ANWENDERHANDBUCH PROJEKTDOKUMENTATION ANWENDERHANDBUCH PROJEKTDOKUMENTATION

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1 ANWENDERHANDBUCH PROJEKTDOKUMENTATION ANWENDERHANDBUCH PROJEKTDOKUMENTATION JOBS BEARBEITEN UND DOKUMENTIEREN VON PROJEKT-MEILENSTEINEN 2014 cotedo Service GmbH V

2 Vorwort Dieses Handbuch stellt eine Ergänzung und Gedankenstütze zu persönlichen Schulungen und Trainings für Anwender dar. Es wurde insbesondere unter Berücksichtigung der Arbeitsschritte und Prozesse für operative Anwender, z.b. Retail Berater erstellt. Weitere, für diese Nutzergruppe irrelevante Funktionen werden daher nicht erwähnt oder nur kurz angeschnitten. Im System selbst sind diese Funktionen teilweise vollständig ausgeblendet oder ausgegraut und daher nicht verfügbar. Sollte für Ihre Aufgabenstellung weitere Funktionen sinnvoll erscheinen oder gar erforderlich sein, sprechen Sie bitte mit Ihren Vorgesetzten und/oder unseren Mitarbeitern über diese Anforderungen. Dieses Tool soll die Anwender in deren Aufgabenstellung unterstützen und die Übersichtlichkeit verbessern. Für eine ständige Weiterentwicklung und weitere Optimierung sind wir auf das Feedback der Anwender angewiesen und freuen uns über jegliche, positive wie negative, Rückmeldung und Anregung dazu. Für weiterführende Fragen und Details stehen wir Ihnen gerne persönlich zur Verfügung. Das Handbuch ist ausschließlich für den internen Gebrauch gedacht und kann durch uns je nach Bedarf angepasst werden. Alle Angaben ohne Gewähr. Genannte oder abgebildete Namen oder Logos können Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber sein. Die beschriebene Software ist urheberrechtlich geschützt. Kopien oder Vervielfältigungen dieses Handbuchs, egal in welcher Art auch auszugsweise nur nach vorheriger Rücksprache mit uns. cotedo Service GmbH Seite 2

3 Inhaltsübersicht Kapitel Seite Vorwort... 2 Inhaltsübersicht... 3 Erreichbarkeit... 4 Einstieg... 5 Navigationsmenü... 6 Jobübersicht... 7 Suchen und Filtern... 8 Verfügbare Suchfelder... 9 Job Detailansicht Upload von Anhängen Mailversand und -dokumentation Statusveränderung von Jobs Persönliche Notizen Seite 3

4 Erreichbarkeit Für die Nutzung ist der internetbasierten Projektsteuerung eignen sich folgende Browser: Firefox (auf BMW Geräten nutzbar) Safari Chrome Sie erreichen die Projektsteuerung unter folgender URL: Eventuell auftretende Informationen zu Zertifikatsfehlern können ignoriert werden, sie stellen kein Sicherheitsrisiko dar. Seite 4

5 Einstieg Wählen Sie bitte als Mandant : Kunde: Bau- und Einrichtungsberatung. Benutzen Sie bitte Ihren Benutzernamen und Passwort und achten dabei auch auf Groß- und Kleinschreibung. Sollten Sie noch keine Zugangsdaten haben oder Ihr Passwort vergessen haben wenden Sie sich bitte an einen unserer Mitarbeiter oder Ihren Vorgesetzen. Notiz: Benutzername Passwort Schützen Sie Ihre persönlichen Zugangsdaten vor Zugriffsmöglichkeiten durch Dritte! Sämtliche Aktivitäten jedes Nutzeraccounts werden dauerhaft protokolliert. Seite 5

6 Navigationsmenü Die horizontale Navigation besteht aus folgenden Punkten: Datei (hier ist die Ausloggen Funktion hinterlegt) Bearbeiten Stamm Vorgang Hilfe Für die Bearbeitung der Meilensteine / Jobs ist nur der Punkt Vorgang relevant. Über Jobs erreichen Sie die Gesamtübersicht aller Meilensteine, die Jobübersicht. Direkt erreichbar auch mit dem Tastenkürzel Strg-Alt-J Seite 6

7 Jobübersicht Angezeigt wird Ihnen hier die Übersicht sämtlicher für Sie relevanter Meilensteine / Jobs. Diese Übersicht setzt sich aus folgenden Doppel-Spalten zusammen: Proj.Nr. / Angelegt zugehörige Projektnummer inkl. Länderkürzel / Anlagedatum Job / Bearbeiter [systeminterne Nummer] / zugeteilter Bearbeiter Bezeichnung / Firma Meilensteinnummer inkl. Bezeichnung / Kd.-BUNO und -Name Anz. Soll / Fertig bis [ohne Relevanz] / Soll-Abschlusstermin V / T!, L / M!, KS / Z! [ohne Relevanz] PL1 / Betr. [ohne Relevanz] / Projektverantwortlicher Prio / Anz. L Priorisierung / [ohne Relevanz] Jobstatus / erreicht am aktueller Status des Jobs / letzter Bearbeiter Sortiert werden kann über den jeweiligen auf/ab Pfeil in der Spaltenüberschrift. Spaltenbreiten können individuell verstellt werden. Damit kann bei unterschiedlicher Bildschirmauflösung gewährleistet werden, dass alle Spalten sichtbar sind. Seite 7

8 Suchen und Filtern In der Jobübersicht lassen sich über das Textfeld einfache Such- und Filterfunktionen realisieren. Tippt man hier z.b. eine Projektnummer ein, werden nur alle relevanten Meilensteine dieses Projekts angezeigt. Mit dem Sternsymbol (*) lässt sich diese Filterung ausweiten, z.b. zeigt *-DE-* nur alle Jobs für Projekte in Deutschland an. Für komplexere Abfragen steht eine umfangreichere Such- bzw. Filterfunktion steht unter Finden zur Verfügung. Seite 8

9 Verfügbare Suchfelder ohne Funktion ohne Funktion ohne Funktion ohne Funktion Allgemein: Eingrenzung nach Firma (Händler/Kunde) Ansprechpartner (beim Händler) Projektnummer/Job Projektbezeichnung Jobbezeichnung Leist-/Art.-Nr. (z.b. L-13) Leist-/Art.-Gruppe (z.b. Auftragsmgmt ) Bearbeitung durch (z.b. Karch) Angelegt v. (Diktat) (i.d.r.wormser) Angelegt von bis Zeitraum/Datum Betreuer (Projektverantwortlicher) rot, orange, grün Ampelschaltung Status: Nicht genutzt wird 2 und 7 Zeitraum: Weitere Eingrenzmöglichkeit nach Datum Priorität: Eingrenzung nach Priorität (falls genutzt) Datengrundlage Abfragen können auch Schritt für Schritt erfolgen. Die Suche nach der ersten Eingrenzung nur noch in der resultierenden Auswahl ausführen Jobtermin: Eingrenzung des Soll-Terminzeitraums Mit einem Klick auf die Feldbezeichnung (alternativ im Eingabefeld Leertaste, dann Tab-Taste verwenden) wird die mögliche Vorauswahl angezeigt. Achtung, bei potentiell vielen Ergebnissen, kann die Suche und Anzeige einige Augenblicke in Anspruch nehmen! Jedes Auswahlfeld beinhaltet eine Freitextsuche, d.h. entsprechende Datensätze werden nach der Eingabe durchsucht. Schließen Sie Ihre Eingabe mit der TAB-Taste ab wird ihnen eine Vorauswahl angezeigt. Um komplexe Abfragen in einem Schritt zu ermöglichen können sämtliche Felder miteinander kombiniert werden. Seite 9

10 Job Detailansicht In der Detailansicht des Jobs werden immer folgende Angaben gemacht: Allgemeine Projektdetails inkl. Betrieb, Bezeichnung, Projektnummer, Abschlusstermin etc. Allgemeine Jobbeschreibung und Bemerkung In der Bemerkung werden sämtliche Job-Aktivitäten protokolliert und Bearbeiter-Kommentare gespeichert. Jobdetails Aktueller Status, Bezeichnung, Bearbeiter und Solltermine werden angezeigt. Der Status kann verändert werden (in Arbeit / Erledigt), Alternativ kann der Job als nicht nötig gekennzeichnet werden. Sämtliche Änderungen, Aktivitäten oder Kommentare werden automatisch protokolliert, aber erst durch Speichern über die Befehlszeile dauerhaft gespeichert. Abbrechen löscht bzw. ignoriert sämtliche aktuelle Änderungen! Seite 10

11 Upload von Anhängen Dokumente können über das Uploadsymbol rechts oben hinzugefügt werden. Über ein Explorer Fenster kann das entsprechende Dokument ausgewählt werden. Nach erfolgreichem Upload, wird dies deutlich sichtbar bestätigt. Das Dokument ist nun dauerhaft hinterlegt auch wenn die Jobbearbeitung selbst nicht durch speichern bestätigt wurde. Durch System-Bearbeitungszeiten kann es einige Zeit in Anspruch nehmen bis das Dokument dann auch wieder zum Download verfügbar ist! Hochgeladene Anhänge sind dauerhaft gespeichert und können nach dem Upload nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Seite 11

12 Mailversand und -dokumentation Aus dem System können Projekt-Mails mit Bezug auf bestimmte Jobs über ihren persönlichen Mail- Account versendet werden. Dazu wird das lokal auf ihrem Arbeitsplatz verwendete Mailsystem, z.b. Outlook geöffnet und genutzt. s werden dann über Ihren Mail-Account versendet. Felder wie Betreff oder BCC sind vorbelegt. Wenn im System dieser Schriftwechsel dokumentiert werden soll, verändern Sie diese Felder nicht. Tragen Sie den Empfänger bitte manuell ein. Wenn Sie vermeiden möchten, dass der Schriftwechsel dokumentiert wird entfernen Sie einfach den BCC Empfänger. Die bleibt dann nur in Ihrem persönlichen Mailsystem im Postausgang dokumentiert, nicht jedoch innerhalb der Projektdokumentation. Über Status-Mails können systeminterne Nachrichten an Externe Nutzer ( -Adressen) versendet werden ohne ein eigenes Mailsystem, z.b. Outlook nutzen zu müssen. Wenn Sie als Empfänger einer entsprechenden Mail möchten, dass Ihre Antwort im Projektsystem dokumentiert wird, ändern Sie den Betreff nicht und setzen Sie bitte als zusätzlichen Empfänger (AN, CC oder BCC) ein. Seite 12

13 Statusveränderung von Jobs Bearbeitbar sind nur Jobs/Meilensteine im Status 1 Vorbereitung, 3 In Arbeit und 5 Korrektur von Projekten die zur Bearbeitung freigegeben wurden.. Im Eingabefeld kann auch hier mit der Leertaste, gefolgt von der Tab-Taste die mögliche Auswahl aufgerufen werden. Alternativ erscheint die Auswahl auch durch Mausklick auf Status. Für Meilensteine die aktuell bearbeitet werden ist der Status 3 In Arbeit vorgesehen. Dies ist wichtig um über Auswertungen der Projektsteuerung einen aktuellen Stand der Projektlandschaft erhalten zu können. Damit soll auch dokumentiert werden, wer diesen Meilenstein aktuell bearbeitet. Nach abgeschlossener Bearbeitung eines Jobs kann dieser abgeschlossen werden. Dazu den Status auf 4 Erledigt setzen. Auch hier ist eine entsprechende zeitnahe Statusänderung ist wichtig, damit die Projektsteuerung stets einen aktuellen Stand der Projektlandschaft erhalten kann. Durch wen und wann der aktuelle Status gesetzt wurde wird gespeichert. In der Job-Bemerkung ist dazu die gesamte Historie dokumentiert. Jobs können nach dem Speichern im Status 4 Erledigt nicht mehr geändert werden! Auch das Anfügen weiterer Anhänge ist dann nicht mehr möglich. Falls dennoch Änderungen erforderlich werden, müssen nachträgliche Freischaltungen bzw. Änderungen über die Mitarbeiter der Projektsteuerung beantragt werden! Seite 13

14 Persönliche Notizen Seite 14

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