions-Kategorien platziert. Mit einem Klick auf das Symbol, öffnen Sie eine Liste, aus der Sie die Funktion wählen. Danach wird das Dialogfeld Funktionsargumente geöffnet, das auch beim zweiten Schritt des Funktions- Assistenten erscheint. Wenn Sie das Symbol AutoSumme klicken, wird die Funktion Summe wie bisher direkt in die Zelle eingefügt. Klicken Sie auf das kleine Dreieck daneben, können Sie unter den fünf wichtigsten Funktionen auswählen. Die Gruppe Funktionsbibliothek auf der Registerkarte Formeln 5.2 Der Namens-Manager Klicken Sie auf die Schaltfläche Namens-Manager im Register Formeln. Im Dialogfeld werden alle Bereichsnamen, die im Arbeitsblatt vorhanden sind, mit Namen, Wert, Zellbezug und Kommentar aufgelistet. Der neue Namens-Manager Der Namens-Manager bietet Ihnen die Möglichkeit die Bereiche und die Namen zu verändern oder neu zu erstellen, Bereichsnamen zu löschen und die Bereiche zu bearbeiten. FH Zentralschweiz Seite 17

18 6 Das Register Daten 6.1 Filtern Die Filterfunktion ist vereinfacht und verbessert worden. Sie können beliebig viele Filter verschachteln, nach Bedingungen filtern und sogar nach Zell- und Schriftfarben. Diese Funktion findet sich auch im Register Start Sortieren und Filtern Filtern. 1. Markieren Sie die Tabelle. 2. Klicken Sie auf Filtern. 3. Wenn Sie nach einem bestimmten Wert filtern wollen, entfernen Sie den Haken bei (Alles auswählen) und setzen den Haken bei diesem Wert. FH Zentralschweiz Seite 18

19 7 Das Register Ansicht 7.1 Seitenlayout Die Seitenlayoutansicht zeigt die Tabelle wie sie gedruckt wird. Eine uneingeschränkte Bearbeitung der Zellen ist möglich, auch die Daten in den Kopf- und Fußzeilen können Sie mit einem Mausklick editieren. Zudem werden Lineale eingeblendet. Tipp: Nur in der Seitenlayoutansicht ist es möglich, die Spaltenbreiten und Zeilenhöhen in cm (statt Pixel) einzustellen. Klicken Sie in der Statusleiste unten rechts auf die Schaltfläche Seitenlayout im Register Ansicht auf die Schaltfläche Seitenlayout. oder Seitenlayoutansicht Sie können die weißen Leerflächen zwischen den Druck- und Seitenrändern sowie den grauen Zwischenraum zwischen den Seiten auszublenden, um Platz auf dem Bildschirm zu sparen. Kopf- und Fußzeile werden dann nicht angezeigt. Dazu zeigen Sie mit der Maus auf einen grauen Streifen zwischen zwei Seiten. Das Aussehen des Mauszeigers ändert sich, und eine QuickInfo wird angezeigt. Mit einem Einfachklick blenden Sie die Leerflächen aus, und genauso können Sie sie wieder einblenden. FH Zentralschweiz Seite 19

20 7.2 Anzeigen Vermissen Sie die Spaltenbuchstaben und Zeilennummierung? Aktivieren Sie in der Gruppe Anzeigen die Überschriften. Mit Bearbeitungsleiste ist die Leiste zum Editieren von Funktionen und Zellinhalten gemeint. FH Zentralschweiz Seite 20