Management Inhalt. PDF-Workflow / Management M 01

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1 M 01 Management Inhalt Inhaltsverzeichnis M01 Über den Autoren M02 Editorial M03 Die Druckindustrie im Wandel M04 Problematische Datenübernahme M05 PDF-Vorteile M06 Chance für einstufige Betriebe M07 Abläufe M08 Zusammenarbeit mit Datenlieferanten... M09 Kommunikation M10 Fehlererkennung M11 Preflight-Check M12 Datenkomprimierung M13 Transferkosten M14 Einführung eines PDF-Workflows M15 Investitionssicherheit von PDF M16 PDF-Workflow-Systeme M17 Datenbank M18 Neue Medien M19 Empfohlene Software und Tools M20 Anwendungshinweise M21 Impressum US2 Warenzeichen US3 Adressen US4 digital PDF-Workflow / Management

2 M 02 Unser Autor, Stephan Jaeggi, ist ein bekannter PDF-Spezialist in Europa. In über hundert Seminaren und unzähligen Vorträgen hat er bereits Tausende von Fachleuten in die Geheimnisse von PDF Über den Autoren eingeführt. Er wird auch regelmäßig als Referent zum Thema PDF zu den Seybold- Konferenzen in die USA eingeladen. Stephan Jaeggi ist Co-Autor des Whitepapers»PDF for prepress«, das im März 1998 in New York vorgestellt wurde. Dieses Whitepaper und viele weitere Informationen zum Thema PDF findet man auf dem Webserver von Stephan Jaeggi (Internet-Adresse siehe unten). Auf diesem Server wird auch der deutschsprachige Newsletter»PDF-Aktuell«veröffentlicht, in dem regelmäßig die wichtigsten News zum Thema PDF zusammengefaßt werden. Dieser Newsletter kann kostenlos unter abonniert werden. Seit 1991, als er zum erstenmal auf der Seybold-Konferenz von PDF und»carousel«(dem Codename von»acrobat«) hörte, beschäftigt sich unser Autor mit der PDF-Technologie. Kurz danach machte er sich selbständig und gründete die Firma PrePress-Consulting mit Sitz in Binningen bei Basel/Schweiz. In den ersten Jahren hat die Firma eine breite Palette von Beratungs- und Unterstützungsdienstleistungen für Druckvorstufenbetriebe und Druckereien angeboten. Seit 1996 konzentriert sich PrePress-Consulting ausschließlich auf PDF. Stephan Jaeggi hat nach dem Besuch des Gymnasiums und nach einem Praktikum in einer Druckerei ein Studium an der Schweizerischen Ingenieurschule für Druck und Verpackung absolviert und den Abschluß als Druck-Ingenieur HTL/ ESIG gemacht. Danach war er als Systemleiter in einer großen Druckerei verantwortlich für die Evaluation, Installation und den Betrieb eines großen Mainframe-Satzsystems (mit Digiset-Belichtern von HELL). Anschließend wurde er als Sekretär für technische Informatik zum Schweizerischen Verband der Graphischen Unternehmen (heute VISCOM) berufen, wo er die 1200 Mitgliederbetriebe bei der Einführung der PostScript- und DTP-Technologie unterstützen konnte. Weitere Informationen zu PDF und dem Newsletter»PDF-Aktuell«unter Stephan Jaeggi ist seit Jahren ein vehementer Verfechter der PDF-Technologie, aber auch bekannt für fundierte Kritik an den Herstellern.

3 M 03 Editorial Aus Anlaß der Vorstellung ihres neuen PDF-Workflow-Systems»Prinergy«haben mich Heidelberg und Creo gebeten, eine Publikation für Heidelbergs neue Fachliteratur-Reihe»vision+work«zum Thema PDF-Workflow in der Druckindustrie zu schreiben. Es sind vier aufeinander abgestimmte Broschüren entstanden, die sich an unterschiedliche Zielgruppen wenden: Basics: Eine Einführung in die PDF- Technologie für alle Leser gedacht. Management: Wirtschaftliche und organisatorische Aspekte von PDF für die Geschäftsleitung und Führungskräfte. Creation: Die Erstellung von PDF-Dokumenten für Datenlieferanten (Werbeagenturen, Grafiker, Kunden). Production: Bearbeitung und Ausgabe von PDF-Dateien für Techniker in der Druckvorstufe. Die Basics -Broschüre liegt in gedruckter Form vor. Alle vier Publikationen sind digital auf CD-ROM und im Internet verfügbar (Internet-Adresse siehe unten). Die digitalen Versionen enthalten viele Hypertext-Verknüpfungen, die zu verwandten Themen in den anderen Broschüren führen. Auf jeder Seite wird ein in sich abgeschlossenes Thema behandelt. Dadurch hat der Leser die Möglichkeit, auch nur einzelne Seiten zu lesen und jederzeit auf ein Thema zugreifen zu können. Mein Ziel beim Schreiben dieser Broschüren war, eine praktische Anleitung für den Einsatz von PDF in der Print-Produktion zu schaffen. Es soll kein Handbuch-Ersatz sein, sondern vielmehr das Konzept der PDF-Technologie erläutern und viele Hinweise und Erfahrungen aus meiner Praxis vermitteln. In diesen Publikationen wird einerseits der manuelle PDF-Arbeitsablauf mit»adobe Acrobat«und Standard-Plug-ins beschrieben, andererseits werden die neuen Möglichkeiten mit einem automatischen PDF-Workflow- System wie»prinergy«vorgestellt. Ich möchte Heidelberg und Creo an dieser Stelle für die Gelegenheit danken, diese Broschüren zu publizieren. Ich hatte schon lange den Wunsch, das Wissen, das ich in meinen Seminaren und Vorträgen vermittle, einmal schriftlich niederzulegen und einem größeren Kreis von Fachleuten zugänglich zu machen. Ein spezieller Dank geht an meinen Freund Bernd Zipper, der mich bei diesem Projekt in vieler Hinsicht unterstützt hat. Ich wünsche Ihnen viel Spaß beim Lesen und viel Erfolg beim Einsatz von PDF. Binningen, Schweiz im August 1999 Stephan Jaeggi Alle vier Broschüren können im Internet als PDF-Dokumente heruntergeladen werden:

4 M 04 Die Druckindustrie macht zur Zeit einen Wandel vom analogen (filmbasierten) zum digitalen Workflow durch. Mehrere Gründe zwingen zu diesem Wechsel. Neue Technologien wie großformatige Imagesetter, Computer-to-Plate (CtP) und der Digitaldruck erfordern digitale Druckvorlagen. Der zunehmende Zeitdruck zwingt zudem viele Betriebe zu einer möglichst hohen Automatisierung der Arbeitsabläufe. Dies ist ebenfalls nur mit digitalen Daten möglich. Viele Seiten werden heute aber nicht mehr in der Druckerei, sondern bei den Kreativen (Werbeagenturen, Grafikern) oder sogar durch den Kunden erstellt. Früher gelangten diese Seiten meist als Filme in die Druckerei. Das Redigitalisieren angelieferter Filme ist heute zwar technisch möglich, kann aber nur eine Übergangslösung sein. Deshalb fordern die Druckereien die Anlieferung von Daten. Das»Portable Document Format«(PDF) bietet sich dabei als ideales Datenformat für die Seitenübergabe an [Management M06]. Der Ruf nach PDF-Dateien kommt aber nicht nur von den Druckereien, sondern auch vom Markt. Vor allem Agenturen und große Die Druckindustrie im Wandel Anzeigenkunden haben die Vorteile des PDF-Formates erkannt und drängen die Druckereien zur Übernahme von PDF. Beim Digitaldruck hat sich PDF bereits etabliert, da hier der Faktor Zeit eine entscheidende Rolle spielt und PDF als sicheres Datenformat am wenigsten Probleme verursacht. Sowohl Druckereien als auch Werbeagenturen und Kunden fordern zunehmend PDF. Beim Digitaldruck hilft PDF die sehr engen Terminvorgaben einzuhalten.

5 Früher wurden den Druckereien die Aufträge in der Regel als seitenglatte Filme angeliefert. Diese mußten dann manuell zu Druckformen montiert werden ein arbeitsaufwendiger und fehleranfälliger Seiten verknüpft und müssen daher getrennt mitgeliefert werden. Bei der Übernahme gehen diese Verknüpfungen oft verloren. Ein weiteres Problem sind die Schriften, denn zur Ausgabe der Seiten müssen die gleichen Schriften verwendet werden wie bei der Erstellung der Seiten. Aus rechtlichen Gründen dürfen die Schriften aber nicht an andere Firmen weitergegeben werden. M 05 Problematische Datenübernahme Prozeß. Seit einigen Jahren gibt es für diese Arbeit Ausschießprogramme, die eine digitale Bogenmontage ermöglichen. Dazu müssen die Seiten aber als Daten vorliegen. Immer öfter werden deshalb anstelle von Filmen die Dateien aus Layoutprogrammen an die Druckerei geliefert. Leider ist die Qualität der empfangenen Daten in vielen Fällen ungenügend, und die Dateien müssen in der Druckerei noch nachbearbeitet werden (vgl. Grafik). Ein großes Problem bei der Übernahme von Layout-Dateien ergibt sich dadurch, daß diese Dateien nicht komplett sind. Abbildungen sind nicht in die Layoutdaten integriert, sondern nur mit den Quelle: Linotype Hell Qualität der empfangenen digitalen Daten (%) 1,6 1,6 12,9 19,4 25,8 12,9 17,7 6,5 1,6 0,0...% unakzeptabel nachbearbeitet problemlos Bei der Übernahme von Layout-Dateien ist oft aufwendige Nachbearbeitung erforderlich. Ergebnisse einer Erhebung über die Verwertungs-Qualität empfangener Daten

6 M 06 PDF-Vorteile Durch die Übernahme von PDF-Daten anstelle von Layout-Dateien können viele wenn auch leider nicht alle Probleme gelöst werden, mit denen die Operatoren in den Druckereien in den letzten Jahren bei der Datenübernahme zu kämpfen hatten. PDF-Dokumente enthalten alle für die Ausgabe notwendigen Daten. Bilder und auch die benutzten Schriften können direkt in die PDF-Datei eingebettet werden. [Creation C22] PDF ist ein Endseitenformat. Die Anordnung der Seitenelemente und der Zeilenfall können sich nicht mehr verändern. Einzelne Seitenelemente lassen sich zwar notfalls noch editieren, aber die objektorientierte Datenspeicherung gewährleistet, daß kein Neuumbruch stattfindet, wenn ein Element verändert oder gelöscht wird. [Production P12] PDF-Dokumente lassen sich auch komplett gegen Veränderungen schützen. [Production P14] PDF-Dateien sind völlig unabhängig vom Programm und der Computerplattform, auf denen die Seiten erstellt wurden. Ein Seitenaustausch von einem Macintosh- auf einen Windows-Rechner oder umgekehrt kann problemlos durchgeführt werden. PDF-Dokumente lassen sich sehr einfach in Einzelseiten aufteilen und sind daher besonders geeignet für die digitale Bogenmontage. [Production P22] Da PDF-Dateien über eine eingebaute Datenkompression verfügen, ist der Datentransfer über ISDN oder Internet sehr wirtschaftlich. [Management M14] PDF-Dateien enthalten keine Programmierbefehle (wie PostScript) und haben daher eine hohe Ausgabesicherheit. PDF- Dateien lassen sich sehr schnell ausgeben, daher können Belichter mit ihrer vollen Ausgabegeschwindigkeit angesteuert werden. PDF ist das ideale Datenformat für Ausgabe-Workflow-Systeme wie»prinergy«. [Basics B14] PDF ist das ideale Datenformat für die Übergabe von Seiten und den Ausgabe-Workflow. Schriften können direkt in die PDF-Datei eingebettet werden. Somit werden für die Ausgabe die Original- Schriftschnitte verwendet.

7 Viele klassische Druckereien haben ihre Druckvorstufe in der Vergangenheit vernachlässigt oder komplett abgeschafft, da eine Konzentration auf das Kerngeschäft lange Zeit als sinnvoll galt. PDF bietet die Chance, die Vorteile des digitalen Workflows zu nutzen, ohne eine komplette Druckvorstufe aufbauen zu müssen. Es reicht künftig aus, wenn eine Druckerei PDF-Seiten weiterverarbeiten M 07 Chance für einstufige Betriebe Doch jetzt wachsen mit den modernen Technologien wie Computer-to-Plate der Druck und die Druckvorstufe wieder eng zusammen. Viele Druckereien sind plötzlich mit der Übernahme digitaler Daten konfrontiert, die sie weiterverarbeiten und belichten müssen. Mittelständische Unternehmen sind bei der Fülle der zu erlernenden Softwareund Hardware-Kenntnisse und der nötigen Investitionen schnell überfordert. Allein die 10 wichtigsten Publishing-Programme kosten für Macintosh und Windows ca Euro. So muß mancher Auftrag in Ermangelung der Software bzw. der Anwendungskenntnisse abgelehnt oder an einen anderen Dienstleister vergeben werden. kann. Die Beherrschung aller Layout- und Grafikprogramme ist dank der Entkoppelung von Seitenherstellung und Ausgabe nicht mehr zwingend notwendig. Unternehmen, die PDF in der Produktion einsetzen möchten, müssen sich aber dennoch Fachwissen aneignen und vor allem erproben, wie PDF in ihren individuellen Produktionsablauf eingepaßt werden kann. Allgemein aber gilt: Mit PDF kommt die Druckindustrie der schnellen und reibungslosen digitalen Produktion einen guten Schritt näher. PDF eröffnet einstufigen Betrieben neue Wettbewerbs-Chancen. Anstatt ständig alle Versionen aller bekannten Programme verfügbar zu haben, reicht es für viele Druckereien aus, PDF-Seiten zu übernehmen und weiterzuverarbeiten.

8 Seitenproduktion M 08 Abläufe Layout PostScript-Datei PDF-Datei ISDN-Versand Export bzw. Druck in Datei Distiller Überprüfung PDF-Datei ISDN-Empfang PreFlight-Check Ausschießen RIP mit Separation/Belichtung Druckerei Ein großer Vorteil des PDF-Workflow ist, daß die Produktionszeit wieder berechenbar wird. Der PDF-Workflow beginnt bei der Seitenerstellung. Die kompakten PDF- Dateien werden dann an die Druckerei übermittelt, wo sie für die Ausgabe aufbereitet werden.

9 Für die Erzeugung von PDF-Dateien wird in der Regel der»acrobat Distiller«von Adobe verwendet. Dieser konvertiert PostScript-Dateien aus allen Programmen in das PDF-Format. [Creation C17] bei der Herstellung von PDF-Dateien keine Einstellungsfehler gemacht werden. [Creation C18] Ferner ist es sinnvoll, wenn beide Partner eine Preflight-Software einsetzen, die in der Lage ist, eventuell noch vorhandene Fehler wie ungenügende Bildauflösung oder nicht eingebettete Schriften zu ermitteln. [Management M12; Production P10] M 09 Zusammenarbeit mit Datenlieferanten Damit alle Beteiligten möglichst früh von den Vorteilen des PDF-Formates profitieren können, sollten die PDF-Dokumente bereits beim Gestalter der Seiten erzeugt werden. Zur Generierung einer belichtungsfähigen PDF-Datei muß der Datenlieferant einerseits den richtigen Druckertreiber mit der PPD-Datei Acrobat Distiller verwenden [Creation C09] und andererseits die korrekten Grundeinstellungen für den Acrobat Distiller benutzen. [Creation C19] Der Distiller bietet ab Version 4.0 die Möglichkeit, erprobte und bewährte Einstellungen abzuspeichern und diese als Datei an Partner weiterzugeben. Diese»Joboptions«-Dateien helfen, daß»distiller Joboptions«sind die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Die gewünschten Distiller- Parameter können einfach im Distiller-Fenster durch die Auswahl einer»joboptions«-datei eingestellt werden.

10 Zur Betrachtung von PDF-Seiten, egal mit welcher Anwendung sie erzeugt wurden, genügt der kostenlose»acrobat Reader«. Deshalb eignet sich PDF auch sehr gut für den Abstimmungsprozeß bei der Druck- M 10 Kommunikation Original Layout PDF-Datei sachenproduktion. Eine Druckerei, ein Druckvorstufenbetrieb oder eine Werbeagentur kann gestaltete Seiten als PDF- Dateien an ihre Kunden schicken. Aufgrund der geringen Größe von PDF-Dokumenten lassen sich die Dateien problemlos via ISDN oder verschicken oder auf einem Webserver zum Herunterladen bereitstellen. Neben der Erteilung der Druckfreigabe hat der Empfänger auch die Möglichkeit, mit Hilfe der Anmerkungsfunktionen von Acrobat seine Korrekturwünsche direkt in der PDF-Datei anzubringen und ebenfalls auf elektronischem Weg zurückzuschicken. [Basics B19] PDF läßt sich gut für die Abstimmung von Druckvorlagen nutzen. Ausführung der Korrekturen im Originallayout durch Druckerei an Druckerei Belichtung Korrekturangaben in der PDF-Datei Remote-Proof (Printer) Druck PDF-Datei Kunde Eine PDF-Datei wird als Softproof zur Korrekturabstimmung und Druckfreigabe zum Kunden übermittelt. Wenn er über ein geeignetes Ausgabegerät verfügt, kann das Dokument sogar beim Kunden geprooft werden. [Basics B20]

11 In der modernen Druckvorlagenherstellung sind viele verschiedene Stellen involviert. Nicht überall sind Fachleute am Werk. Oft werden heute Druckseiten von Werbe- und Marketingspezialisten oder etwa EPS-Dateien defekt sind oder Post- Script-Probleme enthalten, machen sich diese Fehler schon bei der Herstellung der PDF-Dateien beim Produzenten bzw. Seitengestalter bemerkbar und können vom Verursacher direkt behoben werden. In diesem Stadium der Produktion steht dafür meist auch noch genügend Zeit zur Verfügung. M 11 Fehlererkennung von administrativen Mitarbeitern erstellt, die keine Produktionserfahrung in der Druckvorstufe haben. Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit hoch, daß sich im Verlaufe der Seitenerstellung Fehler einschleichen. Einige Fehler kann man leicht visuell erkennen, aber es gibt leider auch Fehler, die sich erst bei der Verarbeitung im PostScript-RIP des Belichters bemerkbar machen. Und dann ist es oft schon zu spät, und die meist engen Produktionstermine werden durch einen kleinen Fehler gefährdet. Je später ein Fehler entdeckt wird, desto kostenintensiver ist dessen Behebung (vgl. Grafik). Hier setzt PDF an. PDF-Dateien sind bereits vor-interpretiert, das heißt wenn Kosten für die Fehlerbehebung in der Print-Produktion Kunde Preflight Film Platte Druck PDF hilft, Fehler möglichst früh zu erkennen. Die Kosten für die Fehlerbehebung steigen proportional zum Zeitpunkt der Beseitigung.

12 M 12 Mit Preflight-Check wird eine spezielle Softwarekategorie bezeichnet, die Dateien aus Publishing-Programmen vor der Ausgabe auf mögliche Probleme überprüft. Preflight-Check Werden dort schon Fehler (z.b. fehlende Schriften, falsche Bildauflösungen) entdeckt, dann lassen sich diese in den Originaldaten auf einfache Art beheben, und die PDF-Datei wird neu erstellt. Wenn erst der Empfänger Fehler feststellt, ist es oft schon zu spät, denn in den meisten Fällen muß er eine korrigierte Datei beim Ersteller der Seiten anfordern, und die Daten müssen ein zweites Mal übermittelt werden. Aus diesem Grunde schenken manche Druckereien Ihren regelmäßigen Datenlieferanten ein solches Preflight-Plug-in. [Management M20] Der Begriff stammt aus der Luftfahrt und nimmt Bezug auf die Kontrolle eines Flugzeuges vor dem Abflug. Preflight-Programme für Layout-Dateien gibt es schon länger. Bei PDF- Dateien müssen teilweise andere Kriterien überprüft werden, deshalb wurden spezielle Preflight-Plug-ins für Acrobat entwickelt. [Production P10] Der Preflight-Check findet allerdings heute meist zum falschen Zeitpunkt am falschen Ort statt. Normalerweise werden die übermittelten Daten in der Druckerei geprüft. Besser als eine Eingangsprüfung beim Empfänger wäre aber eine Ausgangsprüfung beim Absender (Werbeagentur, Grafiker, Kunde) vor der Weitergabe der Dateien. Ein Preflight-Check sollte schon beim Produzenten der PDF-Datei erfolgen. So wie Piloten ihr Flugzeug vor dem Abflug durchchecken, sollten PDF- Dateien vor der Weitergabe geprüft werden.

13 M 13 Bei der digitalen Produktion spielen die Datenmengen eine große Rolle. Ein Druckbogen mit mehreren Bildern ist schnell einige Gigabyte groß. PDF hilft, die Datenmengen drastisch zu reduzieren, denn in Datenkomprimierung noch alle Informationen, die für die Belichtung dieser PDF-Dokumente notwendig sind, vorhanden. Visuell wird kein Unterschied zu sehen sein. Die geringeren Datenmengen erleichtern die Abspeicherung (inkl. Archivierung) und Übermittlung der Daten natürlich ungemein. [Management M14] Auch die Ausgabe der Seiten wird durch die Kompression beschleunigt, da das Dekomprimieren im RIP in der Regel schneller ist als die Übertragung der unkomprimierten Daten über ein Netzwerk. einer PDF-Datei kann jeder Datentyp individuell komprimiert werden. [Creation C20] Vor allem bei der Kompression von Halbtonbildern können ganz erstaunliche Resultate erzielt werden. PDF verwendet die JPEG-Kompression zur Reduzierung der Datenmenge von Halbtonbildern. Bei der JPEG-Kompression kann aus verschiedenen Stufen ausgewählt werden. Der Autor empfiehlt die Stufe hohe Qualität (bei Distiller 4.0) resp. niedrige Kompression (bei Distiller 3.0). Aus der nebenstehenden Grafik kann man die Auswirkungen der einzelnen Kompressionsstufen ersehen. Bei der empfohlenen Einstellung blieben bei diesem Test von den ursprünglichen 1 175,8 MB noch 141,3 MB übrig. Trotzdem sind PostScript 1.175,8 MB PS 100% 88,4% 56,3% 18,4% PDF, nicht komprimiert 1.053,5 MB ZIP 8 Bit 591,3 MB JPEG sehr niedrig/ maximale Qualität 221,1MB JPEG niedrig/ hohe Qualität 141,3 MB 12% JPEG mittel/ mittlere Qualität 38,1MB 4,8% 3,1% 2,4% JPEG hoch/ niedrige Qualität 28 MB JPEG sehr hoch/ minimale Qualität 21MB In diesem Beispiel wurden zehn repräsentative Druckjobs mit verschiedenen Kompressionsfaktoren distilliert. Aus 1,1 GB Post- Script-Daten wurden bei der Einstellung hohe Qualität 141,3 MB im PDF-Format. Die Datenmenge wurde um 88% reduziert. Die Datenkompression im PDF-Format erleichtert den Umgang mit großen Dateien.

14 M 14 PDF ist zur Zeit das kostengünstigste Dateiformat. Im Vergleich zu normalen Post- Script-Dateien sind PDF-Dokumente bei idealer Kompression um fast 90% kleiner, und trotzdem sind sie voll für die Belichtung Transferkosten normale PostScript-Datei 100 MB komprimierte PDF-Datei 12 MB normale PostScript-Datei 100 MB komprimierte PDF-Datei 12 MB nutzbar [Management M13]. Müssen in diesem Beispiel bei einer normalen Post- Script-Datei 100 MB über ein Netzwerk oder einen Datenträger bewegt werden, so sind es beim Einsatz von PDF nur noch 12 MB! Durch ihre geringe Dateigröße sind PDF- Dateien prädestiniert für die Übertragung via ISDN oder Internet. In einer PDF-Datei sind alle Elemente optimal komprimiert und lassen sich daher hervorragend digital verschicken. In diesem Beispiel können fast 90% der Kosten für den digitalen Dateiversand eingespart werden. Dadurch wird so manche Kurierfahrt unwirtschaftlich. Die Daten können schneller, einfacher und billiger via Online-Transfer (ISDN oder ) übermittelt werden. 0,3 min 2,58 min Brennen einer CD (4-fach) 0,36 min 3,05 min Ethernet-Transfer (10 Mbit) 133,3 min ISDN-Transfer (128 kb) 15,9 min Die Zeiteinsparung bei der Nutzung von PDF ist sehr hoch. Bei optimaler Komprimierung lassen sich fast 90% der Datenmenge einsparen. Beispiel: Übermittlungszeit von PDF- und PostScript-Datei per ISDN und Ethernet und Brennen einer CD-R. PDF-Dateien lassen sich aufgrund der geringen Dateigröße günstiger digital versenden als andere Dateiformate.

15 M 15 Die wichtigste Änderung beim Einsatz von PDF in der Druckvorlagenproduktion liegt bei den Arbeitsabläufen. Dabei ist nicht nur der interne Ablauf betroffen, sondern vor allem die Zusammenarbeit mit den Datenlieferanten. Will man die Vorteile von PDF wirklich ausnutzen, müssen auch die Partner ihre Arbeitsweise anpassen. Sie sollten davon überzeugt werden, einen zusätzlichen Arbeitsschritt die Erzeugung eines PDF-Dokumentes durchzuführen. Dies ist aber auch für die Seitengestalter vorteilhaft, denn ein großes Plus bei PDF ist die einfache und sichere Datenübergabe. Auch die Arbeitsabläufe innerhalb der Druckerei müssen an PDF angepaßt werden. So muß ein Weg gefunden werden, um PDF-Seiten auszuschießen und farbsepariert zu belichten. Die Mitarbeiter müssen außerdem lernen, PDF-Dokumente auf ihre Belichtungsfähigkeit zu überprüfen. [Production P08] Am besten wird als Einstieg ein Pilotversuch mit einem interessierten Partner durchgeführt, bei dem beide Seiten Erfahrungen mit der neuen Technologie sammeln können. Einführung eines PDF-Workflows Das Gute am PDF-Workflow ist, daß er parallel zu einem traditionellen Post- Script-Workflow betrieben werden kann. Kein Betrieb wird daher gezwungen, von heute auf morgen die gesamte Produktion auf PDF umzustellen, wie das bei früheren Technologiewechseln oft der Fall war. Statt dessen kann der Umstieg auf PDF schrittweise, Auftrag für Auftrag, erfolgen. Automatische PDF-Workflow-Systeme wie»prinergy«bieten zudem Möglichkeiten, Datenformate aus anderen Systemen (z.b. PostScript, TIFF-IT, CT-LW) in PDF zu konvertieren. [Basics B16] Die Umstellung auf den PDF-Workflow kann schrittweise erfolgen. Die Einführung eines PDF- Workflows muß auch mit den Datenlieferanten abgesprochen werden.

16 Der finanzielle Aufwand für die Einführung von PDF in einer Druckerei oder einem Druckvorstufenbetrieb ist im Gegensatz zur Umstellung auf PostScript vor zehn Jahren relativ gering. Damals mußte in den meisten Betrieben die gesamte technische Einrichtung ausgetauscht werden. Neue Computer, Programme, Netzwerke, Server und RIPs waren erforderlich. Bei PDF kann die bestehende Infrastruktur weiterverwendet werden. Mehr noch: Der Einsatz von PDF bietet die Möglichkeit, mit wesentlich geringeren Einstiegskosten die Vorteile des digitalen Workflows zu nutzen. Ein guter Standard-Computer (PC oder Macintosh) und das Programmpaket»Adobe Acrobat«sowie einige Plug-ins sind für die Verarbeitung von PDF-Dateien ausreichend. [Management M20] Mit diesen Grundwerkzeugen ist allerdings nur ein manuelles Arbeiten möglich. Wenn man das Automatisierungspotential von PDF ausnutzen will, dann sollte in ein PDF-Workflow-System wie»prinergy«von Heidelberg/Creo investiert werden. [Management M17] M 16 Investionssicherheit von PDF Bei PDF muß nicht befürchtet werden, daß die in dieses Datenformat getätigten Investitionen bald obsolet werden könnten. PDF ist ein breit abgestütztes Standardformat, das demnächst sogar zu einer ANSI- und ISO-Norm für den Austausch von Druckseiten und Anzeigen erklärt wird. Es gibt deshalb kaum einen großen, für die Druckindustrie relevanten Hersteller, der PDF nicht unterstützt. Adobe Systems, der Erfinder von PostScript und PDF, garantiert für die Kontinuität dieses Datenformates. Die wichtigen Systemhersteller der Druckindustrie unterstützen PDF. Der finanzielle Aufwand für die PDF-Einführung ist relativ gering, da die bestehende Infrastruktur weitergenutzt werden kann.

17 M 17 Die Verwendung des einheitlichen Datenformates PDF für die Ausgabe bietet ein großes Automatisierungspotential. Alle Aufträge egal mit welchem Programm die Seiten ursprünglich erstellt wurden PDF-Workflow-Systeme»Prinergy«wurde von Heidelberg und Creo gemeinsam entwickelt. Das System basiert auf der»extreme«-architektur von Adobe Systems. Als erstes Workflow-System arbeitet es lückenlos mit PDF-Dateien. Die Systemarchitektur ist skalierbar, das heißt, die Leistung des Systems kann kontinuierlich den Bedürfnissen des Anwenders angepaßt werden. Durch Konvertierprogramme bei der Eingabe (z.b. für TIFF-IT, CT/LW, DCS) läßt sich»prinergy«gut in bestehende Frontend-Systeme integrieren. [Basics B16] können identisch für die Ausgabe aufbereitet werden. Bis zur Belichtung sind noch einige Arbeitschritte erforderlich. Zuerst werden die Daten auf Vollständigkeit überprüft, dann die Bilder optimiert. Anschließend werden die Farben auf die Erfordernisse des ausgewählten Druckprozesses umgerechnet, die Überfüllungen erzeugt und auf Wunsch können Seitenproofs ausgegeben werden. Als nächstes wird den Seiten ein Ausschießschema zugeordnet und ein Bogenproof erstellt. Nach dem OK zur Belichtung erfolgt schließlich die Ausgabe auf einen Imagesetter oder einen Plattenrecorder. Alle diese Aufgaben lassen sich mit einem PDF-Workflow-System wie»prinergy«automatisieren. [Basics B14] Delta Workstation Herkules Elite»Prinergy«ist das erste reine PDF-Workflow-System. Trendsetter Prinergy Secondary Server Prinergy Render-Station Form-Proof Signastation Mac Client Iris Proof Prinergy Primary Server Das»Prinergy«-System ist skalierbar. Mit zusätzlichen Servern kann die Leistung den Bedürfnissen des Anwenders angepaßt werden.

18 M 18 Datenbank Der Kern des»prinergy«-workflow- Systems ist eine»oracle«-datenbank. In ihr werden nicht nur die Informationen über die Aufträge abgelegt, sondern es wird auch über die Aktivitäten des gesamten Systems Buch geführt. Jeder Arbeitsschritt wird aufgezeichnet und kann später überprüft werden (vgl. Abbildung). Die Datenbank führt auch über die aufgetretenen Fehler genau Protokoll. Eine Analyse dieser Aufzeichnungen hilft, häufig auftretende Fehler zu beheben und damit die Wirtschaftlichkeit des System mittelfristig zu steigern. Außerdem wird in»prinergy«eine Farb-Datenbank geführt, in der alle Sonderfarben mit den Trapping-Parametern und den Werten für die Umwandlung in Prozeßfarben hinterlegt sind. Eine Datenbank trägt wesentlich zur Wirtschaftlichkeit eines Workflow-Systems bei. Im History -Log ist jederzeit ersichtlich, welche Arbeitsprozesse ein Auftrag wann durchlaufen hat. Zu jedem Eintrag sind zusätzliche Informationen erhältlich.

19 Das»Portable Document Format«(PDF) ist nicht nur ein Datenformat für die Ausgabe auf Papier, Film oder Platte, vielmehr wurde PDF ursprünglich von Adobe im Hinblick auf digitale Publikationen auf CD-ROM und im Internet entwickelt. [Basics B04] M 19 Neue Medien Der Vorteil von PDF gegenüber anderen Datenformaten für digitale Publikationen ist die Tatsache, daß zur Gestaltung von PDF-Seiten keine neue Anwendungssoftware erlernt werden muß. Es können bekannte und bewährte Publishing-Programme benutzt werden. Die PostScript-Ausgaben dieser Programme können mit dem»acrobat Distiller«einfach und automatisiert in PDF konvertiert werden [Creation C17]. PDF ist daher das ideale Format, um ohne großen Aufwand bestehende Druckvorlagen in digitale Publikationen zu verwandeln. Das bedeutet: Jedermann, der heute Druckseiten produziert, kann auch Vorlagen für neue Medien erstellen, ohne daß er neue Werkzeuge lernen muß. PDF ist daher eine Chance für traditionelle Firmen der Druckindustrie, ihren Kunden neue Dienstleistungen im Bereich der neuen Medien anzubieten. Große Investitionen in Software oder Know-how brauchen dabei nicht getätigt zu werden. Die direkte Erzeugung von digitalen Publikationen für CD-ROM und Internet aus Druckvorlagen hat zudem eine bessere Kundenbindung zur Folge. PDF ermöglicht Druckereien und Vorstufenfirmen, neue Dienstleistungen anzubieten. PDF-Dateien können in vielen Medien zum Einsatz gelangen. Sie eignen sich u.a. sehr gut für CD-ROMund Internet-Publikationen.

20 Um PDF zu bearbeiten, werden nur wenige Programme benötigt. Auf jeden Fall braucht man das»acrobat«-softwarepaket, das neben dem»acrobat«-bearbeitungsprogramm, dem»acrobat Distiller«, den»pdfwriter«und»acrobat Catalog«zur Erstellung von Volltext-Indexen umfaßt. Ferner werden Photoshop und Illustrator als Hilfsprogramme zum Editieren einzelner PDF-Objekte in Acrobat empfohlen [Production P13]. Daneben gibt es noch einige Plug-ins. Von allen Plug-ins gibt es Demoversionen im Internet, auf die über die»vision+work«-linkpage zugegriffen werden kann. [Internet-Linkpage] M 20 Empfohlene Software und Tools Softwaretitel Plattform Hersteller Anwendung Bemerkung Adobe Acrobat Reader Mac/Win/Unix Adobe PDF-Anzeigeprogramm Kostenlos Adobe Acrobat Mac/Win Adobe PDF-Bearbeitung/Distiller Basis-Software Adobe Photoshop Mac/Win Adobe Bildbearbeitungsprogramm PDF-Editor Adobe Illustrator Mac/Win Adobe Illustrationsgrafikprogramm PDF-Editor Zusatztools/Druckertreiber etc. PitStop Mac/Win Enfocus PDF-Editor/Preflight-Tool Acrobat-Plug-in Quite A Box of Tricks Mac/Win Quite U.a. Umrechnung RGB-CMYK Acrobat-Plug-in pdftoolbox Mac/Win Callas Enthält pdfinspektor Acrobat-Plug-in pdfoutputpro Mac/Win Callas PDF-Separation in Acrobat Acrobat-Plug-in CrackerJack Mac/Win Lantana Steuerung der InRIP-Separation Acrobat-Plug-in Adobe PS-Printer Mac/Win Adobe Druckertreiber Treiber/Kostenlos Für den Umgang mit PDF-Dateien werden nur wenige Werkzeuge benötigt. Internet-Links zu diesen und weiteren Tools unter: linkpage-frames-d.htm

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