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1 Customer Relationship Management für kleine und mittelständische Unternehmen juliteccrm Dokumentation 2012, julitec GmbH Page 1 of 61

2 julitec GmbH Flößaustraße 22 a Fürth Telefon: Fax: julitec CRM 2012, julitec GmbH Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Dokumentation darf ohne schriftliche Genehmigung von julitec verbreitet, vervielfältigt oder reproduziert werden. Erwähnte Produktnamen sind teilweise eingetragene Marken oder Warenzeichen und insofern geschützt. Die Erstellung aller Texte und Abbildungen wurde mit größter Sorgfalt vorgenommen. Trotzdem können Fehler nicht vollständig ausgeschlossen werden. Der Hersteller kann für fehlerhafte Angaben und Folgen, die aufgrund fehlerhafter Angaben entstanden sind, weder die juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Für Verbesserungsvorschläge ist der Herausgeber dankbar. Page 2 of 61

3 1. julitecworkflow julitecworkflow Installation Workflow-Installation Schritt-für-Schritt Einspielen eines Updates Einstellungen der Konfigurationsdatei Versand und Einstellungen Abweichender Dienst-Benutzer julitecworkflow Dienst in Abhängigkeit von der Datenbank starten julitecworkflow Konfiguration Datenlisten Übersicht über alle Datenlisten Aktionen Aufgabe anlegen Datensicherung erstellen Einstellungen aus Datenbank aktualisieren versenden Export in CSV- oder Exceldatei durchführen Feldwerte setzen für Verteiler oder Datenliste Höchste ID in der Datenbank korrigieren Import aus CSV- oder Excel-Datei Skript ausführen Termin anlegen Vergangene Termine in Historie eintragen Verteiler oder Datenliste aufbauen Volltextindex neu aufbauen Wiedervorlage anlegen Zugriffsrechte setzen Gruppen Zeitsteuerung Einmalig Stündlich Täglich Wöchentlich Monatlich Jährlich Beispiel Workflows Workflow Termin Änderungsbenachrichtigung Massenfeldwertänderung Schritt-für-Schritt Tricks bei der Konfiguration Page 3 of 61

4 julitecworkflow Willkommen auf der Startseite des julitecworkflow-handbuches. Auf diesen Seiten finden Sie alle relevanten Informationen zur Installation, Konfiguration und zum Troubleshooting. Der julitecworkflow-server ist ein mächtiges Werkzeug, mit dem sich auf einfache Art und Weise Prozesse und Abläufe, die bestimmten Bedingungen genügen, abbilden. Inhalt julitecworkflow Installation julitecworkflow Konfiguration julitecworkflow Troubleshooting Versionen Wie Sie wahrscheinlich wissen, gibt es zwei Versionen des julitecworkflow-servers. Die nachfolgende Tabelle vergleicht die Funktionen der beiden Versionen von julitecworkflow: Standard Professional Verteiler aufbauen In juliteccrm vordefinierte Verteiler werden automatisch aufgebaut und bleiben so immer auf dem aktuellen Stand. Datensicherung erstellen Erstellt eine Datensicherung mit den Inhalten der Datenbank, sowie allen Texten, Dateien und den Textvorlagen (Dokumente nur ohne julitecdm) Aufgaben anlegen Historien anlegen Vergangene Termine in Historie eintragen s versenden Feldwerte setzen Adress- und Artikelimport Zugriffsrechte setzen Skripte ausführen Page 4 of 61

5 julitecworkflow Installation Page 5 of 61

6 Workflow-Installation Schritt-für-Schritt Installationsdateien kopieren juliteccrm-programmdateien lokal auf dem Server juliteccrm-programmdateien auf einem anderen Server Updates & Kompatible Versionsstände von julitecworkflow und juliteccrm Einrichtung eines Workflows Installationsdateien kopieren Für die Installation des julitecworkflow Servers werden folgende Dateien benötigt: julitecworkflowservice.exe julitecworkflowserviceconfig.exe Windows-Dienst, welcher permanent im Hintergrund läuft und regelmäßig automatisch die Workflows ausführt julitecworkflow Server-Manager zur Überwachung und Konfiguration der Workflows Diese Dateien müssen an einen Zielort kopiert werden - abhängig davon, wo sich die juliteccrm-programmdateien befinden: juliteccrm-programmdateien lokal auf dem Server In diesem (einfacheren) Fall wird der julitecworkflow-server auf dem gleichen Server installiert, auf dem sich auch die juliteccrm-programmdateien lokal befinden. Lokal bedeutet in diesem Fall, dass die juliteccrm-programmdateien auf dem Server nicht nur über ein Netzlaufwerk (z.b. "J:\julitecCRM"), sondern direkt lokal z.b. auf Laufwerk C: oder D: liegen. 1. In diesem Fall kopieren Sie die beiden Installationsdateien bitte in den gleichen lokalen Ordner, in dem die juliteccrm-programmdateien liegen (konkret z.b. die juliteccontact.exe). juliteccrm-programmdateien auf einem anderen Server Wird der julitecworkflow-server nicht auf dem Server installiert, auf dem sich lokal die juliteccrm-programmdateien befinden, sind mehr Schritte nötig: Bitte legen Sie einen lokalen Installationsordner an, z.b. C:\Programme\julitecWORKFLOW. Kopieren Sie die beiden Installationsdateien in diesen Ordner. Abschließend muss die Konfigurationsdatei julitecworkflowservice.ini händisch in diesem Ordner angelegt werden, was hier detaillie rt beschrieben ist. Alle folgenden Installationsschritte beziehen sich nun auf den lokalen Ordner, in den die Installationsdateien des julitecworkflow-servers kopiert wurden. Updates & Kompatible Versionsstände von julitecworkflow und juliteccrm Damit der julitecworkflow-server korrekt funktioniert, muss er im gleichen Versionsstand (bis zur zweiten Stelle, also z.b. 5.3) wie juliteccrm installiert sein. Updates Bitte beachten Sie, dass Sie bei einem Update stets juliteccrm und julitecworkflow gleichzeitig aktualisieren müssen, damit beide Programme weiterhin einwandfrei arbeiten. Dies gilt insbesondere, wenn Sie julitecworkflow nicht auf dem gleichen Server wie juliteccrm installiert haben. In diesem Fall muss das juliteccrm-updateprogramm auf dem Server ausgeführt werden, auf dem der julitecworkflow Server Dienst installiert ist. Sollte dies nicht möglich sein, so müssen die Dateien händisch ausgetauscht werden (vorher Dienst herunterfahren). Weitere Installation ToDo: Zu den folgenden Screenshots muss noch die schriftliche Anleitung ergänzt werden Installation julitecworkflow Server-Manager Page 6 of 61

7 Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst starten mit Menü Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst gestartet Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst installieren Page 7 of 61

8 Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst installieren mit Menü Installation julitecworkflow Server-Manager Dienst Verknüpfung im Startmenü Einrichtung eines Workflows Die detailierte Einrichtung eines Workflows befindet sich im Konfigurationshandbuch des Workflowservers Page 8 of 61

9 Einspielen eines Updates Das Einspielen eines Updates ist je nach Typ der Installation unterschiedlich. Folgender Unterschiede sind möglich: Der Workflow-Server befindet sich im Installationsverzeichnis von juliteccrm Befindet sich der Workflow-Server im gleichen Verzeichnis wie das juliteccrm wird das Update über die von julitec augelieferte Update-Routine auch am Workflow-Server automatisch ausgeführt. Wichtig ist dabei, dass die Routine an dem Rechner gestartet wird, an dem der Workflow-Dienst auch installiert ist (also am Server direkt). Es muss nichts weiter beachtet werden. Der Workflow-Server befindet sich in separatem Verzeichnis Befindet sich der Workflow-Server nicht im gleichen Verzeichnis (oder sogar auf einem anderen Rechner) wie juliteccrm, wird die automatische Update-Routine die Workflow-Installation nicht finden und kann diese somit auch nicht aktualisieren. Daher muss das Update händisch durchgeführt werden. Schrittweise Vorgehensweise Hinweis Dienst " julitecworkflow Server" am entsprechenden Server beenden Dies kann über den Workflow-Manager oder direkt über die Windows-Dienste erfolgen Den julitecworkflow Server-Manager per Rechtsklick über die Taskleiste beenden Wichtig ist dabei, dass das Workflow-Tray-Icon danach nicht mehr zu sehen ist. Der Manager muss also per Rechtsklick -> beenden über die Taskleiste beendet werden. Die beiden Dateien julitecworkflowservice.exe und julitecworkflowseriveconfig.exe durch die neuen Versionen ersetzen Danach den Server-Manager und den Dienst wieder starten Die beiden genanten Dateien kann man über die julitec GmbH erhalten. Alternativ kann man die ausgelieferte Update[...].exe über WinRAR entpacken. Darin sind diese beiden Dateien ebenfalls enthalten. Page 9 of 61

10 Einstellungen der Konfigurationsdatei Unfertig Überblick Ist der julitecworkflow-server auf dem gleichen Server wie juliteccrm installiert und liegt seine Konfigurationsdatei julitecworkflowservice.ini im gleichen Ordner wie die juliteccontact.ini, benötigt der Workflow Server normalerweise keine spezielle Konfiguration, da er alle Einstellungen direkt aus der juliteccontact.ini übernimmt. Lediglich, falls spezielle Einstellungen vorgenommen werden müssen, z.b. falls mehrere Datenbestände in juliteccrm hinterlegt sind oder falls der Workflow-Server auf einem anderen Server als die eigentliche juliteccrm-installation liegt, benötigt er eine eigene julitecworkflowservice.ini. Beispiel einer julitecworkflowservice.ini Das folgende Beispiel zeigt eine julitecworkflowservice.ini: [Database] VerwendeteDatenbank=MSSQL Hostname=CRM-Datenbankserver-Hostname\JULITEC UserName=DatenbankBenutzername Database= ConnectionName= Password=VerschlüsseltesPasswort [OptionenWorkflow] Datenbestand=julitecCRM Datenverzeichnis=\\CRM-Fileserver-Hostname\Freigabe$\Datenverzeichnis\%Datenbestand% Mehrere Datenbestände Sind in juliteccrm mehrere Datenbestände hinterlegt, muss derjenige Datenbestand, mit dem der Workflow Server arbeiten soll, hinterlegt werden. Datenverzeichnis Insbesondere, wenn der Workflow Server auf einem anderen Server als juliteccrm selbst installiert ist, muss das Datenverzeichnis explizit angegeben werden. Wichtig: Hierbei darf kein Netzlaufwerk verwendet werden, der der Workflow Server als Windows-Dienst prinzipiell keinen Zugriff auf Netzlaufwerke hat. Statt dessen muss der UNC-Pfad hinterlegt werden! Page 10 of 61

11 -Versand und Einstellungen Einführung Eine der Hauptaufgaben des Workflow-Servers ist der automatische Versand von s, um Benachrichtigungen zu versenden. Daher muss der julitecworkflowservice-dienst in der Lage sein, s zu versenden. -Einstellungen Der julitecworkflow-server verwendet die -Versand-Einstellungen, die im juliteccrm-datenbestand in den allg. Einstellungen hinterlegt sind. Daher müssen keine weiteren -Einstellungen in der julitecworkflowservice.ini hinterlegt werden. Beim -Versand gibt es grundsätzlich zwei Wege: 1. SMTP Ist in juliteccrm der -Versand über SMTP in den allg. Einstellungen aktiviert und funktionsfähig, verwendet der Workflow-Server diese Einstellungen 1:1 und versendet so seine s. 2. Outlook Ist in juliteccrm allerdings der -Versand über Outlook in den allg. Einstellungen aktiviert, kann der Workflow-Server damit nichts anfangen, da er auf dem Server, auf dem er installiert ist, nicht auf ein Outlook zugreifen kann. In diesem Fall muss in juliteccrm trotzdem ein SMTP-Server hinterlegt werden, welcher dann aber nur vom Workflow-Server verwendet wird. Hierzu geht man folgendermaßen vor: "Allgemeine Einstellungen" öffnen Zum Knoten "Kommunikation" -> " ausgehend" wechseln Im Feld " Versand über" übergangsweise "SMTP" auswählen SMTP-Einstellungen wie Host, Port, Authentifizierung, etc. vornehmen Durch Klick auf "Teste" die erfolgreiche Funktion testen Wichtig: Jetzt im Feld " Versand über" wieder zurück auf Outlook stellen! Dadurch bleiben die SMTP-Daten für den Workflow-Server hinterlegt, die Anwender versenden ihre s aus juliteccrm aber weiterhin über Outlook. Page 11 of 61

12 Abweichender Dienst-Benutzer Unfertig! Da es sich beim julitecworkflow Server um einen Windows-Dienst handelt, müssen dessen Berechtigungen genauer geprüft werden. Nach der Standard-Installation startet der Workflow Server mit dem "Local User" des Servers. Die Berechtigungen dieses lokalen Users reichen normalerweise nicht aus, um z.b. auf die Netzwerk-Freigabe mit der juliteccrm-installation zuzugreifen. Daher muss in der Dienstekonfiguration von Windows dem julitecworkflow Service ein anderer Benutzer zugeordnet werden, welcher Zugriff auf alle benötigten Ressourcen wie z.b. Netzwerkfreigaben hat. Page 12 of 61

13 julitecworkflow Dienst in Abhängigkeit von der Datenbank starten Funktioniert wie in julitecsync: Siehe julitecsync Dienst in Abhängigkeit von der Datenbank starten Datei: julitecworkflowservice.ini Page 13 of 61

14 julitecworkflow Konfiguration Produktbeschreibung Programmbestandteile/Installation julitecworkflow - Dienst julitecworkflow - Konfigurationsprogramm Konfiguration Datenlisten Aktionen Gruppen Zeitsteuerung Ablauf einer typischen Umsetzung Grobe Aufnahme der Anforderungen Spezifikationsworkshop (falls notwendig) Einrichtung/Schulung Produktbeschreibung Mit julitecworkflow können einzelne Programmteile automatisiert werden. Folgt zum Beispiel bei einer Kundenanfrage immer der gleiche Ablauf, kann dieser Ablauf als Workflow definiert und in julitecworkflow konfiguriert werden. Der Benutzer muss die automatisierbaren Teile des Workflows nicht mehr händisch übernehmen, sondern kann auf julitecworkflow vertrauen. So spart der Benutzer wertvolle Arbeitszeit bei gleichbleibender Qualität des Arbeitsablaufs. Programmbestandteile/Installation Für julitecworkflow muss ein Dienstprogramm sowie ein Konfigurationsprogramm in das Programmverzeichnis der juliteccrm-installation kopiert werden. Mit dem Konfigurationsprogramm kann der Windowsdienst dann installiert werden. Vorher muss die ini-datei ggf. angepasst werden. julitecworkflow - Dienst Das Dienstprogramm übernimmt die Durchführung der Workflows. Hierfür muss der Dienst durchgehend zur Verfügung stehen und eine Verbindung zur Datenbank haben. Daher wird das Dienstprogramm auf einem Server oder einem virtuellen Server installiert. julitecworkflow - Konfigurationsprogramm Das Konfigurationsprogramm sollte nicht im Installationspfad von juliteccontact/juliteccrm liegen, sondern zusammen mit dem Dienst auf dem Derver. So können nur berechtigte Benutzer julitecworkflow konfigurieren. Die genau Beschreibung der Installation findet sich im julitecworkflow Installationshandbuch. Konfiguration Die Konfiguration des WORKLFLOW-Servers wird komplett im Konfigurationsprogramm vorgenommen. Datenlisten Page 14 of 61

15 Für einen Workflow wird immer eine Datenliste oder ein Verteiler benötigt, mit deren Elementen dann eine Aktion durchgeführt werden kann. Näheres dazu findet sich auf einer Detailseite. Aktionen Nun muss definiert werden, was mit den Daten der vorher definierten Datenlisten passieren soll. Details hierzu finden sich auf folgender Seite: Akt ionen Gruppen Nach dem Erstellen der Datenlisten und der Aktionen können diese gruppiert werden, damit alle Aktionen in der richtigen Reihenfolge ablaufen. Details dazu finden sich hier. Zeitsteuerung Eine Aktion wird nur dann auch vom julitecworkflow-server berücksichtigt und durchgeführt, wenn eine entsprechende Zeitsteuerung angelegt wurde. Mit der Zeitsteuerung wird das Intervall für die Aktion festgelegt. Auch hierzu gibt es eine Detailsseite mit weiteren Informationen. Ablauf einer typischen Umsetzung Grobe Aufnahme der Anforderungen Durch eine grobe Aufnahme von Anforderungen des Kunden kann entschieden werden, ob ein zwingender Spezifikationsworkshop notwendig ist. Für komplexe Anforderungen, die zum Beispiel nur über ein Skript abgebildet werden können, sollte ein Spezifikationsworkshop durchgeführt und ein Pflichtenheft definiert werden, das den genauen Ablauf festlegt. Spezifikationsworkshop (falls notwendig) Falls die Anforderungen des Kunden komplex sind, um diese mit Bordmitteln des Workflowkonfigurationstools zu definieren, sollte in einem Workshop ein Pflichtenheft entwickelt werden. Darin wird genau beschrieben, welche Scripte zu entwickeln sind. Dieses Pflichtenheft ist dann Grundlage der Aufwandschätzung und dient somt der Preisfindung der Umsetzung. Einrichtung/Schulung Während de Einrichtung der ersten Workflows kann der Kunde bzw. dessen Poweruser bereits in der Einrichtung und Wartung von julitecworkflow geschult werden, Hierbei wird gezeigt, wie Datenlisten, Aktionen und Zeitsteuerungen definiert werden. Die Entwicklung der Scripte wird während dieser Workshops nicht geschult. Page 15 of 61

16 Datenlisten Datenlisten Beschreibung Übersicht über die wichtigsten Datentypen Übersicht über alle Datenlisten Beispiel Datenlisten Für einen Workflow wird immer eine Datenliste oder ein Verteiler benötigt, mit deren Elementen dann eine Aktion durchgeführt werden kann. Die Datenliste gleicht dabei einem Verteiler. Der Unterschied liegt in den Möglichkeiten: Abweichend zum normalen Verteiler können auch Aufgaben, Termine, etc. bearbeitet werden. Bei der Konfiguration einer Datenliste gehen Sie am besten wie folgt vor: Eine Datenliste anlegen. Hier wird definiert, welche Daten als Grundlage für den Workflow dienen sollen Hierzu muss wie gewohnt ein Suchbegriff für die Datenliste definiert werden Anschließend wird ausgewählt, welcher Datentyp für die Datenliste genutzt werden soll Auf diesem Datentyp wird dann eine Bedingung definiert Alternativ kann auf den Datentyp auch ein Script mit der Scriptengine angewendet werden* Mit den Schaltflächen "Aufbauen" und " Löschen" kann die Bedingung bzw. das Script getestet werden Hinweis Bitte beachten Sie: Der julitecworkflow-server kann diese Liste nur nach und nach arbeiten und für jeden Eintrag eine Aktion auslösen. Eine Aktion, die beispielsweise alle Elemente der Datenliste in einer Mail zusammenfasst, ist nicht möglich. * Erfordert das Zusatzmodul julitecskript Page 16 of 61

17 Beschreibung Feld/Button Aufbauen Liste Suchbegriff Datentyp Bedingung/Bedingungsassistent Script Erläuterung Bedeutung Mit diesem Button habe Sie die Möglichkeit, die Datenliste zu Testzwecken aufzubauen Anzeige der bereits aufgebauten Datenliste Suchbegriff für die Datenliste Auswahl des Datentyp (Details siehe unten) Definition der Bedingungen, aus denen die Datenliste aufgebaut wird. Der Bedingungsassistent ist der gleiche, den Sie auch aus juliteccontact/juliteccrm kennen. Hier haben Sie die Möglichkeit, ein Script zu hinterlegen Ein Feld, um die Datenliste und Ihre Bedigungen zu beschreiben. Dies erleichtert die spätere Nachvollziehbarkeit, was diese Datenliste genau darstellt. Übersicht über die wichtigsten Datentypen Alle Datenlisten liefern als Ergebnis Daten vom entsprechenden Datentyp (Abweichungen sind in der Tabelle angegeben). Auf alle Datentypen können wie gewohnt Bedingungen gesetzt werden. Datentyp Beschreibung Adresse Ansprechpartner Aufgabe Auftrag Auftragsposition Benutzer Dokument Eigene Tabelle Inhalt Dokumente nur aus dem juliteccrm ohne julitecdm Alle Einträge aller angelegten Eigenen Tabellen / Einschränkung auf die Art der Tabelle können definieren werden. Historie Mitteilung Projekt Termin Trouble-Ticket VerteilerEintrag Wiedervorlage Zeiterfassung DM-Dokument Dokumente mit intergriertem julitecdm Übersicht über alle Datenlisten Eine Übersicht über alle in julitecworkflow-server vorhandenen Datenlisten finden Sie auf einer Übersichtsseite. Beispiel Page 17 of 61

18 Hier sehen Sie ein Beispiel für eine Datenliste. In dieser Datenliste werden alle Termine erfasst, die innerhalb der letzten Stunde geändert worden sind. Es empfiehlt sich, jede Datenliste (und später auch jede Aktion, etc.) auf unten vorgestellte Art und Weise zu dokumentieren. Datenliste Datentyp Termin Änderungsbenachrichtigung Termin Bedingung GeändertAmMitBenutzerTeilnehmer C > -1H Script - Erläuterung Datenliste erfasst alle Termine und deren Benutzer, die in der letzten Stunde geänderte worden sind. Page 18 of 61

19 Übersicht über alle Datenlisten In diesem Artikel finden Sie als Übersicht alle Datenlisten, die im julitecworkflow-server vorhanden sind. Diese benötigen Sie im normalen Betrieb nicht. Datenlisten Adresse Adresse_AdressKategorie Adresse_Benutzer AdressKategorie AktiverBenutzer Anschrift Ansprechpartner Ansprechpartner-Funktion Ansprechpartner-Interessen APFunktion_Ansprechpartner APInteresse_Ansprechpartner Artikel Artikel_Lager Aufgabe Aufgabe_Benutzer Auftrag Auftragsposition Auswertung AuswertungElement Bankleitzahl Bankverbindung Bedingte Konfiguration Benutzer Benutzer_Gruppe Besprechungsinhalt Beziehungsart BOAenderung BOAenderungZuordnung Branche DatenListe DatenListeEintrag Diagramm Diagrammreihe Page 19 of 61

20 Dimension Historische Werte Dokument DokumentBaum Dokument_DokumentBaum Dynamische Ansicht Dynamische Ansicht Element Eigene Felder Knoten Eigene Tabelle Eigene Tabelle Inhalt Eigenes Feld EinschränkungFeld EinschränkungFeld Datenquelle Einstellung EintragZustand Erinnerung Event EventPreis EventTermin Favorit FreiesFeldInhalt FulltextEntry Gebiet Gebiet_Benutzer Historie Import ImportFeld ImportVorgang ImportVorgang_BO Kampagne KampagneAktionHistorie Kampagne_Verteiler Kommunikation Kürzel Lager Lagerbestand Lagerbuchung Lebenslauf Page 20 of 61

21 Liste Vorlage Mandant MemoAnhang Mitglied Mitgliedschaft Mitteilung NummerGeneratorEintrag Plancode Plancode Element Planung Daten Planung Element PLZ Projekt Projektplan Eintrag Projekt_Benutzer RechtZuordnung SpaltenAnsicht Standort Strasse StructureFolder StructureFolderBO SuchbegriffEintrag Tagesordnungspunkt Termin Termin_Adresse Termin_Benutzer Textvorlage Textvorlagenordner TextVorlage_VorlageBaum Trouble-Ticket Trouble-Ticket-Produkt TroubleTicket_Adresse TroubleTicket_Benutzer TroubleTicket_Produkt TroubelTicket_Projekt Verknuepfung Verteiler Page 21 of 61

22 VerteilerEintrag Warengruppe Wiedervorlage Workflow Aktion Workflow Aktion Zuordnung WorkflowMerkEintrag Zeiterfassung Zeitsteuerung AuftragUSt AuswertungElementZahl Beziehung Dummy Beziehungsart Checksum DM-Dokument DMDocumentFileVersion DMDocumentHistoryEntry DMDocumentType DMDocument_Folder DMFolder DummyBO DynamischesBO MetaDaten LizenzDaten LizenzNehmer Page 22 of 61

23 Aktionen Aktionen Definieren Übersicht über alle Aktionen Beispiele Aktionen Definieren Nach Anlegen einer Datenliste muss definiert werden, was mit den Daten der vorher definierten Datenlisten (alternativ kann auch ein Verteiler verwendet werden) passieren soll. Hierzu sind diverse Aktionen (wie z.b. Aufgabe erstellen) bereits vordefiniert. Zusätzlich können Scripte angewendet werden und somit beliebige Aktionen erzeugt werden. Zum Beispiel kann ein Feld jedes Elementes mit einem bestimmten Wert belegt werden oder es kann eine versendet werden. Unten angefügt sehen Sie ein Blanko-Auswahlfeld für Aktionen. Übersicht über alle Aktionen Aktion Beschreibung Informationen Aufgabe anlegen Legt eine Aufgabe für einen oder mehrere Benutzer an Details Datensicherung erstellen Erstellt automatische Datensicherungen von juliteccrm Details Einstellungen aus Datenbank aktualisieren Aktualisiert die Datenlisten, Aktionen und Zeitsteuerungen von julitecworkflow Details versenden Versendet (s) an einen oder mehrere Empfänger Details Page 23 of 61

24 Export in CSV- oder Exceldatei durchführen Feldwert setzen für Verteiler / Datenliste Historische Werte speichern Höchste ID in Datenbank korrigieren Import aus CSV- oder Exceldatei durchführen Mit dieser Aktion kann man einen Verteiler oder eine beliebige Datenliste in eine Datei exportieren. Setzt Felder des Verteilers/der Datenliste auf einen bestimmten Wert Historische Werte sind mehrdimensionale Elemente zum Speichern von verdichteten Zahlen für Auswertungen. Spezialanwendung - Wird nur von julitec in Einzelfällen eingerichtet! Korrigiert die höchste ID in der Datenbank von juliteccrm - auch als Menupunkt im Administratorenbereich von juliteccrm vorhanden Importiert Adressen oder Artikel aus einer Excel/csv-Datei Details Details Details Details Script ausführen* Führt ein Delphi-Skript aus Details Termin anlegen Legt einen Termin für einen oder mehrere Benutzer an Details Vergangene Termine in Historie eintragen Trägt vergangene Termine in die Adress- oder Projekthistorie von juliteccrm ein Details Verteiler / Datenliste aufbauen Aktualisiert eingerichtete Verteiler bzw. Datenlisten Details Volltextindex neu aufbauen Baut den Suchindex von Adresse und Projekt in juliteccrm neu auf Details Wiedervorlage anlegen Legt eine Wiedervorlage für einen oder mehrere Benutzer an Details Zugriffsrechte setzen Setzt bestimmte Zugriffsrechte auf die Inhalte der Datenliste Details * Erfordert das Zusatzmodul julitecskript Beispiele Auf den jeweiligen Detailseiten finden sich Beispiele für die Aktionen und detaillierte Beschreibungen. Ebenso zeigen wir Ihnen Vorschläge für die Dokumentation der Aktion, um diese später nachvollziehen zu können. Page 24 of 61

25 Aufgabe anlegen Beschreibung Mit der Aktion "Aufgabe anlegen" können Sie - wie der Name schon sagt - Aufgaben durch den WORKFLOW-Server anlegen lassen. Dabei können Sie auf alle Möglichkeiten zurückgreifen, die Ihnen die normalen Aufgabenvorlagen bieten. Beispiel Im Beispiel sehen Sie, wie man eine Aufgabe anlegt. Der benutzte Verteiler ist der Ihnen bereits bekannt Verteiler "Kunden" aus dem Demo-Datenbestand (Kategorie gleich Kunde). Suchbegriff Adresse - Aufgabe Produkteinsatz nachhaken Aktion Verteiler/Datenliste Aufgabe anlegen Kunden Details Feld Verteiler/Datenliste Aufgabe Vorlage bearbeiten Bedeutung Der zu bearbeitende Verteiler bzw. die Datenliste, für deren Inhalt eine Aufgabe angelegt werden soll An dieser Stelle können Sie die verwendete Aufgabenvorlage den Bedürfnissen der Workflow-Aktion anpassen Page 25 of 61

26 Datensicherung erstellen Beschreibung Diese Aktion ermöglicht es Ihnen, eine automatische Datensicherung Ihrer juliteccrm-installation und all Ihrer Daten durch den julitecworkflow-server durchführen zu lassen. Beispiel Suchbegriff Aktion Verzeichnis Bemerkung Texte und Dateien sichern Textvorlagen sichern Alle Dateien packen (ZIP) Datensicherung erstellen Datensicherung erstellen C:\BACKUP_julitec Datensicherungen von julitec ja ja ja Passwort ****** Details Feld Verzeichnis Bedeutung An dieser Stelle können Sie das Verzeichnis auswählen, in das die Datensicherung erstellt wird Page 26 of 61

27 Bemerkung Texte und Dateien sichern Textvorlagen sichern Alle Dateien packen (ZIP) Passwort Sie können zu dieser Datensicherung eine Bemerkung hinterlegen, um verschieden Sicherungen von einander zu unterscheiden Mit dieser Option können Sie festlegen, ob alle Dokumente mit gesichert werden sollen Diese Option legt fest, ob die von Ihnen erstellten Textvorlagen mit gesichert werden sollen Zusätzlich können Sie die Datensicherung in ein Zip-File einfügen lassen, um Platz auf dem Sicherungsmedium zu sparen. Optional ist die Angabe eines Passwortes möglich Hier können Sie ein Passwort festlegen. Dieses wird nur als *** angezeigt. Page 27 of 61

28 Einstellungen aus Datenbank aktualisieren Beschreibung Diese Aktion aktualisiert alle Einstellungen aus der Datenbank. Hintergrund: Der Dienst des julitecworkflow-server ist nicht dazu in der Lage, veränderte Einstellungen des WORKFLOW-Servers zu bemerkenn. Diese Aktion übernimmt alle Einstellungen aus der Datenbank in den Dienst, damit dieser nicht neugestartet werden muss. Zu empfehlen ist, diese Aktion jeden Tag einmal in der Nacht laufen zu lassen, um alle Änderungen des Tages zu übernehmen. Beispiel Page 28 of 61

29 versenden Beschreibung Diese Aktion ist eine der mächtigsten Aktion im julitecworkflow-server. Sie können bei bestimmten Ereignissen eine an Benutzer oder auch Externe versenden und dazu viele Einstellungen und Felder nutzen, die diesen Versand beeinflussen wie auch die versendeten s in die Kontakthistorie von Adresse/Projekt eintragen und das zugehörige Dokument ablegen. Beispiel -Versand Suchbegriff Aktion Verteiler/Datenliste Textvorlage Betreff Empfänger Name Empfänger Ticket Änderungsbenachrichtigung - senden versenden Neue Tickets (noch nicht benachrichtigt) -Vorlage Ticketbenachrichtigung (HTML) [Ticket #Nummer#] #TTStatus#: #Betreff# #ErsteAdressZuordnung.Ansprechpartner.TitelVornameName# #ErsteAdressZuordnung.Ansprechpartner. # Page 29 of 61

30 Absender Name Absender BCC Anhang Ticket-System [julitec GmbH] als_anhang Wie Sie an diesem Beispiel erkennen können, ist es auch im Workflowserver möglich, die Platzhalter zu benutzen, die Sie aus den Textvorlagen kennen! Details Feld Verteiler/Datenliste Textvorlage Betreff Empfänger Name Empfänger Absender Name Absender CC BCC Anhang Bedeutung Auswahl des Verteilers bzw. die Datenliste, für deren Inhalt eine Aufgabe angelegt werden soll Auswahl der Textvorlage, die für die genutzt werden soll Eine aussagekräftige Betreffzeile hat noch keine Mail geschadet Name des Empfängers Die -Adresse des Empfängers Name des Absenders Die -Adresse des Absenders -Adresse eines Empfängers, der die Mail in Kopie erhalten soll Empfänger einer Blindkopie Dieses Feld erscheint nur, wenn in der zugrunde liegenden Entität mindestens ein Feld vom Typ "Dokument" existiert. Hier geben Sie den Feldnamen dieses Dokument-Feldes an (Ohne #-Zeichen). Die in diesem Feld verknüpften Dokumente werden dann der als Anhang hinzugefügt. Beispiel -Ablage Details In der Aktion " senden" können Sie bestimmen, ob die jeweilige abgelegt werden soll bzw. ein Historieneintrag erzeugt werden soll. Page 30 of 61

31 So haben Sie die Möglichkeit einen Historieneintrag in einer Adresse oder einem Projekt zu erzeugen oder das Dokument in Adresse, Projekt und/oder der Datenliste zugrundeliegenden Entität abzulegen. Feld Historieneintrag anlegen Bedeutung Aktivierung der Erzeugung von Historieneinträgen Adresse Angabe des Feldes der Adress- ID ohne #-Zeichen Kategorie Auswahl der Kategorie des Historieneintrags Projekt Angabe des Feldes der Projekt- ID ohne #-Zeichen Ablage zur Adresse Aktivierung der Ablage des Dokuments zur Adresse Adresse Angabe des Feldes der Adress- ID ohne #-Zeichen Unterordner Ablage zum Projekt Angabe des Ordners, in welchem das Dokument abgelegt werden soll. In der Form "Ordner\Unterordner\Unterunterordner" Aktivierung der Ablage des Dokument zum Projekt Projekt Angabe des Feldes der Projekt- ID ohne #-Zeichen Unterordner Zusätzlich ablegen zu Angabe des Ordners, in welchem das Dokument abgelegt werden soll. In der Form "Ordner\Unterordner\Unterunterordner" Wenn die Entität der zugrunde liegenden Datenliste eine Dokument-Ablage erlaubt, kann hier die Ablage des Dokuments zur Entität aktiviert werden. Zusätzlich kann angegeben werden, ob der festgelegte Unterordner zur Adresse/zum Projekt angelegt werden soll, wenn dieser nicht existiert oder stattdessen der Hauptordner verwendet werden soll. Die Angabe der jeweiligen IDs (Adresse/Projekt) erfolgt ohne #-Zeichen, da hier lediglich der Verweis auf das entsprechende Feld ges etzt wird und nicht der Feldwert ausgegeben werden soll. Page 31 of 61

32 Export in CSV- oder Exceldatei durchführen Beschreibung Die Aktion "Export in CSV- oder Exceldatei durchführen" ist in Version 5.3 hinzugekommen, siehe Mit dieser Aktion kann man einen Verteiler oder eine beliebige Datenliste in eine Datei exportieren. Details Zur Konfiguration der Aktion muss zunächst ein Verteiler bzw. eine Datenliste gewählt werden. Es ist meistens sinnvoll, vorher eine Aktion laufen zu lassen, die den Verteiler bzw. die Datenliste neu aufbaut. Anschließend gibt man einen Dateinamen in das Feld "Exportdatei" ein. Sollte die Datei vor dem Export schon vorhanden sein, so wird sie durch den Export ersetzt. Ist die Dateiendung ".xls", so wird der Export im Excel-Format durchgeführt. Bei allen anderen Endungen wird eine CSV-Datei geschrieben mit Strichpunkt als Trennzeichen der Felder. Zuletzt müssen noch die Spalten gewählt werden, die exportiert werden sollen. Über die Wiederholsperre kann - wie bei anderen Aktionen auch - ein Datensatz für eine gewisse Zeit blockiert werden. Beispiel: Der Export eines Verteilers wird täglich ausgeführt. Es ist eine Wiederholsperre von 5 Tagen aktiv. Wenn ein Verteilereintrag heute exportiert wird, so wird er die nächsten 5 Tage nicht exportiert. Danach ist die Wiederholsperre für den Datensatz abgelaufen und er wird wieder exportiert. Eine Wiederholsperre von 9999 führt dazu, dass ein Datensatz nur einmalig exportiert wird. Die Wiederholsperre ist eine allgemeine Funktion des Workflow Servers und macht für Exporte in der Regel nur wenig Sinn. Page 32 of 61

33 Feldwerte setzen für Verteiler oder Datenliste Beschreibung Mit dieser Aktion haben Sie eine Funktion zur Verfügung, mit der Sie durch einen Workflow-Lauf über eine Datenliste Felder und deren setzen oder ersetzen lassen können. Beispiel Suchbegriff Feldwert setzen für Verteiler / Datenliste Aktion Verteiler/Datenliste Zu setzendes Feld Neuer Feldinhalt Nur setzen, wenn das Feld leer ist Feldwert setzen für Verteiler / Datenliste Kunden Adresse.Betreuer HG ja Details Feld Verteiler/Datenliste Zu setzendes Feld Bedeutung Auswahl des Verteilers bzw. die Datenliste, für deren Inhalt eine Aufgabe angelegt werden soll Welches Feld soll ersetzt werden? Dies kann über einen Feldauswahldialog ausgewählt werden. Page 33 of 61

34 Neuer Feldinhalt Nur setzen, wenn das Feld leer ist Der neue Feldinhalt - je nach gewähltem Feld ebenfalls über einen Auswahldialog wählbar. Option, das Felder, die bereits einen Inhalt haben, nicht überschrieben werden Page 34 of 61

35 Höchste ID in der Datenbank korrigieren Beschreibung Korrigiert die höchste ID in der Datenbank von juliteccrm - auch als Menupunkt im Administratorenbereich von juliteccrm vorhanden Beispiel Page 35 of 61

36 Import aus CSV- oder Excel-Datei Beschreibung Importiert Adressen oder Artikel aus einer Excel- oder CSV-Datei. Beispiel Suchbegriff Import aus CSV- oder Exceldatei durchführen Aktion XML-Datei Importdatei Importtyp Import aus CSV- oder Exceldatei durchführen Importdatei.xml Daten.xls Adressen Details Feld XML-Datei Import-Datei Importtyp Bedeutung XML-Datei, in der der Aufbau der zu importierenden Excel-Datei festgelegt ist. Diese Datei kann vorher mit dem Import-Assistenten in juliteccrm erstellt werden. Die zu importierende Excel-Datei Auswahl, ob Adressen oder Artikel importiert werden sollen Page 36 of 61

37 Skript ausführen Beschreibung Diese Aktion führt ein Delphi-Skript aus. Diese Aktion ist nur mit dem julitecworkflow-server Professionel möglich! Beispiel Suchbegriff Script ausführen Aktion Verteiler/Datenliste Tabelle Dateiname Script ausführen Alle Adressen Keine Skript.vbs Details Feld Verteiler/Datenliste Bedeutung Auswahl des Verteilers bzw. die Datenliste, für deren Inhalt eine Aufgabe angelegt werden soll Page 37 of 61

38 Tabelle Dateiname Auf welche Tabelle soll das Skript angewendet werden? Dateiname des Skriptes Page 38 of 61

39 Termin anlegen Beschreibung Diese Aktion legt automatisch Termine an. Beispiel Suchbegriff Termin anlegen Aktion Termin anlegen Verteiler/Datenliste Newsletter Details Feld Verteiler/Datenliste Vorlage für Termin bearbeiten Bedeutung Auswahl des Verteilers bzw. die Datenliste, für deren Inhalt eine Aufgabe angelegt werden soll An dieser Stelle können Sie die Terminvorlage, die Sie für die Anlage des Termins verwenden wollen, Ihren Bedürfnissen anpassen Page 39 of 61

40 Vergangene Termine in Historie eintragen Beschreibung Mit dieser Aktion können sie Termine, die in der Vergangenheit liegen und zu denen es keinen Historieneintrag gibt, in die Historie eintragen. Beispiel Page 40 of 61

41 Verteiler oder Datenliste aufbauen Beschreibung Dieser Funktion ermöglich es Ihnen, die Datenliste aufzubauen, die Sie zuvor definiert haben. Dies bedeutet, dass Sie, nachdem Sie eine Datenliste definiert haben, als erste Aktion die Aktion ausführen müssen, die auf dieser Seite beschrieben ist. Beispiel Suchbegriff Termin Änderungsbenachrichtigung - Datenliste aufbauen Aktion Wiederholsperre Verteiler/Datenliste Datenliste aufbauen 5 Tage Terminänderungbenachrichtigung Details Feld Verteiler/Datenliste Bedeutung Auswahl des Verteilers bzw. die Datenliste, für deren Inhalt eine Aufgabe angelegt werden soll Page 41 of 61

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