Thema: Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

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1 Thema: Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme Vertiefungsarbeit von Carola Schmidt aus Berlin BERUFSAKADEMIE LÖRRACH STAATLICHE STUDIENAKADEMIE UNIVERSITY OF COOPERATIVE EDUCATION Ausbildungsbereich Wirtschaft Betreuende(r) Dozent(-in): Prof. Dr. Treffert Abgabetermin: Kurs: WWI 01 B Fachrichtung Informationssysteme Unternehmen Techem Energy Services GmbH & Co.KG Betreuer(in) im Betrieb: ---

2 Ehrenwörtliche Erklärung Ich versichere hiermit, dass ich meine Vertiefungsarbeit mit dem Thema Workflow Management Systems vs. ERP Systems selbstständig verfasst und keine anderen als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel benutzt habe. Lörrach, Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

3 Kurzfassung In Zeiten, in denen nur die Schnellen 1 überleben werden, ist Business Process Reingeneering eine Notwendigkeit. Enterprise Resource Planning Systems und Worklow Management Systems verprechen beide bei der Geschäftprozeßoptimierung unterstützend mitzuwirken. Was sich hinter den zwei genannten Systemen verbirgt, erläutere ich in dieser Arbeit näher. Darüber hinaus erarbeite ich Unterschiede und Gemeinsamkeiten von ERP Systemen und Workflow Management Systemen. Ziel der Arbeit ist es zu wissen, wann es sich lohnt, ein Workflow Management System einzusetzen und wann es passender ist, lieber mit einem ERP System zu arbeiten. 1 S. 12, [Götz95] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

4 Inhaltsverzeichnis Seite Ehrenwörtliche Erklärung Einleitung Motivation Problemstellung und abgrenzung Ziel der Arbeit Vorgehen Definitionen Workflow Management Systeme Enterprise Resource Planning Systeme Historische Entwicklung WfMS im direkten Vergleich zu ERP-Systemen Anwendungsbereich Prozesse Unabhängigkeit / Abhängigkeit vom Anwendungsbereich Dynamische / statische Anwendungsbereiche Internationalität Technologie Implementierung Codegenerierung Bottom-Up / Top-Down Methode Datenkonvertierung Anwendungsintegration Innerbetriebliche Integration Unternehmensübergreifende Integration Web Services ERP Systeme mit Workflow- Funktionionalität Zusammenfassung und Ausblick Ausblick...26 Quellenverzeichnis...27 Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

5 Abkürzungsverzeichnis Bzw B2B EAI ERP SOAP UDDI WfMC WfMS WSDL z.b. beziehungsweise Business to Business Enterprise Application Integration Enterprise Resource Planning Simple Object Access Protocol Universal Discription, Discovery and Integration Workflow Management Coalition Workflow Management Systeme Web Service Description Language zum Beispiel Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

6 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Charakteristika eines Workflow Management Systemes (nach Dadam) [STRI03]...11 Abbildung 2: ERP Systeme sind monolithisch [Kreu03] Abbildung 3: ERP Systeme bieten keine unternehmensübergreifenden Funktionen an [Kreu03] Abbildung 4: Unterschiede zwischen ERP Systemen und WfMS [CaBS02] Abbildung 5: Architektur von einer Applikationsintegration [Kreu03] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

7 1 Einleitung Um auf dem heutigen Markt mithalten und konkurrenzfähig sein zu können, wird in den Unternehmen eine kontinuierliche Optimierung der Geschäftprozesse und der Geschäftsorganisation durchgeführt. Diesen Prozeß bezeichnet man als Business Process Reingeneering und wurde 1990 von Hammer und Champy entwickelt. Im Zeitalter der Informationstechnologie gibt es mittlerweile unterschiedliche Informationssysteme, die das Business Process Reingeneering unterstützen. An dieser Stelle müssen die Enterprise Resource Planning Systeme und die Workflow Management Systeme (WfMS) genannt werden. Trotz aller Unterschiede dieser beiden Systeme haben sie ein gemeinsames Ziel, nämlich die Implementierung von Geschäftsprozessen. WfMS unterstützen einerseits das Prozessmanagement und andererseits ermöglichen sie eine schnelle und flexible Realisierung neuer Geschäftprozesse. ERP Systeme hingegen sind die ständigen Begleiter während eines Geschäftsfalles. In ERP Systemen sind alle wichtigen Informationen schnell abrufbar. Beide Systeme haben jedoch unterschiedliche Ansatzpunkte und Anwendungsbereiche. Diese werden in der folgenden Arbeit erarbeitet. 1.1 Motivation Ich beschäftige mich in dieser Arbeit mit dem Thema WfMS versus ERP Systeme um herauszufinden, wo die Vor- und Nachteile der jeweiligen Systeme liegen. Besondere Beachtung erfährt der Aspekt der Geschäftsprozessimplementierung, die eine Folge von Optimierung, Änderung oder Neueinführung von Geschäftsprozessen ist. Dabei sind die verschiedenen Ansätze der beiden Systeme näher zu betrachten. Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

8 EINLEITUNG 1.2 Problemstellung und abgrenzung In dieser Arbeit möchte ich die Frage beantworten, welches System ein Business Process Reingeneering bzw. die Einführung eines neuen Geschäftsprozesses besser unterstützt. Auf dem Weg zur Beantwortung dieser Frage werden beide Systeme gegenübergestellt und verglichen. Um den Rahmen dieser Arbeit nicht zu sprengen, gehe ich beim direkten Vergleich beider Systeme lediglich auf die Dimensionen ein, bei denen nennenswerte Unterschiede auftreten. 1.3 Ziel der Arbeit Ziel meiner Arbeit ist es, die Begriffe ERP Systeme und WfMS klarer werden zu lassen. Dabei möchte ich die Gemeinsamkeiten und Unterschiede der beiden Systeme erarbeiten. Ein weiteres Ziel ist die Erörterung, unter welchen Bedingungen die jeweiligen Systeme besser geeignet sind. 1.4 Vorgehen Ich beginne im Kaptiel 2 mit einer Definition der jeweiligen Systeme und der einiger Grundbegriffe, um die Grundlagen gesetzt zu haben. Dann folgt unter Punkt 3 eine kurze geschichtliche Entwicklung von WfMS und ERP Systemen, um deren momentanen Marktposition nachvollziehen zu können. Anschließend folgt in dem Kapitel 4 ein direkter Vergleich der beiden Systeme. Hier orientiere ich mich an Dimensionen, bei denen Unterschiede zwischen beiden Systemen auftreten. Die Dimensionen lauten: Anwendungsbereich, Technologie und Implementierung. Im Kapitel 5 folgt die Anwendungsanalyse, dich ich in innerbetrieblich und unternehmensübergreifend unterteilt habe. Ich gehe auch auf die zukunftsversprechenden Web Services ein und erläutere den Zusammenhang zwischen Web Services und WfMS bzw. ERP Systeme. Abschließend betrachte ich ERP Systeme, die Workflow- Funktionalitäten integriert haben. Mit einer Zusammenfassung und dem dazugehörigen Ausblick schließe ich diese Arbeit ab. Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

9 2 Definitionen Damit die in dieser Arbeit erwähnten Begriffe eindeutig sind, beginne ich mit einigen Definitionen. Dabei gehe ich einleitend etwas näher auf ERP Systeme und Workflow Management Systeme ein. Im Vorfeld sollte der Begriff Geschäftsprozeß erläutert werden. Dieser steht bei diesem Thema im Mittelpunkt der Betrachtung. Ein Geschäftsprozeß besteht aus einer Folge von Aktivitäten, die dem Kunden und dem Unternehmen einen Wert schaffen. Hierbei können die Aktivitäten über verschiedene betriebliche Funktionsbereiche verlaufen. Als Ziel steht die Bearbeitung von Geschäftsfällen im Vordergrund. Eine vom Unternehmen erreichte Marktposition kann nur dann behauptet werden, wenn alle Geschäftsprozesse einem Business Process Reingeneering zu Grunde liegen. Das bedeutet, dass selbst wenn Geschäftsprozesse in einem Unternehmen definiert worden sind, diese kontinuierlich überarbeitet, geändert, angepasst oder verbessert werden müssen. Bei einer Verbesserung handelt es sich um eine Veränderung, die dem Betrieb in seinen Unternehmenszielen dient. 2 Bevor ich den Begriff des Workflow Management Systems definieren kann, ist es erforderlich, den Begriffe Workflow zu klären. Workflow heißt übersetzt Arbeitsfluß. Dabei handelt es sich um automatisierte und arbeitsteilige Prozesse, die zur Abwicklung von Geschäftsvorfällen initialisiert werden. Durch diese Erläuterung ist jedoch der Unterschied zwischen einem Workflow und einem Geschäftsprozeß nicht ersichtlich. Für einige Autoren wie z.b. Heilmann (1994) ist:...die Definition des Geschäftsprozesses synonym zu der Definition eines Workflows. 3 Andere Autoren erweitern diese Betrachtungsweise mit in den Prozeß involvierten Personen und Maschinen, sowie mit für den Prozeß relevante Daten.[MüSt99] 2 S.111, [HeSW98] 3 S.14, [MüSt99] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

10 DEFINITIONEN Gemeint ist damit die Weiterreichung von Dokumenten, Informationen oder Aufgaben zwischen Teilnehmern eines Prozesses. Hier kristallisiert sich heraus, dass ein Workflow eine Automatisierung eines Geschäftprozesses ist. Ein Workflow beschreibt Aktivitäten von Geschäftsprozessen auf konzeptioneller Ebene, was die Basis für das Verständnis, die Realisierung und die Optimierung dieser Prozesse darstellt. Das ist die Begründung, warum Workflow-Konzepte eng mit dem Reingeneering und der Automatisierung von Geschäftsprozessen zusammen hängt. [Kreu03] Jedoch verfolgen auch ERP-Systeme das Ziel, Geschäftsprozesse abzubilden und zu automatisieren. Im folgenden möchte ich die unterschiedlichen Ansätze beider Systeme aufzeigen. 2.1 Workflow Management Systeme Ein Workflow Management System wird von dem Workflow Management Coalition, auf das ich später genauer eingehen werde, wie folgt definiert: A system that completely defines, manages and executes workflows through the execution of software whose order of execution is driven by a computer representation of the workflow logic. [WFMC95] Workflow Management Systeme koordinieren zum größten Teil räumlich oder zeitlich verteilte Arbeitsgruppen. Sie sind speziell zur Unterstützung von betrieblichen Abläufen geeignet, die folgendes aufweisen: Einbeziehung vieler Personen oder Applikationen, einen hohen Strukturierungsgrad gekoppelt mit einer geringen Komplexität, oder eine hohe Wiederholungsfrequenz mit wenig Ausnahmefällen. [ÖsVo96] Im allgemeinen verhindern WfMS Probleme wie z.b. zu lange Durchlaufzeiten, mangelnde Information über den Bearbeitungsstand und Aufträgen, inflexible Steuerung des Bearbeitungsprozesses oder Redundanz, mangelnde Aktualität und Inkonsistenz durch Mehrfacharchivierung. Die Basis für Workflow Management Systeme ist das Modell des Workflows, welches die einzelnen Schritte des modellierten Geschäftsprozesses abbildet. Die im Vorfeld definierten Schritte werden von einzelnen Workflow-Instanzen ausgeführt, indem sie auf Daten zugreifen sowie Applikationen und deren Benutzer integrieren. Diese charakteristische Eigenschaft von WfMS wird in Abbildung 1 dargestellt: Zu Beginn werden die Geschäftsprozesse analysiert und modelliert, konkrete Instanzen verwirklichen anschließend den Kontroll- und Datenfluß für die einzelnen Prozessinstanzen. Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

11 DEFINITIONEN Abbildung 1: Charakteristika eines Workflow Management Systemes (nach Dadam) [STRI03] 2.2 Enterprise Resource Planning Systeme Enterprise Resource Planning Systeme sind Standardsoftwarelösungen unterstützt mit einer einheitlichen Datenbasis, um Redundanzen zu vermeiden. Diese Software deckt die Planung und Steuerung der gesamten Wertschöpfungskette ab. Es handelt sich um mehrere Module (Bausteine), die zusammen ein ERP System ergeben. Die Applikationen dienen z.b. dem Einkauf, der Materialwirtschaft, der Produktionsplanung und Produktionssteuerung, der Lagerverwaltung, der Personalverwaltung, der Qualitätssicherung und dem Finanzmanagement. Das Ziel von ERP Systemen liegt in der Optimierung der internen Wertschöpfungskette eines Unternehmens, auch Value Chain genannt. Die folgende Definition erläutert meine oben genannte Erklärung etwas näher. Die ERP-Lösungen sollten die durchgängige abteilungsübergreifende DV-Unterstützung der Geschäftsprozesse ermöglichen und damit die Ineffizienzen, die aus der Verwendung vieler heterogener Einzellösungen mit redundanter Datenhaltung resultieren, vermeiden. 4 Da es sich bei Enterprise Resource Planning Systeme um eine Standardsoftware handelt, wählen die Unternehmen die jeweiligen Module, die sie benötigen. Die einzelnen Applikationen bzw. Module werden über Parameter an die Geschäftsprozesse angeglichen. Dieser Vorgang wird als Customizing bezeichnet. Die Grundstrukturen der Prozesse sind implizit in den Programmcode der Softwaremodule codiert. Die Parametereinstellung reicht daher oft nicht aus, die standardisierten Module an die unternehmensspezifischen Abläufe anzugleichen. Dies zeigt, dass eine ERP-Standardlösung nicht alle Anforderungen der Unternehmen erfüllen kann. Meist ist der Wunsch nach Erweiterungen oder zusätzlichen Applikationen vorhanden. 4 S. 18, [ScWe03] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

12 DEFINITIONEN Obwohl ein Enterprise Resource Planning System aus mehreren Modulen besteht, ist es monolithisch. Die einzelnen Bausteine stehen einander in Abhängigkeit, was Erweiterungen bzw. Änderungen nur schwer möglich macht. Abbildung 2 verdeutlicht dies. Kopplungen mit anderen Systemen ist darüber hinaus schwierig realisierbar. Abbildung 2: ERP Systeme sind monolithisch [Kreu03] Mit klassischen ERP Systemen sind unternehmensübergreifende Anwendungen nicht möglich. Es werden nur Funktionen zur Verfügung gestellt, die innerhalb eines einzelnen Unternehmens gefordert werden. Abbildung 3: ERP Systeme bieten keine unternehmensübergreifenden Funktionen an [Kreu03] Abschließend ist zu erwähnen, dass ERP Systeme restriktiv sind. Ihre Daten- und Prozessstruktur muß streng eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützen ERP Systeme keine Ad Hoc- Prozesse und keine Ausnahmebehandlungen. Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

13 HISTORISCHE ENTWICKLUNG 3 Historische Entwicklung Wie lange ein System bereits auf dem Markt ist und wie die Entwicklung aussah, entscheidet oft über Akzeptanz und Bereitwilligkeit dieser Produkte. Die historische Entwicklung verrät ebenso vieles über die Popularität und den Ruf von in diesem Fall Informationssystemen. Daher gehe ich in diesem Kapitel auf die geschichtliche Entwicklung von ERP Systemen und von Workflow Management Systemen ein. In den sechziger und siebziger Jahren wurden mit Material Requirement Planning (MRP) Software bereits die ersten Schritte für eine Systematisierung des Informationsflusses unternommen. Diese Systeme fokussierte sich auf die Materialbedarfsplanung. Die Weiterentwicklung waren dann MRP-II Systeme. Jene Systeme konnten in den 80er-Jahren bereits die gesamten Produktionsprozesse einer Fabrik automatisieren und teilweise optimieren. Diese Anwendungen sollten darüber hinaus ebenso robuster werden. In den neunziger Jahren folgte schließlich die Entwicklung der ERP-Software. Dabei handelt es sich um (...) ein umfassenderes Paket von Anwendungen, mit denen alle internen Transaktionen miteinander verknüpft werden können.. 5 ERP Systeme sind, wie eben aufgezählt, durch die kontinuierliche Erweiterung und Verbesserung von vorhanden Informationssystemen entstanden. Dadurch ist die Akzeptanz der ERP Systeme keine Problematik. Die Anwender sind seit den 4 Jahrzehnten gewöhnt, mit diesen Informationssystemen zu arbeiten. Die schrittweise Weiterentwicklung führte zu Änderungen, an die sich die Anwender schnell gewöhnen konnten. Neben der Akzeptanz der Anwender ist die Akzeptanz der Unternehmen vorhanden. Workflow Management Systeme haben dagegen eine weniger kontinuierliche Entwicklung durchlebt. Die Geburtsstunde des Workflows lag in den 90er Jahren. Workflow wurde in jüngerer Zeit hauptsächlich dann verwendet, wenn elektronische Archive bzw. Dokumentenverwaltungssysteme gemäß vorgegebener Statusverwaltung gefüllt, bearbeitet und gelesen werden sollten. Die hierbei aus Qualitätsgründen in jedem Betrieb zu beachtenden Freigabevorschriften, 5 S.1, [NHDB02] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

14 HISTORISCHE ENTWICKLUNG falls ISO 9000 zertifiziert genau schriftlich fixiert, erzwingen eine sequentielle Folge von Prüfund Freigabeschritten, die sich sehr gut programmtechnisch unterstützen lässt. 6 So sind aus dem Bereich Engineering Data Management (EDM) und Product Data Management (PDM) die ersten Workflow Management Systeme entstanden. Die Ursprünge von WfMS können jedoch bereits in den 70er Jahren gefunden werden. Man hoffte auf die Durchsetzung von automatisierter Büroarbeit, um Papier zu sparen und Effizienz zu gewinnen, mit Office Information Systeme (OIS). In den 80er Jahren stellte man jedoch fest, dass die OIS mehr versprochen haben, als sie halten können. Die Nachfrage an OIS sank auch, weil mehrere größere Implementierungsprojekte scheiterten. Jedoch kam in den 90er Jahren der Traum von Office Automation Systems durch die Entwicklung neuer Technologien auf. Der Einsatz von WfMS ist bis jetzt noch nicht sehr verbreitet. Jedoch halten viele Anwender dieses System für sehr bedeutend. Die Popularität dieser Systeme steigt unter anderem durch die Workflow Management Coalition. Die Workflow Management Coalition (WfMC) ist ein Zusammenschluß von WfMS Herstellern, großen Anwendern von WfMS und Forschungsgruppen. Dieses internationale Gremium wurde 1993 gegründet. Das Ziel des WfMC ist die Verbreitung der WfMS zu fördern, indem Standards für die Terminologie des Workflow Managements und entsprechende Schnittstellen entwickelt und verbreitet werden.[wfmc03] 6 S. 7 und 8, [MüSt99] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

15 WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN 4 WfMS im direkten Vergleich zu ERP-Systemen In diesem Kapitel werde ich die wesentlichen Unterschiede zwischen ERP Systemen und WfMS erarbeiten. Dabei orientiere ich mich an [CaBS02], wo drei unterschiedliche Dimensionen betrachtet werden, in welchen Differenzen zwischen beiden Systemen entdeckt worden sind: der Anwendungsbereich (domain scope), die Technologie (technological scope) und die Implementierung (system implementation). Abbildung 4 stellt einen Überblick über alle in diesen drei Bereichen vorkommenden Unterschiede. Im folgenden bearbeite ich jeden Punkt dieser Tabelle. Abbildung 4: Unterschiede zwischen ERP Systemen und WfMS [CaBS02] 4.1 Anwendungsbereich Der Anwendungsbereich definiert die Brauchbarkeit eines Systems für einen spezifischen Anwendungsbereich oder einer spezifischen Organisation. Da jedes Unternehmen ihre eigenen Bedürfnisse und Eigenheiten hat, ist diese Charakterisierung der Systeme sehr wichtig. Eine Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

16 WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN Finanzorganisation hat z.b. andere Anforderungen als eine Marketingorganisation. Ebenso haben ERP Systeme und WfMS Eigenschaften, die für bestimmte Unternehmen bzw. für bestimmte Anwendungsbereiche von Vorteil sind, für andere wiederum weniger. Im Folgenden beschreibe ich die einzelnen Eigenschaften Prozesse Prozesse sind bei Workflow Management Systeme, wie bereits bei Punkt 2.1 aufgeführt worden ist, kundenspezifisch. Die Geschäftsprozesse werden jeweils individuell modelliert. In den einzelnen Workflowkomponenten verläuft der Datenfluß in den darunter liegenden Applikationen transparent. ERP Systeme sind dagegen datenzentriert. Alle Applikationsmodule, egal für welchen Anwendungsbereich, greifen auf den selben Datenbestand zu. Parametertabellen bilden die Prozesse in ERP Systemen ab und sind dadurch nicht explizit sichtbar Unabhängigkeit / Abhängigkeit vom Anwendungsbereich WfMS können in unterschiedlichste Anwendungsbereiche implementiert werden. Workflows werden in Sub-Workflows zerlegt und anschließend in ein grafisches Prozessmodell abgebildet. WfMS trennen den Workflow von den eigentlichen Systemkomponenten durch das Prozessmodell. [Kreu03] ERP Systeme sind vom Anwendungsbereich abhängig. Sie stellen ein Referenzmodell mit bestpractaces für mannigfaltige Geschäftsprozesse zur Verfügung. ERP Systeme beinhalten Sammlungen von vordefinierten Geschäftsprozessen für verschiedene Sachgebiete. Das Referenzmodell reflektiert die bevorzugten Geschäftsprozessmodelle. Dadurch bieten ERP Systeme eine Lösung an, die viele Organisationen zufrieden stellt. Tausende von Parametern müssen bei der Einführung von ERP Systemen eingestellt werden, damit die Anwendungen an die individuelle Organisation angepasst sind (siehe Punkt 2.2). Die Parametereinstellung reicht jedoch oft nicht aus, die standardisierten Module an die unternehmensspezifischen Abläufe anzugleichen. Folglich sind die Unternehmen gezwungen, ihre organisatorischen Abläufe an den ERP Systemprozeß anzupassen. Diese Anpassung fällt bei WfMS weg, da sie ein funktionierendes Framework für den Einsatz unabhängig zum Anwendungsbereich zur Verfügung stellen Dynamische / statische Anwendungsbereiche Ein dynamischer Anwendungsbereich kennzeichnet sich durch schnell ändernde abzubildenden Prozessen aus. Durch Business Process Reingeneering oder Anforderungswechsel können z.b. solche ständigen Änderungen aufkommen. Darüber hinaus gibt es auch Prozesse, deren Aufgaben keine bestimmte Reihenfolge hat. [Kreu03] Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

17 WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN Workflow Management Systeme können für diese dynamischen Anwendungsbereiche Ad-hoc- Workflows einsetzen. Zur Zeit existieren zwei Arten von Ad-hoc-Workflows: Ad-hoc-Workflow, bei dem zuständige Bearbeiter während der Ausführung zugewiesen und geändert werden können und Ad-hoc-Workflow, der aus dem Business Workplace heraus definiert werden kann. Dieser Ad-hoc-Workflow wird zu einem im Business Workplace vorliegenden Anwendungsobjekt definiert. [SAPb04] Ad-hoc-Workflows benötigen einen großen Koordinationsaufwand unter den Beteiligten. ERP Systeme können aufgrund ihres vordefinierten Referenzmodells in der Regel dynamische Prozesse nicht unterstützen. Lediglich das in Grenzen gehaltene Customizing ermöglicht eine statische Anpassung an den geänderten Geschäftsprozeß Internationalität WfMS beinhalten bis jetzt noch nicht die folgenden für ein internationales Unternehmen unentbehrlichen Eigenschaften: Internationalisierung, Multiwährungsfähigkeit und die Multisprachfähigkeit. Das zeigt, dass Workflow Management Systeme kein länderübergreifendes Arbeiten unterstützt. Die Parametereinstellungen bei ERP Systemen sind hingegen auf Internationalität ausgelegt. Nicht nur die Spracheinstellung und Währungsumrechnung werden unterstützt, sondern auch länderspezifische gesetzliche Vorschriften werden abgebildet. 4.2 Technologie WfMS und ERP Systeme haben die Gemeinsamkeit, dass sie sich vom Mainfraim zur Server/Client-Technologie entwickelten und ihre Zukunft im Web liegt. Obwohl beide Systeme Geschäftsprozesse managen, hat sich jedes System auf eine unterschiedliche Geschäftsprozessart fokussiert. [CaBS02] Dies verkörpert z.b. die Gegenüberstellung folgender beider Geschäftsprozesse. Beim ersten handelt es sich um einen Bestellprozeß, bei dem Kundenbestellungen sowie Inventar- und Finanzdaten aktualisiert werden. Der zweite Geschäftsprozeß tritt in einem Labor auf, bei dem die Aufgaben der Labormitarbeiter koordiniert und die Gerätschaften kontrolliert werden. Diese beiden Geschäftsprozesse haben verschiedene Ansprüche an die Technologie. Während beim ersten erwähnten Prozeß die Anforderungen im Datenbankbereich liegen (Datenbankzugriff, Synchronisation und Datenbankinteroperabilität), verlangt der zweite genannte Geschäftsfall die Koordination der Aufgaben von Menschen, ebenso wie die Kontrolle von Gerätschaften. Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

18 WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN Das internationale Standardisierungsgremium Workflow Management Coalition unterscheidet vier grundlegende Workflow-Typen voneinander: 1. Ad-hoc-Workflow 2. Collaborative Workflow 3. Administrative Workflow 4. Production Workflow [WORD04] Workflow Management Systeme unterstützen alle oben aufgezählten vier Workflowarten, weil sie prozessorientiert sind. Der Ad-hoc-Workflow unterstützt einmalige oder stark variierende Prozesse, die wenig strukturiert und nicht vorhersehbar sind. [WORD04] Der Collaborative Workflow unterstützt das gemeinsame Erarbeiten eines Ergebnisses. Ein WfMS verteilt in diesem Fall z.b. Aufgaben unter den prozeßinvolvierten Mitarbeitern. Der erläuterte Labor- Geschäftsprozeß ist ein typisches Beispiel für einen Collaborative Workflow. Der Administrative Workflow unterstützt strukturierte Routineabläufe, die nicht strategisch, selten zeitkritisch und von geringem Geldwert sind. Der Production Workflow unterstützt fest strukturierte und vordefinierbare Vorgänge, die zumeist zeitkritisch und von strategischer Bedeutung sind. [WORD04] Der bereits erwähnte Bestell- Geschäftsfall zählt zu den Production Workflows. Transaktionen fallen auch in diese Kategorie, weil die Transaktionseigenschaften ACID (atomar, konsistent, isoliert und dauerhaft) beim Production Workflow erfüllt werden. [CaBS02] bezieht sich auf das Buch An Overview of Workflow Management und erwähnt daher nur 3 Workflow- Typen (siehe Abbildung 4). Ich habe mich für die Darstellung der Workflow- Typen vom Workflow Management Coalition, weil die Einteilung wesentlich aktueller ist. ERP Systeme können durch ihre Datenzentriertheit nicht alle Workflow- Typen unterstützen. Der Fokus der ERP Systeme liegt hauptsächlich auf strukturierten Datentransaktionen, also auf den Production Workflow. Ziel der Systeme ist, die Konsistenz der von verschiedenen Anwendungen geteilten Datenstrukturen zu bewahren. Dies wird erreicht, indem ERP- Module direkt mit interoperablen Datenbanken operieren. Das ERP Konzept hat die Forderung, dass alle Datenstrukturen innerhalb einer Organisation homogen sind. Das bedeutet z.b. in manchen Fällen, dass alle Datenbanken vom gleichen Anbieter sind. Einige ERP Systeme unterstützen lediglich spezifische Datenbankmanagementsysteme, andere wiederum geben den meisten bekannten Datenbankplattformen Unterstützung. Daher muß in den meisten Fällen bei den ERP- Einführungen ein Umstieg auf relationale Datenbanken erfolgen. Eine bereits vorhandene relationale Datenbank erfordert häufig eine Migration, weil von Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

19 WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN den ERP Systemen eine strenge standardisierte Struktur der Daten benötigt wird, welche zwingend eingehalten werden muß. Zusammenfassend ist zu erwähnen, dass Workflow Management Systeme alle Workflow- Typen unterstützen, aber besonders für Ad-Hoc-Workflows und Collaborative Workflows geeignet sind. Der Umgang mit autonomen und heterogenen Systeme sind die Stärke von WfMS. Hingegen dazu sind ERP Systeme eher für den Production Workflow von Vorteil. Wenn jedoch ein Production Workflow in einem heterogenem System vorkommt, ist die Anwendung von WfMS empfehlenswerter. Besonders für kleinere Unternehmen mit heterogenen Systemen mag die Integration eines WfMS die bessere Lösung sein. Weder die zeitliche noch die finanzielle Investition, die ein ERP System mit sich zieht, ist erforderlich. 4.3 Implementierung Die letzte der drei Dimensionen des direkten Vergleiches ist die Implementierung. Es gibt viele Fakten über Systemimplementierung, die in der Literatur beleuchtet werden. In dieser Arbeit liegt der Fokus jedoch auf den technischen Unterschieden, welche die Implementierung Beeinflussen. WfMS und ERP Systeme unterscheiden sich in dem Punkt in den folgenden drei Hauptaspekten: Automatisch genierter bzw. vorgefertigter Code, Bottom-up bzw. top-down Methode und in Datenkonvertierung Codegenerierung Wie in Punkt 2.1 die Abbildung 1 darstellt, wird bei einem Workflow Management Systeme jeder Geschäftsprozeß bei der Implementierung modelliert. Das System generiert für jede Anwendung automatisch den notwendigen Code. Der generierte Code steuert den Daten- und Kontrollfluß. WfMS sind nicht nur in der Hinsicht flexibel, dass jeder unternehmensspezifische Geschäftsprozeß unterstützt wird, sondern dass Workflows innerhalb verschiedener Abteilungen oder sogar unternehmensübergreifend eingesetzt werden können. Da ERP Systeme als Standardprodukte verkauft werden, fehlt ihnen diese große Flexibilität, wie sie WfMS aufweisen. Ein ERP System ist aus vielen vorgefertigten Modulen zusammengesetzt. Damit die Systeme flexibel genug sind, sich den Gegebenheiten und den unterschiedlichen Geschäftsfällen verschiedener Organisationen anpassen zu können, werden bei der Konfiguration unzählig viele Parametereinstellungen benötigt. Hier ist vom Punkt 2.2 wiederholend zu erwähnen, dass die Grundstrukturen der Prozesse implizit in den Programmcode der Softwaremodule codiert sind. Weil die Parametereinstellung oft Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme

20 WFMS IM DIREKTEN VERGLEICH ZU ERP-SYSTEMEN nicht ausreicht, die standardisierten Module an die unternehmensspezifischen Abläufe anzugleichen, müssen oft die Geschäftsprozesse an die ERP Systeme angeglichen werden. Ein erworbenes ERP Modul wird in einem Funktionsbereich eingesetzt. Um unterschiedliche Funktionsbereiche verknüpfen zu können, müssen mehrere unterschiedliche Module erworben werden. ERP Systeme sind jedoch nicht unternehmensübergreifend einsetzbar Bottom-Up / Top-Down Methode Als Implementierungsstrategie findet die Bottom-Up-Methode bei Workflow Management Systemen oft Anklang. Ein in einem Unternehmen vorkommender Geschäftsprozeß wird zuerst als dieser identifiziert und definiert. Anschließend erfolgt, oft in graphischer Form, die Darstellung des Prozesses in einem Workflow Model. Diese Vorgehensweise verdeutlicht, dass die Geschäftsprozesse der Treiber in diesem Prozedere sind. Dadurch sind die WfMS vollständig nach den vorhandenen Prozessen gerichtet. Bei ERP Modulen ist bereits der Kern der Prozesslogik in den Applikationen enthalten ist. Daher müssen ERP Systeme mit der Top-Down-Methode eingeführt werden. Der Schritt des Customizings beinhaltet demzufolge lediglich eine Auswahl an bereits vorhanden Auswahlmöglichkeiten Datenkonvertierung Für WfMS und ERP Systeme ist es notwendig, Daten für Prozesse integrieren zu können. Dies ist oft mit einer Datenkonvertierung oder Migration verbunden. WfMS integrieren bestehende Datenquellen aus Altsystemen in ihre Prozessmodelle. Dadurch können bestehende Daten ohne großen Probleme und Aufwand im Prozeß genutzt werden. ERP Systeme hingegen basieren auf relationale Datenbanken, die eine strenge standardisierte Struktur der Daten benötigen (siehe Punkt 4.2). Vorhandene Datenbestände müssen demzufolge in diese Struktur konvertiert werden. Dies kann einen sehr hohen zeit- und kostenintensiven Aufwand bedeuten. Workflow Management Systeme vs. ERP Systeme