Geschäftsprozessmanagement

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1 Geschäftsprozessmanagement 1 Einleitung Business Reengineering und Geschäftsprozessoptimierung Geschäftsprozess und Workflow Prozessmodellierung Geschäftsprozessmodellierung und Simulation Die Sichten unter ARIS Organisationssicht Datensicht Funktionssicht Leistungssicht Steuerungssicht Werkzeuge der Geschäftsprozessmodellierung Simulation von Workflows Simulation durch Client/Server-Architektur Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware ERP-Systeme Supply Chain Management Electronic Business und ERP-Systeme Literatur...45 Seite 1 von 45

2 1 Einleitung Prozess-Management ist in die strategische Ebene (Entwicklung der Unternehmensstrategie), die fachlichkonzeptionelle Ebene (Prozess-Management) und die operative Ebene (Workflow-Management) zu unterteilen. 1.1 Business Reengineering und Geschäftsprozessoptimierung Business Reengineering steht für einen Managementansatz zur radikalen Unternehmensrestrukturierung. Der Ursprung ist durch Unternehmensberatungen entstanden. Stichwörter: fundamental,radikal,dramatisch Seite 2 von 45

3 Arbeitsabläufe werden untersucht und nach Möglichkeit optimiert. Dies beschränkt sich nicht nur auf Verkauf, Rechnungswesen und Produktion, sondern auch auf die Kundenbedürfnisse. Beispiel für Business Engineering: Seite 3 von 45

4 Als Darstellung des allgemeinen Ablaufes eines Reengineering-Prozesses kann folgendes Schema dienen: Obwohl oft synonym verwendet ist die Geschäftsprozessoptimierung von dem Business Reengineering abzugrenzen. Die Zielsetzung der Geschäftsprozessoptimierung ist eine Verbesserung sämtlicher kundenorientierter Arbeitsabläufe. Seite 4 von 45

5 Beispiel für einen Geschäftsprozess ist die Ersatzteilbeschaffung vor der Optimierung: Und nach der Optimierung: Seite 5 von 45

6 Generell kann man entscheiden, ob man einen Geschäftsprozess optimiert, oder ob man Business Reengineering anwendet: 1.2 Geschäftsprozess und Workflow Def: Ein Geschäftsprozess ist eine zielgerichtete, zeitlichlogische Abfolge von Aufgaben, die arbeitsteilig von mehreren Organisationen oder Organisationseinheiten unter Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien ausgeführt werden können. Er dient der Erstellung von Leistungen entsprechend den vorgegebenen, aus der Unternehmensstrategie abgeleiteten Prozesszielen. Ein Geschäftsprozess kann formal auf unterschiedlichen Detaillierungsebenen und aus mehreren Sichten beschrieben werden. Ein maximaler Detaillierungsgrad der Beschreibung ist dann erreicht, wenn die ausgewiesenen Aufgaben je in einem Zug von einem Mitarbeiter ohne Wechsel des Arbeitsplatzes ausgeführt werden können. Seite 6 von 45

7 Ein Geschäftsprozess kann in mehrere Teilschritte aufgespalten werden: Ein Workflow dagegen ist als (teil)automatisierter Geschäftsprozess zu verstehen: Def: Ein Workflow ist ein formal beschriebener, ganz oder teilweise automatisierter Geschäftsprozess. Er beinhaltet die zeitlichen, fachlichen und ressourcenbezogenen Spezifikationen, die für eine automatische Steuerung des Arbeitsablaufes auf der operativen Ebene erforderlich sind. Die hierbei anzustoßenden Arbeitsschritte sind zur Ausführung durch Mitarbeiter oder durch Anwendungsprogramme vorgesehen. Von dem Workflow als Typ oder Schema eines (teil-) automatisierten Arbeitsablaufes zu unterscheiden ist eine Workflow- Instanz, die eine konkrete Ausführung des Workflows bezeichnet. Seite 7 von 45

8 Beispiel für einen Workflow mit Instanzen: Workflows können je nach Grad der Strukturierung unterschieden werden: Seite 8 von 45

9 2 Prozessmodellierung Durch die Unterscheidung in Geschäftsprozess und Workflow ist es notwendig, bei der Prozessmodellierung in verschiedene Modellierungsebenen zu differenzieren: Seite 9 von 45

10 Zur besseren Strukturierung werden Phasen eingesetzt, um komplexe Entwicklungsvorhaben besser in Teilen modellieren zu können. Ein Beispiel ist das Life-Cycle- Modell: In diesem Modell existieren drei Teilzyklen. Seite 10 von 45

11 Da ein solches Modell aus verschiedenen Perspektiven betrachtet werden kann ist es sinnvoll, in verschiedene Sichten zu unterscheiden. Je nach Autor werden verschiedene Sichten angeführt: Seite 11 von 45

12 Bei einer hohen Komplexität ist es zwingend notwendig, die Prozesse in Diagrammsprachen zu modellieren: Hierbei sind zu unterscheiden: Prozess-Schritte Objekte Abhängigkeiten zwischen den Prozessschritten Aufgabenträger Seite 12 von 45

13 3 Geschäftsprozessmodellierung und Simulation Es existieren viele verschiedene Möglichkeiten, Geschäftsprozesse zu modellieren. Wünschenswert ist eine Einbindung von Workflows. Ein in der Unternehmenspraxis weit verbreitetes Konzept ist ARIS, das mit ereignisgesteuerten Prozessketten (EPK) arbeitet. ARIS bedeutet Architektur integrierter Informationssysteme. Seit Anfang der 80er Jahre entwickelte es sich von der tabellarischen Darstellung von Vorgangsketten immer weiter bis zur Methode der ereignisgesteuerten Prozesskette. EPK ist im Rahmenkonzept von ARIS eingebettet und hat sich in der Unternehmenspraxis bereits als federführende semiformale Methode zur Modellierung von Geschäftsprozessen durchgesetzt. ARIS kann folgend strukturiert gesehen werden: Seite 13 von 45

14 Deutlich zu sehen ist hier die Unterteilung in Fachkonzept DV-Konzept Implementierung ARIS eignet sich sowohl für die Individualentwicklung, als auch für die Einführung von Standardsoftware. Seite 14 von 45

15 3.1 Die Sichten unter ARIS Innerhalb der einzelnen Phasen kann wiederum in vier Sichten untergliedert werden: Organisationssicht Datensicht Funktionssicht Leistungssicht Die zentrale Sicht ist hierbei die Steuerungssicht. Der Methodenvorrat von ARIS ist sehr umfangreich: Seite 15 von 45

16 3.1.1 Organisationssicht Ziel ist die Beschreibung von Struktur und Beziehungen von Organisationseinheiten und Bearbeitern. Die Aufbauorganisation soll somit in reduzierter Komplexität dargestellt werden. Hierfür werden verschiedene Symbole verwendet: Wichtige Begriffe sind: Organisationseinheitstyp Organisationseinheit Hierarchiezuordnung Stelle Personen-Typ Person Seite 16 von 45

17 3.1.2 Datensicht Die Datensicht beschreibt Informationsobjekte und deren Beziehung zueinander. Diese Datenmodellierung stellt Zustandsdaten und Informationen zu Ereignissen der Informationsobjekte dar. Die Modellierung erfolgt mit einem erweiterten Entity-Relationship-Modell (ERM) Funktionssicht Die Funktionssicht beschreibt betriebswirtschaftliche Funktionen und deren Beziehung zueinander sowie die Unterstützung der Geschäftsziele durch Geschäftsprozesse und den Aufbau von Anwendungen. Folgende elementaren Notationen werden dabei verwendet: Seite 17 von 45

18 Die einzelnen Funktionen können hierarchisch untergliedert und in einem Funktionsbaum dargestellt werden: Hierbei kann die Gruppierung der Funktionen nach unterschiedlichen Gliederungskriterien erfolgen. Eine mögliche Variante wäre: Hierbei darf jedoch das Ziel nie aus den Augen gelassen werden. Seite 18 von 45

19 Manchmal ist das Erreichen des Primärzieles an das Erreichen von Subzielen geknüpft, die sich in einem Zieldiagramm darstellen lassen: Seite 19 von 45

20 3.1.4 Leistungssicht Die Leistungssicht beschreibt materielle und immaterielle Input- und Output-Leistungen einschließlich der Geldflüsse. Die Modellierung erfolgt durch das Produktmodell: Ein konkretes Beispiel: Steuerungssicht Die Steuerungssicht übernimmt die Integration der anderen Teilschichten. Hierbei wird entweder das Wertschöpfungskettendiagramm (WKD), die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette (eepk) oder das Vorgangskettendiagramm (VKD) benutzt. Die Seite 20 von 45

21 Steuerungssicht bildet den Geschäftsprozess also als Ganzes ab. Die Geschäftsprozesse werden somit stufenweise verfeinert Wertschöpfunskettendiagramm (WKD) Das WKD zeigt die strategische Bedeutung der betrieblichen Funktionen auf und untergliedert in primäre Aktivitäten (die an der Erstellung und Verwertung von Leistung beteiligt sind) und sekundäre Aktivitäten (unterstützender Charakter). Seite 21 von 45

22 Bei ARIS werden hierbei folgende Symbole verwendet: Vorgangskettendiagramm (VKD) VKD wurden zur globalen Beschreibung von Geschäftsprozessen entwickelt. Der Schwerpunkt liegt auf der Darstellung des Zusammenwirkens der einzelnen ARIS-Schichten. Die aktuell verwendete VKD-Notation ist folgende: Seite 22 von 45

23 Hierdurch ergibt sich an einem Beispiel folgender Ablauf: Seite 23 von 45

24 Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) Mit der EPK soll das Problem der fehlenden zeitlichlogischen Zusammenhänge behoben werden. Die EPK baut auf Petrinetzen auf und ist in verschiedenen Komplexitätsstufen darstellbar. Ausgangspunkt ist immer die Frage, wodurch ein Ereignis ausgelöst wird. Beispiel: Die Grundelemente der EPK sind: Die Funktion, die den Zustand von Objekten ändert Das Ereignis, das Zustandsänderungen von Objekten auslöst Die Kante, welche Funktionen und Ereignisse verknüpft Der Konnektor, der zur Verbindung von Funktionen und Ereignissen zu einem Prozess eingesetzt wird Die EPK kann noch erweitert werden durch Eine organisatorische Einheit Seite 24 von 45

25 Ein Informationsobjekt Ein Anwendungssystem Einen Prozesswegweiser Daraus ergibt sich die Notation der eepk: Seite 25 von 45

26 Ein Beispiel: Probleme treten auf bei: Modellierungsfehlern Fehlern bei der Zusammenführung des Kontrollflusses Verwendung unerlaubter Verknüpfungen Seite 26 von 45

27 Die eepk können nochmals erweitert werden: Objektorientierte Ereignisgesteuerte Prozesskette EPK mit unscharfen Daten (Fuzzy-EPK) 3.2 Werkzeuge der Geschäftsprozessmodellierung Es gibt verschiedene Werkzeuge für das Prozessmanagement, wobei die Spanne der Funktionen sehr groß sein kann. Die Automatisierung von Prozessen ist jedoch ausschließlich Angelegenheit des Workflow- Management-Systems. Beispiel von verschiedenen Werkzeugen: Die Haupteinsatzgebiete solcher Werkzeuge sind: Ist-Erfassung von Daten, Strukturen und Prozessen Visualisierungshilfe bei der Schwachstellenanalyse Auswertung von Zeiten und Kosten Seite 27 von 45

28 Simulation von Alternative Entwurf von Sollkonzepten Dokumentation der Modelle Da eine große Vielfalt an Werkzeugen besteht ist eine gute Auswahl sehr wichtig: Seite 28 von 45

29 Die Produkte sollten u.a. nach folgenden Kriterien ausgewählt werden: Seite 29 von 45

30 Außer den Produkten selber sollte nach Möglichkeit auch der Hersteller beachtet werden: Seite 30 von 45

31 Anschließend sollte noch die im Unternehmen gängige Methode im Kontext zum Produkt gesehen werden: Seite 31 von 45

32 3.3 Simulation von Workflows Die Workflow-Simulation wurde bereits vor den Konzepten der Unternehmensrestrukturierung wie Business Reengineering von Beginn der 90er Jahre mit folgenden Zielen angewendet: Im Zusammenhang mit Workflow Management wird sie heute als wichtiges Mittel zur Qualitätssicherung und zur Beseitigung inhaltlicher Mängel in Prozessen genutzt. Gründe für den Einsatz sind : Möglichkeit der grafisch visualisierten Validierung der Prozessmodelle Analyse des Verhaltens von vernetzten Prozessen und deren Interaktion Unterstützung der Bemessung von betrieblichen Ressourcen durch Simulation der Belastung und Inanspruchnahme Seite 32 von 45

33 Bei der Simulation sind folgende weitere Aspekte zu beachten: Analysegrößen der Workflow-Simulation Seite 33 von 45

34 Prozesszeit Zeiteffizienz Termintreue Wirtschaftlichkeit der Simulation Seite 34 von 45

35 Bei der Durchführung einer Simulation kann man folgendes Schritte unterscheiden: 1. Zielsetzung festlegen 2. Informationsbeschaffung 3. Modellbildung 4. Implementierung des Modells 5. Überführung der Modells (Validierung) 6. Experimentieren mit dem Modell (Simulation) 7. Ergebnisanalyse und Bewertung Beispiel eines Workflowstrukturdiagramms bei einer Simulation: Seite 35 von 45

36 Daraus resultierend eine fiktive Anfragenbearbeitung: Seite 36 von 45

37 Um jedoch einen Workflow simulieren zu können ist es zunächst notwendig, die Aufbaustruktur zu kennen und damit ein Organisationsmodell zu erstellen. Ein solches Modell könnte folgendermaßen aussehen: Seite 37 von 45

38 4 Simulation durch Client/Server-Architektur Das Client/Server-Konzept unterscheidet in die Schichten Präsentation, Problembezogene Verarbeitung und Datenzugriff: Seite 38 von 45

39 Die Rahmenarchitektur ist dabei folgende: Seite 39 von 45

40 Hierbei sind jedoch verschiedene Stufen der Applikationsintegration zu unterscheiden: + Seite 40 von 45

41 5 Einsatz betriebswirtschaftlicher Standardsoftware Standardsoftware stellt in vielen Unternehmen die dominierende Softwarekategorie dar und wird zunehmend auch als Element zur Gestaltung des Geschäftsprozess- Management eingesetzt. Hierbei existiert eine Vielzahl von Applikationen: Historische Entwicklung und aktuelle Tendenzen: 1990: Standardisierung 1996: Y2K und Euro 1999: unterer Mittelstand 2000: Globalisierung 2005: Mobile Commerce 2010: Silent Commerce Seite 41 von 45

42 5.1 ERP-Systeme ERP-Systeme sind Softwaresysteme, bei denen mehrere betriebswirtschaftliche Standard Business-Applikationen durch eine gemeinsame Datenbasis integriert sind. Somit werden nur betriebswirtschaftlich konsistente Transaktionen ausgeführt. Bsp: SAP R/3 Einsatzgebiete von ERP-Systemen: Dabei sind folgende Merkmale zu beachten: Datenintegration Prozessintegration Operative Funktionalität Einheitliches Entwicklungskonzept Seite 42 von 45

43 Schichtenarchitektur Transaktionsorientierung 5.2 Supply Chain Management Logistik ist einer der zentrale Punkte eines Unternehmens. Der Fokus liegt auf der Planung, Steuerung und Optimierung des Materialdurchlaufs innerhalb eines Unternehmens. Supply Chain bezeichnet die Betrachtung der logischen Kette vom ersten Lieferanten bis zum Endverbraucher: Seite 43 von 45

44 Die Ziele sind: Erhöhung des Kundenservice Verkürzung der Zeiten für Produktentwicklung und Auftragsdurchlauf Bestandsreduzierung Größere Flexibilität durch Integration in der Lieferkette Nutzung von Synergieeffekten und neue Geschäftschancen Die Organisation des Supply-Chain-Management kann folgendermaßen unterschieden werden: Zwischen mehreren Konzern-Unternehmen Zwischen zwei Unternehmen in der Supply-Chain Zwischen mehr als zwei Unternehmen in der Supply- Chain Um ein funktionierendes Supply-Chain-Management zu garantieren ist eine Computerunterstützung notwendig: Seite 44 von 45

45 5.3 Electronic Business und ERP-Systeme Nach ersten Erfahrungen mit E-Business stellte sich bei vielen Unternehmen heraus, dass die gute Website nicht das Problem darstellt, sondern der Transport der Waren zum Kunden und die Auftragsabwicklung. Hierzu verwendet man ERP-Systeme als Back-End-Systeme. 6 Literatur Gadatsch, A / Geschäftsprozessmanagement / 3.Auflage, Wiesbaden 2001 Seidlmeier,H / Prozessmodellierung mit ARIS / Wiesbaden 2002 Seite 45 von 45