Projektübergreifende Geschäftssteuerung mit

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1 Projektübergreifede Geschäftssteuerug mit Der globale Wettbewerb zwigt Uterehme, die strategische Vorgabe immer scheller ud präziser i operative Maßahme umzusetze, um die kurzfristige Ergebiserwartug ud de lagfristige Erfolg des Uterehmes sicherzustelle. Ei wesetlicher Bestadteil ist die Umsetzug der Produktstrategie i Produkte ud Diestleistuge. TopIfo-T stellt ei uterehmesweites Istrumet zur Geschäftssteuerug dar, das die Beteiligte im Plaugs- ud Realisierugsprozess beim Erreiche der geschäftliche Ziele uterstütze soll. TopIfo-T uterstützt die Ausrichtug der Gesamtheit aller Projekte auf die Uterehmesziele die Miimierug der Projektrisike durch Bereitstellug eier globale ud verteilte Iformatiosplattform zu alle Projekte ud Produkte eie eiheitliche Verfahresweise zur strukturierte Projektdurchführug ud -steuerug die Verbidug vo strategischer Produktplaug mit der operative Durchführug aller auf das Produkt bezogee Projekte die Projekt- ud Produktberichterstattug sowie die Bereitstellug eies Eskalatiospfades zur projektübergreifede Steuerug. die Gewiug vo Prozessiformatioe aus alle Projekte für ei optimiertes Prozessmaagemet die Bereitstellug vo Produktiformatioe, beispielsweise die Produktverfügbarkeit i eiem Lad oder eier Regio. Hadlugsbedarf, z.b. bei Termiäderuge, wird i Form vo Ampel zusamme mit Ursache ud geplate Aktivitäte sichtbar gemacht. Diese Sichtbarmachug schafft eie eutrale Etscheidugs- ud Diskussiosgrudlage für alle am Prozess beteiligte Mitarbeiter. Eie strukturierte Ablage aller relevate Projekt-Parameter sorgt dafür, dass der Projektfortschritt trasparet ud steuerbar bleibt. Dabei hilft TopIfo-T bei der Beatwortug folgeder Frage Welche Produkte werde bis wa beötigt, um die strategische Vorgabe (Geschäfts- ud Produktstrategie) erfülle zu köe? I welche Projekte muss steuerd eigegriffe werde? Welche Persoe/Teams sid i welcher Kompetez zustädig ud veratwortlich? Liege usere Projekte im Zeitpla, um usere Ziele zu erreiche? 1

2 Geschäftsprozessbezogee Fuktioe für die Bereitstellug vo Projektsteuerugsiformatioe Projekte auf Basis vo Geschäftsprozesse Projekte werde bei TopIfo-T als Istaze vo Projekt-Prozesse verstade, die durch Meilesteie defiiert sid. Beim Neualege eies Projektes wird aus eier Liste vo Prozesse derjeige ausgewählt, ach dem das Projekt ablaufe soll. Die Liste der Prozesse lässt sich beliebig erweiter. Zeitiformatioe für Meilesteie Für die eizele Meilesteie jedes Projektes köe der ursprügliche Platermi ud der aktuelle Progosetermi bzw. der erreichte Termi abgerufe werde. Zu jedem Termi lässt sich feststelle, wer ih wa eigegebe hat ud für welche Berichtsperiode er gilt. Bei Bedarf - etwa bei Termiverschiebuge - gibt ei Kommetar weitere Hitergrudiformatioe, die im Falle vo Termiverschiebuge später im Projektbericht im Kapitel Projekthistorie mitausgedruckt werde. Alle Termie werde für die Darstellug der Projekthistorie abgelegt, so dass dere Verlauf jederzeit auch grafisch dokumetiert werde ka. Kosteiformatioe für Meilesteie ud Fiskaljahre Zu jedem Projekt lasse sich ursprügliche Plakoste, voraussichtliche Edkoste ud bisher aufgelaufee Koste abrufe. Die Koste sid ach Meilesteie ud ach Fiskaljahre summiert ud ach itere ud extere Koste getret dargestellt. Da diese Iformatioe erfahrugsgemäß i adere Systeme geführt werde, bietet TopIfo-T eie offee Schittstelle (XML) zum automatisierte Eilese dieser Date. Aktuelle Statusiformatio mit Historie Zur Projektberichterstattug wird dem Aweder eie Bildschirm-Maske agebote, die dem Aufbau des spätere Berichtes weitgehed etspricht ud daher die Eigabe des aktuelle Projektstades deutlich erleichtert. I ihr lasse sich der aktuelle Ampelstatus (grü, gelb oder rot) sowie bisher erfolgte Aktivitäte, Ursachebeschreibug bei aufgetretee Probleme ud geplate Aktivitäte eigebe. Dieser vorläufige Ampelstatusbericht ist zuächst ur im kleiere Kreis des Projektteams verfügbar ud ka dort diskutiert ud geädert werde, bevor er veröffetlicht ud damit festgeschriebe wird. 2

3 Projektveratwortliche Teams / Persoe Für jedes Projekt werde bereits bei de allgemeie Iformatioe Asprechparter ud veratwortliches Team geat. Weitere Persoe bzw. Teams, die mit dem Projekt i beliebigem Bezug stehe sid zusamme mit ihrer fuktioale Rolle aufgeführt. Ei eifacher Klick auf die Perso oder das Team führt zu Detailiformatioe wie Adresse, Telefoummer ud -Adresse. Vom Projekt betroffee Produkte Projekte köe ei oder mehrere Produkte betreffe. Für jedes Projekt werde alle etsprechede Produkte mit Asprechparter aufgeführt. Ei Klick auf ei Produkt oder desse Asprechparter führt zu weitere Iformatioe. Eirichte komplexer Projektstrukture TopIfo-T erlaubt ebe der Bearbeitug vo Eizelprojekte vor allem die komfortable Plaug ud Steuerug vo Multiprojekte. Ei Assistet uterstützt das Eirichte komplexer Projektstrukture, wobei sich für jedes Projekt beliebige Uterprojekte alege lasse. Dadurch wird der Aufwad beispielsweise bei der Eirichtug vieler Läder-Eiführugsprojekte, bei dem jedes Lad eie eigee Termikette erhalte soll, erheblich reduziert. Sicherstellug der Prozesskoformität für gleichartige Projekte Der Ablauf gleichartiger Projekte auf Basis des gleiche Prozesses garatiert eie prizipielle Vergleichbarkeit der Projekte ud ist die Ausgagsbasis für Projektmetrike ud Prozessverbesseruge. Orgaisatios- / läderorietierte Aggregatio vo Projektiformatioe Je ach gewüschter Sichtweise lasse sich die wichtigste Projekt-Iformatioe wie Status, aktueller Meilestei ud Asprechparter ach Orgaisatio oder Lad verdichtet darstelle ud sortiere. Verküpfuge führe schell zu weitere Details. 3

4 Systematische Uterstützug für das Multi-Projektcotrollig Gemeisame Bearbeitug mehrerer Projekte Gerade bei der Berichterstattug oder bei orgaisatorische Äderuge ist die gemeisame Bearbeitug mehrerer Projekte hilfreich ud zeitspared. TopIfo-T erlaubt die Äderug vo Meilesteie, Projektstatus ud allgemeie Iformatioe - z.b. Orgaisatio, Asprechparter, veratwortliches Team etc. - für mehrere Projekte zugleich. I diesem Eigabemodus werde die Meilesteie ählich eiem Gatt-Chart über der Zeitachse dargestellt. Alarmig ud Beachrichtigugs-Maagemet Kezeichug überfälliger Projekte Überfällige Meilesteie eies Projektes werde rot markiert. Auf Wusch werde Meilesteie, dere Fälligkeit ierhalb der ächste Tage asteht, gelb markiert. Die Azahl der Tage ka jeder Aweder ach Bedarf eistelle. Automatische Beachrichtigug bei Eskalatio des Ampelstatus Bei Äderug der Ampelfarbe vo grü auf gelb oder rot sowie vo gelb auf rot wird automatisch ei defiierter Persoekreis durch eie uterrichtet. Iterdepedeze korrespodiereder Projekte Teams vo Projekte, die i ihrem Ablauf vo eiem aderem Projekt abhäge, köe sich bei Bedarf ebefalls automatisch beachrichtige lasse, we desse Ampelstatus eskaliert. 4

5 Navigatio ud Beutzeroberfläche Ituitive Navigatio Die typische, vo Browser her bekate Navigatios-Merkmale wie Bookmarks, Querverweise (Liks), eie Suchfuktio sowie darüber hiaus ei städig verfügbarer Navigator erleichter das schelle Auffide vo Iformatioe ud reduziere de Eiarbeitugsaufwad. Eie ausgefeilte Speicher- Strategie sorgt für eie Kompromiss zwische Performace ud Aktualität der Date. Verdichtete Iformatioe, dere Bereitstellug oft zeitaufwädig ist, werde ur beim erste mal gelade. Auf Wusch köe jederzeit die aktuellste Date aus dem Bestad achgelade werde. Empfägerorietierte Iformatiospräsetatio Iformatioe werde bzgl. Struktur ud Verdichtug auf die uterschiedliche Bedürfisse heterogeer Awedergruppe wie z.b. Etscheider, Team-Mitglieder, Projektmaager, Vertriebsbeauftragte ud Admiistratore abgestimmt. Eie aggregierte tabellarische Darstellug aller Projekte für eie Orgaisatio sortiert ach Projektstatus bietet Etscheider eie schelle Übersicht, währed Admiistratore z.b. eie baumartige Team- Persoe-Struktur die Verwaltug erleichtert. Idividuell kofigurierbare Arbeitsumgebug TopIfo-T bietet jedem Aweder die Möglichkeit, häufig beötigte Iformatiosobjekte, wie Projekte, Produkte, Teams, Persoe etc. i eiem persöliche Arbeitsbereich zu halte, der idividuell strukturierbar ist. Jedes Objekt wird dort auf Wusch als Verweis abgelegt. Ei weiterer Bereich ethält alle Projekte ud Produkte für die der eigeloggte Beutzer Asprechparter ist, sowie die Auflistug aller Teams, i dee er Mitglied ist. Im Filterbereich lasse sich idividuell erstellte Abfrage hiterlege, die Iformatiosobjekte ach defiierbare Kriterie herausfilter, z.b. alle Projekte i der Schweiz, die eie rote Ampelstatus besitze. Feigraulares Rechtekozept TopIfo-T uterscheidet fuktioale Rolle ud Rechterolle ud erlaubt daher eie flexible ud feigraulare Modellierug uterehmesweiter Zugriffsstrukture. Admiistratore habe die Möglichkeit, Iformatiosobjekte wie z.b. Projekte, Produkte, Teams etc. mit differezierte Zugriffsrechte zu versehe. Projektteams köe diese admiistrative Aufgabe für ihre eigee Objekte selbst wahrehme. Leseder oder schreibeder Zugriff ka pro Objekt ud Teiliformatio eigeschräkt werde. Teiliformatioe eies Projekts sid z.b. allgemeie Agabe, Termie, Projektstatus oder Koste. Darüber hiaus regel globale Rechterolle, ob ei Aweder grudsätzlich Objekte alege darf. 5

6 Berichte I eiem erste Schritt werde alle für die Berichtsausgabe relevate Iformatioe selektiert. TopIfo-T uterstützt de Aweder dabei je ach Berichtstyp: Für eie Produkt- Bericht führt beispielsweise eie selektierte Orgaisatio zu eier Auflistug aller zu dieser Orgaisatio gehörede Produkte. TopIfo-T bietet vor dem Ausdruck eie Vorasicht des Berichtes ud eie eifache Export der Date zur Weiterverarbeitug z.b. i MS Excel. 6

7 I TopIfo-T verfügbare Iformatioe Projekte Produkte Allgemeie Iformatioe wie Name, Kurzbeschreibug, Orgaisatio, Asprechparter, veratwortliches Team, übergeordetes Projekt, zugrudeliegeder Prozess, Kategorie Persoe ud Teams mit fuktioale Rolle bzgl. des Projektes Persoe ud Teams mit Art ud Umfag der Zugriffsrechte auf das Projekt Produkte, die vo dem Projekt betroffe sid Vorläufiger ud veröffetlichter Projektstatus Meilesteie des Prozesses Kosteübersicht über Fiskaljahre ud Meilesteie summiert Allgemeie Iformatioe wie Name, Kurzbeschreibug, Orgaisatio, Asprechparter, veratwortliches Team, Produzet, Produkttyp Persoe ud Teams mit fuktioale Rolle bzgl. des Produktes Persoe ud Teams mit Art ud Umfag der Zugriffsrechte auf das Produkt Pakete (zu realisierede Leistugsmerkmale) Persoe Teams Allgemeie Iformatioe wie Name ud Kurzbeschreibug Auflistug aller Projekte, die für dieses Paket laufe Allgemeie Iformatioe wie Name ud Kurzbeschreibug, Orgaisatio, , Adresse, Telefo- ud Fax-Nr. etc. Allgemeie Iformatioe wie Name ud Kurzbeschreibug ud Teamtyp Auflistug aller Teammitglieder ud dere Fuktio Läder / Regioe Allgemeie Iformatioe wie Name ud Kurzbeschreibug Liste der de Regioe zugeordete Läder Kategorie Allgemeie Iformatioe wie Name ud Kurzbeschreibug Dokumete zu diesem Projekt Läder, für die das Projekt läuft Auflistug der Uterprojekte mit Ampelstatus-Historie ud Asprechparter Auflistug aller Projekte ach Orgaisatio, Lad, Asprechparter, veratw. Team, Kategorie, Projektstatus Projektkoste- ud -statusübersicht ach Orgaisatio Projektberichte: Projektstatus mit MTA, Termiplaug, Überfällige Meilesteie, Statushistorie, Projektkatalog ach Lad oder Produkt gruppiert Projekte, die für das Produkt laufe Auflistug aller Produkte ach Orgaisatio, Lad, Asprechparter, veratw. Team, Kategorie Produktberichte: Produktkatalog, Produkteiführug, Produkt-Portfolio Auflistug aller Produkte, die zu diesem Paket realisiert werde ud wurde Auflistug aller Pakete ach Orgaisatio ud Lad Auflistug aller Teams, i dee die Perso Mitglied ist, mit Teamfuktio Auflistug aller utergeordete Teams Persoe ud Teams mit Art ud Umfag der Zugriffsrechte auf das Team 7

8 Techische Iformatioe TopIfo-T ist eie datebakgestützte Web-Applikatio, die komplett i Java realisiert wurde. Datebak Aufgrud der Stabilität, der größere Skalierbarkeit ud der zuküftig geplate Itegratio mit Data Warehouse-Systeme wurde die relatioale Datebak Oracle 8 eier rei objektorietierte Datehaltug vorgezoge. Cliet Der Zugriff des Cliet-Applets auf das zetrale System erfolgt über CORBA. Wege der heterogee Systemladschaft ud der verschiedee Browser (Netscape ud Microsoft i uterschiedlichste Versioe) wird mit Hilfe des Java-Plugis vo Su eie eiheitliche Basis (Java 1.2) für die Ausführug der Java-Programme geschaffe. Schittstelle TopIfo-T passt sich i bestehede EDV- Ladschafte ei. Verbiduge zu uterehmesweite Systeme wie SAP R3 ud Dokumete-Maagemet Systeme sowie eie Servlet-Schittstelle auf Basis vo XML wurde mehrfach realisiert ud sid produktiv im Eisatz. Aber auch zu beliebige adere Systeme sid Schittstelle aufgrud der offee Architektur vo TopIfo-T jederzeit möglich. Die Midestvoraussetzug ist ei System mit Petium II / 166 MHz Prozessor ud 64 Hardware ud Betriebssysteme MB Arbeitsspeicher. Empfohle werde Petium II-basierte PC-Systeme mit 128 MB Arbeitsspeicher. TopIfo-T läuft uter Widows 95/98 ud Widows-NT ab Versio 4.0. sowie UNIX. Die beötigte Moitore etspreche de gägige Stadards (SVGA). Für ei effizietes Arbeite empfehle wir eie Auflösug ab 800x600. Als Drucker köe alle Stadard-Drucker verwedet werde. Asprechparter ud weitere Iformatioe F&F Computer Aweduge ud Uterehmesberatug GmbH Westedstraße 195 D Müche Dietrich Böttcher Telefo Fax

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