VAB Vereinsabrechnungsprogramm Stand 01/2010

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1 Sehr geehrter Kunde, mit diesem Leitfaden erhalten Sie von uns eine Anleitung zur Verwaltung Ihrer Beitragsdaten in unserem Vereinsabrechnungsprogramm VAB. Inhaltsverzeichnis 1. Funktionsumfang 2. Installation 3. Verein anlegen / verwalten 4. Mitglieder verwalten 5. Beitragseinzug 1. Funktionsumfang Seite 1

2 2. Installation 2.1. Legen Sie die VAB-CD in das CD-Laufwerk ein Es öffnet sich das Installationsfenster (sollten Sie es nicht angezeigt bekommen starten Sie die Installation bitte von der CD mit einem Doppelklick auf VAB_setup ) Bestätigen Sie fünfmal mit Weiter. Jetzt können Sie die Pfadangaben für die Installation ändern. Wir empfehlen diese Angaben nur zu ändern wenn es unbedingt erforderlich ist Klicken Sie zweimal auf Weiter und dann auf Installieren. Der Installationsprozess beginnt. Schließen Sie die Einrichtung mit Fertigstellen ab. Das Programm ist jetzt einsatzbereit. 3. Verein anlegen 3.1. Öffnen Sie das Programm mit einen Doppelklick auf das Symbol PC-VAB. Sie finden es auf Ihrem Desktop (Bildschirm) oder unter Programme Melden Sie sich mit einem von Ihnen gewählten Passwort an (bitte einprägen!). Seite 2

3 3.3. Es öffnet sich das Fenster zum Online-Update. Wählen Sie bitte Nein Bestätigen Sie das Lizenz-Fenster mit Ja Wählen Sie jetzt über Suchen in (siehe folgende Maske) den Lizenzschlüssel von der VAB-CD aus. Öffnen Sie dazu den Ordner Lizenz und klicken Sie dann mit der linken Maustaste auf den Lizenzschlüssel (vab..liz). Bestätigen Sie mit Öffnen Es erscheint Ihnen ein Einrichtungsassistent. Wählen Sie in unserem Beispiel einen neuen Verein anlegen?. Hinweis zur Datenübernahme aus: * Datenrücksicherung VAB 3.x bitte beachten Sie den Beileger. die Datensicherung befindet sich auf der CD unter dem Ordner Datensicherung Hinweis zur Seite 3

4 Hinweis: Beim Öffnen des Programms werden Sie nach dem gewünschten Modus gefragt, wählen Sie hier bitte den Experten-Modus aus und entfernen den unten stehenden Haken. Bestätigen Sie anschließend das Fenster mit OK. Seite 4

5 Verein verwalten Hinweis: Nach der Neuanlage ist der Aufruf auch über dieses Symbol möglich Es öffnet sich das Fenster Vereinsdaten. Wir beschreiben Ihnen in den folgenden Schritten die Einrichtung Ihres Vereins. Darüber hinaus können Sie in jeder Maske über? Hilfe die Eingabefelder detailliert kennenlernen Nun wieder zur eigentlichen Maske. Geben Sie hier bitte Ihre Vereinsdaten ein und bestätigen Sie mit OK. Hinweis: Als Vereinsnummer verwenden Sie Es öffnet sich folgende Maske. Tragen Sie die Bankverbindung Ihres Vereins ein. Bestätigen Sie mit Speichern. Schließen Sie das Fenster dann mit x. Seite 5

6 3.10. Nun erscheint die Maske Vereinsdaten erneut. Wählen Sie jetzt den Reiter Zusatzdaten. Setzen Sie einen Haken bei Folgenden Verwendungszweck wenn der Verwendungszweck bei allen Mitgliedern einheitlich verwendet werden soll. Tragen Sie dazu den gewünschten Text ein. In unserem Beispiel ist das Jahresbeitrag Wählen Sie jetzt Sparten/Klassen aus Klicken Sie auf den Button Sparten. Tragen Sie die Sparte (Abteilung) ein. Seite 6

7 3.13. Hinterlegen Sie Ihre Beitragsstaffeln. In unserem Beispiel Erwachsene 30,00, Jugendliche 15,00,. Hinweis: Die Bezeichnungen, z.b. Erwachsene, können von Ihnen abgeändert werden Wählen Sie den Reiter Voreinstellungen (2). Setzen Sie an den markierten Stellen einen Haken. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Anmerkung: Bei der Aktivierung dieser Funktionen werden bei Neuanlagen von Mitgliedern Voreinstellungen übernommen. So sparen Sie sich bei neuen Mitgliedern Zeit und Arbeit. Seite 7

8 4. Mitgliederverwaltung In den folgenden Schritten erklären wir Ihnen die Neuanlage (ab Punkt 4.2), die Änderung und die Löschung einzelner Mitgliedsdaten (ab 4.5). Hinweis: Ausgangspunkt ist immer Punkt Wählen Sie den Stift in der Menüleiste der Grundmaske. Es öffnet sich das Fenster Mitgliederdaten Neuanlage - Klicken Sie mit einem Mausklick in das Fenster Mitgliedsnummer. Drücken Sie dann auf Ihrer Tastatur die TAB-Taste (ist die Pfeiltaste links neben dem Q auf Ihrer Tastatur). Das Programm ermittelt jetzt eine freie Mitgliedsnummer. Sie können sodann mit der Erfassung der Mitgliedsdaten fortfahren. Seite 8

9 4.3. Wechseln Sie anschließend in das Menü Beitragsdaten. Legen Sie hier die Beitragshöhe, die Art des Beitrageinzuges (DTA, Rechnung), den Zyklus der Verbuchung (jährlich) und die Bankverbindung des Vereinsmitgliedes fest. Hinweis zu Sparten und Klassen: In der Tabelle (siehe Grafik unten) können Sie mit einem Doppelklick linke Maustaste auf die Zelle (KL / 1) den Beitragssatz (Erwachsener, Jugendlicher, ) wählen Sie können weitere Angaben (Infos, Ehrungen) zu Ihrem Mitglied erfassen (siehe unten). Bestätigen Sie abschließend Ihre Eingaben mit Speichern Änderung und Löschung von Mitgliederdaten Klicken Sie mit einem Doppelklick linke Maustaste in das Feld Mitgliedsnummer. Es öffnet sich eine Liste Ihrer Mitglieder. Wählen Sie das betreffende Mitglied mit einem Doppelklick linke Maustaste aus. Jetzt können Sie einzelne Daten ändern oder Mitglieder löschen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben immer mit Speichern. Seite 9

10 5. Beitragseinzug 5.1. Wählen Sie in der Menüleiste die Diskette. Bestätigen Sie das folgende Fenster mit OK Wählen Sie die Sortierung der Mitglieder aus. In unserem Beispiel ist das Name. Hinweis: Der Ausdruck der Mitgliederliste erfolgt nach der Sortierung Name. Bestätigen Sie mit OK Über die Selektion können Sie einen ausgewählten Mitgliederkreis ansprechen. In unserem Beispiel sind das alle Mitglieder. Bestätigen Sie mit OK. Seite 10

11 5.4. Klicken Sie hier auf Nein. Anmerkung: Wenn Sie jedoch weitere Selektionen auswählen möchten bestätigen Sie bitte mit Ja Bestätigen Sie mit OK Wählen Sie den gewünschten Drucker aus und bestätigen Sie mit OK. Seite 11

12 5.7. Legen Sie nun einen Ordner fest, in dem die Zahlungsdatei abgelegt werden soll. In unserem Beispiel legen wir die Daten in den Ordner atest. Bestätigen Sie mit OK. Hinweis: Wenn Sie die Zahlungen auf eine Diskette schreiben möchten wählen Sie in dieser Maske das Laufwerk A: aus Es öffnet sich zum Abschluss dieses Fenster. Bestätigen Sie mit OK Hinweis: Die Zahlungen sind nun auf dem jeweiligen Datenträger abgelegt. Sie können die Beitragseinzüge jetzt z.b. über unser ebanking Business verbuchen. Dazu halten wir eine weitere Anleitung für Sie bereit. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Seite 12

mit diesem Leitfaden erhalten Sie von uns eine Anleitung zur Verwaltung Ihrer Beitragsdaten in unserem Vereinsabrechnungsprogramm VAB.

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