Projektmanagementplan concert

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1 Projektmanagementplan concert Auftraggeber Projektleitung Autor Klassifizierung Status NA beim BIBB Herr Jürgen Lau Frau Annika Meinecke Abgeschlossen Änderungsverzeichnis Datum Version Änderung Autor Kostenplan ist nicht mehr laut Antrag, sondern die Kostenverteilung mit dem Addendum I Zeitliche Anpassung des Zeitplans aufgrund der gewährten Projektverlängerung Veränderung des Konsortiums und der Projektkoordination für AP2 aufgrund des Ausscheidens der GAB mbh und der Aufnahme des VGAB e.v. als neue Partnerorganisation 1/7

2 Inhaltsverzeichnis 1 Projektbeschreibung Projektablauf mit Phasen und Meilensteinen Organisation Terminplan Kostenplan Beschaffungsplan Kommunikation Qualitätssicherung Arbeitstechnik und Werkzeuge Normen und Richtlinien Management von Projektänderungen Dokumentenmanagement Ergänzende Bestimmungen zum Projekt Projektschlussbeurteilung /7

3 1 Projektbeschreibung Mit dem Projekt wollen wir ein Validierungssystem für informell und non-formal erworbene Kompetenzen aufbauen, dass in Bezug auf das Weiterbildungsberufsbild des Staatl. Gepr. Berufspädagogen getestet wird und auf andere Berufe übertragbar sein soll. Grundlage ist das Schweizer System, das ohne zusätzliche Prüfung einen Berufsabschluss aufgrund des zusammengestellten Dossiers ermöglicht. In einem Testlauf sollen die verschiedenen Phasen des Prozesses durchgeführt werden und kritisch evaluiert werden: von dem Erstkontakt mit den Aspiranten, über die Schulung der Berater im Validierungsprozess, der Schulung der Experten für die Beurteilung der Dossiers bis zur Feststellung der anerkannten Handlungsfelder. Das Projekt beginnt mit dem Kick-Off-Meeting im Oktober 2015 und endet mit der Anerkennung des Abschlussberichts durch die NA. 2 Projektablauf mit Phasen und Meilensteinen Phasenmodell siehe C:\Users\mfilipek\Dropbox\ConCert\AP 1 Projektmanagement_VESBE\Produkt 1_Projektmanagementplan 3 Organisation Rolle in der Projektorganisation Name Kürzel Partnerorganisation Gesamtprojektleitung Jürgen Lau JL VESBE Projektkoordination AP1 Annika Meinecke AM VESBE Verwaltende Tätigkeiten Martina Filipek MF VESBE Projektkoordination AP2 Dr. Barbara Burger BB VGAB Projektkoordination AP3 Ruth Eckhardt RES SVEB Projektkoordination AP4 Jacqueline Henning JH Die Wille Projektkoordination AP5 Kerstin Weertz KW EU-WAREHOUSE Projektkoordination AP6 Jürgen Lau JL VESBE Probleme werden zwischen den betroffenen Partnerorganisationen unter Einbeziehung der Gesamtprojektleitung gelöst. Es wird eine konsensuelle Lösung angestrebt. Drohen zeitliche Verzögerungen die Termineinhaltung zu gefährden, entscheidet die Gesamtprojektleitung. 4 Terminplan vgl. C:\Users\mfilipek\Dropbox\ConCert\AP 1 Projektmanagement_VESBE\Produkt 1_Projektmanagementplan 3/7

4 5 Kostenplan Die Kostenansätze sind dem veränderten Budgetplan zu entnehmen, der mit dem Addendum I von der NA genehmigt wurde. Es gelten die Regelungen des Handbuchs (C:\Users\mfilipek\Dropbox\ConCert\AP 1 Projektmanagement_VESBE\AA_Finanzen\NA_Vorgaben\toi_project_handbook.pdf). Ergänzt um die Anforderungen gem. den Vertragsunterlagen mit der NA (\\ \PersonalGruppen\Projektgruppen\EU-Projekte\Leonardo- ITP\ConCert\ANTRAG\Zusage_ConCert_ ). Ergänzt um die Klarstellungen bei den FAQ der NA ( ovationstransfer/faq.html) Ergänzt um die individuellen Aussagen des finanziellen Monitorings durch Frau Schablitzky von der NA, die den Partnerorganisationen per bekannt gegeben werden. Veränderungen im Budgetansatz sollen die Partnerorganisationen mit der Gesamtprojektkoordination besprechen. Sie werden falls sie Auswirkungen auf das gesamte Konsortium haben - im Rahmen eines Partnermeetings oder, falls dies aus Zeitgründen nicht möglich ist, in einer Telefonkonferenz erörtert. Solchen Budgetänderungen muss das Konsortium zustimmen. 6 Beschaffungsplan für dieses Projekt nicht zutreffend, da die Grundausstattung bereits vorhanden sein muss. Bedarf / Bezeichnung Menge Wert Zeitpunkt Beschaffungsart 7 Kommunikation Bemerkung: Hier soll erklärt werden, wie die interne und externe Kommunikation des Projekts geregelt wird: Identifikation aller vom Projekt betroffenen Personen sowie Definition der Kommunikationsmittel und-frequenz. Beispiel: Berichte, regelmäßiges Abhalten von Sitzungen, Projektberichte, Website, newsletters, usw. Das Projektkonsortium trifft sich persönlich zu den Partnermeetings. Aufgrund der notwendigen Budgetveränderungen finden die Partnermeetings in der Regel in München statt. AM beruft die Partnermeetings unter Angabe der Agenda ein, moderiert diese und sorgt für die Erstellung des Protokolls, das den Partnerorganisationen spätestens eine Woche nach dem Treffen per zugeht. Zwischen den Partnermeetings werden Telefonkonferenzen monatlich abgehalten. AM wird zu den Telefonkonferenzen einladen, die Agenda vorab per versenden und für das Protokoll Sorge tragen, dass den Partnerorganisationen spätestens eine Woche später per zugeht. Bilaterale Telefonate, Gespräche und Skypesitzungen finden nach Bedarf statt. Sie sollen in einem Gesprächsprotokoll festgehalten werden. 4/7

5 Protokolle können von allen Partnerorganisationen ergänzt werden. Dies hat innerhalb eines Zeitraums von einer Woche nach Zugang zu erfolgen. Nach diesem Zeitpunkt gilt das Protokoll als angenommen. Die Projektergebnisse werden in einem eigens eingerichteten virtuellen Ordner (Dropbox) abgelegt. Die Struktur dieses Ordners ist Ergebnis der gemeinsamen Absprachen des Konsortiums. Die Website wird von VESBE verwaltet. Zu veröffentlichende Inhalte werden an die Projektkoordination per gesandt. Diese übernimmt die Aufgabe, die Inhalte zu veröffentlichen. Die ADAM-Datenbank kann von allen Partnerorganisationen mit Informationen und Ergebnissen befüllt werden. Freigegebene Produkte sollen hier auch eingestellt werden. 8 Qualitätssicherung Bemerkung: Hier soll erläutert werden, wie die Qualität der Resultate determiniert und kontrolliert wird. Dies betrifft vor allem die Übungsdokumente und die Werkzeuge der Übungsleitung. Die erarbeiteten Produkte eines Arbeitspakets werden von der Projektkoordination des Arbeitspakets freigegeben. Im Vorfeld werden sie dem Konsortium zur Kommentierung vorgelegt. Die letzte Entscheidung über Veränderungen trifft die Projektkoordination AP in Absprache mit der Gesamtprojektkoordination. 9 Arbeitstechnik und Werkzeuge Bemerkung: Hier werden die verschiedenen Arbeitstechniken, Prozeduren und Werkzeuge zur Ausführung der verschiedenen Aktivitäten aufgelistet. Beispiel: Nutzung einer Online-Zusammenarbeitsplattform oder eines Dokumentenverwaltungssystems, dynamisches Management eines Gantt-Diagrammes, vorgefertigte TOP-Listen für Sitzungen, Führen eines Risikokatalogs usw. Für die Sammlung der Dokumente wird die Online-Plattform Dropbox genutzt. Hier werden neben den Ergebnissen auch Recherche- und Referenzmaterialien, Dokumente zu verwandten Projekten oder Veröffentlichungen zum Thema abgelegt. Die Protokolle werden auf einer VESBE Vorlage erstellt. Für die Erfassung der Arbeitszeiten können die Timesheets von VESBE benutzt werden. 10 Normen und Richtlinien Bemerkung: Hier werden die für das Projekt geltenden Richtlinien aufgeführt. Beispiel: Erfassung geleisteter Arbeitsstunden Grundsätzlich gelten die im Handbuch dargelegten Regeln für alle Partnerorganisationen. Die Projektkoordination AP1 erstellt den Zwischen- und Abschlussbericht nach den von der NA veröffentlichten und von der zuständigen inhaltlichen Monitoringberaterin der NA (Frau Birkemeier) ergänzten Anweisungen. Alle Veröffentlichungen müssen daher das Projektlogo und das Logo der Aktion Lebenslanges Lernen enthalten. Es gibt sowohl eine allgemeine Vorlage für Powerpoint-Präsentationen wie auch für schriftliche Veröffentlichungen (Vorlagen sind per an alle Partnerorganisationen versandt worden). 5/7

6 Für die Finanzberichterstattung werden Timesheets genutzt, die allen Projektorganisationen zur Verfügung gestellt werden. Außerdem wird von allen Konsortiums-Partnern die Tabelle der NA für die Eintragungen der Finanzdaten genutzt. Die so eingehenden Tabellen werden von der Projektverwaltung zusammengetragen. Der Endstand mit den sich dadurch veränderten Belegbezeichnungen wird den Partnerorganisationen mitgeteilt. Die Abrechnung von Reisekosten erfolgt mit den in den Partnerorganisationen üblichen Vordrucken. 11 Management von Projektänderungen Bemerkung: Hier werden die Managementprozesse hinsichtlich Änderungen definiert. Es geht darum zu erklären wie mit den Projektänderungen und den neuen Anforderungen umgegangen werden soll (Änderungen beschreiben, Konsequenzen für Projektplanung aufzeigen, Validierungs- und Implementierungsprozess definieren). Änderungen im Projekt können sachliche, zeitliche oder finanzielle Dimensionen haben. Sachliche Änderungsprozesse werden durch die Projektkoordinationen der AP festgestellt. Dazu hat jede Partnerorganisation ein eigenes bewährtes Instrumentarium. Der Anpassungsbedarf wird der Gesamtprojektkoordination mitgeteilt. Dabei werden Thesen zu den Gründen für die Abweichung vom ursprünglichen Vorhaben aufgestellt. Anhand dieser Thesen wird im bilateralen Gespräch geklärt, ob dies Einfluss auf die anderen Arbeiten hat. Ist dies der Fall, werden alle Projektkoordinationen informiert und mit der Situationsanalyse vertraut gemacht. Gemeinsam wird nun beschlossen, welche Auswirkungen auf die einzelnen Arbeitspakete, bzw. deren Ergebnisse wahrscheinlich sind und wie diese organisatiorisch aufgefangen werden können. Die NA ist dabei durch die Gesamtprojektkoordination ggf. einzubinden. Diese Entscheidungen werden dokumentiert und fließen in die Berichte an die NA ein. 12 Dokumentenmanagement Bemerkung Wo und auf welche Art und Weise werden die Dokumente abgelegt, Denominationsbestimmungen, Versionierung der Dokumente. Grundlage der Projektarbeit ist die gemeinsame Internetplattform Dropbox. Hier werden je Projektorganisation und Arbeitspaket Ordner angelegt. Die Struktur ist Ergebnis der gemeinsamen Überlegungen. Ergänzt werden die AP-bezogenen Ordner um Ablagemöglichkeiten für Querschnittsthemen, Rechercheergebnisse, einem Kalender mit relevanten Terminen u.ä. 13 Ergänzende Bestimmungen zum Projekt Bemerkung: Bestimmungen, welche einen großen Einfluss auf die Kosten sowie den Ablauf eines Projekts haben, müssen hier schriftlich festgehalten werden. nicht zutreffend 14 Projektschlussbeurteilung Bemerkung: Hier soll definiert werden, wie die Schlussbeurteilung des Projekts (und nicht der Übung) erfolgen wird. Man erklärt wie die «lessons learned» aus dem Projekt zusammengetragen, dokumentiert und geordnet werden sollen. 6/7

7 Nach Abgabe des Abschlussberichts zum hat die NA die Möglichkeit Nachforderungen zu stellen, die innerhalb einer Frist erfüllt werden müssen. Nach Ablauf dieser Frist wird das Projektergebnis anhand des Berichts beurteilt. Liegt das Ergebnis der Beurteilung bei einer Punktzahl zwischen 5 und 10, gilt das Projekt als ordentlich ausgeführt und es kommt zur vollen Gewährung der Finanzhilfe. Bei einer Bewertung von 4 Punkten folgt ein Abschlag von 25%, bei 3 Punkten von 50%, bei 2 Punkten von 75% und bei nur 1 Punkt von 85%. Dies hätte eine Rückzahlung bereits erhaltener Zahlungen zur Folge. 7/7