Workflow Management. FH Gießen-Friedberg Dipl. Inform. univ. Erika Grau - GrauConsult GmbH Prof. Dr. Nino Grau FH Friedberg

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1 Workflow FH Gießen-Friedberg Dipl. Inform. univ. Erika Grau - GrauConsult GmbH Prof. Dr. Nino Grau FH Friedberg

2 Inhalt 1. Einflussfaktoren für Workflow Mananagement 2. Anforderungen an Workflow 3. Beispiel für Workflow im management 4. Zusammenfassung Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 2

3 1. Einflussfaktoren für Workflow Elektronische Medien WM Effizienzsteigerung Prozessbezug Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 3

4 1. Einflussfaktoren für WM - Prozessbezug Funktionsbezug klassisch GL Ablauf: Information Beschaffung Produktion Vertrieb Material Fokus: Stelle Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 4

5 1. Einflussfaktoren für Workflow Funktionsbezug klassisch GL Beschaffung Produktion Vertrieb EDV mit Daten und Programmen Fokus: individuelle Arbeitsunterstützung Schnittstellenprogramme für wenige Daten Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 5

6 1. Einflussfaktoren für Workflow Prozessverbesserung modern Vert rieb Produk tion 1 Bescha ffung Kundenauftrag S1 S2 S3 Produk tion 2 S1, S2, S3: Schnittstellen Fokus: Rolle im Team nicht Stelle Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 6

7 1. Einflussfaktoren für WM - Prozessbezug Prozessverbesserung modern Vert rieb Produk tion 1 Bescha ffung Kundenauftrag S1 S2 S3 Produk tion 2 IT-Unterstützung Software S2 S1 S3 Datenbank Fokus: Unterstützung der Teamzusammenarbeit Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 7

8 1. Einflussfaktoren für WM - Effizienzsteigerung 70-er: office procedure automation Industrialisierung der Bürotätigkeiten Groupware für Teams formal/spontan permanent/temporär single/multiple location Verwaltung und Verteilung der im Team erzeugten Information Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 8

9 1. Einflussfaktoren für WM Elektronische Medien klassisch einfunktionale Bildschirmplätze PCs modern multifunktionale intelligente Arbeitsplätze/Netz Internet ( , Diskussionsforum, Chat, ) Informationsoverload vs. geringer Informationsgehalt Content-, Workflow Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 9

10 1. Einflussfaktoren für Workflow CMS (Content System) Text- und Multimedia-Dokumente in digitalisierter Form medienneutrale Datenhaltung (z.b. pdf oder html-dokument) Formate zur Laufzeit z.b. aus einer Datenbank generiert Unterstützung des Lebenszyklus der Dokumente (erzeugen, überarbeiten, veröffentlichen, übersetzen, archivieren, löschen) Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 10

11 1. Einflussfaktoren für Workflow Workflow Unterstützungssystem für die Abwicklung von arbeitsteiligen Geschäftsprozessen oder Vorgängen - Aufgaben Teammitglieder eventuell geographisch und zeitlich von einander getrennt teilweise sequentiell oder parallel Ad-hoc-Workflow strukturierter Workflow gemeinschaftlich nutzbare Systemumgebung Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 11

12 Inhalt 1. Einflussfaktoren für Workflow 2. Anforderungen an Workflow 3. Beispiel für Workflow im management 4. Zusammenfassung Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 12

13 2. Anforderungen an Workflow Geschäftsprozesse müssen ablaufen: qualitativ hochwertig schnell kostengünstig WMS (Wokflow Systeme) müssen die an den Geschäftsprozessen Beteiligten unterstützen durch: Minimierung der für die Wertschöpfung unproduktiven Transport und Liegezeiten Vorgangssteuerung Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 13

14 2. Anforderungen an Workflow Sachbearbeiter-Sicht Verfügbarkeit des relevanten Inputs sofort nach der Entstehung beim Lieferanten aktiver Hinweis auf Input (visuelle / akustische Signale, organisatorische Regeln, ToDo-Listen, ) Möglichkeit der aktiven Steuerung des Outputs (Empfänger, Priorität, ) neben der Automatik der Voreinstellungen (default) Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 14

15 2. Anforderungen an Workflow Sicht des Prozessverantwortlichen: Notwendigkeit der Steuerungsinformation insbesondere mit folgenden Möglichkeiten: Info über offenen Posten (nicht abgearbeitete ToDo-Listen) Arbeitspakete umzuleiten Abläufe zu ändern effiziente Administration Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 15

16 Inhalt 1. Einflussfaktoren für Workflow 2. Anforderungen für Workflow 3. Beispiel für Workflow im management 3.1 Virtual University beim management (PMW) 3.2 Einführung des Workflow für ein CMS (Content Systems) im PMW 3.3 Workflow im PMW 4. Zusammenfassung Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 16

17 3.1 Virtual University beim management (PMW) Virtuelles Team Eine Organisationsform, deren Mitglieder i.d.r. wie folgt zusammenarbeiten: zeitlich befristet, gelegentlich dauerhaft zur Bewältigung einer herausfordernden Aufgabe an verschiedenen Orten zu verschiedenen Zeiten Kommunikation oft über elektronische Kommunikationsformen Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 17

18 3.1 Virtual University beim management (PMW) Multimediale Telekooperationsplattform für virtuelle teams, M.Soy Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 18

19 3.1 Virtual University beim management (PMW) Herausforderungen an virtuelle Teams begrenzter direkter persönlicher Kontakt Herausbildung des Vertrauens (Trustmanagement) kulturelle Unterschiede Unterstützung der Kommunikation durch verschiedene technische Hilfsmittel Kommunikation oft über Zeitgrenzen hinweg Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 19

20 3.1 Virtual University beim management (PMW) PMW Blended Learning (wesentliche Komponente) Zusammenarbeit von Studierenden und Dozenten außerhalb der Präsenzzeiten Teilnehmer aus In- und Ausland Forum, Chat, Dokumentenaustausch, Terminverwaltung, Kurse keine spezielle Software bzw. Hardware notwendig stabiles System Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 20

21 Blended Learning bei PMW Selbstlernen E-Lernen VU Präsenzlernen Informations- Komponente Schwarzes Brett Hochschule Studierende Prüfungs-/ Studienordnung, Zeitpläne, Bilder Noten Kommunikations- Komponente Hochschule Studierende Studierende Studierende Chat, Diskussionsforum, Kurse, Paßwort 21

22 3.2 Einführung des Workflow für ein Content Systems (CMS) Anforderungen bei PMW Erstellung von Dokumenten (z.b. Termine, News, Bilder, ) durch Sachbearbeiter nur Verantwortlicher darf auf der Homepage veröffentlichen (Internet oder Intranet) Verbesserung der Richtigkeit der Daten (4-Augen-Prinzip) bessere Wirtschaftlichkeit (Zeitersparnis bei Verantwortlichen) Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 22

23 3.2 Einführung des Workflow für ein Content Systems (CMS) Rollen Redakteur News erstellen News bearbeiten eigene News löschen Chefredakteur s. Redakteur News ins Intranet stellen Webmaster s.chefredakteur administrative Aufgaben News ins Internet stellen Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 23

24 vereinfachter Ausschnitt des Workflows für die Erstellung von News ungewohnt: 1. strikt vorgegebene Arbeitsteilung 2. Rollenbezeichnungen R1 CR1 R2 CR2 Intranet WM Internet 24

25 3.2 Einführung des Workflow für ein Content Systems (CMS) korrigierte Rollen Redakteur News erstellen News bearbeiten eigene News löschen Chefredakteur s. Redakteur News ins Intranet stellen News ins Internet stellen Webmaster administrative Aufgaben s. Chefredakteur Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 25

26 korrigierter Workflow für die Erstellung von News genaue Abgrenzung der Aufgaben R1 R2 CR1 CR2 Intranet WM Internet 26

27 3.2 Einführung des Workflow für ein Content Systems (CMS) Lessons learned 1. Anfangen: Pilotphase 2. großes Optimieren nach sehr genauer Analyse interner Prozesse 3. Kontinuierliche Evaluation und Anpassung in kleinen Schritten Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 27

28 3.2 Workflow bei PMW Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 28

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32 3. Zusammenfassung Durch Globalisierung steigen die Anforderungen an Qualität, Schnelligkeit und Wirtschaftlichkeit der Prozesse. Erfolgsfaktoren für Prozessmanagement sind: IT-System Organisation (ganzheitliche Sicht) Mitarbeiter-Qualifikation Arbeit mit CMS und WMS muss gelernt und gelehrt werden. Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 32

33 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Workflow Dipl. Inform. univ. E. Grau - GrauConsult GmbH - Prof. Dr. Nino Grau - FH Friedberg 33

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