Bericht über die. Sonderprüfung SRO AG betreffend die Vergabe des Versicherungsbrokermandats. Finanzkontrolle des Kantons Bern.

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1 Bericht über die Sonderprüfung SRO AG betreffend die Vergabe des Versicherungsbrokermandats zuhanden Gesundheits- und Fürsorgedirektion Vertraulich Bern,25.Januar2013

2 Inhaltsverzeichnis 1 Management Summary Auftrag Auftragsvergabe im Generellen Vergabe an die Prüfungsdurchführung Prüfungsvorgehen Verwendete Unterlagen /lnformationsquellen Prüfungsdurchführung und Schlussbesprechung Ausgangslage Ergebnisse der Prüfungen Auftragsvergabe im Generellen Vergabe an die Weitergehende Empfehlungen an die GEF Allgemeines Öffentliches Beschaffungsrecht-ja oder nein? Ausführungsbestimmungen zur Unabhängigkeit -lnteressenkonflikt Vorgehen bei Interessenkonflikten auf Stufe Verwaltungsrat Interessenkonflikt bei der Wahl von Verwaltungsräten in die Geschäftsleitung 18 41H04-1 SOnde!prUfung 2012

3 Seite 1 1 Management Summary Die Finanzkontrolle hat im Auftrag der Gesundheits- und Fürsorgedirektion (GEF) bei der SRO AG eine Sonderprüfung durchgeführt. Dem Auftrag gingen Vorwürfe in der Presse bezüglich potentieller Interessenkonflikte und die Frage der Anwendbarkeit des öffentlichen Beschaffungswesens bei der Vergabe eines Brokermandates voraus. Unsere Prüfung fokussierte sich auf die Organisation des Beschaffungswesens im Generellen sowie die Vergabe des Brokermandates im Speziellen. Aus der Prüfung ergaben sich folgende Risiken und Optimierungspotentiale für die SRO AG wie auch die GEF: Öffentliches Beschaffungsrecht Der Verwaltungsrat der SRO AG hat am entschieden das öffentliche Beschaffungsrecht nicht mehr anzuwenden. Die GEF hat bis heute keine verbindlichen Vorgaben bezüglich Anwendung des ÖBG durch die Regionalen Spitalzentren (RSZ) erlassen. Somit lässt sich bezüglich des Beschaffungswesens kein Verstoss gegen Vorgaben des Kantons ausmachen. Im Interesse aller involvierten Parteien sollte diese Rechtsunsicherheit inner! nützlicher Frist geklärt werden. Interne Beschaffungsrichtlinien Die SRO AG verfügt über eine interne Weisung, welche den Prozess 'Arbeitsvergabe und Beschaffung' regelt. Gernäss Vorgaben sind grundsätzlich mindestens drei Offerten einzuholen. Der ordentliche Vergabeprozess der SRO AG ist im Allgemeinen gut strukturiert. Der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung sind aufgrund des Kostendrucks daran u.a. auch den Beschaffungsprozess nach betriebswirtschaftliehen Grundsätzen neu zu organisieren. Gernäss den erhaltenen Informationen und unserer ist die Weisung insbesondere auf Infrastrukturprojekte ausgerichtet. Somit läuft ein wesentlicher Teil des Beschaffungswesens nicht nach dem ordentlichen Prozess mit der Einholung von mindestens drei Offerten. Im Bereich Interessenkonflikte bestehen keine Regelungen. Wir empfehlen der SRO AG die vorhandenen Weisungen im Beschaffungswesen zu überarbeiten, damit ein einheitliches und standardisiertes Vorgehen gewährleistet werden kann. Im Weiteren wird die Implementierung eines Verhaltenskodex mit Grundsätzen zum Thema der Interessenkonflikte sowie einem wiederkehrenden Erhebungsprozess empfohlen. Vergabe an die ( Die Kündigung der Zusammenarbeit mit dem bisherigen Broker ( ist aus rechtlicher Sicht korrekt erfolgt. Entscheidend für die Auftragsvergabe an die war das hohe Prämieneinsparungspotential gegenüber den Versicherungen. Die Entschädigungsmodalitäten des Brokers waren sekundär. Aufgrund der erhaltenen Informationen sind wir nicht auf Hinweise gestossen, die darauf hindeuten würden, dass die oder nahestehende Personen in finanzieller Hinsicht ungerechtfertigt bevorzugt worden sind. Einerseits war der Verwaltungsratspräsident nicht aktiv bei der Vergabe involviert, anderseits wurde die Ausstandspflicht beim Beschluss des Verwaltungsrats beachtet. Aus wirtschaftlicher und rechtlicher Sicht ist gegen den Vertragsabschluss mit der nichts einzuwenden. Der potentielle Interessenkonflikt des Verwaltungsratspräsidenten, W. Meyer, als gleichzeitiger Verwaltungsratspräsident der die nicht Beachtung der SRO-internen Weisung bezüglich der Einholung von mindestens drei Offerten sowie die kürzlich erfolgten Veränderungen bzw. Rochaden im Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung lassen verständlicherweise bei Dritten den Eindruck erwecken, dass nicht alles ordnungsgernäss abgelaufen sei. Der SRO AG empfehlen wir gerade bei potentiellen lnteressenkonflikten, die Weisungen im Beschaffungswesen besonders konsequent einzuhalten Sonderprüfun!l SRO AG 2012

4 Seite 2 Weitergehende Empfehlungen an die GEF Nach Ansicht der Finanzkontrolle hat das Generalsekretariat der GEF die vorgegebene Aufsichtspflicht gernäss Eigentümerstrategie und Aufsichtskonzept gegenüber der SRO AG wahrgenommen. Wir konnten keine Unterlassungen feststellen, die aufgrund der heutigen Vorgaben den Verdacht eines Interessenkonfliktes hätten vermeiden können. Um das Risiko von künftigen Interessenkonflikten weiter zu minimieren, empfehlen wir der GEF folgende Optimierungen: Öffentliches Beschaffungsrecht Die Rechtslage ist zu klären und den RSZ und den übrigen Listenspitälern sind bezüglich öffentlichem Beschaffungsrecht verbindliche Vorgaben zu machen. Zusätzlich sind Massnahmen bei deren Nichteinhaltung zu prüfen, damit das finanzielle bzw. Image Risiko für den Kanton reduziert werden kann. Verhaltenskodex i.s. Interessenkonflikte bei den RSZ Wir empfehlen der GEF, die RSZ anzuweisen einen Verhaltenskodex i.s. Interessenkonflikte zu erarbeiten sowie einen jährlich wiederkehrenden Prozess zur Überprüfung einzuführen. Die Einhaltung der Vorgaben könnte anlässlich der bestehenden Strategie- und Controlling-Gespräche überwacht werden. Wahl von Verwaltungsräten in die Geschäftsleitung Der mögliche Eindruck von 'Vetterliwirtschaft' und somit der potentiellen Interessenkonflikt bei der Wahl eines (ehemaligen) Verwaltungsrates in die Geschäftsleitung könnte durch eine vorgängige zwingende Information und Abstimmung mit der GEF wesentlich vermindert werden. Die Sensibilität für potentielle Interessenkonflikte bzw. deren Vermeidung könnte zudem mit einem jährlich wiederkehrenden Offenlegungsprozess für die Geschäftsbeziehungen/Mandate von Verwaltungsräten verbessert werden Sonderprilfung SRO AG 2012

5 Seite 3 2 Auftrag Die Gesundheits- und Fürsorgedirektion hat uns am beauftragt, gestützt auf Art. 16a Abs. 2 Bst. b KFKG eine Sonderprüfung bei der SRO AG durchzuführen. Im Rahmen dieser Sonderprüfung sind folgende Fragen zu klären: 2.1 Auftragsvergabe im Generellen 1. Wie läuft der Prozess der Auftragsvergabe seit für grössere Aufträge (exkl. lnvestitionsabgeltungen nach Art. 31 SpVG) bei der SRO AG ab? 2. Welche Beschaffungsrichtlinien (Regelung der Kompetenzen, Zuständigkeiten, Offerteinholung etc.) gelten bei der SRO AG? 3. Hat die SRO AG die Vorgaben des Kantons und der GEF hinsichtlich des öffentlichen Beschaffungswesens sowie dem Gesamtkonzept der Aufsicht und des Controllings gegenüber den kantonalen Beteiligungen eingehalten? 4. Wie beurteilt die Finanzkontrolle die allgemeine Vergabepraxis der SRO AG? 2.2 Vergabe an die 1. Welche Beweggründe führten zur Auflösung der Zusammenarbeit mit der 2. Sind die internen Vorgaben der SRO AG, die zum Vertragsabschluss mit der führten, eingehalten worden? 3. Wie beurteilt die Finanzkontrolle das Verfahren der SRO AG, das zum Vertragsabschluss mit der führte? Die Finanzkontrolle ist gebeten, zuhanden der GEF Empfehlungen und Optimierungsvorschläge zur spezifischen Auftragsvergabe an die aber insbesondere auch zu allgemeingültigen Aspekten, die die GEF bei der weiteren Zusammenarbeit mit den Regionalen Spitalzentren und übrigen Listenspitälern berücksichtigen sollte, abzugeben SonderprUfung 2012

6 Seite 4 3 Prüfungsdurchführung 3.1 Prüfungsvorgehen Nach Art. 3 KFKG hat die Finanzkontrolle ihre Tätigkeit nach den Bestimmungen dieses Gesetzes und nach anerkannten Revisionsgrundsätzen auszuüben. Für Sonderprüfungen nach Art. 16a KFKG gelten nach unserer Auffassung in der Regel die Vorgaben der Internationalen Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision (I la) als anerkannte Revisionsgrundsätze. Nach den IIA hat der Prüfer bei der Prüfungsplanung die mit dem abzudeckenden Prüfungsgegenstand verbundenen Risiken zu identifizieren und zu beurteilen. Die Prüfungsziele sollten die Ergebnisse der Risikobeurteilung wiedergeben. Eine Sonderprüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen zur Erlangung von Prüfungsnachweisen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgernässen Ermessen des Prüfers. Dies schliesst eine der Risiken als Folge von Verslössen oder Irrtümern ein. Bei der dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer das interne Kontrollsystem. Die Prüfung umfasst zudem die der Angemessenheil der angewandten Methoden, der Plausibilität der vorgenommenen Schätzungen sowie eine Würdigung der Gesamtdarstellung der Aufbau- und Ablauforganisation. Wir sind der Auffassung, dass die von uns erlangten Prüfungsnachweise eine ausreichende und angemessene Grundlage für die Beantwortung der gestellten Fragen bilden. 3.2 Verwendete Unterlagen/ Informationsquellen Interviews mit Vertretern der GEF (Frau K. Schönbucher, Herren C. Tschudi und A. Zysset) und SRO AG (Herren W. Meyer, A. Kohli, D. Widmer und Th. Nuspel) RRB 1788 vom Aktualisierung Gesamtkonzept der Aufsicht und des Controllings gegenüber den kantonalen Beteiligungen, Unternehmen und Institutionen RRB 1965 vom Eigentümerstrategie des Kantons bezüglich der Regionalen Spitalzentren (RSZ) gernäss Spitalversorgungsgesetz (SpVG) Aufsichtskonzept für die Regionalen Spitalzentren sowie die Höpital du Jura bernois SA (RSZ) genehmigt mit RRB 1860 vom Überprüfung der VKU-Grundsätze: Bericht über das Beteiligungscontrolling im Kanton Bern; Folgearbeiten: Aufsichtskonzepte Rechtsamt GEF 'Listenspitäler und Pflegeheime als Auftraggeber im Sinne des öffentlichen Beschaffungsrechts' vom Rechtsamt GEF 'Geltungsbereich des öffentlichen Beschaffungsrechts: Relevanz für privatrechtliche Auftraggeberinnen und Auftraggeber' Gutachten WalderWyss 'Neue Spitalfinanzierung und Beschaffungswesen' vom (ergänzt am 18.1./23.1./ ) Schreiben GDK vom 9. Februar 2012, betreffend das Gutachten WalderWyss zum öffentlichen Beschaffungswesen im Rahmen der neuen Spitalfinanzierung Gutachten Stalder 'Auswirkungen der neuen Spitalfinanzierung auf das Submissionswesen der Regionalen Spitalzentren' vom Weisung Arbeitsvergabe und Beschaffung vom der SRO AG Weisung Entgegennahme von Drittmitteln und Sponsoring vom )4-1 SOnderpliifung 2012

7 Seite Prüfungsdurchführung und Schlussbesprechung Die Prüfung wurde durch Herrn T. Remund, Frau C. Schmidt und Frau A. Bütikofer vom 10. bis durchgeführt. Die Prüfungsergebnisse wurden am besprochen, die schriftliche Stellungnahme floss in den Bericht ein. An der Besprechung nahmen teil: Finanzkontrolle Herr W. Meyer, Verwaltungsratspräsident Herr A. Kohli, Direktor Herr D. Widmer, Stv. Direktor Herr Th. Nuspel, Ressortleiter Finanz- und Rechnungswesen Herr T. Rem und, Vorsteher Frau C. Schmidt, Direktionsrevisorin Frau A. Bütikofer, Fürsprecherin Der Bericht wurde am mit der GEF besprochen. An der Besprechung nahmen teil: GEF Finanzkontrolle Herr P. Coullery, Generalsekretär Frau K. Schönbucher, Stv. Generalsekretärin Herr C. Tschudi, Vorsteher Rechtsamt Herr A. Zysset, Generalsekretariat Eigentümerstrategie Herr T. Rem und, Vorsteher Frau C. Schmidt, Direktionsrevisorin Frau A. Bütikofer, Fürsprecherin Der Bericht wurde am der GEF zugestellt. Die SRO AG erhielt den Bericht exkl. Ziffer 6 'Weitergehende Empfehlungen an die GEF'. 40l04-1 Sonderprüfung 2012

8 Seite 6 4 Ausgangslage Die SRO AG ist ein Regionales Spitalzentrum (RSZ). Der Kanton Bern hält eine Beteiligung von 100 %. Mit der Revision des Bundesgesetzes über die Krankenversicherung (KVG) wurde die Finanzierung der stationären Leistungen ab grundlegend verändert. Die Vergütung etiolgt neu mittels Fallpauschalen, diese sind von den Kantonen und den Versicherungen zu tragen, wobei der kantonale Anteil mindestens 55 % betragen muss. Die Finanzierung gilt für alle Listenspitäler unabhängig von der Trägerschaft Die RSZ und Privatspitäler werden seit 2012 in dieser Hinsicht gleich behandelt. Im Zusammenhang mit dem geänderten Finanzierungssystem stellte sich die Frage nach der Anwendbarkeit des öffentlichen Beschaffungswesens auf die Listenspiläler. Bis Ende 2011 unterlagen die Regionalen Spitalzentren dem öffentlichen Beschaffungswesen, ob dies auch ab 2012 der Fall ist, ist zurzeit nicht definitiv geklärt. Die Meinungen sind kontrovers, abschliessende Gewissheil könnte ein Gerichtsentscheid schaffen. Im November 2012 wurde die Beauftragung des Versicherungsbrokers durch die SRO AG öffentlich thematisiert. Einerseits wurde das Vergabeverfahren gerügt, andererseits die personellen Verflechtungen der beteiligten Personen. Konkret wurde den beteiligten Personen 'Vetterliwirtschaft' vorgeworfen 1. ln der Folge fand das Thema auch in der Novembersession 2 des Grossen Rates Eingang und führte zum Rücktritt von GR Widmer als Präsident der Grassratskommission zur Umsetzung der Versorgungsplanung und Spitalversorgungsgesetz. Der Gesundheilsdirektor informierte am den Grossen Rat, dass die GEF die Finanzkontrolle beauftragt hatte, die aufgeworfenen Vorwürfe einer Überprüfung zu unterziehen. Geschäfis!eltung.. erweiterte Geschäftsleitung 1 z.b. Berner Zeitung vom und 'vgl. Tagblatt des Grossen Rates 2012, S Sonderprilfurtg SRO AG 2012

9 Seite 7 5 Ergebnisse der Prüfungen 5.1 Auftragsvergabe im Generellen Hat die SRO AG die Vorgaben des Kantons und der GEF hinsichtlich des öffentlichen Beschaffungswesens eingehalten? Mit der Teilrevision des KVG änderte sich die Spitalfinanzierung im stationären Bereich grundlegend. Ob das öffentliche Beschaffungsrecht ab 2012 auf die Listenspitäler anwendbar ist, ist bis heute nicht geklärt I I I I I I I Rechts- Gutachten VR Gutachten Vorstandssitzung Weisung GEF amtgef Sta!der Verzicht ÖBG WalderWyss diespitäter.be Standortgespräch CD 0 0 ) 0 Das Rechtsamt der GEF kam im Gutachten 'Listenspitäler und Pflegeheime als Auftraggeber im Sinne des öffentlichen Beschaffungsrechts' vom zum Fazit, dass sowohl die RSZ wie auch die nicht staatsgebundenen Listenspitäler ab 2012 grundsätzlich nicht unter den Geltungsbereich des öffentlichen Beschaffungsrechts fallen. Das Dokument wurde gernäss Information auf der Website der GEF bis zur Vorlage des Gutachtens WalderWyss veröffentlicht. Die der GEF wurde mit dem von der SRO AG in Auftrag gegebenen Gutachten Sialder bestätigt. Das Gutachten Sialder vom wurde an die Mitglieder des Vereins 'diespitäler.be' versandt. An der Sitzung vom entschied der Verwaltungsrat in Zukunft bei Investitionen und grösseren Beschaffungen auf die Anwendung des Submissionsrechts zu verzichten. ln Folge des teilrevidierten KVG haben zudem die kantonalen Gesundheits- und Baudirektorenkonferenzen (GDK I BPUK) der Kanzlei WalderWyss eine Analyse der Auswirkungen der neuen Spitalfinanzierung auf die Unterstellung der Listenspitäler unter die Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungsrecht in Auftrag gegeben. Das Gutachten WalderWyss vom kommt zum Schluss, dass sämtliche Beschaffungen eines Listenspitals in denjenigen Bereichen, in denen sie über einen kantonalen Leistungsauftrag verfügen, nach den üblichen interkantonalen resp. internationalen Regeln ausgeschrieben werden müssen. Der Verein 'diespitäler.be' informierte an seiner Vorstandssitzung vom über das GDK Schreiben und empfahl seinen Mitgliedern, dass die Empfehlung aus dem Gutachten Sialder anzuwenden sei. D.h. keine Unterstellung der Listenspitäler unter das öffentliche Beschaffungsrecht ab An der Sitzung vom stimmt der VR den internen Richtlinien für Arbeitsvergaben und Beschaffungen im SRO zu. Die Empfehlung der GDK wurde anlässlich des Standortgesprächs der GEF vom u.a. mit dem Verein 'diespitäler.be' behandelt. Gernäss der erhaltenen Aktennotiz wird folgendes festgehalten: "Alle Listenspitäler unterliegen somit unabhängig ihrer Trägerschaft grundsätzlich den Bestimmungen des Beschaffungsrechts. Es ist jedoch im Einzelfall zu überprüfen, ob ein bestimmtes Vorhaben die entsprechenden Bedingungen erfüllt oder nicht. Dies ist Sache der Betriebe, die GEF übernimmt hier keine Funktion" ScmderprUfung 2012

10 Seite 8 Feststellung Wie sich aus dem dargestellten Verlauf ableiten lässt, besteht bezüglich des Geltungsbereiches des öffentlichen Beschaffungsrechts für Listenspitäler in der Praxis eine grosse Unsicherheit. Gernäss den Ausführungen der SRO AG hat die GEF keine verbindlichen Vorgaben bezüglich der Anwendung des öffentlichen Beschaffungsrechts erlassen. Anfangs 2012 hat der Verwaltungsrat der SRO AG entschieden künftig bei Investitionen und grösseren Beschaffungen auf die Anwendung des Submissionsrechts zu verzichten (mit Ausnahmen der laufenden Investitionen aus dem Spitalinvestitionsfonds). Da seitens der GEF keine verbindlichen Vorgaben bezüglich der Anwendung des ÖBG durch die Listenspitäler bestehen, lässt sich aufgrund der neuen Rahmenbedingungen der Spitalfinanzierung im stationären Bereich aus Sicht der Finanzkontrolle kein Verstoss gegen Vorgaben des Kantons feststellen. Vollständigkeilshalber weisen wir darauf hin, dass wir im 2012 bei der SRO AG eine Baurevision (lnvestitionsbeitragsprüfung) durchgeführt haben. ln unserem Bericht vom hielten wir fest, dass die Bestimmungen des öffentlichen Beschaffungswesens, mit Ausnahme einiger kleinerer Abweichungen, eingehalten wurden. Stellungnahme Die SRO AG stimmt mit den von der Finanzkontrolle im Abschnitt gemachten Darstellungen und Schlussfolgerung in allen Teilen überein Hat die SRO AG die Vorgaben des Kantons und der GEF hinsichtlich des Gesamtkonzepts der Aufsicht und des Controllings gegenüber den kantonalen Beteiligungen eingehalten? Feststellung Stellungnahme Im Rahmen der Aufsicht und des Controllings gegenüber den Beteiligungen finden zwischen der SRO AG und der GEF periodische Gespräche statt. Das 'strategische Gespräch' mit dem Gesundheitsdirektor findet einmal jährlich und das Controlling-Gespräch auf Stufe Finanzverantwortlichen der GEF quartalsweise statt. Gernäss der Eigentümerstrategie des Kantons für die RSZ (Anhang C, Verwaltungsrat, Anforderungsprofil) dürfen bei den einzelnen Verwaltungsratsmitgliedern keine finanziellen, personellen und materiellen Interessenkonflikte oder Abhängigkeiten vorliegen, die eine unabhängige Meinungsbildung beeinträchtigen könnten. Gernäss den erhaltenen Informationen sowohl von Seiten der SRO AG wie auch der GEF werden die im Rahmen der Aufsicht und des Controllings gegenüber kantonalen Beteiligungen verlangten Informationen in der gewünschten Form erteilt. Keine weiteren Bemerkungen. Die SRO AG erlebt die Kooperation und Kommunikation mit den Verantworllichen der GEF als jederzeit offen und konstruktiv Welche Beschaffungsrichtlinien (Regelung der Kompetenzen, Zuständigkeiten, Offerteinholung etc.) gelten bei der SRO AG? Mit Beschluss vom hat der Verwaltungsrat der SRO AG einstimmig entschieden, dass bei zukünftigen Investitionen und grösseren Beschaffungen auf die Anwendung des Submissionsrechts verzichtet wird. Zudem hat er den Departementsleiter Projekte, lnfrastruk Sondelp{ijfung 2012

11 Seite 9 tur und Kommunikation beauftragt ein Reglement für Beschaffungen und Arbeitsvergaben zu erstellen. Der VR hat sich bei seinem Entscheid auf die Stellungnahme der GEF 'Listenspitäler als Auftraggeber im Sinne des öffentlichen Beschaffungsrecht' sowie das von der SRO AG in Auftrag gegebene Gutachten Sialder abgestützt. Der Verwaltungsrat hat an der Sitzung vom die interne Weisung 'Arbeitsvergabe und Beschaffung' mit wenigen Änderungen verabschiedet. Feststellung Die Weisung 'Arbeitsvergabe und Beschaffung' regelt das Beschaffungswesen ab einer Investitionssumme von ;:, TCHF 30. Grundsätzlich sind mindestens drei Offerten einzuholen, wobei immer wieder andere Unternehmer zur Offerteinreichung eingeladen werden sollen. Je höher die Beschaffungssumme, desto grösser sollte der Kreis der einzuladenden Unternehmen sein. Vorgängig zur Offerteinholung hat eine Evaluation der Unternehmen nach bestimmten Eignungskriterien zu erfolgen. Bei der Arbeitsvergebung sind mögliche Zuschlagskriterien in Bezug auf das Beschaffungsgut, die Grösse des Volumens sowie die Flottenpolitik der SRO AG zu berücksichtigen. Nachverhandlungen nach Ablieferung der Offerten werden ausdrücklich vorgesehen. Als mögliche Zuschlagskriterien wurden die gewichteten Kosten, die zeitliche Verfügbarkeit, die Ökonomie, die Qualität sowie die Lehrlingsausbildung definiert. Als Beilage zur Weisung wurden die oben genannten Eignungs- und Zuschlagskriterien abschliessend festgehalten. Die Vermeidung von Interessenkonflikten hingegen wurde in den Beschaffungsrichtlinien nicht speziell geregelt. Die SRO AG verfügt jedoch über eine Weisung, welche die Entgegennahme von Drittmitteln und Sponsoring regelt. Die Weisung 'Arbeitsvergabe und Beschaffung' sowie die zusätzliche tabellarische Aufstellung sind vor allem auf Infrastrukturprojekte ausgerichtet. ln diesem Bereich dienen Eignungskriterien dem Nachweis der Fachkompetenz und der Leistungsfähigkeit der Anbieter und sind ein zweckmässiges Instrument zur der Unternehmen. Dasselbe gilt für die definierten Zuschlagskriterien. Für die übrigen Beschaffungsbereiche hingegen sind die definierten Kriterien zum Teil nicht zielführend. Diese sind unseres Erachtens im Einzelfall unter Berücksichtigung des Kosten/Nutzenverhältnisses verfahrens- und projektspezifisch festzulegen. Aufgrund der durchgeführten Gespräche haben wir zudem festgestellt, dass der Geltungsbereich der Weisung nicht klar geregelt ist und dadurch unterschiedlich interpretiert und angewendet wird. Im Bereich der Interessenkonflikte (mit Ausnahme der Weisung über die Annahme von Drittmitteln und Sponsoring) fehlt eine entsprechende Regelung. Es besteht dadurch das Risiko, dass sich die SRO AG (bewusst oder unbewusst) dem Risiko von Interessenkonflikten aussetzt. Aufgrund der wesentlichen Finanzierung durch die öffentliche Hand, besteht ein erhöhtes öffentliches Interesse an möglichen lnteressenkonflikten. Empfehlung Wir empfehlen der SRO AG, in Zusammenarbeit mit den Departementsbzw. den Ressortverantwortlichen, die vorliegende Weisung zum Beschaffungswesen zu überarbeiten. Mit dem Ziel, innerhalb der SRO AG ein einheitliches Vorgehen sicherzustellen und den Bedürfnissen der unterschiedlichen Beschaffungsbereiche gerecht zu werden Sonderprt;fung 2012

12 Seite 10 Im Weiteren empfehlen wir der SRO AG im Rahmen eines Verhaltenskodex3 Grundsätze zum Thema der Interessenkonflikte sowohl aus strategischer wie operativer Sicht festzulegen. Basierend auf entsprechenden Ausführungsbestimmungen empfiehlt es sich, auf Stufe Verwaltungsrat, Geschäftsleitung und Kader einen jährlich wiederkehrenden Prozess bezüglich Offenlegungspflichten zu implementieren. Bei potentiellen Interessenkonflikten empfiehlt es sich, dass die Geschäftsleitung bzw. der Verwaltungsrat präventiv entsprechende Massnahmen beschliessen. Stellungnahme Der Vetwaltungsrat hat aufgrund der Empfehlungen der Finanzkontrolle im Sinne einer Sofortmassnahme beschlossen, die Themen Offenlegung von potentiellen Interessenkonflikten und Compliance in der Direktion und im Vetwaltungsrat als jährliches Standardtraktandum aufzunehmen. Die interne Weisung der SRO AG zum Beschaffungswesen wird entsprechend den Empfehlungen der Finanzkontrolle überarbeitet (vgl. auch die Stellungnahme der SRO AG in Ziffer hiernach) Wie läuft der Prozess der Auftragsvergabe seit für grössere Aufträge (exkl. lnvestitionsabgeltungen nach Art. 31 SpVG) bei der SRO AG ab? Vereinfacht lässt sich der Prozess für grössere Investitionen gemäss Prozessbeschrieb wie folgt darstellen: Anschaffungen ab TCHF 10 ist von den Ressorts bzw. den Departementen ein Investitionsantrag einzureichen. Der Antrag ist durch den Technischen Dienst (Einhaltung der Flottenpolitik, Wartungsverträge), den Einkauf (Prüfung Lieferant, Preis etc.) sowie das Finanz- und Rechnungswesen (Prüfung Budget, Wirtschaftlichkeit etc.) vorzuprüfen. Die Antragstellung erfolgt durch das Finanz- und Rechnungswesen (FRW) je nach Finanzkompetenz an die Spitaldirektion (SO) bzw. den VR. Nach Vorliegen der Bewilligung kann die Beschaffung über den Einkauf abgewickelt werden. Ab einer Investitionssumme von <: TCHF 30 sind gemäss der Weisung,Arbeitsvergabe und Beschaffung' grundsätzlich mindestens drei Offerten einzuholen. Vor der Einholung der Offerten sind die anzufragenden Unternehmen zu evaluieren und für die Beschaffung sind fallweise Kriterien mit gewichtenden Faktoren zu erstellen. Feststellung Anlässlich von durchgeführten Stichproben von Investitionen > TCHF 100 haben wir festgestellt, dass oftmals auf die Einholung von drei Offerten verzichtet wurde. Gemäss Auskunft handelt es sich dabei vor allem um Anschaffungen, die unter die Ausnahmeklausel der 'Fiottenpolitik' fallen, d.h. Berücksichtigung des gleichen Herstellers z.b. bei medizinischen Geräten. in übrigen Bereichen wie den Beschaffungen im medizinischen Bedarf, welche einen wesentlichen Teil des Sachaufwands ausmachen, werden (begründet oder unbegründet) die geforder- 3 Vgl. z.b. Verhaltenscodex der Bundesverwaltung Auflage 2012; http ://WNW. epa. a d m in. chfd i e nst!e is tu nq e n/p u b I ikati one n/i nd ex. htm I? I an g =d e SOOdelprtifurlg 2012

13 Seite 11 ten mindestens drei Offerten nicht eingeholt. Empfehlung Stellungnahme Obschon bezüglich dem Auftragsvergabeprozess eine interne Weisung sowie ein Prozessbeschrieb bestehen, werden diese in der Praxis zum Teil nicht gelebt. Es fehlt eine klare Weisung bzw. ein Prozess für die Genehmigung von Ausnahmen (Fiottenpolitik). Zudem ist bei einzelnen Beschaffungen keine Begründung über das Fehlen von Offerten angebracht. Wir empfehlen der SRO AG bezüglich der Ausnahmeregelungen klare Vorgaben sowie eine Kompetenzregelung zu definieren. Bei jedem Beschaffungsgeschäft sollte begründet sein, wieso auf die Einholung von mindestens drei Offerten verzichtet worden ist. Zudem sollte der Nachweis der Genehmigung durch das zuständige Organ ersichtlich sein. Der Investitionsprozess wird unter Berücksichtigung der Empfehlungen der Finanzkontrolle angepasst. Insbesondere das Thema Flottenpolitik und der Nachweis der Entscheidungstindung soll besser ersichtlich und nachvollziehbar im Entscheidungsprozess dokumentiert werden Wie beurteilt die Finanzkontrolle die allgemeine Vergabepraxis der SRO AG? Die Spitaldirektion sowie der Verwaltungsrat der SRO AG haben sich aufgrund von teilweise negativen Erfahrungen mit dem öffentlichen Beschaffungsrecht sowie dem steigenden Spardruck der Spitäler intensiv mit der Thematik der öffentlichen Ausschreibungen auseinandergesetzt. Die SRO AG ist mit der revidierten Spitalgesetzgebung gefordert, das Spital noch stärker nach Unternehmerischen und betriebswirtschaftliehen Gesichtspunkten zu führen. Dies bedeutet, dass die Konkurrenz- und Marktfähigkeit nur gewahrt werden kann, wenn u.a. auch die Verträge für Investitionen, laufende Beschaffungen und Unterhalt überprüft und die Ausgaben gesenkt werden können. Mit dem Verzicht auf die Anwendung des öffentlichen Beschaffungsrechts bei Investitionen und grösseren Beschaffungen, erhofft sich die SRO AG ein effizienteres Vorgehen und die Möglichkeit für Nachverhandlungen von Preisofferten. Der Beschaffungsprozess sowie die Kompetenzen und Verantwortung sind grundsätzlich strukturiert und zielführend geregelt. Mit der internen Weisung zur Arbeitsvergabe und Beschaffung soll innerhalb der SRO AG ein einheitliches Vorgehen sichergestellt werden. Dieses Ziel ist noch nicht erreicht, da die Weisung in erster Linie auf das Ressort Bau ausgerichtet ist und in den übrigen Bereichen praktisch nicht zur Anwendung kommt. Es sind jedoch Bestrebungen im Gange den Einkauf ab 2013 zentral zu regeln. Dieses Vorgehen beinhaltet auch Regelungen zum Beschaffungswesen. Eine 'Richtlinie für Einkäufe', die nebst detailliertem Prozessbeschrieb auch den Geltungsbereich sowie einen Ethikcode enthält, ist im Entwurf vorhanden. Stellungnahme Die heute bestehende interne Weisung über die Auftragsvergabe und der darin erwähnten Zuschlagskriterien beziehen sich vorwiegend auf Bauten und baunahe Aufträge. Die Weisung ist im Zusammenhang und nach dem Beschluss des Verwaltungsrates auf die öffentliche Ausschreibung zu verzichten, entstanden. Wir nehmen die Empfehlungen der Finanzkontrolle auf und werden die Weisung entsprechend überarbeiten, damit sie in der Folge für sämtliche Beschaffungen und Aufträge konsequent angewandt werden kann. 403C4-1 SondeiJlrDfung 2012

14 Seile Vergabe an die Allgemeines OffertenNerhandlungen Courtage Der Brokervertrag wird zwischen dem Versicherten und dem Broker abgeschlossen. Dieser holt Offerten von den Versicherungen ein und führt Vertragsverhandlungen. Die Versicherungsverträge werden zwischen dem Versicherten und den Versicherungsgesellschaften abgeschlossen. Der Broker wird mittels Courtage entschädigt, je nach vertraglicher Ausgestaltungfliesstein Teil an den Versicherten zurück. Die und die werden unterschiedlich entschädigt. Die leitete % der Courtage an die SRO AG weiter und stellte im Gegenzug ihre Leistungen nach Stundenaufwand in Rechnung. Die behält fix einen Teil der Courtage ein und leitet % der diesen Betrag übersteigenden Courtage an die SRO AG weiter. Gemäss Berechnungen der SRO AG, auf vergleichbarer Basis (Prämienvolumen 2013), kommt das Brokermandat mit der die SRO AG im 2013 rund und ab 2014 rund!eurer zu stehen. Stellungnahme Der dargestellte Sachverhalt stimmt mit unseren Berechnungen überein Welche Beweggründe führten zur Auflösung der Zusammenarbeit mit der Feststellung Die betreute das Versicherungsportefeuille der SRO AG seit mehr als 10 Jahren. Das Mandat wurde während der ganzen Vertragsdauer weder öffentlich ausgeschrieben noch wurden Offerten von anderen Anbietern eingeholt. Die bemühte sich seit mehreren Jahren um das Brokermandat bei der SRO AG. Grundsätzlich war die SRO AG mit den Leistungen der zufrieden, jedoch war die bezüglich Marktbearbeitung und Optimierung des Versicherungsportefeuilles nicht aktiv genug 4. Im 2012 anerbot die der SRO AG deren Versicherungsportefeuille kostenlos zu überprüfen bzw. auszuschreiben. Die SRO AG ihrerseits stellte der die Übertragung des Brokermandats in Aussicht, sollte aus der Überprüfung eine Prämienreduktion von mind. % resultieren. Die Geschäftsleitung der SRO AG entschied am 'Vgl. Prolokoll Sitzung Ve!Wallungsrat vom , Ziff }4-1 So~derpMung SRO AG Z0\2

15 Seite 13 aufgrund der vorteilhaften Offerte der - Prämienreduktion von rund %- dem Verwaltungsrat den Antrag auf einen Wechsel des Versicherungsbrokers zu stellen. Der Verwaltungsrat entschied am das Mandat neu an die zu vergeben und der die Kündigung des Vertrages mitzuteilen. Die SRO AG errechnete mit dem Neuabschluss der Versicherungen eine Prämienreduktion von bei vergleichbaren Leistungen und eine zusätzliche Kostenersparnis von dank verbesserter Versicherungsleistungen im Bereich der Krankentaggeldversicherung. Empfehlung Stellungnahme Aus rechtlicher Sicht ist die Kündigung des Vertrages mit der korrekt erfolgt. Eine Begründung für einen Wechsel von einem Lieferanten bzw. Dienstleister ist nicht notwendig sondern liegt im Grundprinzip des Unternehmerischen Handelns. Werden bei langjährigen Kundenbeziehungen nicht periodisch Vergleichsofferten/Ausschreibungen eingeholt, besteht ein erhöhtes Risiko des Vorwurfs von Interessenkonflikten bzw. fehlender Wirtschaftlichkeit. Die SRO AG überprüft und verhandelt zurzeit wesentliche Beschaffungsund Wartungsverträge, damit die notwendigen Einsparungspotentiale erzielt werden können. Trotz diesen Massnahmen empfehlen wir im Sinne einer nachhaltigen Regelung den Prozess zur Überprüfung von langjährigen Verträgen zu standardisieren (z.b. mindestens alle 10 Jahre sind Leistungen neu auszuschreiben bzw. zu überprüfen und zu dokumentieren). Der Verwaltungsrat der SRO AG ist nach wie vor überzeugt, dass die in ihrer Mandatsführung zentralen Aufgaben und Pflichten nicht genügend nachgekommen ist. Der Verwaltungsrat der SRO AG steht zum Geschäft und aufgrund der zeitlichen Dimension auch zum Verzicht zur Einholung mehrerer Offerten (Erzielen der hohen Einsparungen bereits ab dem Jahr 2013). Der Verwaltungsrat erachtet die periodische Oberprüfung der bestehenden Verträge primär in der Verantwortung der Direktion. Ob dazu ein standardisierter Prozess eingeführt werden sollte, wird zum jetzigen Zeitpunkt kontrovers diskutiert. Gegenwärtig überprüft und überarbeitet die SRO AG sämtliche bestehenden Verträge (Kaderarztverträge, Belegarztverträge, Versicherungsverträge, Wartungsverträge, etc.). Die Oberprüfung einzelner Vertragsgattungen ist bereits abgeschlossen (z.b. Arztverträge und Versicherungsverträge) Sind die internen Vorgaben der SRO AG, die zum Vertragsabschluss mit der führten, eingehalten worden? Feststellung Die Geschäftsleitung hat der aufgrund einer ersten Referenzofferte den Auftrag erteilt, verbindliche Offerten bei den Versicherungen einzuholen. ln der Folge holte die jeweils bei verschiedenen Anbietern Offerten für die Leistungen ein. Die hat die Möglichkeit bekommen die bestehenden Verträge im Bereich Personenversicherung nachzubessern. Die SRO AG hat somit von der keine eigentliche Offerte verlangt. Auch wurde die nicht von der vertragsmässig gegebenen öffentlichen Ausschreibung von Leistungen ent- 4() Sonderptiifur~g2012

16 Seite 14 bunden. Seit Frühling 2012 ist der Leiter FRW der SRO AG neu für den Versicherungsbereich zuständig. Der Leiter FRW hat die Offert- und Vertragsverhandlungen mit der geführt und das Geschäft sowohl in der Geschäftsleitung wie im Verwaltungsrat vertreten. Der Leiter FRW hat gemäss den erhaltenen Auskünften keine Beziehungen oder Interessenkonflikte zur Wir konnten uns davon überzeugen, dass die Abwicklung und Bewertung der Offerte der gut dokumentiert sowie korrekt abgelaufen ist. Empfehlung Stellungnahme Die von der verlangten Angaben können nicht als vergleichbare Offerte bezeichnet werden. Somit lagen für den Vergabeentscheid nur die Offerte der und die bisherigen nachgebesserten Verträge der vor. Die interne Weisung (Einholung von mindestens 3 Offerten) ist somit für die Vergabe des Brokermandats nicht eingehalten, da effektiv nur die Offerte der vorlag. Entscheidend für die Auftragsvergabe an die waren die eingeholten Offerten bei den Versicherungen und die daraus resultierenden Prämieneinsparungen. Wir empfehlen der SRO AG, die internen Weisungen konsequent einzuhalten und nur in begründeten Fällen (siehe auch 5.1.3) davon abzuweichen. Besonders bei Geschäften mit potentiellen Interessenkonflikten empfiehlt es sich, die Weisungen strikte einzuhalten und den Entscheid sorgfältig, transparent und objektiv zu begründen. Die Aussage, dass lediglich eine neue Offerte vorlag, ist richtig. Die Offerte bestand als Vertragsentwurf mit den Honorarkonditionen Die Offerte bezog sich jedoch lediglich auf das jahrliehe Honorar (ca. ) des Brokers. Die Konditionen des bisherigen Brokers waren bekannt. Die als bisheriger Broker wurde dem neuen gegenübergestellt und somit in den Vergleich einbezogen. Auch die hat die Versicherungen neu ausgeschrieben. Die hat jedoch breiter ausgeschrieben und Versicherungen wurden aufgrund von günstigeren Angeboten zum Teil bei Versicherungen abgeschlossen, welche nicht angefragt hat. Im Antrag an die Spitaldirektion und den Verwaltungsrat wurden die Leistungen und Kosten der beiden Broker gegenübergestellt und bewertet. Wir vertreten die Auffassung, dass somit zwei Broker in das Evaluationsverfahren einbezogen waren und dabei ihre Leistungsfähigkeit in der Praxis verglichen wurde. Der Entscheid fiel aufgrund der besseren Dienstleistungsqualität zu Gunsten von aus. Verwaltungsrat und Direktion kamen zum Schluss, dass der bisherige Broker die Einsparpotentiale bei den Versicherungsprämien nicht realisiert und die SRO AG damit über Jahre in passiver Art falsch beraten hat. Damit das Einsparungspotential im 2013 realisiert werden konnte, wurde nach eingehender Diskussion im Verwaltungsrat auf die Einholung weiterer Offerten verzichtet. Die heute bestehende interne Weisung über die Auftragsvergabe und der darin erwähnten Zuschlagskriterien beziehen sich, wie die Finanzkontrolle korrekt feststellt, vorwiegend auf Bauten und baunahe Aufträge. Die SRO AG wird die betreffende Weisung entsprechend den Empfehlungen der Finanzkontrolle überarbeiten Sonderprüfung 2012

17 Seile Wie beurteilt die Finanzkontrolle das Verfahren der SRO AG, das zum Vertragsabschluss mit der führte? Der Verwaltungsratspräsident, W. Meyer, hat im Rahmen des Auswahlverfahrens zum neuen Verwaltungsrat gegenüber der GEF seine Geschäftsbeziehungen und Mandate so auch das Mandat als Verwaltungsratspräsident der ordnungsgernäss offengelegt Auch innerhalb der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrates war die Interessenbindung transparent. Gernäss Angaben der Geschäftsleitung trat Herr W. Meyer bei den Akquisitionsgesprächen nicht aktiv auf. Die Verhandlungen und der Geschäftsabschluss erfolgten bei der SRO AG unter dem Lead des Leiters FRW und bei der durch deren Geschäftsleitung. Feststellung Stellungnahme Durch die Tatsache, dass der Verwaltungsratspräsident der SRO AG, W. Meyer, gleichzeitig der Verwaltungsratspräsident der ist besteht offensichtlich ein potentieller Interessenkonflikt Die Verletzung von internen Beschaffungsweisungen bezüglich der Einholung von mindestens drei Offerten wirkt sich nicht förderlich auf den potentiellen Interessenkonflikt aus. Im Weiteren könnten auch die erst kürzlich erfolgten Veränderungen und Neubesetzungen im Verwaltungsrat sowie der Geschäftsleitung verbunden mit dem Interessenkonflikt bezüglich der Vergabe des Brokermandats bei Dritten den Eindruck erwecken, dass nicht alles ordnungsgernäss abgelaufen sei. Aufgrund der erhaltenen Informationen sind wir nicht auf Hinweise gestossen, die darauf hindeuten würden, dass die ungerechtfertigt bevorzugt worden ist. Einerseits war der Verwaltungsratspräsident nicht aktiv bei der Vergabe involviert, anderseits wurde die Ausstandspflicht beim Beschluss des Verwaltungsrates beachtet. Im Weiteren ist aus wirtschaftlicher Sicht die Prämieneinsparung gegenüber der bisherigen Variante wesentlich. Hieraus kann auch die Frage gestellt werden, wieso das Mandat an die nicht schon früher überprüft und allenfalls neu vergeben wurde. Der dargestellte Sachverhalt stimmt mit der Wahrnehmung der SRO AG überein Sonderprüfung SRO AG 2012

18 Seite 16 Schlussbetrachtung der SRO AG Die SRO AG hat in einem schwierigen wirtschaftlichen Umfeld und in einer Phase der betrieblichen Sanierung und Restrukturierung den Unternehmerischen Spielraum zu seinen Gunsten genutzt. Dadurch konnten jährlich wiederkehrende Einsparungen von gut ab dem Jahr 2013 realisiert werden. Die SRO AG anerkennt die Kritik im Zusammenhang mit dem formalen Ablauf des Geschäfts. Wir stellen aber auch fest, dass Privatspitäler - die nun ebenfalls DRG Finanzierungsregeln unterstehen - diesbezüglich praktisch keiner Kontrolle unterstehen und das Unternehmertum deshalb klar besser leben können. Daraus werden exemplarisch die Ungleichbehandlung und die unterschiedlich langen Spiesse zwischen öffentlichen und privaten Institutionen im Gesundheitswesen erkennbar. 6 Weitergehende Empfehlungen an die GEF Vereinbarungsgemäss erteilen wir der GEF nachstehende Empfehlungen, welche sich aus den Erkenntnissen dieser Sonderprüfung ergaben. Die Empfehlungen sollen helfen vorhandene Schwachstellen und Risiken bezogen auf Interessenkonflikten in der Aufsicht der RSZ zu schliessen bzw. zu minimieren. 6.1 Allgemeines Grundsätzlich halten wir fest, dass die vorhandenen Instrumente und Vorgaben wie Gesamtkonzept der Aufsicht und des Controllings gegenüber den kantonalen Beteiligungen und Unternehmen und Institutionen Eigentümerstrategie Aufsichtskonzept für die Regionalen Spitalzentren sowie die Höpital du Jura bernois SA umfassend und zweckmässig sind. Nach Ansicht der Finanzkontrolle hat die GEF die vorgegebene Aufsichtspflicht gegenüber der SRO AG wahrgenommen. Wir konnten keine Unterlassungen feststellen, die aufgrund der heutigen Vorgaben den Verdacht eines Interessenkonfliktes hätten vermeiden können. Ohne auf die Frage der Notwendigkeit der Anwendung des öffentlichen Beschaffungsrechtes einzugehen, kann festgehalten werden, dass aus rein betriebswirtschaftlicher Sicht die Neuvergabe des Brokermandates sinnvoll war. Dank den neu ausgehandelten Verträgen mit den verschiedenen Versicherungen können gernäss Berechnung der SRO AG jährliche Einsparungen von rund CHF bzw. unter Berücksichtigung neu festgelegter Vertragsbestimmung im Bereich Krankentaggeld Total wiederkehrend CHF erzielt werden. Es ist Tatsache, dass im vorliegenden Beschaffungsprozess bei Dritten der Eindruck eines Interessenkonfliktes entstanden ist. Auch wenn wir bei unseren Prüfungen auf keine Hinweise gestossen sind, welche auf eine ungerechtfertigte Bevorzugung oder Bereicherung der involvierten Personen bzw. Parteien schliessen liessen, lässt sich der bei Dritten vorhandene Eindruck nicht korrigieren. Der potentielle Interessenkonflikt (Verwaltungsratspräsident der SRO AG ist gleichzeitig Verwaltungsratspräsident der die nicht eingehaltenen internen Weisungen bezüglich der Einholung von mindestens drei Offerten sowie die erst kürzlich vorgenommenen Rochaden im Verwaltungsrat und der Geschäftsleitung kumulieren sich und verstärken den negativen Eindruck eines lnteressenkonfliktes Sonderpliifurtg 2012

19 Seite 17 Interessenkonflikte können auch in Zukunft nie ganz ausgeschlossen oder vermieden werden5. Trotzdem sehen wir auf Stufe des Eigentümers Kanton Bern sowie der einzelnen Tochtergesellschaften weitergehende Massnahmen als notwendig, damit die Risiken von Interessenkonflikten und somit ein Image- und Vertrauensverlust künftig reduziert werden können. 6.2 Öffentliches Beschaffungsrecht-ja oder nein? Feststellung Es bestehen keine verbindlichen Vorgaben der GEF bezüglich der Anwendung des ÖBG durch die RSZ und die übrigen Listenspitäler. Die GEF empfiehlt aufgrund eines Gutachtens WalderWyss deren Anwendung. Der Verband 'diespitäler.be' empfiehlt, auf Basis von anderslautenden Gutachten sowie wegen den betriebswirtschaftliehen Nachteilen gegenüber den Privatspitälern, das öffentliche Beschaffungsrecht nicht mehr anzuwenden. Die zurzeit unsichere Rechtslage beinhaltet das Risiko, dass im Falle einer anderslautenden richterlichen, es für die GEF und die RSZ zu einem finanziellen und/oder Image Schaden führen könnte. Im Weiteren erachtet es die Finanzkontrolle als suboptimal, wenn in wesentlichen Fragen gegensätzliche Meinungen in der Öffentlichkeit ausgetragen werden 6. Dadurch könnte der Eindruck entstehen, dass der Kanton seine Rechte und Interessen bei den RSZ nicht ausreichend durchsetzen kann. Empfehlung Wir empfehlen der GEF, bezüglich der Anwendung des öffentlichen Beschaffungsrechts den RSZ verbindliche Weisungen zu erteilen und diese im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten mit Nachdruck durchzusetzen. Sollte dieses Vorgehen wegen der heute unsicheren Rechtslage für die GEF nicht verantwortbar sein, so empfehlen wir, die Rechtsunsicherheit bei den Bundesbehörden oder via Gericht inner! nützlicher Frist zu klären. 6.3 Ausführungsbestimmungen zur Unabhängigkeit- Interessenkonflikt Feststellung Empfehlung Die Unabhängigkeit ist im Anhang C zur Eigentümerstrategie unter Ziffer 1.3 'Unabhängigkeit' (Anforderungsprofil eines Verwaltungsrates) erwähnt. Es bestehen keine weiteren Vorgaben, welche die RSZ verpflichten würden in Sachen Unabhängigkeit und Interessenkonflikt Weisungen zu erlassen bzw. wiederkehrende Prozesse zu institutionalisieren. Die RSZ sind in der Umsetzung von Massnahmen zur Vermeidung von Interessenkonflikten heute frei. Bei fehlenden Weisungen und standardisierten Prozessen zur Vermeidung von Interessenkonflikten steigt das Risiko eines Imageschadens auch für den Kanton. Wir empfehlen der GEF im Rahmen der bereits bestehenden Vorgaben (Eigentümerstrategie, Aufsichtskonzept oder VKU) verbindliche Vorgaben bezüglich Einführung eines Verhaltenskodex (vgl. Verhaltenskodex Bundesverwaltung 7 ) zur Vermeidung von Interessenkonflikten vorzugeben. Im Rahmen der periodischen Controlling- oder Strategiegespräche 5 Die FK hat die GEF bereits bei früheren Prüfungsfeststellungen auf Risiken bei möglichen Interessenkonflikten hingewiesen ~vgl. Bericht über die DSP Prtifung GS GEF vom ). vgl. Berner Zeitung vom )30 H Sonderprüfung SRO AG 2012

20 Seite 18 bzw. des Reportings sind der GEF die gültigen Weisungen auszuhändigen bzw. über die wesentlichen Ergebnisse zu berichten. 6.4 Vorgehen bei Interessenkonflikten auf Stufe Verwaltungsrat Feststellung Empfehlung Heute werden im Zusammenhang mit der Überprüfung des Anforderungsprofils eines Verwaltungsrates die bestehenden Geschäftsbeziehungen/Mandate und somit die potentiellen Interessenkonflikte gegenüber der GEF einmalig offengelegt Während der Amtsperiode eines Verwaltungsrates erfolgt keine standardisierte Aktualisierung dieser Beziehungen. Aufgrund unseres Wissensstandes bestehen von Seiten Kanton keine Vorgaben wie im Falle von potentiellen Interessenkonflikten von Verwaltungsräten oder anderer Entscheidträger umzugehen ist. Mit der heutigen Praxis hat die GEF aufgrund der fehlenden Informationen während der Amtsdauer eines Verwaltungsrates keine Handlungsmöglichkeiten um präventiv auf die Vermeidung von potentiellen Interessenkonflikten hinzuwirken. Die reine Ausstandspflicht eines betroffenen Verwaltungsrates ist aus unserer Sicht ungenügend und kann den Eindruck eines Interessenkonfliktes gegenüber Dritten nicht verhindern. Wir empfehlen der GEF, einen wiederkehrenden Prozess bezüglich der aktuellen Geschäftsbeziehungen/Mandate von Verwaltungsratsmitgliedern von RSZ zu implementieren. Das Reporting könnte anlässlich der institutionalisierten Meetings besprochen werden. Im Weiteren empfiehlt es sich zu prüfen, ob vor dem Abschluss von wesentlichen Geschäften mit potentiellen Interessenkonflikten die GEF um schriftliche Zustimmung bzw. Vorinformation gebeten werden müsste. 6.5 Interessenkonflikt bei der Wahl von Verwaltungsräten in die Geschäftsleitung Feststellung Gemäss Eigentümerstrategie wählt die Generalversammlung den Verwaltungsrat und den Verwaltungsratspräsidenten. Dem Verwaltungsrat obliegt die Ernennung und Abberufung der mit der Geschäftsführung und Vertretung betrauten Personen. Bei der SRO AG haben sich in der Zeit von 2010 bis 2011 verschiedene wesentliche Änderungen bzw. Neubesetzungen auf Stufe Verwaltungsrat und Geschäftsleitung ergeben, welche wegen der kurzen Zeitspanne sowie der vorhandenen Über- und Unterordnungen zu Diskussionen führen könnten. Sobald im gleichen Zeitpunkt noch potentielle Interessenkonflikte im Beschaffungswesen auftreten, lässt sich der Eindruck von 'Vetterliwirtschaft' (siehe diverse BZ Artikel) weder vermeiden noch glaubhaft entkräften. Als sensiblen Bereich sehen wir die Situation, wenn sich ein amtierender Verwaltungsrat oder Verwaltungsratspräsident (wie bei der SRO AG) um eine Stelle als Mitglied der Geschäftsleitung mit Wahlbehörde Verwaltungsrat bewirbt. Die Wahl eines amtierenden Verwaltungsrates in die Position als Mitglied der Geschäftsleitung eines RSZ erachten wir bezogen auf potentielle lnteressenkonflikte als sehr risikobehaftet Dies umso mehr, wenn die Gesellschaft zu einem wesentlichen Teil durch öffentliche Gelder finanziert wird. Solche Rochaden sind in der Praxis eher unüblich (ausgenommen Sonderprufung SRO AG 2012