IT Strategie an der Freien Universität Berlin

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1 Dr. Christoph Wall elektronische Administration und Services IT Strategie an der Freien Universität Berlin Vorstellung und Diskussion im Rahmen des Treffens der IT Beauftragten am

2 Ausgangspunkt: Und was haben wir davon? Kann man das nicht bei ebay kaufen? Wieso soviel IT Personal, früher ging das doch mit drei Leuten? 2

3 Strategische Mission Transparenz und Effizienz für Exzellenz FIT unterstützt mit einem breiten Angebot an informationstechnologischen Dienstleistungen die Kernprozesse der Freien Universität Berlin so, dass Abläufe effizienter werden, Administration, Wissenschaftler sowie Studierende einfach und ortsungebunden Zugang zu den für ihr Anliegen benötigten Informationen haben und zentrale Leistungskenngrößen dem Management jederzeit zur Steuerung verfügbar sind. A mission could be defined as an image of a desired state that you want to get to. Once fully seen it will inspire you to act, fuel your imagination and determine your behaviour. Richard Katz (EDUCAUSE) at EUNIS 2010, quote from Peak Performance and Organizational Transformation: An Interview with Charles Garfield 3

4 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 4

5 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 5

6 Operative Maßnahmen Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. operative Ziele und Maßnahmen UB Webbasiertes Angebot der Quellen Integrative Informationsverwaltung Zusammenfassung aller Suchmöglichkeiten unter einer einheitlichen Oberfläche (PRIMO) gemeinsame integrative Erschließung des Medienbestandes der FUB unter umfassenden Einsatz von Fremddaten in allen Fachbibliotheken operative Ziele und Maßnahmen eas: Abbildung von Kennzahlen des Campus Management (inkl. SOS) im ISIS Datenlieferung Modulerfolg aus SLcM Aufbau Datenbereitstellung Leistungspunkte aus SLcM Unterstützung beim Ausbau des ISIS mit Daten aus non SAP Systemen Übersichtliche Strukturdarstellung Einführung des Systems "Orgmanager" zur Visualisierung der Organisationsstruktur der Fachbereiche Durchgängige Sichtbarkeit von Infos in Prozessen Bereitstellung einer online Auskunftsfunktionalität zu Budgetdaten 6

7 Electronic Library Services 7

8 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 8

9 Operative Maßnahmen Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. operative Ziele und Maßnahmen eas: Webbasiertes Angebot der wichtigsten Anwendungen Publikation zentraler Anwendungen in ein SAP Portal Information on demand Prozesse on demand Einrichtung von Auswertungen als Self Service Angebot Antrag auf Abschlussarbeit als Prozess, der von Studierenden selbst abgestoßen wird Aufbau Employee Self Services für Urlaubsanträge und Stammdatenänderungen Information on event Evengetriggerte Information der Betroffenen z.b. bei Raumänderung von Lehrveranstaltungen operative Ziele und Maßnahmen ZEDAT: Mobile Devices ZEDAT stellt Informationen wie Mail, Kalender etc. weltweit auf mobilen Geräten zur Verfügung. 9

10 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 10

11 Operative Maßnahmen Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. operative Ziele und Maßnahmen eas: Vollständige IT Unterstützung des Studenten-Lebenszyklus beim Durchlaufen der Freien Universität Implementierung der Funktionalität "Studienabschluss" Aufbau Workflow für Abschlussarbeit Abbildung der Studiengänge aller Fachbereiche im SLcM Aufbau des Studiengangs Veterinärmedizin im SLcM System IT Unterstützung des Beschaffungs- / Bezahlungs- Prozesses für die gesamte FU Roll Out des elektronischen Rechnungsworkflow Unterstützung der fachbereichsübergreifenden Lehrplanung Einführung eines integrierten Lehrplanungs- und Raumvergabesystems Flexible Reaktion auf geänderte Prozessanforderungen Einrichtung des neuen Abrechnungstarif und Einpflege laufender Gesetzesänderungen Anpassung an Revision der Prüfungsordnungen Portalrollen zur flexiblen Anpassung von Rechten an geänderte Benutzeranforderungen 11

12 Beispiel ora : Strategische Bedeutsamkeit der Lösung Hochschulpolitisch bedeutsam ist die Rückgewinnung der Durchsetzungsfähigkeit rechtsförmiger Verfahren und zentraler Standards. Diese Fähigkeit der zentralen Verwaltung ist durch die Prozesse der Dezentralisierung und Budgetierung in den letzten Jahren erheblich zurückgegangen, zu Lasten der Einheitlichkeit, der Qualitätssicherung und in Teilbereichen auch zu Lasten der Rechtsförmigkeit. Aus dem Projektauftrag der Universitätsleitung ora = online Rechnungsbearbeitungs- und Auskunftssystem 12

13 Prozessdaten zentraler Verfahren 13

14 elektronischer Rechnungsworkflow elektronischer Rechnungsworkflow mit digitalem Dokumenten Management System 14

15 Schritte des Bestell- und Bezahlvorgangs 1) Erfassen der Bestellung 2) Prüfung Budgetverfügbarkeit 3) Bestellung, Mittelbindung und Beginn des Rechnungsworkflow 4) Lieferung 5) Rechnungseingang und prüfung 15

16 SAP Rechnungsanordnung 16

17 Schritte des Bestell- und Bezahlvorgangs CO 1) Erfassen der Bestellung 2) Prüfung Budgetverfügbarkeit 3) Bestellung, Mittelbindung und Beginn des Rechnungsworkflow 4) Lieferung 5) Rechnungseingang und prüfung 6) Zahlungsvorgang: - Anordnung - Auflösung Mittelbindung - Überweisung 7) Übertragen der Daten zum Controlling und in die ora Berichte 17

18 Das ora Portal: Budgetbericht 18

19 Detailinformationen aus SAP mit HTML GUI 19

20 Zugang zum e-learning im ora Portal Nutzung von BIOS 20

21 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 21

22 Operative Maßnahmen Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. operative Ziele und Maßnahmen eas: Lückenloses System der IT Governance Verabschiedung Datenschutzrichtlinie der FU Review des IT Governance Systems unter Teilnahme des Datenschutzes Zeitgemäße Dokumentation der IT Verfahren der FU Übernahme der neu strukturierten IT Verfahren in die IT-V DB sichere Nutzung mobiler Geräte Identifikation von Mobilitätsanforderungen und technischer Lösungsmöglichkeiten 22

23 Dokumentation von IT-Verfahren Formular zur Dokumentation (Meldung) von IT-Verfahren bis 31. Dezember 2002 Formlose Dokumentation (Meldung) von IT-Verfahren ab 01. Januar 2003 Anforderungen an eine Dokumentation sind in der IT-Grundsatzdienstvereinbarung festgelegt Datenbankgestüzte Dokumentation (Meldung) von IT-Verfahren ab Januar 2010 BSCW-System Zentrales Archiv der dokumentierten (gemeldeten) IT-Verfahren 23

24 Datenbankgestüzte Dokumentation 24

25 Regelwerk zur IT Sicherheit 25

26 IT-Sicherheit: Erst die Gesamtheit aller Komponenten und das Zusammenwirken der einzelnen (technischen und organisatorischen) Maßnahmen gewährleistet das notwendige Maß an Schutz und Sicherheit. 26

27 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 27

28 Operative Maßnahmen Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. operative Ziele und Maßnahmen eas: Identifikation zentralisierbarer Verfahren der Bereiche und Unterstützung der Zentralisierung VetMed2ZEDAT operative Ziele und Maßnahmen ZEDAT: Einführung moderner energieeffizenter Systeme Identifikation von Ressourcenfressern Erneuerung der RZ Kühlung der ZEDAT Virtualisierung von Ressourcen Implementierung von Energiebewußtsein im Umgang mit IT Geräten Durchführung von Veranstaltungen und Ausgabe von Ratschlägen in Flyer 28

29 Motivation und Hintergrund Investitionen in eine nachhaltige (grüne)it Verankerung im Team technologische Entwicklung & Innovationsmanagement DataCenter Management & Ressourcen Potentiale (Monitoring) 29

30 Monitoring 30

31 Entwicklung des Stromverbrauchs ZEDAT Indexentwicklung (2003=100%) % 98,6% 161% 179% 194% 219% 229% 250% in MWh

32 Energieverbrauch und -kosten für IT Stand Anfang 2010 (ohne Netzwerk, Telefoninfrastruktur, USV und Notebooks) Gesamtstromverbrauch (2010) kwh 16,5 Cent/kWh (Strompreis) (vorläufig) IT Gerät PCs Monitore Peripherie Server/ Storage Server Kühlung Pool Kühlung Menge kwh/jahr Euro/Jahr Prozent Prozent Mitarbeiter PCs PCs kwh ,4% Pool PCs PCs kwh ,1% 22,9% Thin Clients 434 Thin Clients kwh ,4% Mitarbeiter Monitore Monitore kwh ,2% Pool Monitore Monitore kwh ,9% 9,1% Drucker Geräte kwh ,3% Kopierer 350 Geräte kwh ,7% 8,9% Alpha 94 Geräte kwh ,9% Zedat 253 Server, 1230 TB kwh ,4% Taku9 247 Server, 320 TB kwh ,3% 27,0% Rest FU 373 Server, 515 TB kwh ,2% Zedat 110 kw kwh ,4% Taku 9 42 kw kwh ,4% 27,9% Rest FU 116 kw kwh ,1% FU gesamt 137 kw kwh ,2% 4,2% Summe kwh ,0% 100,0% Anteil IT Stromverbrauch an Gesamtstromverbrauch 20,1% (mindestens) 32

33 Investitionen in die Hauptrechenzentren 2010/11 rd. 2,3 Mio. Euro Überwiegend Ersatz-, Instandhaltungs- und Erweiterungsinvestitionen in die Lüftungs-, Kälte- sowie die Stromversorgung Effizienzmaßnahmen: freie Kühlung, Kaltgangeinhausung 33

34 Umbaumaßnahmen ZEDAT 34

35 Aktueller Stand Projekt Green IT 35

36 Maßnahmenempfehlungen PC- Erneuerung Infrastruktur und Energiemonitoring IT- Beschaffung Zentrales Drucken Green IT- Management Bedarfsgerechter Betrieb Thin Clients Zentralisierung von Servern Datenmanagement Virtualisierung 36

37 Strategische Ziele Umfassendes Informationsangebot Die Freie Universität Berlin bietet ihren Mitgliedern für Forschung, Lehre und Studium ein breitgefächertes Angebot an gedruckten und online zugänglichen Informationen an. Die digitalen Informationen sollen ohne Medienbruch unmittelbar in der persönlichen Arbeitsumgebung genutzt werden können. Auch Management und Verwaltung brauchen zeitnah aktuelle Informationen z.b. über Leistungskennzahlen, welche die externe und interne Budgetierung an der Freien Universität Berlin steuern. Informationen aus Geschäftsprozessen und über Organisationseinheiten werden deshalb von FIT als überlebenswichtige Steuerungselemente der Universität zusammengeführt und bedarfsgerecht zugänglich gemacht. Mobile Informationen Als internationale Netzwerkuniversität muss die Freie Universität Berlin ihren Mitgliedern eine Arbeitsumgebung anbieten, die weltweit zugänglich ist und weltweite Kollaboration sowie ortsungebundenes Lehren und Lernen unterstützt. FIT ermöglicht dies durch Einsatz von Web-Technologie und Anschlussmöglichkeiten von mobilen Endgeräten. Smarte Prozesse Die Freie Universität Berlin setzt auf eigenverantwortliche dezentrale Steuerung ihrer Organisationseinheiten im Verfolg eines gemeinsamen Ziels. Zentral betriebene IT-Systeme und IT-Verfahren unterstützen hierbei die Dezentralisierung von Aufgaben und Verantwortung durch einheitliche Prozesse. FIT unterstützt die Standardisierung von Prozessen und deren Anpassung an notwendige Varianten bruchlos über die Grenzen von Organisationseinheiten und IT-Systemen hinweg. Sichere Daten Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin schützt personenbezogene Informationen sowie operative Daten der Nutzer umfassend gemäß den Anforderungen des BSI und der einschlägigen Datenschutzbestimmungen. FIT schützt Nutzerdaten vor Verlust, unberechtigtem Zugriff oder ungewollter technischer Zerstörung und sichert damit ein wichtiges Kapital der Freien Universität Berlin. Nachhaltiger Ressourceneinsatz Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin beachtet im Sinne einer Green IT den möglichst umweltschonenden Ressourceneinsatz. Sinnvolle Zentralisierung von Diensten und Hardware soll zusätzlich Effizienzreserven ausschöpfen und damit auch das finanzielle Sparsamkeitsgebot im Umgang mit öffentlichen Mitteln unterstützen. Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. 37

38 Operative Maßnahmen Zufriedene Nutzer Die Informationstechnologie an der Freien Universität Berlin orientiert ihr Leistungsangebot an den Bedürfnissen ihrer Nutzer und unterstützt diese freundlich und kompetent in der Nutzung der bereitgestellten Angebote. operative Ziele und Maßnahmen eas: Implementierung von Kundenorientierung als Grundhaltung bei IT Mitarbeitern Durchführung einschlägiger Schulungen für alle eas MitarbeiterInnen Kommunikation mit Anwendern Key User Runden durchführen Regelmäßiger Besuch von Leitungskräften in Anwenderbereichen einheitliche Anwenderunterstützung bei der Systemnutzung Webgestützte Knowledge Base für alle Systeme einführen Multimediales Hilfesystem ausbauen Integration der IT Supportstrukturen zu einem einheitlichen System der Anwenderunterstützung Aufbau helpline für eas Services Migration RT (SLcM Ticket System) zu helpline Personalisierung der Arbeitsumgebung Einführung eines Portals zur Zusammenfassung des Zugangs zu den jeweils benötigten IT Anwendungen 38