Inhaltsverzeichnis 7. Vorwort Ablage- und Dokumentenmanagement... 15

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1 Inhaltsverzeichnis 7 Inhaltsverzeichnis Vorwort Ablage- und Dokumentenmanagement Ordnungssysteme Übersicht: Die häufigsten Ordnungssysteme Checkliste: Grundsätze für eine effiziente Ablage Aktenplan Übersicht: Muster für einen Aktenplan Übersicht: Aktenplan nach alphabetischer Sortierung Übersicht: Variante eines Aktenplans Teil I Übersicht: Variante eines Aktenplans Teil II Checkliste: Die ersten Schritte zum Aktenplan Checkliste: So arbeiten Sie effektiv mit Ihrem Aktenplan Elektronische Ablage Übersicht: Abstimmung von Papier- und elektronischer Ablage Checkliste: Grundlagen einer effizienten elektronischen Ablage Gesetzliche Aufbewahrungsfristen Übersicht: Aufbewahrungsfristen Übersicht: Kodierung der Ablage Chefentlastung der Weg zur optimalen Zusammenarbeit Professionelle Improvisation Checkliste: Wie Sie sich auf unvorhergesehene Situationen einstellen Chefentlastung Basics Übersicht: Die Entscheidungsmatrix Checkliste: Allgemeine Tipps zur Chefentlastung Übersicht: Rückrufliste Übersicht: Übergabeprotokoll Übersicht: Der Tagesbericht Übersicht: Die Vorgangsliste alles auf einen Blick Terminplanung Veränderungsprozesse im Sekretariat managen Übersicht: Die 7 wichtigsten Stufen des Change Managements... 36

2 8 Inhaltsverzeichnis 3 Führung und Management Die Bedeutung der Management-By-Begriffe Führungsstile und ihre Bedeutung für den Alltag Der autoritäre/autokratische Führungsstil Der kooperative/demokratische Führungsstil Der Laissez-faire (gewähren-lassender) Stil Der charismatische Führungsstil Der ideale Führungsstil Führungskompetenz Übersicht: Die 4 Kompetenzbereiche Übersicht: Führungskompetenzen nach Daniel Goleman Checkliste: Dimensionen der Führung Delegieren, aber richtig Feedback Checkliste: Regeln für das Feedback-Gespräch Führungsgrundsätze Checkliste: Allgemeine Führungsgrundsätze Checkliste: Führungsgrundsätze aus der Praxis für die Praxis Motivation mehr als nur ein Schlagwort!? Bedürfnispyramide nach Maslow Checkliste: Motivation Basics Das Mitarbeitergespräch Checkliste: Regeln für das Mitarbeitergespräch Die Zielvereinbarung Übersicht: Das Zielvereinbarungsgespräch Checkliste: Hinweise für die Zielvereinbarung Checkliste: Zielvereinbarungsgespräch: Typische Fehler Informationsmanagement Checkliste: Informationen bewerten Übersicht: Informationsmanagement Basics Übersicht: Informieren nach dem A-B-C-Prinzip... 57

3 Inhaltsverzeichnis 9 5 Kommunikation am Telefon Allgemeine Telefonregeln Checkliste: Telefonieren Basics Kundenorientierung am Telefon Checkliste: Systematisches Telefonieren I Checkliste: Systematisches Telefonieren II Checkliste: Die dreigeteilte Telefonnotiz Übersicht: Wirkungsvolle Wortwahl Schwierige Anrufer Beschwerdemanagement Checkliste: Korrekte Reklamationsbearbeitung Messen und Ausstellungen Vor der Messe Messeziele definieren Übersicht: Ihre Ziele Übersicht: Mögliche Ziele auf einer Messe Ansprechende Einladungen gestalten Checkliste: Erfolgreiche Einladungen für Ihren Messeauftritt Budgetplanung und Kalkulation der Kosten Übersicht: Planung der Kosten (Vorkalkulation) Übersicht: Budgetplanung Rund um den Messestand Übersicht: Konzeption Übersicht: Standvarianten Übersicht: Eigenbau oder Auftragsvergabe Präsentationen und Aktivitäten auf dem Messestand Übersicht: Vorbereitung Übersicht: Besondere Elemente der Präsentationen Bewirtung und Catering Checkliste: Bewirtung am Stand Checkliste: Ausrüstung zur Besucherbewirtung Checkliste: Der Pannenkoffer Mitarbeiter fit für den Messeauftritt machen Übersicht: Schwierige Situationen am Stand... 89

4 10 Inhaltsverzeichnis 6.5 Werbemittel Checkliste: Mittel der Besucherwerbung Pressearbeit Checkliste: Pressetexte Messebriefing Checkliste: Messebericht Übersicht: Faktoren der CI Abschlussbericht und Nachbereitung Checkliste: Messeabschlussbericht Übersicht: Messe-Erfolgskontrolle Übersicht: Ausführlicher Messeabschlussbericht Checkliste: Nacharbeiten Office-Handbuch Bedeutung des Office-Handbuchs Ziele festlegen und fixieren Checkliste: Realisierung Personal Stellenanzeigen treffend formulieren Checkliste: AIDA für Stellenanzeigen Übersicht: Realistische Anforderungsmerkmale Worauf Sie bei Bewerbungen achten müssen Checkliste: Die Bewerbungsflut in den Griff bekommen Checkliste: Sofortprüfung bei Eingang der Bewerbungsunterlagen Beurteilung von Bewerbungen Checkliste: Beurteilungskriterien für Bewerbungsunterlagen Checkliste: Inhalt des Bewerbungs- beziehungsweise Anschreibens: Übersicht: Lebenslaufanalyse Checkliste: 28 Prüfmerkmale für den Lebenslauf Checkliste: Bewerbungen priorisieren und absagen Übersicht: Vorgehensweise für Bewerbungsabsagen

5 Inhaltsverzeichnis Vorstellungsgespräche Checkliste: Die Mappe für das Bewerbungsgespräch Übersicht: Vorbereitung auf das Vorstellungsgespräch Checkliste: Den Bewerber gut vorbereiten Auswertung von Vorstellungsgesprächen Übersicht: Fazit Gesprächsverlauf Übersicht: Auswertung des Bewerbungsgesprächs Einarbeitung neuer Mitarbeiter Checkliste: Vor dem ersten Arbeitstag Checkliste: Der neue Arbeitsplatz Einarbeitung neuer Mitarbeiter Checkliste: Handbuch neue Mitarbeiter Checkliste: Individuelles Handbuch für den neuen Mitarbeiter Checkliste: Einarbeitungsplan Checkliste: Ablauf des ersten Tags planen Übersicht: Erster Arbeitstag Der Arbeitsvertrag Checkliste: Was in den Arbeitsvertrag gehört Übersicht: Mängel bei Abschluss des Arbeitsvertrages Die Personalakte Checkliste: Zusammenstellung von Personalakten von A bis Z Übersicht: Beleggruppen in der Personalakte Mitarbeiterbeurteilungen Checkliste: Das Anerkennungsgespräch Checkliste: Feedback bei Mitarbeitergesprächen Checkliste: Bewertungskriterien Gründe für Abmahnungen Ausscheiden von Mitarbeitern Übersicht: Zeugnisarten und deren Inhalt Checkliste: Zeugnisse erstellen Projektmanagement Projektplanung Übersicht: Kurzbeschreibung Projektidee Übersicht: Die Projekt-Erklärung, Definition, Ziele, Projektorganisation

6 12 Inhaltsverzeichnis Übersicht: Arbeitspaketbeschreibung/Projektdefinition Übersicht: Projektstatusbericht Übersicht: Rückmeldung nach Teilzielen/Milestones Übersicht: Projektstammblatt Übersicht: Arbeitsauftrag Übersicht: Abschlussbericht Übersicht: Stellenbeschreibung Projektleiter Checkliste: Informations-Checkliste Übersicht: Ihre Notizen im Projekt Telefonmarketing Travel-Management Checkliste: Vor der Reise Übersicht: Beispiel für einen Reiseplan Übersicht: Die besten Internetadressen für Ihre Online-Reiseplanung Korrespondenz Übersicht: Entscheidende Faktoren für eine zeitgemäße Business-Korrespondenz Übersicht: Formulierungen und Worte, die Sie vermeiden sollten Checkliste: Korrespondenz Basics Korrekte Ansprache in speziellen Fällen Die professionelle -Korrespondenz Checkliste: -Korrespondenz Das Protokoll Übersicht: Kriterien für das Protokoll Meetingmanagement Interne Besprechungen organisieren Übersicht: Eckdaten festlegen Checkliste: Vorbereitung von Meetings, Brainstormings und Besprechungen Checkliste: Vor dem Meeting Terminplanung Checkliste: Bei der Terminplanung zu beachten

7 Inhaltsverzeichnis Einladung Checkliste: Was gehört in die Einladung? Checkliste: Form und Versand Budgetplanung Übersicht: Budgetplanung Tagungen Checkliste: Tagungsraum Checkliste: Tagungstechnik Übersicht: Location persönliche Besichtigung Checkliste: Planung von Veranstaltungen Checkliste: Nachbereitung von Tagungen Feedback-Bogen Urlaubsvertretung Checkliste: Urlaubsvertretung Checkliste: Abwesenheit im Büro Zeitmanagement Wo bleibt Ihre Zeit Checkliste: Die häufigsten Zeitfresser Checkliste: Ihre persönlichen Zeitdiebe Zeitprotokoll Übersicht: Beispiel: Erstellen Sie Ihr persönliches Zeitprotokoll Tipps zur Zeitersparnis Checkliste: Mehr Effizienz So setzen Sie Ziele Checkliste: Klare Zielsetzung Das Prinzip der Schriftlichkeit Das Aufschiebetagebuch Das Direktprinzip Checklisten so erleichtern Sie sich das Leben Checkliste: So entsteht eine Checkliste

8 14 Inhaltsverzeichnis 15.9 Persönlichkeitsanalyse Checkliste: Sind Sie Antreiber oder Erlauber? Optimales Aufgabenmanagement Checkliste: Haben Sie Ihre Aufgaben im Griff? Die ALPEN-Methode so erklimmen Sie den Berg Prioritäten richtig setzen Übersicht: So setzen Sie Prioritäten Checkliste: Das Eisenhower Prinzip Übersicht: Wertanalyse der Zeitverwendung Übersicht: So behalten Sie die Übersicht Richtig delegieren Checkliste: Test: Wie gut können Sie delegieren? Checkliste: Grundsätze des Delegierens To-Do-Liste Checkliste: Eine To-Do-Liste für Ziele, Aufgaben und Aktivitäten Checkliste: Was Sie bei Ihrer To-Do-Liste beachten müssen Zeit für 10 Dinge Stichwortverzeichnis

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