Neuregelung des Reisekostenrechts durch die Lohnsteuerrichtlinien Volker Kieser Steuerfachwirt MERGET + PARTNER

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1 Neuregelung des Reisekostenrechts durch die Lohnsteuerrichtlinien 2008 Volker Kieser Steuerfachwirt MERGET + PARTNER

2 Bisherige Unterscheidung (bis ) Dienstreise bzw. Geschäftsreise Einsatzwechseltätigkeit Fahrtätigkeit Bezeichnung neu (ab ) Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

3 Was hat sich geändert? Fahrten zu einer auswärtigen Tätigkeitsstätte im Rahmen einer vorübergehenden beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit werden auch über 3 Monate hinaus als Reisekosten behandelt. keine 30km-Grenze bei Einsatzwechseltätigkeit ab X30 km

4 Was bleibt unverändert? Die Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen können hingegen bei derselben Auswärtstätigkeit regelmäßig nur für die ersten 3 Monate geltend gemacht werden.

5 Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit gem. LStR 2008 Arbeitnehmer mit regelmäßiger Arbeitsstätte Arbeitnehmer ohne regelmäßige Arbeitsstätte Vorübergehende Tätigkeit außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte Tätigkeit an wechselnden Einsatzstellen Tätigkeit auf einem Fahrzeug Einheitlicher Ansatz der Kosten für Fahrten, Verpflegung, Übernachtung und Nebenkosten

6 Was ist eine regelmäßige Arbeitsstätte? Regelmäßige Arbeitsstätte ist der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeit des Arbeitnehmers

7 Was ist eine regelmäßige Arbeitsstätte? Altregelung: bislang nur dann regelmäßige Arbeitsstätte (z.b. am Firmensitz), wenn dieser Ort im Jahresdurchschnitt mindestens einen vollen Arbeitstag pro Woche oder an mindestens 20% der vereinbarten Arbeitszeit aufgesucht wurde.

8 Was ist eine regelmäßige Arbeitsstätte? Neuregelung: regelmäßige Arbeitsstätte wenn betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers vom Arbeitnehmer durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag pro Woche aufgesucht wird unabhängig von der Aufenthaltsdauer sowie zeitlichem Umfang und Inhalt der Tätigkeit

9 Beispiel: Außendienstmitarbeiter kommen jeden Montag und Freitag in den Betrieb, um die erledigten Aufträge abzugeben und neue Aufträge in Empfang zu nehmen. Lösung: Außendienstmitarbeiter haben im Betrieb des Arbeitgebers eine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie diese durchschnittlich mindestens einmal in der Woche und damit nachhaltig aufsuchen. Fahrten von zu Hause zur Firma sind Fahrten zwischen Wohnung und regelmäßiger Arbeitsstätte und nicht Reisekosten.

10 Abwandlung: Außendienstmitarbeiter kommen lediglich alle 14 Tage in den Betrieb, um die erledigten Aufträge abzugeben und neue Aufträge in Empfang zu nehmen. Lösung: Außendienstmitarbeiter haben im Betrieb des Arbeitgebers keine regelmäßige Arbeitsstätte, da sie den Betrieb nicht durchschnittlich im Kalenderjahr an einem Arbeitstag je Arbeitswoche aufsuchen. Fahrten zum Betrieb und nach Hause sind Fahrten im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit und damit um Reisekosten.

11 Außerbetriebliche Einrichtung des Arbeitgebers Ab dem regelmäßige Arbeitsstätte auch in einer außerbetrieblichen Einrichtung des Arbeitgebers Das ist der Fall, wenn der AN dort auf Dauer (d.h. bis auf Weiteres) eingesetzt ist und nicht mit einer Versetzung rechnen muss.

12 Beispiel: Die AN einer Reinigungsfirma säubern täglich ca. 4 Stunden ausschließlich die Büroräume eines Steuerbüros. Lösung: Die Räumlichkeiten des Steuerbüros sind der ortsgebundene Mittelpunkt der dauerhaft angelegten beruflichen Tätigkeiten der AN und damit deren regelmäßig Arbeitsstätte, obwohl es sich hierbei nicht um eine Einrichtung ihres Arbeitgebers handelt. Folge: Die AN der Reinigungsfirma haben Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte und können daher auch keine Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen oder erstattet bekommen.

13 Beispiel: 7 AN der vorstehenden Reinigungsfirma sind als sog. Springer eingesetzt und säubern die Büroräume unterschiedlicher Kunden. Lösung: Bei diesen AN liegen täglich beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten vor, da sie bei ihrer individuellen beruflichen Tätigkeit typischerweise nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten tätig werden. Sie haben in dem jeweiligen Betrieb der Kunden keine regelmäßige Arbeitsstätte, da die Tätigkeiten dort jeweils nur vorübergehend und mithin gerade nicht auf Dauer angelegt ist. Folge: Die AN der Reinigungsfirma haben Fahrten nach Reisekostengrundsätzen und können evtl. Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen oder erstattet bekommen.

14 Ein AN kann innerhalb desselben Arbeitsverhältnisses mehrere regelmäßige Arbeitsstätten haben. Davon ist auszugehen, wenn er jede Arbeitsstätte nachhaltig und dauerhaft immer wieder aufsucht. Beispiel: Der Gebietsleiter von ALDI sucht vereinbarungsgemäß täglich drei Filialen nacheinander auf. Lösung: Der Filialleiter hat drei regelmäßige Arbeitsstätten (damit Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitstätte). Beachte: Bei den Fahrtkosten für die Wegen zwischen den einzelnen Filialen handelt es sich allerdings um Reisekosten

15 Bei vorübergehender Auswärtstätigkeit: bei anderer betrieblicher Einrichtung des AG oder eines verbundenen Unternehmens keine regelmäßige Arbeitsstätte auch nicht nach Ablauf von drei Monaten

16 LStR 2008: keine zeitliche Begrenzung hinsichtlich des Merkmals vorübergehend in Zweifelsfällen anhand der Gesamtumstände zu entschieden Auswärtstätigkeit noch vorübergehend oder am Beschäftigungsort (weitere) regelmäßige Arbeitsstätte

17 Hinweis für die Praxis: Bei einer von vornherein befristeter Abordnung: Aus Nachweisgründen zum Kunden wird empfohlen, die zu einer anderen betriebliche Einrichtung des AG beruflich veranlasste zu einem verbundenen Unternehmen Auswärtstätigkeit vor Beginn in schriftlicher => regelmäßig Form zeitlich vorübergehende zu befristen. beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit

18 Beispiel: Ein AN wird für 12 Monate an ein verbundenes Unternehmen abgeordnet Lösung: Es ist für die gesamten 12 Monate von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit auszugehen. Folge: Fahrtkosten für den gesamten Zeitraum nach Reisekostengrundsätzen. Für die ersten 3 Monate: Verpflegungsmehraufwendungen

19 Reisekosten können als Werbungskosten/BA geltend gemacht oder steuerfrei erstattet werden In welcher Höhe?

20 1.Fahrtkosten 2. Verpflegungsmehraufwendungen 3. Übernachtungskosten 4. Reisenebenkosten

21 1. Fahrtkosten Beachte: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel z.b. Bahn, Bus, usw. Fahrtkosten Bei Benutzung bei eines des eigenen PKW 0,30 Firmenwagens je gefahrenem km (zzgl. keine Außergewöhnliche Kosten z.b. bei Unfall) oder zusätzliche Erstattung des tatsächlich entstandene Kosten (Grundlage ist der km-satz pauschalen den tatsächlichen km-satzes ermittelten Kosten eines 12-Monats-Zeitraums) von 0,30 je km möglich!

22 2. Verpflegungsmehraufwendungen Steuerfreier Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung sind lediglich mit Pauschbeträgen für jeden Kalendertag möglich Bei Auswärtstätigkeiten im Ausland gelten nach wie vor länderunterschiedliche Auslandstagegelder

23 2. Verpflegungsmehraufwendungen Dauer der Abwesenheit im Inland weniger als 14 Std., min. 8 Std. 6 weniger als 24 Std., min. 14 Std Stunden 24

24 2. Verpflegungsmehraufwendungen urlaubs- oder krankheitsbedingte Unterbrechung derselben Auswärtstätigkeit: Kein Einfluss auf Ablauf der Dreimonatsfrist andere Unterbrechungen: Neubeginn der Dreimonatsfrist, wenn die Unterbrechung mindestens vier Wochen (bei Rückbeorderung zur regelmäßigen Arbeitsstätte)

25 AN München Abgeordnet von Verpflegungsgeld von (3 Monate) Hinweis für die Praxis: Niederlassung Stuttgart Reg. Arbeitsstätte München AN München Rückbeordert Bei einem Wechsel der auswärtigen Abgeordnet von Verpflegungsgeld von (neue 3-Monatsfrist, da 4 Wochen Unterbrechung) Niederlassung Stuttgart Tätigkeitsstätte beginnt Niederlassung die Dreimonatsfrist stets neu zu laufen! Stuttgart

26 2. Verpflegungsmehraufwendungen Keine Anwendung Dreimonatsfrist und damit nicht dieselbe Auswärtstätigkeit wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als (ein bis) zwei Tagen wöchentlich aufgesucht wird

27 Beispiel: Ein AN wird von seinem AG für einen Zeitraum von sieben Monaten jeweils mittwochs zu einem verbundenen Unternehmen abgeordnet. Lösung: Vorübergehende beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit: sowohl Fahrtkosten als auch Verpflegungsmehraufwendungen für den gesamten Zeitraum von 7 Monaten steuerfrei Abordnung jeweils dienstags bis donnerstags (=3 Tage wöchentlich): Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten 3 Monate begrenzt.

28 3. Übernachtungskosten tatsächliche Kosten für Übernachtung (ohne Frühstück) zeitlich unbegrenzt in nachgewiesener Höhe bei Rechnung für Übernachtung mit Frühstück wenn Preis des Frühstücks nicht feststellbar 20% Kürzung von Verpflegungspauschbetrags für 24 Stunden

29 Hinweis für die Praxis: Beispiel: Übernachtungen im Ausland kann von einer Kürzung der Übernachtungskosten um Frühstücksanteil abgesehen werden, wenn der AN auf der Hotelrechnung handschriftlich vermerkt, dass Eine inländische Hotelrechnung lautet: Übernachtung mit Frühstück 106,50 Lösung: Frühstück nicht enthalten ist. Zur Ermittlung der Übernachtungskosten sind abzuziehen 20% von 24 = 4,80 Diese Vereinfachungsregelung gilt leider nicht bei Übernachtungen im Inland. Somit ergeben sich steuerfrei ersetzbare Kosten der Unterkunft in Höhe von 101,70 Hier muss auf der Hotelrechnung vom Hotel ausdrücklich vermerkt sein Übernachtung ohne Frühstück.

30 3. Übernachtungskosten wenn nicht AN sondern AG Hotel bucht: enthaltenes Frühstück nicht zu kürzen Ansatz Frühstück mit Sachbezugswert (2008:1,50 ) in Lohnabrechnung als geldwerter Vorteil oder: AN bezahlt Sachbezugswert zu (schriftliche Buchung im Vorfeld der Dienstreise)

31 3. Übernachtungskosten Bei Übernachtungen im Inland AN - Erstattung AG - ohne Einzelnachweis - zeitlich unbegrenzt - Pauschbetrag von 20 steuerfrei - Kein Abzug mehr als Werbungskosten (ab 2008) AG - nur mit Beleg - kein Pauschbetrag

32 3. Übernachtungskosten Bei Übernachtungen im Ausland AN - Erstattung AG - ohne Einzelnachweis - zeitlich unbegrenzt - Pauschbeträge nach Ländertabelle AG - nur mit Beleg - keine Pauschbeträge mehr nach Ländertabelle Kein pauschaler Abzug mehr als Werbungskosten bzw. Betriebsausgaben ab 2008.

33 Beispiel: Ein AN ist für seinen AG in 2008 vier Wochen (=28 Übernachtungen) in Finnland tätig. Die Übernachtungskosten werden nicht einzeln nachgewiesen. Lösung: Möglicher steuerfreier AG-Ersatz 28 Übernachtungen á 120 = Möglicher Werbungskostenabzug ohne steuerfreien AG-Ersatz = 0 Ein AG müsste alternativ Übernachtungskosten nachweisen, sonst keine Betriebsausgaben.

34 4. Reisenebenkosten z.b. Parkgebühren, Straßennutzung Erstattung AG in der nachgewiesenen oder glaubhaft gemachten Höhe steuerfrei Pauschbeträge gibt es für Reisenebenkosten nicht. Alternativ: Werbungskostenabzug durch Arbeitnehmer

35 Hinweis: Bei einer Auswärtstätigkeit im Ausland ist es nunmehr grundsätzlich möglich, bei einer gemischt veranlassten Reise die Kosten zwischen betrieblichem Anteil und privatem Anteil aufzuteilen.

36 Exkurs: Änderung der Firmenwagengestellung In den Fällen der Firmenwagengestellung wird der steuerpflichtige geldwerte Vorteil i.d.r. nach der 1%-/0,03%- Bruttolistenpreisregelung ermittelt. Will man den AN an den Kosten des Fahrzeugs beteiligen (z.b. Übernahme der Benzinkosten), sollte man in der Praxis mit dem AN einen Geldbetrag fest oder variabel als Nettoabzug vereinbaren. Dieser Geldbetrag mindert dann den geldwerten Vorteil für die Kfz-Nutzung (LSt- und SV-Ersparnis). Zahlt der AN einen Teil der Betriebskosten für das Kfz direkt (z.b. tankt er auf eigene Rechnung), mindert sich der geldwerte Vorteil, wie bisher, nicht.

37 Beispiel: Der AN nutzt einen Firmen-PKW auch für private Zwecke,Bruttolistenpreis , geldwerter Vorteil von 100 mtl. (1% von ),keine Fahrten Wohnung-Arbeitsstätte anfallen (keine Berechnung der 0,03%) Lösung 1: Der AN tankt auf eigene Rechnung in Höhe von 100 im Monat und trägt diese Kosten selbst. Der zu versteuernde und sozialversicherungspflichtige geldwerte Vorteil bleibt unverändert bei 100 mtl. Lösung 2: Der AN beteiligt sich mit 100 mtl. an den Betriebskosten (Nettoabzug über die Lohnabrechnung). Der geldwerte Vorteil mindert sich um diesen Betrag, also in diesem Fall keine Versteuerung und keine Sozialversicherung auf die private Kfz-Nutzung.

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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