R i c h t l i n i e n z u m U m g a n g m i t s o z i a l e n M e d i e n

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1 R i c h t l i n i e n z u m U m g a n g m i t s o z i a l e n M e d i e n Einleitung Verantwortungsbewusstes Engagement für Innovation und Dialog Die rasante Entwicklung von Online-Plattformen hat die Arbeitsweise und die Beziehung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowohl mit Kollegen als auch mit Kunden und Geschäftspartnern grundlegend verändert. Cegedim möchte seinen Mitarbeitern als Geschäftspersonen, innovativen Wegbereitern und umsichtigen Mitbürgern einen verantwortungsbewussten und professionellen Umgang mit sozialen Netzwerken vermitteln. Diese individuellen Interaktionsformen stellen ein neuartiges Kommunikationsmodell dar: keine herkömmliche Massenkommunikation mehr, sondern vielmehr eine Masse an kommunizierenden Nutzern. Dennoch dürfen trotz der Meinungsfreiheit eines jeden Mitarbeiters die Grundsätze der Loyalität, des Dialogs und der Vertraulichkeit hierbei nicht vernachlässigt werden. Daher liegt es sowohl im Interesse von Cegedim als auch von jedem einzelnen Mitarbeiter, ein Bewusstsein für diese Art der Interaktion und des Austauschs von Informationen und Ideen zu erlangen, persönlich daran teilzuhaben und die Vorteile, die soziale Medien bieten können, gewinnbringend einzusetzen. Soziale Medien umfassen insbesondere internetbasierte Blogs, Dokumentationsplattformen (Wikis), soziale Netzwerke, Diskussionsforen etc. Voneinander lernen: Cegedim ist ein innovatives Unternehmen. Wir glauben an den offenen Austausch und wissen, wie wichtig es ist, voneinander zu lernen: zum einen in Bezug auf unsere Kunden, zum anderen in Bezug auf unsere Märkte und Geschäftsbereiche. Durch die rasante Entwicklung der webbasierten Inhalte, welche insbesondere in Blogs und sozialen Netzwerken von Internet-Nutzern generiert werden, erhalten wir somit neue Plattformen, über die wir uns austauschen und über die wir dazulernen können. Einen Beitrag leisten: Cegedim leistet als innovatives und sozial verantwortliches Unternehmen einen wichtigen Beitrag zum Wachstum seiner Branche, seiner Technologie sowie des öffentlichen Dialogs. Dieser Beitrag erstreckt sich auf ein weites Themenspektrum, insbesondere auf die Life-Sciences- und die Gesundheitsindustrie. Unsere Aktivitäten tragen zur Bereitstellung hochwertiger Informationen und softwaretechnischer Innovationen bei, sowohl für unsere Kunden, den öffentlichen Sektor als auch für das Gesundheitswesen. Cegedim und seine Mitarbeiter sollten daher ihre aktuellen Themen, ihre Ergebnisse und die Erfahrungen, die sie durch den Austausch mit ihren Kommunikationspartnern sammeln, miteinander teilen. Cegedims Mitarbeiter sind dazu angehalten, soziale Medien im Berufsleben verantwortungsbewusst und achtungsvoll zu nutzen und müssen, falls erforderlich, die Anweisungen der Geschäftsleitung diesbezüglich berücksichtigen. Wir empfehlen Ihnen ausdrücklich, den hier beschriebenen Leitfaden zu befolgen, wenn Sie Informationen oder Inhalte twittern, bloggen oder Kommentare veröffentlichen möchten. Details hierzu finden Sie auf den nachfolgenden Seiten. Bestimmte Einheiten unseres Konzerns, die mit sozialen Netzwerken eine aktive Kommunikationsstrategie verfolgen, können den gegenwärtigen Leitfaden durch zusätzliche Empfehlungen ergänzen. Version /11/ Copyright Cegedim 1

2 Der Leitfaden zum Umgang mit sozialen Medien im Überblick Persönliches Verhalten 1. Beachten und befolgen Sie bitte stets hausinterne Regelungen, die Cegedim Ethik-Richtlinien und den Cegedim Verhaltenskodex. 2. Ihre Beiträge sollten konstruktiv sein: Veröffentlichen Sie bitte nur nützliche und respektvolle Kommentare und Informationen. 3. Respektieren Sie Ihre Kommunikationspartner und deren Privatsphäre. Finden Sie dabei das richtige Gleichgewicht zwischen Berufs- und Privatleben. 4. Stoßen Sie keine polemischen oder unangemessenen Diskussionen in Bezug auf Cegedim, unsere Kunden und unsere Mitbewerber an bzw. beteiligen Sie sich nicht an solchen. Vermeiden Sie unpassende oder provokative Themen. Nehmen Sie kein inakzeptables Verhalten an, das auch an Ihrem Arbeitsplatz nicht toleriert werden würde. Dazu gehören insbesondere bloßstellende, diffamierende oder abwertende Äußerungen gegenüber Kollegen. Bleiben Sie immer freundlich und höflich. Verantwortungsbewusstes Auftreten nach außen 5. Vermeiden Sie verleumdende, abwertende und respektlose Aussagen gegenüber unseren Mitbewerbern. 6. Bitte beachten Sie, dass jeder Mitarbeiter persönlich und rechtlich für sämtliche Inhalte und Informationen, die er in Blogs, Wikis und anderen Netzwerken veröffentlicht, verantwortlich ist. 7. Geben Sie sich stets mit Ihrem Vor- und Zunamen zu erkennen, wenn Sie sich über Cegedim oder Themen, die Cegedim betreffen, online austauschen. Vergessen Sie nicht, dass die Verwendung eines Pseudonyms Sie nicht von Ihren Verpflichtungen gegenüber Cegedim befreit. 8. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Profil und der damit verbundende Inhalt dem Bild entsprechen, das Sie Ihren Kollegen und Kunden vermitteln möchten. Geben Sie immer die offizielle Internet- Adresse und die offiziellen Benutzerkonten der sozialen Netzwerke Ihrer Business Unit an. 9. Bitte vermitteln Sie unmissverständlich, dass Sie in Ihrem Namen sprechen und nicht im Namen von Cegedim. Wenn Sie Inhalte oder Informationen auf einer Website außerhalb der Cegedim Community veröffentlichen, die jedoch mit Ihrer Arbeit oder mit Cegedim zusammenhängen, verwenden Sie bitte zusätzlich einen entsprechenden Hinweis wie beispielsweise: Die hier veröffentlichten Inhalte erfolgen in meinem Namen und vertreten nicht zwangsläufig die Einstellung, Strategie oder Meinung von Cegedim. 10. Kommunizieren Sie nicht offiziell in Cegedims Namen, ohne vorher die ausdrückliche Befugnis von Ihrem Vorgesetzten erhalten zu haben. Bitte beachten Sie die Anweisungen, die Cegedim Ihnen auch in Bezug auf den Umgang mit vertraulichen Daten erteilt. Inhalte 11. Versuchen Sie stets einen Mehrwert zu leisten: Teilen Sie nützliche Informationen und bieten Sie interessante Sichtweisen. 12. Recherchieren Sie, ob andere Personen ebenfalls über ähnliche Themen bloggen oder sich austauschen und teilen Sie Ihre Erfahrungen. 13. Korrigieren Sie Ihre eigenen Fehler. Verändern Sie keine vergangenen Beiträge, ohne dies zu erwähnen. 14. Machen Sie sich bewusst, dass einmal veröffentlichte Informationen noch lange im Internet sichtbar sind: Schützen Sie Ihre eigene Privatsphäre. Wenn Sie Beiträge veröffentlichen, schreiben und posten Sie ausschließlich Ihrem Fachgebiet entsprechend. Version /11/ Copyright Cegedim 2

3 Geistiges Eigentum 15. Bitte beachten Sie sämtliche Urheberrechte, Rechte zum Schutz der Privatsphäre, Kartellrechte sowie Rechte zum Schutz privilegierter Informationen (sogenannte Insiderdelikte). Jegliches Plagiieren ist untersagt. 16. Geben Sie keine vertraulichen Informationen von Cegedim preis, weder an Kunden noch an andere Unternehmen. Es dürfen keinerlei Unterlagen, die dem internen Gebrauch dienen, veröffentlicht werden. Holen Sie bitte stets die Genehmigung Ihres Vorgesetzten ein, bevor Sie interne Informationen aus Gesprächen veröffentlichen oder darüber berichten. Veröffentlichen Sie keinerlei Informationen über die Produkte unserer Kunden. 17. Zitieren oder verweisen Sie niemals auf Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten ohne deren Einverständnis. Geben Sie, falls erforderlich, stets die Quellen an, auf die Sie sich beziehen, wenn Sie dazu angehalten werden, eine Referenz zu nennen. 18. Machen Sie keinerlei Angaben zu intern verwendeter Software oder Systemen ohne die vorherige Erlaubnis der Geschäftsführung, ebenso wenig zu Systemen oder Software, die unsere Kunden einsetzen. Version /11/ Copyright Cegedim 3

4 Der Leitfaden zum Umgang mit sozialen Medien im Detail Cegedim respektiert die Rechte seiner Mitarbeiter jedes einzelnen Landes in vollem Umfang. Selbstverständlich geht die Gestaltung Ihrer Freizeit ausschließlich Sie etwas an. Dennoch müssen Ihre Online-Aktivitäten, die in irgendeiner Weise mit Ihrer Arbeit, mit der Arbeit Ihrer Kollegen oder mit den Interessen von Cegedim zusammenhängen, mit den Cegedim Unternehmensgrundsätzen und Richtlinien bzw. den Anweisungen Ihrer Führungsebene übereinstimmen. Verantwortungsbewusstes Auftreten nach außen Cegedim fördert den offenen Dialog und den konstruktiven Ideenaustausch Cegedim erachtet soziale Netzwerke, Blogs und sämtliche Formen sozialer Medien als modernes Kommunikationsmittel zur Förderung zwischenmenschlicher Beziehungen. Sobald Cegedim als Unternehmen öffentlich nach außen auftritt sei es an den Markt oder an die allgemeine Öffentlichkeit gerichtet verfügt es dabei über anerkannte Mittel und Methoden. Es dürfen ausschließlich Personen, die von Cegedim offiziell dazu bestimmt wurden, dies in Cegedims Namen tun. Nichtsdestotrotz glaubt Cegedim an den Dialog zwischen seinen Mitarbeitern, seinen Geschäftspartnern, Kunden und verschiedenen Interessengemeinschaften. Ein solcher Dialog entspricht unserem innovativen Unternehmensmodell und unserem Engagement zur Förderung einer offenen Kommunikation. Wir sind sicher, dass unsere Mitarbeiter von diesem Austausch verschiedener Sichtweisen profitieren und gleichzeitig dazu beitragen können. Cegedim vertraut seinen Mitarbeitern und erwartet von ihnen einen verantwortungsbewussten Umgang mit den sozialen Medien. Die Mitarbeiter dürfen diese Medien nicht dazu verwenden, heimliche Marketing- oder PR-Aktivitäten durchzuführen. Mitarbeiter aus den Bereichen Kommunikation, Marketing, Vertrieb o.ä., die soziale Medien offiziell dazu nutzen dürfen, müssen sich explizit mit ihrem Namen und ihrer Funktion zu erkennen geben. Nur diese Mitarbeiter sind dazu berechtigt, Marketing- oder PR-Aktionen offiziell durchzuführen. Jeder Mitarbeiter muss davon ausgehen, dass seine Kollegen seine Beiträge lesen können. Ein öffentlicher Blog ist nicht dazu da, um Cegedims Unternehmenspolitik darin preiszugeben. Reflektieren Sie Ihren Auftritt in sozialen Netzwerken: Innerhalb der sozialen Netzwerke sind die Grenzen zwischen öffentlich und privat nicht eindeutig definiert. Wenn Sie sich innerhalb eines Netzwerkes als Mitarbeiter von Cegedim zu erkennen geben, sind Sie klar mit Ihren Kollegen und Vorgesetzten, und sogar mit Cegedims Kunden, vernetzt. Vergewissern Sie sich, dass die Inhalte, mit denen Sie in Verbindung gebracht werden, mit Ihrer Arbeit im Einklang stehen, die Sie bei Cegedim ausüben. Verwenden Sie entsprechende Hinweise: Wenn Sie Beiträge in einem Blog oder jeder anderen Form von sozialen Medien veröffentlichen, verdeutlichen Sie dabei, dass Ihre Beiträge allein Ihrer Meinung und nicht zwangsläufig der Meinung von Cegedim entsprechen. Ihr Beitrag muss zumindest mit einem zusätzlichen Hinweis versehen sein, beispielsweise wie folgt: Die hier veröffentlichten Inhalte erfolgen in meinem Namen und vertreten nicht zwangsläufig die Einstellung, Strategie oder Meinung von Cegedim. Es versteht sich von selbst, keinerlei Aussagen zu treffen, die der öffentlichen Ordnung und den öffentlichen Werten schaden. Ebenso wenig dürfen rassistische, diskriminierende, verleumderische oder abwertende Äußerungen gemacht werden. Schaden Sie niemals dem Ruf des Unternehmens. Geistiges Eigentum Schützen Sie vertrauliche Informationen und geistiges Eigentum: Die traditionellen Grenzen zwischen interner und externer Kommunikation sind in den sozialen Medien aufgehoben. Überdenken Sie genau, was Sie veröffentlichen, insbesondere in externen Netzwerken. Vergewissern Sie sich stets, dass Sie keine vertraulichen oder geschützten Informationen in Online-Plattformen preisgeben, die geistiges Eigentum von Cegedim oder von anderen Personen oder Firmen sind. Version /11/ Copyright Cegedim 4

5 Fragen Sie beispielsweise auch um Erlaubnis, wenn Sie ein Foto von jemandem veröffentlichen oder ein persönliches Gespräch online wiedergeben möchten. Geschäftsergebnisse und Geschäftszahlen von Cegedim: Um die Vertraulichkeit zu wahren und im Interesse von Cegedim zu handeln, dürfen Sie in keinster Weise vertrauliche Geschäftsergebnisse von Cegedim verbreiten oder kommentieren, wie beispielsweise künftige Unternehmens- Performance, Geschäftspläne oder Geschäftsstrategien. Schützen Sie Cegedims Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten: Zur Wahrung vertraulicher Geschäftsbeziehungen zitieren Sie niemals bzw. verweisen Sie niemals auf Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten von Cegedim. Nennen Sie außerhalb des Unternehmens niemals Namen von Cegedims Kunden, Geschäftspartnern oder Lieferanten ohne deren ausdrückliche Erlaubnis und tauschen Sie sich niemals über vertrauliche Details zu Kundenbeziehungen aus. Halten Sie sich stets an Urheber- und Markenrechte, darunter fällt auch die Verwendung von Logos. Seien Sie wachsam: Bedenken Sie, dass Ihre Veröffentlichungen Konsequenzen nach sich ziehen können. Wenn Sie irgendwelche Zweifel haben, wenden Sie sich mit dem Thema an Ihren Vorgesetzen. Sie haben letztendlich jedoch die alleinige Verantwortung für die Inhalte, die Sie in Ihrem Blog oder in jeder anderen Form sozialer Medien online veröffentlichen. Vergessen Sie Ihren Beruf nicht: Vergewissern Sie sich, dass Ihre beruflichen Online-Aktivitäten nicht Ihre beruflichen Verpflichtungen oder Ihre Verantwortung unseren Kunden gegenüber beeinträchtigen. Beachten Sie gesetzliche Vorschriften, insbesondere in Bezug auf Urheberrechte, Marken- und Bildrechte. Kontakt bei Rückfragen Falls Sie Fragen zu den Richtlinien zum Umgang mit sozialen Medien haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Vorgesetzten oder an die Leitung der Kommunikations-Abteilung des Konzerns: Version /11/ Copyright Cegedim 5