Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014

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1 Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014 Kategorie: Projekt des Jahres 2014 Bitte beachten Sie: Einreicher in der Kategorie Projekt des Jahres 2014 ist das Unternehmen, das ein entsprechendes Projekt im Bereich Informationsmanagement als Kunde eines ECM-Lösungsanbieters/Herstellers umgesetzt hat. Die Teilnahme-Unterlagen sind an die Mailadresse zu senden. Einreichendes Unternehmen Name Unternehmen EnBW Energie Baden-Württemberg AG Name Software-Herstellers bzw. Implementierungspartner ELO Digital Office GmbH Tübinger Straße Stuttgart Teilnahme-Land Geben Sie an, ob Sie die Unterlagen zum ECM Award Projekt des Jahres 2014 für die Teilnahme in Deutschland, Österreich oder der Schweiz einreichen. X Deutschland o Österreich o Schweiz

2 Einzureichendes Projekt 1. Bezeichnung des Projekts Name/Titel für das einzureichende Projekt. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung des Projekts und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. Konsolidierung der verschiedenen EnBW Gesellschaften zu Eine EnBW 2. Projektzeitraum Wann haben Sie mit dem Projekt begonnen, wann wurde es abgeschlossen? Das Projekt (bzw. ein Teilprojekt) darf nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Projekt-Kick Off: 13.Februar 2014 Projektumsetzung: / Projektnachbetrachtung: Projektteam beim ECM-Hersteller bzw. ECM-Implementierungspartner Wer war beim ECM-Hersteller für das Projekt verantwortlich? Und welches Team (Zusammensetzung, Aufgaben) hat ihn unterstützt? Projektleiter: Dirk Strahl Stellvertreter: Steffen Steimer Infrastruktur: Patrick Müller (Ricky Werle) QS: Ricky Werle (Steffen Steimer) Anpassungen Portal: Sven Fröhlich Anpassungen Scripte / AS: Pascal Zipfel Vivien Liener Sven Fröhlich Mark Halter Unterstützung: Michael Roth Mark Halter PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/8

3 4. Projektteam beim Unternehmen Wer war beim Unternehmen für das ECM-Projekt verantwortlich? Und welches Team (Zusammensetzung, Aufgaben) hat ihn unterstützt? Projektleiter: Hagen Glänzel Anpassungen Scripte / AS: Stefanie Bosch Infrastruktur: Christoph Halpaus Stefanie Bosch Unterstützung: Armin Rehm 5. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, wo das ECM-Projekt umgesetzt wurde (Branche, Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen und Alleinstellungsmerkmale). Beachten Sie auch, dass das Unternehmen der Einreichung ausdrücklich zustimmen muss. Die Selbstdarstellung des Unternehmens im Internet: EnBW Energie Baden-Württemberg AG unser Name verweist auf unsere Wurzeln und unser Engagement. Unsere Vorgängerunternehmen haben vor über einhundert Jahren begonnen, Elektrizität und damit Industrie und Wachstum nach Baden- Württemberg zu bringen. Heute gehören wir zu den größten Energieversorgungsunternehmen in Deutschland und in Europa. Mit rund Mitarbeitern versorgen wir 5,5 Millionen Kunden mit Strom, Gas, Wasser und energienahen Produkten und Dienstleistungen. EnBW-Heizkraftwerk in Heilbronn am Neckar. Foto: EnBW Aufgrund unserer Herkunft und als Unternehmen, das mehrheitlich dem Land Baden-Württemberg und den Oberschwäbischen Elektrizitätswerken einem kommunalen Zweckverband gehört, sind wir Baden-Württemberg auf besondere Weise verbunden. Es ist unser vorrangiges Ziel, unseren Heimatmarkt zuverlässig PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/8

4 mit Energie zu versorgen und die Bestrebungen von Bürgern, Kommunen und Unternehmen nach einer dezentralen und selbstverantworteten Energieversorgung als Partner zu unterstützen. Das Vertrauen unserer Kunden verdienen wir uns durch unser klares Bekenntnis zur Energiewende. An ihrem Gelingen arbeiten wir mit Kraft und mit der Kompetenz unserer Mitarbeiter. Dazu richten wir das Unternehmen mit unserer Strategie 2020 unter dem Motto Energiewende. Sicher. Machen. konsequent neu aus und vollziehen den dafür notwendigen strukturellen internen Wandel. Für unsere Kunden - Haushalte, Industrie und Kommunen - wollen wir erster Ansprechpartner in Energiefragen sein. Diesen Anspruch lösen wir ein auf der Basis unserer Erfahrung und Innovationskraft, aber auch durch Zuhören und Dialog. Nah beim Kunden eröffnen wir uns neue Wachstumschancen mit neuen Produkten und dezentralen Lösungen für eine nachhaltige Energieversorgung und mehr Energieeffizienz. In den kommenden Jahren werden wir Milliardensummen in den Maschinenraum der Energiewende investieren: Wir forcieren den Ausbau der erneuerbaren Energien, vor allem der Wind- und Wasserkraft, und sichern gleichzeitig die Energieversorgung mit unseren modernen konventionellen Kraftwerken. Mit Netzausbau und intelligenter Technik schaffen unsere Netztöchter die Voraussetzung, immer mehr erneuerbare Energien in die Netze und smarte Energiesysteme zu integrieren. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/8

5 6. Projektbeschreibung Beschreiben Sie hier das eingereichte Projekt im Überblick wie für eine Pressemitteilung (max Zeichen inkl. Leerzeichen). Gehen Sie dabei bitte auch auf Ausgangssituation, Zielvorgaben, Problemstellung, Strategie, Umsetzung, Auswirkungen und Ergebnisse ein. Ergänzen Sie Ihre Beschreibung ggf. durch aussagekräftige Screenshots. Ausschließlich dieser Text wird für Veröffentlichungen herangezogen. Ihre Antworten auf die weiteren Fragen werden ausschließlich der Jury zur Verfügung gestellt, aber nicht veröffentlicht. Bei der Aktionärs-Hauptversammlung am 29. April wurde ein Umbau der EnBW AG beschlossen. Ziel war die Zusammenführung der verschiedenen Konzerngesellschaften zu einer EnBW AG. Die EnBW AG setzt auf ELO als zentrale Plattform der Unternehmensorganisation. ELO dient in diesem Einsatzfall als geschäftskritische Anwendung. Die ursprüngliche Struktur mit unterschiedlichen Gesellschaften und Organisationseinheiten war in ELO abgebildet. Unmittelbar nach dem Ende der Aktionärs-Hauptversammlung am 29. April begann die Migration in die neue Struktur. Für die Vorbereitungen dazu standen lediglich zwei Monate zur Verfügung. Ziel war, dass mit dem Stichtag 1. Mai alle 1100 Benutzer und vier Millionen Dokumente in der neuen Struktur arbeitsfähig zur Verfügung stehen. Zu dem Zeitpunkt erfolgte die Änderung des Eintrages im Handelsregister. Im Zuge der Projektumsetzung wurden folgende technischen Aspekte realisiert: Einsatz der ELO-Komponenten Java-Client, DMS Desktop, Webclient Ablösung des vorhandenen Portals Ablösung der Kernkomponente ARIADNE Services (Workflow) durch ELO AS (Automation Services) Ablösung von client- zu serverbasierten Scriptings Die eigentliche Migration erfolgte zwischen 29. April, 18 Uhr, und 30. April, 4.30 Uhr. Das Projektteam hatte Erfolg: Mit Arbeitsbeginn am 5. Mai waren wieder alle Dokumente in der neuen Struktur auffindbar. Die Arbeitsfähigkeit der Mitarbeiter wurde sichergestellt. Frist- und termingerecht wurden alle Änderungen vollzogen. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 5/8

6 7. Warum sollte Ihr Projekt den ECM-Award 2014 erhalten? Beschreiben Sie hier warum ihr Projekt, die eingesetzte Lösung, die Umsetzung des Projekts oder der erzielte Nutzen einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und außergewöhnlich? Darüber hinaus können Sie ergänzend die Beschreibung einer Case Study beifügen. ELO ist bei der EnBW als geschäftskritische Anwendung im Einsatz. In diesem Projekt musste sich zeigen, dass mit ELO auch vorgegebene Änderungen in den Geschäftsprozessen abgebildet und sichergestellt werden können. Diese Änderungen bedingen Änderungen an der Softwarelogik. bedeuten die Migration von Benutzer- und Dokumentendaten, um die neue Organisationsstruktur abzubilden. erforderten einen engen Zeitplan von 3 Monaten vom Kick Off zur produktiven Umsetzung. Das Projektteam bestand aus Mitarbeitern der EnBW AG und der ELO Digital Office GmbH. Gemeinsam wurden diese Aufgaben angegangen und erfolgreich bewältigt. Alle Vorgaben in Budget, Zeitplan und Einhaltung der Qualitätsanforderungen wurden reibungslos erfüllt. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 6/8

7 Was möchten Sie uns abschließend mitteilen? Weitere Anmerkungen zum eingereichten Projekt Das Projektteam aus Mitarbeitern der EnBW AG sowie des ELO-Consulting-Teams haben gezeigt, dass auch solche wie die geschilderten kritischen Anforderungen erfüllt werden können. ELO verfügt über ein gut ausgebautes und qualifiziertes Netzwerk von Vertriebspartnern (ca. 250 in Deutschland, weltweit ca. 400), die als eigenständige IT-Unternehmen aufgestellt sind. Dort wird die Masse der Projekte realisiert. In diesem eingereichten Projekt zeigt sich die Leistungsfähigkeit sowohl von ELO als auch vom ELO Consulting Team in einem der wenigen direkt abgewickelten Projekte. Wichtig war in diesem Fall die enge Kooperation mit dem Projektteam auf Seiten der EnBW AG. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 7/8

8 Datum: Name/Unterschrift Unternehmen Name/Unterschrift ECM-Anbieter Mit unserer Unterschrift nehmen wir die Teilnahmebedingungen für den ECM-Award 2014 an. Bitte senden Sie die Einreichungsunterlagen bis zum an: PENTADOC AG Herrn Maximilian Gantner Mobil Herzlichen Dank für Ihre Einreichung. Selbstverständlich informieren wir Sie über die erfolgreiche Annahme und Vollständigkeit der Unterlagen. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 8/8

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