Enemene Meck das Papier ist weg! Dokumenten Management

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2 Enemene Meck das Papier ist weg! In Drivve DM organisieren und verwalten Sie Ihre Dokumente. Dabei verschlagworten Sie ein Dokument, ordnen es einer Akte und einem Ablageort zu und leiten es mittels komfortabler Workflowfunktion durch das Unternehmen. Oder Sie rufen es einfach nach einiger Zeit via komfortabler Volltextsuche auf direkt an Ihrem Bildschirm oder auf Ihrem iphone. Drivve DM passt sich individuell Ihren Bedürfnissen und Begrifflichkeiten an, sodass die Handhabung kinderleicht und intuitiv erscheint sogar für den Administrator. Dokumenten Management Profitieren Sie von moderner Technologie und ständig verfügbaren Informationen, indem Sie Ihre Dokumente in einem intelligenten Dokumenten Management System aufbewahren. Die Datenbank, auf der Drivve DM basiert, ist derart leistungsstark, dass das System ungeachtet jeglicher Informationsflut stabil und sicher weiterläuft. Ihre sensiblen Informationen sind geschützt, rechtssicher archiviert und jedes Dokument steht Ihnen innerhalb von Sekunden zur Verfügung immer und überall. Drivve DM, das bedeutet wahre Flexibilität. Aus Dokumentenarchivierung wird zielgerichtetes Dokumenten Management. Drivve DM - Kurzbeschreibung Seite 2

3 Alle Vorteile auf einen Blick Drivve DM heißt Benutzerfreundlichkeit auf höchstem Niveau - komplexe Vorgänge und eine große Funktionsvielfalt werden dem Benutzer so präsentiert, dass er die Software intuitiv nutzen kann. die Software passt sich Ihren Bedürfnissen und Vorgaben an nicht umgekehrt. flexible Indizierung von Dokumenten erleichtert ein späteres Auffinden und sorgt für eine klare und übersichtliche Strukturierung auch nach Jahren. Dokumente werden in Akten gruppiert und somit einem bestimmten Kontext zugeordnet, in Zusammenhänge eingebunden und anhand von Notizen bei Bedarf mit Informationen ergänzt. die Bereitstellung von Informationen erfolgt standardisiert und völlig ortsunabhängig. flexibles und leistungsstarkes Workflow Management optimiert Ihr Umlaufmanagement und sorgt dafür, dass Sie alle Prozesse stets im Blick haben. Datenschutz und Revisionssicherheit sind garantiert. mehrere Mitarbeiter haben unabhängig voneinander Zugriff auf ein und dasselbe Dokument, alle zugehörigen Notizen und die gesamte betreffende Akte. einen riesigen und bedeutsamen Schritt in Richtung digitales Büro zu gehen. Die Drivve DM Arbeitsräume Dokumenten Management Aktenverwaltung Workflow Management Administration Revisionssicherheit Mit Drivve DM erfüllen Sie die gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich einer revisionssicheren Archivierung (HGB, AO, GDPdU und GoBS) und somit ist das System selbstverständlich zur langfristigen Archivierung sämtlicher Unterlagen bestens geeignet. Datenschutz In Drivve DM bewahren Sie sensible Daten auf, die originalgetreu und unverändert bereitgestellt werden. Dabei lässt Drivve DM keinen Raum zur Manipulation, da Daten niemals unbemerkt gelöscht oder verändert werden können. Im Journal ist jederzeit nachvollziehbar, wer wann auf welches Dokument zugegriffen und es wie bearbeitet hat. Um den Ansprüchen an Sicherheit nicht nur gerecht zu werden, sondern diese zu vervollkommnen, stützt sich Drivve DM auf ein hundertfach erprobtes, sicheres Rechtesystem. Dort vergeben Sie Zugangs- und Bearbeitungsrechte für Dokumente beispielsweise nach Abteilung oder Sie fassen bestimmte Mitarbeiter in Gruppen zusammen und statten diese mit Befugnissen aus. Für Ihren Administrator sind dazu nur wenige Mausklicks nötig. Drivve DM - Kurzbeschreibung Seite 3

4 Arbeiten mit Drivve DM Dokumente Innerhalb von Drivve DM haben Sie mehrere Möglichkeiten, Ihre Dokumente zu bearbeiten, mit Informationen zu ergänzen oder mit anderen Dokumenten zu verknüpfen: Eingang eines Dokuments Digitalisierung, Archivierung in Drivve DM Indizierung, Gruppierung, Workflow Zugriff auf Dokumente, Akten und Notizen per Mausklick Zunächst pflegen Sie ein Dokument, das Sie digitalisiert haben, in Drivve DM ein und können es anhand individuell anpassbarer Begriffscluster ganz bequem indizieren, unter dem gewünschten Ablagepfad speichern und mit wichtigen Notizen zum jeweiligen Vorgang versehen. Um Ihnen den Umgang mit Drivve DM zu erleichtern, greifen die hierarchischen Ebenen des Ablagepfades die Ablagesystematik auf, die Sie schon von einer papierenen Ablage her kennen: Schränke, Ordner, Register und Laschen nur eben virtuell und um ein Vielfaches schneller zugänglich. Drivve DM - Kurzbeschreibung Seite 4

5 Akten In Drivve DM haben Sie außerdem die Möglichkeit, neben den Dokumenten auch Akten anzulegen, in denen Sie Ihre Dokumente sinnvoll gruppieren und bestimmten Kontexten zuordnen. So nutzen Sie Drivve DM nicht nur zur Archivierung Ihrer Dokumente, sondern durch die Organisation der Informationen erreichen Sie ein zielgerichtetes Informationsmanagement, das Ihnen vor allem dann zugute kommt, wenn Sie, wie so oft, innerhalb kürzester Zeit eine wichtige Entscheidung treffen müssen. Mit Drivve DM treffen Sie zukünftig die richtige Entscheidung. Denn Sie stützen diese, bisher oftmals aus dem Bauch heraus getroffene Entscheidung, nun auf Daten und Fakten. Workflow Die Workflowfunktion erlaubt Ihnen, sowohl flexible Wiedervorlagen für sich oder Ihre Kollegen anzulegen, als auch das Dokument durch vordefinierte Bearbeitungsprozesse von Mitarbeiter zu Mitarbeiter durch das Unternehmen zu leiten. Durch vielfältige Indexwerte ist jedes Dokument über mehrere Parameter oder via Volltextsuche recherchierbar. Egal, wo Sie gerade sind, auf Geschäftsreise oder im Außendienst, über eine gesicherte Verbindung zu Ihrem Unternehmen greifen Sie plattformunabhängig über einen Browser auf alle Daten zu. Dadurch ist gewährleistet, dass Sie sogar Daten abrufen können, die nach Antritt Ihrer Geschäftsreise im System erfasst wurden. Sie sind mit Drivve DM also um ein Vielfaches unabhängiger als bisher. Drivve DM for iphone seiner Zeit voraus Zum ersten Mal können iphone - und ipad -Nutzer die Verbindung zu ihren Berichten, Rechnungen, Bestellungen, Verträgen, s etc. aufrechterhalten. Damit haben Sie Zugriff auf alle Innendienstdaten Zugang zu allen Live Archiven. Die iphone Anbindung ermöglicht die vollständige Nutzung von Drivve DM auf Ihrem iphone oder ipad. Sie können die Funktion Mighty Search ebenso nutzen wie alle anpassbaren Indexfelder in Ihrem Drivve DM. Falls Sie mit der Aktenverwaltung arbeiten, werden Sie dies auf Ihrem mobilen Endgerät besonders lieben: Kaum wurden Ihre Dokumente gescannt und mit einer Akte verknüpft, schon sind Sie auf Ihrem iphone oder ipad - in akkuraten digitalen Stapeln bereitgelegt. Drivve DM - Kurzbeschreibung Seite 5

6 Das Drivve Ecosystem Drivve bietet einfache und intuitiv konzipierte Lösungen, die papierene Dokumente in digitale Geschäftsprozesse integrieren. Mit unserer leistungsstarken Software zur Scanoptimierung Drivve Image und unserem ebenso intelligenten wie intuitiven Dokumenten Management Drivve DM digitalisieren und archivieren Sie sämtliche Dokumente schnell und einfach. Manchmal wird nur ein Knopfdruck für die vielschichtigsten Scanvorgänge benötigt, denn Drivve Image automatisiert die Digitalisierung Ihrer Dokumente. Im Anschluss werden Ihre Dokumente übersichtlich und geschützt in Drivve DM archiviert. Die weiteren Produkte unseres Ecosystems runden das Bild einer kompletten Infrastuktur an Lösungen für dokumentengebundene Prozesse ab - von der Erfassung, über die Verwaltung und den effizienten Zugriff auf Dokumente bis hin zur Distribution und Wiederherstellung in papierenen Form. Produkte Drivve Image Drivve Image ist eine intelligente Scanmiddleware, die mit ihren funktionsreichen Modulen das personalisierte Scannen, Verarbeiten und Verteilen von Dokumenten optimiert, während es die enthaltenen Informationen aufbereitet und schützt. Drivve DM Das browser-basierte Dokumenten Management System erfüllt höchste Ansprüche in den Bereichen Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit. Mit Drivve DM indizieren, archivieren, suchen, finden und verteilen Sie Ihre Dokumente von jedem PC, Mac, ipad oder iphone aus. Drivve Print Drucken Sie Dokumente von jedem mobilen Gerät aus, wie Ihrem Handy, Tablet PC oder Laptop. Drivve Fax Mit Drivve Fax können Sie einfach und bequem Faxe von Ihrem internetfähigen PC, Mac oder ipad aus oder via Drivve Image direkt am Scangerät versenden und verwalten. Drivve GmbH & Co. KG Die Drivve GmbH & Co. KG kümmert sich seit 1995 um Ihr Dokumenten Management. Dabei geht es um die besonders effiziente Integration des Posteingangs in Ihre Softwarelandschaft und ein leistungsstarkes Dokumenten Management im klassischen Sinne. Drivve fokussiert drei Geschäftsfelder: Entwicklung und Vertrieb von Software im Bereich Dokumenten Management, Integration bereits vorhandener Systemumgebungen und strategisches Consulting. Hauptstandort der Drivve GmbH & Co. KG ist Mainz. Ein flächendeckendes Partnernetzwerk garantiert Ansprechpartner im gesamten Bundesgebiet sowie im Ausland. Weitere Informationen finden Sie unter 2011, Drivve GmbH & Co. KG. Alle Rechte vorbehalten. In dieser Publikation enthaltene Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die von der Drivve GmbH & Co. KG angebotenen Software Produkte können Komponenten anderer Hersteller enthalten. Alle Marken- und Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken der entsprechenden Eigentümer. Die Drivve GmbH & Co. KG übernimmt keinerlei Haftung oder Garantie für Fehler und Unvollständigkeiten in dieser Publikation. Aus den enthaltenen Informationen ergibt sich keine weiterführende Haftung. Drivve DM - Kurzbeschreibung Seite 6

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