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1 Papierloses Rechnungsmanagement Workflowsteuerung Transparente Kostenkontrolle

2 Der Handlungsbedarf Ohne Zweifel zählen Rechnungen zu den unliebsamsten Dokumenten, mit denen es Unternehmen zu tun bekommen. Da verwundert es kaum, dass Fakturen vielerorts eher stiefmütterlich behandelt und häufig erst einmal in Schubladen zwischengelagert werden. Eher zögerlich erfolgt dann die Weiterbearbeitung. Aus kaufmännischer Sicht bringt diese Praxis erhebliche Nachteile mit sich. Nachteile, die sich keineswegs nur im Unmut der auf ihr Geld wartenden Lieferanten erschöpfen. Vielmehr führt eine ineffiziente Rechnungsbearbeitung auch im Unternehmen selbst zu erheblichen betriebswirtschaftlichen Einbußen. Dies beginnt mit dem Wegfall der Skonti. Doch am schwersten wiegen die zu hohen administrativen Kosten. Denn allzu oft mangelt es an klar geregelten Vorgehensweisen. Um geprüft und kontiert zu werden, gehen die Rechnungen durch zu viele Hände. Gerade bei komplexeren Rechnungen herrscht vielfach Unklarheit, wer wann wie einzubinden ist. Entsprechend hoch ist der Abstimmungsaufwand. Doch damit nicht genug. Da es zu wenig Transparenz über den aktuellen Rechnungsstatus gibt, entstehen merkliche Suchkosten. Zudem lassen sich auch Monatsabgrenzungen nicht mehr präzise ausführen. Aufgrund ihrer verzögerten Einbuchung werden Rechnungen erst zeitversetzt kostenwirksam. Eine nachhaltige Liquiditätsplanung gerät zum Vabanque-Spiel. Sämtliche Mängel potenzieren sich dadurch, dass die Bearbeitung weitgehend manuell und papiergetrieben erfolgt. Auf diese Weise werden zahlreiche Daten mehrfach erfasst und getrennt voneinander verwaltet. Inkonsistenzen und Datenverlusten sind Tür und Tor geöffnet. Und: Indem der Aufwand für die Datenpflege stark ansteigt, verlängern sich die ohnehin schon zu langen Bearbeitungszeiten noch einmal zusätzlich. Die Lösung: ERA Als Berater haben wir die genannten Mängel in zahlreichen Kundenprojekten festgestellt und behoben. Dieses Praxiswissen bündeln wir jetzt mit dem Workflow-Werkzeug ERA. Sie erhalten eine leicht einsetzbare IT-Lösung, mit der Sie Ihr Rechnungsmanagement transparent organisieren. Indem Sie die erforderlichen Arbeitsschritte so weit wie möglich automatisieren, begrenzen Sie Ihre administrativen Kosten auf ein Minimum. Mit ERA wickeln Sie Ihr gesamtes Rechnungsmanagement digital ab. Da Sie auf einer einzigen Datenbank arbeiten, müssen sämtliche Informationen nur noch ein einziges Mal erfasst werden. Anhand klar definierter Workflows erkennt jeder Prozessbeteiligte, wann er welche Information einzupflegen oder zu prüfen hat. Auf Knopfdruck gibt Ihnen ERA Auskunft über den aktuellen Status jeder einzelnen Rechnung. Werden Bearbeitungsfristen nicht eingehalten, sendet das System eine entsprechende Nachricht an die Prozessverantwortlichen. 3

3 4 ERA ERA: Der Workflow Postraum Verteilung Sachbearbeiter Abteilungsleiter Controlling Zahlbar an FiBu Kontierung Kontrolle Buchung Freigabe an DCW Scannen Zuordnung NL Kopfdaten erfassen Eingangsrechnung Weiterleiten andere Abt. Umleiten andere Abt. Weiterleiten Sachbe- arbeiter Umleiten andere Abt. Beleg zurücksenden Weiterleiten Richtige Abteilung Buchung korrekt Buchung korrekt Richtiger Sachbearbeiter Beleg stoppen Belastungs anzeige Beleg zurücksenden Weiterleiten an Controlling Kontrolle Buchung Euro

4 Digitalisierung von Anfang an Mit dem Workflow-System ERA digitalisieren Sie Ihr Rechnungsmanagement von Anfang an. Da Sie die Rechnungen bereits im Posteingang einscannen, lassen sich die physischen Belege unmittelbar nach Ihrem Eintreffen archivieren. Fortan arbeiten alle Mitarbeiter nur noch mit einem elektronischen Abbild der Rechnung. Somit können alle weiteren Kopiervorgänge entfallen. Außerdem schalten Sie ein für alle Mal das Risiko aus, eine Rechnung zu verlieren. Physische und digitale Belege verknüpfen Sie per Barcode. Ein elektronischer Beleg setzt sich aus dem Bild der eingescannten Rechnung sowie aus den Kopfdaten zu Lieferant, Eingangsdatum und Belegsumme zusammen. Nach der Ersterfassung leitet die Poststelle den Beleg elektronisch an die zuständigen Sachbearbeiter im Hause weiter. Trifft der Beleg ein, so erhalten die Sachbearbeiter eine entsprechende Meldung in ihrer Taskleiste. Mitarbeiter, die nur wenige Rechnungen bearbeiten, können sich auch per informieren lassen. Per Mausklick holen sie sich die Belege auf den Bildschirm, um sie zu kontieren. Statt eines Paginierstempels nutzen sie hierzu eine übersichtliche Datenmaske. Hierin weisen sie die Rechnungen den ihnen entsprechenden Sachkonten und Kostenstellen zu. Darüber hinaus lassen sich die Belege aber auch spezifischen Projekten zuordnen. 5

5 Workflow-Management In der Praxis kommt es häufig vor, dass Lieferanten für mehrere Abteilungen in Ihrem Haus arbeiten. In der Folge erhalten Sie Sammelrechnungen, die einen komplexeren Workflow erfordern. Mit ERA können Sie flexibel steuern, welche Mitarbeiter in welcher Reihenfolge welche Aufgabe zu lösen haben. Sobald sämtliche Rechnungspositionen kontiert sind, sendet der zuletzt eingebundene Sachbearbeiter den Beleg an die Abteilungsleitung, die ihn prüft und freigibt. Kommt es dabei zu Rückfragen, so lässt sich der Beleg an jeden Prozessbeteiligten per Mausklick zurückweisen. Grundsätzlich können alle ERA-Anwender einen Beleg an jeden anderen Nutzer weiterleiten. Wenn Sie den Workflow anlegen, können Sie den beteiligten Mitarbeitern eine fest definierte Bearbeitungszeit einräumen. Verstreichen die gesetzten Termine, so läuft der Beleg automatisch an einen Workflow-Verantwortlichen. 6

6 Belastungsanzeige Im Zuge der Rechnungsprüfung stoßen Ihre Mitarbeiter zum Teil auf fehlerhafte Rechnungsbeträge. Hatte es früher ausgereicht, die betreffenden Summen eigenhändig zu korrigieren, so werden solche Anpassungen heute von den Finanzbehörden nicht mehr akzeptiert. In der Praxis bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als den ausgewiesenen Rechnungsbetrag zu buchen und die Differenz dem Subunternehmer in Rechnung zu stellen. Um den damit verbundenen Arbeitsaufwand so gering wie möglich zu halten, bietet Ihnen ERA die Funktion der Belastungsanzeige. Hierbei dupliziert das Workflow-System den Beleg mitsamt seiner Kontierung und schickt ihn in einen separaten Nummernkreis. Mit einem einzigen Mausklick erstellen Ihre Mitarbeiter die Rückbelastung und reichen diese gemeinsam mit dem Beleg an die Buchhaltung weiter. 7

7 Durchgängige Prozesse Erreicht eine frei gegebene Rechnung nun die Buchhaltung, kann diese den Beleg in ihr Fibu-System übernehmen. Auch hier genügt bereits ein einziger Mausklick und ERA sendet die Belegdaten an die Buchhaltungsschnittstelle. Um Ihre Integrationskosten so gering wie möglich zu halten, nutzt das Workflow-System Microsofts.Net-Plattform. Diese bietet den weltweit am weitesten verbreiteten Integrationsstandard. In vergleichbarer Weise können wir kostengünstige Schnittstellen zu Ihren operativen Speditionssystemen schaffen. Auf diesem Wege stellt ERA den Informationsfluss an die Disponenten sicher. Sobald ein Beleg erfasst und in den ERA-Workflow eingespeist wurde, erhalten die Disponenten in ihren operativen Systemen eine entsprechende Meldung. Wahlweise können die Disponenten ihren Kontierungsanteil auch in der Speditions-Software erledigen, welche die Daten dann an ERA zurückspielt. Berichtswesen schafft Transparenz Zusätzlich zur Workflow- Steuerung bietet ERA eine Reihe von Reporting-Funktionen, die Ihnen wertvolle Informationen zum Leistungsverhalten Ihres Rechnungsmanagements liefern. Das Spektrum reicht von Statusabfragen zu den aktuellen Belegen bis zu Berichten über das Rechnungsaufkommen der Kostenstellen, Sachkonten und Dienstleister. 8

8 Über die Buchungsliste gibt Ihnen ERA Auskunft, welcher Sachbearbeiter welchen Beleg aktuell bearbeitet. Zudem erhalten Sie eine Historie der bereits erfolgten Änderungen. Darüber hinaus können sich die Prozessbeteiligten sämtliche Belege anzeigen lassen, die sie jemals mit ERA bearbeitet haben. Hierbei ist vermerkt, wann ein Beleg der Fibu übergeben und wann er bezahlt wurde. Die Buchungsliste umfasst eine Rechteverwaltung, mit der Sie präzise festlegen, welcher Mitarbeiter sich welche Belege auf den Bildschirm holen darf. Unternehmensweiter Einsatz Als Internet-gestütztes Workflow-System eignet sich ERA für den unternehmensweiten Einsatz. Alle Standorte nutzen eine zentrale Lösung mit einer einzigen Datenbank. Um Ihre Betriebskosten zu minimieren, empfiehlt es sich, ERA als Hosting-Lösung über ein externes Rechenzentrum zu nutzen. Auf Wunsch installieren wir Ihnen das System auch vor Ort in Ihrem Unternehmen. Das Aufsetzen und Parametrisieren des Systems geschieht in der Regel innerhalb eines Arbeitstages. Über den Erfolg der Einführung entscheidet allerdings auch die konzeptionelle Vorarbeit. Damit Sie den vollen Mehrwert des Systems erschließen können, sollten Sie sich für die Prozessdefinition ausreichend Zeit nehmen. Erfahrungsgemäß entsteht der größte Aufwand dabei, alle Beteiligten in eine gemeinsame Vorgehensweise einzubinden. Bei dieser sensiblen Aufgabe begleiten wir Sie gerne als Berater. ERA können Sie in Eigenregie administrieren. Mit einem entsprechenden Anwenderwissen steuern Sie die Rechteverwaltung selbst, setzen neue Workflows auf oder schließen weitere Niederlassungen an das System an. 9

9 ERA - Der Mehrwert Kaufmännischer Nutzen» standardisiertes Vorgehen senkt Prozesskosten» definierter Workflow minimiert Abstimmungsaufwand» Digitalisierung der Belege schaltet Risiko von Rechungsverlusten aus und fährt Suchkosten gegen Null» feste Bearbeitungsfristen sichern die Realisierung der Skonti» Bearbeitungszeiten verkürzen sich» zeitnahe Bearbeitung fördert präzise Monatsabgrenzungen» Berichtswesen macht Rechnungsmanagement transparent Operativer Nutzen» Integration mit FiBu und operativen Systemen schafft durchgängige Prozesse» Mehrfacherfassungen entfallen» hoher Automatisierungsgrad entlastet Mitarbeiter» Datenqualität steigt» leichte Bedienbarkeit der Software 10

10 Roth & Partner Lanterstraße Dinslaken Telefon: (+49) 20 64/ Telefax: (+49) 20 64/

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