Masterplan E-Government der Stadt Ulm - Strategie und Aktionsplan - Planungszeitraum:

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1 Stadt Ulm Zentrale Steuerung IT Inhaltsverzeichnis Masterplan E-Government der Stadt Ulm - Strategie und Aktionsplan - Planungszeitraum: Zusammenfassung Einführung Ausgangsposition und Zielbeschreibung Grundverständnis von E-Government Zielsetzung des Ulmer Masterplans, Rahmen, Bedingungen Ziel Rahmenbedingungen für E-Government allgemein Rahmenbedingungen für E-Government speziell in Ulm Planungszeitraum und Fortschreibung Themenverantwortlichkeit und Abstimmung Warum eine E-Government-Strategie? Einordnung der E-Government-Strategie E-Government Herausforderung und Chance E-Government der Stand in Ulm Die internet readiness der Verwaltung Zielgruppen und Leistungsumfang von E-Government-Anwendungen E-Government-Strategie für Ulm Win-win-Situation für Verwaltung und Kunden Flexibler Zugang, Überwindung der digitalen Spaltung Elektronisch unterstützter Service, effiziente Organisation Transparenz und Datensicherheit nach innen und außen Wirtschaftlichkeit und Public Private Partnership Den Wandel gestalten (Change Management) Flexibilität und Zukunftsoffenheit Aktionsplan Neue Online-Dienstleistungen und kleinere Projekte Überblick über die E-Government-Vorhaben Einzelne E-Government-Vorhaben Infrastrukturmaßnahmen Maßnahmen der Fach-/Bereiche und Abteilungen Flankierende Maßnahmen Anlage 1: Informationen/Regelungen/Empfehlungen/Rechtsvorschriften Anlage 2: Ergänzende Informationen (Zahlen und Daten aus Untersuchungen)... 59

2 Zusammenfassung Das Internet verändert die Gesellschaft. Wir befinden uns auf dem Weg in eine globale Informations- und Wissensgesellschaft. Diese Veränderungen wirken sich auch auf die Verwaltung aus. Verwaltungskunden wollen kommunale Dienstleistungen online in Anspruch nehmen, die Verwaltungsmitarbeiter haben verstärkt mit elektronischen Arbeitsabläufen zu tun. Der Übergang zwischen internem Verwaltungshandeln und Kunden wird zunehmend durchlässiger. Verwaltungsabläufe können effizienter gestaltet werden. Was ist E-Government? (vgl. Ziff. 2) E-Government ist eine umfassende Modernisierungsstrategie sowohl für die interne Verwaltungsarbeit, als auch für die Kundenbeziehungen zu den Bürgerinnen und Bürgern, der Wirtschaft, den Gästen und zu anderen Verwaltungen. E-Government hat somit eine Außenperspektive und eine Binnenperspektive, die sich im Idealfall durch einen technisch und organisatorisch nahtlosen, d. h. medienbruchfreien, Übergang auszeichnen. Die Hochschule für Verwaltungswissenschaften in Speyer versteht unter electronic Government die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusammenhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien. Im Zusammenhang mit E-Government wird von einer Verwaltung ohne Türen, Wände und Uhren 1 gesprochen. Ziele und Eckpunkte der E-Government-Strategie (vgl. Ziff. 5) Im Masterplan werden folgende Ziele für das E-Government der Stadt Ulm definiert: Jährlich werden 5 neue Online-Dienstleistungen für Bürger, Wirtschaft und/oder Gäste bereitgestellt. Ein hoher, insbesondere wirtschaftlicher Nutzen wird nach innen und/oder außen erbracht. Kooperationen mit Partnern, v. a. städtischen Gesellschaften, Wirtschaftsunternehmen, Stadt Neu-Ulm werden gefördert. Intern werden Informiertheit und Motivation gesteigert. Die Standortvorteile werden gestärkt. Die Verwaltungsarbeit wird nach intern und extern transparenter. Die Mitarbeiter/innen gestalten den Wandel mit. 1 vgl. egovernment-vision des US-Bezirks Fairfax, Virginia 2

3 Die Strategie baut auf folgenden Eckpunkten auf: Win-Win-Situation für Verwaltung und Kunden E-Government-Vorhaben werden nur dann durchgeführt, wenn sie für Verwaltung und Kunden einen Nutzen bringen. Flexibler Zugang, Überwindung der digitalen Spaltung Bei E-Government handelt es sich um einen von mehreren möglichen Zugangswegen der Kunden zur Verwaltung; die Entscheidung über den Zugangsweg liegt bei den Kunden. Der Spaltung der Gesellschaft in Internetnutzer und nichtnutzer soll entgegengewirkt werden. Elektronisch unterstützter Service, effiziente Organisation Weitgehend elektronisch ablaufende Kundenbeziehungen verändern die internen Arbeitsabläufe und ermöglichen damit die Optimierung der Geschäftsprozesse. Unabhängig vom Zugangsweg können die hinter der Kundenschnittstelle liegenden Verwaltungsprozesse (Back- Office) identisch und in optimierter Form ablaufen. Transparenz und Datensicherheit nach innen und außen E-Government unterstützt ein modernes Informations- und Wissensmanagement. Mit persönlichen Daten muss sensibel umgegangen werden. Wirtschaftlichkeit und Public Private Partnership Für alle E-Government-Vorhaben müssen vorab Kosten-/Nutzen-Darstellungen erstellt werden, die den Nutzen für die betroffenen Zielgruppen aufzeigen. Für das Internetportal ist zu prüfen, ob dieses in öffentlich-privater Organisationsform betrieben werden soll. Den Wandel gestalten (Change Management) Durch geeignete Maßnahmen sollen Kundenwünsche und die Bedarfe der verschiedenen Zielgruppen eruiert werden. Rechtzeitig sind die Möglichkeiten des Personalmanagements zur Unterstützung der Veränderungsprozesse zu prüfen. Flexibilität und Zukunftsoffenheit Die Strategie muss so angelegt sein, dass die langfristige Perspektive erreicht und kurzfristig nachgesteuert werden kann. 3

4 E- Learning Integriertes Personalmanagementverfahren Bürgerbüro Familie Öffnung UGIS für städt. Gesellschaften Optimierung Internetauftritt E- Procurement Ratsinformationssyste m Umsetzung Hartz- Konzept Bürgerservice Bauen Grundstückskauf aus einer Hand MEDIA@Komm- Transfer E-Signatur intern Internet- und Mitarbeiterportal Bezahlfunktio n Virtuelle Poststelle inkl. elektr. Signatur Dokumentenmanagemen t Erweiterung Internetauftritt SUN Masterplan E-Government der Stadt Ulm E-Government-Vorhaben (vgl. Ziff. 6) Im Aktionsplan werden die Vorhaben definiert, die für die Umsetzung der Strategie und der Ziele erforderlich sind. Dabei wird unterschieden in Infrastrukturmaßnahmen, Maßnahmen der Fach-/Bereiche und Abteilungen und in flankierende Maßnahmen. Die folgende Darstellung zeigt die geplanten E-Government-Vorhaben und ihre Abhängigkeiten untereinander. E-Learning/Blended-Learning Maßnahmen der Fach-/Bereiche und Abteilungen Ticketing-Software Integriertes Personalmanagementverfahren Ratsinformationssystem Rundum-sorglos-Pakete Bürgerservice Bauen Bürgerbüro Familie Umsetzung Hartz-Konzept Flächenmanagement Öffnung UGIS für städt. Gesellschaften E-Procurement Infrastrukturmaßnahmen MEDIA@Komm-Transfer E-Signatur intern Bezahlfunktion Virtuelle Poststelle inkl. elektr. Signatur Dokumentenmanagement ist Voraussetzung für ist teilweise Voraussetzung für A nmerkung: Das Diagramm stellt dar, in welchem Zeitraum die jeweilige Maßnahme unabhängig von ihrer Dauer durchgeführt werden soll. 4

5 1. Einführung Die offensive Nutzung technologischer Chancen und eine innovative Grundhaltung ziehen sich wie rote Fäden durch die Ulmer Geschichte. Seit gut zwei Jahrzehnten befindet sich Ulm auf dem Weg zu einer Dienstleistungs- und Wissenschaftsstadt. Der Gemeinderat der Stadt Ulm hat Mitte der 90er-Jahre mit der Innovationsoffensive den Startschuss für einen weiteren Umbau von Gesellschaft und Wirtschaft gegeben. Zum Schwerpunkt wurde die Veränderung der Verwaltung hin zu einem kundenorientierten Dienstleister erklärt. Damit boten und bieten sich Chancen für kundennahe und effizientere Dienstleistungen der Verwaltung. 2. Ausgangsposition und Zielbeschreibung 2.1. Grundverständnis von E-Government Nicht die Homepage im Internet ist E-Government, sondern die technikinduzierte Ver- waltungsreform. 2 Unter electronic Government wird die Abwicklung geschäftlicher Prozesse im Zusam- menhang mit Regieren und Verwalten (Government) mit Hilfe von Informations- und Kommunikationstechniken über elektronische Medien verstanden 3. Dabei steht die Nut- zung des Internets als Medium häufig im Mittelpunkt der Betrachtung. Diese Definition umfasst neben der kommunalen auch die regionale, nationale und globale Ebene. E-Government umfasst sowohl Prozesse innerhalb des öffentlichen Sektors als auch Prozesse zwischen dem öffentlichem Sektor und den Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft. E-Government hat somit eine Außenperspektive und eine Binnenperspektive, die sich im Idealfall durch einen technisch und organisatorisch nahtlosen, d. h. medienbruchfreien, Übergang auszeichnen. Kunden (Bürger, Unternehmen etc.) und Partnern (Verwaltungen, Unternehmen etc.) sollen nachfrage- und zielgruppenorientierte Informationen und Dienstleistungen angeboten werden. Über das Internet oder andere Medien können diejenigen, die eine Dienstleistung in Anspruch nehmen, an der Leistungserstellung beteiligt werden, indem sie z. B. eigenständig elektronische Formulare ausfüllen und diese der Verwaltung online übermitteln. Diese Öffnung der Prozesse nach außen ist das Neue und damit die eigentliche Qualität von E-Government. In der internen Organisation setzt der Einsatz von Informations- und Kommunikations- zu überdenken und grundlegend neu zu gestalten, wie es ohne die heutigen Potenziale technik bei der Verbesserung der internen Abläufe, Kommunikations- und Arbeitsprozesse an. Daneben bietet E-Government aber auch die Chance, Aufgaben und Prozesse der Informationstechnik nicht machbar wäre. Mit E-Government werden komplexe organisatorische, technische, rechtliche, inhaltliche sowie ökonomische, kulturelle und soziale Fragen aufgeworfen, die in Teilen eng miteinander verknüpft sind und integriert betrachtet werden müssen. E-Government ist eine umfassende Modernisierungsstrategie. 2 vgl. Strategiezirkel E-Government der KGSt (Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsvereinfachung, Köln): Chefinformation April vgl. Reinermann/von Lucke: Electronic Government in Deutschland (2002) 5

6 2.2. Zielsetzung des Ulmer Masterplans, Rahmen, Bedingungen Masterplan E-Government der Stadt Ulm Ziel Der Masterplan beschreibt die Strategie für das E-Government der Stadt Ulm. Daraus abgeleitet stellt er daneben die Handlungsplattform für alle Aktivitäten im Bereich E-Government dar. Im Masterplan E-Government werden sämtliche Vor- haben zur Weiterentwicklung des städtischen E-Governments inhaltlich dargestellt und soweit vorhanden - mit weiteren Informationen, z. B. zum Stand, den erwarteten Effekten und den Beteiligten versehen. Die so fixierten Vorhaben werden dann vom jeweiligen Träger des Vorhabens ausgestaltet und umgesetzt Rahmenbedingungen für E-Government allgemein Zur Erstellung des Masterplans war es notwendig, umfangreiches Informations- und Rechtsvorschriften material sowie bestehende Regelungen, Empfehlungen zu berücksichtigen. Diese sind in Anlage 1 detailliert aufgeführt und werden kurz erläutert. Die tabellarische Darstellung ermöglicht die laufende Ergänzung und Fortschreibung, da dieser Bereich eine sehr dynamische Entwicklung durchläuft. Anlage 2 enthält ergänzende Informationen mit Zahlen und Daten aus E-Government-Untersuchungen Rahmenbedingungen für E-Gover nment speziell in Ulm Der Masterplan E-Government berücksichtigt folgende städtische Regelungen: Leitlinien für die Stadtverwaltung Ulm (Anlage 9 zu GD 39/03), vgl. Ziff. 5 Leitlinien und strategische Festlegungen des Masterplans Informationstechno- logie der Stadt Ulm Grundregeln zum Sicherheitskonzept der Stadt Ulm vom Haushaltsplan 2006 und Mittelfristige Finanzplanung Beschlüsse des Gemeinderats zu Strukturprojekten Planungszeitraum und Fortschreibung Der Masterplan E-Government ist in Anlehnung an die Mittelfristige Finanzplalaufendes Jahr, Planhr, 2 Folgehre) nung auf einen Zeitraum von 4 Jahren ( ausgelegt. Der Aktionsp lan (Ziff. 6) wird jährlich fortgeschrieben. Die momentan darin dar- Vorhaben ergeben sich notwendigerweise aus verschiedenen Belan- gestellten gen, insbes. des Infrastrukturaufbaus und städtischer Prioritäten. Künftig soll das Augenmerk jedoch verstärkt auf Vorhaben gerichtet werden, die durch Prozessanalysen identifiziert werden. Der strategische Teil des Masterplans E-Government (insbes. Ziff. 5) wird bei Bedarf, z. B. infolge neuer Entwicklungen, zusammen mit dem Aktionsplan fortgeschrieben Themenverantwortlichkeit und Abstimmung Themenverantwortlich für den Masterplan E-Government mit Fortschreibungen ist die bei ZS/T überwiegend für die Aufgabe E-Government eingerichtete Stelle. Der Masterplan und dessen Fortschreibungen werden innerhalb der Stadtverwaltung im Kreis der Fach-/Bereichscontroller und in gezielten Gesprächen mit einzelnen Abteilungen, der Aktionsplan mit den fachlich zuständigen Abteilungen abgestimmt. Vorhaben mit stark innovativem Charakter werden vom Innovationslabor E-Government bei ZS/T durchgeführt. Einzelvorhaben mit Ausnahme von Infrastrukturmaßnahmen - werden i. d. R. unter Federführung einer Abtei- lung oder eines Fach-/Bereichs durchgeführt. Umfangreiche Einzelvorhaben erfordern zum einen die Bildung von Teams, in denen die nötigen Fachkompeten- zen vertreten sind, und zum anderen ein strukturiertes Projektmanagement. 6

7 Grundsätzliche Entscheidungen und Beschlüsse zu operativen Vorhaben werden in der Dezernentenkonferenz als Lenkungsausschuss gefasst. Davon unberührt entscheidet der Gemeinderat nach den gültigen Zuständigkeitsregelungen Warum eine E-Government-Strategie? E-Government als umfassender Modernisierungsprozess benötigt eine Strategie, die den langfristigen Rahmen für die strategische Entwicklung der Maßnahmen schafft und den Akteuren in Verwaltung und Politik, aber auch Externen Orientierung gibt. Die Strategie gibt die Richtung und Ziele vor, die konkreten Niederschlag in Einzelmaßnahmen finden. Sie soll Thema eines fortlaufenden Diskussionsprozesses innerhalb der Stadtverwaltung Ulm und mit einem größeren Kreis weiterer relevanter Akteure sein. Um die Chancen, die sich mit Hilfe der Technik bieten, konsequent gewinnbringend wahrnehmen zu können, ist ein hohes Maß an Veränderungsbereitschaft und fähigkeit in Politik und Verwaltung notwendig. Dieser Wandel muss zudem gesteuert und gestal- tet werden. Das kann nur gelingen, wenn es gemeinsame Grundannahmen über Leitgedanken und ziele gibt. E-Government benötigt abseits ambitionierter Visionen klare perspektivische Entwicklungsziele, die in eine Gesamtstrategie eingebunden sind. 4 Die E-Government-Strategie hat zwei wichtige Funktionen: Sie hat koordinierende Wirkung, indem die Denk- und Entscheidungsprozes- werden. se der Akteure in eine bestimmte Richtung angeregt Sie stiftet Identifikation und motiviert die am Prozess Beteiligten, am Erreichen der formulierten Ziele mitzuwirken Einordnung der E-Government-Strategie Die E-Government-Strategie muss sich in die übergeordnete Strategie der Stadt Ulm einfügen (vgl. Ziff. 5), denn nur wenn der Einsatz von Informations- und Kommunikations- Umständen entscheidend voranbringen technik integraler Bestandteil dieser Gesamtentwicklung ist, kann er auch langfristige sinnvolle Perspektiven eröffnen. Die Möglichkeiten der Technik sollen dort genutzt werden, wo sie das kommunale Handeln unterstützen und wo der Bedarf vorhanden ist. Daher braucht E-Government klare kurz-, mittel- und langfristige Entwicklungsziele, die mit den sonstigen Zielen weitgehend deckungsgleich sind, diese unterstützen und unter können. 3. E-Government Herausforderung und Chance Das Internet verändert die Gesellschaft. Kaum zuvor ist ein solcher für jedermann unmittel- erlebbarer rasanter Wandel bezüglich der Nutzung von Informationstechnik vollzogen bar worden. Diese Revolution und die hierin steckenden Möglichkeiten beginnen den Alltag in Beruf, Freizeit, sozialem Miteinander, Wirtschaft, Politik und Verwaltung zu prägen und zu technisieren. Einkäufe können am privaten PC abgewickelt werden, Kommunikation findet über statt, Auskünfte holt man sich unterwegs schnell über das Mobiltelefon. Die Welt befindet sich sichtbar auf dem Weg in eine globale Informations- und Wissensgesellschaft. Dabei ist die Veränderungsgeschwindigkeit enorm, so dass die Schnelllebigkeit zu 4 vgl. Frick/Hokkeler, KGSt: E-Government in Kommunen (2002) 7

8 einer wesentlichen Herausforderung von E-Government wird. Masterplan E-Government der Stadt Ulm Auch die Kommunen sehen sich steigenden Ansprüchen an die Bereitstellung öffentlicher Dienstleistungen über das Internet gegenüber. Wer rund um die Uhr online Reisen bucht oder Bankgeschäfte erledigt, will auch Anträge unabhängig von Zeit und Ort stellen und kommunale Dienstleistungen online in Anspruch nehmen können. Bürger und Unternehmen erwarten von Politik und Verwaltung ein hohes Maß an Service und Qualität. Für die Wirt- schaft ist die Servicequalität ein Standortfaktor im ohnehin schärfer werdenden Wettbewerb der Kommunen und Regionen. Unternehmen ist es schwer vermittelbar, wenn in der einen Stadt bestimmte Dienstleistungen schneller, einfacher und komfortabler abgewickelt werden können als in einer anderen. Die große Chance für die öffentliche Verwaltung liegt im Zwang zur Modernisierung von Strukturen. So wird der Übergang zwischen internem Verwaltungshandeln und Kunden aufgrund der neuen Technologien zunehmend durchlässiger. Die komplette elektronische Ab- wicklung eines Vorgangs ist jedoch nur möglich bei vollständiger Integration von Online- Verwaltungsdienstleistungen in die verwaltungsinterne Informations- und Kommunikations- technik, insbesondere durch Anbindung an die bestehenden IT-Verfahren und Anpassung der Geschäftsprozesse. Dabei muss immer klar sein, dass bei der Veränderung der Dienstleistungsprozesse auch die Mitarbeiter/innen in verantwortungsvoller Weise einzubeziehen sind. Desweiteren eröffnet E-Government durch die Ent-Räumlichung der Verwaltung die Möglichkeit, in flexiblen Netzwerken über Verwaltungs- und örtliche Grenzen hinaus zu denken und zu handeln. Kommunen könnten ihr Know-how bündeln und arbeitsteilig Prozesse abwickeln, z. B. könnte eine Kommune als Personaldienstleisterin für Personalabrechnung, Fortbildung o. ä. auftreten, die andere über ein verwaltungsübergreifendes Intranet als Beschaffungsexpertin für eine ganze Gruppe von Verwaltungen 5 in der Region. Die immer stär- kere Relevanz technologischer Standards sowie dienstebasierter IT-Architekturen ermöglicht es, dass ein bestimmtes Programm nicht mehr vor Ort installiert werden muss, sondern über moderne Internet-Technologie an einem beliebigen Ort einem bestimmten Nutzerkreis rechtssicher und signaturkonform zur Verfügung gestellt werden kann. Bisher hat die Stadtverwaltung Ulm E-Government-Aktivitäten dann aufgegriffen, wenn die Informations- und Kommunikationstechnik die gewünschte Informationsbereitstellung, Interaktionsmöglichkeit oder den gewünschten Prozess unterstützen konnte. Künftig sollen die neuen Möglichkeiten, die sich durch E-Government eröffnen (z. B. die Transaktion zwischen Bürger und Verwaltung), zugunsten der Bürger und der Wirtschaft in Stadt und Regi- on und/oder der Mitarbeiter genutzt werden, so dass E-Government neue Entwicklungen ermöglichen und vorantreiben wird. Als Beispiel dafür, dass E-Government neue Möglichkeiten hervorbringt, sei hier die Vision eines elektronischen Dokumentensafes des Forschungsinstituts für öffentliche Verwaltung bei der Deutschen Hochschule für Verwaltungswissenschaften Speyer genannt: Mit der Umstellung der bestehenden Akten- und Archivsysteme steht eine aufwändige Phase bevor. In diesem Moment bietet sich eine einzigartige Chance zur Neugestaltung des gesamten Aktenwesens in der Verwaltung. Elektronische Akten könnten künftig nicht nur aus Behördensicht, sondern auf Knopfdruck auch aus Bürgersicht zusammengestellt werden. Für Zugriffe auf Akten würden dann Portale ausreichen. Ausgehend von der Fragestellung, bei wem die elektronischen Akten, Vorlagen und Dokumente künftig gespeichert werden und wer welche Zugriffsrechte auf die in den Akten enthaltenen öffentlichen und nichtöffentlichen Datenbestände erhalten soll, eröffnen sich so grundsätzlich drei unterschiedli- 5 vgl. Strategiezirkel E-Government der KGSt: Chefinformation April

9 che Realisierungsansätze zur Speicherung von Bürgerdaten in der öffentlichen Verwaltung: Verwaltungsakte, Bürgerakte und Dokumentensafe E-Government der Stand in Ulm 4.1. Die internet readiness der Verwaltung Zentrale Voraussetzung für erfolgreiches E-Government ist der Grad, in dem eine Orga- nisation auf die Nutzung des Internets vorbereitet ist ( internet readiness ). Dabei wird beurteilt, inwieweit die technische Infrastruktur und die internen Geschäftsprozesse der Verwaltung auf den Aufbau von Kundenbeziehungen über das Internet vorbereitet sind. Nur eine leistungsfähige und kompatible Infrastruktur und Software kann von außen kommende Anfragen aufnehmen. Und nur elektronisch gestützte Geschäftsprozesse können solche Anfragen ohne Medienbrüche (z. B. Ausdruck, Weitergabe auf Papier) aufnehmen und weiter verarbeiten. Seit dem Jahr 2001 sind alle Arbeitsplätze der Stadtverwaltung Ulm, die sich für eine Un- cken werden in den nächsten Jahren sukzessive terstützung durch IT-Technik eignen, mit dieser Technik ausgestattet. Lediglich einige Außenstellen wie die Kindergärten sind noch nicht mit IT-Technik ausgestattet. Diese Lü- geschlossen. Alle derzeit 1200 Büroarbeitsplätze sind in das städtische Netzwerk eingebunden. Das Gesamtnetz verfügt über einen gesicherten Übergang zum Internet. Für diesen Netzübergang gelten die Grundregeln zum Sicherheitskonzept der Stadt Ulm. Alle Büroarbeitsplätze sind somit strukturell darauf vorbereitet, Information, Kommunikation und Transaktion über das Internet abzuwickeln. An jedem Büroarbeitsplatz steht ein modernes Kommunikationssystem zur Verfügung, mit dem s ausgetauscht, Termine koordiniert und auf gemeinsame Daten zugegrif- fen werden kann. Diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind per auch für ihre Kommunikationspartner außerhalb der Verwaltung erreichbar. Verwaltungsweit interessante Informationen werden im städtischen Mitarbeiterportal erschlossen. Auf dieser Infrastruktur (und z. T. auf früherer Technik basierend) wurde in den vergan- genen Jahren für praktisch alle mit großen Fallzahlen auftretenden Verwaltungsprozesse (von der Unterstützung der Sozialhilfe-Sachbearbeiter über die Ticketreservierung beim Theater bis zur Unterstützung der Erteilung von Baugenehmigungen) unterstützende Fach-Software installiert. Damit sind die Kernvoraussetzungen im Bereich der Infrastruktur und der Anwendungssoftware die internet readiness für E-Government geschaffen Zielgruppen und Leistungsumfang von E-Government-Anwendungen E-Government-Anwendungen lassen sich nach zwei Kriterien weiter spezifizieren. Zum einen sind die möglichen Zielgruppen von Bedeutung: Verwaltung Bürger (Government to Citizen, G2C) Gestaltung der Prozesse zwischen der Bürgerschaft und der Verwaltung 6 Dr. Jörn von Lucke, Speyer: Vision eines elektronischen Dokumentensafes 9

10 Verwaltung Wirtschaft (Government to Business, G2B) Gestaltung der Prozesse zwischen Wirtschaftsunternehmen (als Geschäftspartner und Objekt von Verwaltungshandeln) und Verwaltung Verwaltung Verwaltung (Government to Government, G2G) Gestaltung der Pro- zesse zwischen unterschiedlichen Verwaltungsträgern und -ebenen Verwaltung Mitarbeiter (Government to Employee, G2E) Gestaltung der Prozesse zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter/in und internes Wissensmanagement Zum anderen können Angebote dahingehend unterschieden werden, ob Informationen bereitgestellt werden, Informationen in einer Interaktion zwischen Benutzer und Anwendung individuell aufbereitet werden oder der Verwaltungsprozess komplett online in einer Transaktion abgewickelt werden kann. Die bisherigen E-Government-Angebote der Ulmer Stadtverwaltung decken bereits heute Teile dieser Dimensionen ab: Der Internetauftritt der Stadt Ulm unter hat seinen Schwerpunkt auf dem Informationsangebot. Auf ca Internetseiten können sich Bürgerinnen und Bürger (G2C) sowie die Wirtschaft (G2B) umfangreich informieren. Insbesondere Dienstleistungen aus dem Bereich Bürgerdienste werden umfassend vorgestellt und es wird über Ansprechpartner, Öffnungszeiten, Anfahrtswege etc. informiert. Der Internetauftritt Ulm stellt das Leben der Bürger und der Wirtschaft in Ulm in seiner ganzen Breite dar und verknüpft es ansatzweise mit dem der Nachbarn in der Region. Dieses Angebot wird in- tensiv genutzt. Interaktionsangebote unter nehmen immer mehr zu. Eine große Zahl von Formularen steht im Internetauftritt bereit und kann am Bildschirm ausgefüllt werden. Derzeit müssen diese i. d. R. noch ausgedruckt und per Post verschickt werden. Die Freiwilligen-Plattform Netz-Fee (Fee steht für freiwillig, engagiert, ehrenamtlich) ermöglicht Angebot und Nachfrage von Hilfeleistungen der Bürger. Die Ulmer Stadtbibliothek bietet allen Nutzern die Möglichkeit der Online-Recherche im gesamten Medienbestand sowie der Vorbestellung, Kontoabfrage und der Leihfristverlängerung. Kartenbestellungen beim Ulmer Theater und beim Stadthaus sind ebenfalls schon heute über das Internet möglich. Über die Ulm/Neu-Ulm Tourismuszentrale kann online nach freien Hotelzimmern gesucht und auf Wunsch gebucht werden, weiter können Stadtführungen angemeldet und Ulm-Souvenirs bestellt werden. Bei den letzten Europa-/Kommunalwahlen bestand die Möglichkeit, Briefwahlunterlagen online zu beantragen. Der Internetauftritt des Stadtentwicklungsverbands Ulm/Neu-Ulm umfasst eine Objektbörse, in der Unternehmen Gewerbeobjekte digital anbieten und nachfragen können. Die Dienstleistungszentren und die Ortsverwaltungen leiten Anträge für Reisepässe und Personalausweise online an die Bundesdruckerei weiter. In ausgewählten Anwendungsfällen können Geschäftsprozesse in Ulm schon heute als Transaktion komplett digital abgewickelt werden: die einfache Melderegisterauskunft die Reservierung des KFZ-Wunschkennzeichens die Bestellung der Meldebestätigung die Beantragung der Lohnsteuerkarte die Online-Suche von Fundgegenständen die Beantragung von Briefwahlunterlagen (nur vor Wahlen) 10

11 Die digitale Signatur wurde in einem Pilotversuch ( ) mit 230 Ulmer Bürge- rinnen und Bürgern erprobt. Für die Zielgruppe der Beschäftigten steht das Mitarbeiterportal mit umfangreichen In- formationen und Formularen zur Verfügung. Insgesamt lässt sich feststellen, dass mit allen Kundengruppen (Bürger, Wirtschaft, Ver- waltungen, Mitarbeiter) und mit allen Anwendungsarten (Information, Interaktion, Transaktion) bereits Erfahrungen vorliegen. 7 Gute Leistungen der Verwaltung nach außen erfordern ein modernes Informations- und Wissensmanagement nach innen sowie eine zukunftsfähige technische Infrastruktur. 5. E-Government-Strategie für Ulm Ausgehend von den beschriebenen technologischen Entwicklungsperspektiven, den Chan- cen und Herausforderungen und dem bereits erreichten Stand soll das E-Government in Ulm zügig und engagiert ausgebaut werden. Die E-Government-Strategie für Ulm wird in der Weise festgelegt, dass aus den übergreifen- Stadt den Leitlinien handlungsorientierte Ziele und strategische Festlegungen für das E-Government der Stadt Ulm abgeleitet werden. Der Erfolg des E-Governments der Ulm misst sich daran, in welchem Maß diese Ziele erreicht werden. Die Ziele und ihre Priori- täten zeigen die nächsten Schritte in den wichtigsten Handlungsfeldern auf (s. Aktionsplan Ziff. 6). Das folgende Schaubild verdeutlicht die Vorgehensweise. Übergreifende Leitlinien der Stadt Ulm Ziele und strategische Festlegungen für das E-Government der Stadt Ulm Aktionsplan mit E-Government-Vorhaben Der Gemeinderat hat in der Klausurtagung am u. a. folgende übergreifende Leitbergreifende Leitlinien linien der Stadt Ulm für die nächsten Jahre beschlossen (Auszüge): Ü Konzentration auf die Wirkung von Leistungen für den Bürger Prüfung und Nutzung von Outsourcing sowie Public Private Partnership Wettbewerb; flächendeckende Nutzung des Instruments, auch dort, wo dieses nicht verbindlich ist Intensive Zusammenarbeit z. B. mit Institutionen, Wirtschaft, Hochschulen sowie Stadt Neu-Ulm 7 Zur Beurteilung von Stand und Handlungserfordernissen des E-Government der Stadt Ulm wurde das im Projekt MEDIA@Komm entwickelte Prüfraster E-Government für Kommunen angewendet. Die Ergebnisse sind in den vorliegenden Masterplan eingeflossen. 11

12 Aufgabenorientierte Leitlinien Vorrang Schwerpunktprogramme (Zukunftsprogramm 2005, Bildungsoffensive) Ausgewogene Bevölkerungsentwicklung und struktur Ausgewogene und zukunftsträchtige Wirtschaftsstruktur Leitlinien des Verwaltungshaushalts IuK-Technik muss dazu dienen, Geschäftsprozesse und Bürgerzufriedenheit zu optimie- technologische Weiter- ren und Kosten zu senken; insbes. Ausbau E-Government und entwicklung (technikgetriebene Verwaltungsreform) Aufbau und Erhalt einer gesamtstädtisch ausgewogenen und zukunftsfähigen Personalstruktur Konkrete strukturelle Überlegungen fach-/bereichsüberg reifend Überprüfung Beschaffungswesen (E-Procurement) Hieraus ergeben sich nachfolgende Ziele für das E-Government der Stadt Ulm, die wie folgt priorisiert werden: Priorität 1: Jährlich werden 5 neue Online-Dienstleistungen für Bürger, Wirtschaft und/oder Gäste bereitgestellt. (Z1) Priorität 2: Ein hoher, insbesondere wirtschaftlicher Nutzen wird nach innen und/oder außen erbracht. (Z2) Priorität 3: Kooperationen mit Partnern, v. a. städtischen Gesellschaften, Wirtschaftsunternehmen, Stadt Neu-Ulm werden gefördert. (Z3) Priorität 4: Intern werden Informiertheit und Motivation gesteigert. (Z4) Priorität 5: Die Standortvorteile werden gestärkt. (Z5) Priorität 6: Die Verwaltungsarbeit wird nach intern und extern transparenter. (Z6) Priorität 7: Die Mitarbeiter/innen gestalten den Wandel mit. (Z7) Folgende strategische Festlegungen werden getroffen: Vorhandene E-Government-Standards werden verwendet. Best-practice-Lösungen anderer Kommunen werden - wenn möglich und sinnvoll - genutzt, um von Erfahrungen anderer zu profitieren. Die Sicherheitsbedürfnisse der betroffenen Zielgruppe/n müssen sorgfältig beachtet werden. 12