Scanning- Reservationslösung Gemeinden Benutzerhandbuch

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1 Scanning- Reservationslösung Gemeinden Benutzerhandbuch Scan Center Version von 15

2 Inhaltsverzeichnis 1 Beschreibung der Applikation Benutzerverwaltung Importmodul Scan-Auftrag Tagesliste Auswählen eines Moduls Ablauf Rollenkonzept Benutzerverwaltung Benutzer erfassen Benutzer mutieren Benutzer löschen Verwaltung der Scan-Aufträge Scan-Auftrag erfassen Scan-Auftrag mutieren / Lieferschein drucken Lieferschein drucken (Einstellungen) Kopf- und Fusszeilen entfernen Querformat Farbiger Ausdruck Löschen eines Scan-Auftrags Tagesliste von 15

3 1 Beschreibung der Applikation Das Ziel dieser Applikation ist es, die Auftragserteilung der Gemeinden ans Scan Center des es Winterthur und an die Optimo-Service AG (Nachfolgend Optimo genannt) zu vereinfachen. Scan-Aufträge können über das Internet erfasst werden. Die möglichen Termine für die Erfassung eines Scan-Auftrages werden durch das Winterthur definiert. Nachdem der Scan-Auftrag erfasst wurde, hat die Gemeinde die Möglichkeit einen Lieferschein zu drucken. Ebenfalls kann eine Tagesliste für den Fahrer generiert werden. Auf dieser sind die Gemeinden ersichtlich, bei welchen Steuererklärungen abgeholt und zurückgebracht werden müssen. Die Applikation gliedert sich in vier Module, welche unten genauer erläutert werden. Dem Rollenkonzept können Sie entnehmen auf welche Module Sie Zugriff haben. Ihre Rolle finden Sie im Benutzerverwaltung Hier werden alle Benutzer verwaltet, welche Zugriff auf die Webapplikation haben. Des Weiteren kann hier angegeben werden, ob der Benutzer ein Mail erhält, wenn ein Scan-Auftrag für seine Gemeinde erstellt wurde. Dies geschieht durch das Setzen des Häkchens "Kontaktperson". 1.2 Importmodul Im Importmodul kann die Datei mit den Kalenderdaten für die Gemeinden eingelesen werden. Für die Erstellung der Datei steht eine Excelmakro zur Verfügung. Dort werden die Termine, an welchen die Gemeinden Transportaufträge erfassen dürfen, definiert. 1.3 Scan-Auftrag In diesem Modul werden die Scan-Aufträge erfasst, geändert und allenfalls gelöscht, sowie Lieferscheine und Transportaufträge ausgedruckt. 1.4 Tagesliste In diesem Modul kann eine Tagesliste aufgrund der erstellten Transportaufträge erstellt werden. In dieser Liste ist ersichtlich, bei welchen Gemeinden Steuererklärungen abgeholt und zurückgebracht werden müssen. 3 von 15

4 1.5 Auswählen eines Moduls Nachdem Sie sich eingeloggt haben, stehen Ihnen, gemäss Ihrer Rolle, bis zu 4 Module zur Verfügung. Diese sind nachfolgend abgebildet. 1.6 Ablauf 4 von 15

5 2 Rollenkonzept Rolle Modul Berechtigung Administrator Benutzerverwaltung Alle Benutzer erstellen und mutieren Importmodul Scan-Aufträge Tagesliste Auswertungen Daten einlesen Kann Scan-Aufträge an einem beliebigen Datum erstellen. Kann alle Scan-Aufträge mutieren und löschen Kann zwei verschiedene Tageslisten erstellen. Kann vier verschiedene Auswertungen machen. Gemeindeadministrator Benutzerverwaltung Kann Benutzer seiner Gemeinde erstellen, mutieren Importmodul Scan-Aufträge Tagesliste Auswertungen Kann Scan-Aufträge für seine Gemeinde erstellen und mutieren (Normale und Express-Sendungen).. Gemeindebenutzer Benutzerverwaltung Importmodul Scan-Aufträge Tagesliste Auswertungen Kann Scan-Aufträge für seine Gemeinde erstellen und mutieren (Normale Sendungen). Optimobenutzer Benutzerverwaltung Importmodul Transportaufträge Tagesliste Auswertungen Kann eine Tagesliste erstellen 5 von 15

6 3 Benutzerverwaltung 3.1 Benutzer erfassen Nachdem Sie auf den Link Benutzerverwaltung geklickt haben, sehen Sie folgende Maske: Über den Link "Neuer Benutzer" kann ein neuer Benutzer erfasst werden. Alle Felder mit einem * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Die Gemeindebenutzernamen sind wie folgt zu erstellen: für Gemeindeadministratoren: BFS-Nr. plus Admin (z.b. 230Admin) für andere Gemeindebenutzer: BFS-Nr. plus lokaler Benutzername (z.b. 230bawe) Es ist darauf zu achten, dass kein Benutzername doppelt vorkommt. Durch das Setzen des Häkchens "Kontaktperson" bekommt der Benutzer ein , sobald ein Transportauftrag für seine Gemeinde erstellt wurde. Wenn ein Benutzer mit der Rolle "Optimobenutzer" erstellt wird, darf diesem keine Gemeinde zugeordnet werden. Nach der Erstellung des Benutzers erhält dieser automatisch eine Bestätigungs- mit Benutzername und Passwort. 6 von 15

7 3.2 Benutzer mutieren Um einen Benutzer zu mutieren muss auf das rot eingekreiste Bild geklickt werden. Alle Felder mit einem * sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Es ist darauf zu achten, dass kein Benutzername doppelt vorkommt. Durch das Setzten des Häkchens "Kontaktperson" bekommt der erstellte Benutzer jedes Mal eine Mail, wenn ein Transportauftrag für seine Gemeinde erstellt wurde. Falls die Rolle des Benutzers auf Optimobenutzer geändert wird, darf keine Gemeinde ausgewählt sein. Version von 15

8 3.3 Benutzer löschen Um auf die Löschmaske zu gelangen, klicken Sie auf das rot eingekreiste Bild. Nachdem Klick auf Löschen, erscheint eine Meldung, welche mit "ja" bestätigt werden kann. 8 von 15

9 4 Verwaltung der Scan-Aufträge 4.1 Scan-Auftrag erfassen Die möglichen Daten für die Erfassung eines normalen wöchentlichen Scan-Auftrages werden gelb hervorgehoben. Hier ist zu beachten, dass der Transportauftrag bis 17:00 am Vortag erfasst wird. Nachdem Sie auf den gewünschten Tag geklickt haben, erscheint die Maske um den Scan-Auftrag zu erfassen. Es müssen alle Felder ausgefüllt werden. Falls Sie z.b. keine Einzelbelege haben, muss der Wert 0 eingetragen werden. Nach der Erfassung und dem Speichern des Scan-Auftrages wird ein Bestätigungs-Mail an alle Kontaktpersonen der Gemeinde verschickt. Version von 15

10 4.2 Scan-Auftrag mutieren / Lieferschein drucken Die Übersicht zeigt alle bestehenden, noch zu erledigenden Scan-Aufträge. Alte Scan- Aufträge werden in dieser Ansicht nicht mehr angezeigt und können auch nicht mehr mutiert werden. Am Abholtag können keine neuen Scan-Aufträge erfasst oder bestehende gelöscht werden. Es ist jedoch möglich, einen Scan-Auftrag am Abholtag zu mutieren, d.h. die Anzahl Steuererklärungen oder Behälter noch anzupassen. Durch einen Klick aufs rot eingekreiste Symbol gelangen Sie auf die Mutationsmaske. Es müssen alle Felder ausgefüllt werden. Bei einer Mutation wird keine Mail an die Kontaktpersonen verschickt. Um zur Übersicht zu wechseln, klicken Sie auf 'Abbrechen'. Änderungen sind zu speichern. Aus dieser Ansicht ist der Lieferschein auszudrucken, der nach wie vor der Sendung in Papierform beigelegt werden muss. Auch können in dieser Ansicht Scan-Aufträge gelöscht werden. 10 von 15

11 4.3 Lieferschein drucken (Einstellungen) Um einen sauberen Ausdruck zu generieren müssen diverse Druckeinstellungen vorgenommen werden. Falls Sie diese Einstellungen nicht vornehmen können, wenden Sie sich bitte an Ihre interne Informatikabteilung Kopf- und Fusszeilen entfernen Damit keine Kopf- bzw. Fusszeile angezeigt wird, klicken Sie beim Browser (Internet Explorer) auf Datei -> Druckvorschau. Folgende Maske erscheint: Hier die Einträge bei der Kopf- und Fusszeile entfernen. Dieser Vorgang muss nur einmal vorgenommen werden. 11 von 15

12 4.3.2 Querformat Wählen Sie bei den Druckereinstellungen Querformat aus. Dazu klicken Sie wieder auf Datei - > Drucken. Unter Einstellungen kann danach das Format gewählt werden. Diese Einstellung muss jedes Mal geändert werden. 12 von 15

13 4.3.3 Farbiger Ausdruck Damit der Ausdruck farbig erscheint, muss im Internet Explorer noch eine weitere Einstellung vorgenommen werden. Gehen Sie auf Extras - > Internetoption und wählen Sie den Reiter Erweitert aus. Hier das Häkchen "Hintergrundfarben und bilder drucken" setzten. Diese Einstellung muss nur einmal gesetzt werden. 13 von 15

14 4.4 Löschen eines Scan-Auftrags Wählen Sie den zu löschenden Auftrag und klicken Sie dann auf das rot eingekreiste Bild. Die Mutationsmaske öffnet sich. Nachdem Sie auf Löschen geklickt haben, erscheint eine Meldung, welche mit "Ja" bestätigt werden muss. Version von 15

15 5 Tagesliste Die Tagesliste wird entsprechend dem eingegebenen Datum automatisch generiert. Die Tageslisten sehen wie folgt aus: Um die Tageslisten auszudrucken, müssen die Einstellungen analog der Einstellungen 4.3 für den Transportauftrag gesetzt werden. 15 von 15

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