4. SAP-Anwenderforum

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1 4. SAP-Anwenderforum Einsatzpotenziale des SAP Business Workflow Markus Brahm, CC Business Lüneburg 16. März SAP-Anwenderforum 2001.ppt CC Business

2 Agenda a Allgemeine Einführung a Der SAP Business Workflow a Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow a Trends a Dienstleistungsangebot 2 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

3 Allgemeine Einführung - Begriffe und Definitionen 3 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

4 Allgemeine Begriffsklärung a Workflow ~ Vorgang ~ Prozess ~ Geschäftsprozess a Workflow Management ~ Geschäftsprozessmanagement a Der Geschäftsprozess steht im Vordergrund a Technik muss sich einem guten Geschäftsprozess unterordnen, nicht umgekehrt 4 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

5 Definition Workflow Management- Systeme (WFMS) a WFMS sind eine technische Ergänzung zu Geschäftsprozessen a Fallabhängig übernehmen sie die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte die aktive Steuerung des Arbeits- und Informationsflusses die Kontrolle von Bearbeitungsschritten a Um Prozesse durchgehend unterstützen zu können, müssen sie möglichst anwendungsunabhängig und -übergreifend einsetzbar sein Geschäftsprozess Workflow Management-System Anwender Anwendung A Anwendung B Anwendung C Anwendung D Aktivität A Aktivität B Aktivität C Aktivität DAktivität E Aktivität F Aktivität GAktivität H 5 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

6 Abgrenzung Standard R/3 Transaktionsaufruf bzw. Abfragen durch Benutzer, Abarbeiten von Ablagen Telefonate, Rückfragen, Durchsuchen von Ablagen zur Verfolgung eines Vorgangs Suche nach zuständigem Sachbearbeiter (z.b. bei Urlaub oder Krankheit) Checklisten zur Kontrolle der Vollständigkeit von Daten, Rückfragen Besondere Vermerke und Ablagen für dringende Vorgänge und Termine R/3 mit Workflow Automatischer Eingang von Aufgaben im Eingangskorb (Arbeit kommt zum Bearbeiter) Einfache Abfragen und Protokolle Automatische Zuleitung mit Vertreterregelung Automatische Vollständigkeits- /Plausibilitätsprüfung Automatische Sortierung nach Dringlichkeit, Hinweis auf Terminüberschreitung 6 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

7 Allgemeine Einführung - Einsatzschwerpunkte von WFMS 7 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

8 Typische Einsatzfelder - Beispiele a Informationsfluss Änderung einer Kundenadresse Information des Key Account a Genehmigungen Anlegen einer Banf Fallabhängiges Genehmigungsverfahren a Koordinierte Systemtätigkeiten / Arbeitsabläufe Anlegen eines neuen Materialstamms Abteilungsbezogene Bearbeitung einzelner Sichten a Ausnahmebehandlung Fehler/Meldung tritt auf Automatische Info an zuständigen Mitarbeiter 8 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

9 Typisches Beispiel - Rechnungsprüfung Zentraler Posteingang Zahlungsfreigabe Rechnungsfreigabe Scanner Rechnungserfassung Externes Archivsystem 9 4. SAP-Anwenderforum 2001.ppt

10 Typisches Beispiel Neuer Mitarbeiter HR-Mitarbeiter Mitarbeiterdaten erfassen Gebäude und Zimmernummer Mitteilung Ausstattung Arbeitsplatz Vergabe Telefonnummer Werksausweis anlegen PC installieren Brief zur Arbeitsaufnahme SAP-Anwenderforum 2001.ppt

11 Der SAP Business Workflow - Merkmale und Elemente SAP-Anwenderforum 2001.ppt

12 SAP Business Workflow als Basisbestandteil PP QM MM Finanzwesen Material- wirtschaft Produktions- planung Qualitäts- manage - ment PM Instand- haltung SD Vertrieb HR Personal- wirtschaft R/3 WF Workflow FI Anlagen- wirtschaft IS CO Controlling WF Workflow AM Projekt- system Branchen- lösungen PS SAP-Anwenderforum 2001.ppt

13 Grundsätzlicher Aufbau eines Workflows Modellierung Mehrschrittaufgabe SAP-Funktionalität (z.b. Transaktionsaufruf) Workflow- Definition Methode Objekttyp referenziert Einzelschrittaufgabe/Aktivität referenziert Standardaufgabe referenziert Implementierung + Steuerkonstrukte + auslösende/beendende Ereignisse + Texte für Workflow + Klassifikationen + konkrete Bearbeiter + Terminfristen + Vor-, Nach- und Parallelmethoden + Prioritäten, Ausnahmen + mögliche Bearbeiter + Standardrollen + Texte + ggf. auslösende/beendende Ereignisse fremde Funktionalität (z.b. WORD-Aufruf) SAP-Anwenderforum 2001.ppt

14 Grundsätzlicher Ablauf eines Workflows Mehrschrittaufgabe Workflow- Definition Workflow Manager Workflow- Instanz triggert auslösendes Ereignis referenziert Einzelschrittaufgabe/Aktivität Workitem Manager Workitem bei Dialog referenziert Standardaufgabe Aufgabeninstanz Integrierter Eingangskorb / Workplace referenziert Methode Objekttyp Ausführung der Objektmethode Definition Laufzeitinstanz SAP-Anwenderforum 2001.ppt

15 Der SAP Business Workflow - Integration mit anderen Systemen SAP-Anwenderforum 2001.ppt

16 Probleme der Office-Integration a Es gibt im Unternehmen bereits ein Mail-Tool, das nicht durch das SAPoffice ersetzt werden kann bzw. soll. In diesem Mail-Tool sollen auch SAP-Workitems erscheinen. Lösung Einbindung von MS Exchange und MS Outlook über SAP MAPI SPI Einbindung von Lotus Notes über SAP WAPI (inzwischen diverse Schnittstellen) a Nutzung von Daten fremder Applikationen auch durch den SAP Business Workflow Lösung Neben der klassischen OLE-Technik, in Zukunft vor allem Verwendung von Bridging-Technologien SAP-Anwenderforum 2001.ppt

17 Der SAP Business Workflow - Einschätzung SAP-Anwenderforum 2001.ppt

18 Einschätzung Workflow Management in ERP (Enterprise Resource Planning)-Software a Laut Wirtschaftsinformatik 40 (1998), S : Die Verbindung von betriebswirtschaftlicher Standardsoftware und Workflow-Technologie nutzt einerseits den Anwendern und erhöht andererseits das Anwendungspotential der Workflow-Technologie signifikant. Durch den höheren Integrationsgrad bieten integrierte Lösungen gegenüber autonomen Werkzeugen deutliche Vorteile im Hinblick auf die Modellierung und Implementierung von Workflows SAP-Anwenderforum 2001.ppt

19 Objektive Vorteile des SAP Business Workflow a Integrierte, nicht-redundante Daten a Integration in die SAP-Prozesse a Einheitliche Benutzeroberfläche a Durchgehende Rechteverwaltung a Nicht notwendigerweise Schnittstellen a Automatische Releasefähigkeit (i.d. üblichen Grenzen) a Keine zusätzlichen Kosten durch die Nutzung des Entwicklungs- und Laufzeitsystems Jeder SAP-Anwender sollte sich fragen, ob und inwiefern er von dem Einsatz des SAP BWF profitieren könnte! SAP-Anwenderforum 2001.ppt

20 Unsere Einschätzung des SAP Business Workflow a Der Einsatz des SAP BWF bietet sich eher nicht an für Prozesse, die organisatorisch so stark vereinfacht werden können, dass sich ein Workflow-Einsatz nicht mehr rechnet Prozesse, die absehbar einem dramatischen Wandel unterliegen Anwender, die nur sehr wenige Benutzer an das SAP- System angebunden haben, Anwender, die nur sehr wenige Funktionen des SAP- Systems nutzen, Anwender, deren SAP-System noch keinen ausreichenden Konsolidierungsstand erreicht hat SAP-Anwenderforum 2001.ppt

21 Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow - Kritische Erfolgsfaktoren SAP-Anwenderforum 2001.ppt

22 Kritische Erfolgsfaktoren für Workflow-Projekte a Richtige Einschätzung von Workflow-Projekten a Überdenken und Optimieren der Geschäftsprozesse a Change Management a Aktiver Sponsor in Nähe der Geschäftsleitung a Akzeptanz bei möglichst vielen Beteiligten a Sorgfältige Auswahl der Prozesse, mit denen begonnen werden soll (Piloten) a Sorgfältige Auswahl zukunftsfähiger Technologien und Architekturen a Aufgeschlossenheit gegenüber neuer Herangehensweise a Bereitschaft auch zu rein organisatorischen Prozessverbesserungen, keine Technik-/Produktbesessenheit a Projektteam SAP-Anwenderforum 2001.ppt

23 Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow - Vorgehensweise SAP-Anwenderforum 2001.ppt

24 Generelle Vorgehensweise bei Workflow-Projekten Projektmanagement Change Management Anforderungsanalyse/ Strategie Technische Realisierung Prozessanalyse Prozessoptimierung Implementierung und Test Produktion klassische Geschäftsprozessoptimierung ggf. Prototyping SAP-Anwenderforum 2001.ppt

25 Anforderungsanalyse/Strategie Anforderungsanalyse/ Strategie Technische Realisierung Prozessanalyse Prozessoptimierung Implementierung und Test Produktion Erfolgsgrößen/ Aufwandsabschätzung Projekthistorie/ -einfluß Mission/ Ziele/ Erfolgsfaktoren Architekturprinzipien Phasen-/ Detail-/ Rollenkonzept Prozess- QuickScan Erfahrungen Key Player Projektumfeld Mission/Vision Zieldefinition Zielgewichtung Nebenbedingungen Prämissen krit. Erfolgsfaktoren Systemarchitektur Systemrollen Schnittstellen Trends SAP-Anwenderforum 2001.ppt Grobanalyse Potentiale Synergien Nebeneffekte Erfahrungen Vorgehensweise Prinzipien WF-Engineering Rollenzuordnung Schulungskonzept Pilotauswahl Planung Kennzahlen Aufwand intern/extern einmalig/laufend

26 Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow - Ausschnitte und Erfahrungen SAP-Anwenderforum 2001.ppt

27 Projektbeispiel: Genehmigung von Bestellanforderungen a Vorher Industriezweig: Markenmartikler Papierbasierte Bedarfsmeldungen mit mehreren Durchschlägen Manuelle Bestellbücher zur Kontrolle / Schichtübergabe Langer Genehmigungsweg durch Hauspost, Urlaub etc. Teure Genehmigung bei Prozessbegleitung per pedes Mangelhafte Information über Prozess-Stand Sehr viele telefonische Bestellungen ohne Dokumentation im SAP-System, da dies einfacher war Mangelnde SAP-Akzeptanz SAP-Anwenderforum 2001.ppt

28 Projektbeispiel: Genehmigung von Bestellanforderungen a Nach Einführung mehrerer Workflows Industriezweig: Markenartikler Siehe auch: Success Story unter Vereinfachung der Zeichnungsberechtigung aufgrund einer GPO, Moduloptimierung, Realisierung eines Bestell-Cockpits und Einführung von Workflows zur Automatisierung der Prozesse Keine Bestellung ohne SAP-Bezug Integration SAP-ferner Mitarbeiter durch Anbindung an Lotus Notes Schnelle Genehmigung (Senkung der Prozessdurchlaufzeit von ca. 1,5 Wochen auf ca. 2 Tage) Automatisierte Information der Mitarbeiter bei vollständiger Genehmigung, Wareneingang etc. Papier erst bei Bestellerzeugung Anwender haben permanenten Prozessüberblick SAP-Anwenderforum 2001.ppt

29 Projektbeispiel Rechnungsprüfung a Vorher Industriezweig: Versorger Skontoverluste durch langwierige Prüfung, insbesondere durch Hauspost Aufwändige Bearbeitung der eingehenden Rechnungen Prüfen Bestellung, Wareneingang etc. Antackern eines Versandformulars Verschicken an Anforderer, sofern erkennbar Sehr aufwändige Suche nach Rechnungsverbleib bei eingehenden Mahnungen (ca. 700 Mahnungen à 2 Stunden Bearbeitungsaufwand) Häufig Prozessschleifen aufgrund fehlender Unterschriften Sehr viel Papier SAP-Anwenderforum 2001.ppt

30 Projektbeispiel Rechnungsprüfung a Nach Einführung mehrerer Workflows Umstellung auf frühes Archivieren Nahezu kein Skontoverlust durch Prozess der Rechnungsprüfung (z.b. auch durch Integration der Terminüberwachung) Schnelle und reibungslose Abwicklung der Rechnungsprüfung (Skontonutzung von 80- >95%, 60% der Rechnungen mit zweistufiger Genehmigung in 1 Tag gebucht) Integration SAP-ferner Mitarbeiter durch Anbindung an Lotus Notes Schnelle und einfache Prüfung Permanenter Prozessüberblick Unterstützung eines Prozesscontrolling Industriezweig: Versorger SAP-Anwenderforum 2001.ppt

31 Weitere Projektbeispiele a Information über Mitarbeiteraustritt a Information über EZU, MuSchuG a Genehmigung von Instandhaltungsaufträgen a Koordinierte Pflege des Materialstamms a Genehmigung von Umbuchungsanträgen a Information über Änderungen an Kreditorendaten a Koordinierte Pflege des Filialstamms a Information über Wareneingänge a Reaktion auf IDoc-Verarbeitungsfehler a Eigenentwicklungen im Bereich Investitionsabwicklung a... a..in den Bereichen Energieversorgung, Raffinerie-, Pharma- und Fertigung, Handel und Consumer Products SAP-Anwenderforum 2001.ppt

32 Projekte im Umfeld des SAP Business Workflow - Wirtschaftlichkeit SAP-Anwenderforum 2001.ppt

33 Generelles a Workflow Management ist eher Enabling-Technologie als Cost Cutting-Technologie Schwerpunkt des Nutzens liegt im qualitativen bzw. schwierig zu bewertenden Bereich, bspw. Geschwindigkeit Sicherheit Transparenz In vielen Fällen lassen sich jedoch zusätzlich konkrete Wirtschaftlichkeitsberechnungen anstellen, bspw. Erhöhung der Skontonutzung Wegfall von formularbasierten Workarounds, Arbeitsschritten etc SAP-Anwenderforum 2001.ppt

34 Projekterfahrungen a Beispielhafte quantitative Nutzeneffekte aus Projekten Erhöhung Skontonutzung von 80% auf 95% Verringerung des Rückfrageaufwands um 80% 15 Minuten Zeiteinsparung pro Tag durch Entfall eines Arbeitsschrittes Verringerung des Lagerbestandes um 100TDM pro Jahr durch Verkürzung der Beschaffungszeit a Beispielhafte qualitative Nutzeneffekte aus Projekten Verbesserung der Materilstammqualität Vermeidung von Fehlbestellungen Verringerung des Koordinationsaufwands Sichere Umsetzung der Zeichnungsberechtigung Permanenter Prozessüberblick über Rechnungsprüfungen SAP-Anwenderforum 2001.ppt

35 Nebeneffekte von Workflow Management a Evtl. erstmalige Bildung von Prozessteams Prozessübergreifende Kommunikation, Betrachtung und Analyse Aufleben des Verständnisses einzelner Prozessbeteiligter für den Gesamtprozess Aufdeckung von organisatorischen Potentialen, ggf. auch ohne technische Unterstützung a Prozessübergreifende Anwendungs- und Schnittstellenbetrachtung a Prozessdokumentation und Unterstützung eines Qualitätsmanagement-Systems SAP-Anwenderforum 2001.ppt

36 Projektkosten a Reine Implementierung von Workflows ist nicht aufwändig Bsp. einfacher Genehmigungsprozess ca. 15 PT Bsp. komplexerer Genehmigungsprozess ca. 40 PT a Zusätzlich sind häufig die folgenden Bereiche zu berücksichtigen Selektion und Priorisierung der Geschäftsprozesse Geschäftsprozessanalyse und optimierung/ vereinheitlichung Optimierung der Modulnutzung Optimierung der Endanwenderunterstützung Schulung der Endanwender und der Administratoren SAP-Anwenderforum 2001.ppt

37 Trends SAP-Anwenderforum 2001.ppt

38 Trends a Öffnung zum Internet (vom Workflow zum WebFlow ) a Integration von Office-Anwendungen a Verbreiterung des Anwendungspotenzials durch Enterprise Application Integration a Einfachere Erstellung von Workflows durch Workflow- Muster und Workflow-Wizards (SAP AG ) a Einbindung von Workflows in SAP-Standard über das Customizing a Generelle Nutzung des SAP Business Workflow im Standardbereich Transportwesen Business-to-Business-Procurement SAP-Anwenderforum 2001.ppt

39 Dienstleistungsangebot des CC Business SAP-Anwenderforum 2001.ppt

40 Beratungsschwerpunkte des CC BKS SAP-Anwenderforum 2001.ppt

41 Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG Potenzial -Workshops zum Festpreis Anforderungsanalyse/ Strategie Technische Realisierung Prozessanalyse Prozessoptimierung Implementierung und Test Produktion a Einführungs- / Überblicksveranstaltungen a Systemauswahl / Systemarchitektur a Methoden-/Toolschulungen a Workshops / Vorstudien a Potentialanalyse / Prozess-QuickScans a Coaching a Projektinitiierung a Qualitätssicherung SAP-Anwenderforum 2001.ppt

42 Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG Anforderungsanalyse/ Strategie Technische Realisierung Prozessanalyse Prozessoptimierung Implementierung und Test Produktion a Coaching und Moderation a Methoden-/Toolschulungen a Projektleitung und -durchführung Spektrum: Business Process Improvement bis Business Process Reengineering a Change Management a Qualitätssicherung SAP-Anwenderforum 2001.ppt

43 Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG Anforderungsanalyse/ Strategie Technische Realisierung Prozessanalyse Prozessoptimierung Implementierung und Test Produktion a Coaching a Methoden-/Toolschulungen a Projektleitung und -durchführung a Qualitätssicherung SAP-Anwenderforum 2001.ppt

44 Dienstleistungsangebot der CSC Ploenzke AG Anforderungsanalyse/ Strategie Technische Realisierung Prozessanalyse Prozessoptimierung Implementierung und Test Produktion a Coaching a Schulung a First- und Second-Level-Support a Projektleitung und -durchführung a Qualitätssicherung a Laufende Betreuung SAP-Anwenderforum 2001.ppt

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