Workflow. Prof. Dr. Wolfgang Riggert FH Flensburg

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1 Workflow Prof. Dr. Wolfgang Riggert FH Flensburg

2 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten

3 Workflow - Definition Ein Workflow bezeichnet mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen. Ein Workflow ist die informationstechnische Realisierung eines Geschäftsprozesses.

4 Geschäfts- und Workflowmodell Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster

5 Geschäftsprozess und Workflow

6 Workflow-Management-System Ein Workflow-Management-System ist ein Anwendungssystem, mit dessen Hilfe Workflows definiert, verwaltet und ausgeführt werden können. Die Ausführungsreihenfolge ist durch eine formale Repräsentation der Prozesslogik im Anwendungssystem determiniert. Quelle: Becker, Delfmann, Stein: Uni Münster

7 Workflow-Management - Definition

8 Workflow-Management - Definition Workflow-Management ist die IT-basierte Unterstützung von Geschäftsprozessen. Dazu zählt: das Spezifizieren (Geschäftsprozessmodellierung) das Optimieren (Business Process Reengineering) durch Simulation, Analyse und Reorganisation das Implementieren (Workflow-Modellierung) das Ausführen (Workflow-Management-System)

9 Workflow-Management - Aufgaben

10 Workflow - Voraussetzungen die einzelnen Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt, der Ablauf eines Vorgangs ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert, den an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen, die Informationsbearbeitung- und bereitstellung ist automatisierbar, so daß der gesamte Arbeitsprozeß vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung weitgehend planbar ist. Der Workflow also muß einen hohen Strukturierungsgrad aufweisen, arbeitsteilig erfolgen, wiederholt auftreten und modellierbar sein.

11 Workflow - Nutzen Optimierung von Bearbeitungsprozessen Reduzierung von Durchlauf- und Liegezeiten höhere Transparenz Entlastung der Mitarbeiter von zeitraubenden Nachforschungen Vermeidung von mehrfacher Datenerfassung

12 Workflow - Nutzen cont. Automatisierung von Geschäftsprozessen Schnellerer und einfacherer Zugang zu Informationen Wegfall des Transport- und Verteilaufwandes Aktueller Überblick über relevante Unternehmensdaten Arbeitsprozesse und Mitarbeiterorganisation flexibel änderbar Handhabung von Ausnahmen

13 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten

14 Ziel Dem richtigen Bearbeiter zum richtigen Zeitpunkt die richtigen Informationen und die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellen.

15 Workflow - Merkmale Ein Workflow hat einem Auslöser (Trigger) besteht aus Vorgangsschritten (Aktionen, Aktivitäten, Tätigkeiten) kann weiter zerlegt werden, kann an Bedingungen geknüpft sein, kann parallel ausgeführte Vorgangsschritte (Nebenläufigkeit) enthalten, hat einen Abschluß.

16 Workflow Merkmale 2 klare Abgrenzung der einzelnen Vorgangsschritte Definition des Ablauf nach eindeutigen Regeln Zuweisung von Rolle und Kompetenzen an die an der Vorgangsbearbeitung beteiligten Mitarbeiter Automatisierung der Informationsbearbeitung- und -bereitstellung Planbarkeit des gesamten Geschäftsprozesses vom Dokumentenzugriff bis zur Archivierung

17 Workflow - Zusammenhänge

18 Workflow-Management - Funktionen

19 Workflow - Bestandteile Aktivitäten: Was soll gemacht werden? Organisatorische Einheiten: Wer soll etwas machen? Informationsobjekte / Dokumente: (1)Welche Informationen sind zur Ausführung der Aktivität notwendig? (2)Welche Informationen werden bei der Durchführung der Aktivität erzeugt? Werkzeuge / Anwendungssysteme: Welche Technik bzw. Werkzeuge und DV-Anwendungen kommen bei der Durchführung der Aktivität zum Einsatz? Quelle : COI

20 Workflow - Funktionen Historie aufzeichnen Bedingungen auswerten Aufgabe erzeugen Engine Engine Bearbeiter zuordnen Zeitvorgaben überwachen Datenfluß organisieren Ereignisse verarbeiten Quelle : Seidel SAP

21 Workflow - Logik Was Aufgabe Wie Prozeßlogik Von wem Aufgabenträger Womit bearbeitet? Werkzeuge & Daten

22 Workflow - Architektur ORGANISATIONS- DATENBANK zentrale Verwaltung übersichtliche Information einfache Pflege MODELLLIERUNG starre und flexible Prozesse intuitive und flexible Modellierung Übernahme der Modelle per Knopfdruck Workflowmanagement SIMULATION schnelle Überprüfung der Modelle unterschiedliche Rahmenbedingungen Zeit- und Kostenkontrolle WORKFLOW-ENGINE zentraler Überblick durch Vorgangsleitstand (Monitoring) Auslastungskontrolle Erkennung von Problemstellen

23 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten

24 Workflow - Modellierung Da Workflow Management einen automatisierten Ablauf von Prozessen (Vorgängen) anstrebt, indem u.a. die einzelnen Aktivitäten (Bearbeitungsschritte), deren Voraussetzungen und deren Reihenfolge im Rahmen des Vorgangs vorgegeben werden, ist eine Formalisierung der Vorgänge notwendig. Diese Formalisierung wird als Modellierung bezeichnet.

25 Workflow - Modellierung Aktivität Parallele Abschnitte Alternative Abschnitte IF Schleife Aktivität mit Terminierung

26 Workflow - Modellierung cont. Workflows werden modelliert, um eine Grundlage für die Ausführung durch ein Workflow- Management-System zu erarbeiten, die automatische Zuweisung von Aktivitäten an Mitarbeiter zu ermöglichen und die leichte Änderbarkeit des Software-Systems zu gewährleisten.

27 Workflow - Modellierungsbereiche Abläufe: Modellierung der Aktivitäten und ihrer Reihenfolge im Prozess. Informationen und Informationsfluss: Modellierung der Objekte und Dokumente, die im Rahmen eines Workflow erzeugt werden bzw. für die Aufgabe genutzt und evtl. bearbeitet werden. Organisation: Modellierung der Akteure, Rollen, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen, Vertretungen.

28 Modellierungsbereiche - Beispiel

29 Workflow - Organisation Gebäude Abteilung COI-M Kostenstelle 0815 Rechte/ Rollen Der Nutzen: Einbeziehung aller relevanten Organisationsdaten Verwaltung bis auf Kostenstellenebene Zugriffsvergabe für Dokumente Abbildung der Organisation in elektronischer Form inklusive der einzelnen Rechte und Rollender Mitarbeiter Zentraler Überblick und schnelle Änderung von Zuordnungen

30 Workflow Organisation cont. Einstellungen Gruppe Organisationsmodell = Aufbaustruktur des Unternehmens Urlaub Krankheit Quelle : Seidel SAP Sonder- aufgaben Ausscheiden

31 Workflow und Rollenkonzept

32 Workflow und Rollenauflösung Rolle Einschränkung der möglichen Bearbeiter durch "Organisations-Filter" Aufgabe (Definition) Beleg buchen Verknüpft mit Stelle Sachbearbeiter FI Rolle (Bearbeiter) Buchungssachbearbeiter Parameter der Rolle Kundenname Rechnungshöhe Aktivität zur Laufzeit Quelle : Seidel SAP Beleg 4712 buchen Kunde H. Müller KG Rechnungshöhe 250,000,-- DM Kundenname A - G Kundenname O - Z Sachbearbieter FI Kundenname H - N Rechnungshöhe: < ,-- DM Rechnungshöhe: > ,-- DM

33 Ausnahmensituationen Das Zurückgeben/Rückfragen an den vorherigen Sachbearbeiter Das Erklären der Nichtzuständigkeit Das Umleiten eines Vorganges Das Zurücksetzen und der Neustart eines Vorganges Das Überspringen eines Bearbeitungsschrittes

34 Workflow - Simulation Kosten Zeit Auslastung Ablauf Engpässe kritischer Pfad Der Nutzen: Simulation der Prozesse mit verschiedenen Rahmenbedingungen Zeit- und Kostenaufwand Engpassermittlung.

35 Workflow-Tutorial Videos und Animationen Lectures interaktive Examples Interaktive Definition eines Workflows Video Beispiele und Editor ELO-Office CD ELO-Professional Präsentationen - Workflow

36 Modell der Workflow Management Coalition Dokumentensicht ROOT Buildtime Modellierung Document Document Data Element Data Element Workflow-Steuerung Runtime Ausführung Überwachung

37 WfMC Referenzmodell

38 Gliederung Definition Vorteile Merkmale Bestandteile Modellierung Arten

39 Workflowarten Ad-hoc-Workflow z.b. bei allen Mailsystemen durch einfaches Versenden einer Nachricht, weiterer Ablauf ist nicht direkt beeinflussbar. Flexibler Workflow Vor Prozessbeginn Definition des Ablaufes, aber mit der Möglichkeit, während der Laufzeit noch Prozesse und deren Modelle zu verändern. Strukturierter Workflow Definition von festgelegten Prozessen in reaktiv unveränderbaren Umgebungen, Prozessmodelle können nur gesamt und nicht für einzelne laufende Prozesse verändert werden.

40 Workflowtypen - Vergleich

41 Workflow - Klassifizierung Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

42 Workflow - Klassifizierung cont. Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

43 Workflowtypen - Beispiele

44 Geschäftsprozess versus Workflow Quelle: Martens, Humboldt-UNI, Berlin

45 Workflow - flexibler Workflow Wiederholfaktor Modifizierbarkeit Prozeßkomplexität Automatische Weiterleitung Planbarkeit von Varianten Quelle : COI

46 Workflow - Ad-Hoc Workflow Wiederholfaktor Modifizierbarkeit Prozeßkomplexität Automatische Weiterleitung Planbarkeit von Varianten Quelle : COI

47 Ad-Hoc Workflow - Merkmale keine Modellierungsphase reine Versendung von Nachrichten an nächste Bearbeiter/innen einfache Konfiguration schnelle Reaktions- und Umsetzungsfähigkeit auf Änderungen keine direkte Kontrolle des weiteren Ablaufes keine Kapazitätsplanung (Zeiten, Kosten, etc.) keine Statusanzeige/ -meldung keine direkten Überwachungs- und Eingriffsmöglichkeiten

48 Workflow - Strukturierter Workflow Wiederholfaktor Modifizierbarkeit Prozeßkomplexität Automatische Weiterleitung Planbarkeit von Varianten Quelle : COI

49 Strukturierter vs. flexibler Workflow Prozeßorientiert Stark strukturiert Projektorientiert Aktivität Aktivität Teilstrukturiert Änderung zur Laufzeit Aktivität Aktivität Teamorientiert Unstrukturiert Checklisten Teilvorgang 1 Teilvorgang 2 Checkliste Checkliste Aktivität Aktivität Checkliste Aktivität Aktivität Checkliste Aktivität Aktivität Checkliste Aktivität Aktivität Checkliste strkturierter Workflow flexibler Workflow

50 Strukturierter vs. flexibler Workflow cont Strukturierter Workflow Flexibler Workflow Ein Geschäftsprozessmodell für alle zugehörigen Vorgänge Basismodelle im Workflow- Repository Änderung des Modells wirkt sich auf alle zugehörigen Vorgänge aus Jeder Vorgang besitzt sein eigenes Geschäftsprozessmodell Vorgänge können zur Laufzeit nicht geändert werden Änderungen des Basismodells wirken sich nicht auf Vorgänge aus Sehr komplexe Workflows modellierbar (u.a. automatische Entscheidungen) Vorgänge können zur Laufzeit geändert werden

51 Workflowarten - Vergleich Ad-Hoc Strukturiert Flexibel Kombination

52 Literatur-Demos Workflow-Demo : Guided Tour : Workflowmanagement-System:

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