Intelligente Formulare auf Basis von PDF und XML. Adobe Acrobat 7.0 Professional. Jan Hillmer

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1 Intelligente Formulare auf Basis von PDF und XML Adobe Acrobat 7.0 Professional Jan Hillmer

2 Inhaltsverzeichnis PDF-Formulare und intelligente Dokumente 3 Es gibt drei Arten von Adobe PDF-Formularen: 3 1. Dokumentenmeldungsleiste: 5 2. Formulare per erfassen 6 3. Formulardaten strukturiert erfassen 6 Intelligente Dokumente mit dem Designer erstellen 7 1. Eigene Bibliotheken 8 2. Dynamische interaktive Formulare 8 3. Papierformular Barcode 9 4. Masterseiten Teilformulare Mit Datenverbindungen arbeiten 12 Designer und Adobe Document Services 14 Adobe LiveCycle Reader Extensions: 15 Seite 2

3 PDF-Formulare und intelligente Dokumente Bei einem Adobe PDF-Formular handelt es sich um ein elektronisches Dokument, mit dem Daten über den Anwender gesammelt und anschließend per oder über das Internet gesendet werden können. Ein PDF-Formular kann statische oder interaktive Formularfelder enthalten. Bei interaktiven Feldern kann das Formular online am Computer ausgefüllt werden. Formulare mit statischen Feldern müssen gedruckt und dann von Hand ausgefüllt werden. Anwender, die ein PDF-Formular mit interaktiven Feldern in Adobe Acrobat Professional oder Adobe Acrobat Standard ausfüllen, können die Formulardaten zusammen mit dem PDF-Formular speichern. In Adobe Reader dagegen kann nur das leere Formular gespeichert werden, außer der Ersteller des Formulars hat der Datei besondere Verwendungsrechte zugewiesen. Elektronische PDF-Formulare können einfach und schnell mit Adobe Designer oder Adobe Acrobat Professional erstellt werden. Sie können ein völlig neues Formular entwerfen oder bereits vorhandene gedruckte und elektronische Formulare in PDF konvertieren und dann die gewünschten Formularfelder hinzufügen. Es gibt drei Arten von Adobe PDF-Formularen: PDF-Formulare zum Ausfüllen und Drucken sind in der Regel die elektronische Ausgabe eines Papierformulars. Sie können interaktive und statische Felder enthalten. Das Formular muss jedoch immer von Hand gesendet werden, entweder mit der Post oder per Fax-Nachricht. PDF-Formulare, die per gesendet werden, enthalten eine Schaltfläche, über die die Daten entweder aus dem PDF-Formular extrahiert und dann an eine -Nachricht angehängt werden oder über die das gesamte ausgefüllte Formular an die -Nachricht angehängt wird. PDF-Formulare, die online übermittelt werden, enthalten eine Schaltfläche, über die das Formular an einen Online-Datenspeicher, z. B. eine Datenbank, gesendet wird. Grundsätzlich muss unterschieden werden zwischen herkömmlichen PDF- Formularen, welche mit den Formularwerkzeugen von Adobe Acrobat Professional interaktiviert werden und intelligenten Dokumenten, die mit Hilfe des Designers erstellt oder interaktiviert werden. Seite 3

4 Das intelligente Dokument enthält viel mehr als nur die sichtbare Version eines Papierdokumentes. Man kann es sich wie einen Container vorstellen, der zusätzlich Daten und Geschäftslogik enthält. Die äußere Darstellung wird über ein PDF abgebildet, während die Logik und Daten heute im XML-Format hinterlegt sind. Letztendlich ist ein intelligentes Dokument eine XML-Datei im PDF-Mantel. PDF garantiert dabei eine layoutgetreue Darstellung und Druckbarkeit auf allen Plattformen, während der XML-Datentransport die reibungslose Anbindung an unterschiedlichste Systeme für die Verarbeitung der Daten ermöglicht. Die Intelligenz wird über integrierte Plausibilitäten, Validierungen, Berechnungen in Form von Scripten hinterlegt. Datenbankanbindungen, Verbindungen zu Webservices oder XML-Schema können in das Dokument integriert werden und erlauben eine Dynamik auf Dokumentenbasis, wie Sie nur über die Adobe XML Architektur möglich sind. Über den Designer erzeugte intelligente Dokumente können erst ab der Reader Version 6.02 richtig interpretiert werden. Optimiert ist die Zusammenarbeit mit den sogenannten Adobe Document Services, die für eine serverseitige Verarbeitung (Forms Server) und Organisation (Workflow Server & Forms Manager) der Formulare zuständig sind. Hinzukommen Serverkomponenten für die Sicherheit (Policy Server & Document Security Server) Seite 4

5 Neue Formularfunktionen in Adobe Acrobat Dokumentenmeldungsleiste: Die Leiste gibt Auskunft über Formularfunktionen im PDF Im Reader wird der Anwender sofort auf die eingeschränkten Möglichkeiten aufmerksam gemacht, Nachfragen verwirrter Anwender werden reduziert In der Leiste können die Feldhintergründe aktiviert werden, diese erscheinen aber nicht im Ausdruck. Vom Reader Extension Server freigeschaltete PDFs besitzen erweiterte Möglichkeiten, die von der Dokumentenmeldungsleiste sofort dargestellt werden. Seite 5

6 2. Formulare per erfassen Nachdem Sie ein PDF-Formular erstellt haben, das Formularfelder und eine E- Mail-basierte Senden-Schaltfläche enthält, können Sie den Befehl Vorgang zum Erfassen von Formulardaten einleiten verwenden, um das Formular schnell per an andere Anwender weiterzugeben. Damit Formulardaten aus dem Reader per Mail versendet werden können, muss das Formular eine Schaltfläche zum Versenden der Daten beinhalten. Diese läßt sich einfach über ein Aktion mit einer Mailto-Verknüpfung erstellen. Nachdem ein Formularempfänger das PDF-Formular ausgefüllt hat, wird er automatisch durch die einzelnen Schritte geführt, um zu gewährleisten, dass die von ihm stammenden Formulardaten an die von der -basierten Senden-Schaltfläche definierten -Adresse zurückgesendet werden., dieser Vorgang funtkioniert auch mit Adobe Reader Formulardaten strukturiert erfassen Nachdem Sie die PDF-Formulardaten im FDF- oder XML-Format von mehreren Anwendern erfasst haben, können Sie die Formulardaten in einer kommagetrennten Tabellenkalkulationsdatei (CSV) ordnen. Nach dem Seite 6

7 Exportieren der Formulardaten in eine CSV-Datei können Sie die Daten in einer Tabellenkalkulationsanwendung, z. B. Microsoft Excel, verwenden.. Formular Workflow-Umgebung in Acrobat Professional integriert Somit haben Sie erstmals die Möglichkeit Formulardaten strukturiert zu erfassen und zu sammeln. Acrobat Professional beinhaltet durch diese Funktion eine Formular-Workflow Umgebung, die Sie leicht und effektiv nutzen können. So ist es beispielsweise möglich einen ganzen Ordner mit ausgefüllten PDF- Formularen oder nur mit den Formulardaten auszuwählen und sämtliche Datensätze strukturiert zu erfassen.. Intelligente Dokumente mit dem Designer erstellen Mit Adobe Designer können Sie völlig neue Formulare erstellen, Formularvorlagen verwenden oder bisher nicht ausfüllbare in ausfüllbare, interaktive Formulare umwandeln. Sie können alles in einem Werkzeug entwickeln und pflegen. In Designer stehen Ihnen zudem erweiterte Funktionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, Skripten zu verwenden, ein Formular mit einer Datenquelle zu verbinden und dynamische Formulare Seite 7

8 zu erstellen. Adobe Designer bietet außerdem die Möglichkeit, für Anwender, die auf Hilfstechnologien zurückgreifen müssen, noch einfacher barrierefreie Adobe PDF-Formulare zu erstellen.. 1. Eigene Bibliotheken Objekte können einfach per Drag & Drop aus der Bibliothek auf die Seite gezogen werden. Die Palette Bibliothek enthält alle Objekte, die Sie einem Formulardesign hinzufügen können. Die Objekte sind in Gruppen zusammengefasst. Jede Gruppe befindet sich auf einer eigenen Registerkarte, die den Namen der Gruppe trägt. Es können auch ganz eigene Gruppen angelegt werden, die immer wieder benötigte Elemente beinhalten. Alle angelegten Bibliotheken können auf verschiedene Arbeitsplätze verteilt werden, so dass in einem Unternehmen einheitlich mit denselben Bibliotheken und deren Elementen gearbeitet werden kann. 2. Dynamische interaktive Formulare Sie können für Adobe Reader oder Acrobat 7.0 dynamische interaktive Formulare erstellen, die sich an die Datenmenge anpassen. Das ist mit gewöhnlichen PDF-Formularen nicht möglich. In dynamische interaktive Formulare können Benutzer Daten direkt in erweiterbare Felder eingeben, Abschnitte hinzufügen oder entfernen und die Formulardaten elektronisch übermitteln. Seite 8

9 Im Gegensatz zu einem statischen interaktiven Formular, das über ein festes Layout verfügt (Format und Länge), wird das Layout eines dynamischen interaktiven Formulars der Datenmenge angepasst, die der Benutzer in die Der Anwender kann über einen Klick auf die Schaltflächen weitere Formularfelder erstellen, die seine Eingaben aufnehmen. Es würden sich auch dynamisch weitere Seiten mit Eingabefeldern erzeugen lassen. Felder eingibt, sowie an die Anzahl der hinzuzufügenden oder zu entfernenden Elemente 3. Papierformular Barcode Der Papierformular-Barcode ist ein zweidimensionaler Strichcode, den Sie in in einen Formularentwurf einfügen können. Der Strichcode wird automatisch mit den Daten verschlüsselt, die die Benutzer beim Ausfüllen des Formulars mit Acrobat oder Adobe Reader eingeben. Wenn das Formular gedruckt wurde und Sie eine Papierkopie erhalten haben, können die Formulardaten mit einem gewöhnlichen Strichcode-Lesegerät entnommen werden. Die Daten werden Seite 9

10 mit einer Genauigkeit von 100 % wiedergegeben, und eine erneute Eingabe der Daten ist nicht erforderlich. Dynamischer 1DBarcode Auch die eindimensionalen Barcodes aus der Objekt-Palette reagieren dynamisch auf die Benutzereingaben, so dass keine weiteren Barcode Fonts mehr nötig sind. Wobei die Aufnahmekapazität eines eindimensionalen Seite 10

11 Barcodes wesentlich beschränkter ist, als die eines zweidimensionalen. 4. Masterseiten Der Designer ermöglicht Ihnen den Einsatz von Masterseiten. Masterseiten sind für die Formatierung von Textseiten verantwortlich. Sie tragen zu einem konsistent Design bei, da sie ein Hintergrund- und Layoutformat für mehrere Textseiten in einem Formulardesign bereitstellen können Sie können Objekte auf jede beliebige Stelle einer Masterseite platzieren. Jede Masterseite kann ein einmaliges Design haben, das auf eine oder mehrere Textseiten angewendet werden kann z. B. eine Standardfußzeile. Wenn die Objekte auf eine Masterseite platziert werden, zeigen alle verknüpften Textseiten diese Objekte im Hintergrund an. Durch späteres Ändern der Masterseite werden alle verknüpften Textseiten automatisch aktualisiert. Beim Druck eines Formulares können Sie als Formulardesigner festlegen, welche Textseite mit welcher Masterseite gedruckt wird und erreichen so eine Flexibilität, wie Sie sie mit normalen PDF-Formularen nie erreichen könnten. 5. Teilformulare Teilformulare verwenden Sie beim Einsatz von dynamischen Formularen. Während gewöhnliche Papierdokumente typischerweise Abschnitte und Unterabschnitte enthalten, die einfach von einander zu unterscheiden sind, werden diese Abschnitte und Unterabschnitte in einem digitalen Formular in Teilformulare eingeschlossen. Teilformulare werden verwendet, um Objekte zu platzieren und Inhalte über die Textseiten eines dynamischen Formulars fließen zu lassen. Seite 11

12 6. Mit Datenverbindungen arbeiten Bei der Erstellung interaktiver Formular-Designs können Sie externe Datenquellen (Datenbanken, XML-Datendateien, XML-Schemas und Web- Services) verwenden, um Feldwerte zu definieren, Felder in einem Formular zu füllen oder die in ein Formular eingegebenen Daten zu sammeln. Mit dem Designer-Datenverbindungswerkzeug können Sie Verbindungen zu Datenquellen definieren. Sie können dann Felder anbinden, die diese Arten von Daten von der Datenquelle akzeptieren. Designer bietet integrierte Werkzeuge für die Erstellung, Bindung, den Import und Export von bzw. zu Datenquellen. OLEDB-Datenbanken: Sie können eine oder mehrere Datenbanken mit einem Formular verbinden, um Daten zwischen dem Formular und der Datenbank auszutauschen. Sie können Felder mit Daten aus einer Datenbank füllen oder Daten, die im Formular erfasst wurden, mit der Datenbank integrieren. Datenaustausch ist für interaktive Formulare in Acrobat unter Verwendung Client-seitiger Bindung möglich. Sie können eine OLEDB-Verbindung zu einer Datenbank herstellen, ohne auch nur eine einzige Zeile programmieren zu müssen. Seite 12

13 XML-Schema: Ein XML-Schema gibt an, wie Elemente in einem XML-Dokument formal zu beschreiben sind. Sie können ein XML-Schema mit einem Formular verbinden und spezielle Elemente und Attribute, die im Schema definiert sind, an Felder im Formular binden. Sie können dies verwenden, um Daten in und von Formularfeldern in einem Format zuzuordnen, das dem Schema entspricht. Die Bindung an ein XML-Schema erleichtert dem Formular Designer die Einhaltung vorgegebener Richtlinien XML-Datendateien: Wenn Sie kein XML-Schema haben, können Sie eine XML-Datendatei mit einem Formular verbinden und Elemente und Attribute in der Datei an Felder im Formular binden. Die im Formular erfassten Daten entsprechen der XML- Datendatei. Sie können die Datendatei für die Zuordnung von Daten im erforderlichen Format in Formularfelder bzw. aus Formularfeldern verwenden. Web-Services (WSDL): Web-Services bieten Funktionen und Daten für andere Anwendungen über das Internet unter Verwendung von Standards, z. B. SOAP über HTTP. Der Web- Service kann einen Befehl erhalten und verarbeiten und die Ergebnisse in Ihr Seite 13

14 Formular zurückgeben. Sie können einen oder mehrere Web-Services in einem Formular verbinden. Designer und Adobe Document Services Adobe Document Services erweitern die Leistungsfähigkeit der Kernsysteme eines Unternehmens und gewährleisten so eine sicherere, zuverlässigere und effizientere Nutzung geschäftskritischer Informationen im gesamten erweiterten Unternehmen. Der kombinierte Einsatz von Adobe Document Services und bestehenden Geschäftssystemen eröffnet einem Unternehmen die folgenden Möglichkeiten: Die XML-Formulare vom Adobe Designer können im Rahmen der Adobe Document Services zur Verfügung stehenden Produkte eingesetzt werden und ermöglichen Unternehmen die Erweiterung des Leistungsspektrums ihrer Kernanwendungen. Adobe Document Services umfasst zwei leistungsstarke Dokumentenlösungen: Adobe Acrobat und Adobe LiveCycle, die neue Produktfamilie J2EE-basierter Server- und Design-Lösungen. Beide unterstützen Unternehmen und Behörden bei der Verwaltung wichtiger Geschäftsprozesse und der Absicherung vertraulicher Informationen innerhalb und außerhalb der Organisation. Adobe LiveCycle integriert manuelle Prozesse in Enterprise- Systeme und trägt entscheidend zur Verbesserung der Kommunikation mit Kunden, zur Optimierung interner Abläufe sowie zur Erfüllung gesetzlicher Auflagen bei. Seite 14

15 Adobe LiveCycle Reader Extensions: Funktionserweiterung von Adobe Reader für formularbasierte Prozesse. Fügt PDF-Formularen Verwendungsrechte hinzu und aktiviert weitere Features und Funktionen in Adobe Reader. Adobe LiveCycle Form Manager: Zentrale Sammelstelle für die Formularbereitstellung sowie für den intuitiven Zugriff auf Formulare über Web-Portale. Adobe LiveCycle Forms: Liefert Formulare im PDF- oder HTML-Format mit oder ohne Daten. Extrahiert XML-Daten aus einem PDF-/HTML-Formular. Führt Unternehmenslogik auf dem Server aus, einschließlich einer Interaktion mit den Kernanwendungen im Unternehmen. Adobe LiveCycle Barcoded Forms: Automatische Erfassung gedruckter Formulare und Integration der Daten in die Kernsysteme der Organisation. Adobe Workflow Server: Automatisieren und Verwalten formularbasierter Prozesse, die auf manuelle Interaktion angewiesen sind. Adobe LiveCycle Reader Extensions: PDF-Formulare, unabhängig davon ob mit Acrobat oder Designer erstellt, können mit den Reader Extensions erweiterte Rechte zugewiesen bekommen. Wird ein PDF mit erweiterten Rechten vom Adobe Reader geöffnet, bekommt der Adobe Reader Funktionen freigeschaltet, die sonst nur in Acrobat Standard bzw. Professional vorhanden sind. So können beispielsweise PDF-Formulare im Reader ausgefüllt und lokal abgespeichert werden. Auch ist es möglich mit Hilfe des Adobe Reader 7.0 ein freigeschaltetes PDF-Formular digital zu signieren, sofern sich ein Feld zum Anbringen der digitalen Signatur im Formular befindet. Dadurch sind Sie in der Lage PDF-Formulare zu publizieren, die lediglich mit dem Adobe Reader als Client einen vollständigen digitalen Workflow abbilden können. Seite 15