Zu 1. Beachtung der Ausschließungsgründe nach 22 GO. Hinweise auf mögliche Ausschließungsgründe liegen bisher nicht vor.

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1 Vorlage für die Sitzung des Lenkungsausschusses Neubau Heinrich-Heine-Schule am Montag, dem , um Uhr im Seminarraum I des Regionalen Bürgerzentrums, Am Markt 2 in Büdelsdorf Zu 1. Beachtung der Ausschließungsgründe nach 22 GO Hinweise auf mögliche Ausschließungsgründe liegen bisher nicht vor. Zu 2. Entscheidung über Einwendungen gegen die Niederschrift über die Sitzung am Zu 3. Anfragen, Vorschläge und Anregungen von Einwohnerinnen und Einwohnern zu Angelegenheiten der örtlichen Gemeinschaft, die nicht auf der Tagesordnung stehen Zu 4. Anfragen von Mitgliedern des Lenkungsausschusses Zu 5. Vorstellung der Zwischenergebnisse der vorläufigen Wirtschaftlichkeitsuntersuchung des Neubaus der Heinrich-Heine- Schule Auf der Grundlage des Beschlüsse des Lenkungsausschusses vom hat die Verwaltung - die Anwaltskanzlei Weißleder und Ewer, Kiel, mit der juristischen Beratung und - die Beratungsunternehmen DKC, Düsseldorf, und iwb-ingenieurgesellschaft, Braunschweig, mit der Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsuntersuchung für den Bereich des Neubaus der Heinrich-Heine-Schule beauftragt. Als Berater werden sich in der Sitzung Herr Prof. Dr. Raabe (Kanzlei Weißleder und Ewer), Herr Schultze-Rhonhof (DKC) und Herr Laubach (iwb-ingenieurgesellschaft) vorstellen. Anhand der Wirtschaftlichkeitsuntersuchung sollen die rechtlichen und wirtschaftlichen Grundlagen des Vergabeverfahrens herausgearbeitet werden.

2 2 Gemäß 12 GemHVO-Doppik soll bei Investitionen von erheblicher finanzieller Bedeutung unter mehreren in Betracht kommenden Möglichkeiten durch einen Vergleich der Herstellungskosten sowie der Folgekosten die für die Gemeinde wirtschaftlichste Lösung ermittelt werden. Das Vergaberecht (vgl. 97 GWB) sieht als Grundmodell aller kommunalen Ausschreibungen die Vergabe in Einzelgewerken (Losen) vor. Nur wenn besonders gelagerte wirtschaftliche und technische Gründe vorliegen, kann von diesem Grundsatz abgewichen werden. Gegenstand der gutachterlichen Untersuchungen wird daher sein, ob und inwieweit ein Abweichen von dem vergaberechtlichen Grundsatz der losweisen Vergabe von Gewerken zulässig ist. Die rechtlichen Aspekte des Vergabeverfahrens wird Herr Prof. Dr. Raabe in der Sitzung erläutern. Ziel des Gutachtens ist darüber hinaus die Ermittlung des für die Stadt Büdelsdorf wirtschaftlichsten Realisierungsmodells zum Neubau der Heinrich-Heine-Schule. Dazu wird das Gutachten auf der Basis aller verfügbarer Daten und Bewertungen einen Wirtschaftlichkeitsvergleich als Prognose erstellen, mit dem folgende Beschaffungsvarianten verglichen werden können: - Variante 1: Die konventionelle Realisierung über Einzelvergaben der Planung, der Baugewerke, der Finanzierung sowie der einzelnen Betriebsleistungen (inkl. Instandhaltung/Instandsetzung) in eigener Trägerschaft der Stadt. - Variante 2: Die Realisierung in Form eines Mischmodells, d.h. die gebündelte Ausschreibung von Planung, Bauleistungen sowie der Bauzeitfinanzierung auf Basis einer funktionalen Leistungsbeschreibung die Betriebsleistungen und Langfristfinanzierung werden von der Stadt konventionell erbracht - Variante 3: Die Realisierung in Form eines erweiterten optimierten Mischmodells, d.h. die gebündelte Ausschreibung von Planungs-, Bau-, Finanzierungs- und ausgewählten, geeigneten Betriebsleistungen (mind. der Instandhaltung/Instandsetzung über den Betrachtungszeitraum) auf Basis einer funktionalen Leistungsbeschreibung die sonstigen, darüber hinaus erforderlichen Betriebsleistungen und die Langfristfinanzierung werden von der Stadt konventionell erbracht. Zum anderen wird der Wirtschaftlichkeitsvergleich Aussagen darüber treffen, wie eine Optimierung der Wirtschaftlichkeit der vorgesehenen Variante Mischmodell erreicht werden kann. Alle Varianten werden über den Zeitraum eines Lebenszyklus betrachtet, d.h. einen noch festzulegenden Zeitraum zwischen 10 und 25 Jahren. Neben den Planungs-, Bau- und ggf. ausgewählten Betriebsleistungen werden im Wirtschaftlichkeitsvergleich auch alle weiteren Kosten betrachtet, die mit einer Realisierung des Neubaus direkt verbunden sind, wie z.b. Kosten aller weiteren Betriebs- und Finanzierungsleistungen, Kosten der Ausschreibung, der internen Verwaltung, des Energieverbrauchs und die Kosten möglicher Risiken, die sich z.b. durch Insolvenzen ergeben können. In der Sitzung wird der aktuelle Stand der Erarbeitung vorgestellt, insbesondere soll der von den Beratern vorgeschlagene Umfang einer möglichen Optimierung (Variante

3 3 3) erläutert und diskutiert werden. Die Ergebnisse des Wirtschaftlichkeitsvergleichs können dann in der folgenden Sitzung des Lenkungsausschusses vorgestellt werden. Ziel der Beratungen des Lenkungsausschusses muss es sein, gemeinsam mit den Beratern eine Handlungsempfehlung für das Realisierungsmodell zum Neubau der Heinrich-Heine-Schule zu entwickeln. Zu 6. Beteiligung der Öffentlichkeit am Projektablauf Es ist das erklärte Ziel aller Vertreter der Stadt Büdelsdorf, die Einwohner/innen der Stadt Büdelsdorf, sowohl Kritiker als auch Befürworter, über die gesetzlich vorgeschriebenen Unterrichtungs- und Beteiligungsverfahren hinaus (z.b. 16a - 17 GO, 3 BauGB) aktiv in den weiteren Beratungs- und Planungsprozess einzubinden. Das gilt in besonderem Maße für die Anwohner, die im Bereich des künftigen Standortes der Heinrich-Heine-Schule wohnen. Zuletzt wurde diese Zielsetzung aus Anlass der von Frau Birgit Schulze initiierten Unterschriftenaktion, bei der sich 154 Anwohner gegen den von der Stadtvertretung beschlossenen Standort an der Heinrich-Heine-Schule ausgesprochen haben, sowie der Einwohnerversammlung am bekräftigt. Auch wenn die abschließende Stellungnahme der Stadtvertretung (vgl. 16 b Abs. 2 und 16 e der aktuellsten Fassung der GO) über die Eingaben und Anregungen der Einwohner/innen noch aussteht, stellt sich die Frage, wie ein effektiver öffentlicher Beteiligungsprozess gestaltet werden kann. Nur durch eine zeitnahe Öffentlichkeitsbeteiligung kann mehr Verständnis für planerische und politische Entscheidungsprozesse gewonnen, eine stärkere Akzeptanz für den Schulneubau auf Seiten der Anwohner entwickelt sowie Kompromissbereitschaft durch die gemeinsame Erarbeitung von neuen Lösungsansätzen und Ideen erzeugt werden. Genauso wichtig wie die Beteiligung der Einwohner/innen ist aber auch die Einbindung aller für das Projekt wichtigen Akteure und Entscheidungsträger in den öffentlichen Diskussionsprozess. Hierzu gehören u.a., die Schulen (Schulleiter/innen, Lehrer, Schüler, Eltern), die Mitarbeiter der städtischen Einrichtungen (z.b. Kindergarten Liliput und der Stadtbücherei), die Aufsichtsbehörden und andere Träger öffentlicher Belange. Die vorhandene Projektorganisation zeichnet sich zwar durch einen relativ stringenten Projektablaufplan und eindeutigen Projektstrukturen aus, gewährt aber gleichzeitig auch noch Spielräume für eine effektive Öffentlichkeitsarbeit. Durch eine Weiterentwicklung dieser Projektorganisation sollten geeignete Strukturen und Abläufe geschaffen werden, damit alle Akteure und Entscheidungsträger in einen konstruktiven Dialog eintreten können. Aus der Sicht der Verwaltung sollte sich der Beteiligungsprozess zunächst auf die Öffentlichkeitsbeteiligung konzentrieren und bedarfsgerecht mit interessierten Einwohner/innen weiterentwickelt werden.

4 4 Sowohl in der o.g. schriftlichen Eingabe der Anwohner als auch in der Einwohnerversammlung am haben sich viele Einwohner/innen besorgt zum Thema Verkehrssituation und Sicherheit im Verkehr geäußert. So machten u.a. Anwohner der Neuen Dorfstraße, des Lorenzenwegs und der Ahlmannallee ihre Befürchtungen deutlich, dass durch ein erhöhtes Verkehrsaufkommen Lärmbelästigungen und Gefährdungen von Fußgängern und Radfahrern zu erwarten seien. Da das Thema Verkehrssituation und Verkehrssicherheit einer der zentralen Punkte bei der Umsetzung der Planung sein wird, hat Herr Bürgermeister Hein folgende Einwohner/innen für die Mitarbeit in einer entsprechenden Arbeitsgruppe ab Mitte Mai gewinnen können: 1. Herrn Herbert Teut, Neue Dorfstraße Herrn Carsten Carstensen, Lorenzenweg 9 3. Frau Birgit Schulze, Neue Dorfstraße 50. Konkret schlägt die Verwaltung folgende Vorgehensweise vor: - Der Beteiligungsprozess wird durch einen politischen Beschluss fester Bestandteil des weiteren Projektablaufes, u.a. dadurch dass o der Lenkungsausschuss eine Arbeitsgruppe einberuft, die aus Mitgliedern des Ausschusses und interessierten Einwohner/innen besteht o diese Arbeitsgruppe sich zunächst mit der Thematik Verkehrssituation und Verkehrssicherheit befasst o der Lenkungsausschuss auf Vorschlag der Arbeitsgruppe weitere Themenfelder der Öffentlichkeitsbeteiligung benennt und sofern erforderlich - weitere Arbeitsgruppen einberuft. - Der Beteiligungsprozess wird termingerecht in den Projektablauf eingebunden. - Die Arbeitsergebnisse der Arbeitsgruppe/n werden dokumentiert, in öffentlichen Sitzungen des Lenkungsausschusses vorgestellt, erörtert und abgewogen. - Bei Bedarf sind die Beratungsergebnisse in öffentlichen Veranstaltungen (Workshops) vorzustellen und mit anderen Projektbeteiligten zu erörtern. - Die Arbeitsergebnisse der Arbeitsgruppe/n haben empfehlenden Charakter und fließen in die politischen Beratungen ein. Die abschließende Entscheidungskompetenz verbleibt bei den zuständigen Selbstverwaltungsgremien der Stadt. Beschlussempfehlung: Das von der Verwaltung dargestellte Konzept zur Beteiligung der Öffentlichkeit und der Projektakteure wird gebilligt / mit folgenden Änderungen gebilligt: Der Lenkungsausschuss beruft eine Arbeitsgruppe ein, die aus interessierten Einwohner/innen der Stadt Büdelsdorf und den Mitgliedern des Lenkungsausschusses besteht: Aufgabe der Arbeitsgruppe ist es zunächst, in öffentlicher Sitzung über - Anregungen und Vorschläge für den Themenbereich Verkehrssituation und Verkehrssicherheit - Vorschläge für weitere Themenfelder der Öffentlichkeitsbeteiligung

5 5 - bei Bedarf Vorschläge über die Bildung weiterer Arbeitsgruppen zu zu erarbeiten. Der Lenkungsausschuss wird auf Vorschlag der Arbeitsgruppe weitere Themenfelder der Öffentlichkeitsbeteiligung benennen und sofern erforderlich - weitere Arbeitsgruppen einberufen. Zu 7. Abstimmung des weiteren Projektablaufes und weiterer Sitzungstermine Die Verwaltung schlägt folgenden Sitzungstermin vor: - Dienstag, , 18:00 Uhr: Sitzung des Lenkungsausschusses Thema u.a. o Abschließende Beratung der Realisierungsvariante Büdelsdorf, den (Hinrichs)

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