SBO-Kurs Zahlungswesen SAP Business One

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1 SBO-Kurs Zahlungswesen SAP Business One Version 1.1 Schulungsdokumentation Data Unit AG Surentalstrasse 10 CH Sursee +41 (0)

2 2 SBO-Kurs Zahlungswesen Inhalt 1 Impressum 5 2 Bank- und Zahlweg-Definitionen Hausbanken Definition Zahlwege 2.2 Kreditoren-Banken Eingangszahlungen Generelles Handling Geschäftspartner-Auswahl Zahldatum OP-Bereich Bezahlung 3.2 Übungsaufgabe 3.3 Lösungsbesprechung 3.4 Zahlungen mit Fremdwährung 3.5 Unterzahlung 3.6 Überzahlung 3.7 Übungsaufgaben Fehlzahlung einbuchen Rappenzahlung einbuchen 3.8 Lösungsbesprechung Fehlzahlung einbuchen Rappenzahlung einbuchen 3.9 ESR-Verbuchung Einleitung Eingangszahlungen (ESR) Keine zutreffende Rechnung Rechnung bereits geschlossen Grosse Abw eichung Zahlungsbetrag / Fakturabetrag Minimale Abw eichung Zahlungsbetrag / Fakturabetrag Skonto Skonto-Definition Skonto-Buchungen Verbuchung ESR-Eingangszahlungen Alte ESR-Verbuchungen einsehen ESR-Zahlungen erneut verbuchen Ausgangszahlungen Generelles Handling 4.2 Einzahlungsschein erfassen SwissPayment-Einstellungen Geschäftspartner-Einstellungen Einzahlungsschein erfassen Erfassung Service-Belege Erfassung Artikel-Belege

3 3 4.3 Übungsaufgabe 4.4 Lösungsbesprechung 4.5 Zahlungsassistent Schweiz Einstellungen Zahllauf ausführen Überweisungsbelege 4.6 Übungsaufgabe 4.7 Lösungsbesprechung Hinweise, Tipps und Tricks 79

4 Impressum 1

5 Impressum 5 1 Impressum Dokumentinformationen Version 1.1 Letzte Änderung Initialisierung Kontaktinformationen Data Unit AG Data Unit AG Surentalstrasse Sursee Ihre Ansprechpartner Name Telefon Bruno Mühlebach bruno.muehlebach@dataunit.ch Diese Dokumentation beschreibt die im Kurs behandelten Themen und dient dem Kursteilnehmer als Nachschlagewerk auch für die Zeit nach dem Kurs. Sie darf behalten, für interne Zwecke kopiert und entsprechend mit persönlichen Notizen ergänzt werden Data Unit AG Die vorliegende Dokumentation ist in all seinen Teilen urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte sind vorbehalten, insbesondere das Recht der Übersetzung, des Vortrags, der Reproduktion, der Vervielfältigung auf fotomechanischen oder anderen Wegen und der Speicherung in elektronischen Medien. Ungeachtet der Sorgfalt, die auf die Erstellung von Text, Abbildungen und Programmen verw endet w urde, kann der Urheber für mögliche Fehler und deren Folgen keine juristische Verantw ortung oder irgendeine Haftung übernehmen. Die in dieser Dokumentation w iedergegebenen Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. können auch ohne besondere Kennzeichnung Marken sein und als solche den gesetzlichen Bestimmungen unterliegen.

6 Bank- und Zahlweg-Definitionen 2

7 Bank- und Zahlweg-Definitionen 7 2 Bank- und Zahlweg-Definitionen Dauer: 45 Minuten Lernziel: Bank- und Zahlweg-Definitionen kennen. 2.1 Hausbanken Definition Administration > Definition > Bankenabwicklung > Hausbankkonten Als Hausbankkonten werden nur jene Konten definiert, über welche effektiv Debitoren- und/oder Kreditoren-Gelder abgewickelt werden. Im nachfolgenden nicht beschriebene Felder sind für die Zahlungsabwicklung fakultativ und können via Formulareinstellungen (Zahnrad) ausgeblendet werden. BLZ (Bankleitzahl) Die Definition der Bankleitzahl geschieht in der Grunddefinition der Bank, die BLZ dient dabei als Schlüssel und kann pro Bank nur einmal vergeben werden. Bei Schweizer Banken wird hier die Clearing-Nummer hinterlegt. In der Spalte BLZ wird mit der TAB-Taste die Auswahl der hinterlegten Banken aufgelistet, die Felder BLZ, Land und BIC/SWIFT-Code werden anschliessend automatisch abgefüllt. Filiale Die hier hinterlegte Bezeichnung wird, sofern das Standardformular angewendet wird, auf dem Einzahlungsschein als Bankname angedruckt. Kontonummer Die Bankkontonummer dient bei der Hausbankdefinition als Schlüsselfeld und darf nicht doppelt vorkommen. Im vorliegenden Beispiel scheinen die Kontonummern der ersten zwei Hausbankdefinitionen die gleichen zu sein. Effektiv unterscheidet sich jedoch die 2. Zeile durch einen Punkt nach der Clearing- Nummer 285 von der ersten Zeile. Bankkontoname Dieses Feld dient nur zur internen Information. Sachkonto Hier wird die Kontierung des Bankkontos hinterlegt. Das entsprechende Fibu-Konto sollte als Geldkonto definiert sein. Ebenfalls ist es bei Fremdwährungskonten wichtig, dass das Fibu-Konto entsprechend auf die gewünschte Fremdwährung gestellt ist.

8 8 SBO-Kurs Zahlungswesen Interimssachkonto Es besteht beim Zahlungsassistenten die Möglichkeit, den Zahllauf statt auf das eigentliche Sachkonto auf das hier hinterlegte Interimssachkonto zu buchen. Die spätere Umbuchung vom Interimssachkonto auf das Sachkonto erfolgt von Hand. IBAN Die IBAN-Nummer sollte bei jeder Definition von Bank- oder Postcheckkonten unbedingt hinterlegt werden. Es gibt diverse IBAN-Rechner, welche bei der Generierung der IBAN-Nummer behilflich sind (z.b. Nötig sind die Clearing-Nummer sowie die Konto-Nummer. Bei Postcheck-Konten lautet die Clearing-Nummer immer 9000 (Postfinance). Die IBAN-Nummer findet hauptsächlich beim Zahlungsverkehr innerhalb der Europäischen Union Verwendung. Die Länge der IBAN-Nummer kann dabei von Land zu Land verschieden sein. Die jeweilige Länderdefinition kann jederzeit über das Internet abgerufen werden. Bankadresse Es genügt für die Erstellung des elektronischen Zahlungsfiles (DTA oder EZAG) die Definition von PLZ und Ort. DTA-ID (Original: Benutzernummer 1) Für die Erstellung von DTA-Records wird eine 5-stellige Firmen-Definition verlangt. EZAG-ID (Original: Benutzernummer 2) Für die Erstellung von EZAG-Records wird eine 5-stellige Firmen-Definition verlangt. ESR-Typ Dieses Feld ist nur zu beachten, falls über dieses Konto ein oranger Einzahlungsschein erstellt werden soll. Folgende Einstellungen sind möglich: In der Spalte Kontonummer ist ein Postcheckkonto hinterlegt (Clearing-Nummer 9000): o ESR: Der Faktura-Betrag wird auf dem Einzahlungsschein angedruckt. o ISR+: Auf dem Einzahlungsschein wird der Faktura-Betrag nicht angedruckt. In der Spalte Kontonummer ist ein Bankkonto definiert: o BESR: Der Faktura-Betrag wird auf dem Einzahlungsschein angedruckt. o BISR+: Auf dem Einzahlungsschein wird der Faktura-Betrag nicht angedruckt. ESR-Teilnehmer-Nr (Original: ESR-Rechnungssteller-ID) Diese Nummer besteht aus der ESR-Definition (die ersten zwei Stellen), der ESR-Kontonummer (zwingend 6-stellig mit führenden Nullen zu erfassen) und einer Prüfziffer. Beispiel: = Für orange Einzahlungsscheine mit CHF-Währung ist die ESR-Definition immer 01. Die Definition von orangen Einzahlungsscheinen in Euro beginnt mit 03. Kunden-ID Definiert unsere 6-stellige ESR-Kundennummer bei der Bank. Bei der ESR-Erfassung mit Grundlage Postcheckkonto (Clearing 9000) ist diese Spalte nicht aktiv.

9 Bank- und Zahlweg-Definitionen 9 Administration > Systeminitialisierung > Firmendetails > Register Basisinitialisierung Das wichtigste Hausbankkonto (in der Regel jenes, bei welchem die ESR-Definition hinterlegt ist), wird in der Firmendefinition abgelegt. Es dient als Vorlage bei der Anlegung von neuen Kunden. Geschäftspartner > Geschäftspartner-Stammdaten > Register Zahlungssystem Entsprechend ist das Hausbankkonto bei den Geschäftspartnern hinterlegt. Es definiert einzig die

10 10 SBO-Kurs Zahlungswesen Erstellung des Einzahlungsscheines bei der Verkaufs-Faktura. Bei Lieferanten hat die Hinterlegung des Hausbankkontos keinen Einfluss. Die Bankangaben auf dem orangen Einzahlungsschein stammen von dieser Bankhinterlegung. Wenn mit verschiedenen Einzahlungsscheinen gearbeitet werden soll (z.b. ESR und ESR+ oder durch verschiedene Hausbanken), kann dies nur in diesem Register und pro Kunde eingerichtet werden Zahlwege Administration > Definition > Bankenabwicklung > Zahlwege Die Hausbankkonten können mit Zahlwegen verbunden werden. Diese Zahlwege werden in den Zahlungsassistenten für die Erstellung der DTA- und EZAG-Files benötigt und sind somit besonders für die Kreditoren wichtig. Grundsätzlich können die Zahlungsassistenten auch Eingangszahlungen verarbeiten. Aus diesem Grund wird in der Regel analog dem Zahlweg für Ausgangszahlungen ebenfalls ein Zahlweg für Eingangszahlungen erstellt. Zahlungsart Dieser Flag definiert, ob der Zahlweg für Ein- oder Ausgangszahlungen definiert wird. Zahlungsmethoden In der Schweiz hat der Scheck keine grosse Wichtigkeit mehr. Der Zahlweg wird somit meist für Überweisungen angelegt.