Success Story. Nilfisk-Advance Kosten sparen und Teamarbeit fördern.

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1 Success Story Nilfisk-Advance Kosten sparen und Teamarbeit fördern. Nilfisk-Advance spart Kosten und fördert die Teamarbeit durch Managed Services für Unified Communications von - jetzt Unify. Anforderungen Nilfisk-Advance mit Hauptsitz in Dänemark ist ein Vorreiter bei der Fertigung von professionellen Reinigungsgeräten für die Industrie und für Reinigungsfirmen. Der sehr umweltbewusste Konzern, der in 43 hart umkämpften Märkten auf der ganzen Welt vertreten ist, setzt sich als Mitglied der Organisation Carbon Disclosure Project für mehr Transparenz hinsichtlich des CO2-Ausstoßes ein. Nilfisk-Advance hatte es sich zum Ziel gesetzt, die Effizienz auf Unternehmensebene zu steigern. Dazu sollten im Bereich Global Operations die Reisekosten gesenkt und die Teamarbeit verbessert werden, ohne komplexe Telekommunikations- und ICT Investitionen sowie Servicemanagementverpflichtungen in vielen Ländern erforderlich zu machen. Lösung Das Unternehmen wählte eine Unified Communications-Plattform von - jetzt Unify. Diese Lösung stellt für Nilfisk-Advance modernste Kommunikationsservices über einen Managed Services-Vertrag bereit, der naturgemäß zentrale Governance ermöglicht und gleichzeitig sicherstellt, dass auf den Konzern keine hohen Kapitalinvestitionen und die damit verbundenen langfristigen Integrationsund Wartungsprobleme zukommen. Nutzen Moderne Kommunikationslösung One Voice -Nummern und bessere Teamzusammenarbeit Schnellere Zusammenarbeit von globalen Teams und einfachere Projektentwicklung Kostengünstigere Telefonate zwischen regionalen Unternehmensstandorten Zentrale Governance und Servicebereitstellung über einen Managed Services- Vertrag: geringere betriebliche Komplexität durch einen auf globaler Ebene einheitlichen SLA, geringere Servicekosten und ein zentraler Ansprechpartner für Managementservices in einer Umgebung mit verschiedenen Lieferanten Finanzierung der Systemtransformation und des vollständigen Programms über die Betriebskosten, nicht über Investitionen

2 Die Angebote von Siemens Enterprise Communications zum Projektmanagement waren dem Mitbewerb deutlich überlegen. Sie meisterten problemlos den Roll-out, schafften einen Mehrwert und boten die zuverlässigste Projektmanagementstrategie. Steen Andersen, Leiter der IT-Abteilung bei Nilfisk-Advance Nilfisk-Advance Das Unternehmen wurde 1906 in Dänemark gegründet und ist (zusammen mit Hoover in den USA) ein Vorreiter im Bereich Haushalts-Reinigungsgeräte. Heute stellt das Unternehmen hochwertige Reinigungslösungen für die Industrie und für Reinigungsfirmen her. Das Portfolio umfasst eine breite Palette an Straßenkehrmaschinen, Bodenreinigungsmaschinen, Staubsaugern und Hochdruckreinigern. Die Zielvorgabe Nach Jahrzehnten des Wachstums wurde das Unternehmen 1989 Teil der NKT-Gruppe, einem spezialisierten Technologieunternehmen, das in 43 Ländern vertreten ist, weltweit Mitarbeiter beschäftigt und interne Telekommunikationssysteme verwaltet. Diese Kompetenzen sollten jedoch verbessert und gleichzeitig die Betriebskosten verringert werden. Dem leitenden Management und der von Steen Andersen geleiteten ICT-Abteilung von Nilfisk-Advance war bewusst, dass es Raum für strategische Änderungen gab. Aufgrund der Übernahmen mussten die Nilfisk-Advance-Teams in den einzelnen Ländern mit verschiedenen und veralteten Telekommunikationssystemen arbeiten. Steen Andersen, Leiter der IT-Abteilung, sagt dazu: Wir hatten unterschiedlich alte Lösungen von Alcatel, Nortel, Avaya, Siemens Enterprise Communications und anderen Anbietern. Vor 2009 gab es kein Programm, um eine Kommunikations-Infrastruktur vollständig zentral einzurichten. Im Rahmen der Strategieplanung, die auch eine Reduzierung der Reisekosten umfasste, entschied sich Nilfisk-Advance für die Auslagerung der vorhandenen ICT- und Telefonielösungen, um eine integrierte moderne Kommunikationsplattform einzurichten. Steen Andersen von Nilfisk-Advance erklärt: Wir wollten unsere Geschäftsabläufe auf globaler und lokaler Ebene vereinfachen und kostengünstiger gestalten und gleichzeitig die PBX- und Kommunikationskosten senken. Fast 50 % des globalen Roll-outs würde sich durch die Einsparungen bei den neuen Telekommunikationssystemen in den Büros der Zentrale bezahlt machen. Das Unternehmen untersuchte Auslagerungslösungen mit Managed Telephony Services als Sprungbrett für längerfristige Entwicklungen, wie z. B. die grenzüberschreitende Zusammenarbeit von Teams. Nach einer Auswertung der Anbieter war das IT-Team von Nilfisk-Advance überzeugt, dass Siemens Enterprise Communications und dessen OpenScape UC Platform die gewünschten wichtigen betrieblichen Vorteile bereitstellten, einschließlich Gateways, Call-Center-Funktionen, schnellerer Anrufabwicklung, mehr Flexibilität bei Konferenzen, Optionen für virtuelle Präsentationen und Integration von Mobillösungen. Nilfisk-Advance wollte durch die Förderung einer neuen Kommunikationsstrategie und eines neuen Kommunikationssystems das Hauptziel des Unternehmens erreichen: die Reduzierung der Reisekosten. Im Jahresbericht 2009 verzeichnete das Unternehmen Reisekosten von insgesamt 61 Millionen DKK (Dänische Kronen). Außerdem kündigte das Unternehmen an, diese Ausgaben senken und bessere Arbeitsabläufe fördern zu wollen. Steen Andersen von Nilfisk-Advance erklärt die Haltung des Konzerns: Die Telefonie war nicht unsere Kernkompetenz, sodass wir keine umfangreichen Infrastrukturinvestitionen tätigen wollten. Wir mussten den richtigen Partner finden, der in jedem Land ein neues System entwerfen, verwalten und einführen und anschließend alles für uns zentralisieren würde. Wir sind ein traditionelles Industrieunternehmen wir arbeiten mit niedrigen Margen.

3 Maßgeschneiderte Lösung erfüllt die Anforderungen von Nilfisk-Advance durch einen Managed Service-Vertrag für eine vollständig zentralisierte UC-Lösung mit folgenden Optionen: OpenScape Voice für 2500 Benutzer OpenScape Unified Communications für 1500 Plätze OpenScape Mobile User für 1500 Benutzer OpenScape Contact Center an verschiedenen Standorten, einschließlich Dänemark, USA, China, Deutschland und Großbritannien Der Vertrag besteht aus drei Elementen: Eine auf Betriebskosten basierende, gestaffelte Transformation, einschließlich einer geplanten Transformation, die die Erfahrung von Siemens Enterprise Communications im Bereich globaler Integration nutzt Zentrale Governance mit einem konsolidierten Service Level Agreement (SLA) und einem zentralen Ansprechpartner Konsolidierung verschiedener Lieferanten Der Vertrag ermöglicht es Nilfisk- Advance, sich auf die Geschäftsziele zu konzentrieren, während das Team von Siemens Enterprise Communications die Transformation der vorhandenen Netzwerke von Nilfisk-Advance in IP-basierte Open Communications verwaltet. Die Experten sind für die Integration der vorhandenen Nilfisk-Advance- Umgebungen mit verschiedenen Lieferanten und Technologien, einschließlich unterschiedlicher (TDM- und IP-)Technologie- Infrastrukturen verantwortlich. Darüber hinaus kann Siemens Enterprise Communications Experten heranziehen, die die Finanzierung der Anlagen unterstützen, wobei sichergestellt wird, dass Nilfisk die Kontrolle über die Höhe der Kosten behält, die aus den Investitionsausgaben hin zu den Betriebskosten verlagert werden während das Programm für die Gruppierung von Kostenberechnungsmodellen angeglichen wird. stützt sich auf seine große Erfahrung mit Services für Umgebungen mit verschiedenen Lieferanten das Unternehmen verfügt über Zertifizierungen für Anlagen anderer Anbieter, um Nilfisk-Advance einen einzigen SLA bereitzustellen. Dadurch wird eine zentrale Projekt-Governance, einschließlich der Verwaltung der globalen Nilfisk-Advance-Umgebungen mit verschiedenen Lieferanten, erzwungen. Ein einzelner Vertrag bedeutet auch, dass alle Remote- Center innerhalb der globalen Infrastruktur von Siemens Enterprise Communications gemäß ITIL -basierten Prozessen* verwaltet werden, wodurch einheitliche Servicepläne, Beschreibungen, verbesserte Eskalationsverfahren und schnellere Behebungszeiten sichergestellt werden. Zu den Programmelementen gehören Gateways, Softphones auf dem PC mit Softwareintegration und Festnetztelefonen, Contact Center, Empfangsbüros, mobile Clients sowie das Implementieren und Testen der Projekte. Siemens Enterprise Communications implementierte auch HD-Video für die wichtigsten Center außerhalb des zentralen Managed Service-Vertrags. Gestaffeltes Programm stellt die Lösung in einem gestaffelten Programm bereit, das im Herbst 2011 fertig gestellt werden soll. Phase 1 die Ende 2010 fertig gestellt sein soll deckt bereits die wichtigen Fertigungsanlagen von Nilfisk-Advance ab: Dänemark, USA, China, Italien und Ungarn. In Phase 2 werden 2011 neunzehn weitere Standorte in die neue Kommunikationsplattform integriert. Zentrale Governance mit Spitzenleistung auf lokaler Ebene Der neue globale Telefonie-Service von Nilfisk-Advance ist eine Lösung auf Unternehmensebene geringere Reisekosten durch bessere Arbeitsabläufe. Um die erforderliche Kontrolle zu behalten, generiert das Team des Nilfisk-Advance- Konzerns am Hauptsitz in Brondby jeden lokalen Businessplan sowie die Spezifikationen. Das IT-Team ordnet diese Anforderungen dann in Zusammenarbeit mit Siemens Enterprise Communications den lokalen Telefoniesystemen zu und verwaltet die Implementierung. Nilfisk-Advance ICT realisiert die Vision des Managementteams mithilfe eines Projektplans mit sieben Bereichen. Dazu gehören das Training der in verschiedenen Ländern beschäftigten Mitarbeiter von Nilfisk-Advance und die Aufnahme in das Programm ein Engagement, das in Kommunikationsprogrammen häufig nicht ausreichend realisiert wird. * ITIL ist ein eingetragenes Warenzeichen von AXELOS Limited.

4 Programmelemente: Kommunikationsplan Beschreibung der Implementierung und Verwendung von UC durch die Nilfisk-Advance-Teams Netzwerk-Servicequalität (Quality of Service, QoS) WAN-Upgrade Training und Schulung Standortprüfung und -vorbereitung Technischer Plan: Projekt von Siemens Enterprise Communications Regelung aller Arbeiten durch tägliche Abläufe und Arbeitsschritte Mithilfe von Überprüfungen, die zusammen mit den Projektteams von Nilfisk-Advance regelmäßig durchgeführt wurden, konnte Siemens Enterprise Communications ein komplexes Programm, das mehrere Standorte integriert, steuern und bewerten. Herausforderungen bei der Implementierung Jedes globale Telekommunikationsprojekt bringt Herausforderungen mit sich. Die Suche nach Anlagen ist kompliziert, und bei den von den Betreibern bereitgestellten Informationen gibt es immer Abweichungen. Wiederkehrende Schwierigkeiten sind z. B. die Unterschiede zwischen den Netzwerkstandards in verschiedenen Ländern. Siemens Enterprise Communications hat eine kompetente Bewertung der Hardwareund Softwareressourcen an jedem Standort durchgeführt. Außerdem wurden die lokalen Netzwerke gründlich bewertet, um die erforderlichen Geräte zu bestimmen. Steen Andersen von Nilfisk-Advance sagt dazu: hat alle Plätze bereitgestellt und darüber hinaus die Informationen der lokalen Betreiber äußerst sorgfältig beurteilt. Dank ihrer Beteiligung verfügten wir bei jedem Roll-out über bessere Informationen. Verwalten der Beziehung Um die betriebsbedingten Parameter für die Verwaltung der Unternehmenspartnerschaft festzulegen, besuchte das IT-Team von Steen Andersen zum Projektstart das Kundendienst-Center von Siemens Enterprise Communications in Sofia, um die Ziele von Nilfisk-Advance vorzustellen. Siemens Enterprise Communications hat auch weiterhin Ressourcen bereitgestellt, um die Zusammenarbeit zwischen Kundendienst- und Entwicklungs-Center sicherzustellen. Kontinuierliche Aufgaben werden durch Nilfisk-Advance in in zweimonatlich stattfindenden Besprechungen der Projektleitung und in regelmäßigen persönlichen Besprechungen mit dem Projektmanager und dem von Heinz-Peter Machata geleiteten Servicebereitstellungsteam von Siemens Enterprise Communications gesteuert. Diese Sitzungen werden durch wöchentliche Telefonkonferenzen unterstützt. Projektmanagementund Eskalationsverfahren wurden im Lauf der Zeit verfeinert. Steen Andersen sagt: Die Implementierung ist im Allgemeinen gut verlaufen. Der Roll-out konnte reibungslos durchgeführt werden. Die Telefone funktionieren ordnungsgemäß, und davon hängt alles andere ab. Die Vorteile Durch die Bereitstellung von Managed Services durch Siemens Enterprise Communications profitiert Nilfisk-Advance von Kostenvorteilen und in zunehmendem Maß von Vorteilen bei der Zusammenarbeit. Die neue Plattform wird auf einer Kombination aus VPN-Leitungen und MPLS (Multiprotocol Label Switching) ausgeführt die MPLS-Verbindung wird vor allem für regionale Leitungen und für Standorte mit HD-Videokonferenzen bereitgestellt. Aufgrund der komplexen technischen Herausforderungen hat das Integrationsteam ein festes Konzept für die Durchführung von WANund LAN-Upgrades entwickelt, wenn ein neues Land in den Service einbezogen wird. Die Nilfisk-Advance-Teams in den einzelnen Ländern können Sprachfunktionen mit einer Rufnummer sowie integrierte Messaging- und Chat-Funktionen nutzen. Der Konzern profitiert auch von kostengünstigeren Sprachanrufen und einer zuverlässigeren Datenkommunikation zwischen Nord- und Südamerika, Asien und Europa. Diese Fortschritte leisten einen täglichen Beitrag zum Erreichen des Ziels des Konzerns, die Reisekosten von 2009 bis 2011 um 12 Prozent zu senken. Dieses Ziel wurde von Jørgen Jensen, dem CEO von Nilfisk-Advance, im Jahresbericht des Konzerns von 2009 festgelegt. Der Bereich Global Operations profitiert ebenfalls von besseren Arbeitsabläufen. Nilfisk-Advance verfügt jetzt in verschiedenen Ländern, einschließlich Dänemark, USA, China, Italien und Ungarn, über 12 Videokonferenzräume mit spezieller Ausrüstung, wodurch die Notwendigkeit von Geschäftsreisen für Führungskräfte und Projektteams reduziert wird.

5 Die Verbesserung der Teamarbeit auf globaler Ebene, die durch die neuen Kommunikationslösungen ermöglicht wird, hat Steen Andersen jedoch am meisten beeindruckt: Die neuen Center und insbesondere die Installation von HD-Video an unseren wichtigsten globalen Standorten haben die Teamzusammenarbeit verbessert. Wir waren überrascht, da unser ursprüngliches Hauptziel die Reduzierung von Reisekosten war. Gleichzeitig wurde aber auch die regionsübergreifende Zusammenarbeit deutlich verbessert. Das leitende Management hat festgestellt, dass gemeinsame Projekte jetzt viel schneller abgewickelt werden. Die Zukunft Das UC-Programm wird durch die zentrale Steuerung von Nilfisk- Advance und das Projektmanagement von Siemens Enterprise Communications weiterentwickelt. Nilfisk-Advance kann sich auf einen kompetenten Anbieter und ein einziges SLA konzentrieren, sodass eine viel effektivere Unternehmensführung möglich ist, als wenn Umgebungen mit mehreren Technologien und Lieferanten sowie TDM- und IP-Umgebungen berücksichtigt werden müssten. und Nilfisk-Advance haben ihre Bemühungen und Ressourcen investiert, um die Entwicklung des UC-Programms positiv zu beeinflussen. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen und Sitzungen für die Aufnahme im Programm werden durch den kommunikationsbezogenen Implementierungsbereich gelenkt. Darüber hinaus erstellte Nilfisk-Advance ein internes Handbuch mit Anleitungen für die Mitarbeiter und investierte in e-learning-module. Steen Andersen erklärt: Wir haben festgestellt, dass die Erwartungen unserer Mitarbeiter auch von der Altersgruppe abhängig sind. Für Mitarbeiter der Generation Y ist das Telefon einfach ein Bestandteil der Unified Communications Software. Unseren älteren Mitarbeitern müssen wir die Systemfunktionen jedoch genauer erklären und sie beispielsweise ermutigen, die Webkonferenz- oder Chat- Funktionen zu verwenden. Die Möglichkeiten sind beeindruckend. Die wahre Veränderung tritt dann ein, wenn die Benutzer verstehen, welche Möglichkeiten Unified Communications bietet. Die Erwartungen unserer Mitarbeiter hängen von der Altersgruppe ab. Steen Andersen, Leiter der IT-Abteilung bei Nilfisk-Advance

6 Über Unify Unify ist ein weltweit führendes Unternehmen für Kommunikationssoftware und -services, das annähernd 75 Prozent der Global 500 -Unternehmen mit seinen integrierten Kommunikationslösungen beliefert. Unsere Lösungen vereinen unterschiedliche Netzwerke, Geräte und Applikationen auf einer einzigen, einfach bedienbaren Plattform, die Teams einen umfassenden und effizienten Austausch ermöglicht. Damit verändert sich die Art und Weise, wie Unternehmen kommunizieren und zusammenarbeiten, nachhaltig die Teamleistung wird verstärkt, das Geschäft belebt und die Business-Performance erheblich verbessert. Unify verfügt über eine lange Tradition aus verlässlichen Produkten, Innovationen, offenen Standards und Sicherheit. unify.com Copyright Unify GmbH & Co. KG 2014 Hofmannstr. 51, D München Alle Rechte vorbehalten. Sachnummer: A31002-P3010-D Die Informationen in diesem Dokument enthalten lediglich allgemeine Beschreibungen bzw. Leistungsmerkmale, die je nach Anwendungsfall nicht immer in der beschriebenen Form zutreffen oder sich durch Weiterentwicklung der Produkte ändern können. Eine Verpflichtung, die jeweiligen Merkmale zu gewährleisten besteht nur, sofern diese ausdrücklich vertraglich zugesichert wurden. Liefermöglichkeiten und technische Änderungen vorbehalten. Unify, OpenScape, OpenStage und HiPath sind eingetragene Warenzeichen der Unify GmbH & Co. KG. Alle anderen Marken-, Produkt- und Servicenamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen ihrer jeweiligen Inhaber.

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