Sparkasse Hochrhein. SEPA Migration für Vereine Der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa

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1 SEPA Migration für Vereine Der neue Zahlungsverkehr in Deutschland und Europa

2 Der neue europäische Zahlungsverkehrsraum umfasst mit Deutschland 32 Teilnehmerstaaten Teilnehmende Länder Land Belgien Bulgarien Dänemark Deutschland Estland Finnland Frankreich Griechenland Großbritannien Irland Island Italien Liechtenstein Litauen Luxemburg Lettland Land Malta Monaco Niederlande Norwegen Österreich Polen Portugal Rumänien Schweiz Schweden Spanien Slowenien Slowakei Tschechische Rep. Ungarn Zypern Seite 2

3 Meilensteine auf dem Weg zur SEPA Im Rahmen der SEPA können Sie bei der folgende standardisierte Zahlungsprodukte europaweit nutzen: Jan. 2008: SEPA-Überweisung Dez. 2012: Angebot der SEPA-Lastschrift Die Verfahren können Sie sowohl für inländische wie auch grenzüberschreitende europäische Zahlungen nutzen. Die bietet selbstverständlich die bisherigen nationalen Zahlverfahren parallel an. Wichtig: Ab können die Inlandsüberweisung & Inlandslastschrift nicht mehr verwendet werden! Seite 3

4 IBAN und BIC Die neue Kontokennung IBAN International Bank Account Number/ Internationale Bankkontonummer Besteht in Deutschland aus dem Länderkennzeichen, der Prüfziffer, der Bankleitzahl sowie der Kontonummer und hat 22 Stellen Beispiel: Länderkennzeichen Prüfziffer 2-stellig Bankleitzahl 8-stelllig Kontonummer des Kunden 10-stelllig (ggf. mit Vornullen) DE BIC Business Identifier Code (Internationale BLZ) Besteht aus 8 oder 11 Stellen. Enthält in Kurzform den Institutsnamen, das Land, den Ort und ggf. die Filiale Ab wird die BIC für innerdeutsche Zahlungen nicht mehr benötigt, ab 2016 auch SEPA-weit (IBAN-only) Institutsname Länderkennzeichen Ort 2-stellig Filiale/ Niederlassung SKHR DE 6W XXX! IBAN und BIC sind auf den Kontoauszügen, im Online-Banking und auch auf den neuen ncards zu finden. Seite 4

5 Die SEPA-Überweisung Seite 5

6 Die SEPA-Überweisung: Auch als Zahlschein für Rechnungen erhältlich Vol kshochschul e I r gendwo DE BANKDEFFXXX Musikverein Musterhausen e.v Seite 6

7 Die Merkmale der SEPA-Überweisung auf einen Blick IBAN und ggf. BIC statt Kontonummer und Bankleitzahl Für inländische und grenzüberschreitende europäische Zahlungen Auftragswährung ist immer Euro Europaweite Gutschrift auf dem Empfängerkonto innerhalb eines Geschäftstages Überweisungen werden in voller Original-Betragshöhe ausgeführt Entgeltteilung: Jeder zahlt die Entgelte seines Kreditinstituts XML-basiertes SEPA-Datenformat statt DTAUS Seite 7

8 Die neue SEPA-Lastschrift Seite 8

9 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren im Überblick (I) Die SEPA-Lastschriftverfahren ermöglichen inländische und grenzüberschreitende Lastschrifteinzüge in Euro. Der Zahlungsempfänger benötigt vom Zahlungspflichtigen ein SEPA-Lastschriftmandat. Das SEPA-Lastschriftmandat ist eine Ermächtigung für den Zahlungsempfänger, fällige Beträge einzuziehen und eine Weisung an die Bank des Zahlungspflichtigen Lastschriften einzulösen. Ein exaktes Fälligkeitsdatum zur Einlösung der Lastschrift muss angegeben werden. Vor einem geplanten Einzug ist eine schriftliche Vorabinformation des Zahlungsempfängers an den Zahlungspflichtigen erforderlich (z. B. durch einen Vertrag oder eine Rechnung). Seite 9

10 Europaweit Geldeinzüge tätigen: Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren im Überblick (II) Festgelegte Vorlagefristen müssen bei der Einreichung der Lastschrift beachtet werden (6 Geschäftstage bei Erst-/Einmalund 3 Geschäftstage bei Folgelastschriften). Ein Erstattungsrecht des Zahlungspflichtigen ohne Angabe von Gründen besteht innerhalb von 8 Wochen nach Belastung. Erfolgt eine Belastung ohne gültiges SEPA- Lastschriftmandat, erhält der Zahlungspflichtige einen Erstattungsanspruch bis zu 13 Monate nach der Belastungsbuchung. Der Einreicher benötigt eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Das XML-basierte SEPA-Datenformat wird genutzt (statt DTAUS-Format). Die Einreichung erfolgt ausschließlich online (Keine Dauerlastschriften, Belege und Disketten mehr). Seite 10

11 Bei der SEPA-Lastschrift müssen alle relevanten Fristen eingehalten werden (SEPA-Basis-Lastschrift) Vorlagefristen der Zahlstelle Zu beachten vom Einreicher (Verein) D Rückgabefristen Zu beachten vom Zahlungspflichtigen (ZP) und seiner Bank D-6 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagezeitpunkt von Erst- und Einmallastschriften D+8 Wochen Erstattungsanspruch D-14 Kalendertage Absendung Vorabinformation über Betrag und Datum des Lastschrifteinzugs. (abweichende Frist kann vereinbart werden.) D-3 Arbeitstage (TARGET) Spätester Vorlagetermin von Folgelastschriften = Fälligkeitsdatum D = Belastungsdatum D+13 Monate Erstattungsanspruch des ZP für unautorisierte Transaktion (SONDER- FALL), bei der kein gültiges Mandat besteht Seite 11

12 Die Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen soll das Rücklastschriftrisiko minimieren Der Zahlungsempfänger wird in der Inkassovereinbarung verpflichtet, den Zahlungspflichtigen vor einem geplanten Einzug zu informieren. Die Vorabinformation kann auch als Teil eines Vertrages oder durch Aufnahme in der Vereinssatzung erfolgen. Sie kann sowohl einen als auch mehrere Einzüge ankündigen (z.b. Zahlungsplan bei Ratenzahlungen, Vereinbarung jährlicher Beitragszahlung). Vorabinformation Die Vorabinformation enthält den Fälligkeitstag und den Betrag des nächsten Lastschrifteinzuges unter Angabe der Gläubiger-ID und der Mandatsreferenz. Beispieltext im Mitgliedsantrag: Der Mitgliedsbeitrag in Höhe von 15,00 EUR wird jährlich zum 01. Februar unter Verwendung der Mandatsreferenz XXX belastet. Unsere Gläubiger-ID lautet: DE12ZZZ Die Vorabinformation ist spätestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit durch den Zahlungsempfänger zu versenden, damit der Zahlungspflichtige die erforderliche Deckung bereitstellen kann. Eine kürzere Frist kann zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigen vereinbart werden (z.b. in der Satzung). Seite 12

13 Weiteres Lastschrift-Produkt speziell für Firmen: Das SEPA-Firmen-Lastschriftverfahren Die SEPA-Firmen-Lastschrift hat folgende Besonderheiten: Der Zahlungspflichtige verzichtet auf seinen Erstattungsanspruch. Verbraucher sind als Zahlungspflichtige nicht zugelassen. Die Vorlagefrist bei der Zahlstelle beträgt zwei Tage. Der Zahlungspflichtige muss vor der ersten Einlösung das Mandat bei seinem Kreditinstitut bestätigen (Mitteilung relevanter Mandatsdaten bzw. Kopie). Vor Einlösung von SEPA-Firmen- Lastschriften prüft die Zahlstelle, ob die Mandatsdaten mit denen aus der Mandatsbestätigung übereinstimmen. Seite 13

14 Das SEPA-Lastschriftmandat Seite 14

15 Die SEPA-Lastschrift: Das Lastschriftmandat als grundlegende Neuerung Das SEPA-Lastschriftmandat ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen weist die Bank des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift an ist Voraussetzung für den Einzug von SEPA-Lastschriften und muss vom Zahlungspflichtigen eingeholt werden enthält Information zu Rückgaberechten gilt grundsätzlich unbefristet, es sei denn: der Zahlungspflichtige widerruft das Mandat oder das Mandat verfällt 36 Monate nach erstem bzw. letztem Einzug bei Nichtnutzung ist im Original oder in der gesetzlich vorgeschrieben Form durch den Zahlungsempfänger mindestens 14 Monate nach dem letzten Einzug aufzubewahren Seite 15

16 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einheitlicher Aufbau ist vorgeschrieben Das SEPA-Lastschriftmandat besteht aus einem einheitlichen Autorisierungstext und bestimmten Angaben vom Zahlungsempfänger: Name und Adresse Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz (individuell vom Zahlungsempfänger für jedes SEPA-Mandat festzulegen) Kennzeichnung für wiederkehrende/ einmalige Zahlungen vom Zahlungspflichtigen: Name und Anschrift des Kontoinhabers IBAN und ggf. BIC Unterschrift und Unterschriftsdatum Abbildung: SEPA-Basis-Lastschriftmandat Seite 16

17 Das SEPA-Lastschriftmandat: Einfache Kontrolle durch neue Identifikationsmerkmale Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: ISO-Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Sie kann ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden. Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger frei belegbar (Vorbelegung ZZZ) Die Mandatsreferenz dient in Verbindung mit der Gläubiger-ID der eindeutigen Identifizierung eines SEPA-Lastschriftmandats. Sie wird vom Lastschrifteinreicher individuell für jedes SEPA-Lastschriftmandat vergeben Die Länge beträgt maximal 35 Zeichen Der Aufbau kann vom Lastschrifteinreicher festgelegt werden Seite 17

18 Die Gestaltung der Mandatsreferenz setzt eine Grundsatzentscheidung beim Lastschrifteinreicher voraus Der Aufbau der Mandatsreferenz hat weitreichende organisatorische und technische Auswirkungen für den Zahlungsempfänger und hängt zum Beispiel davon ab, ob bestehende Kundenstammdaten genutzt werden sollen (z.b. Mitglieds-, Vertrags-, Abo-Nummer) ob bei der Erweiterung einer Kundenbeziehung bzw. neuen Vertragsabschlüssen neue SEPA-Lastschriftmandate erforderlich sind wie mit Mandatsänderungen und -widerrufen umgegangen werden soll In der Mandatsverwaltung muss auch festgelegt werden, ob ein SEPA-Lastschriftmandat pro Geschäftsbeziehung (Rahmenmandat) oder mehrere SEPA-Lastschriftmandate pro Geschäftsbeziehung (Einzelmandate) vergeben werden sollen. Seite 18

19 Mögliche Fälle der Mandatsänderung Grundsätzlich sind Änderungen von Mandatsdaten ohne Vereinbarung und Unterzeichnung eines neuen Mandats möglich. Änderungen durch Ihren Verein Mandatsreferenz (z. B. aus organisatorischen Gründen) der Namens des Zahlungsempfängers bzw. dessen Rechtsform Adresse (z. B. bei Vorstandswechsel) Gläubiger-ID Änderungen sind in Schriftform und im Datensatz mitzuteilen (übernimmt in der Regel die Software) Änderungen durch Mitglied IBAN und/oder BIC Bei einer BIC-Änderung muss die nächste SEPA- Lastschrift als Erst-Lastschrift (First) gesendet werden. Die längere Vorlagefrist ist zu beachten! Name des Zahlungspflichtigen Adresse (z. B. bei Umzug) Änderungen sind in Schriftform mitzuteilen (Änderungen müssen beim Originalmandat verwahrt werden)! Wenn sich die Person des Zahlungspflichtigen ändert, muss der neue Zahlungspflichtige zwingend ein neues Mandat unterzeichnen. Seite 19

20 Bereits bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Basis-Lastschriftmandate weitergenutzt werden Bei bestehenden Einzugsermächtigungen muss ein Lastschrifteinreicher nur noch folgende ergänzende Aktivitäten durchführen: Gläubiger-ID beantragen und eine Inkassovereinbarung für die Nutzung von SEPA-Basis- Lastschriften mit seinem Kreditinstitut abschließen. Die Mitgliedsverwaltung muss künftig elektronisch erfolgen. Hierfür ist eine SEPA-fähige Software erforderlich. Eine Weiternutzung der Einzugsermächtigung ist nur möglich, sofern Ihnen diese schriftlich vorliegt und vom Kontoinhaber eigenhändig unterschrieben wurde. Eine Mandatsreferenz für jedes SEPA-Lastschriftmandat vergeben und in die Kundenstammdaten einpflegen. Den Zahlungspflichtigen vor dem ersten SEPA-Lastschrifteinzug über die Gläubiger-ID, die Mandatsreferenz und den SEPA-Umstellungstermin informieren. Seite 20

21 Softwareeinrichtung: Hinterlegung der Gläubiger-ID Seite 21

22 Softwareeinrichtung: Hinterlegung der Mandatsangaben SKHRDE6WXXX DE Erst-Last. Seite 22

23 Checkliste Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen Abschluss der Inkassovereinbarung mit der Online-Banking beantragen Vereinssoftware auf SEPA-Fähigkeit überprüfen und ggf. aktualisieren Mandatsreferenz für SEPA-Mandate vergeben Verwendung von IBAN und BIC des Zahlungsempfängers und Zahlungspflichtigen inkl. Anpassung von Verträgen und Briefen Neue SEPA-Mandate verwenden Einzugsermächtigungen in SEPA-Mandate umwidmen Information an Ihre Mitglieder, z. B. beim letzten alten Einzug Feste Einzugs- und Vorlauffristen beachten! Seite 23

24 Checkliste & Informationen Seite 24

25 Checkliste & Informationen Seite 25

26 Jetzt sind Sie dran: Wir beantworten gerne Ihre Fragen! Seite 26

27 Wir wünschen Ihnen eine erfolgreiche Migration auf SEPA

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