Aktives Debitorenmanagement erhöht Liquidität und reduziert Ausfallrisiken

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1 Lösungen für den Mittelstand im Handel Aktives Debitorenmanagement erhöht Liquidität und reduziert Ausfallrisiken Von Dipl. Kaufmann Norbert Jung, raw Rechen-Anlage West GmbH Handel und Industrie kämpfen nicht nur mit der Kauf- und Investitionszurückhaltung. Greift der Kunde dann doch zu, hapert es häufig mit der Zahlungsmoral. Dies hat dazu geführt, dass die Außenstände inzwischen das Lager als größten Vermögensposten von Handelsunternehmen abgelöst haben. Bis zu 0,5 Prozent Umsatz kosten die säumigen Zahler den Handel je nach Branche. Zudem drohen durch Ausfallrisiken direkte Verluste. Und hohe Außenstände beeinflussen das Basel-II-Rating der Banken negativ, das treibt durch teurere Kredite die Kosten weiter nach oben. Vor diesem Hintergrund sollten Unternehmen ein aktives Debitorenmanagement installieren, das sich nicht nur der klassischen Instrumente bedient, um Liquidität zu sichern und Ausfälle zu reduzieren. Gerade jetzt, wenn die Umsätze mit dem Anziehen der Konjunktur wieder steigen, sollten Händler vorsorgen, damit Risiken und Kosten im Rahmen bleiben. Die Klassik des Debitorenmanagements Die klassischen Maßnahmen des Debitorenmanagements haben alle ihre Schwächen, die sich nicht gegenseitig kompensieren:

2 Bonitätsschecks bei Auskunfteien finden, wenn überhaupt regelmäßig, nur einmal pro Jahr statt. Viel zu selten, um ein geändertes Risikoprofil eines Kunden zu erkennen und darauf zu reagieren. Kreditlimits sind nicht austariert, weil die geeigneten Informationen zur Anpassung an individuelle Zahlungsprofile fehlen. Ein zu hohes Kreditlimit lässt das Ausfallrisiko steigen, ein zu niedriges kostet Umsatz oder treibt den Kunden zur Konkurrenz. Offene-Posten-Listen und Mahnungsauswertungen lassen Risiken erst erkennen, wenn sie schon existieren. Sie eignen sich nicht zur proaktiven Vermeidung von Risiken. Kreditversicherungen sichern nur Risiken ab, die ohnehin niedrig sind. Das Risiko-Wissen ist unternehmensintern und -extern isoliert. Die Buchhaltung erkennt Risiken, kommuniziert diese aber nicht an den Vertrieb, oder umgekehrt, die Buchhaltung informiert zwar über säumige Kunden, der Vertrieb ignoriert aus seinem Verkaufsinteresse heraus jedoch die Mahnungen. Marktteilnehmer tauschen ihr Wissen über das Zahlungsverhalten nur selten aus, um Risikokunden zu erkennen. Im Prinzip sind heute alle Verfahren, um das Zahlungsverhalten von Kunden zu erkennen und zu steuern, händig und aufwändig in der Praxis bedeutet dies: Sie werden nur halbherzig umgesetzt. Und sie sind zu langsam. Aktives Debitorenmanagement

3 Ein aktives Debitorenmanagement, das die geschilderten Schwächen überwinden will, muss zweierlei leisten: Es hat über das Marktverhalten eines Kunden in Echtzeit zu informieren und es sollte automatisiert warnen, wann sich das Zahlungsverhalten eines Kunden verschlechtert. Denn wer zuerst erkennt, dass ein Kunde finanziell schwächelt, kann als Erster reagieren und seine Risikoposten reduzieren. Bislang waren IT-gestützte Lösungen, die dies bieten können, den großen Konzernen vorbehalten. Doch inzwischen gibt es auch Applikationen, die für den Mittelstand erschwinglich sind und im Debitorenmanagement Waffengleichheit zwischen großen und kleinen Marktteilnehmern herstellen. Checkliste für Lösungen zum aktiven Debitorenmanagement Wenn Unternehmen Lösungen für das aktive Debitorenmanagement recherchieren und evaluieren, sollten sie in ihre Checkliste die folgenden Punkte aufnehmen: Aktive Warnsysteme mit Trendanalyse: Herzstück jeder modernen Debitorenmanagement-Lösung ist ein automatisiertes Alarmsystem, das bei einer Verschlechterung der Zahlungsmoral den Kunden selbstständig aufblendet und die Buchhaltung zum aktiven Eingreifen auffordert. Tägliches Datenpooling mit anderen Marktteilnehmern: Um die Informationsbasis zu verbreitern, sollte es möglich sein, branchenspezifische oder -übergreifende Daten einzuspielen. Informationsquellen können Auskunfteien oder Marktteilnehmer sein.

4 Austarierung von Kreditlimits: Kreditlimits sind auf der Grundlage der hohen Informationsdichte individuell anzupassen. Hier muss in jedem Einzelfall die Gratwanderung zwischen umsatzsteigerndem Spielraum und risikomindernder Postenbegrenzung geschaffen werden. Bildung von Kundenclustern: Um globalerer Analysen zu fahren, müssen die Daten konsolidierbar sein. Die Bildung von Kundenclustern etwa ist für das Verfassen von Lageberichten unerlässlich. Zinsberechnung: In dem Maße wie die Finanzierung über den Handel üblich und auch notwendig geworden ist, akzeptieren Schuldner die Verzinsung von Außenständen. Dies generiert zusätzliche Einnahmen und führt zu einer schnelleren Begleichung von Außenständen. Kommunikationsaufbau mit Schuldnern: Die grafische Auswertung des Zahlungsverhaltens sollte geeignet sein, sie zur Kommunikation mit dem Kunden zu verwenden. Die Erfahrung zeigt, dass illustrative Trendkurven viel zur Akzeptanz von Maßnahmen wie Kreditlimitkürzungen beitragen. Automatische Überwachung der Kreditversicherung: Um den Versicherungsschutz nicht zu verwirken, sind automatische Kreditzielüberschreitungen, ABC-Analysen und ähnliche relevante Analysemethoden unabdingbar. Vereinheitlichung der Bonitätenverwaltung: Eine zentrale Datenbank als einheitliche Datenbasis macht viele Analysen erst möglich, die für Lageberichte zu Kunden oder Unternehmen notwendig sind.

5 Die Erfahrungen der raw in vielen Kundenanwendungen, etwa bei Mobau Wirtz&Classen in Heinsberg zeigt, dass Lösungen für aktives Debitorenmanagement, die diese Punkte unterstützen, die Liquidität eines Unternehmens drastisch erhöhen und die Ausfallrisiken ebenso drastisch verringern. Kontakt: raw Rechen-Anlage West GmbH Am Burgholz Kreuzau - Stockheim Tel / Fax: / raw@raw.de