JEDES JAHR AUFS NEUE DIESES KFZ-DILEMMA! FRAGEN ÜBER FRAGEN! Die folgenden Fragen stellt sich jeder Unternehmer immer wieder:

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1 JEDES JAHR AUFS NEUE DIESES KFZ-DILEMMA! Die folgenden Fragen stellt sich jeder Unternehmer immer wieder: Wann muss ich wieviel Privatanteile für meine Fahrzeuge buchen? Muss ich überhaupt Privatanteile buchen? Bin ich verpflichtet, ein Fahrtenbuch zu führen? Ist mein Auto jetzt als Selbstständiger als Betriebsvermögen zu behandeln, obwohl ich das Auto doch kaum für den Betrieb nutze? Kann ich Vorsteuer geltend machen oder nicht? FRAGEN ÜBER FRAGEN! Hier die wichtigsten Antworten für Sie wie die Dinge üblicherweise in der Praxis gehandhabt werden. Natürlich können wir hier keinem regulären steuerlichen Sachverhalte darstellen, sondern lediglich die überall nachzulesenden Bestimmungen und Verordnungen näher erklären. Daher die Bitte an Sie: Sollten Sie sich unsicher sein welche steuerlichen Auswirkungen Ihr Kfz auf Ihr Unternehmen hat, sprechen Sie in jedem Fall Ihren steuerlichen Berater daraufhin an! Und nun zu den Beantwortungen der am häufigsten gestellten Fragen zum Kfz!

2 Frage: Müssen Aufzeichnungen über betriebliche Fahrten für jedes Fahrzeug erstellt werden? Zu Beginn Ihrer geschäftlichen Tätigkeit müssen Sie zumindest für die ersten drei Monate Aufzeichnungen über alle betrieblichen Fahrten für jedes von Ihnen genutzte Fahrzeug im Betrieb erstellen. Als genutztes Fahrzeug im Betrieb zählt auch der Privatwagen, mit dem Sie betriebliche Dinge erledigen, wenn Sie die Kosten für diese Fahrten geltend machen. Das genutzte Fahrzeug muss also nicht unbedingt im Betriebsvermögen aufgeführt sein. Ein Fahrtenbuch sollte aber durchaus geführt werden, wenn auch hierbei der Privatanteil höher ausfallen wird. Bitte beachten: Auch die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb zählen ab jetzt zu den betrieblichen Fahrten. Ebenso Fahrten, die Sie zur Post unternehmen, um Ihre Geschäftspost einzuwerfen oder Bankfahrten, um die Auszüge des Geschäftskontos abzuholen. Frage: In welcher Form muss die Aufzeichnung der betrieblichen Fahrten erfolgen? Die Aufzeichnung kann in Form einer einfachen Auflistung (z. B. Excel) erfolgen, auf der Basis Ihres Terminkalenders oder anhand von anderen Aufzeichnungen, die beweisen, dass Sie die Fahrten tatsächlich führten (z. B. Anlieferungs- /Lieferscheine / Besuchsdokumentationen). Wir empfehlen eine einfache Excel-Liste, auf der die einzelnen Dokumentationsbelege notiert sind (s. Lieferschein Nr. vom ). So ist z. B. ein schnelles Auffinden der Lieferscheine als Beweis der Fahrten ohne weiteres möglich.

3 Sie müssen also noch kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen, doch Ihre Auflistung sollte zumindest die gleichen Daten wie ein Fahrtenbuch enthalten, z. B.: Datum Besuchte Firma Zweck Km-Stand Km-Stand Gefahrene Km Anfang Ende Meier & Co, 8000 Mücken Anlieferung Diese Fahrten müssen natürlich anhand von Belegen nachweisbar sein (z. B. Lieferschein). Wir empfehlen, die gefahrenen Privatwege mit zu verzeichnen. Frage: Wie stelle ich nun fest, zu wieviel Prozent das Kfz für den Betrieb unterwegs war, um eine Berechnungsbasis für den Eigenanteil zu bekommen? Sie stellen anhand der Aufzeichnungen fest, zu wieviel Prozent das Kfz nun wirklich für den Betrieb unterwegs war. Eine Möglichkeit hierfür ist: a) km-stand Ende / km-stand Anfang = gefahrene km b) gefahrene km / Privatfahrten = Anteil der Geschäftsfahrten c) gefahrene km = 100 % / km der Geschäftsfahrten = x % So können Sie anhand der Aufzeichnungen ganz einfach feststellen, zu wieviel Prozent Ihr Auto nun wirklich für den Betrieb unterwegs war. Erst danach wird die Entscheidung getroffen, wie weiterhin mit dem Kfz verfahren wird. Eine Entscheidung, die auf jeden Fall mit Ihrem steuerlichen Berater abgesprochen werden sollte, damit Ihnen späterhin keine steuerlichen Nachteile entstehen.

4 Frage: Kann ich die Fahrten voll als Betriebsausgaben ansetzen und die Vorsteuer aller anfallenden Kosten meines Kfz geltend machen? Die Antwort verbirgt sich bereits in Ihren Aufzeichnungen der ersten drei Monate! Die Betriebsfahrten (bitte Tankbelege aufbewahren!) sind voll abzugsfähig und die Vorsteuer kann geltend gemacht werden. Ansonsten gilt folgendes: 1. Nutzen Sie das Auto unter 10 % betrieblich, so spricht der Gesetzgeber hier von einem notwendigen Privatvermögen. Das bedeutet für Sie: Ihr Kfz wird nun wie Ihr Privatvermögen behandelt, das ja auch kein Betriebsvermögen darstellt und damit natürlich auch keinen Abzug als Betriebsausgaben möglich macht! Sie dürfen aber alle betrieblichen Fahrten (zu denen auch die Fahrten von Wohnung zum Betrieb zählen) mit 0,30 /km oder mit den tatsächlichen Kosten (wofür die Belege vorzulegen sind) geltend machen. Nur für die belegbaren Kosten kann Vorsteuer geltend gemacht werden. 2. Nutzen Sie Ihr Kfz zwischen 10 % und 50 % betrieblich, so spricht der Gesetzgeber hier von einem gewillkürten Betriebsvermögen. Das bedeutet für Sie: Ihr Kfz wird in diesem Fall wie Ihr Betriebsvermögen behandelt. Für die Aufteilung der Fahrzeugkosten in privat und betrieblich veranlassten Fahrten muss ein Aufteilungsverhältnis ermittelt werden.

5 Fahren Sie mit dem Auto lt. Ihren Aufzeichnungen 30% privat und zu 70 % betrieblich, so können auch nur 70 % der angefallenen Kosten betrieblich geltend gemacht werden (und damit auch die anfallende Vorsteuer nur zu 70 %), den Rest tragen Sie selbst als Privatentnahme für das Kfz. Den entsprechenden Aufteilungsschlüssel sollten Sie dabei nicht willkürlich bestimmen. Sprechen Sie auf jeden Fall mit Ihrem steuerlichen Berater, um die Kosten einwandfrei anzusetzen. Zählt Ihr Kfz zu dem gewillkürten Betriebsvermögen, ist kein Fahrtenbuch nötig. 3. Nutzen Sie Ihr Kfz aber über 50 % betrieblich, dann spricht der Gesetzgeber hier von einem notwendigen Betriebsvermögen. Das bedeutet für Sie: Ihr Kfz ist Bestandteil Ihres Betriebsvermögens und wird auch so behandelt. Um die Betriebsausgaben nun voll geltend machen zu können, müssen Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch führen oder die 1 %-Regelung in Anspruch nehmen. Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch unterliegt strengsten Anforderungen, um anerkannt zu werden. Daher sollte dies immer mit Ihrem steuerlichen Berater abgesprochen werden! Gerade wenn Sie ein älteres Fahrzeug als notwendiges Betriebsvermögen führen, können Ihnen hohe Nachteile bei nicht Anerkennung des Fahrtenbuches durch das Finanzamt entstehen. Es wird dann auf die 1 %-Regelung zurückgegriffen, die meist hohe Nachzahlungen mit sich bringt. Hier ist dringend angeraten, steuerliche Beratung im Vorfeld in Anspruch zu nehmen.

6 Frage: Ab wann sollte ich denn ein Fahrtenbuch führen? Wenn sich aus Ihren Aufzeichnungen ergibt, dass Ihre betriebliche Nutzung über 50 % liegen wird, sollten Sie sofort beginnen, ein Fahrtenbuch zu führen. Frage: Kann ich Vorsteuer beim Kauf eines Kfz geltend machen, wenn ich es nicht in den Betrieb einlege? Nein, Sie können keine Vorsteuer geltend machen. Allerdings wird bei einem Verkauf des Kfz der Erlös dann auch nicht als Betriebseinnahme behandelt. Denn verkaufen Sie Betriebsvermögen, dann müssen Sie auch die fällige Umsatzsteuer für den Erlös abführen! Frage: Ein regelmäßiges Fahrtenbuch zu führen, ist doch sehr umständlich und zeitaufwendig. Ist es da nicht besser, ich nehme gleich die 1% Regelung in Anspruch? Das ist eine reine Rechenaufgabe und kommt ganz auf den Bruttolistenpreis des Kfz an. Die 1%- Regelung anzuwenden hat sich oftmals schon als falsches "Sparinstrument" herausgestellt. Um einmal selbst zu errechnen, was bei einer 1%-Regelung für Sie herauskommt, folgendes Rechnungsbeispiel:

7 Wir gehen davon aus, dass der Bruttolistenpreis Ihres Kfz beträgt. (Bruttolistenpreis ist nicht gleich der Kaufpreis! Es ist der Preis, zu dem das Kfz am Tage seiner Erstzulassung gehandelt wurde (plus Extras). Gerade bei älteren Fahrzeugen kann sich hier eine gefährliche steuerliche Falle öffnen, da jährlich vom Bruttolistenpreis des Ursprungjahres ausgegangen wird daher bitte unbedingt mit Ihrem steuerlichen Berater absprechen, ob die 1%-Regelung wirklich das Wahre für Sie ist! 1. Berechnung des privaten Nutzungsanteils Dieses Kfz, mit einem Bruttolistenpreis von haben Sie ein ganzes Jahr lang betrieblich genutzt, nun rechnen Sie: 1% vom Bruttolistenpreis x Anzahl der Monate / 100 x 12 Monate = unentgeltliche Wertabgabe (Privater Nutzungsanteil für das ganze Jahr) % Umsatz steuerfreie Kosten, die im Jahr angefallen sind (Kfz-Versicherungen, Kfz-Steuern) = Ergibt einen privaten Nutzungsanteil ohne Umsatzsteuer gesetzliche Umsatzsteuer (derzeit 19%) 912 = Ergibt einen privaten Nutzungsanteil mit Umsatzsteuer von 5.712

8 2. Verbuchung des Privaten Nutzungsanteils Wenn Sie Ihren Privaten-Nutzungsanteil wie oben berechnet haben, müssen Sie diesen noch in Ihrer Buchhaltung verbuchen. Die Verbuchung kann hierbei wie folgt erfolgen: (Wir nehmen die Zahlen aus dem obigen Beispiel): Betrag Soll-Konto an Haben-Konto unentgeltliche Wertabgabe (6.000 ) plus anfallende Umsatzsteuer (912 ) Verw.v.Gegenst.f.Zwecke außerhalb des Unternehmens (ohne Umsatzsteuer) Verw.v.Gegenst.f.Zwecke außerhalb des Unternehmens (mit Umsatzsteuer) 912 Umsatzsteuer 19% Nach der 1%-Regelung haben Sie nun einen Privatanteil von zu verbuchen! Dieser Privatanteil verbleibt jährlich in der gleichen Höhe, egal welches Alter das Kfz erreicht! Nach der Fahrtenbuchregelung sähe es eventuell so aus: Sie haben das Kfz für Bruttolistenpreis gekauft und führen ein Fahrtenbuch. Sie sind insgesamt nachweisbar in diesem Jahr km betrieblich / km privat gefahren und haben für rd getankt. Hinzu kommt die Kfz-Versicherung mit 320 /Jahr, Kfz-Steuer mit 140 /Jahr und eine Reparatur in Höhe von

9 Nun rechnen Sie: km gefahrene = 100 % km betrieblich gefahren = 75 % (100 * / ) 75 % aller Fahrten fallen betrieblich an. 75% von Tank Geld = % von 320 Kfz Versicherung = % von 140 Kfz-Steuer = % von Reparaturkosten = 825 Betriebliche Kosten insgesamt = Gesamt Kfz-Kosten im ganzen Jahr abzgl. betrieblich Kfz-Kosten verbleibender Privatanteil Trotzdem Sie das gleiche Kfz wie bei der 1%-Regelung fuhren, haben Sie weit weniger Privatanteile zu zahlen. Daher ist also die 1%-Regelung keine "Patentlösung". Wenn Sie die 1%-Regelung in Betracht ziehen, sprechen Sie in jedem Falle im Vorfeld mit Ihrem Berater, um nicht in eine Kostenfalle zu tappen, aus der Sie nicht mehr herauskommen!

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