Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung an der FU Berlin

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1 HERUG-Tagung - Berlin, Christoph Arndt, FU Berlin Dirk Schossig, IDS Scheer AG Einführung elektronischer Vorgangsbearbeitung an der FU Berlin

2 Agenda Elektronische Vorgangsbearbeitung an der FU Berlin Ausgangssituation und Zielsetzungen Prozessorientierter Ansatz und Vorgehensweise Lessons learned Diskussion / Fragen

3 Ausgangssituation und und Zielsetzungen

4 Ausgangssituation Hohes Aufkommen von papierbasierten Vorgängen Parallelität von und Papier Problematische Durchlaufzeiten durch viele beteiligte Instanzen auf zentraler und dezentraler Ebene Intransparenz des Bearbeitungsstands Hohe Transaktionskosten, insbesondere durch Mehrfacherfassungen Fehleingaben bei Medienbrüchen Druck- und Lagerkosten der Papierdokumente

5 Zielsetzung Beschleunigung der Geschäftsprozesse durch Automatisierung (elektronische Workflows) Optimierung der Geschäftsprozesse durch klare Abgrenzung der Verantwortlichkeiten und weniger Prozessbeteiligte Elektronisches Dokumentenmanagement: Papierlose Prozesse Abbau von redundanter Datenhaltung Verbesserung des Informationszugangs Revisionssicherheit

6 Prozessorientierter Ansatz & Vorgehensweise Grobanalyse FUB-Prozesse zur Identifizierung geeigneter Pilotbereiche Rechnungswesen und Beschaffung Personalverwaltung, Drittmittelverwaltung Studierenden- und Prüfungsverwaltung, Universitätsarchiv Detailanalyse der Prozesse im Bereich Rechnungsbearbeitung Schwachstellenanalyse Analyse der Rationalisierungs- und Effizienzpotenziale Entwicklung eines Anforderungskatalogs für die IT-Umsetzung Ergebnis 1: Beschränkung auf SAP-nahe Aufgabenfelder Ergebnis 2: Elektronische Workflows im ReWe müssen bereits bei der Beschaffung ansetzen Erstellung Sollkonzept Prozessbereiche Beschaffung und Rechnungsbearbeitung Implementierung: Stufenweise Einführung BIOS, SAP Workflow-Management, SAP Records-Management

7 Gesamt-Projektplan DMS / WF-Einführung Vorphase Vorphase Prozessanalyse Prozessanalyse Hauptphase Hauptphase DMS- DMS- / / WF-Einführung WF-Einführung Prozessbereich Prozessbereich Rechnungsbearbeitung Rechnungsbearbeitung Prozessaufnahme Prozessaufnahme / / -dokumentation -dokumentation Prozessbewertung Prozessbewertung Auswahl Auswahl DMS- DMS- / / WF-System WF-System Vorgehensmodell Vorgehensmodell Systemeinführung Systemeinführung

8 Geschäftsprozessrahmenarchitektur Schritt 1: FU Berlin Prozessaufnahme / -dokumentation Drittmittelmanagement Beantragung und Genehmigung Drittmittel Budgetierung und Abruf Drittmittel Bewirtschaftung Drittmittelprojekt Abschlussarbeiten Drittmittel Kasse / Zahlungsverkehr Einzahlung Zahlungsverkehr und Kassenbuchhaltung Auszahlung Zahlungsverkehr und Kassenbuchhaltung Jahresabschluss Kasse Haushaltsmanagement Haushalt Haushaltsplanung Budgetierung Haushaltsbewirtschaftung Jahresabschluss Haushalt Jahreshaushaltsrechnung Unterstützende Prozessbereiche Schwerpunkt Beschaffung Finanzbuchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Anlagenbuchhaltung Personalwirtschaft Personalbeschaffung Personalverwaltung Personalabrechnung Personalentwicklung Studierenden- und Prüfungsverwaltung und Prüfungsverwaltung Postdienstleistungen Supportprozesse + Archiv Studierendenverwaltung Prüfungsverwaltung Postdienstleistungen Archivierungsprozesse

9 Schritt 1: Prozessaufnahme / -dokumentation Haushaltsbewirtschaftung Ware trifft beim Besteller ein 4. Hohe Transportzeiten Dokumente Lieferschein Wareneingang 2 Keine integrierte Beschaffungslös ung 3. Papierbasierte Rechnungsprüfung quittierter Lieferschein Bedarfsträger hat bestellt Hier werden (häufig) auch Kopien einzelner Dokumente erstellt und zur Dokumentation dezentral einbehalten Rechnung Bestellformular quittierter Lieferschein Rechnung ist eingegangen bei Bedarfsträger... (Teilweise) elektronische Rechnung pe... Rechnungsprüfu ng (sachliche / rechnerische Richtigkeit) Bedarfsträger Rechnungsvorblatt PDF-Formulat liegt derzeit auf dem Internetserver & kann heruntergeladen werden Rechnung mit Kontierungsstempel / Vorblatt Das PDF-File wird ausgefüllt und als Vorblatt ausgedruckt Inhalte des PDF-Files können nicht abgespeichert werden Rechnung ist eingegangen bei

10 Schritt 2: Prozessbewertung zentrale Handlungsfelder Zentrales Handlungsfeld Optimierungspotenziale gering mittel hoch Organisation IT-Unterstützung Dokumente Prozesse

11 Schritt 2: Bewertung Prozessbereich Haushaltsmanagement Relevanter Prozessbereich Optimierungspotenziale gering mittel hoch Haushaltsplanung Budgetierung Haushaltsbewirtschaftung Jahresabschluss Haushalt Jahreshaushaltsrechnung

12 Schritt 2: Prozessbewertung / Schwachstellen Prozessbereich Haushaltsmanagement Haushaltsbewirtschaftung Schwachstellen gering mittel hoch Überwiegend papierbasierte Abwicklung der Rechnungsprüfung mehrfaches Kopieren des Rechnungsvorganges Mehrfache Prüfungen des Rechnungsvorganges; lange Prozesslaufzeit Rechnungen verschwinden (unklar wie häufig) fehlende Budgetverfügbarkeit wird häufig erst spät im Prozess festgestellt, insbesondere im Drittmittelkontext der Fall Vorgänge im Drittmittelbereich besonders aufwendig und papierintensiv Zusammenführung Lieferschein / Bestellung schwierig (insbesondere wenn Bedarfsträger nicht Besteller ist, gehen Dokumente an verschiedenen Stellen in der FU Berlin ein)

13 Schritt 2: Prozessbewertung Optimierungspotenziale Haushaltsbewirtschaftung Haushaltsbewirtschaftung Optimierungspotenziale gering mittel hoch Elektronische statt papierbasierte Abwicklung Rechnungsprüfung ( Elektronische Rechnungsakte / Archivierung) bessere Nachvollziehbarkeit des Vorganges schnellere Abwicklung Einsatz DMS-System zur Ablage des gesamten Rechnungsvorgangs ; Möglichkeit benutzer- oder abteilungsspezifischer Anmerkungen Einsparung Kopier- und Ablageaufwand Informationszugang jederzeit & für alle berechtigten Bereiche Zusammenführung von Lieferschein und Rechnung durch Einscannen der Dokumente und Ablage im DMS zentrale Dokumentenablage und - verfügbarkeit

14 Schritt 2: Prozessbewertung Optimierungspotenziale Haushaltsbewirtschaftung Haushaltsbewirtschaftung Optimierungspotenziale gering mittel hoch Prozessverschlankung bei Rechnungsprüfung im Rahmen des 4- Augen-Prinzips Workflowgesteuerter Prüfablauf Prüfung am System mit Zugriff auf Dokumente Automatische Entfernung Zahlsperre nach Genehmigung durch Anordnungsbefugten Verringerung von Fehlerquellen Beschleunigung Prozess System unterstützt Wahrnehmung der Verantwortung Reduzierung Durchlaufzeit Einhaltung Skontofristen steigt Vermeidung / Reduzierung des Verlust von Dokumenten

15 Schritt 2: Prozessbewertung Optimierungspotenziale Haushaltsbewirtschaftung Haushaltsbewirtschaftung Optimierungspotenziale gering mittel hoch Prozessverschlankung bei Rechnungsprüfung im Rahmen des 4-Augen-Prinzips Erhöhte Verantwortung der Anordnungsbefugten (-> keine abschließende Prüfung aller Vorgänge durch Kasse, sondern nur noch Stichproben bzw. bei Überschreitung von Wertgrenzen) Prozessverschlankung Entlastung der Kasse von operativer Einzelbelegprüfung Aufwandsreduzierung bei "Tippstreifen Anpassung Einstellungen im SAP PSM (-> Freigabe Rechnung und Entfernen Zahlsperre durch Anordnungsbefugten) Entlastung Kasse Eindeutige inhaltliche Prüfung durch Anordnungsbefugte

16 Schritt 2: Prozessbewertung Optimierungspotenziale Gesamtbewertung Haushalt Kasse Einkauf Niedrig WF-Potential hoch Keine Prozesse bei denen ein Workflow-System ohne Dokumente sinnvoll wäre! Kreditorenstamm Sonderzuweisung Budget Budgetumbuchung Haushaltsplanung / Jahresabschl. Haush. / Jahreshaushaltsrech. Jahresabschluss Kasse Beschaffung Grundbedarf Beschaffungsantrag Mittelprüfung Wareneingangsabwicklung Anlagenstamm Ausschreibungsverfahren Zahlungsverkehr Einzahlung Rechnungsprüfung Zahlungsverkehr Auszahlung Keine Prozesse bei denen ein DMS ohne Workflow- Komponente sinnvoll wäre! Rechnungserfassung / -anordnung Vergabe Orginalbudgets Niedrig DMS-Potential hoch

17 Schritt 3: Auswahl DMS- / WF-System Aufbau Anforderungskatalog an das einzuführende Softwaresystem Funktionale Kriterien Bereitstellung Workflow (WF) - Funktionalitäten Integriertes Dokumentenmanagement (DMS) Hohe Integrationsfähigkeit zum SAP ERP-System (PSM. FI, FI-AA, ) Benutzerfreundlichkeit / -akzeptanz Zukunftsfähigkeit Webunterstützung Wirtschaftliche Kriterien Anschaffungskosten (Hardware / Software) Betriebskosten, Lizenzkosten ERGEBNIS AUSWAHL DMS / WF-SYSTEM SAP Business Workflow SAP Records Management

18 Gesamt-Projektplan DMS / WF-Einführung Vorphase Vorphase Prozessanalyse Prozessanalyse Hauptphase Hauptphase DMS- DMS- / / WF-Einführung WF-Einführung Prozessbereich Prozessbereich Rechnungsbearbeitung Rechnungsbearbeitung Sollkonzeption Sollkonzeption Realisierung Realisierung Test Test Pilotierung Pilotierung Go-Live Go-Live

19 Prämissen und Rahmenbedingungen Realisierung DMS / WF-Pilotanwendung umfasst die Prozessbereiche Beschaffung Wareneingang Rechnungsbearbeitung DV-technische Umsetzung SAP Recordsmanagement & SAP Business Workflow SAP ERP-Module für Rechnungswesenprozesse (PSM, FI, FI-AA, etc.) Externes System BIOS für Bestellungen / Beschaffungsprozesse Beauftragung eines externen Scan-Dienstleisters (Deutsche Post) 90% der Rechnungsvorgänge werden zukünftig im BIOS ausgelöst Bestellungen (Standardfall) Sonderfälle wie z.b. Erstattungen, Vorschüsse, Daueranordnungen

20 Zukünftiger Sollprozess FU Berlin Bestellung Bestellung Wareneingang Wareneingang Rechnungsbearbeitung Rechnungsbearbeitung BIOS Weitere Weitere Vorgänge Vorgänge BIOS- BIOS- Bestellungen Bestellungen Sonstige Sonstige Bestellungen Bestellungen SCAN Lieferschein Lieferschein SCAN Rechnung Rechnung SCAN Start WF Start WF Zuordnung Akte Akte SAP SAP RM RM Akte Akte SAP SAP RM RM Akte Akte SAP SAP RM RM

21 Zukünftiger Sollprozess FU Berlin Benutzer legt relevanten Auftrag im BIOS an Automatischer Datentransfer BIOS SAP Automatisches Anlegen SAP-Akte (Records Management) und Zuordnung des relevanten Dokuments (BIOS-Auftrag) Externes Scannen weiterer Dokumente (Lieferschein, Rechnung) und automatische Zuordnung zur relevanten SAP-Akte WF-gestützte Weiterleitung des Vorgangs an zuständigen Bereich Rechnungserfassung durch zuständige Rechnungsstelle Sachliche / rechnerische Richtigkeitsprüfung durch Besteller Anordnung durch zuständigen Anordnungsbefugten Auszahlung durch Kasse

22 Zukünftiger Sollprozess FU Berlin Bestellung Bestellung Wareneingang Wareneingang Rechnungsbearbeitung Rechnungsbearbeitung BIOS Weitere Weitere Vorgänge Vorgänge BIOS- BIOS- Bestellungen Bestellungen Sonstige Sonstige Bestellungen Bestellungen SCAN Start WF Akte Akte SAP SAP RM RM

23 Auslösung Rechnungsvorgang im BIOS

24 Auslösung Rechnungsvorgang im BIOS

25 Zukünftiger Sollprozess FU Berlin Bestellung Bestellung Wareneingang Wareneingang Rechnungsbearbeitung Rechnungsbearbeitung BIOS Weitere Weitere Vorgänge Vorgänge BIOS- BIOS- Bestellungen Bestellungen Sonstige Sonstige Bestellungen Bestellungen SCAN Lieferschein Lieferschein SCAN Rechnung Rechnung SCAN Start WF Start WF Zuordnung Akte Akte SAP SAP RM RM Akte Akte SAP SAP RM RM Akte Akte SAP SAP RM RM

26 SAP Records Management: Automatisches Anlegen SAP-Akte

27 SAP Records Management: Automatische Zuordnung relevanter Dokumente

28 Business Workplace

29 Ausblick Integration weiterer Prozess- / Verwaltungsbereiche Drittmittelmanagement (-> Drittmittelakten) Personalverwaltung (-> Personalakten) Studierenden- und Prüfungsverwaltung (-> Studierendenakten) Universitätsarchiv

30 Lessons learned

31 Lessons learned Einführung einer elektronischen Vorgangsbearbeitung lässt sich nur schwer auf Teilbereiche eingrenzen (End-To-End Prozesse) Langer Vorlauf zur Prozessanalyse und modellierung nötig SAP Records-Management / Workflow-Management besonders gut geeignet für SAP-nahe Verwaltungsbereiche Für klassisches Dokumentenmanagement wahrscheinlich separates DMS notwendig

32 Fragen / Diskussion

33 Kontaktdaten Für Rückfragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung

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