Entwicklung des Workflow Managements in der Personalwirtschaft

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1 Entwicklung des Workflow Managements in der Personalwirtschaft Konzeptionelle Grundlagen Experteninterviews Gestaltungsempfehlungen Lizentiatsarbeit eingereicht der Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Fakultät der Universität Bern Betreuender Professor: Prof. Dr. Norbert Thom Betreuender Assistent: Daniel Zimmermann, lic. rer. pol Institut für Organisation und Personal Engehaldenstrasse 4 CH-3012 Bern von: Reto Marthaler aus Bern Matr.-Nr.: Effingerstrasse Bern Bern, 29. April 2005

2 Vorwort I Vorwort Now this is not the end. It is not even the beginning of the end. But it is, perhaps, the end of the beginning. Winston Churchill Die Auseinandersetzung mit der Thematik Workflow Management im Rahmen der Lizentiatsarbeit am Institut für Organisation und Personal, welche zugleich ein würdiger Abschluss meines betriebswirtschaftlichen Studiums an der Universität Bern darstellt, war eine herausfordernde und deshalb spannende Erfahrung für mich. Mein besonderer Dank gilt Herrn Prof. Dr. Norbert Thom und Herrn Daniel Zimmermann, lic. rer. pol., dem betreuenden Assistenten, die mir mit wertvollen Ratschlägen und tatkräftiger Unterstützung zur Seite gestanden sind. Zu grossem Dank verpflichtet bin ich auch meinen Interviewpartnern, welche mir mit Ihrer Expertise und grossem Engagement Einblick in die praktische und theoretische Ausgestaltung des Workflow Managements verschafft haben. Ich danke meiner Mutter für das Korrekturlesen sowie für Ihre wertvollen, kritischen Anmerkungen und Anregungen. Zu guter letzt, aber deshalb nicht weniger wichtig, gilt mein Dank denjenigen lieben Menschen, die mir vor und während dieser Arbeit immer wieder beigestanden sind. Dazu gehören insbesondere meine Eltern, die mich während dem Studium unterstützt und mir damit eine hervorragende Ausbildung ermöglichten, als auch meine Freundin, die mich menschlich und moralisch unterstützt hat, und meine Schwester, die mich bisher in meinem Leben begleitete. In der vorliegenden Arbeit wird aus Gründen der Einfachheit und besseren Lesbarkeit stets die maskuline Form verwendet; dies schliesst jedoch die feminine Form keineswegs aus. Bern, 29. April 2005 Reto Marthaler

3 Inhaltsverzeichnis II Inhaltsverzeichnis Vorwort... I Inhaltsverzeichnis...II Abbildungsverzeichnis... VII Tabellenverzeichnis... VII Abkürzungsverzeichnis...VIII Anhangverzeichnis...XI 1 Einleitung Ausgangslage Problemstellung Abgrenzung des Gegenstandes Einordnung ins Fachgebiet Inhaltliche Abgrenzung Stand der Forschung Ziel der Arbeit Methode der Arbeit Aufbau der Arbeit...9 Teil 1: Konzeptionelle Grundlagen Begriffliche Grundlagen Grundlagen Personalwirtschaft Definition Ziele Funktionen Metafunktion Querschnittsfunktionen Personalcontrolling Personalmarketing...14

4 Inhaltsverzeichnis III Personalinformation Organisation des Personalmanagements Prozessfunktionen Personalbedarfsermittlung Personalgewinnung Personalentwicklung Personaleinsatz Personalerhaltung Personalfreistellung Träger Organisation Funktionale Gliederung Objektorientierte Gliederung Matrix-Organisation Tensor-Organisation Projektorientierte Organisation Virtuelle Personalabteilung Mischformen Grundlagen Workflow Definitionen Geschäftsprozess Workflow Workflow Management Workflow Management System Ziele Aufgaben Geschäftsprozessanalyse und -design Workflow-Modell Implementierung (Build Time) Workflow Ausführung (Run Time) Workflow-basiertes Controlling Voraussetzungen Technische Voraussetzungen Organisatorische Voraussetzungen...38

5 Inhaltsverzeichnis IV Voraussetzungen auf Seiten der Benutzer Probleme Technische Ebene Projektmanagement Ebene Organisatorische Ebene Sozio-kulturelle Ebene Rechtliche Ebene Workflow Management in der Personalwirtschaft Bisherige Entwicklung Überblick Grossrechner Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung Personal Computer Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung Netzwerke Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung Internet/Intranet Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung Wechselwirkungen Technik, Organisation und Mensch Aktueller Stand Überblick Anwendungspotentiale Strategisches Personalmanagement Querschnittsfunktionen Personalcontrolling...60

6 Inhaltsverzeichnis V Personalmarketing Personalinformation Prozessfunktionen Personalbedarfsermittlung Personalgewinnung Personalentwicklung Personaleinsatz Personalerhaltung Personalfreistellung Zukunftsperspektive Überblick Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung...73 Teil 2: Empirische Untersuchung Untersuchungsanlage Ziel der empirischen Untersuchung Rechtfertigung und Begriffe der qualitativen Analyse Erhebungsverfahren Prozess der empirischen Untersuchung Selektion der Interviewpartner Interviewleitfaden und Forschungsfragen Aufbereitungs- und Auswertungsverfahren Untersuchungsergebnisse Allgemeine Ergebnisse Bisherige Entwicklung Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung Aktueller Stand Workflow Management allgemein Anwendungspotentiale...90

7 Inhaltsverzeichnis VI Strategisches Personalmanagement Querschnittsfunktionen Personalcontrolling Personalmarketing Personalinformation Prozessfunktionen Personalbedarfsermittlung Personalgewinnung Personalentwicklung Personaleinsatz Personalerhaltung Personalfreistellung Zukunftsperspektiven Technische Entwicklung Organisatorische Entwicklung Sozio-kulturelle Entwicklung...97 Teil 3: Schlussbetrachtung Gestaltungsempfehlungen und Schlussfolgerungen Ausblick Anhang Literaturverzeichnis Selbstständigkeitserklärung...200

8 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis VII Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Einordnung der Arbeit in die Wissenschaftsgebiete...5 Abb. 2: Lebenszyklus WfMS...6 Abb. 3: Aufbau der Arbeit...10 Abb. 4: Personalwirtschaftliche Funktionen...13 Abb. 5: Das Wertkettenmodell...22 Abb. 6: Überblick Prozessmanagement...26 Abb. 7: Raum/Zeit-Matrix zur Groupware-Klassifikation...27 Abb. 8: Groupware-Klassifikation nach Unterstützungsfunktionen...28 Abb. 9: Workflow Management System und heterogene betriebliche Applikationen...29 Abb. 10: Klassifikation von Workflow Management Systemen...31 Abb. 11: Workflow Management Zyklus...36 Abb. 12: Basistechnologien von Workflow Management Systemen...51 Abb. 13: Veränderungstendenzen der Strukturdimensionen durch IT-Einsatz...54 Abb. 14: Prozess der empirischen Untersuchung...77 Tabellenverzeichnis Tab. 1: Arbeitsteilung in der Personalwirtschaft...17 Tab. 2: Synopsis ausgewählter Prozessdefinitionen...21 Tab. 3: Relation: Personalwirtschaftliche Funktionen zu EDV-Systemen...45 Tab. 4: Ziele des Workflow Management Vergleich Literatur und Experten...83 Tab. 5: Gefahren des Workflow Management Vergleich Literatur und Experten...84 Tab. 6: Potential der Personalprozesse für Workflow Management...99

9 Abkürzungsverzeichnis VIII Abkürzungsverzeichnis A administrativer Charakter a. d. an der Abb. Abbildung AG Aktiengesellschaft AHV Alters- und Hinterlassenenversicherung ARIS Architektur integrierter Informationssysteme Aufl. Auflage BEKB Berner Kantonalbank Beschaffungsanford. Beschafffungsanforderung(en) BWL Betriebswirtschaftslehre bzw. beziehungsweise ca. circa cand.rer.pol candidatus rerum politicarum CH Confoederatio Helvetica CIM Computer Integrated Manufacturing CS Credit Suisse CSCW Computer Supported Cooperative Work D dispositiver Charakter d. h. das heisst d. des DB Datenbank DIN Deutschen Institut für Normung e. V. Dr. Doktor DV Datenverarbeitung e- electronic e. V. eingetragener Verein EAI Enterprise Application Integration EBN Entwicklungsbegleitende Normung EDV Elektronische Datenverarbeitung ERP Enterprise Resource Planning et al. et alii f. folgende

10 Abkürzungsverzeichnis IX ff. fortfolgende Funkt. Funktion GD Generaldirektion GL Geschäftsleitung GUI Graphical User Interface HR Human Resource(s) HRM Human Resource Management hrsg. v. herausgegeben von Hrsg. Herausgeber http hypertext transfer protocol IBM International Business Machines IMG Information Management Group inkl. inklusive IOP Institut für Organisation und Personal ISM Institut für Strategische Marktanalyse ISO International Organization for Standardization IT Informationstechnik IuK Informations- und Kommunikationssysteme IWI Institut für Wirtschaftsinformatik Jg. Jahrgang LAN Local Area Network lic. rer. pol licentiatus rerum politicarum Marketingstrat. Marketingstrategie(en) Matr.-Nr. Matrikelnummer Nr. Nummer o. Jg. ohne Jahrgang o. O. ohne Ort o. S. ohne Seite(n) OE Organisationseinheit PC Personal Computer PDA personal digital assistant pers. persönliche PIS Personalinformationssystem Prof. Professor

11 Abkürzungsverzeichnis X PROMET Prozess Methode PWC PricewaterhouseCoopers QMS Qualitäts-Management-System R/3 Realtime/dritte Programmgeneration Reisekostenabrechn. Reisekostenabrechnung(en) RKW Rationalisierungs-Kuratorium der Deutschen Wirtschaft e. V. S. Seite(n) SAP System-Analyse und Programmentwicklung Sp. Spalte(n) spez. spezifisch/speziell SSW Standardsoftware St. Sankt Standardanw. Standardanwendung(en) -str. -strasse strateg. strategisch(e) strukt. strukturiert(e) SUVA Schweizerische Unfallversicherungsanstalt Tab. Tabelle techn. technisch(e) Tel. Telefon u. ä. und ähnliche u. a. und andere/unter anderem UBS Union Bank of Switzerland Uni Universität URL Uniform Resource Locator vgl. vergleiche WAN Wide Area Network WfMC Workflow Management Coalition WfMS Workflow Management System www world wide web z. B. zum Beispiel zit. n. zitiert nach

12 Anhangverzeichnis XI Anhangverzeichnis Anhang 1: Kontaktbrief für Experteninterview Anhang 2: Bestätigungsschreiben für Experteninterview Anhang 3: Fragebogen zur Abklärung der Vertraulichkeit und der Verwendung der Daten104 Anhang 4: Interviewleitfaden Unternehmen Anhang 5: Interviewleitfaden Forschung und Lehre Anhang 6: Interview-Protokoll 1 (Berner Kantonalbank, Herr Rohrer) Anhang 7: Interview-Protokoll 2 (Institut für Wirtschaftsinformatik, Prof. Dr. Myrach) Anhang 8: Interview-Protokoll 3 (PostFinance, Herr Messerli) Anhang 9: Interview-Protokoll 4 (Institut für Organisation und Personal, Dr. Zaugg)...162

13 1 Einleitung 1 1 Einleitung 1.1 Ausgangslage Die Entwicklung und der Einsatz von Informationssystemen haben unsere gesamte Umwelt in den letzten Jahren nachhaltig verändert. Von dieser rasanten Entwicklung und der grossen Zunahme an Dynamik sind auch die Unternehmen betroffen. Diese befinden sich in einer immer rascher wandelnden Umwelt. Zusätzlich zur Entwicklung der Informationstechnologie kommen noch weitere wesentliche Faktoren hinzu. Zum einen ist die zunehmende Globalisierung zu erwähnen. Das weltweite Zusammenwirken und die immer stärker werdende Verknüpfung der nationalen Märkte und Gesellschaften bringen viele Chancen (Kosteneinsparungen, Know-how-Austausch, grössere Märkte), aber auch Gefahren (mehr Koordinationsaufwand, verschiedene Kulturen, soziale Ungleichheit, Umweltbelastung) mit sich. Zum anderen ist eine steigende Bedeutung der Wertorientierung (Shareholder Value) zu beobachten. Dabei steht eine langfristige Optimierung der Wettbewerbsfähigkeit und Profitabilität im Mittelpunkt (vgl. Schnetzer 1999: 9). Der Wandel in der Umwelt hat zur Folge, dass sich auch der Aufbau und Ablauf von Prozessen vieler Unternehmen verändert (vgl. Schnetzer 1999: 9). Ziel jeder Unternehmung muss es nun sein, sich möglichst flexibel für kommende Veränderungen zu halten und zugleich die Chancen der neuen Möglichkeiten zu nutzen. Der Einsatz von IT spielt dabei oftmals die entscheidende Rolle. Sie ermöglicht es, mittels neuer Prozesse, neue Produkte auf neuen Märkten anzubieten. Bei der raschen Realisierung der neuen Prozesse, leisten Workflow-Management-Systeme [...] einen wesentlichen Beitrag. Sie unterstützen nicht nur das Prozessmanagement, sondern ermöglichen gleichzeitig die rasche und flexible Realisierung neuer Geschäftsprozesse. (Schnetzer 1999: 9). Dadurch ist mit dem Workflow Management eine Möglichkeit für Unternehmen entstanden, die grössten Veränderungen der Unternehmensumwelt zu Wettbewerbsvorteilen werden zu lassen. Workflow-Managementsysteme [...] sind ein wesentlicher Faktor zur Bewältigung der täglichen Herausforderungen: Elektronisch gestützte und geführte Arbeitspläne und -abläufe auch für die nicht produzierenden Unternehmensbereiche schaffen den Schub, die Produktivitätsreserven in eben diesen Bereichen zu mobilisieren. (Müller/Stolp 1999: 2). Diese Aussage hat ihren Einfluss auch auf die Personalwirtschaft.

14 1 Einleitung Problemstellung Früher und heute sieht sich die Personalwirtschaft mit zahlreichen Herausforderungen und Defiziten konfrontiert (vgl. Koch 2003: 19). Vor allem der hohe Anteil der Personalkosten an der Gesamtkostenstruktur wird hervorgehoben und als Potential für eine Effizienzsteigerung gesehen (vgl. Schmeisser/Clermont/Protz 1999: 7). Seit Ende der 1960er Jahre wurde es möglich, Systeme der Informationstechnik für Effekte der Rationalisierung zu nutzen (vgl. Hoppe 1993: 50 f. und Heinecke 1994: 5 f.). Erste Anwendungen beschränkten sich noch auf Routinetätigkeiten der personalwirtschaftlichen Datenverarbeitung (vgl. Hoppe 1993: 50 f. und Heinecke 1994: 5 f.). Anfang der 1990er Jahre setzte ein Umdenken ein, ausgelöst durch weitere Rationalisierungsbemühungen in Unternehmungen. Dies führte dazu, dass sich die betriebliche Personalwirtschaft in Richtung Informations- und Dienstleistungsfunktion entwickelte und neue personalwirtschaftliche IT- Lösungen verlangte (vgl. Hentschel 2000: 66). Scholz (2000: 132) fordert in diesem Zusammenhang: Zur Erfüllung der Ziele eines zeitgemässen Personalmanagements gehört auf allen Feldern und Ebenen eine adäquate EDV-Infrastruktur. Gefördert durch die rasante Entwicklung der Informationstechnik findet sich aktuell ein umfangreiches Angebot an IT-Systemen für die Unterstützung zahlreicher Aufgaben der Personalarbeit am Markt. (Koch 2003: 17). Leider wurde dieser Fortschritt der Praxis von der Literatur noch nicht in gleichem Masse begleitet (vgl. Koch 2003: 17 f.). Kossbiel, Mülder und Oberweis (2000: 7) erkennen eine relative Vernachlässigung informatikspezifischer Themen im Personalbereich. Koch (2003: 18) fasst es noch konkreter und schreibt: Workflow-Management-Systeme [...] werden gänzlich in der personalwirtschaftlichen Literatur unberücksichtigt oder [...] nur in kompakter Darstellungsform erwähnt. Aus der heutigen Betrachtung heraus formuliert Scholz (2000: 65 ff.) ein Anforderungsprofil für eine zeitgemässe Personalwirtschaft, das sich aus den nachstehenden Voraussetzungen ergibt: - Erfolgsorientierung personalwirtschaftliche Aktivitäten sind explizit auf ökonomische Zielgrössen auszurichten, - Flexibilisierung die Personalwirtschaft hat die Systemeigenschaft der kurzfristigen Anpassungsfähigkeit an Änderungen aufzuweisen,

15 1 Einleitung 3 - Individualisierung die Personalwirtschaft hat verstärkt Bedürfnisse und Wertvorstellungen der einzelnen Mitarbeiter zu berücksichtigen, - Kundenorientierung alle personalwirtschaftlichen Aktivitäten sind strikt an den Wünschen vorhandener und potentieller Kunden auszurichten, - Qualitätsorientierung die Personalarbeit ist in den Total-Quality-Management-Ansatz zu integrieren, - Akzeptanzsicherung die Personalwirtschaft hat die Aufgabe, die Akzeptanz für notwendige Organisationsentwicklungsprozesse herzustellen und damit Bedingungen zu schaffen, unter denen Mitarbeiter auch in Zeiten des Wandels ihre Aufgaben erfüllen können und wollen, - Professionalisierung die Personalwirtschaft hat den eigenen Wissensstand ständig zu aktualisieren und spezifische Kompetenzen auszubauen, zu denen insbesondere auch der Umgang mit neuen Techniken in Form von Spezialsoftware zählt. Diesen Anforderungen an die Personalwirtschaft steht ein vermeintliches Leistungspotential von Workflow-Management-Systemen gegenüber. (Koch 2003: 20). Folgende Potentiale werden in der aktuellen Literatur diskutiert (vgl. Teufel et al. 1995: 182, Vogler/Österle 1996: V, Jablonski 1995: 2 ff. und Gadatsch 1999: 33 ff.): - Erhöhung der Produktivität und Flexibilität, - Steigerung der Effektivität betrieblicher Geschäftsprozesse, - Qualitätsverbesserungen bei der Ausführung von Prozessen, - Reduktion von Prozessfehlern, permanente Geschäftsprozessqualitätssicherung, - Enabler für das Business Reengineering, - Verbesserung der Kundenzufriedenheit (beschleunigte Auskunftsfähigkeit), - Erhöhung der Geschäftsprozesstransparenz, - Verkürzung der Geschäftsprozessdurchlaufzeiten, - Reduktion der Geschäftsprozesskosten, - Unterstützung permanenter Anpassungen von Geschäftsprozessen unter der Berücksichtigung von organisatorischen Änderungen, - Automatisierung der Abläufe von Geschäftsprozessen in ihrer Gesamtheit. Die oben beschriebene Diskussion zeigt auf, dass der Einsatz von Workflow-Management- Systemen für die Personalwirtschaft ein vielversprechendes Leistungspotential bieten kann. (Koch 2003: 21).

16 1 Einleitung Abgrenzung des Gegenstandes Im Folgenden wird diese Arbeit ins Fachgebiet eingeordnet und im Anschluss inhaltlich abgegrenzt. Für eine Abgrenzung in begrifflicher Hinsicht wird an dieser Stelle auf Kapitel 2 (Begriffliche Grundlagen) verwiesen Einordnung ins Fachgebiet Das in dieser Arbeit behandelte Themengebiet lässt sich primär den Wissenschaftsgebieten Betriebswirtschaft, Informatik und Wirtschaftsinformatik zuordnen (vgl. Derszteler 2000: 13). Diese werden im Folgenden kurz erläutert. Ulrich (1978: 13) charakterisiert die Betriebswirtschaftslehre als angewandte Wissenschaft, die sich mit der Gestaltung und Lenkung von produktiven, sozialen Systemen befasst. Unter Informatik ist die Wissenschaft zu verstehen, die sich mit der Technik und Anwendung der maschinellen Verarbeitung und Übermittlung von Informationen befasst. Dabei werden sowohl theoretische und methodische als auch konstruktive und anwendungsorientierte Probleme untersucht (vgl. Derszteler 2000: 13). Die Wirtschaftsinformatik ist eine Disziplin an der Grenze zwischen Betriebswirtschaftslehre und Informatik. (Derszteler 2000: 14). Als anwendungsorientierte Wissenschaft konzentriert sie sich darauf, Konzepte zu schaffen, die es ermöglichen, Informationstechnik-Lösungen auf betriebliche Problemstellungen anzuwenden (vgl. Gutzwiller 1994: 3). Bei detaillierterer Abgrenzung des Themengebietes dieser Arbeit lassen sich mehrere Teildisziplinen der Wissenschaftsgebiete Betriebswirtschaftslehre, Informatik und Wirtschaftsinformatik identifizieren. Im Bereich der Betriebswirtschaftslehre werden in dieser Arbeit vor allem die Teilgebiete Organisationslehre und Personalwirtschaftslehre berührt. Themengebiete der Informatik werden im Folgenden fast vollständig beiseite gelassen. Es soll nicht die technische sondern vielmehr die praktische Seite des Workflow Managements diskutiert werden. Zur Wirtschaftsinformatik zählt die im Rahmen dieser Arbeit sehr wichtige rechnergestützte Organisationsgestaltung, ihre Methoden und Werkzeuge (vgl. Kortzfleisch 1993, o. S., zit. n. Derszteler 2000: 15). Workflow Management-Systeme dienen als informationstechnische Plattform für den entwickelten Prozessmanagementansatz. Sie sind gemeinsam mit ihrer Obergruppe, den Groupware-Systemen, Forschungsgegenstand der Wirtschaftsinformatik. (Derszteler 2000, 15).

17 1 Einleitung 5 Abbildung 1 veranschaulicht die wissenschaftliche Einordnung der Arbeit: Einordnung dieser Arbeit Betriebs- wirtschaft Wirtschaftsinformatik Informatik Abb. 1: Einordnung der Arbeit in die Wissenschaftsgebiete (vgl. Derszteler 2000: 15) Inhaltliche Abgrenzung Diese Arbeit beschäftigt sich mit dem Workflow Management aus theoretischer Sicht. Dies bedeutet, dass die Implementierung von Workflow Management Systemen sowie die konkrete Umsetzung von Prozessdefinitionen in einem solchen System in dieser Arbeit nicht behandelt werden. Zwar fliessen durch Experteninterviews auch Erkenntnisse aus der Praxis mit ein. Diese beinhalten aber keine informationstechnischen Details sondern vielmehr Erfahrungswerte aus der Workflow Management Arbeit, die erlauben, die Theorie zu stützen oder in Frage zu stellen. Dies führt dazu, dass nicht die Benutzersicht sondern die Sichtweise des Managements eingenommen wird. Dementsprechend bekleiden die Interviewpartner auch führende Positionen in der Personalwirtschaft. Die vorliegende Arbeit beschränkt sich auf eine kurze allgemeine Einführung in die Thematik des Workflow Managements, um sich anschliessend auf die Aspekte der Personalwirtschaft zu beschränken. Entsprechend dem Umfang dieser Arbeit kann nicht von einer abschliessenden Betrachtung des Forschungsgegenstandes ausgegangen werden. Dies bezieht sich sowohl auf die Auswahl von Theorien und Standpunkten von Experten sowie auf die Berücksichtigung spezifischer Softwareanbieter und deren Produkte. Dies hat zur Folge, dass der Autor vollständig auf eine Marktübersicht der Systemanbieter verzichtet. Umso mehr soll sich diese Arbeit der Entwicklung der Workflow Management Systeme im Allgemeinen widmen.

18 1 Einleitung Stand der Forschung Workflow Management ist ein junges Forschungsgebiet mit einer rasanten Entwicklung (vgl. Österle/Vogler 1996: VI). Workflow Management Systeme befinden sich in der Wachstumsphase (vgl. Schnetzer 1999: 69). Abbildung 2 verdeutlicht diese Aussage und zeigt auf wie stark Workflow Management Systeme momentan an Bedeutung gewinnen: Reifegrad Pionier Mainstream Konservativ Workflow Management Systeme Einführung Wachstum Reife Rückgang Zeit Abb. 2: Lebenszyklus WfMS (vgl. Schnetzer 1999: 68) Die Wurzeln der aktuellen Workflow Management Systeme datieren in den 1970er Jahren (vgl. zur Mühlen/Hansmann 2002: 373). Eine starke Zunahme an Publikationen ist aber erst in den 1990er Jahren feststellbar. Parallel zum Wachstum des Marktes für Workflow Management Systeme hat auch die Anzahl an Veröffentlichungen zu dieser Thematik enorm zugenommen (vgl. Koch 2003: 37). Koch (2003: 37) fügt an, dass bereits eine einfache Literaturrecherche im Ergebnis zu Beginn des Jahres 2000 etwa eintausend Monographien, Herausgeberwerke, Aufsätze und Dissertationen ergibt. Diese hohe Quantität an Beiträgen ist aber mit Vorsicht zu geniessen. Viele in der wissenschaftlichen Literatur beschriebene Konzepte und Methoden zeichnen sich durch einen weitgehenden Allgemeingültigkeitsanspruch, einen hohen Abstraktionsgrad und eine möglichst breite Abdeckung des Problemfeldes aus. Darunter leidet zwangsläufig die praktische Umsetzbarkeit dieser Ansätze (vgl. Derszteler 2000: 13). Oft begnügen sich Autoren bereits mit einer Einführung ins Gebiet des Workflow Manage-

19 1 Einleitung 7 ments ohne weiter in die Tiefe der Thematik vorzustossen. Betrachtet man die Beiträge zum Workflow Management genauer, so wird deutlich, dass keine geschlossene Theorie in der Literatur angeboten wird. Ebenso wird von den Autoren nicht auf bestehende Theorien zurückgegriffen. Vielmehr werden eigenständige Konzepte offeriert, die auf keiner gemeinsamen Problemstellung und Zielsetzung beruhen (vgl. Koch 2003: 69). Des Weiteren werden unterschiedliche Terminologien zum Workflow Management vorgeschlagen, obschon terminologische Normierungsbemühungen vorliegen (vgl. Koch 2003: 69, Lawrence 1997 und DIN 1996). Daraus kann gefolgert werden, dass Workflow Management momentan als offenes Konzept sowie als offenes Forschungsgebiet verstanden wird, dessen Beiträge keinen homogenen Ursprung und auch keine grundlegende Forschungstradition darbieten (vgl. Koch 2003: 70). Sucht man in der Literatur nach spezifischen Teilgebieten des Workflow Managements, so sind die Ergebnisse noch relativ schlecht. Einzelne Beiträge widmen sich bereits ausgewählten Systemen, speziell für die Personalwirtschaft finden sich aber nur vereinzelte Publikationen. Der Themenkreis des Workflow Management ist nebst einer fehlenden einheitlichen Terminologie noch durch eine Reihe weiterer Problemfelder gekennzeichnet (vgl. Maurer 1998: 3 ff.): - Am Markt erhältliche Workflow Management Systeme werden der Idealvorstellung nur teilweise gerecht. - Die praktische Umsetzung der Prozessunterstützung mit Workflow Management Systemen zeichnet sich durch eine beachtliche Dynamik aus. Investitionen in diesem Bereich sind dadurch mit hoher Unsicherheit behaftet. - Der Markt für Workflow Management Systeme ist sehr intransparent. - Zum Problem der Auswahl des besten Systems kommt die Möglichkeit der Eigenentwicklung. Diese stellt aber noch kein so gängiges Wissen dar wie die Entwicklung von Anwendungssystemen. - Das Kernproblem liegt darin, überhaupt herauszufinden, welche Unternehmensprozesse durch welche Workflow Management Systeme und Funktionalitäten unterstützt werden und wo dies sinnvoll ist. Aktuelle Studien zu Workflow Management Systemen zählen oft nur Funktionalitäten bestehender Systeme auf, wobei die organisatorische Seite nicht, oder nur ansatzweise berücksichtigt wird.

20 1 Einleitung Ziel der Arbeit Die Arbeit verfolgt sowohl theoretische wie auch empirische Zielsetzungen. Theoretische Ziele: Es wird die Entwicklungsgeschichte des Workflow Managements in der Personalwirtschaft aufgearbeitet. Insbesondere interessieren hier die Auswirkungen auf die Organisation der Personalabteilung und der gesamten Unternehmung. Zusätzlich soll untersucht werden wie sich die Situation der Mitarbeiter durch den Systemeinsatz verändert. Nebst der retrospektiven Sichtweise sollen ebenfalls die heutigen Einsatzformen und deren Bedeutung untersucht werden. Ziel ist es, das Anwendungspotential der einzelnen personalwirtschaftlichen Funktionen aufzuzeigen. Das Aufzeigen von Zukunftsperspektiven und Entwicklungstendenzen des Workflow Managements stellt das dritte theoretische Ziel dar. Empirisches Ziel: Mit Hilfe von Experteninterviews werden die theoretisch gewonnenen Erkenntnisse überprüft und ergänzt. Dies geschieht aus den Sichtweisen der Forschung und Lehre sowie der Anwender. 1.6 Methode der Arbeit Wie bereits aus obigem Kapitel ersichtlich, wird sowohl theoretisch wie auch empirisch gearbeitet. Dies hat zur Folge, dass zu Beginn eine ausführliche Literaturstudie und Dokumentenanalyse durchgeführt wird. Diese erfolgt durch eine computergestützte Suche in Katalogen von Bibliotheken und Datenbanken sowie durch eine manuelle Suche. Dabei werden Bücher und Fachzeitschriften des Workflow Managements und angrenzender Gebiete (z. B. Wirtschaftsinformatik, Prozessmanagement) nach einschlägigen Artikeln durchgesehen. Ergänzt wird diese Analyse durch eine Internetrecherche, um möglichst aktuelle Publikationen zur Prog-

21 1 Einleitung 9 nose der zukünftigen Entwicklung zu gewinnen. Zum Einsatz kommen dabei auch die einschlägigen Datenbanksysteme. Im Anschluss an die theoretische Arbeit folgt der empirische Teil. Dieser wird durch qualitative Experteninterviews behandelt. Die ausgewählten Experten bringen zusammen eine grosse Erfahrung auf dem Gebiet des Workflow Managements mit. Dies wird garantiert durch zwei stark unterschiedliche Standpunkte der Experten: - Forschung und Lehre (Professoren und Spezialisten der Universitäten) - Grossunternehmen als Anwender von Workflow Management Systemen 1.7 Aufbau der Arbeit Kapitel eins dient als Einleitung in die Lizentiatsarbeit und beinhaltet die Beschreibung der Ausgangslage und Problemstellung, Einordnung ins Fachgebiet, Abgrenzung des Gegenstandes, Stand der Forschung sowie Zielsetzung, Methode und Aufbau der Arbeit. Kapitel zwei bis vier beinhalten die konzeptionellen Grundlagen dieser Arbeit. Kapitel zwei stellt den begrifflichen Rahmen der Lizentiatsarbeit dar. Wichtige Begriffe aus den Gebieten der Personalwirtschaft und des Workflows werden definiert und zueinander in Beziehung gebracht. Inhalt von Kapitel drei ist die Aufarbeitung der Entwicklung des Workflow Managements in der Personalwirtschaft. Dabei wird zuerst die retrospektive Sichtweise eingenommen, bevor genauer auf Anwendungspotentiale des heutigen Workflow Managements eingegangen wird. Es folgt als drittes ein Blick in die Zukunft des Workflow Managements. Kapitel vier und fünf stellen den empirischen Teil dieser Lizentiatsarbeit dar. Dabei befasst sich Kapitel vier mit der Untersuchungsanlage. Kapitel fünf beschäftigt sich im Anschluss mit den Untersuchungsergebnissen. Hierbei werden die theoretischen Aussagen aus der Literatur validiert und durch weitere Aussagen ergänzt. Kapitel sechs und sieben sind der Schlussbetrachtung gewidmet. Dabei formuliert Kapitel sechs Gestaltungsempfehlungen zum Workflow Management sowie eine kurze Schlussfolgerung dieser Arbeit. Im Anschluss daran befasst sich Kapitel sieben mit dem Ausblick.

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