Qualitätsmanagement für die Zahnarztpraxis Teil 3: EPA Zahnmedizin Europäisches Praxisassessment. Methoden und Instrumente

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1 Juli August Team-Journal Management Publication Qualitätsmanagement für die Zahnarztpraxis Teil 3: EPA Zahnmedizin Europäisches Praxisassessment Christa Maurer An zahnärztliche Belange angepasst Aufbauend auf international bereits bestehenden Programmen zur Qualitätsförderung, wurde EPA in den Jahren von Ärzten und Wissenschaftlern zunächst für den hausärztlichen Bereich erarbeitet. Nach der positiven Erfahrung mit Hausärzten wurde im Anschluss daran durch Arbeitsgruppen um Prof. Dr. Michael Heners und Prof. Dr. Walther von der Akademie für Zahnärztliche Fortbildung Karlsruhe, sowie Prof. Dr. Szecsenyi vom AQUA-Institut Göttingen das bestehende EPA-Verfahren für den zahnärztlichen Bereich adaptiert. Die Umsetzbarkeit des Systems wurde in einer Pilotstudie im Jahr 2005/2006 mit 64 Praxen erfolgreich getestet. Mittlerweile haben sich 850 Arzt- und 3 Zahnarztpraxen nach EPA zertifizieren lassen. Ziel des EPA Das Europäische Praxisassessment ist ein Qualitätsmanagementsystem, das sich auf das Wesentliche konzentriert und sich an den individuellen Bedürfnissen und Möglichkeiten einer Praxis orientiert, ohne ausufernde Bürokratie. Dabei werden Praxen in die Lage versetzt, dass sie auf Grundlage der Ergebnisse von EPA tlaufend selbstständig Veränderungsmöglichkeiten entwickeln können. Finanzen Menschen Methoden und Instrumente Das europäische Praxisassessment umfasst alle wesentlichen Bereiche des Praxismanagements (Abb. ): Infrastruktur Menschen Inmationen Finanzen Qualität und Sicherheit 5 Schritte führen zur lernenden Praxis Zur Umsetzung sind folgende Schritte erderlich:. Vorbereitung der Praxis und des Praxisteams Um den Praxen den Einstieg in Qualitätsmanagementsysteme Qualität und Sicherheit potenzieller Bestwert Durchschnitt Ihre Praxis Inmationen Infrastruktur Abb. Mit EPA werden alle Bereiche des Praxismanagements umfasst. Der Standort der eigenen Praxis im Vergleich zum möglichen Bestwert bzw. zum Durchschnitt aller teilnehmenden Praxen wird anhand der Grafik deutlich. im Allgemeinen und EPA im Speziellen zu erleichtern, wird entweder ein Workshop Fit für EPA oder ein ausführliches Telefonat angeboten. Beides dient nicht nur als Entscheidungshilfe, ob EPA wirklich das richtige Qualitätsmanagementsystem für die jeweilige Praxis ist, sondern macht auch mit der Philosophie und dem Ablauf von EPA vertraut. 2. Evaluation Im nächsten Schritt wird mittels Befragungen und Visitationen der Status quo der Praxisorganisation eruiert: Schriftliche Befragung eines Zahnarztes z. B. zur allgemeinen Praxisorganisation, Beurteilung der Teamsituation Quintessenz Team-Journal 38 (2008)

2 Management Team-Journal Juli August Publication Nr. Indikator Zielerreichung in % der maximalen Punktzahl 2 3 Die Praxis hat ein organisiertes fallmanagement, das die Maßnahmen im akuten fall festlegt Mindestens ein Praxismitglied (außer dem ärtzl.!! Personal) ist in fallmaßnahmen/ Kollapsmanagement ausgebildet Die Mitglieder der Praxis nehmen regelmäßig an Fortbildungen für den akuten medizinischen fall teil Details Ihre Praxis Durchschnitt Grafik To-Do Items 0 % 67 % 0 % 86 % 40 % 77 % Gesamt 3 % 77 % 3 Abb. 2a Die in der Praxis ermittelten Daten werden von EPA ausgewertet und die Ergebnisse an die Praxis rückgemeldet. In diesem konkreten Beispiel ergibt sich ein dringender Handlungsbedarf bezüglich des fallmangements. Ein Vorschlag, was zu tun ist, wird angeboten, siehe Abbildung 2b. Praxis Logo Muster fallplan Praxis Dr. Muster Musterstr. Musterstadt Was Wer Wie Unverzüglich fall melden ruf aufgeben fallausrüstung holen Betreuung des Patienten bis zum Eintreffen des arztes Derjenige der fall bemerkt Frau Schmidt Frau Krause Frau Müller Über interne Telefonanlage fall dem Arzt und der Anmeldung melden, Patient nicht alleine lassen! Rettungsleitstelle (Tel. 9222) bzw. Feuerwehr (Tel. 2) anrufen fall aufgeben: WO geschah es? WAS geschah? WIE viele Verletzte? WELCHE Art von Verletzungen? WARTEN auf Rückfragen Standort: EKG-Raum unter der Untersuchungsliege:. fallkoffer inkl. fallmedikamente, Beatmungsausrüstung 2. Defibrillator Patient ansprechen, beruhigen a) Bewusstsein vorhanden: situationsgerecht helfen, z.b. Wunde versorgen Erste Hilfe Ersthelfer. Dr. Muster 2. Frau Fischer b) Bewusstsein nicht vorhanden: Atmung prüfen: Atemwege frei machen, Kopf nackenwärts, Kinn anheben, sehen, hören, fühlen Dokumentation der getroffenen Maßnahmen (für arzt, Patientenakte) Kopien vorhandener Vorbefunde des fallpatienten zusammenstellen Wartende Patienten betreuen Angehörige inmieren Patienteneigentum aufbewahren Frau Meister Es Frau Krause Frau Schmidt Frau Krause Frau Fischer Normale Atmung: Stabile Seitenlage Keine normale Atmung: 30x Herzdruckmassage im Wechsel mit 2x Beatmung wird dokumentiert: Symptome, Kreislaufstatus, verabreichte Medikamente, welche Erste-Hilfe-Maßnahmen eingeleitet wurden Inmation der Patienten über die fallsituation und Terminverschiebungen Angehörige inmieren, was passiert ist und wo Patient hingebracht worden ist (Name, Ort des Krankenhauses) Patienteneigentum wird namentlich gekennzeichnet im Spind im Aufenthaltsraum aufbewahrt Erstellt von: Geprüft von: Seite von Erstellt am: Geprüft am: Abb. 2b Um das fallmanagement in den Griff zu bekommen, bietet EPA u.a. ein Muster für einen fallplan an. 2 Quintessenz Team-Journal 38 (2008)

3 Juli August Team-Journal Management Publication Nr. Indikator Zielerreichung in % der maximalen Punktzahl 2 3 Die Patienten sind mit der telefonischen Erreichbarkeit der Praxis zufrieden Die Patienten sind mit der telefonischen Erreichbarkeit des Hausarzts selbst zufrieden Die Patienten sind zufrieden mit den Möglichkeiten, für sie passende Termine zu bekommen Details Ihre Praxis Durchschnitt Grafik To-Do Items 93 % 87 % 86 % 78 % 95 % 86 % 4 Die Patienten sind mit den Wartezeiten zufrieden 70 % 68 % 5 Die Patienten haben den Eindruck, dass auf die vertrauliche Behandlung ihrer Daten und Unterlagen geachtet wird 94 % 90 % Abb. 3a In Sachen Patientenzufriedenheit schneidet diese Praxis überdurchschnittlich gut ab. Was aber nicht heißt, dass es nicht noch besser gehen könnte. Schriftliche Befragung aller Mitarbeiter, z. B. zur Arbeitsbelastung, Beurteilung der Teamsituation Schriftliche Befragung der Patienten, z.b. zur Zahnarzt- Patienten-Beziehung, Praxisorganisation, Zufriedenheit mit dem Praxisteam, Gesamtzufriedenheit Praxisbegehung durch den Visitor (speziell dafür ausgebildete Zahnärzte) Die Visitation findet ca. 3 Monate nach der Anmeldung zum EPA statt. In dieser Zeit werden die schriftlichen Befragungen durchgeführt. Ablauf Visitation: 60-minütige Begehung der Praxis: Visitor überprüft verschiedene Parameter anhand einer Checkliste 45-minütiges Interview mit einem Zahnarzt der Praxis zu weiteren grundlegenden Fragen der Praxisorganisation Nachmittägliche moderierte Teambesprechung Erstellung einer Maßnahmenliste 3. Moderierte Teambesprechung Die bei der schriftlichen Befragung und Visitation gesammelten Daten werden in einer speziell dafür entwickelten Die Patienten haben den Eindruck, dass auf die vertrauliche Behandlung ihrer Daten und Unterlagen geachet wird Zielerreichung in % der maximalen Punktzahl. 00 % 80 % 60 % 40 % 20 % 0 % 94 % Internet-Datenbank Visotool aufbereitet und dem Praxisteam am Nachmittag des Visitationstages präsentiert. Der Visitor moderiert und präsentiert die Ergebnisse, hilft Praxisroutinen aus einem anderen Blickwinkel zu sehen und zeigt Entwicklungsmöglichkeiten auf. 4. Benchmarking Die Praxis erhält durch die Datenerhebungen von EPA Rückmeldungen zu vielen Bereichen der Praxisorganisation: Qualität und Sicherheit (z. B. Unternehmensplanung, 90 % 92 % 88 % 90 % 33 % Ihre Praxis Durchschnitt Alle Praxen Maximum 75 % Median 25 % Minimum Ihre Praxis Durchschnitt Abb. 3b Neben der Auswertung in tabellarischer Form steht auch eine graphische Darstellung zur Verfügung. Wie hier z. B. die Patientenzufriedenheit in Bezug auf den Datenschutz. 98 % Hygiene und Infektionsschutz; Abb. 2a und b) Inmation (z. B. Datenverwaltung und -schutz, Prävention, Patienteninmationsmaterialien) Infrastruktur (z. B. Erreichbarkeit der Praxis, Ausstattung) Menschen (z. B. Personalmanagement, Patientenbetreuung, Fortbildung; Abb. 3a und b) Finanzen (z. B. Finanzverwaltung in der Praxis, Verantwortung und Planung) Quintessenz Team-Journal 38 (2008)

4 Management Team-Journal Juli August Publication Eine Sammlung von QM- Materialien mit Ablaufbeschreibungen und Checklisten Den Visitool -Zugang Workshops z. B. zu Personalführung, Einführung eines Fehlermanagements, Wartung medizinischer Geräte Zertifikatsvergabe Praxen, die das EPA-Verfahren vollständig durchlaufen haben und definierte Anderungen erfüllen, können ein Zertifikat beim Verein Stiftung Praxissiegel e.v. beantragen (Abb. 5). Die Zertifizierung ist freiwillig und kann bereits 3 4 Wochen nach der Visitation erfolgen. Für die Zertifizierung durch Stiftung Praxissiegel e.v. müssen Praxen Abb. 4 Über die Datenbank ist jederzeit der Zugriff auf die eigenen Daten der Praxis sowie auf die QM-Materialien möglich. Alle Elemente von EPA ordnungsgemäß durchlaufen haben Selbstassessment Befragungen Visitation Interview und Teambesprechung Mindestens 50 % von insgesamt 20 Indikatoren und Neun sicherheitsrelevante Kernkriterien erfüllen (z. B. Impfung aller Mitarbeiter gegen Hepatitis B) Alle Daten werden in einem schriftlichen Feedback-Bericht zusammengefasst. Die Praxis erhält für drei Jahre einen passwortgeschützten Zugang zur Internet-Datenbank Visotool (Abb. 4), über die jederzeit Einblick in Ergebnisse möglich ist und wo diese Resultate mit dem allgemeinen Durchschnitt verglichen werden können. Die Praxisdaten können von anderen Praxen nicht eingesehen werden. Nur die jeweilige Praxis hat Zugriff auf ihre eigenen Daten und die anonymisierten Vergleichsdaten der anderen EPA- Praxen. Eine spezielle Software zur Nutzung von Visotool ist nicht notwendig. 5. Organisation der Qualitätsprojekte Die in den ersten vier Schritten aufgezeigten Möglichkeiten zu einer kontinuierlichen Qualitätsverbesserung werden von der Praxis selbstständig weiterverfolgt. Serviceleistungen Unterstützung erhält die teilnehmende Praxis durch: Praxen, die die Zertifizierungskriterien der Stiftung Praxissiegel e.v. nicht erfüllt haben, wird eine 6-wöchige Frist zur Nachbesserung der Kriterien gewährt. Die Praxis muss die Nachbesserung anhand der Zusendung von erstellten Materialien nachweisen. Es entstehen mit der Nachbesserung keine zusätzlichen Gebühren und es erfolgt auch keine erneute Visitation. Gültigkeit des Zertifikats und Rezertifizierung Das Zertifikat von Stiftung Praxissiegel e.v. ist 3 Jahre gültig. 4 Quintessenz Team-Journal 38 (2008)

5 Juli August Team-Journal Management Danach kann sich die Zahnarztpraxis rezertifizieren lassen. Voraussetzung dafür ist ein erneuter Durchlauf aller Bestandteile des EPA-Verfahrens. Um den Qualitätsentwicklungsprozess nachhaltig zu unterstützen, wird im Rahmen der Rezertifizierung geprüft, ob die Praxis im Laufe der vergangenen 3 Jahre konkrete Verbesserungsmaßnahmen umgesetzt hat. Zertifikat Hiermit wird bestätigt, dass die Praxis Max Mustermann in 2345 Musterstadt Stiftung Praxissiegel H H H H H H H H H H H H Publication Eine Initiative von Bertelsmann Stiftung und Topas Germany e. V. Zeitlicher Aufwand für EPA Eintägiger Workshop Ca. Tag Visitation Aufwand für schriftliche Befragungen (Selbsteinschätzung, Mitarbeiter, Patienten) Kosten Die Kosten für die Durchführung des Verfahrens liegen bei ca Folgende Leistungen sind darin enthalten: Einführungsseminar (Workshop) Selbstauskunft zur Praxis Patientenbefragung Mitarbeiterbefragung Vistation 3 Jahre passwortgeschützter Zugang zum Online-Benchmarking 3 Jahre passwortgeschützter Zugang zu den neuesten Online-QM-Materialien mit Visotool Vorbereitung der Unterlagen zur Beantragung des Zertifikats der Stiftung Praxissiegel e.v. Indirekte Kosten entstehen durch die Umsetzung des Verfahrens. Verlust der Arbeitszeit von Zahnarzt und Mitarbeitern während Praxisvisitation und Durchführung der Befragungen ein Qualitätsmanagement-System gemäß den Kriterien von Stiftung Praxissiegel e. V. erfolgreich eingeführt hat. Stiftung Praxissiegel e. V. bestätigt: die erfolgreiche Teilnahme am Qualitätsmanagement-System Europäisches Praxisassessment mit den Elementen Selbstbewertung der Praxis, Patientenbefragung, Mitarbeiterbefragung, Begehung eines externen Visitors, Fremdbewertung und Teambesprechung sowie die vollständige Erfüllung von Kernanderungen in den Bereichen Sicherheit und Infrastruktur. Gültigkeitsdauer: Monat 2020 Registrier-Nr.: Datum der Ausstellung: 00. Monat 2020 Dr. med. Thomas Ruprecht Abb. 5 Das Zertifikat, vergeben von der Stiftung Praxissiegel e.v., ist 3 Jahre gültig. Die Kosten für das Zertifikat von der Stiftung Praxissiegel e.v. betragen 9,. EPA-Praxen können Fördergelder beantragen Sot nach Abschluss des Verfahrens können Praxen Fördergelder von der Europäischen Union (Richtlinie Banz.28S. 707) beantragen. Voraussetzung für die Förderung: Es muss sich um ein rechtlich selbständiges Unternehmen (Praxis) handeln Im letzten Geschäftsjahr vor Dr. Brigitte Mohn, MBA Stiftung Praxissiegel e. V. Carl-Bertelsmann-Straße Gütersloh Internet: info@praxissiegel.de Stiftung Praxissiegel e. V. fördert Qualität und Transparenz im Gesundheitswesen und ist unabhängig von Verbänden, Kostenträgern, Körperschaften und Industrie. Beginn der Beratung darf der Umsatz nicht höher als,28 Mio. Euro gewesen sein Die Förderung besteht in der Gewährung eines Zuschusses zu den Kosten, die für EPA entstanden sind. Die Höhe der Förderung beträgt 40 % der in Rechnung gestellten Nettokosten für EPA (ca. 689, ). Die Förderentscheidung ist für jede Praxis individuell und hängt allein von der Förderstelle und nicht von AQUA ab. AQUA bietet EPA-Praxen kostenlose Unterstützung bei der Antragstellung an. Quintessenz Team-Journal 38 (2008)

6 Management Team-Journal Juli August Publication Was unterscheidet EPA von anderen QM-Modellen? Nach den Angaben EPA sind die wesentlichen Unterschiede zu anderen Modellen: Ergebnisorientierung Die QM-Maßnahmen richten sich nach konkreten Impulsen, die von Patienten, dem Praxisteam und dem externen Visitor kommen können. Nutzenorientierung Qualitätsmanagement findet dort statt, wo es von Nutzen ist in der Praxis. Es muss keine Zeit, kein Geld oder Personal für externe Schulungen investiert werden. Das EPA eigene Visotool enthält alle wichtigen Inmationen, um die QM-Ziele der Praxis zu erreichen. Fachliche Orientierung EPA berücksichtigt das jeweilige Fachgebiet durch spezielle Angebote für Hausärzte, Zahnärzte, Kinder- und Jugendmediziner und sonstige Fachärzte. Stärken und Schwächen des EPA-Verfahrens Stärken EPA erfüllt alle gesetzlichen Anderungen Überschaubarer Aufwand Benchmarking Alle relevanten Qualitätsaspekte werden im Verfahren behandelt Fördergelder können beantragt werden Schwächen Komplizierte Gliederung in Domänen und Dimensionen Keine tlaufenden Kontrollen bis zur Rezertifizierung Fazit EPA Zahnmedizin ist ein seit Jahren akzeptiertes und erfolgreich erprobtes QM-System. Entwickelt von Wissenschaftlern und Zahnmedizinern konzentriert es sich auf die individuellen Bedürfnisse und Möglichkeiten einer Praxis und versetzt diese auf Grund der während des Verfahrens ermittelten Ergebnisse in die Lage, tlaufend selbstständig Veränderungsmöglichkeiten entwickeln zu können. Fünf Schritte führen zur lernenden Praxis, wobei Selbstassessment, Fremdassessment und Benchmarking Teil der zu absolvierenden Kriterien sind. Praxen, die EPA Zahnmedizin in die Praxis einführen, erhalten eine konkrete Rückmeldung über die Ergebnisse in den einzelnen Themenbereichen, sowie zu den konkret gemessenen Indikatoren. Die stärksten Bereiche der Praxen im EPA-System sind jene, die die konkrete zahnmedizinische Behandlung inkl. der Verfügbarkeit der dafür benötigten Inmationen und Materialien gewährleisten. EPA ist ein für die Zahnmedizin empfehlenswertes System, da es speziell auf die Praxis zugeschnitten ist. Eine Zertifizierung erfolgt auf freiwilliger Basis und kann bei der Stiftung Praxissiegel e.v. beantragt werden, ist jedoch keine Voraussetzung. Der zeitliche Aufwand bei der Einführung und Umsetzung des Systems hält sich in annehmbaren Grenzen. Die Kosten liegen im oberen Bereich, relativieren sich jedoch durch die möglichen Fördergelder. Kontakte Wer sich für EPA interessiert und an weiteren Inmationsunterlagen interessiert ist, kann sich an folgende Ansprechpartnerin wenden: Petra Wippenbeck, AQUA Institut für angewandte Qualitätsförderung und Forschung im Gesundheitswesen, Maschmühlenweg 8 0, Göttingen, Tel. 055 / QJ Autorin: Christa Maurer, Lindau, Betriebswirtin, Diplomierte Trainerin und Beraterin (BaTB) und Preisträgerin des Trainerpreises Weitere Infos unter Korrespondenzadresse: Christa Maurer Kommunikation & Management Schneehalde Lindau 6 Quintessenz Team-Journal 38 (2008)

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