Programmbeschreibung CSVinSEPA (CSV-Datei in SEPA convertieren)

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1 Programmbeschreibung CSVinSEPA (CSV-Datei in SEPA convertieren) Erstellung von CCT (Überweisungen), CDB (Lastschriften B2B), CDD (Lastschriften CORE und COR1) IBANONLY-Format: Ab wird europaweit kein BIC mehr benötigt und deshalb generell nicht mehr weitergegeben. Inhaltsverzeichnis Seite 1 Kurzbeschreibung Installation 2.1 Kopieren Installieren Standardpfadvorgabe Überweisungen 3.1 Auftraggeberdaten erfassen Feldanalyse Dateierstellung Zieldateiname Rückweisungen Begleitzettel Inhaltslisten Belegansicht Lastschriften 4.1 Auftraggeberdaten erfassen Lastschriftdetails Lastschriftdetails...manuell festgelegt Lastschriftdetails...der CSV-Datei entnommen Feldanalyse Dateierstellung Zieldateiname bei Option Zieldateiname bei Option Rückweisungen Begleitzettel Inhaltslisten Belegansicht Automatik-Abwicklung 5.1 Starten der Automatik für Überweisungen Starten der Automatik für Lastschriften Stoppen der Automatik Updates 6.1 Softwareupdates Aktualisierung der BLZ-Hilfsdatenbank Softwarestudio U.Neumaier Seite 1 von 22

2 1 Kurzbeschreibung 1.1 CSV-Datei (Voraussetzungen) Erfassen Sie die Empfängerdaten z.b. in EXCEL und speichern Sie die Datei als CSV- Format ab. Die ersten 15 Felder (Semikolon oder Doppelpunkt als Feldtrennzeichen) werden bei der späteren Umwandlung berücksichtigt. Betragsangabe: mit Komma oder Punkt als Dezimaltrennzeichen zwischen Euro und Cent. Empfängerbankverbindung: Bankleitzahl+Kontonummer oder IBAN. BIC können vorhanden sein, werden aber ignoriert und auch nicht weitergegeben. Verwendungszweck: Mehrere Verwendungszweckzeilen werden automatisch in das entsprechende bis zu 140-stellige SEPA-Verwendungszweckfeld zusammengefaßt. Wurde mehr Verwendungszweck erfasst, wird bei 140 Stellen abgeschnitten und es erfolgt eine entsprechende Meldung bei Dateierstellung in einem Kürzungsprotokoll. 1.2 Feldanalyse Es ist einmalig eine Feldanalyse vorzunehmen, bei der Sie dem Programm mitteilen, welches Feld der CSV-Datei welchen Zweck erfüllt. Wo steht die Empfängerbankverbindung, wo der Name, wo der Betrag usw... Das Ergebnis der Feld-Analyse wird im Programmverzeichnis hinterlegt unter Dateiname CSVinSEPAGut.prm, CSVinSEPALast.prm oder CSVinSEPALastCSV.prm. Wenn Sie die Feldreihenfolge der CSV-Datei ändern oder eine CSV-Datei mit anderem Dateinamen aufrufen, ist die Feldanalyse erneut durchzuführen. Das letzte Analyseergebnis wird dabei wieder vorbelegt. 1.3 Rückweisungen Die Anzahl der aus der CSV-Datei nicht verwendbaren Zeilen wird nach der Convertierung angezeigt und die Ursachen im Programmverzeichnis in Datei Rueckweisung.tmp gespeichert. Der Inhalt kann per Mausklick auf den Button -Ansicht- angezeigt werden. Rückweisungen können sein: - Überschriftszeilen am Anfang oder Fußzeilen am Dateiende - Datensätze mit ungültiger Bankleitzahl oder ungültigem IBAN - Datensätze mit fehlendem Betrag - Datensätze mit ungültigem PurposeCode, Local-Instrument, SequenzTyp, Ausführungstag - Datensätze mit Feldtrennzeichen Semikolon im Namensfeld (z.b.: Huber; Simon) (Semikolon sind bei CSV-Format das Feldtrennzeichen und deshalb für sonstige Verwendung nicht zulässig) 1.4 Begleitzettel und Inhaltsliste Nach Erstellung der SEPA-Datei wird sofort ein Begleitzettel mit der errechneten Postenzahl und Betragssumme angezeigt und kann ausgedruckt werden. Ebenso wird eine einzeilige Inhaltsliste mit der Einzelpostenaufstellung in Kurzform und eine ausführliche Inhaltsliste mit Verwendungsweck zur Ansicht angeboten und kann ausgedruckt werden. 1.5 Automatikabwicklung Wenn Sie immer die gleichen Dateinamen für CSV- und SEPA-Datei verwenden und sich die Feldreihenfolge nicht ändert, können Sie die Automatik einschalten. Das heißt, beim Start der Software wird die Convertierung ins SEPA-Format sofort durchgeführt, die neue SEPA-Datei erstellt und das Programm beendet sich selbst. Der automatische Ausdruck von Begleitzettel und/oder Inhaltsliste kann bei den Automatik-Vorgaben ebenfalls vereinbart werden. Zur Automatikabwicklung von Lastschriften müssen zusätzliche Spalten mit Local-Instrument (CORE, COR1, B2B) Lastschrift-Typ (FRST, RCUR, OOFF, FNAL) und Ausführungstag je Datenzeile belegt werden. Softwarestudio U.Neumaier Seite 2 von 22

3 2 Installation 2.1 Kopieren Kopieren Sie folgende Dateien in ein von Ihnen bestimmtes Unterverzeichnis: (Das Hauptprogramm) AUTOAUS.EXE (zum Ausschalten der eingeschalteten Automatik) CSVinSEPA_BLZ_BIC_Pfz.txt (Tabelle der BLZ, BIC und Kontonummernprüfziffermethode) Dies reicht in der Regel schon aus, wenn auf Ihrem Rechner schon andere Visual-Basic- Programme laufen (das heißt: wenn die Visual-Basic-Runtime-Tools vorhanden sind). 2.2 Installieren Falls beim Aufruf des Programmes Fehlermeldungen bezüglich fehlender *.DLL- oder *.OCX-Dateien kommen, sind auf Ihrem Rechner die Microsoft-VB-Runtime- Tools noch nicht vorhanden. Dann starten Sie bitte die SETUP.EXE durch Doppelklick und folgen Sie der Anweisung zur Installation. Folgende VB-Runtime-Tools werden in den Windows-Systempfad kopiert: VB6STKIT.DLL, COMCAT.DLL, VB6DE.DLL, STDOLE2.TLB, ASYCFILT.DLL, OLEPRO32.DLL, OLEAUT32.DLL, MSVBVM60.DLL, CMDLGDE.DLL, COMDLG32.OCX Falls ein Windows-Server aufgrund eines Windows-Dateischutzes nach der Installation einen Neustart, dann erneutes Setup, dann wieder Neustart usw. verlangt, muss die der Installation mitgelieferte SETUP.LST angepasst und die darin aufgeführten Namen der zu installierenden Programmdateien um die Namen der im Betriebssystem bereits vorhandenen Dateien reduziert und neu nummeriert werden. Dann läuft auch diese Installation problemlos. 2.3 Standardpfadvorgabe Als ersten Schritt nach der Installation sollten dem Programm über den Menüpunkt -Standardpfadvorgabe- der voraussichtliche CSV-Quellpfad und SEPA-Zielpfad bekannt gegeben werden. Damit erleichtern Sie sich das Auffinden der CSV-Quelldatei und das Ablegen der SEPA-Zieldatei erheblich. Softwarestudio U.Neumaier Seite 3 von 22

4 3 Überweisungen 3.1 Auftraggeberdaten einmalig erfassen - Der Auftraggebername kann bis zu 70-stellig erfasst werden - Ein Auftraggeber-BIC ist nicht nötig und wird ignoriert - Die Auftraggeber-Bankleitzahl+Kontonummer wird in den IBAN umgerechnet Ein bekannter IBAN kann auch direkt erfasst werden (Feld BLZ kann leer bleiben) - Die erforderliche MsgId wird aus Datum und Uhrzeit errechnet und vorbelegt Diese kann aber von Ihnen in eine eigene eindeutige Referenz geändert werden - Als Buchungstag wird der heutige Tag im vorgegebenen Format vorbelegt und kann von Ihnen geändert werden. Auftraggeberdaten speichern Mit Klick auf Änderung_speichern wird im Programmverzeichnis eine einfache Textdatei namens CSVinSEPAGut.cfg angelegt, in der diese erfassten Daten gespeichert bleiben und bei künftigen Programmstarts automatisch wieder vorbelegt werden. Änderung der Bankverbindung Um die Auftraggeber-Bankverbindung zu ändern reicht es schon aus, wenn Sie die beiden Felder BLZ und Kto.oder_IBAN leeren, dann im Feld BLZ die neue Bankleitzahl und im Feld Kto.oder_IBAN die neue Kontonummer erfassen. Beim Verlassen des Feldes Kto.oder_IBAN wird die Kontonummer in den IBAN umgerechnet. Alternativ BLZ-Feld leeren und IBAN direkt erfassen. Softwarestudio U.Neumaier Seite 4 von 22

5 3.2 Feldanalyse der Überweisungen Nach Aufruf der Feldanalyse der CSV-Datei (Button anzeigen/ändern) werden die ersten 15 Felder des längsten Datensatzes zwecks Festlegung der Feldinhalte (=Analyse) auf der linken Seite des Fensters angezeigt. Auf der rechten Seite des Fensters können Sie nun dem Programm mitteilen, was der Name, die Bankleitzahl, die Kontonummer usw... ist. Beispiel siehe nächste Seite! Für Verwendungszweckinhalte können bis zu 9 Verwendungszweckfelder der CSV-Datei benannt werden, die in der SEPA-Datei dann zu dem bis zu 140-stelligen Feld zusammengeführt wird. Sollte ein Feldname irrtümlich doppelt verwendet werden oder ein Pflichtfeld fehlen, kommt ein entsprechender Hinweis. Das Feld EndToEnd-Id kann ebenso mit den für den Empfänger wichtigen Daten belegt werden. Die Reihenfolge dieser Feldanalyse wird automatisch im Programmverzeichnis in der Datei CSVinSEPAGut.prm gespeichert und für künftige Dateiumwandlungen wiederverwendet. Bei gleicher Reihenfolge in allen CSV-Dateien muss diese Analyse somit nur 1x durchgeführt werden. Hat die nächste CSV-Datei aber eine andere Reihenfolge oder einen anderen Dateinamen, ist die Analyse erneut durchzuführen. Beträge können mit Dezimaltrennzeichen Komma oder Punkt wie folgt dargestellt werden. Die Nachkommastellen können 1- oder 2-stellig sein. Bei runden Beträgen ohne Cent kann die Nachkommaangabe entfallen. Beispiele: 5 (für 5,00 Euro), 5.3 oder 5,3 (für 5,30 Euro), 5.30 oder 5,30 (für 5,30 Euro) BEISPIEL EINER CSV-DATEI (aus EXCEL erstellt): BLZ/BIC; Konto/IBAN; Name; Betrag; Vwzwk1;Vwzwk2 ;;;;; ;AT ;Albert Ammer;1900.1;Rechnung Nr. 1001;incl.Reisekosten ;DE ;Bertra Brummer;200,2;Rechnung Nr. 1002;abzgl. Skonto ;777777;Doris Day;300;Rechnung Nr. 1003;abzgl. Skonto ;888888;Emil Erpel;400,4;Rechnung Nr. 1004;abzgl. Skonto NBAGDE3EXXX;DE ;Gustav Gans;200,20;Rechnung Nr. 1005;abzgl. Skonto Die längste CSV-Zeile wird zur Feld-Analyse wie folgt angezeigt: Softwarestudio U.Neumaier Seite 5 von 22

6 3.3 Dateierstellung Zieldateiname Nach dem Klick auf den Button SEPA-Zieldateiname wird die Vergabe eines Zieldateinamens mit Dateinamens-Endung xml erwartet. Dies wird vom Programm automatisch angehängt. Ein in der Datei CSVinSEPAGut.cfg noch enthaltener oder von Ihnen vorbelegter Zieldateiname wird als Dateinamens-Vorschlag vorbelegt angezeigt. Alternativ klicken Sie einfach auf Button <Datum>_<Uhrzeit> und es wird automatisch ein Zieldateiname bestehend aus Datum+Uhrzeit generiert. SEPA-Dateiausgabe Während der Convertierung ist das Fenster Info während Dateierstellung sichtbar. Hier wird die Anzahl der erstellten Datensätze und die addierte Betragssumme angezeigt. Die Anzahl der nicht verwertbaren Zeilen der CSV-Datei wird ebenfalls aufaddiert angezeigt Rückweisungen Die Anzahl der aus der CSV-Datei nicht verwendbaren Zeilen wird nach der Convertierung angezeigt und die Ursachen im Programmverzeichnis in Datei Rueckweisung.tmp gespeichert. Mit Klick auf Button -Ansicht- kann der Inhalt der Rückweisungsliste eingesehen werden. Rückweisungen können sein: - Überschriftszeilen am Anfang oder Fußzeilen am Dateiende - Datensätze mit ungültiger Bankleitzahl - Datensätze mit ungültigem IBAN (Prüfziffer falsch oder ungültige Länge) - Datensätze mit fehlendem Betrag - Lastschriften mit Ausführungstag in der Vergangenheit - Datensätze mit ungleich 4-stelligem PurposeCode - Datensätze mit Feldtrennzeichen Semikolon im Namensfeld (z.b.: Huber; Simon) (Semikolon sind bei CSV-Format das Feldtrennzeichen und deshalb für sonstige Verwendung nicht zulässig) Das Rückweisungsprotokoll wird bei Ausdruck des Begleitzettels mit ausgedruckt. Softwarestudio U.Neumaier Seite 6 von 22

7 3.3.3 Begleitzettel Nach Beendigung der Dateiumwandlung wird automatisch ein Begleitzettel zur Ansicht und zum Ausdruck bereitgestellt (Datei BGLZ.tmp im Programmverzeichnis). Bei einem Ausdruck des Begleitzettels wird auch das Rückweisungsprotokoll ebenfalls mit ausgedruckt. Softwarestudio U.Neumaier Seite 7 von 22

8 3.3.4 Inhaltslisten Mit Klick auf Button Inhaltsliste_kurz wird der Inhalt der soeben erstellten Datei zur Ansicht und zum Ausdruck angeboten und bleibt im Programmverzeichnis bis zur nächsten Datei- Erstellung mit Dateiname KurzlisteGut.tmp stehen. Mit Klick auf Button Inhaltsliste_lang wird der Inhalt der soeben erstellten Datei zur Ansicht und zum Ausdruck angeboten und bleibt im Programmverzeichnis bis zur nächsten Datei- Erstellung mit Dateiname LanglisteGut.tmp stehen. Softwarestudio U.Neumaier Seite 8 von 22

9 3.3.5 Belegansicht Mit Klick auf Button Belegansicht kann die eben erstellte Datei in Belegansicht durchgeblättert und somit auch die ordnungsgemäße Gestaltung der Verwendungszwecke überprüft werden. Mit Klick auf den Button ENDE gelangen Sie wieder zurück zum Startbild, wo Sie jederzeit ersehen können, welche CSV-Datei der Convertierung zugrunde lag, wo die letzte Liste gespeichert bleibt und welche neue SEPA-Datei wo abgelegt wurde. Softwarestudio U.Neumaier Seite 9 von 22

10 4 Lastschriften 4.1 Auftraggeberdaten einmalig erfassen - Der Auftraggebername kann bis zu 70-stellig erfasst werden - Ein Auftraggeber-BIC ist nicht nötig und wird ignoriert - Die Auftraggeber-Bankleitzahl+Kontonummer wird in den IBAN umgerechnet Ein bekannter IBAN kann auch direkt erfasst werden (Feld BLZ kann leer bleiben) - Die Gläubiger-Identifikation (= CI, erhalten von der Bundesbank) - Die erforderliche MsgId wird aus Datum und Uhrzeit errechnet und vorbelegt Diese kann aber von Ihnen in eine eigene eindeutige Referenz geändert werden - Der Ausführungstag ist abhängig vom Lastschriftformat und Typ entsprechen zu belegen. Unterhalb des Datumsfeldes erscheint ein Hinweis auf die Mindestfrist. Auftraggeberdaten speichern Mit Klick auf Änderung_speichern wird im Programmverzeichnis eine einfache Textdatei namens CSVinSEPALast.cfg angelegt, in der diese erfassten Daten gespeichert bleiben und bei künftigen Programmstarts automatisch wieder vorbelegt werden. Änderung der Bankverbindung Um die Auftraggeber-Bankverbindung zu ändern reicht es schon aus, wenn Sie die beiden Felder BLZ und Kto.oder_IBAN leeren, dann im Feld BLZ die neue Bankleitzahl und im Feld Kto.oder_IBAN die neue Kontonummer erfassen. Beim Verlassen des Feldes Kto.oder_IBAN wird die Kontonummer in den IBAN umgerechnet. Alternativ BLZ-Feld leeren und IBAN direkt erfassen. 4.2 Lastschriftdetails Hier kann aus zwei Optionen ausgewählt werden. Option 1 : manuelle Auswahl der Lastschriftart einheitlich für alle Lastschriften Sie können 1 Local-Instrument (CORE,COR1, B2B) und 1 Lastschrift-Typ (FRST, RCUR, OOFF, FNAL) auswählen. Sie vergeben 1 Ausführungstag für die neu zu erstellende SEPA- Datei. Diese manuelle Auswahl gilt dann für alle Lastschriften der gesamten CSV-Datei. Option 2: individuelle Auswahl der Lastschriftart je Datensatz aus CSV-Datei Sie können bestimmen, dass Local-Instrument, Lastschrift-Typ und der Ausführungstag je Lastschrift der CSV-Datei zu entnehmen sind. Somit musste die CSV-Datei in diesem Fall um folgende 3 notwendige Spalten erweitert werden. 1 Spalte für Local-Instrument-Vorgabe (CORE,COR1, B2B) 1 Spalte für Lastschrift-Typ (FRST, RCUR, OOFF, FNAL) 1 Spalte für den Ausführungstag (unterschiedlich je Lastschriftart möglich) Ausführungstag bei B2B und COR1 : mindestens MORGEN + 1 Arbeitstag Ausführungstag bei CORE mit FRST/OOFF: mindestens MORGEN + 5 Arbeitstage Ausführungstag bei CORE mit RCUR/FNAL: mindestens MORGEN + 2 Arbeitstage Softwarestudio U.Neumaier Seite 10 von 22

11 4.2.1 Lastschriftdetails...werden hier manuell festgelegt Die Auswahlfelder für Local-Instrument (CORE, COR1, B2B) und Lastschrift-Typ (FRST, RCUR, OOFF, FNAL) wurden aufgrund der letzten Dateierstellung automatisch wieder gleichlautend vorbelegt und können geändert werden. Im Auftraggeberdatenfeld ist das Ausführungsdatum für diese Datei entsprechend der Laufzeit in die Zukunft zu legen. Diese manuell gewählten Vorgaben gelten für alle Lastschriften aus der CSV-Datei Lastschriftdetails...werden der CSV-Datei entnommen Die Auswahlfelder für Local-Instrument, Lastschrift-Typ und Ausführungstag können nicht mehr manuell belegt werden. Diese Informationen werden aus der CSV-Datei entnommen. Fehlen diese dort, werden die Lastschriften wegen fehlender Pflichtangaben abgewiesen. Der SEPA-Zieldateiname wird aufgrund der Vorgaben zusammengestellt aus <Datum>- <Uhrzeit>-<Local-Instrument>-<Lastschrift-Typ>-Ausführungstag> Softwarestudio U.Neumaier Seite 11 von 22

12 4.3 Feldanalyse der Lastschriften Nach Aufruf der Feldanalyse der CSV-Datei (Button anzeigen/ändern) werden die ersten 15 Felder des längsten Datensatzes zwecks Festlegung der Feldinhalte (=Analyse) auf der linken Seite des Fensters angezeigt. Auf der rechten Seite des Fensters können Sie nun dem Programm mitteilen, was der Name, BIC/Bankleitzahl, IBAN/Kontonummer usw... ist. SEPA-Lastschriften erfordern hier 2 weitere Pflichtfelder: - Mandat-Id (=eindeutiger Name der Einzugsauftrages, falls Sie keine Id haben, können Sie hier zum Beispiel die Kontonummer des Zahlungspflichtigen als Id wiederholen) - DateOfSignatur (=Datum der Unterzeichnung der Einzugsermächtigung) Dieses muss in der Vergangenheit liegen und folgendes Format haben: JJJJ-MM-TT Folgende Formate werden automatisch in das Pflichtformat convertiert: TT.MM.JJJJ und TT-MM-JJJJ wird convertiert in JJJJ-MM-TT TT.MM.JJ und TT-MM-JJ (Jahreszahl 2-stellig - Ausgabe prüfen auf 19xx oder 20xx): o wenn Jahr 2-stellig und JJ größer 31), z.b wird korrekt: erstellt o wenn Jahr 2-stellig und JJ bis zu 31), z.b wird korrekt: erstellt Für Verwendungszweckinhalte können bei Option1 bis zu 8 Verwendungszweckfelder der CSV-Datei benannt werden, die in der SEPA-Datei dann zu dem bis zu 140-stelligen Feld zusammengeführt werden. Bei Option 2 sind es nur noch 5 Verwendungszweckfelder. Sollte ein Feldname irrtümlich doppelt verwendet werden oder ein Pflichtfeld fehlen, kommt ein entsprechender Hinweis. Beträge können mit Dezimaltrennzeichen Komma oder Punkt wie folgt dargestellt werden. Die Nachkommastellen können 1- oder 2-stellig sein. Bei runden Beträgen ohne Cent kann die Nachkommaangabe entfallen. Beispiele: 5 (für 5,00 Euro) 5.3 oder 5,3 (für 5,30 Euro) 5.30 oder 5,30 (für 5,30 Euro) Die Reihenfolge dieser Feldanalyse wird automatisch im Programmverzeichnis in der Datei CSVinSEPALast.prm (bei Option 1) oder CSVinSEPALastCSV.prm (bei Option 2) gespeichert und für künftige Dateiumwandlungen wiederverwendet. Bei gleicher Reihenfolge und abweichendem Dateinamen muss diese Analyse nur aufgerufen werden, um den neuen Quelldateinamen anzuklicken. Die gleiche Reihenfolge der Analysefelder wird automatisch wieder gleich vorbelegt angezeigt. Bei anderer Feldreihenfolge ist die Analyse erneut durchzuführen und die von der letzten Analyse vorbelegten Angaben anzupassen. Softwarestudio U.Neumaier Seite 12 von 22

13 Feldanalyse bei Option 1 (Lastschriftart und -Typ und Ausführungstag sind vorgegeben) Lastschriftart und -Typ werden per Mausklick vergeben, der Ausführungstag erfasst. Feldanalyse bei Option 2 (Lastschriftart und -Typ und Ausführungstag werden je Datensatz der CSV-Datei entnommen). Die entsprechenden Felder sind hier als Pflichtfelder auszuwählen. Softwarestudio U.Neumaier Seite 13 von 22

14 4.4 Dateierstellung Zieldateiname bei Option 1 (Lastschriftart wird manuell vorgegeben) Nach dem Klick auf den Button SEPA-Zieldateiname wird die Vergabe eines Zieldateinamens mit Dateinamens-Endung xml erwartet. Dies wird vom Programm automatisch angehängt. Ein in der Datei CSVinSEPAGut.cfg noch enthaltener oder von Ihnen vorbelegter Zieldateiname wird als Dateinamens-Vorschlag vorbelegt angezeigt. Alternativ klicken Sie einfach auf Button <Datum>_<Uhrzeit> und es wird automatisch ein Zieldateiname bestehend aus Datum+Uhrzeit generiert. SEPA-Dateiausgabe Während der Convertierung ist das Fenster Info während Dateierstellung sichtbar. Hier wird neben den Auftraggeberdaten und dem Quell- und Zieldateinamen die Anzahl der erstellten Datensätze und die addierte Betragssumme angezeigt. Die Anzahl der nicht verwertbaren Zeilen der CSV-Datei wird ebenfalls aufaddiert angezeigt. Bei Klick auf Button -Ansicht- können die Rückweisungsgründe ersehen werden. Softwarestudio U.Neumaier Seite 14 von 22

15 4.4.2 Zieldateinamen bei Option 2 (Lastschriftart und -Typ aus CSV-Datei) Der Button -SEPA-Zieldateiname- wird in -START- umbenannt, da die CSV-Datei evtl. verschiedene Lastschriftarten, -Typen und Ausführungstage haben kann. Die neuen Zieldateinamen werden aus diesen Komponenten zusammengestellt. SEPA-Dateiausgabe Während der Convertierung ist das Fenster Info während Dateierstellung sichtbar. Hier wird neben den Auftraggeberdaten und dem Quelldateinamen die Anzahl der erstellten Datensätze und die addierte Betragssumme angezeigt. Die Anzahl der nicht verwertbaren Zeilen der CSV-Datei wird ebenfalls aufaddiert angezeigt. Bei Klick auf Button -Ansicht- können die Rückweisungsgründe ersehen werden Der Zieldateiname wird aufgrund des Inhaltes jeder neu erstellten SEPA-Datei zusammengestellt aus.. - Datum - Uhrzeit - Local-Instrument (COR1, CORE, B2B) - Sequenztyp (FRST, RCUR, OOFF, FNAL) - Ausführungstag - Endung.xml Softwarestudio U.Neumaier Seite 15 von 22

16 4.4.3 Rückweisungen Die Anzahl der aus der CSV-Datei nicht verwendbaren Zeilen wird nach der Convertierung angezeigt und die Liste im Programmverzeichnis in Datei -Rueckweisung.tmp- gespeichert. Mit Klick auf den Button -Ansicht- kann der Inhalt der Rückweisungsliste eingesehen und ggf. ausgedruckt werden. Rückweisungen können sein: - Überschriftszeilen am Anfang oder Fußzeilen am Dateiende - Datensätze mit ungültiger Bankleitzahl - Datensätze mit ungültigem IBAN (Prüfziffer falsch oder ungültige Länge) - Datensätze mit fehlendem Betrag - Datensätze mit fehlerhafter DateOfSignatur (muss in Vergangenheit liegen) - Datensätze mit fehlerhaftem Ausführungstag (muss in der Zukunft liegen) - Datensätze mit fehlender Mandats-ID - Datensätze mit falschem oder fehlendem Local-Instrument (COR1, CORE, B2B) - Datensätze mit falschem oder fehlendem Sequenztyp (FRST, RCUR, OOFF, FNAL) - Datensätze mit Feldtrennzeichen Semikolon im Namensfeld (z.b.: Huber; Simon) (Semikolon sind bei CSV-Format das Feldtrennzeichen und deshalb für sonstige Verwendung nicht zulässig) Das Rückweisungsprotokoll wird bei Ausdruck des Begleitzettels mit ausgedruckt. Softwarestudio U.Neumaier Seite 16 von 22

17 4.4.4 Begleitzettel Nach Beendigung der Dateiumwandlung wird automatisch ein Begleitzettel zur Ansicht und ggf. zum Ausdruck bereitgestellt (Datei BGLZ.tmp im Programmverzeichnis). Bei einem Ausdruck des Begleitzettels wird auch das Rückweisungsprotokoll ebenfalls mit ausgedruckt. Wurden gemäß Option 2 aufgrund verschiedener Lastschriftarten, -Typen oder Ausführungstage mehrere SEPA-Dateien ausgegeben, wurde auch je Datei ein Begleitzettel erstellt. Softwarestudio U.Neumaier Seite 17 von 22

18 4.4.5 Inhaltslisten Mit Klick auf Button Inhaltsliste_kurz wird der Inhalt der soeben erstellten Datei(en) zur Ansicht und zum Ausdruck angeboten und bleibt im Programmverzeichnis bis zur nächsten Datei-Erstellung mit Dateiname KurzlisteLast.tmp stehen. Mit Klick auf Button Inhaltsliste_lang wird der Inhalt mit Verwendungszweck der soeben erstellten Datei(en) zur Ansicht und zum Ausdruck angeboten und bleibt im Programmverzeichnis bis zur nächsten Datei-Erstellung mit Dateiname LanglisteLast.tmp stehen. Softwarestudio U.Neumaier Seite 18 von 22

19 4.4.6 Belegansicht Mit Klick auf Button Belegansicht kann die eben zuletzt erstellte Datei in Belegansicht durchgeblättert und somit auch die ordnungsgemäße Gestaltung der Verwendungszwecke überprüft werden. Die für Lastschriften erforderlichen Feldinhalte von Mandat-Id, DateOfSignature, Lastschrift-Format und -Typ der letzten Datei werden ebenfalls angezeigt. 5. Automatikabwicklung 5.1 Starten der Automatik für Überweisungen Automatik-Abwicklung bedeutet, dass das Programm selbständig alleine aufgrund des Programmaufrufes die Umwandlung der CSV-Daten ins SEPA-Format durchführt, auf Wunsch sofort Begleitzettel und/oder Inhaltslisten druckt und sich dann auch wieder selbst beendet. Erstellen Sie hierzu die erste Überweisungs-SEPA-Datei ganz normal über Feldanalyse (Auswahl der Quelldatei) und SEPA-Datei-Ausgabe (Auswahl der Zieldatei). Die erste SEPA- Datei ist erstellt und die Software merkt sich alle für die Abwicklung notwendigen Daten. Klicken Sie dann auf Menüpunkt Automatik und wählen Sie aus, was Sie haben möchten. Anschließend auf -Fertig/Speichern- und auf -Abbrechen/Zurück- und dann auf -ENDE-. Die Automatik ist scharf. Beim nächsten Programmaufruf blinkt das Fenster nur noch kurz auf und ist auch schon wieder fertig. Softwarestudio U.Neumaier Seite 19 von 22

20 Die im Einstiegsfenster und die hier in diesem Fenster 1x zu treffende Vereinbarung wird in der Datei CSVinSEPAGut.cfg gespeichert und bei Programmstart automatisch verwendet: Dies sind die 1x erfassten Daten für... - Quelldateiname und Zieldateiname (bleiben immer gleich) - Auftraggebername und IBAN - Feldreihenfolge - Begleitzettel- und/oder Listendruck - Programmausstieg nach Fertigstellung - Ausführungstag auf Morgen ausstellen (w./ efin-pflichtvorgabe) (auf Samstag oder Sonntag fallende Ausführungstage werden bis Ende 2019 auf Montag gestellt) 5.2 Starten der Automatik für Lastschriften Die Automatik-Abwicklung für Lastschriften funktioniert nur bei Option 2, bei der die notwendigen Angaben über Lastschriftart, Lastschrift-Typ und Ausführungstag je Lastschrift in den Spalten der CSV-Datei enthalten sind. Automatik-Abwicklung bedeutet, dass das Programm selbständig alleine aufgrund des Programmaufrufes die Umwandlung der CSV-Daten ins SEPA-Format durchführt, auf Wunsch sofort Begleitzettel und/oder Inhaltslisten druckt und sich dann auch wieder selbst beendet. Führen Sie bitte für eine Lastschrift-CSV-Datei die Feldanalyse (Auswahl der Quelldatei) durch. Somit sind dem Programm der Quelldateiname der CSV-Datei und die Feldreihenfolge bekannt. Die weiteren Pflichtfelder für Lastschriftart, -Typ und Ausführungstag stehen in der einzulesenden CSV-Datei bereit. Softwarestudio U.Neumaier Seite 20 von 22

21 Klicken Sie dann auf Menüpunkt Automatik und wählen Sie aus, was Sie haben möchten. Anschließend auf -Fertig/Speichern- und auf -Abbrechen/Zurück- und dann auf -ENDE-. Die Automatik ist scharf. Beim nächsten Programmaufruf blinkt das Fenster nur noch kurz auf und ist auch schon wieder fertig. Die Zieldateinamen werden aus Lastschriftart, -Typ und Ausführungstag zusammengestellt. Die im Einstiegsfenster und die hier in diesem Fenster 1x zu treffende Vereinbarung wird in der Datei CSVinSEPALast.cfg gespeichert und bei Programmstart automatisch verwendet: Dies sind die 1x erfassten Daten für... - Quelldateiname (bleibt immer gleich) Die Zieldateinamen werden aufgrund der Lastschriftgrundlagen ermittelt - Auftraggebername und IBAN - CI-Nummer (erhalten von der Bundesbank) - Feldreihenfolge (Datei: CSVinSEPALastCSV.prm) - Begleitzettel- und/oder Listendruck - Programmausstieg nach Fertigstellung 5.3 Stoppen der Automatik - Durch Aufruf der Software AUTOAUS.EXE - Wenn die Datei CSVinSEPAGut.cfg nicht existiert - Wenn die Datei CSVinSEPALast.cfg nicht existiert - Wenn Quelldateiname oder Zielpfad nicht existiert Softwarestudio U.Neumaier Seite 21 von 22

22 6. Updates 6.1 Softwareupdates Ein Software-Upgrade auf die jeweils aktuelle neuere Software-Version können Sie formlos per bestellen für eine Kostenentgelt von 20,-- Euro + Mwst. Die Aushändigung der neuen Software erfolgt in der Regel taggleich durch Bereitstellung per Download-Link. 6.2 Aktualisierung der Hilfsdatenbank: Die jeweils aktuelle Bankleitzahl-Datenbank kann kostenlos von der Homepage downgeloadet werden. Diese Datei wird vierteljährlich aktualisiert (beginnend ab März jeden Jahres) Entweder.. SEPAEdit_BLZ_BIC.txt (=ab CSVinSEPA-Version bis Version 1.1.6) Enthält die derzeit aktuellen Bankleitzahlen und den dazugehörenden BIC. Wird nur zur IBAN-Errechnung aufgrund der Gültigkeit der vorgegebenen Bankleitzahl benötigt. Oder CSVinSEPA_BLZ_BIC_Pfz.txt (=ab CSVinSEPA-Version 1.1.7) Enthält die derzeit aktuellen Bankleitzahlen, der dazugehörende BIC und die Kontonummer- Prüfziffernmethode zur Überprüfung von Kontonummernprüfziffern und IBAN-Errechnung. Ursula Neumaier - Softwarestudio Windbauerstr. 3, München Neumaier@dtafit.de Internet: Tel.: Softwarestudio U.Neumaier Seite 22 von 22