Rahmendienstvereinbarung. Universität zu Köln

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1 Rahmendienstvereinbarung über den Einsatz der informationstechnischen Einrichtungen in der Verwaltung der Universität zu Köln (RDV-IT) vom 6. November 2006 Universität zu Köln

2 Herausgeber: Programmgestaltung und Redaktion: UNIVERSITÄT ZU KÖLN DER KANZLER Abteilung Informationstechnologie Herr Münzel, Herr May Adresse: Universitätsstr Köln Telefon: 0221/ Druck: Zentrale Hausdruckerei der Universität zu Köln Stand: Januar 2011 Seite 2

3 Vorbemerkung Der Einsatz der Informations- und Kommunikationstechnik in der Verwaltung der Universität zu Köln dient der Erfüllung der originären Aufgaben der Hochschuladministration, in dem Arbeitsprozesse vereinfacht, die betriebliche Infrastruktur verbessert und damit die Leistungsfähigkeit der Einrichtungen insgesamt gestärkt wird. Der Einsatz von Informationsund Kommunikationstechnik in der Verwaltung der Universität zu Köln ist daher grundlegender Bestandteil der Verwaltungsarbeitsplätze. Durch diese Dienstvereinbarung bestimmt der Personalrat der nichtwissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei der Einführung, Anwendung, Änderung und Erweiterung von Geräten und Verfahren der Informations- und Kommunikationstechnik gemäß 72 Abs. 3 LPVG mit. 1 Ziel der Vereinbarung Ziel dieser Vereinbarung ist es, einen verbindlichen Rahmen für den Einsatz und die Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnik sowie Rechtsicherheit für die Bediensteten über deren Rechte und Pflichten für eine rechtskonforme und sichere Nutzung dieser Technik zu schaffen. 2 Geltungsbereich (1) Die Rahmendienstvereinbarung gilt für die Beschäftigten der Universitätsverwaltung und der dieser Vereinbarung beigetretenen Einrichtungen. (2) Sie bezieht sich auf alle Arbeitsprozesse und Arbeitsplätze, an denen Informationsund Kommunikationstechnik eingesetzt wird. (3) Ein Beitritt zu dieser Rahmendienstvereinbarung ist Einrichtungen der Universität möglich, die organisatorisch nicht der Verwaltung zugeordnet sind, jedoch Aufgaben der Hochschuladministration übernehmen. Der Beitritt ist schriftlich zu vereinbaren. Eine Übersicht der dieser Rahmendienstvereinbarung beigetretenen Einrichtungen ist in Anlage 5 beigefügt. (4) Unberührt von dieser Rahmendienstvereinbarung sind die Geräte der Mess- u. Regeltechnik (zentrale Leitwarte), der leitungsgebundenen und mobilen Sprachtelefonie (Festnetz, Mobilfunknetz der Universität zu Köln, Blackberrydienst der Rufbereitschaft) sowie Faxdienste. 3 Bestandteile des IT Systems der Universitätsverwaltung Bestandteile des IT-Systems der Universitätsverwaltung sind: (1) Hard- u. Softwarekomponenten zum Betrieb des Verwaltungsnetzwerks (z.b. zentrale Netzwerkkomponenten wie Firewall, Router u. Switches, Netzwerksoftware u. protokolle). Seite 3

4 (2) Hard- u. Softwarekomponenten der zentralen Rechnersysteme (z.b. Datenbank-, Datei-, Web- u. Mailserver). (3) Client-Server-Systeme zur Unterstützung der (teil-)automatisierten Verwaltungsverfahren (z.b. Stellenverwaltungssystem, Finanz- u. Sachmittelverwaltung, Studierendenverwaltung u.a.) (4) Software für Arbeitsplatzrechner zur Unterstützung der Verwaltungstätigkeit (z.b. Office-Anwendungen, Bürokommunikation, Grafik- u. CAD-Anwendungen). (5) Arbeitsplatzrechner (Personalcomputer inkl. deren Peripherie und dem Betriebssystem) 4 Verwaltungsnetzwerk Abs. 1 Zweck des lokalen Verwaltungsnetzwerkes (LOVERNET) (1) Das lokale Verwaltungsnetzwerk der Universität bildet die Grundlage für den Betrieb eines netzwerkbasierten Betriebssystems, der automatisierten Verwaltungsverfahren (Client-Server-Systeme) und ist Grundlage für die Bereitstellung von Internetdiensten und -Kommunikation. Der Betrieb des Verwaltungsnetzwerkes ist Voraussetzung für den Einsatz integrierter Verwaltungsverfahren und der Vernetzung aller Dienststellen der Verwaltung. (2) Mit dem Betrieb des Verwaltungsnetzwerkes wird das effektive Erbringen von Verwaltungsdienstleistungen und eine kooperative und ganzheitliche Sachbearbeitung angestrebt. Es ist Ziel der Vernetzung, Mehrfacherfassung und Mehrfachspeicherung von Daten zu vermeiden, die Belange des Daten- und Arbeitsschutzes angemessen zu berücksichtigen, sowie standardisierte IT-Verfahren und IT-Geräte bereitzustellen. Abs. 2 Technische Grundlagen des LOVERNET (1) Das LOVERNET der Universitätsverwaltung wird als strukturiertes Netzwerk (Ethernet) auf den Kabel- u. Leitungsstrecken betrieben, die in Form von Lichtwellenund Kupfertechnik bauseitig zur Verfügung gestellt werden. Das Netzwerk ist gegliedert in bauliche und logische Segmente, welche die verschiedenen Organisationseinheiten bzw. die Gebäude und die Gebäudeteile miteinander verbinden. Das LOVERNET schließt die zum Betrieb sowie zur Wartung und Pflege notwendigen Hard- u. Softwarekomponenten mit ein. (2) Das LOVERNET ist über zentrale Firewalls physikalisch mit dem Hochschulnetz der Universität (UKLAN) verbunden. Die Firewalls schützen das LOVERNET vor unberechtigten Zugriffen und lassen eine standortunabhängige, logische Erweiterung des Netzwerkes zu. Abs. 3 Nutzung des LOVERNET Seite 4

5 (1) Die Anbindung der Verwaltungsarbeitsplätze innerhalb des LOVERNET basiert auf dem Einsatz eines Netzwerkbetriebssystems in der Domäne der Verwaltung (Verw), die wiederum Zugriffsrechte und damit verbundene Dienste wie File-Services, Mail u. Internet vermittelt. Auf der Netzwerkebene werden Dienste zur Nutzung von Verwaltungsverfahren und Serviceeinrichtungen den Nutzern des LOVERNET zentral zur Verfügung gestellt, die im 7 aufgeführt werden. Über das LOVERNET werden auf einem zentralen Server Fachanwendungen zur Verfügung gestellt, die in Anlage 1 aufgeführt werden. (2) Jeder Fachabteilung steht auf einem zentralen Dateiserver Speicherplatz zur Verfügung ( Fachbereichsordner, vgl. hierzu die Bestimmungen der Schriftgutordnung). Zugriff auf diese Daten haben ausschließlich die dem Fachbereich zugeordneten MitarbeiterInnen. (3) Jede(r) Mitarbeiter(in) erhält für den persönlichen Dienstgebrauch Speicherplatz auf einem zentralen Dateiserver (Home-Verzeichnis). Der Zugriff auf dieses Verzeichnis ist auf die jeweilige Person beschränkt. (4) Sowohl die Fachbereichsordner als auch die Homeverzeichnisse werden arbeitstäglich gesichert. Zentrale Datenverzeichnisse zur abteilungsübergreifenden Nutzung werden auf Anforderung durch die Abteilung Informationstechnologie eingerichtet und den berechtigten MitarbeiterInnen zugänglich gemacht. (5) Die Bürokommunikationsanwendung Lotus Notes dient als Client-Server-Anwendung der Unterstützung der Zusammenarbeit, Koordination und Kommunikation in der Verwaltung. Zur Verfügung stehen neben , Aufgaben und Kalender, Datenbanken zur Unterstützung von Team- u. Projektarbeit, Gruppenkalender und Informationsdienste wie Telefonbuch u. DKZ-Verzeichnis. Das in Lotus Notes integrierte Zugriffs- und Sicherheitskonzept stellt sicher, dass nur zugelassene Personen Zugang haben und die Vertraulichkeit der gespeicherten Daten sichergestellt ist. (6) Das LOVERNET steht den MitarbeiterInnen zur Nutzung von Intranet- und Internetdiensten zur Verfügung. Die Nutzung dieser Dienste ist in der Anlage 2 geregelt. (7) MitarbeiterInnen, die dienstliche Angelegenheiten außerhalb des universitären Arbeitsplatzes wahrnehmen, erhalten auf begründeten Antrag, der auf dem Dienstweg an die Vertreterin des Kanzlers zu richten ist, Zugriff auf ihr Lotus Notes Postfach. Dieser Zugriff erfolgt mittels WebAccess und stellt die Funktionalität E- Mail, Aufgaben und Kalender zur Verfügung. Aus Gründen der Sicherheit wird die Dauer des Zugriffes grundsätzlich zeitlich befristet. 5 Zentrale Rechnersysteme Für den Betrieb der Client-Server-Systeme zur Unterstützung der Verwaltungsverfahren sowie der Bereitstellung der im LOVERNET verfügbaren Dienste werden zentrale Rechnersysteme in der Universitätsverwaltung eingesetzt, welche die nachfolgenden Funktionen erfüllen: Firewall zur sicheren Kontrolle und physikalischen Abgrenzung des LOVERNET und Seite 5

6 Steuerung der logischen Anbindung externer Geräte. Vermittlung des gesamten netzbasierten Verkehrs ( und WWW-Nutzung) zwischen Verwaltung und externen Adressen. Blockade unberechtigter Zugriffe von außerhalb des Verwaltungsnetzwerkes auf die zentralen Rechner der Verwaltung. Datenbankserver für den Betrieb der HIS-Anwendungssoftware und datenbankbasierter Fachanwendungen, wie z.b. Liegenschaftsmanagement (AOD, Planon), Dienststellenkennziffernverzeichnis (DKZ). (Vgl. Anlage 1: Im Verwaltungsnetz genutzte Softwareanwendungen). Mailserver für den Betrieb der Bürokommunikation. Webserver zur Bereitstellung der Informationsangebote der Universitätsverwaltung im Intra- und Internet. Netzwerkserver zum Betrieb der Windows-Domäne Verw für die Bereitstellung von Netzwerklaufwerken (Fachbereichsordner, Homeverzeichnisse u. allgemein zugänglichen Netzwerklaufwerken, z.b. Info, sowie die zentral zur Verfügung stehenden Anwendungen ( G:\Apps) und Netzdienste wie Datensicherung und Druckdienste (File- und Printserver), gleichfalls Server, die der Softwareverteilung und dem Softwareupdateservice dienen. Anwendungsserver die der Bereitstellung spezieller Dienste und Anwendungen dienen. Dazu zählen u.a. die Server für das Gleitzeitsystem, für den Schulungsraum der Verwaltung (Fileserver), für den Betrieb des Auslandszahlungsverkehrs in der Universitätskasse sowie Server, die dem Test- und Erprobungsbetrieb dienen. 6 Arbeitsplatzrechner (1) Arbeitsplatzrechner werden nach einem festgelegten Standard ausgestattet. Dies bezieht sich auf die Komponenten, die Konfiguration sowie die Softwareausstattung (Vgl. 7 u. 8) der IT-Geräte. (2) Richtlinien zur Nutzung und Ausstattung der Arbeitsplatzrechner werden in Anlage 2, Vereinbarung über Nutzerrechte und pflichten, geregelt. (3) Eine Übersicht der vernetzten Arbeitsplatzrechner ist in Anlage 4 beigefügt. 7 Automatisierte Verwaltungsverfahren (1) In der Universitätsverwaltung werden zur Unterstützung der Verwaltungsaufgaben automatisierte u. teilautomatisierte Anwendungen eingesetzt, die als Datenbanksysteme ausgelegt sind. Seite 6

7 (2) Die eingesetzten Programme werden auf Basis der Anforderungen der Fachabteilungen, den Empfehlungen der IuK-Stelle NRW sowie des Erfahrungsaustausches mit anderen Hochschulen in den entsprechenden Landesgremien, ausgewählt. (3) Die im Verwaltungsnetz genutzten Softwareanwendungen sind in Anlage 1 (Teil I) dieser Dienstvereinbarung aufgeführt. In dieser Anlage werden die Softwareanwendungen mit ihren Funktionen u. Schnittstellen beschrieben. 8 Weitere unterstützende Arbeitsplatzrechnersoftware (1) Die Arbeitsplatzrechner der Verwaltung werden nach einem festgelegten Standard mit Software ausgestattet. Daneben werden Programme eingesetzt, die der Erledigung spezifischer Fachaufgaben dienen. Derartige Software wird arbeitsplatzund aufgabenbezogen zur Verfügung gestellt. Die in der Universitätsverwaltung zum Standard gehörende Softwareausstattung und die in den Fachbereichen eingesetzte Arbeitsplatzsoftware ist in Anlage 1 (Teil II) dieser Dienstvereinbarung aufgeführt. 9 Datenschutz und IT-Sicherheit (1) Die Bestimmungen des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) und der in bereichsspezifischen Gesetzen geregelte Datenschutz gelten, in den jeweils gültigen Fassungen uneingeschränkt. (2) Richtlinien zur IT-Sicherheit sind in Anlage 3 geregelt. 10 Rechte und Pflichten der Vorgesetzten (1) Vorgesetzte sind in ihrem Zuständigkeitsbereich für den ordnungsgemäßen Einsatz der IT-Geräte und den bestimmungsgemäßen Gebrauch der Anwendungen verantwortlich. (2) Sie fördern die IT-Kompetenz ihrer Mitarbeiter. Sie veranlassen bereichsbezogene Schulungen und informieren regelmäßig über die Rahmenbedingungen zum Einsatz der IuK-Technik. (3) Sie üben auch beim Einsatz von IuK-Technik ihre Aufsichtspflicht aus und weisen entsprechend an. (4) Sie treffen die erforderlichen Maßnahmen zur Prävention und Verfolgung von missbräuchlichen Verstößen gegen diese Dienstvereinbarung. (5) Sie wirken mit bei der Bekämpfung von Sicherheitsvorfällen gemäß der Anlage Rechte und Pflichten der Mitarbeiter beim Umgang mit IT-Systemen (1) Jede(r) Mitarbeiter(in) der Universitätsverwaltung erhält Zugang zum Verwaltungsnetzwerk zur Erfüllung dienstlicher Aufgaben, sofern dies technisch möglich ist. Seite 7

8 (2) Die Nutzung des IT-Systems zu anderen als dienstlichen Zwecken ist nicht gestattet, sofern dies nicht ausdrücklich in der Anlage 2 erlaubt wird. (3) Jede(r) Mitarbeiter(in) ist verpflichtet, darauf zu achten, dass sie (er) die vorhandenen Ressourcen verantwortungsvoll und wirtschaftlich nutzt. Der Nutzer ist verpflichtet, nach bestem Wissen alles zu vermeiden, was Schaden an dem IT-System oder bei anderen Nutzern verursachen oder den ordnungsgemäßen Betrieb beeinträchtigen kann. (4) Der Nutzer trägt die volle Verantwortung für alle Aktionen, die unter seiner Nutzerkennung oder mit ihm zugeteilten Schlüsseln oder Passwörtern vorgenommen werden, und zwar auch dann, wenn diese Aktionen durch Dritte vorgenommen werden, denen er fahrlässig oder vorsätzlich den Zugang ermöglicht hat. (5) Die Nutzerrechte und pflichten sind in Anlage 2 der Rahmendienstvereinbarung geregelt. Ebenso ist das Verhalten bei Störungen der IT-Sicherheit in der Anlage 3 geregelt. Die Anlagen 2 und 3 sind daher allen MitarbeiterInnen durch ihre Vorgesetzten gegen Empfangsbestätigung auszuhändigen und in geeigneter Weise zu erläutern. Dies ist insbesondere auch bei Neueinstellungen zu beachten. 12 Rechte und Pflichten der DV-Koordinatoren (1) Die Fachabteilungen der Verwaltung benennen jeweils einen Verantwortlichen für die Aufgabe des DV-Koordinators und übertragen die entsprechenden Tätigkeiten. Ihre Benennung entbindet die Vorgesetzten nicht von seinen Pflichten. (2) Die DV-Koordinatoren sind Ansprechpartner für die Anwender in den Fachabteilungen, wo Sie als Multiplikatoren wirken und bei Bedienproblemen unterstützen sollen. Sie sind nicht weisungsbefugt. Bei Störungen sind sie Mittler zwischen Fachabteilung und PC-Service. (3) Die DV-Koordinatoren haben insbesondere folgende Aufgaben, die sie in Abstimmung und mit Unterstützung des PC-Service vor Ort erbringen: Koordination des IT-Einsatzes, Koordination der Arbeitsplatzausstattung, (insbesondere bei Einstellungen, Veränderungen, Ausscheiden usw.), Beratung u. Betreuung der Anwender vor Ort, Einfache Störungsbeseitigung u. Hilfe bei Bedienproblemen. Teilnahme an den Sitzungen der DV-Koordinatoren. 13 Dienst- und arbeitsrechtliche Durchsetzung (1) Verstöße der MitarbeiterInnen gegen die 9, 10, 11 sowie die Anlagen 2 und 3 werden dienst- bzw. arbeitsrechtlich geahndet. Seite 8

9 14 Fortbildung der Mitarbeiter (1) Die Universitätsverwaltung bietet ein auf die IT-Nutzung in der Verwaltung abgestimmtes Weiterbildungsprogramm zum Erwerb, zur Auffrischung und zur Vertiefung von IT-Grundkenntnissen an. (2) Den Fortbildungsbedarf für aufgabenspezifische IT-Schulungen der MitarbeiterInnen beantragen die Leiter der Fachbereiche bei ihren Vorgesetzten im Rahmen der jährlichen Fortbildungsplanung. (3) Die Grundsätze zur IT-Fortbildung sind in Anlage 2, Nutzerrechte und pflichten in Abschnitt 10 festgelegt. 15 Informations- und Erfahrungsaustausch zwischen Dienststelle und Personalrat (1) Der Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal der Universität wird über alle wesentlichen Änderungen der unter 3 genannten Bestandteile des IT Systems der Universitätsverwaltung schriftlich informiert bzw. beteiligt. (2) Zum Zweck des regelmäßigen Informations- und Erfahrungsaustauschs sollen viermal jährlich Sitzungen der Arbeitsgemeinschaft Verwaltungsnetzwerk einberufen werden. Die Arbeitsgruppe tagt mindestens einmal jährlich. Mitglieder der Arbeitsgemeinschaft sind der/die Vorsitzende und der/die Vertreter/in der DV- Kommission des Personalrates für das nichtwissenschaftliche Personal, der/die Leiter(in) des für die IT zuständigen Dezernates, sowie der/die Leiter(in) der für IT zuständigen Abteilung. 16 Anlagen der Dienstvereinbarung Folgende Anlagen sind Bestandteil dieser Dienstvereinbarung: Anlage 1: Im Verwaltungsnetz genutzte Softwareanwendungen Anlage 2: Nutzerrechte und pflichten Anlage 3: Richtlinien und Handlungsanweisungen für die IT-Sicherheit Anlage 4: Übersicht der vernetzten Arbeitsplatzrechner Anlage 5: Beigetretene Einrichtungen zur Rahmendienstvereinbarung Anlage 6: Netzplan LOVERNET (nicht-öffentlich) 17 Schlußbestimmungen, Inkrafttreten (1) Die Rahmendienstanweisung tritt an dem auf die Unterzeichnung folgenden Tag in Kraft. (2) Diese Rahmendienstvereinbarung löst die zweite Dienstvereinbarung über den Betrieb eines Computernetzes in der Verwaltung der Universität zu Köln (2. DVB- Lovernet) vom 13. Juni 1995 ab. Seite 9

10 (3) Die auf Grundlage der 2. DVB-Lovernet in der Vergangenheit getroffenen Einzelvereinbarungen und personalvertretungsrechtliche Entscheidungen behalten ihre Gültigkeit bis zu dem Zeitpunkt, an dem diese aufgehoben werden. (4) Werden solche Alt-Verfahren, die auf den Regelungen aus (3) beruhen, wesentlich geändert, wesentlich erweitert bzw. durch neue Verfahren der IuK-Technik abgelöst, wird nach dieser Rahmendienstvereinbarung verfahren. (5) Änderungen und Ergänzungen dieser Dienstvereinbarung bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal und der Dienststelle. (6) Diese Dienstvereinbarung kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalenderjahres, erstmals jedoch zum Ende des Jahres 2008 schriftlich gekündigt werden. Nach Eingang der Kündigung sind unverzüglich Verhandlungen über eine neue Dienstvereinbarung aufzunehmen. Bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung behält diese Rahmendienstvereinbarung ihre Gültigkeit. (7) Die Universitätsverwaltung gibt diese Dienstvereinbarung in ihrer jeweils gültigen Fassung den Beschäftigten in geeigneter Weise bekannt. Köln, den Für die Universität zu Köln Für den Personalrat für das nichtwissenschaftliche Personal der Universität zu Köln Dr. Johannes Neyses Kanzler der Universität zu Köln Udo Walz Vorsitzender des Personalrats für das nichtwissenschaftliche Personal Überarbeitung ab: Stand: Mittwoch, 2. Februar 2011 Seite 10