Projektmanagement / Übungen

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1 Prof. Dr.-Ing. Günter Eberl Projektmanagement mit Microsoft Project Projektmanagement / Übungen 4 Übungen zu Termin- und Kostenmanagement Eine wichtige Aufgabe bei der Projekterstellung ist die Terminplanung. Um Ihnen die Arbeit mit Terminen zu vereinfachen, können Sie viele Optionen zur Steuerung von Terminen und Vorgangsbeziehungen nutzen. Folgende Verknüpfungstypen für Vorgänge können Sie wählen: 1. Ende - Anfang (EA). 2. Anfang - Anfang (AA). 3. Ende - Ende (EE). 4. Anfang - Ende (AE). Der erste Buchstabe bezieht sich auf den Vorgänger, der zweite auf den Nachfolger, z.b. EE- Verknüpfung bedeutet: Der Endtermin des Vorgängers bestimmt den Endtermin des Nachfolgers. 4.1 Ändern einer Vorgangsbeziehung Für viele Projekte ist die Standardeinstellung Ende-Anfang (EA)-Beziehung nicht immer ausreichend. Wenn zum Beispiel zwei Vorgänge zur selben Zeit anfangen müssen, können Sie eine Anfang-Anfang (AA)-Beziehung erstellen. Wenn Vorgänge zur selben Zeit enden müssen, können Sie eine Ende-Ende (EE)-Beziehung verwenden. Um Zeit zu gewinnen, soll die Abnahme Maschine Typ II so früh wie möglich beginnen, d.h. frühestens zum selben Zeitpunkt beginnen wie der Start des Wassertest SRT. Erstellen Sie eine AA-Beziehung zwischen den Vorgängen Wassertest SRT und Abnahme Maschine Typ II.

2 1. Doppelklick auf den Verknüpfungspfeil zwischen Wassertest SRT und Abnahme Maschine Typ II 2. Wählen Sie für die Verknüpfungs-Art: Anfang-Anfang (AA) aus der Liste. 3. Bestätigen mit OK. 4.2 Terminliche Einschränkungen Wenn ein Vorgang an einem bestimmten Termin beginnen oder enden muß, können Sie diesen Termin festlegen und so den Anfang oder das Ende des Vorgangs steuern. Die Freigabe zur Kundenschulung... kann erst erfolgen, wenn die Abnahme Maschine Typ I und Abnahme Maschine Typ II durchgeführt ist. Es reicht also völlig aus, wenn die Abnahme Maschine Typ I erst dann erledigt ist, wenn die Abnahme Maschine Typ II abgeschlossen ist. Stellen Sie für den Vorgang Abnahme Maschine Typ I eine terminliche Einschränkung So spät wie möglich ein. 1. Führen Sie einen Doppelklick auf den Vorgang Abnahme Maschine Typ I aus. 2. Wählen Sie das Register Spezial. 3. Wählen Sie im Feld Art So spät wie möglich aus und bestätigen Sie mit OK. Warum erfolgt nun Abnahme Maschine Typ I so spät? Wie hängt die Verschiebung mit dem harten Endtermin zusammen? 4.3 Benutzerdefinierte Ressourcen-Tabellen Wenn Sie umfangreiche Projekte planen, die aus mehr als 100 Vorgängen bestehen, und mit vielen Ressourcen arbeiten, müssen Sie Ihre Ressourcen und Kosten exakt planen. Sie benötigen bei großen Projekten z.b. eine Auflistung der Ressourcenstunden nach Abteilungen oder internen/ externen Mitarbeitern. Außerdem müssen Sie auch zu den Ressourcen die Kostenstellen speichern, um später nach Kostenstellen auswerten zu können. Erstellen Sie in der Tabelle Ressource: Tabelle ein zusätzliches Feld für die Erfassung von Kostenstellen

3 1. Wählen Sie die Ansicht Ressource: Tabelle. 2. Klicken Sie die Spalte Max. Einheiten an, um eine neue Spalte davor einfügen zu können. 3. Wählen Sie aus dem Menü Einfügen den Befehl Spalte einfügen Wählen Sie im Feld Feldname Text3 aus. 5. Geben Sie im Feld Spaltentitel Kostenstelle ein. 6. Bestätigen mit OK. 7. Weisen Sie den Mitarbeitern, die im Versuch- und Prototypenbau beschäftigt sind, die Kostenstelle 1360 zu (Mauer, Meier, Huber und Hort). 4.4 Benutzerdefinierte Ressourcen-Filter Für die Auswertung benutzerdefinierter Textfelder müssen sie eigene Filter erstellen. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Filter, der nur die Ressourcen, die einer bestimmten Kostenstelle zugeordnet wurden, anzeigt. 1. Sie bleiben in der Ansicht Ressource: Tabelle. 2. Wählen Sie aus dem Menü Projekt den Befehl Filter. 3. Wählen Sie die Option Weitere Filter Wählen Sie im Feld Filter Ressource. 5. Klicken Sie auf Gruppe Klicken Sie auf Kopieren Geben Sie unter Name Kostenstelle ein. 8. Klicken Sie auf die erste Zeile der Spalte Feldname. 9. Wählen Sie aus der Bearbeitungszeile das Feld Text Klicken Sie auf die erste Zeile der Spalte Bedingung. 11. Wählen Sie aus der Bearbeitungszeile Gleich. 12. Klicken Sie auf die erste Zeile der Spalte Werte. 13. Geben Sie Kostenstelle:? ein (zwei Zeilen weiter oben!). 14. Bestätigen mit OK. 15. Klicken Sie auf Anwenden

4 16. Geben Sie 1360 ein. Es werden nur die Mitarbeiter der Kostenstelle 1360 angezeigt. 4.5 Ressourcenplanung mit Halbtageskräften Sie stellen während des Projektverlaufs fest, daß Sie noch einen Qualitätssicherer als Halbtagskraft benötigen. Für diesen Mitarbeiter müssen wir im Ressourcenkalender die Arbeitszeit anpassen. Legen Sie eine Ressource Marge mit einer Arbeitszeit von 20 Stunden pro Woche und einem Stundensatz von 80,00 DM an. 1. Wählen Sie aus dem Menü Ansicht den Befehl Ressource: Tabelle. 2. Geben Sie in die Leerzeile nach der letzten Ressource den Namen Marge ein. 3. Als Gruppe geben Sie QS ein. 4. Geben Sie im Feld Max. Einheiten 100 % ein. 5. Geben Sie den Stundensatz von 80,00 DM ein. 6. Wählen Sie als Basiskalender den Kalender PROTOTYP. 7. Doppelklick auf Marge, um die Arbeitszeit (Register) von Marge ändern zu können. 8. Markieren Sie die Wochentagsnamen in der grauen Überschriftenzeile. 9. Markieren Sie Angepaßte Arbeitszeit und löschen die zweite Zeile im Feld Arbeitszeit (von 13:00 bis 17:00). 10. Bestätigen mit OK. 11. Wechseln Sie in die Ansicht Balkendiagramm und markieren Sie Abnahme Maschine Typ II. Ersetzen Sie die Vollzeitkraft Mauer (bisher mit 50 % zugeteilt) durch die Halbtagskraft Marge 100 % (!!). 12. Teilen Sie das Fenster und wählen Sie für die untere Ansicht Vorgang: Einsatz. Was stellen Sie fest, wenn Sie die Balkenlänge betrachten? - 4 -

5 4.6 Kostenmanagement Die Kostenerfassung für einen Vorgang kann zum einen durch Zuordnung von Ressourcen erfolgen: Standardsatz Kosten / Einsatz (damit sind die Kosten von der Dauer des Vorganges abhängig) (damit sind die Kosten von der Dauer des Vorganges unabhängig). Andererseits können Kosten unabhängig von einer Ressourcenzuordnung über das Feld Feste Kosten erfolgen. Richten Sie sich die Bedieneroberfläche für das Kosten-Controlling ein und erfassen Sie die Kosten für die Maschine II. 1. Heben Sie die Fensterteilung auf. 2. Teilen Sie das Fenster und stellen in der oberen Ansicht das Balkendiagramm, in der unteren Ansicht die Maske Ressourcenkosten dar (Klick rechte Maustaste!). 3. Aktivieren Sie die obere Ansicht und wählen über Ansicht, Tabelle, Kosten eine Tabelle aus, die auch die Eingabe im Feld Feste Kosten ermöglicht. Ziehen Sie die Trennlinie zwischen linker und rechter Bildschirmhälfte nach rechts, um sämtliche Kostenfelder der Tabelle zu sehen. 4. Markieren Sie Abnahme Maschine Typ II und versuchen Sie, die Ressourcenkosten (Maskenansicht) und die Gesamtkosten (Tabelle) zu verstehen. 5. Geben Sie im Feld Feste Kosten DM zur Erfassung der Kosten von Maschine II ein. Die Gesamtkosten verändern sich damit, ohne daß die Maschine als Ressource dem Vorgang zugeordnet wurde. 6. Ändern Sie im Feld Feste Kosten zurück auf 0 DM. Ordnen Sie Abnahme Maschine Typ II die Ressource Maschine II zu. In diesem Fall werden die Maschinenkosten über die Ressourcenzuordnung generiert. 7. Ändern Sie in der Maskenansicht die Dauer auf 3t und beobachten Sie die Veränderung in den Kosten, um den Unterschied zwischen Standardsatz und Kosten/ Einsatz zu verstehen. Hinweis: Beachten Sie, daß Sie über Sammelvorgänge Kosten verdichten, d.h. summieren lassen können