Einführung Workflow-Management-Systeme

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1 Einführung Workflow-Management-Systeme

2 Agenda Einführung Workflow Nutzeffekte Vorgehensmodell Beratungsthemen Kontakt Seite 2

3 Einführung Workflow Management = Prozess-Steuerung Definition Verbesserung bzw. Optimierung der Arbeitsabläufe Eignung für stark strukturierte Prozesse Mehrere Aktivitäten, welche in bestimmter Reihenfolge bzw. parallel zueinander ablaufen, in gleicher oder ähnlicher Form auftreten und einen hohen Koordinierungsbedarf durch die Einbindung mehrerer Personen erfordern Seite 3

4 Einführung Workflow-Management-Systeme Was sind Workflow-Management-Systeme? Workflow Management Systeme sind prozessorientierte Systeme, die Prozesse (Abläufe) nach einem vorher definierten Modell steuern und sich für stark strukturierte und arbeitsteilige Organisationen eignen. Workflow Systeme bestehen aus Buildtime-Komponente: Vorgangs- oder Workflow-Definition Runtime-Komponente: Workflow-Ausführung Seite 4

5 Einführung Dokumenten-Management-Systeme Was sind Dokumenten-Management-Systeme? Dokumenten Management Systeme dienen der aufgabengerechten: Erzeugung, Bereitstellung, Steuerung, Weiterleitung und Archivierung von Dokumenten im Rahmen von organisatorischen Prozessen Seite 5

6 Einführung Dokumente Definition Dokumente sind informatorische Objekte: Papier, Dateien, Verzeichnisse oder zusammengesetzte Objektstrukturen, die Informationen für betriebliche Prozesse zur Verfügung stellen. Dokumente fixieren bestimmten Informationsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt für Personen und organisatorische Stellen. Dokumente dienen Kommunikation zwischen in- und externen Einheiten Seite 6

7 Einführung Prozessorientierte Organisation Merkmale Geschäfts- und Organisationsprozesse als Bindeglieder zwischen Potenzialen und Geschäftsergebnissen Prozessmanagement Schonung von Ressourcen Schaffung von Transparenz hins. des Kerngeschäftes Bildung der Grundlage für unternehmerische Entscheidungen Erhöhung der Wertschöpfung durch konsequente zielgerichtete Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den Kundenanforderungen Basis für ein Controllingsystem im Sinne der Steuerung des Geschäftserfolges Seite 7

8 Einführung Prozessorientierung Ziele Optimale Umsetzung von Visionen, Strategien und Ziele des Unternehmens Verständnis von Geschäft als System von Prozessen Positionierung der Kernkompetenzen in den Vordergrund Beseitigung von Barrieren für den Arbeitsablauf Ständige Verbesserung der Geschäftsabläufe Permanentes Leben der Prozessverbesserung (CIP/KVP) Stärkere Ausrichtung des unternehmerischen Handelns auf Kunden und Märkte (intern und extern) Seite 8

9 Einführung Erfolgsfaktoren der Prozessverbesserung Übersicht Soft Skills - Führungsqualitäten - Miteinander umgehen Controlling - CIP / KVP - Meßbare Zielgrößen Effiziente Besprechungskultur - Effizientes Auf-den-Punkt-Bringen Problemlösungsprozess - Probleme erkennen, eingrenzen,analysieren - Potenzielle Lösungen erarbeiten - Lösung auswählen u. planen - Umsetzung der gewählten Lösung - Controllen der Lösung Qualitätsverbesserungsprozess - Arbeitsergebnisse definieren - Anforderungen identifizieren - Lieferantenvorgaben definieren - Schritte der Arbeitsprozesse definieren - Prozessfähigkeitsanalyse - Auswertung der Ergebnisse - QVP überarbeiten Seite 9

10 Einführung Systemabgrenzung Kriterien Nutzen Synergien Workflow Groupware Kosten Integrationsgrad Dokumenten Management System Retrieval- und Recherche - System Archivsystem Datensicherungssystem Komplexität Seite 10

11 Workflow Abgrenzung Getrennte Betrachtung Einfacher Dokumentenverwaltung und -abbildung Standard- und Groupware Datenverteilung über mehrere Systeme Bildfolgesteuerung innerhalb einer Transaktion Verwaltung einmaliger Vorgänge Wiederholte Ausführung eines einzelnen Arbeitsschrittes Werkzeug zur Überbrückung von Funktionalitätslücken Seite 11

12 Workflow Workflow-Prozess Die 4 W s 1.) Was wird 2.) Wie von 3.) Wem und 4.) Womit bearbeitet? Aufgabe Prozesslogik Aufgabenträger Werkzeuge & Daten Seite 12

13 Workflow Workflow-Komponenten Darstellung Dokumentensicht ROOT Document Modellierung Document Data Element Data Element Buildtime-Komponente Steuerung Ausführung Runtime-Komponente Überwachung Seite 13

14 Workflow Workflow-Klassifikation Unterscheidung nach Aufgabenerfüllung Integrated Workflow Management Systems Komponenten zur Beschreibung der Vorgangstypen sowie der Spezifikation von Aktivitäten bis hin zur Gestaltung von Benutzeroberflächen Controll-& Transport Oriented Systems Kontrolle und Transport von Daten, d.h. Mitarbeiter bekommen die richtigen Daten zur richtigen Zeit, Schwerpunkt ist die Steuerung der Aufgabenausführung inklusive Monitorfunktion Flexible Development Systems Reine Entwicklungsumgebungen, erst durch Einsatz weiterer Programme und Zusatzleistungen erhält man eine vollständige Workflow Management Lösung Seite 14

15 Workflow Workflow-Management Notwendige Voraussetzungen Definierte Aufbau-Organisation (straight through processing): Verantwortlichkeiten Stellvertretung Kontrolle Workflow-Entwicklung und Weiterentwicklung Definierte Ablauf-Organisation / Geschäftsprozesse: Systematische Entwicklung Process Owner / Kümmerer Abwicklungsdisziplin ( Sonderfälle) Durchgängige Infrastruktur: Anwendungen ( offene Schnittstellen) Netzwerk Seite 15

16 Workflow Regeln Zu beachten Manuelle Eingabe der Informationen durch die Nutzer Intuitives grafisches Design der Prozesse Zuordnung von Rollen bzw. Gruppen zu Aktivitäten Regeln innerhalb des Workflow notwendig Monitorfunktionen innerhalb des Workflow Seite 16

17 Workflow Technische Standards Standardisierungsbemühungen Kommunikation mittels einheitlicher Formate XML-Standard im Bereich der Web-basierten Transaktionssysteme Spezifikation Workflow-Bereich von WfMC Workflow Management Coalition Simple Workflow Access Protocol (Swap) - Herstellerkonsortium (Sun, Netscape, Hewlett-Packard) Seite 17

18 Nutzeffekte Umfangreiche Nutzeffekte Übersicht Kostenreduktion Bessere Wettbewerbsposition Qualitätsverbesserung Produktivitätssteigerung Mitarbeiterzufriedenheit Flexibilitätssteigerung Seite 18

19 Nutzeffekte Kostenreduktion Seite 19

20 Nutzeffekte Bessere Wettbewerbsposition Seite 20

21 Nutzeffekte Qualitätsverbesserung Seite 21

22 Nutzeffekte Qualitätsverbesserung Seite 22

23 Nutzeffekte Mitarbeiterzufriedenheit Seite 23

24 Nutzeffekte Nutzeffekt Seite 24

25 Vorgehensmodell Implementierung eines Workflow-Management-Systems Phasenmodell 5. Phase: Erfolgsmessung,Controlling, KVP 4. Phase: Umsetzung, Absicherung 3. Phase: Soll-Prozess, Systemauswahl 2. Phase: Ist-Analyse, Prozess-Design 1. Phase: Planung,Koordination Gesamt-Phase: Projektmanagement Seite 25

26 Vorgehensmodell Phase 1 1. Phase: Planung, Koordination Strategie prüfen Teilprozesse identifizieren Zielkriterien verabschieden Projektteams bilden Risikoprofile der erfolgskritischen Prozesse ermitteln Verbesserungspotenziale ermitteln Risikomindernde Maßnahmen umsetzen Seite 26

27 Vorgehensmodell Phase 2 2. Phase: Ist-Analyse, Prozess - Design Abgrenzung und detaillierte Beschreibung der Prozesse unter Berücksichtigung der Kundenwünsche Prüfen der bisherigen Prozesse auf Effizienz Durchführen von Benchmarking zur Ermittlung der Best Practices Identifizierung von Stärken und Schwachstellen (z.b. Schnittstellenprobleme, nicht wertschöpfende Prozesselemente) Seite 27

28 Vorgehensmodell Phase 3 3. Phase: Soll Prozess, Systemauswahl Definition des Soll-Prozesses (DV- Anforderungen) Vorgangs- und Ausführungsmodellierung definieren Modellierung der Prozesse Systemauswahl (Erarbeitung einer Entscheidungsgrundlage, Kosten-/ Nutzenbetrachtung, Integrationsfähigkeit, Investitionssicherheit) Kostenmanagement (Einsparpotenziale) Seite 28

29 Vorgehensmodell Phase 4 4. Phase: Umsetzung, Absicherung Erarbeiten eines Umsetzungsplanes bzw. Maßnahmenkataloges (meilensteinorientiert) Umsetzung Schulung (Workflow Management System) der betroffenen Mitarbeiter Seite 29

30 Vorgehensmodell Phase 5 5. Phase: Erfolgsmessung, Controlling, KVP Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben festlegen und wahrnehmen Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess leben Seite 30

31 Vorgehensmodell Gesamtphase Gesamt-Phase: Projektmanagement Koordination Monitoring Moderation Seite 31

32 Beratungsthemen Komplementäre Beratungsthemen In Ergänzung zum Geschäftsprozessmanagement Daten- und IT-Management Effizienz- und Kostenmanagement Forderungsmanagement Operational Risk Outsourcing Qualitätsmanagement Transaction Banking / Abwicklung Seite 32

33 Kontakt Ihr Ansprechpartner Untermainkai D Frankfurt Ihr Ansprechpartner: Barbara Dilges-Maruska Managing Partner Tel.: Fax: Seite 33

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